Einstellungen

In den Einstellungen pflegen Sie die Stammdaten, auf die der Rest von Vinosoft zurückgreift. Die Listen, die Sie hier anlegen — MwSt.-Sätze, Währungen, Länder, Lieferzeiten, Versandarten, Zahlungsbedingungen — erscheinen in den Dropdowns, die Sie täglich beim Erstellen von Artikeln, Rechnungen und Bestellungen nutzen. Einige der Bildschirme sind einzelne Einstellungsformulare statt Listen (Finanzen, Layout, Bericht).

Öffnen Sie sie über Konfiguration → Einstellungen und wählen Sie dann die gewünschte Unterrubrik über die Tabs. Jede Liste funktioniert gleich: Neu erstellen legt einen neuen Eintrag an, das Stift-Symbol bearbeitet ihn und das Kreuz-Symbol löscht ihn. Richten Sie diese Daten einmal sauber ein, bleibt Ihre übrige Arbeit einheitlich.

MwSt.-Infos

MwSt.-Infos enthält die MwSt.-Sätze (Steuersätze), die Ihre Dokumente anwenden können. Jeder Satz wird in ganz Vinosoft wiederverwendet — Sie wählen einen aus, wenn Sie einen Versandpreis festlegen, eine Zahlungsbedingung definieren oder einen Artikel bepreisen, und der Bereich Steuercodes und Sätze in den Finanzen verwendet dieselben Codes, um die Steuer auf die richtigen Konten zu buchen.

Diese Sätze sind die mit den Finanzen geteilten Steuercodes; die Felder (Satz, Nettosatz, Quote, Ziffer, Typ und die Konten, auf die jeder bucht) sind daher vollständig auf der Seite Steuercodes und Sätze beschrieben. Legen Sie dort einen Satz an oder bearbeiten Sie ihn, und er steht überall dort zur Verfügung, wo die MwSt. ausgewählt wird.

Lieferzeit

Lieferzeit ist eine einfache Liste der Lieferzeit-Bezeichnungen, die Sie Artikeln und Bestellungen zuordnen können — zum Beispiel „an Lager", „3–5 Tage" oder „auf Anfrage". Jeder Eintrag hat nur einen Namen.

Klicken Sie auf Neu erstellen, um eine Bezeichnung hinzuzufügen, oder auf das Stift-Symbol, um sie umzubenennen. Beim Löschen wird die Bezeichnung aus den Auswahllisten entfernt; Einträge, die sie bereits verwenden, behalten den gespeicherten Wert.

Währung

Währung listet die Währungen auf, in denen Sie handeln. Jeder Eintrag hat einen Namen und einen Code (den dreistelligen ISO-Code wie CHF, EUR oder USD). Die Währungen hier speisen die Währungs-Dropdowns auf Rechnungen, Preislisten und Bankkonten.

Klicken Sie zum Hinzufügen auf Neu erstellen, geben Sie Name und Code ein und speichern Sie. Über das Stift-Symbol bearbeiten Sie eine bestehende Währung.

Zahlungsbedingungen

Zahlungsbedingungen definieren Ihre Zahlungskonditionen — wie viele Tage ein Kunde oder Lieferant zum Bezahlen hat. Jeder Eintrag zeigt seinen Typ (zahlbar oder empfangbar), Namen, die Sortier-Reihenfolge und die Anzahl Tage und ist mit einem MwSt.-Satz aus #Mwstinfos verknüpft.

Verwenden Sie Empfangbare Bedingung erstellen für die Konditionen, die Sie Ihren Kunden gewähren, und Zahlbare Bedingung erstellen für jene, die Ihnen Ihre Lieferanten gewähren. Derselbe Bildschirm enthält auch Ihre Mahnstufen — für jede Stufe schalten Sie sie ein, legen die Anzahl Tage fest, nach denen sie ausgelöst wird, und tragen eine allfällige Verzugsgebühr ein. Speichern Sie die Mahnstufen mit deren eigener Schaltfläche Speichern.

Land

Land listet die Länder auf, die Sie auf Adressen, Preislisten und beim Versand verwenden. Jeder Eintrag hat einen Code, einen Namen, ein Kennzeichen Aktiv und Ausgeblendet sowie eine Sortier-Reihenfolge. Schalten Sie Aktiv für die Länder ein, die Sie tatsächlich nutzen; schalten Sie Ausgeblendet ein, um ein Land aus den täglichen Dropdowns fernzuhalten, ohne es zu löschen. Über das Suchfeld finden Sie ein Land schnell.

Klicken Sie auf Neu erstellen, um ein Land hinzuzufügen, oder auf das Stift-Symbol, um seine Kennzeichen und die Reihenfolge zu bearbeiten.

Versandart

Versandart listet die Arten auf, wie Sie Waren versenden (z. B. Abholung, Post oder Kurier). Jede Art hat einen Namen und eine Sortier-Reihenfolge und — falls Sie den Shop nutzen — eine Veröffentlichungseinstellung, die steuert, ob sie online angeboten wird. Beim Öffnen einer Art legen Sie deren Versandpreise fest, jeweils verknüpft mit einem MwSt.-Satz aus #Mwstinfos.

Klicken Sie auf Neu erstellen, um eine Art hinzuzufügen, und öffnen Sie sie dann, um die Preise zu konfigurieren. Ist für Ihr Konto eine Anbindung an einen Logistikdienstleister verfügbar, können Sie diese auf diesem Bildschirm ebenfalls einschalten und die Verbindungsdaten (Basisadresse, Benutzer und Passwort) eingeben.

Finanzen

Finanzen ist ein Einstellungsformular (keine Liste), das Ihre Buchhaltung zusammenführt. Von hier aus können Sie:

• Ihre Bank-Finanzkonten pflegen (Währung, Name, IBAN).
• Die Standard-MwSt.-Konten festlegen — die Umsatzsteuer- und Vorsteuer-Codes, die verwendet werden, wenn nichts Spezifischeres zutrifft.
• Buchungsperioden verwalten — MwSt.-Abrechnungsart und Abrechnungstyp jeder Periode einsehen, bearbeiten sowie eine Periode abschließen oder vortragen.
• Den Datumsbereich der Geschäftsperiode festlegen.
• Die Sammelkonten (Debitoren und Kreditoren), Bankkonten und Rechnungs-Zahlungsarten den Finanzkonten zuordnen, auf die sie buchen.

Die von diesen Einstellungen referenzierten Steuercodes finden Sie unter Steuercodes und Sätze; die Konten selbst im Bereich Finanzen unter den Kontodaten.

Layout

Layout steuert das Aussehen Ihrer gedruckten und per E-Mail versendeten Dokumente. Es ist ein einzelnes Einstellungsformular und umfasst:

• Logos — laden Sie das auf Dokumenten verwendete Logo hoch, entweder als einen Standardsatz oder als separates Logo pro Land.
• Adress- und Seitenoptionen — wo der Adressblock steht (links oder rechts), Reihenfolge Vorname/Nachname, Absenderadresse, wann das Land angezeigt wird und die Seitenränder.
• Preisanzeige — ob Preise netto, brutto oder netto für Firmen und brutto für Privatkunden gedruckt werden, sowie Schriftart und Zifferngruppierung.
• Artikeldetails — welche Felder auf Dokumenten erscheinen (Hersteller, Grösse, Land, Gebiet, SKU oder Losnummer und bei Wein Jahrgang und Alkoholgehalt).
• Umschalter je Dokument — was auf Lieferscheinen, Packzetteln, Rechnungen und Auftragsbestätigungen angezeigt wird, sowie Ihre Lieferschein-Status.

Wählen Sie oben die Sprache, um sprachspezifische Texte wie den Abmeldelink-Text des Newsletters zu bearbeiten, und dann Speichern.

Bericht

Bericht ermöglicht es Ihnen, den Wortlaut anzupassen, der auf Ihren gedruckten Dokumenten und Berichten erscheint. Die Bezeichnungen sind nach Dokumenttyp gruppiert; Sie bearbeiten jede für die oben ausgewählte Sprache und klicken dann auf Speichern.

Nutzen Sie dies, wenn eine Dokumentüberschrift oder Feldbezeichnung anders lauten soll als die Vinosoft-Vorgabe — zum Beispiel, um sie an Ihren eigenen Stil anzupassen. Da der Text sprachabhängig ist, wechseln Sie die Sprache und wiederholen den Vorgang für jede Sprache, in der Sie drucken.

Gebiet

Gebiet listet Ihre Verkaufsgebiete oder Regionen auf, jeweils mit einem Namen und einem Land. Gebiete dienen dazu, Adressen und Preislisten zu gruppieren, damit Sie Kunden nach Region organisieren können. Über das Suchfeld finden Sie eines, mit Neu erstellen legen Sie ein neues Gebiet an und mit dem Stift-Symbol bearbeiten Sie es.

Verwandt: Konfiguration. Siehe auch Steuercodes und Sätze für die MwSt.-Sätze hinter MwSt.-Infos und den Finanzen sowie Allgemeine Konfiguration für die firmenweiten Einstellungen, die neben diesen Listen stehen.