Ein Weingut ist Produktion, Lager, Laden und Buchhaltung zugleich. Im Herbst zählen Traubenposten und Öchsle, im Frühling die Abfüllung, das ganze Jahr über Degustation, Hofladen, Webshop und die Bestellungen der Restaurants — und im Januar will die Weinhandelskontrolle das Inventar sehen. Vinosoft führt diese Teile in einem System: ein Artikelstamm, ein Bestand, eine Kundenliste. Diese Seite zeigt, wie das im Jahreslauf eines Schweizer Weinguts aussieht, was dazu gehört und wo die Grenzen liegen.
Ein Jahr im Weingut, in einem System
- Ernte und Keller. Mit dem Winzermodul erfassen Sie Traubenposten mit Kellerblatt-Nummer, Rebsorte, Erntemenge und Öchsle, buchen Pressen, Verschnitt und Abfüllung und führen ein Lagerfassverzeichnis mit Inhalt pro Fass. Analysen wie Alkohol, Säure und SO₂ hängen am Fass, am Wein oder am Traubenposten.
- Abfüllung. Die Abfüllung bucht Liter aus dem Offenwein aus und Flaschen in den Flaschenartikel ein; der Abfüllverlust wird separat gebucht. Ab diesem Moment ist die Flasche ein Artikel mit Jahrgang, Grösse, Preis und Bestand.
- Verkauf. Hofladen, Degustation, Markt, Webshop, Weinclub und Gastronomie verkaufen aus demselben Bestand. Jeder Lieferschein, jede Rechnung und jeder Kassenverkauf bucht aus.
- Fakturierung. Restaurants und Händler bekommen ihre Preise über die Preisgruppe, die Rechnung trägt die Schweizer QR-Rechnung, Zahlungen kommen über die camt.054-Datei aus dem E-Banking zurück.
- Jahresende. Sortenkarten werden per 31. Dezember abgeschlossen und am 1. Januar neu eröffnet. Unter Statistiken → SWK entsteht das Detailinventar mit Formular A und B für die Meldung bis 31. Januar.
Was zu welchem Teil gehört
Bereich | Was Vinosoft macht | Wo Sie mehr finden |
|---|---|---|
Kellerbuchhaltung | Traubenposten, Fässer, Verschnitt, Abfüllung, Sortenkarten, SWK-Formulare | |
Direktverkauf | iPad-Kasse für Degustation und Hofladen, Weinclub mit wiederkehrenden Rechnungen, Treueprogramm | |
Online-Verkauf | eigener Webshop mit Altersprüfung, Galaxus-Anbindung, Feeds für Google Shopping, Vivino und wine-searcher | |
Rechnung und Buchhaltung | Preisgruppen für Gastro und Handel, QR-Rechnung, Zahlungsimport, Mahnlauf, Finanzbuchhaltung mit MWST-Abrechnung |
Kellerbuchhaltung und Weinhandelskontrolle
Wer selbst einkellert, untersteht der Schweizer Weinhandelskontrolle (SWK) und führt für jede Weinbezeichnung eine Sortenkarte mit allen Ein- und Ausgängen. In jedem Vinosoft-Konto tragen die Artikel Jahrgang, Grösse und SWK-Code, und Lieferscheine, Rechnungen, Kassenverkäufe und Webshop-Bestellungen buchen den Bestand mit Belegnummer und Kundenname aus. Das reicht für das Detailinventar per 31. Dezember.
Das Winzermodul geht weiter: Es führt die Kette vom Traubenposten über das Fass bis zur Flasche und erstellt die SWK-Formulare A und B als PDF und in den offiziellen Excel-Vorlagen, getrennt pro Eigentümer — auch für Lohnkelterungen. Es wird pro Konto freigeschaltet; die Einrichtung ordnet Ihre bestehenden Artikel den Weinen zu und bucht den Anfangsbestand. Was die SWK genau verlangt, steht im Ratgeber Weinhandelskontrolle: Wer muss melden?.
Degustation, Hofladen und Weinclub
Die Vinosoft-Kasse läuft auf einem iPad, kassiert bar auch ohne Internet und nimmt Karten und TWINT über SumUp oder ein Worldline-Terminal an. Für den Weinmarkt registrieren Sie ein zweites iPad mit eigenem Lagerort, damit der Marktwagen getrennt vom Keller geführt wird. Clubmitglieder bekommen ihre Sendungen über wiederkehrende Rechnungen oder Aufträge zu den Clubpreisen ihrer Benutzergruppe. Die Treueprogramm-Erweiterung gibt Kundenkarten mit Strichcode aus und vergibt Punkte auf bezahlte Rechnungen und Kassenverkäufe.
Webshop und Marktplätze
Der Webshop ist in der Enterprise Edition enthalten und liest direkt aus dem Vinosoft-Bestand. Er prüft das Alter der Käuferinnen anhand eines Ausweisfotos, nimmt TWINT und Karten über PostFinance Checkout oder Payrexx an und rechnet Versand nach Gewicht, Postleitzahl oder Kundengruppe — Abholung ab Hof inklusive. Galaxus bekommt Bestand und Preise alle 15 Minuten; die Bestellungen von dort bearbeiten Sie im Partnerportal von Galaxus.
Gastronomie und Handel beliefern
Restaurants und Fachhändler kaufen zu anderen Preisen als Private. In Vinosoft hängen diese Preise an der Preisgruppe des Kunden und gelten automatisch auf Angebot, Auftrag, Lieferschein und Rechnung. Die Preisliste verschicken Sie als PDF, Excel oder als Link, der immer die aktuellen Preise zeigt. Wie Sie Preisgruppen sinnvoll aufbauen: B2B-Preislisten für Gastronomie und Handel.
Aus dem Auftrag wird der Lieferschein, aus dem Lieferschein die Rechnung — nichts wird zweimal erfasst. Überfällige Rechnungen erinnern Sie in einem Mahnlauf mit bis zu vier Stufen, eigenen Texten und Gebühren, per E-Mail oder Post. Mit der Finanzbuchhaltung bucht sich jede Rechnung und jede Zahlung ins Journal, und die MWST-Abrechnung summiert die Buchungen in die Ziffern des ESTV-Formulars.
Welche Edition passt
Die Standard Edition deckt Artikel, Lager, Kunden, Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen und die Statistiken ab, den SWK-Bericht eingeschlossen. Professional ergänzt die Finanzbuchhaltung mit MWST-Abrechnung, Enterprise den Webshop. Das Winzermodul und die POS-App kommen als Zusatzleistung dazu. Jede Edition enthält drei Benutzer; die Beträge stehen auf der Seite Preise.
Was Vinosoft nicht übernimmt
Vinosoft ist keine Rebbergsoftware: Parzellen, Pflanzenschutz und Arbeitsstunden im Rebberg führen Sie anderswo, die Lage ist ein Textfeld am Wein. Die SWK-Zahlen tragen Sie selbst im Onlineschalter der SWK ein, die MWST-Abrechnung reichen Sie selbst bei der ESTV ein. Eine Anbindung an Bexio, Abacus oder Banana gibt es nicht; wer die Bücher extern führt, exportiert das Journal als CSV. Degustationsbuchungen und Eintrittskarten verkauft Vinosoft nicht.