Eine Rechnung in Vinosoft korrigieren, zurücksetzen oder löschen

Korrigieren Sie eine zu früh verschickte Rechnung, machen Sie eine falsch verbuchte Zahlung rückgängig oder löschen Sie eine Rechnung – und wissen Sie, was die Stufe der Rechnung erlaubt.

Fehler passieren: Eine Rechnung geht mit dem falschen Preis raus, eine Zahlung landet auf der falschen Rechnung. Was Sie tun können, hängt von der Stufe der Rechnung ab (So durchläuft eine Rechnung die Stufen von offen bis bezahlt):

StufeSo korrigieren Sie

Offen

Einfach bearbeiten und speichern. Noch ist nichts verbucht.

Fakturiert

Status zu offen ändern, korrigieren, erneut versenden.

Bezahlt

Zuerst Zahlung stornieren, dann zurück auf offen. Oder eine Gutschrift erstellen.

Eine ausgestellte Rechnung zurück auf offen setzen

Nutzen Sie das, wenn eine Rechnung zu früh oder mit einem Fehler versendet oder gedruckt wurde.

Öffnen Sie die Rechnung im Tab Fakturiert.
Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Status zu offen ändern.

Die Aktionsleiste einer ausgestellten Rechnung mit Zahlung erfassen, Zahlungslink und Status zu offen ändern und dem Badge In Bearbeitung.

Bestätigen Sie. Sie sehen Status geändert zu offen.

Vinosoft macht rückgängig, was das Ausstellen bewirkt hat: Es löscht die Ertrags- und Steuerbuchungen und setzt die Lagerbewegungen zurück auf eine Reservierung. Die Rechnung steht wieder im Tab Offen und lässt sich als Entwurf bearbeiten. Korrigieren Sie sie und versenden oder drucken Sie sie erneut (Eine Rechnung versenden oder drucken) – damit wird sie neu verbucht.

Eine falsch verbuchte Zahlung rückgängig machen

Klicken Sie auf einer bezahlten Rechnung in der Aktionsleiste auf Zahlung stornieren und bestätigen Sie.

Das entfernt alle auf der Rechnung erfassten Zahlungen, storniert deren Finanzbuchungen und setzt die Rechnung zurück unter Fakturiert. Erfassen Sie danach die richtige Zahlung neu (Eine Zahlung erfassen).

Eine einzelne Zahlung einer teilweise bezahlten Rechnung lässt sich hier nicht stornieren. War eine von mehreren Zahlungen falsch, korrigieren Sie sie in der Finanzbuchhaltung.

Eine bezahlte Rechnung richtig korrigieren

Hat der Kunde bezahlt und Sie finden danach einen inhaltlichen Fehler (falsche Menge, falscher Preis), setzen Sie die Rechnung nicht zurück. Stellen Sie eine Gutschrift dazu aus und bei Bedarf eine neue Rechnung. So erzählen die Unterlagen des Kunden und Ihre Buchhaltung dieselbe Geschichte. Siehe Eine Rechnung gutschreiben.

Eine Rechnung löschen

Klicken Sie in der Aktionsleiste auf Löschen und bestätigen Sie auf der folgenden Seite.

Offene Rechnungen und wiederkehrende Vorlagen lassen sich immer löschen.
Fakturierte Rechnungen lassen sich nur löschen, wenn in Ihren Stammdaten-Einstellungen Rechnung in Bearbeitung löschen aktiviert ist. Sonst erhalten Sie den Hinweis Nur offene Debitoren können gelöscht werden. Setzen Sie die Rechnung zuerst zurück auf offen.
Bezahlte Rechnungen lassen sich nicht löschen.

Beim Löschen einer Rechnung werden auch ihre Zahlungen und Finanzbuchungen entfernt und ihre Gutschriften mitgelöscht.

Gelöschte Rechnungen bleiben im Hintergrund erhalten. Nur ein globaler Administrator sieht sie (im Tab Gelöscht) und kann eine wiederherstellen; sie steht dann wieder unter Offen. Ihre Zahlungen und Finanzbuchungen werden dabei nicht wiederhergestellt.