QR-Rechnung für Weingüter: Einrichtung, Referenz, Zahlungsabgleich

Seit Oktober 2022 ist der orange Einzahlungsschein Geschichte: Wer in der Schweiz eine Rechnung mit Zahlteil verschickt, verwendet die QR-Rechnung. Für ein Weingut, das Restaurants, Händler und Stammkundschaft auf Rechnung beliefert, ist sie mehr als ein neues Formular. Mit der richtigen Referenz sagt Ihnen jede Zahlung selbst, zu welcher Rechnung sie gehört. Dieser Ratgeber erklärt, was die QR-Rechnung verlangt, wie Sie sie in Vinosoft einrichten und wie der Zahlungsabgleich danach läuft.

Was auf einer QR-Rechnung steht

Der Zahlteil besteht aus zwei Teilen: dem Empfangsschein links, den die Kundin bei einer Zahlung am Schalter behält, und dem Zahlteil mit dem Swiss QR Code. Der Code enthält alles, was die Bank für die Zahlung braucht:

• Konto / Zahlbar an — Ihre IBAN oder QR-IBAN und Ihre Adresse
• Referenz — die Nummer, an der Sie die Zahlung später erkennen
• Währung und Betrag — CHF oder EUR
• Zahlbar durch — die Adresse der Kundin

Die Kundin scannt den Code mit der App ihrer Bank, und alle Felder sind ausgefüllt. Sie tippt nichts ab, und Sie erhalten genau die Referenz zurück, die Sie gedruckt haben.

QR-IBAN und QR-Referenz

Die Schweizer Banken kennen zwei Wege, eine Zahlung zu kennzeichnen. Mit der normalen IBAN bleibt die Referenz frei oder folgt dem internationalen RF-Format. Mit einer QR-IBAN ist die QR-Referenz Pflicht: eine 27-stellige Nummer mit Prüfziffer, wie früher beim ESR.

Vinosoft arbeitet mit QR-IBAN und QR-Referenz. Nur so lässt sich jede Zahlung über ihre Referenz der richtigen Rechnung zuordnen. Eine QR-IBAN erhalten Sie bei Ihrer Bank, meist für dasselbe Konto, auf das heute schon Zahlungen eingehen; Sie erkennen sie an der Bankkennung zwischen 30000 und 31999 an der fünften bis neunten Stelle. Rechnungen mit normaler IBAN oder RF-Referenz erstellt Vinosoft nicht.

Die QR-Referenz baut Vinosoft aus einer festen Kennung, die Sie einmal festlegen, und der Rechnungsnummer, ergänzt um die Prüfziffer. Jede Rechnung hat damit ihre eigene, eindeutige Referenz.

Einrichtung in Vinosoft

1. QR-IBAN bei der Bank beantragen.
2. Unter Konfiguration → Vorlagen → QR die QR-Rechnung einschalten, die ID für die Referenz und Ihre QR-IBAN CHF eintragen.
3. Prüfen, dass Ihre eigene Adresse unter Konfiguration → Allgemein vollständig ist. Sie erscheint als Empfänger auf dem Zahlteil.
4. Mit PDF testen eine bestehende Rechnung als Muster drucken und den QR-Code mit der eigenen Banking-App scannen.

Danach hängt Vinosoft an jede Rechnung, die Sie drucken oder per E-Mail senden, eine eigene Seite mit Empfangsschein und Zahlteil. Gutschriften erhalten keinen Zahlteil. Wer auf vorgedrucktem Papier mit Perforation druckt, kann die QR-Seite über die Druckerintegration auf ein eigenes Papierfach schicken. Die Details zur Einrichtung stehen in der Hilfe zur Berichtskonfiguration.

Adressen: Strasse und Hausnummer getrennt

Seit November 2025 erlaubt der Standard im QR-Code nur noch die strukturierte Adresse, mit Strasse, Hausnummer, Postleitzahl und Ort in getrennten Feldern. Vinosoft schreibt diese Form seit jeher in den Code. Damit dort die richtige Hausnummer steht, hat jede Adresse in Vinosoft ein eigenes Feld für die Hausnummer. Ältere Adressen, bei denen die Nummer noch in der Strassenzeile steckt, teilen Sie mit einer eigenen Seite in wenigen Klicks auf. Wie das geht, beschreibt der Beitrag QR-Rechnung: Strasse und Hausnummer trennen.

Zahlungen abgleichen statt abtippen

Hier zahlt sich die QR-Referenz aus. Statt Zahlungen einzeln vom Kontoauszug zu übertragen, laden Sie die Gutschriftsanzeige aus dem E-Banking herunter — eine camt.054-Datei im XML-Format, je nach Bank auch als ZIP — und laden sie unter Debitoren → Fakturiert mit XML (camt.054) / ESR import hoch.

Vinosoft liest aus jeder Referenz die Rechnungsnummer und zeigt eine Vorschau: welche Zahlung zu welcher Rechnung gehört, und wo es hakt — eine Rechnung, die nicht gefunden wird, schon bezahlt ist oder deren Nummer doppelt vorkommt. Die passenden Zeilen sind vorausgewählt. Sie prüfen und bestätigen, und Vinosoft verbucht die Zahlungen. Ist die Finanzbuchhaltung aktiv, entsteht dabei auch die Buchung vom Debitorenkonto auf das Bankkonto.

Zahlungen ohne QR-Referenz, etwa eine Überweisung, bei der die Kundin den Betrag von Hand eingetippt hat, erkennt der Import nicht. Diese erfassen Sie direkt auf der Rechnung mit Zahlung erfassen. Mehr dazu im Ratgeber Mahnwesen und Zahlungseingänge.

Gut zu wissen

• Franken und Schweiz. Die QR-Rechnung ist in Vinosoft auf Rechnungen in CHF an Kundschaft in der Schweiz ausgelegt. Rechnungen in Euro oder an Kundschaft im Ausland klären Sie vorab mit unserem Support.
• Mehrere Rechnungen in einer E-Mail erhalten nur bei der ersten Rechnung einen Zahlteil. Senden Sie Rechnungen, die einzeln bezahlt werden sollen, einzeln.
• Mahnungen tragen keinen eigenen Zahlteil. Die Kundin bezahlt mit dem Zahlteil der ursprünglichen Rechnung; die Referenz bleibt dieselbe. Wer online bezahlt haben möchte, schickt mit der Mahnung einen Zahlungslink.
• Keine Bankverbindung. Vinosoft holt Zahlungen nicht selbst bei der Bank ab. Die Datei aus dem E-Banking laden Sie hoch, zum Beispiel einmal pro Woche.

Checkliste

• QR-IBAN bei der Bank beantragt
• QR-Rechnung unter Konfiguration → Vorlagen → QR eingeschaltet, ID und QR-IBAN eingetragen
• Eigene Adresse vollständig, Kundenadressen mit getrennter Hausnummer
• Test-PDF gedruckt und mit der Banking-App gescannt
• Ablauf festgelegt: wer lädt wann die camt.054-Datei hoch

Stand Oktober 2026. Massgebend für das Format sind die Implementation Guidelines QR-Rechnung von SIX in der jeweils gültigen Version.