Zahlungserinnerungen für überfällige Rechnungen in Vinosoft

Erinnern Sie Kunden gesammelt an überfällige Rechnungen. Jeder Lauf hebt die Mahnstufe einer Rechnung an und fügt die eingestellte Gebühr hinzu.

Ist eine Rechnung über ihre Zahlungsfrist hinaus und noch unbezahlt, senden Sie dem Kunden eine Erinnerung. Vinosoft macht das in Mahnläufen: Sie wählen die überfälligen Rechnungen, entscheiden pro Rechnung, ob die Mahnung per E-Mail oder Post geht, und bestätigen. Jeder Lauf hebt die Rechnung eine Mahnstufe an.

Mahnstufen

Die Spalte Status einer ausgestellten Rechnung zeigt, wie weit die Mahnungen gegangen sind:

StatusBedeutung

Offen

Noch keine Mahnung gesendet.

Zahlungserinnerung

Ein freundlicher erster Hinweis.

Erste Mahnung

Die erste förmliche Mahnung.

Zweite Mahnung

Die zweite förmliche Mahnung.

Dritte Mahnung

Die letzte Stufe. Weitere Läufe erhöhen sie nicht mehr.

Jeder Lauf bewegt eine Rechnung genau einen Schritt in dieser Liste nach unten.

Vorab: Stufen einrichten

Gehen Sie zu Konfiguration → Einstellungen → Zahlungsbedingungen. Unter Mahnstufen können Sie jede Stufe aktivieren, die Anzahl Tage festlegen, nach denen sie greift, und Mahngebühren eintragen, die beim Versand dieser Mahnung zur Rechnung hinzukommen. Speichern Sie die Mahnstufen mit ihrem eigenen Speichern-Knopf. Siehe Einstellungen der POS-App.

Die Zahlungsbedingungen jeder Rechnung bestimmen, ab wann sie überfällig ist. Im Tab Fakturiert wird „Fakturiert vor“ bei überfälligen Rechnungen rot.

Einen Mahnlauf durchführen

Gehen Sie zu Debitoren → Fakturiert.
Markieren Sie die Rechnungen, die Sie mahnen möchten, oder markieren Sie keine: Dann wählt Vinosoft alle überfälligen Rechnungen für Sie aus.
Klicken Sie auf Mahnlauf erstellen.

Die Seite Mahnlauf mit dem Datum und den überfälligen Rechnungen, gruppiert nach ihrer aktuellen Mahnstufe, jede mit den Kästchen Per Post und Per E-Mail.

Die Seite listet die Rechnungen gruppiert nach ihrer aktuellen Stufe. Zu jeder sehen Sie Rechnung-Nr., Bestell-Nr., Kunde und Fakturiert vor, mit Details für eine Vorschau.
Setzen Sie das Datum der Mahnungen.
Kreuzen Sie pro Rechnung Per E-Mail, Per Post oder beides an.
Klicken Sie auf Bestätigen.

Vinosoft erstellt für jede Rechnung eine Mahnung, hebt ihre Stufe an und fügt die Mahngebühr hinzu. Erfolgreiche Zeilen werden grün.

Die Mahnungen versenden

Nach dem Bestätigen sehen Sie das Ergebnis in zwei Listen:

Per E-Mail – prüfen Sie Betreff und Text jeder Mahnung und klicken Sie auf E-Mail Versand.
Per Post – mit Alle downloaden erhalten Sie ein PDF mit allen Mahnbriefen zum Drucken.

Wenn der Kunde bezahlt

Erfassen Sie die Zahlung wie gewohnt (Eine Zahlung erfassen). Sobald die Rechnung Bezahlt ist, erscheint sie in keinem Mahnlauf mehr, und ihre Mahnstufe spielt keine Rolle mehr.