Ein Weinvertrieb lebt vom Geschäft mit anderen Geschäften: Restaurants, Hotels, Fachhändler und Detailhandel bestellen regelmässig, in Kisten und Paletten, zu ausgehandelten Preisen und auf Rechnung. Eingekauft wird oft im Ausland und in Euro, verkauft in Franken, und mehrere Leute im Aussendienst betreuen je ihre eigenen Kunden. Vinosoft führt Preise, Aufträge, Lager und Einkauf in einem System. Diese Seite zeigt, was davon ein Schweizer Weinvertrieb oder Importeur in Vinosoft abbilden kann — und was ausdrücklich nicht.
Preise für jeden Kunden
Im B2B-Handel hat fast jeder Kunde seine eigenen Konditionen. Vinosoft baut sie in drei Stufen:
- Preisgruppen. Jeder Kunde gehört zu einer Gruppe — etwa Gastronomie, Fachhandel, Detailhandel — und jeder Artikel hat einen Preis pro Gruppe.
- Mengenrabatte. Pro Artikel legen Sie Mengenstaffeln fest, auf Wunsch nur für bestimmte Gruppen.
- Sonderpreise pro Kunde. Für einzelne Kunden und einzelne Artikel überschreiben Sie den Preis direkt am Kunden, ohne den Katalog zu ändern.
Diese Preise gelten automatisch auf Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung und für Kunden, die sich im Webshop anmelden. Preislisten führen Sie pro Gruppe und Währung, auf Wunsch mit Nettopreisen, und verschicken sie als PDF, Excel, CSV oder als Link, der immer die aktuellen Preise zeigt. Wie Sie die Gruppen sinnvoll schneiden: B2B-Preislisten für Gastronomie und Handel.
Für den Webshop und den Galaxus-Feed legen Sie pro Artikel fest, in welchen Mengen er bestellt werden kann: eine Mindestmenge, eine Höchstmenge und eine Schrittweite, etwa nur ganze Kisten zu sechs Flaschen. So kommen keine Bestellungen für einzelne Flaschen herein, die Sie gar nicht liefern wollen.
Bestellungen ohne Abtippen
Viele Bestellungen kommen per E-Mail oder Telefon. Schneller geht es, wenn der Kunde selbst bestellt: Schalten Sie auf einem Preislisten-Link die Selbstbedienung ein, sieht das Restaurant jeden Wein mit seinem eigenen Preis — Sonderpreise und Mengenrabatte eingeschlossen —, wählt Mengen aus und schickt die Bestellung ab. Vinosoft erstellt daraus ein Angebot oder eine Auftragsbestätigung für diesen Kunden und benachrichtigt Sie per E-Mail. Auf Wunsch gilt der Link nur für eine einzige Bestellung.
Vom Auftrag zur Rechnung
Aus dem Angebot wird die Auftragsbestätigung, daraus der Lieferschein und die Rechnung; nichts wird zweimal erfasst. Ein Rüstschein hilft beim Zusammenstellen im Lager. Beliefern Sie einen Kunden mehrmals im Monat, fassen Sie mehrere Aufträge oder Lieferscheine in einer Sammelrechnung zusammen. Jeder Kunde hat seine Währung und seine Belegsprache, und beides geht vom Angebot bis zur Rechnung mit.
Die Rechnung trägt die Schweizer QR-Rechnung. Zahlungen kommen über die camt.054-Datei aus dem E-Banking zurück und werden über die Referenz zugeordnet; was überfällig ist, erinnern Sie im Mahnlauf mit bis zu vier Stufen. Mit der Finanzbuchhaltung der Professional Edition bucht sich jede Rechnung ins Journal, und Vinosoft erstellt die MWST-Abrechnung.
Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Mahnungen verschicken Sie direkt aus Vinosoft per E-Mail. Das E-Mail-Protokoll hält für jede Nachricht Empfänger, Betreff, Datum und Zustellstatus fest — wenn ein Einkäufer sagt, die Rechnung sei nie angekommen, sehen Sie nach, wann sie an welche Adresse ging und ob sie zugestellt wurde.
Aussendienst und Kundenbetreuung
Jedem Kunden ordnen Sie einen Verkäufer zu, und die Kundenliste lässt sich nach Verkäufer filtern. Unter Statistiken → Umsatz → Nach Verkäufer sehen Sie Umsatz und Anzahl Belege pro Person, als Tabelle und Diagramm, mit Export nach Excel oder PDF. Benutzer mit eingeschränktem Zugriff sehen dort nur ihre eigenen Verkäufe. Die Rechte vergeben Sie pro Modul — lesen, erstellen, bearbeiten, löschen, exportieren —, und jede Edition enthält drei Benutzer; weitere kosten pro Monat und Person.
Einkauf und Lager
Lieferantenbestellungen tragen ihre Währung, die Zahlungsbedingungen und den Lagerort, in den die Ware kommt. Gesendete Bestellungen erscheinen als erwarteter Zugang; bei der Ankunft bestätigen Sie in der Bestellkontrolle die gelieferten Mengen, und Vinosoft bucht sie ein. Die Rechnung des Lieferanten erfassen Sie als Kreditorenrechnung, auch in Euro, und bezahlen sie über eine Zahlungsdatei.
Das Lager führen Sie über mehrere Lagerorte, mit Bestand pro Ort, Mindestbeständen, Inventur und Lagerwert. Die Statistiken zeigen Umsatz pro Lagerort, pro Lieferant und pro Preisgruppe. Die Auswertung «Eingekaufte Artikel» zeigt pro Artikel und Produzent, wie viele Einheiten Sie in einem Zeitraum gekauft haben und zu welchem Wert — die Grundlage für das nächste Jahresgespräch mit dem Produzenten.
Weinhandelskontrolle für Importeure
Wer Wein einführt, untersteht der Schweizer Weinhandelskontrolle (SWK) ohne Ausnahme. Jeder Artikel in Vinosoft trägt Jahrgang, Grösse und SWK-Code, jede Buchung Belegnummer und Gegenpartei. Unter Statistiken → SWK erstellt Vinosoft das Detailinventar per 31. Dezember mit Formular A und B. Mehr dazu: Kellerbuchhaltung und Weinhandelskontrolle.
Was Vinosoft nicht übernimmt
Vinosoft ist kein Speditions- oder Zollsystem. Zollanmeldungen, Einfuhrkontingente und Alkoholsteuer wickeln Sie mit Ihrem Spediteur ab, und Fracht- oder Zollkosten werden nicht automatisch auf den Einkaufspreis verteilt. Provisionen für den Aussendienst berechnet Vinosoft nicht, Touren und Lieferrouten plant es nicht, und einen EDI-Anschluss an Grosshändler gibt es nicht. Lose führt Vinosoft als Angabe am Artikel, nicht als Bestand pro Los. Eine Anbindung an Bexio oder Abacus fehlt; das Journal exportieren Sie als CSV.