Standardtext

Im Standardtext hinterlegen Sie die wiederverwendbaren, vorformulierten Texte, die Vinosoft zu Ihren Dokumenten und E-Mails hinzufügt. Statt bei jeder Offerte oder Rechnung dieselbe Anrede, dieselben Bedingungen oder denselben Schlusstext neu zu tippen, legen Sie den Text hier einmal fest, und Vinosoft fügt ihn bei jedem Dokument dieser Art automatisch ein.

Jeder Standardtext ist einem Dokumenttyp zugeordnet – etwa einer Offerte, einer Auftragsbestätigung, einer Rechnung oder einer Zahlungserinnerung – sowie einer Sprache, damit Kunden in verschiedenen Sprachen den passenden Text erhalten.

Standardtext öffnen

Gehen Sie zu Konfiguration → Standardtext. Oben auf dem Bildschirm finden Sie eine Sprachauswahl. Standardtexte werden je Sprache getrennt gespeichert, wählen Sie daher zuerst die gewünschte Sprache – die Liste darunter zeigt dann die Texte für diese Sprache an.

Die Liste zeigt eine Zeile pro Dokumenttyp mit dessen Typ, Bezeichnung und Kopfzeile, sodass Sie auf einen Blick sehen, was eingerichtet ist.

Einen Standardtext bearbeiten

Wählen Sie das Stift-Symbol (Bearbeiten) in der Zeile des Dokumenttyps, den Sie ändern möchten. Der Bearbeitungsbildschirm enthält folgende Felder:

• Bezeichnung – ein internes Etikett für den Text, das Ihnen hilft, ihn in der Liste wiederzuerkennen.
• Kopfzeile – die Überschrift, die auf dem Dokument erscheint.
• Text – der Haupttext, bearbeitet in einem Rich-Text-Editor. Sie können ihn formatieren (fett, Listen, Links, Bilder) und Dateien aus Ihrem Dateispeicher einfügen.

Beim Typ Rechnung können Sie zusätzlich eine CC-E-Mail und eine BCC-E-Mail festlegen, sodass eine Kopie jeder Rechnungs-E-Mail automatisch an diese Adressen gesendet wird.

Nehmen Sie Ihre Änderungen vor und wählen Sie Speichern. Der Text wird für die gewählte Sprache gespeichert und beim nächsten Erstellen eines Dokuments dieses Typs verwendet.

Wo Standardtexte verwendet werden

Der hier erfasste Text fliesst in ganz Vinosoft in die passenden Dokumente ein:

• Offerten und Auftragsbestätigungen – der Kopf- und Haupttext auf dem gedruckten oder per E-Mail versendeten Dokument.
• Rechnungen – der Rechnungstext sowie die optionalen CC/BCC-Empfänger der Rechnungs-E-Mail.
• Zahlungserinnerungen – der zunehmend deutlichere Text für die erste, zweite und dritte Mahnung eines Mahnlaufs.

Da der Text pro Sprache gespeichert wird, prüfen Sie stets jede von Ihrem Betrieb genutzte Sprachvariante, damit kein Kunde ein leeres oder sprachlich falsches Dokument erhält.

Verwandt: Konfiguration.