Bestellungen

Eine Bestellung ist der Auftrag, den Sie bei einem Lieferanten aufgeben, um Ware einzukaufen – die Weine und weiteren Artikel, die Sie weiterverkaufen. In Vinosoft entwerfen Sie die Bestellung, erfassen die gewünschten Produkte und Mengen, senden sie an den Lieferanten und buchen die Ware bei Erhalt ins Lager. Der Bereich Bestellungen hält jede Bestellung danach geordnet, an welcher Stelle dieses Ablaufs sie sich befindet.

Den Bereich Bestellungen öffnen

Öffnen Sie Bestellungen im Hauptmenü. Der Bereich startet auf dem Tab Offen und zeigt eine Liste der Bestellungen mit diesen Spalten:

• Nummer – die von Vinosoft vergebene Bestellnummer.
• Bestelldatum – das Datum der Bestellung.
• Lieferant – der Lieferant, bei dem Sie bestellen (anklicken, um die Bestellung zu öffnen).
• Auftragsnummer – die verknüpfte Auftragsbestätigung, falls die Bestellung daraus entstanden ist.
• Lizenznehmer – nur sichtbar, wenn Ihr Konto über das Lizenzmodul verfügt.

Über das Suchfeld filtern Sie nach Namen, mit Neu erstellen starten Sie eine neue Bestellung. Der Gesamtwert der aufgelisteten Bestellungen (inkl. Steuer) wird in der Zusammenfassung am unteren Rand angezeigt.

Die drei Tabs

Der Bereich teilt Ihre Bestellungen in drei Tabs auf, die dem Lebenszyklus der Bestellung folgen.

Offen

Bestellungen, die Sie noch vorbereiten. Eine neue Bestellung beginnt hier. Auf diesem Tab bauen Sie die Bestellung auf – Lieferant, Produkte, Mengen und Preise – und machen sie versandbereit. Bestellungen auf dem Tab Offen wurden noch nicht an den Lieferanten gesendet, Sie können sie also frei bearbeiten oder löschen.

In Bearbeitung

Bestellungen, die an den Lieferanten gesendet wurden und auf Lieferung warten. Eine Bestellung wechselt automatisch hierher, sobald Sie sie zum ersten Mal per E-Mail versenden, drucken oder daraus generieren. Beim Wechsel zu In Bearbeitung erfasst Vinosoft zudem den erwarteten Wareneingang der bestellten Artikel, damit Ihr Lager widerspiegelt, was unterwegs ist.

Verlauf

Abgeschlossene Bestellungen. Sobald Sie die Ware erhalten und die Mengen mit einer Bestellprüfung bestätigt haben, wird die Bestellung abgeschlossen und unter Verlauf abgelegt. Bestellungen hier werden für Ihre Unterlagen aufbewahrt und schreibgeschützt angezeigt.

Der Ablauf: Offen → In Bearbeitung → Verlauf

1. Bestellung erstellen (Offen). Klicken Sie auf Neu erstellen, wählen Sie Lieferant und Einstellungen und erfassen Sie die gewünschten Produkte. Die Bestellung bleibt auf dem Tab Offen, solange Sie daran arbeiten.
2. Versenden (In Bearbeitung). Senden Sie die Bestellung per E-Mail an den Lieferanten oder drucken Sie sie. Vinosoft markiert die Bestellung als bestellt, verschiebt sie nach In Bearbeitung und bucht den erwarteten Lagereingang.
3. Ware erhalten (Verlauf). Wenn die Lieferung eintrifft, öffnen Sie die Bestellung und führen die Bestellprüfung durch. Sie bestätigen die tatsächlich erhaltene Menge; Vinosoft bucht diese Mengen in Ihr Lager und schliesst die Bestellung in den Verlauf ab.

Verwandt

• Kreditoren – verwalten Sie die Lieferantenrechnungen, die Sie schulden, sobald Ware und Rechnung eintreffen.