Ein Restaurant kauft anders als eine Privatkundin: grössere Mengen, regelmässig, zu Preisen ohne MWST und oft mit einem eigenen Rabatt. Die Preisliste ist dabei das wichtigste Verkaufsdokument eines Weinbetriebs im B2B-Geschäft. Sie liegt beim Gastronomen im Büro, beim Händler im Einkauf, und sie ist veraltet, sobald ein Jahrgang ausverkauft ist oder ein neuer kommt. Dieser Ratgeber zeigt, wie Sie Preise für Gastronomie und Handel aufbauen und die Liste so verteilen, dass Ihre Kunden immer die aktuellen Preise sehen.
Preise für Gastro und Handel festlegen
Bevor es eine Preisliste gibt, braucht es die Preise dahinter. In Vinosoft hat jeder Artikel einen Verkaufspreis für Private und auf Wunsch eigene Preise pro Preisgruppe, zum Beispiel Gastronomie und Wiederverkauf. Jeder Kunde gehört zu einer Preisgruppe.
Dazu kommen zwei Arten von Rabatten:
- Kundenrabatt — ein fester Prozentsatz beim Kunden, etwa 5 % für ein langjähriges Restaurant.
- Staffelpreise — Mengenrabatte am Artikel, zum Beispiel 10 % ab 60 Flaschen, auf Wunsch nur für eine Preisgruppe.
Für einzelne Kunden lassen sich zudem Spezialpreise pro Artikel hinterlegen. Diese Preise wendet Vinosoft automatisch an: auf dem Angebot, der Auftragsbestätigung, der Rechnung und im Webshop, wenn sich ein Geschäftskunde einloggt. Niemand muss beim Erfassen nachschlagen, welcher Preis für wen gilt.
Die Preisliste erstellen
Eine Preisliste in Vinosoft ist eine Auswahl von Artikeln zu einem bestimmten Preis. Unter Artikel → Preislisten legen Sie sie an und wählen:
- den Preis — Verkaufspreis oder den Preis einer Preisgruppe, etwa Gastronomie
- die Währung — alle Preise werden umgerechnet, so geht auch eine Liste in EUR für Kundschaft in Deutschland
- den Preistyp — netto oder brutto. Für Gastronomie und Handel ist netto üblich.
- die Artikel, die auf die Liste gehören
Die Gestaltung legen Sie pro Preisliste fest: Gruppierung nach Land, Region oder Kategorie, Bilder, Farben, Sortierung und eine Fusszeile pro Sprache. Das PDF zeigt Jahrgang, Grösse und Preis. Excel und CSV enthalten eine Zeile pro Artikel mit dem Preis als Zahl — praktisch für einen Händler, der Ihre Weine in sein eigenes System übernimmt.
Ein Tipp für die Struktur: Erstellen Sie eine Liste pro Kundengruppe, nicht pro Kunde. Gastronomie 2026 und Weinhandel 2026 decken die meisten Fälle ab; einzelne Rabatte regeln Sie beim Kunden.
Verteilen: PDF, E-Mail oder Link
Ein PDF ist veraltet, sobald sich ein Preis ändert. Vinosoft bietet drei Wege, Ihre Liste zu verteilen:
- Herunterladen. PDF, Excel oder CSV, jeweils mit den Preisen des Moments.
- Per E-Mail senden. Jeder Empfänger erhält eine eigene E-Mail mit der Liste als Anhang, auf Wunsch mit einem persönlichen Link zur aktuellen Fassung. Mit E-Mails planen geht die Liste wöchentlich oder monatlich automatisch hinaus, etwa am Monatsersten an alle Restaurants.
- Per Link teilen. Mit Teilen erstellen Sie eine Webadresse, die die Preisliste immer mit den heutigen Preisen zeigt — durchsuchbar, ohne Login, in Deutsch, Französisch, Italienisch oder Englisch. Sie legen fest, wie lange der Link gilt, und sehen, wie oft er geöffnet wurde. Ein Link lässt sich jederzeit widerrufen.
Erstellen Sie pro Kunde einen eigenen Link. Dann sehen Sie, wer sich Ihre Preise tatsächlich ansieht, und können einem Kunden den Zugang entziehen, ohne die anderen zu betreffen. Preislisten mit Einkaufspreisen lassen sich nicht teilen.
Bestellen direkt aus der Preisliste
Der nächste Schritt nach dem Link ist die Bestellung. Mit Self-Service erlauben wird ein Link zum Bestellformular für einen bestimmten Kunden. Er sieht bei jedem Artikel seinen Preis, inklusive Spezialpreisen und Mengenrabatten, wählt Artikel und Mengen und klickt auf Angebot anfragen oder Bestellung aufgeben.
In Vinosoft entsteht daraus ein Angebot oder eine Auftragsbestätigung für diesen Kunden, mit Status offen, und Sie erhalten eine E-Mail. Sie prüfen und verarbeiten das Dokument wie jedes andere — Lieferschein, Rechnung, QR-Rechnung. Standardmässig ist ein Self-Service-Link nach einer Bestellung gesperrt; für Stammkunden, die regelmässig nachbestellen, schalten Sie das aus.
Self-Service ist kein Kundenkonto mit Login. Wer seinen Geschäftskunden ein volles Sortiment mit Login bieten will, nutzt dafür den Webshop mit Preisen pro Kundengruppe.
Checkliste
- Preisgruppen für Gastronomie und Handel angelegt, Kunden zugeordnet
- Preise pro Preisgruppe gepflegt, Staffelpreise und Kundenrabatte gesetzt
- Eine Preisliste pro Kundengruppe mit Nettopreisen und eigenem Layout
- Versand geplant: Link pro Kunde oder monatliche E-Mail
- Für Stammkunden: Self-Service eingeschaltet und Benachrichtigungsadresse gesetzt
Stand Oktober 2026.
