Eine Rechnung online bezahlen lassen

Ein Zahlungslink ist eine Webadresse für genau eine Rechnung. Ihr Kunde öffnet sie, sieht die Rechnung so, wie sie das PDF druckt, und bezahlt den offenen Betrag mit Karte oder seiner gewohnten Online-Zahlungsart — ohne Login, ohne Konto, ohne Installation.

Den Link erstellen Sie auf der Rechnung, versenden ihn, wie es Ihnen passt, und Vinosoft meldet Ihnen den Geldeingang.

Voraussetzung

Mindestens eine Zahlungsart muss für Zahlungslinks freigegeben sein. Öffnen Sie Konfiguration → Allgemein → Zahlungsarten, rufen Sie bei einem Anbieter Konfigurieren auf und wählen Sie Für Zahlungslinks verfügbar an. Die vollständige Einrichtung steht in Zahlungsarten.

Solange dort nichts angewählt ist, erscheint die Aktion Zahlungslink auf Ihren Rechnungen gar nicht — es gäbe nichts, womit der Kunde bezahlen könnte.

Den Link erstellen

1. Öffnen Sie die Rechnung. Sie muss den Status In Bearbeitung haben — eine gestellte, noch nicht bezahlte Rechnung, also derselbe Status, der auch Zahlung erfassen erlaubt.
2. Klicken Sie in der Aktionsleiste über der Rechnung auf Zahlungslink.

3. Das Fenster nennt Ihnen, was Ihr Kunde bezahlen kann — den offenen Betrag der Rechnung in ihrer Währung. Klicken Sie auf Zahlungslink erstellen.

Der Link entsteht erst mit diesem Klick — das Öffnen des Fensters erzeugt nie einen. Ein weiterer Klick auf einer Rechnung, die schon einen aktiven Link hat, ändert nichts; zwei Links versehentlich auszustellen ist also nicht möglich.

Ist über einen früheren Link bereits Geld eingegangen und noch nicht verbucht, listet das Fenster es unten unter Zahlung eingegangen, noch nicht verbucht — und der offene Betrag darüber ist abzüglich dieser Zahlung ausgewiesen. Ein zweiter Link zieht dasselbe Geld also nie doppelt ein.

Den Link dem Kunden senden

Sobald der Link besteht, zeigt das Fenster alles, was Sie brauchen.

• Zahlungslink — die Adresse selbst, mit der Schaltfläche Kopieren. Fügen Sie sie in einen Brief, eine Nachricht oder eine eigene E-Mail ein.
• Der QR-Code — für eine gedruckte Mahnung oder einen Beleg, den Ihr Kunde mit dem Telefon scannt.
• Die Statuszeile — noch nicht geöffnet oder 3-mal geöffnet, und läuft am 12.10.2026 ab oder kein Ablaufdatum.
• Angeboten — die Zahlungsarten, unter denen Ihr Kunde wählen kann. So sehen Sie auf einen Blick, dass der Link funktionieren wird.
• An Kunden senden — die Adresse ist aus dem Kontakt der Rechnung vorbelegt und änderbar. Ein Klick auf Senden und Vinosoft verschickt eine kurze Nachricht mit dem offenen Betrag und einer Schaltfläche. Das Fenster bestätigt Zahlungslink an … gesendet.
• Link widerrufen — siehe unten.

Was Ihr Kunde sieht

Der Link öffnet eine schlichte Seite ohne Vinosoft-Login und ohne Ihre internen Angaben — keine Kommentare, keine Margen, keine anderen Belege dieses Kunden.

Er sieht den Rechnungskopf mit Datum und Fälligkeitsdatum, eine Schaltfläche PDF herunterladen, die Adressen, die Positionen und Summen im Layout Ihres PDF — und darunter:

• Fälliger Betrag — der offene Betrag, jetzt neu berechnet.
• Je freigegebene Zahlungsart eine Schaltfläche Jetzt bezahlen — Zahlungsart.

Mit der Wahl einer Zahlungsart gelangt er auf die sichere Zahlungsseite des Anbieters. Kartendaten werden nie in Vinosoft eingegeben.

Danach landet er auf einer kurzen Ergebnisseite: Vielen Dank. Ihre Zahlung ist eingegangen. mit dem eingezogenen Betrag — oder dem Hinweis, dass die Zahlung noch verarbeitet wird oder nicht abgeschlossen wurde, mit einer Schaltfläche zurück zur Rechnung für einen neuen Versuch. Ist in Ihren Zahlungslink-Einstellungen Dem Zahler eine Quittung senden eingeschaltet, erhält er zusätzlich eine Bestätigung per E-Mail.

Die Zahlung verbuchen

Geht eine Zahlung ein, erfasst Vinosoft sie, rührt aber die Rechnung nicht an: Es wird keine Zahlung automatisch verbucht und der Rechnungsstatus ändert sich nicht. Kein unbeaufsichtigter Vorgang bewegt Geld in Ihrer Buchhaltung.

Stattdessen erscheint in der rechten Spalte der Rechnung eine Karte.

• Zahlung eingegangen, noch nicht verbucht — Betrag, Zahlungsart und Datum, mit dem Link Zahlung erfassen. Ein Klick öffnet das gewohnte Fenster zur Zahlungserfassung, vorbelegt aus der Zahlung. Speichern Sie, und das Geld ist wie jede andere Zahlung verbucht — die Karte verschwindet.
• Zahlungslink aktiv — der Link ist aktiv und es wurde noch nichts bezahlt, mit derselben Zeile geöffnet … · läuft am … ab wie im Fenster.
• Vorheriger Link: Status — eine graue Zeile, wenn der letzte Link widerrufen, abgelaufen oder bereits bezahlt war.
• Der letzte Zahlungsversuch ist fehlgeschlagen. — ein abgebrochener oder abgelehnter Versuch. Hilfreich, wenn ein Kunde sagt, er habe bezahlt, und der Link weiter unbezahlt aussieht.

Gleichzeitig geht eine E-Mail an die Adressen unter Diese Adressen benachrichtigen (oder an den Verkäufer der Rechnung, wenn das Feld leer ist) — mit Rechnungsnummer, Betrag, Zahlungsart und dem Hinweis, dass die Zahlung noch verbucht werden muss.

Widerrufen, ablaufen, neu ausstellen

Link widerrufen im Fenster macht die Adresse sofort unbrauchbar. Wer sie danach öffnet, liest Dieser Zahlungslink ist nicht mehr gültig. — und erfährt nichts darüber, dass die Rechnung existiert. Nutzen Sie es, wenn ein Link an die falsche Person ging oder Sie die Rechnung storniert haben.

Ein Link wird auch von selbst unbrauchbar, sobald die unter Konfiguration → Allgemein → Zahlungsarten → Zahlungslinks eingestellte Gültigkeitsdauer abgelaufen ist, und sobald die Rechnung vollständig bezahlt ist.

In all diesen Fällen erstellen Sie im Fenster einfach einen neuen Link; es nennt Ihnen dann auch, was aus dem letzten wurde — Vorheriger Link: Widerrufen, Abgelaufen oder Bezahlt. Ein Widerruf ist nicht umkehrbar, kostet aber nichts: Der neue Link ist eine frische Adresse zur gleichen Rechnung.