Der Rechnungsablauf in Vinosoft: offen, fakturiert, bezahlt

Die drei Stufen jeder Rechnung, was sie von einer zur nächsten bringt und wie Teilzahlungen und Mahnungen unterwegs sichtbar werden.

Jede Rechnung in Vinosoft durchläuft dieselben drei Stufen. An der Stufe sehen Sie, was Sie noch ändern können, ob die Rechnung schon verbucht ist und ob der Kunde Ihnen noch Geld schuldet.

StufeTab in der ListeBadge auf der RechnungBedeutung

Offen

Offen

Ein Entwurf. Sie können alles ändern. Noch nichts ist verbucht.

Fakturiert

In Bearbeitung

An den Kunden ausgestellt. Der Ertrag ist verbucht, die Ware hat das Lager verlassen. Sie warten auf das Geld.

Bezahlt

Bezahlt

Vollständig beglichen. Die Rechnung ist abgeschlossen.

1. Offen: die Rechnung vorbereiten

Eine neue Rechnung beginnt immer als Offen – egal, ob Sie sie von Hand anlegen, aus einer Auftragsbestätigung oder einem Lieferschein umwandeln oder ob der Shop oder ein wiederkehrender Zeitplan sie erzeugt. Siehe Eine Rechnung erstellen.

Solange sie offen ist, ist sie ein Arbeitsentwurf:

Adressen, Artikel, Preise und Texte lassen sich frei ändern.
Die Artikel sind im Lager nur reserviert, noch nicht ausgebucht.
In der Finanzbuchhaltung ist weder Ertrag noch Steuer verbucht.
Sie können sie jederzeit löschen.

Mit Details sehen Sie eine Vorschau, mit PDF laden Sie sie herunter – beliebig oft. Beides ändert die Stufe nicht.

2. Fakturiert: die Rechnung ist raus

Eine Rechnung wechselt von Offen zu Fakturiert, sobald Sie sie dem Kunden übergeben. In Vinosoft heisst das eine von zwei Aktionen:

E-Mail Versand – die Rechnung wird dem Kunden gemailt.
Drucken – die Rechnung wird gedruckt.

Einen eigenen „Abschliessen“-Knopf gibt es nicht. Versenden oder Drucken ist das Ausstellen. Siehe Eine Rechnung versenden oder drucken.

In diesem Moment

setzt Vinosoft das Rechnungsdatum, falls Sie keines gesetzt haben,
verbucht Ertrag und Steuer in der Finanzbuchhaltung,
wird aus der Lagerreservierung eine echte Lagerbewegung.

Ab jetzt steht die Rechnung im Tab Fakturiert, Ihrer Liste der offenen Forderungen.

Der Tab Fakturiert mit zwei Rechnungen, eine davon überfällig mit rot markiertem „Fakturiert vor“, und der Spalte Status.

Zwei Spalten helfen beim Nachfassen:

Status – wo die Zahlung steht: Offen, Teilweise bezahlt oder die erreichte Mahnstufe (Zahlungserinnerung, Erste Mahnung, Zweite Mahnung, Dritte Mahnung).
Fakturiert vor – wie lange die Rechnung schon ausgestellt ist. Die Angabe wird rot, sobald die Rechnung älter ist als die Tage in ihren Zahlungsbedingungen. So fallen überfällige Rechnungen sofort auf.

3. Bezahlt: vollständig beglichen

Eine Rechnung wechselt zu Bezahlt, sobald die erfassten Zahlungen ihren Gesamtbetrag decken. Sie erfassen sie mit Zahlung erfassen – auf der Rechnung oder für mehrere Rechnungen auf einmal im Tab Fakturiert. Siehe Eine Zahlung erfassen.

Deckt eine Zahlung nur einen Teil, bleibt die Rechnung unter Fakturiert und ihr Status wird Teilweise bezahlt. Die nächste Zahlung, die den Rest deckt, setzt sie auf Bezahlt.

Zahlungen können auch über einen Zahlungslink eingehen, den Ihr Kunde online bezahlt (Eine Rechnung online bezahlen lassen), oder über einen Bankdatei-Import. In jedem Fall wechselt die Rechnung erst, wenn die Zahlung verbucht ist.

Abzweigungen

Nicht jede Rechnung läuft direkt von offen zu bezahlt:

Der Kunde zahlt nicht – senden Sie Mahnungen mit einem Mahnlauf. Jeder Lauf hebt den Status eine Stufe an. Siehe Zahlungserinnerungen senden (Mahnlauf).
Der Kunde gibt Ware zurück oder Sie haben zu viel verrechnet – erstellen Sie eine Gutschrift. Siehe Eine Rechnung gutschreiben.
Zu früh oder fehlerhaft ausgestellt – setzen Sie die Rechnung zurück auf offen oder stornieren Sie eine erfasste Zahlung. Siehe Eine Rechnung korrigieren, zurücksetzen oder löschen.
Sie verrechnen jeden Monat dasselbe – richten Sie eine wiederkehrende Rechnung ein, die nach Zeitplan eine neue offene Rechnung erzeugt. Siehe Automatisch fakturieren mit wiederkehrenden Rechnungen.