Lagerverwaltung für Wein mit Jahrgang und Lagerort

Sortiment und Bestand an einem Ort: jeder Wein mit Jahrgang, Produzent und Preisen, jede Flasche erfasst — über so viele Lagerorte, wie Sie führen.

Ein Bestand, der sich mit den Belegen bewegt

Bestandszahlen stimmen selten deshalb nicht, weil falsch gezählt wurde. Sie stimmen nicht, weil an einem Ort gezählt und an einem anderen verkauft wird — jeder Lieferschein ist dann eine Buchung, die noch jemand nachtragen muss. In Vinosoft ist der Beleg die Buchung. Die Auftragsbestätigung reserviert die Flaschen, Lieferschein oder Rechnung buchen sie aus, die Gutschrift bucht die Rücknahme wieder ein, und die Lieferantenlieferung kommt über die Bestellkontrolle ins Lager. Was am Bildschirm steht, liegt auch im Keller.

Was die Artikelverwaltung führt

• Artikel mit den Angaben, die der Weinhandel braucht — Jahrgang, Produzent, Region, Farbe, Flaschengrösse, Alkoholgehalt, Appellation — und Zusatzfelder, die Sie selber definieren
• Pro Artikel einen Barcode, in der Regel den EAN auf der Etikette; der Galaxus-Feed übermittelt ihn als GTIN
• Mehrere Lagerorte, damit Keller, Aussenlager und Laden getrennte Zahlen sind statt einer hoffnungsvollen Summe — mit Lagerplatz pro Artikel
• Ein- und Ausbuchen, inklusive Schnellbuchung für mehrere Artikel auf einmal
• Einkaufs- und Verkaufspreise, Preise pro Kundengruppe, Staffelpreise und Sonderpreise für einzelne Kunden
• Mehrwährungsfähigkeit für die Kundschaft, die in Euro einkauft
• Kategorien und Hersteller, dazu Preislisten direkt aus dem Artikelstamm
• Import und Export über Excel, für die Ersterfassung und für spätere Preisrunden

Jeder Jahrgang ein eigener Artikel

Der Pinot Noir 2022 ist nicht derselbe Wein wie der 2023er, und in Vinosoft auch nicht derselbe Artikel. Jahrgang und Flaschengrösse bekommen je eine eigene Artikelnummer mit eigenem Bestand und eigenen Preisen — der neue Jahrgang darf im Einkauf mehr kosten, ohne dass die Lagerbewertung des alten darunter leidet. Die Artikelliste lässt sich nach Jahrgang filtern, Restposten finden Sie so in Sekunden. Im Webshop fassen Sie die Jahrgänge und Grössen eines Weins als Varianten unter einem Produkt zusammen; ein neuer Jahrgang entsteht als Kopie des Vorjahres.

Nachbestellen, bevor das Gestell leer ist

Pro Artikel und Lagerort hinterlegen Sie einen Mindestbestand. Fällt der Bestand darunter, erscheint die Zahl rot. Die Ansicht Mindestbestände zeigt alles, was fehlt, mit Lieferant, bereits bestellter Menge und Fehlmenge — und macht daraus auf Knopfdruck eine Bestellung beim Lieferanten, zum Einkaufspreis und in seiner Währung.

Geht die Bestellung per E-Mail oder Ausdruck raus, ist die Menge als Zugang unterwegs vermerkt. Trifft die Palette ein, bestätigen Sie in der Bestellkontrolle, was tatsächlich gekommen ist, und die Flaschen landen im Ziellager. Kein Lieferschein, der auf dem Pult auf seine Erfassung wartet.

Inventur ohne Klemmbrett

Die klassische Inventur: Liste ausdrucken, zählen, Zahlen an den Rand kritzeln und am Abend alles ins Excel abtippen. In Vinosoft sieht es so aus:

1. Inventur öffnen und auf den Lagerort oder die Artikel filtern, die heute gezählt werden.
2. Pro Zeile die Differenz eintragen — plus für gefundene, minus für fehlende Flaschen.
3. Datum und Text der Korrektur setzen, etwa «Inventur 31.12.».
4. Speichern. Jede Zeile wird zur Lagerbewegung, zusammengefasst unter einer Korrektur.

Wer lieber auf Papier zählt, exportiert die Liste nach Excel oder CSV. Die Historie hält fest, was wann gebucht wurde, und ein Fehler in der letzten Inventur lässt sich dort berichtigen, statt ihn mit einer weiteren Buchung zu überdecken.

Wissen, was im Keller liegt

Bestand ist gebundenes Geld. Das Bewegungsprotokoll zeigt jede Ein- und Ausbuchung pro Artikel mit laufendem Saldo, pro Lagerort und gesamt. Der Lagerwert multipliziert die Menge an einem beliebigen Stichtag mit dem Einkaufspreis, Artikel für Artikel, und geht als PDF an die Treuhand. Stichtag 31. Dezember, und die Lagerbewertung für den Jahresabschluss liegt vor.

Flaschen- und Harassendepot

Wer in Mehrwegflaschen oder Harassen liefert, kann das Depot-Modul für sein Konto aktivieren lassen. Sie verknüpfen den Artikel mit dem Flaschendepot und auf Wunsch mit dem Harass samt Anzahl Flaschen pro Harass. Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung rechnen dann aus, wie viele Flaschen und Harassen hinausgingen — angebrochene Harassen aufgerundet —, ziehen die Rückgaben ab und verrechnen den Saldo auf dem Beleg.

Die Grundlage für alles andere

Artikel sind die Stammdaten, aus denen sich der Rest bedient. Angebote und Rechnungen holen Positionen, Preise und MWST von hier. Webshop und Kasse, sofern Sie sie nutzen, verkaufen aus demselben Bestand; im Shop lässt sich pro Artikel eine Mindestmenge und eine Schrittweite festlegen, damit ein Wein nur im Sechserkarton verkauft wird. Die Statistiken werten verkaufte Artikel, Einkäufe, Margen und Umsatz pro Lagerort aus denselben Datensätzen aus. Einmal erfasst, ist ein Wein überall richtig.

Wie Betriebe damit arbeiten, zeigen die Seiten für Weingüter, Weinhandlungen und Weinvertrieb und Import.

Flaschen, die zurückkommen

Nicht jede Flasche bleibt verkauft. Mit dem Modul Produktmängel erfassen Sie Korkfehler oder Bruch an der Rechnungsposition, auf der die Flasche verkauft wurde, mit Kunde und Menge. Der Mangel läuft von offen über in Bearbeitung bis erledigt und lässt sich als PDF-Bericht drucken, wenn der Produzent den Nachweis sehen will. Kommt die Flasche ins Lager zurück, bucht die Gutschrift sie wieder ein.

In der Dokumentation weiterlesen

• Artikel erstellen und verwalten — erfassen, Mindestbestände, Import und Schnellbuchung
• Lagerorte verwalten — Keller, Lager und Laden einrichten
• Bestellung erstellen — bestellen und die Lieferung einbuchen
• Lagerbewegungen — das vollständige Protokoll
• Inventur — zählen und korrigieren
• Lagerwert — Bewertung auf ein Datum
• Produktmängel erfassen — Korkfehler, Bruch und Rücknahmen