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Angebote

Eine Offerte aus dem eigenen Sortiment schreiben, per E-Mail verschicken — und die angenommene in einen Auftrag umwandeln, ohne eine einzige Position neu zu erfassen.

Ein Angebot ist der Anfang einer Belegkette, kein Brief

Teuer ist nicht das Schreiben der Offerte. Teuer ist, was danach kommt: Die Kundschaft sagt drei Wochen später zu, und jemand baut alles noch einmal als Auftrag, dann als Lieferschein, dann als Rechnung — vier Gelegenheiten, einen Jahrgang zu vertippen oder einen Rabatt zu vergessen.

In Vinosoft ist das Angebot der erste Beleg einer Kette. Angenommen, wird daraus die Auftragsbestätigung, daraus Liefer- und Rüstschein, daraus die Rechnung. Jeder Schritt übernimmt Positionen, Preise, Rabatte und MwSt., und jeder Beleg behält seine eigene Nummer.

Die Offerte schreiben

  • Positionen kommen aus dem Artikelstamm, mit Jahrgang, Artikelnummer und Bestand
  • Preise folgen der Benutzergruppe der Kundschaft und den für sie hinterlegten Spezialpreisen
  • Rabatte wirken auf die Position oder auf das Total, je nachdem, wie verhandelt wurde
  • MwSt., Währung und Zahlungskonditionen stammen aus dem Adressdatensatz
  • Textbausteine und die Standardbemerkungen des Kunden werden nicht abgetippt
  • Der fertige Beleg geht als PDF per E-Mail raus — oder auf Papier, wenn die Kundschaft das erwartet

Den Überblick über das Offene behalten

Angebote sind nach offen und geschlossen gegliedert und lassen sich nach Bearbeiterin filtern — spätestens ab der zweiten Person im Verkauf unverzichtbar. Die Sales Pipeline bewertet das, was noch offen ist, gruppiert nach Kunde, und zeigt damit den kommenden Monat statt eines Gefühls. Die Angebots-Statistik listet, was Sie in einer Periode abgeschlossen oder konvertiert haben, nach Verkäufer gefiltert, und exportiert das mit laufendem Total nach Excel.

Formulierungen, die Sie nicht neu schreiben

Der Absatz über den Positionen, die Lieferbedingungen, die Gültigkeit der Offerte und der Schlusssatz sind Textbausteine: einmal konfiguriert, auf jedem Angebot gedruckt. Für Kundschaft mit eigenen Bemerkungen erscheinen automatisch deren Texte. Zu schreiben bleibt der Teil, der wirklich nur für diese Offerte gilt.

Von angenommen zu fakturiert

Das Umwandeln ist eine Aktion. Die Auftragsbestätigung übernimmt das Angebot, Liefer- und Rüstscheine entstehen daraus, mehrere Lieferungen lassen sich am Monatsende zu einer Sammelrechnung zusammenfassen. Nichts wird neu erfasst, und jeder Beleg der Kette zeigt weiterhin auf die Offerte, mit der alles begann.

Wenn mehrere Personen verkaufen

Sobald zwei Leute Offerten schreiben, wird die Zuordnung wichtig. Jedes Angebot trägt seine Bearbeiterin, jede Kundschaft ihren zugewiesenen Verkäufer, und die Listen lassen sich danach filtern. Auswertungen folgen derselben Zuordnung: Umsatz nach Verkäufer, Abschlüsse pro Person, offene Pipeline pro Gebiet — ohne dass jemand nebenher eine eigene Liste führt.

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