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Debitoren und Kreditoren für Weinbetriebe mit QR-Rechnung

Was Ihnen zusteht und was Sie schulden, an einem Ort: Rechnungen mit QR-Einzahlungsschein raus, Zahlungseingänge aus der Bankdatei abgeglichen, Lieferantenrechnungen bereit für den nächsten Zahllauf.

Die Hälfte des Geschäfts, an der es sich entscheidet

Wein wird auf Rechnung verkauft. Zwischen der Lieferung und dem Geld liegen dreissig Tage, ein bis zwei Mahnungen und — bei den Vergesslichen — ein Gespräch, das niemand gerne führt. Gleichzeitig zählen Ihre eigenen Lieferanten dieselben Tage bei Ihnen.

Debitoren und Kreditoren sind in Vinosoft die zwei Seiten dieses Kontos, gebaut auf den Belegen, die Sie ohnehin erstellt haben. Nichts wird neu erfasst: Die Rechnung kommt aus dem Auftrag, die Zahlung aus der Bankdatei, und die offene Summe auf dem Dashboard ist die Summe dessen, was jetzt gerade wirklich offen ist.

Schluss mit der OP-Liste in Excel

In vielen Betrieben sieht die Debitorenbuchhaltung so aus: eine Excel-Liste der offenen Posten, die stimmt, solange sie jemand nachführt; Kontoauszüge, die von Hand abgehakt werden; eine Mahnvorlage in Word, deren Tonfall vom Tag abhängt. Und die Lieferantenrechnungen tippt jemand Einzahlungsschein für Einzahlungsschein ins E-Banking.

In Vinosoft gibt es diese Liste nicht mehr als eigenes Dokument. Offen ist, was verschickt und nicht bezahlt ist — mehr braucht es nicht, und abweichen kann es auch nicht.

Debitoren

  • Rechnungen aus Angeboten, Aufträgen oder Lieferscheinen konvertiert oder direkt erfasst
  • Wiederkehrende Rechnungen und Sammelrechnungen über mehrere Aufträge eines Kunden
  • Akonto: eine Rechnung in Teilbeträge aufgeteilt, jeder mit eigenem QR-Einzahlungsschein
  • Gliederung nach offen, fakturiert und bezahlt
  • Sind die QR-Einstellungen aktiviert, trägt jede gedruckte oder gemailte Rechnung die Schweizer QR-Rechnung mit Ihrer QR-IBAN und QRR-Referenz, in CHF oder EUR
  • Zahlungseingänge aus der Bankdatei (camt.054, klassische V11-Dateien oder ZIP), der Rechnung zugeordnet und nach Ihrer Bestätigung verbucht
  • Teilzahlungen sowie das Ausbuchen von Skonti, Bankspesen und Versandkosten
  • Mahnwesen in vier Stufen: Zahlungserinnerung und Mahnstufen 1 bis 3, je mit eigenem Text

Der Ablauf, von der Rechnung bis zur Buchung

Fakturieren. Eine Rechnung gilt als gestellt, sobald Sie sie per E-Mail senden oder drucken. Erst dann wechselt sie auf «Fakturiert», Ertrag und MWST werden gebucht, und der QR-Einzahlungsschein hängt am PDF. Die Monatsrechnungen gehen gesammelt aus der Liste raus.

Mahnlauf. Pro Mahnstufe legen Sie fest, nach wie vielen Tagen sie greift und welche Mahngebühr dazukommt. Starten Sie den Mahnlauf ohne Auswahl, sucht Vinosoft alle überfälligen Rechnungen selbst zusammen. Pro Rechnung entscheiden Sie: per E-Mail, per Post oder beides. Jeder Lauf hebt eine Rechnung um genau eine Stufe an; teilweise bezahlte Rechnungen bleiben aussen vor. Die Briefe kommen als ein PDF zum Drucken, die E-Mails liegen zur Kontrolle bereit.

Bankdatei einlesen. Im Register «Fakturiert» laden Sie die camt.054-Datei aus dem E-Banking hoch. Vinosoft liest die Referenz jeder Zahlung, sucht die passende Rechnung und schlägt die Zuordnung vor. Was nicht passt, wird markiert statt geraten: unbekannte Rechnungsnummer, schon bezahlt, mehr als offen, oder dieselbe Rechnung doppelt.

Verbuchen. Sie haken ab, was stimmt, und bestätigen. Die Zahlungen landen auf dem hinterlegten Bankkonto; was vollständig gedeckt ist, wechselt auf «Bezahlt», der Rest bleibt als «Teilweise bezahlt» offen.

Zahlungslink statt Einzahlungsschein

Manche Kunden zahlen lieber gleich online. Für eine Rechnung erzeugen Sie dazu einen Zahlungslink: Der Kunde sieht die Rechnung im Browser, ohne Login, und bezahlt den offenen Betrag über Ihr eigenes Konto bei PayPal, Payrexx, PostFinance Checkout oder Saferpay. Gebucht wird nichts automatisch — die Rechnung zeigt den Eingang an, und ein Klick erfasst die Zahlung. Ohne eingerichteten Anbieter erscheint die Funktion gar nicht.

Kreditoren

Erfassen Sie eine Lieferantenrechnung mit Betrag, Datum und Konditionen, und sie steht auf der Liste der offenen Posten bereit. Für den Zahllauf wählen Sie die offenen Rechnungen aus und erzeugen eine ISO-20022-Zahldatei (pain.001) für Ihr E-Banking — QR-Rechnungen mit QR-Referenz, gewöhnliche IBAN-Zahlungen und Fremdwährungen in derselben Datei. Adresse und Bankverbindung des Lieferanten werden vorher geprüft. Mit der Datei wird die Zahlung zugleich erfasst: Teilweise bezahlt heisst «In Bearbeitung», vollständig bezahlt «Abgeschlossen».

Mahnungen, die nach Ihnen klingen

Jede der vier Mahnstufen hat ihren eigenen Text, und Sie schreiben ihn. Eine erste Erinnerung an eine zwanzigjährige Kundenbeziehung muss nicht klingen wie eine Betreibungsandrohung — die dritte darf es. Der Wortlaut wird einmal als Standardtext hinterlegt, auf Wunsch pro Sprache, und danach in jedem Lauf verwendet.

Wer wirklich zahlt

Die Auswertung der offenen Rechnungen listet jeden unbezahlten Beleg mit Restbetrag, gefiltert nach Kunde, Währung und Datum, und exportiert nach Excel. Die Zahlungsdauer-Analyse ist die auf Dauer nützlichere Zahl: wie viele Tage eine Kundin tatsächlich braucht — gemessen an Ihren bezahlten Rechnungen, nicht an ihren Zusagen.

Ratgeber: Buchhaltung & Fakturierung

Wie Rechnung, Zahlungseingang, Mahnung und MWST im Weinbetrieb zusammenhängen, steht in der Übersicht Buchhaltung und Fakturierung für Weinbetriebe und in den Ratgebern:

In der Dokumentation weiterlesen

Häufige Fragen

Erstellt Vinosoft QR-Rechnungen mit meiner eigenen QR-IBAN?

Ja. QR-IBAN und Referenzeinstellungen hinterlegen Sie einmal in der Konfiguration. Ab dann erhält jede gedruckte oder gemailte Rechnung einen QR-Zahlteil mit QRR-Referenz, die aus der Rechnungsnummer gebildet wird — in CHF oder EUR. Die Adressen stehen in strukturierter Form im QR-Code, wie es der aktuelle Standard verlangt.

Wie werden die Zahlungseingänge den Rechnungen zugeordnet?

Über die Referenz. Sie laden die camt.054-Datei aus dem E-Banking hoch, alternativ eine ältere V11-Datei oder ein ZIP mit camt-Dateien. Vinosoft findet zu jeder Zahlung die Rechnung und zeigt den Vorschlag an; gebucht wird erst nach Ihrer Bestätigung. Details unter Eine Zahlung erfassen.

Können Kunden eine Rechnung online mit Karte bezahlen?

Ja, sofern Sie ein Konto bei PayPal, Payrexx, PostFinance Checkout oder Saferpay haben und es für Zahlungslinks freischalten. Der Kunde erhält einen Link oder QR-Code und zahlt auf der Seite des Anbieters. Vinosoft meldet den Eingang, und Sie verbuchen ihn mit einem Klick. Siehe Eine Rechnung online bezahlen lassen.

Kann ich Mahnungen an viele Kunden gleichzeitig verschicken?

Ja, genau dafür ist der Mahnlauf da. Er nimmt alle überfälligen Rechnungen oder Ihre Auswahl, hebt jede um eine Stufe an und rechnet die Mahngebühr dazu. Pro Rechnung wählen Sie E-Mail oder Post; die E-Mails prüfen und senden Sie, die Briefe erhalten Sie als ein PDF. Teilweise bezahlte Rechnungen nimmt der Lauf nicht mit.

Kann ich meine Lieferanten direkt aus Vinosoft bezahlen?

Vorbereiten ja, auslösen im E-Banking. Sie wählen die offenen Kreditoren, und Vinosoft schreibt eine pain.001-Datei nach ISO 20022 mit QR-, IBAN- und Fremdwährungszahlungen und verbucht die Beträge gleichzeitig. Diese Datei laden Sie bei Ihrer Bank hoch. Eine direkte Verbindung zur Bank hat Vinosoft nicht.