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Auftragsbearbeitung

Alle bestätigten Aufträge in einer Liste — was offen ist, was bestellt, was geliefert — und eine Aktion, die daraus Lieferschein, Rüstschein und Rechnung macht.

Wo Aufträge normalerweise verloren gehen

Eine Auftragsbestätigung ist ein Versprechen mit einem Datum. Schwierig wird es, wenn dieses Versprechen im Posteingang lebt: Das Lieferdatum steht in einer E-Mail, die Reservation im Kopf einer Person, und die Rechnung wird zwei Wochen später aus der Erinnerung geschrieben.

Vinosoft hält das Versprechen im System. Aufträge sind nach Zustand gegliedert — offen, bestellt, geliefert —, damit die Liste zeigt, was noch passieren muss, und nicht, was schon war. Jeder Auftrag führt sein Lieferdatum, seine Positionen und die Konditionen der Kundschaft mit, und die Folgebelege entstehen daraus statt daneben.

Was das Modul kann

  • Auftragsbestätigungen per E-Mail oder gedruckt für den Postversand, im eigenen Beleglayout
  • Gliederung nach offen, bestellt und geliefert, damit nichts unbemerkt liegen bleibt
  • Wiederkehrende Aufträge für die Kundschaft, die jeden Monat dieselbe Kiste bezieht
  • Lieferdaten pro Auftrag, und pro Position, wo eine Teillieferung vereinbart ist
  • Automatische Erstellung von Lieferschein und Rüstschein
  • Konvertierung in eine Rechnung — oder mehrere Aufträge in eine Sammelrechnung
  • Bestand reserviert und mit der Lieferung ausgebucht, damit die Kellerzahl den Belegen folgt

Die Aufträge, die sich wiederholen

Die Weinclub-Sendung, die monatliche Kiste eines Restaurants, die Quartalsbestellung eines Hotels: dreimal derselbe Beleg, und das Abtippen ist die Quelle von Fehlern und vergessenen Monaten. Ein wiederkehrender Auftrag wird einmal mit Positionen und Intervall angelegt und danach termingerecht mit den aktuellen Preisen erzeugt — Sie bestätigen ihn, statt ihn zu schreiben.

Einkaufen, was Sie verkauft haben

Bestellungen stehen auf der anderen Seite desselben Prozesses. Eine Bestellung an den Lieferanten erfassen, versenden und die Ware bei Ankunft einbuchen — der Wareneingang erhöht den Bestand, und die Lieferantenrechnung wird anschliessend in den Kreditoren dagegen erfasst.

Wie es am Monatsende aussieht

Fassen Sie die Lieferungen einer Kundin zu einer Rechnung zusammen oder fakturieren Sie jede einzeln. So oder so sind es die Zahlen der Lieferscheine, die MwSt. ist der Satz am Artikel, und der Einzahlungsschein trägt QR-IBAN und Referenz, mit denen die Bank die Zahlung später zuordnet.

Was die Kundschaft davon sieht

Die Auftragsbestätigung geht als PDF per E-Mail raus oder gedruckt mit der Post — in Ihrem Layout, mit dem vereinbarten Lieferdatum und den Konditionen aus dem Adressdatensatz. Ändert sich die Menge oder das Datum, wird der Beleg im System angepasst und neu versandt, statt in einer E-Mail-Kette ergänzt zu werden, die eine Woche später niemand mehr rekonstruieren kann.

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