Automatisch fakturieren mit wiederkehrenden Rechnungen

Verrechnen Sie demselben Kunden regelmässig dasselbe – etwa jeden Monat eine Weinclub-Kiste oder jedes Quartal eine Lieferung –, müssen Sie die Rechnung nicht jedes Mal neu schreiben. Eine wiederkehrende Rechnung ist eine Vorlage: Vinosoft kopiert sie an jedem Termin ihres Zeitplans in eine neue Rechnung.

So funktioniert es

• Die wiederkehrende Rechnung selbst wird nie verschickt. Sie ist nur die Vorlage.
• An jedem geplanten Tag erstellt Vinosoft eine Kopie mit neuer Rechnungsnummer und dem Datum dieses Tages.
• Die Kopie ist eine normale Rechnung im Tab Offen. Sie prüfen und versenden sie wie jede andere (Eine Rechnung versenden oder drucken).
• Sobald Sie mindestens eine wiederkehrende Rechnung haben, erscheint in der Rechnungsliste der Tab Wiederkehrende. Er listet Ihre Vorlagen mit Zeitplan und nächstem Datum.

Eine einrichten

1. Gehen Sie zu Debitoren und klicken Sie auf Neue Rechnung.
2. Erfassen Sie Kunde, Artikel und Preise so, wie sie auf jeder Rechnung stehen sollen.
3. Kreuzen Sie Wiederkehrend an. Das Feld Wiederholung öffnet sich.

4. Legen Sie den Zeitplan fest:
5. • Tag – jeden Tag, ein bestimmter Wochentag oder ein bestimmter Tag im Monat.
   • Monat – jeden Monat oder nur die angekreuzten Monate (zum Beispiel März, Juni, September und Dezember für eine Quartalsrechnung).
   • Startdatum und Enddatum – der Zeitraum, in dem Rechnungen erzeugt werden. Lassen Sie das Enddatum leer, um weiter zu fakturieren, bis Sie es stoppen.
5. Speichern Sie.

Im Blick behalten

Öffnen Sie die Vorlage im Tab Wiederkehrende. Dort sehen Sie:

• Next date – wann die nächste Rechnung erstellt wird.
• Generate – erzeugt die nächste Rechnung sofort, statt auf ihr Datum zu warten. Praktisch, wenn ein Kunde die Rechnung dieses Monats früher möchte.
• Eine Liste aller Rechnungen, die bereits aus dieser Vorlage entstanden sind, mit Nummer und Status.

Ist im Tab Wiederkehrende ein nächstes Datum rot, ist die Vorlage überfällig: Eine Rechnung, die vor mehr als zwei Tagen hätte entstehen sollen, wurde nicht erstellt. Öffnen Sie die Vorlage und prüfen Sie sie – meist ist das Enddatum vorbei oder der Zeitplan muss angepasst werden.

Zeitplan ändern oder beenden

Bearbeiten Sie die Vorlage, um Artikel, Preise oder Zeitplan zu ändern. Änderungen gelten für Rechnungen, die ab jetzt entstehen. Bereits erstellte Rechnungen behalten ihren Inhalt.

Um die Fakturierung zu beenden, setzen Sie ein Enddatum in der Vergangenheit oder löschen die Vorlage. Beides lässt die bereits erstellten Rechnungen unberührt.