Eine Weinhandlung kauft bei Weingütern und Importeuren ein, lagert im Keller, im Laden und manchmal extern, und verkauft über die Ladenkasse, den Webshop, an Stammkunden auf Rechnung und an Restaurants. Die Marge entsteht zwischen Einkaufspreis und Verkaufspreis — und geht verloren, wenn der Bestand nicht stimmt, ein Wein ausverkauft ist, bevor nachbestellt wurde, oder ein Restaurant zum falschen Preis beliefert wird. Vinosoft führt Einkauf, Lager und alle Verkaufskanäle in einem System. Diese Seite zeigt, wie das für eine Schweizer Weinhandlung aussieht und wo die Grenzen liegen.
Einkauf bei Produzenten und Importeuren
Eine Lieferantenbestellung erfassen Sie mit Lieferant, Währung, Zahlungsbedingungen und dem Lagerort, in den die Ware kommt. Sie senden sie per E-Mail oder drucken sie; Vinosoft zeigt die bestellte Menge als erwarteten Zugang. Trifft die Lieferung ein, bestätigen Sie in der Bestellkontrolle, was tatsächlich angekommen ist, und Vinosoft bucht genau diese Mengen ein.
Die Rechnung des Lieferanten erfassen Sie als Kreditorenrechnung — auch in Euro — und bezahlen sie über eine Zahlungsdatei für Ihr E-Banking. Jeder Artikel trägt seinen Einkaufspreis, sodass Sie die Marge pro Wein sehen. Die Statistiken zeigen Umsatz pro Lieferant und die eingekauften Artikel über einen Zeitraum.
Lager: Keller, Laden, Aussenlager
Legen Sie für jeden Ort, an dem Wein steht, einen Lagerort an — Keller, Ladenfläche, Aussenlager, Marktstand. Jede Buchung trägt ihren Lagerort, und in der Artikelliste sehen Sie mit einem Klick, wie viel wo liegt. Für die Weine, die Sie regelmässig nachbestellen, setzen Sie einen Mindestbestand; fällt ein Wein darunter, markiert Vinosoft ihn rot, und Sie bestellen nach, bevor das Regal leer ist. Die Inventur zählen Sie gegen die Liste in Vinosoft, und der Lagerwert steht jederzeit zur Verfügung.
Das Kassensystem für den Laden
Die Vinosoft-Kasse läuft auf einem iPad mit der mPOP von Star Micronics oder einem Netzwerk-Bondrucker. Sie liest Strichcodes, kassiert bar auch ohne Internet und nimmt Karten und TWINT über SumUp oder ein Worldline-Terminal an; jedes andere Terminal läuft mit Betragseingabe von Hand. Jeder Verkauf bucht den Bestand des Ladens aus und wird im Hintergrund zur Rechnung mit Ertrags- und MWST-Buchungen. Am Abend schliessen Sie die Schicht mit Z-Bericht ab. Eine zweite Kasse für eine Filiale oder einen Anlass braucht ein weiteres iPad, aber keine zweite Lizenz.
Mit der Treueprogramm-Erweiterung geben Sie Kundenkarten mit Strichcode aus und vergeben Punkte, die an der Kasse eingelöst werden. Mehr zur Kasse: Kassensystem für Degustation, Hofladen und Marktstand.
Die Stammkundschaft erreichen Sie mit dem Newsletter direkt aus der Kundenliste: Empfängergruppen wie Weinclub, Gastronomie oder Interessenten für eine Region definieren Sie selbst, die Vorlage gestalten Sie im Drag-and-drop-Editor, und eine Abmeldung wird am Kundendatensatz vermerkt. Mehr dazu: Newsletter aus dem Adressbuch.
Ein Bestand für Laden, Webshop und Galaxus
Kanal | Was Vinosoft macht | Was Sie wissen sollten |
|---|---|---|
Ladenkasse | iPad-Kasse, Strichcode, offline bar, Z-Bericht | nur iPad, keine Geschenkkarten |
Webshop | eigener Shop in der Enterprise Edition, Altersprüfung per Ausweisfoto, eingeloggte Kunden sehen ihre Preise | Shop-Texte auf Deutsch und Englisch, andere Sprachen selbst übersetzen |
Galaxus | Bestand und Preise alle 15 Minuten, auf Wunsch Produktdaten | Bestellungen bearbeiten Sie im Galaxus-Partnerportal |
Preisvergleiche | Feeds für Google Shopping, Vivino und wine-searcher | gekauft wird im eigenen Shop |
Gemischte Kisten und Degustationssets stellen Sie als Pack zusammen und verkaufen sie als eine Position; das Pack-Modul wird pro Konto freigeschaltet. Mehr zum Online-Verkauf: Weinshop erstellen in der Schweiz.
Restaurants und Stammkunden auf Rechnung
Restaurants, Hotels und Firmenkunden kaufen zu eigenen Preisen. In Vinosoft gehört jeder Kunde zu einer Preisgruppe, und jeder Artikel hat einen Preis pro Gruppe; dazu kommen Mengenrabatte und Sonderpreise für einzelne Kunden. Die Preisliste verschicken Sie als PDF oder als Link, der immer die aktuellen Preise zeigt. Schalten Sie auf dem Link die Selbstbedienung ein, wählt das Restaurant Weine und Mengen zu seinen Preisen aus, und Vinosoft erstellt daraus ein Angebot oder eine Auftragsbestätigung.
Aus dem Auftrag wird der Lieferschein, aus dem Lieferschein die Rechnung mit Schweizer QR-Rechnung. Zahlungen kommen über die camt.054-Datei aus dem E-Banking zurück, Überfälliges erinnern Sie im Mahnlauf. Wie Sie Preisgruppen aufbauen: B2B-Preislisten für Gastronomie und Handel.
Weinhandelskontrolle
Auch Weinhandlungen unterstehen der Schweizer Weinhandelskontrolle (SWK), mit wenigen Ausnahmen für kleine Betriebe, die nur Schweizer Flaschenwein weiterverkaufen. Weil jede Buchung in Vinosoft Belegnummer und Kunden- oder Lieferantennamen trägt und jeder Artikel Jahrgang, Grösse und SWK-Code, erstellt Vinosoft unter Statistiken → SWK das Detailinventar per 31. Dezember mit Formular A und B. Ein Winzermodul brauchen Sie dafür nicht. Was die SWK verlangt: Weinhandelskontrolle: Wer muss melden?
Was Vinosoft nicht übernimmt
Die Kasse läuft nur auf dem iPad und verkauft keine Geschenkkarten. Bestellungen von Galaxus werden nicht importiert. Losnummern führt Vinosoft als Angabe am Artikel, nicht als eigenen Bestand pro Los. Eine Anbindung an Bexio, Abacus oder Banana gibt es nicht; das Journal exportieren Sie als CSV. Degustationsanlässe und Eintrittskarten verkauft Vinosoft nicht.