Mahnwesen und Zahlungseingänge im Weinbetrieb

Wein wird an Gastronomie und Handel auf Rechnung verkauft, und zwischen Lieferung und Geld liegen dreissig Tage, manchmal mehr. Die meisten Kunden zahlen pünktlich. Für die anderen braucht es zwei Dinge: einen klaren Überblick, was offen ist, und einen festen Ablauf, wie Sie daran erinnern. Dieser Ratgeber beschreibt beides und zeigt, wie es in Vinosoft läuft.

Zahlungseingänge verbuchen

Eine Rechnung ist erst erledigt, wenn die Zahlung darauf verbucht ist. Vinosoft kennt dafür drei Wege:

1. Aus der Bankdatei. Laden Sie die camt.054-Datei aus Ihrem E-Banking unter Debitoren → Fakturiert mit XML (camt.054) / ESR import hoch. Vinosoft ordnet jede Zahlung über die QR-Referenz ihrer Rechnung zu, zeigt eine Vorschau mit Hinweisen — Rechnung nicht gefunden, schon bezahlt, Nummer doppelt — und verbucht nach Ihrer Bestätigung. Das setzt voraus, dass Ihre Rechnungen mit QR-Rechnung und QR-Referenz verschickt werden.
2. Aus einer Excel-Liste. Mit Zahlungen importieren übernehmen Sie Zahlungen aus einer Tabelle mit Rechnungsnummer, Währung und Betrag.
3. Von Hand. Auf der Rechnung mit Zahlung erfassen, einzeln oder für mehrere Rechnungen auf einmal.

Zahlt ein Kunde nur einen Teil, bleibt die Rechnung mit dem Status Teilweise bezahlt offen. Zieht er Skonto ab oder behält die Bank eine Gebühr ein, erfassen Sie den Rest als eigene Zeile mit dem Typ Skonto oder Bankgebühren — die Rechnung schliesst dann als bezahlt, und der Abzug ist richtig verbucht. Mit der Finanzbuchhaltung entsteht bei jeder Zahlung die Buchung vom Debitorenkonto auf das Bankkonto, das Sie angeben.

Zahlungslink für schnelle Zahler

Mit einem Zahlungslink bezahlt Ihr Kunde eine Rechnung online, mit den Zahlungsarten Ihres Zahlungsanbieters (Payrexx, PostFinance Checkout, Saferpay, Wallee oder PayPal). Vinosoft zeigt Ihnen den Geldeingang auf der Rechnung an und meldet ihn per E-Mail; verbucht wird er mit einem Klick, nicht von selbst. So bewegt kein unbeaufsichtigter Vorgang Geld in Ihrer Buchhaltung.

Den Überblick behalten

Im Tab Fakturiert wird das Datum jeder überfälligen Rechnung rot. Die Offene-Posten-Liste unter Statistiken zeigt jede unbezahlte Rechnung mit Restbetrag, Fälligkeit und Mahnstufe, gefiltert nach Kunde, Währung oder Stichtag, und exportiert nach Excel — die Liste, die Ihre Treuhand zum Jahresabschluss sehen will. Die Zahlungsdauer-Analyse zeigt, wie viele Tage ein Kunde tatsächlich braucht.

Mahnen in vier Stufen

Vinosoft mahnt in vier Stufen: Zahlungserinnerung, Erste Mahnung, Zweite Mahnung und Dritte Mahnung. Unter Konfiguration → Einstellungen → Zahlungsbedingungen → Mahnstufen legen Sie pro Stufe fest, nach wie vielen Tagen sie greift und welche Gebühr anfällt. Die Texte schreiben Sie unter Konfiguration → Standardtexte, einmal pro Stufe und in jeder Sprache Ihrer Kundschaft.

Der Mahnlauf selbst:

1. Unter Debitoren → Fakturiert auf Mahnlauf erstellen klicken. Ohne Auswahl schlägt Vinosoft alle überfälligen Rechnungen vor.
2. Pro Rechnung Per E-Mail, Per Post oder beides wählen und bestätigen.
3. E-Mails versenden, Briefe als ein PDF herunterladen und drucken.

Jeder Lauf hebt eine Rechnung um genau eine Stufe an. Teilweise bezahlte Rechnungen werden nicht hochgestuft — den Rest klären Sie besser im Gespräch. Vinosoft startet keinen Mahnlauf von selbst, erinnert Sie aber im Benachrichtigungszentrum an fällige Mahnungen.

Ein Tipp: Mahnen Sie jeden Monat am selben Tag, zum Beispiel am ersten Arbeitstag. Ihre Kunden lernen den Rhythmus, und keine überfällige Rechnung wartet länger als einen Monat.

Der richtige Ton

Die erste Stufe heisst nicht umsonst Zahlungserinnerung. Ein Restaurant, das seit zwanzig Jahren Ihren Chasselas ausschenkt, hat die Rechnung meist schlicht übersehen. Schreiben Sie die erste Stufe freundlich und ohne Gebühr, die zweite bestimmt, und erst die dritte mit dem Hinweis auf die Betreibung.

Was das Schweizer Recht sagt

• Verzug. Ein Kunde ist in der Regel mit der Mahnung in Verzug; bei einem fest vereinbarten Zahlungstermin schon mit dessen Ablauf.
• Verzugszins. Ab Verzug schuldet der Kunde von Gesetzes wegen 5 % Zins pro Jahr, sofern nichts anderes vereinbart ist. Vinosoft berechnet keinen Verzugszins; wollen Sie ihn verlangen, berechnen und fordern Sie ihn separat.
• Mahngebühren. Gebühren dürfen Sie nur verlangen, wenn sie vereinbart sind, zum Beispiel in Ihren AGB. In Vinosoft steht die Gebühr auf der Mahnung, erhöht den offenen Betrag der Rechnung aber nicht.
• Betreibung. Bleibt auch die letzte Mahnung ohne Erfolg, stellen Sie beim Betreibungsamt das Betreibungsbegehren. Vinosoft unterstützt diesen Schritt nicht.

Gut zu wissen

Mahnungen tragen keinen eigenen QR-Zahlteil; Ihr Kunde bezahlt mit dem Zahlteil der ursprünglichen Rechnung, und die Referenz bleibt gleich. Wer den Weg verkürzen will, legt einen Zahlungslink bei. Eine direkte Verbindung zur Bank gibt es nicht: Zahlungen kommen über die Datei, die Sie hochladen.

Stand Oktober 2026. Die rechtlichen Hinweise ersetzen keine Rechtsberatung.