Weinclub und Wein-Abo organisieren: Sendungen, Rechnungen, Mitgliederpreise

Ein Weinclub bindet Ihre besten Kundinnen und Kunden über das ganze Jahr: Sie bekommen zwei bis vier Mal pro Jahr eine Sendung, Vorzugspreise und Einladungen, und Sie wissen im Voraus, wie viele Flaschen weggehen. Der Aufwand steckt in der Verwaltung — Mitgliederliste, Sendungen, Rechnungen, Zahlungseingänge. Dieser Ratgeber zeigt, wie Sie den Club aufsetzen und welchen Teil Vinosoft übernimmt.

Welches Modell passt?

• Das Abo mit fester Sendung. Jedes Mitglied bekommt zum gleichen Termin dieselbe Kiste, zum Beispiel sechs Flaschen im März und im September. Einfach zu planen und einfach zu verrechnen.
• Der Club mit wechselnder Auswahl. Jede Sendung stellen Sie neu zusammen, etwa mit dem neuen Jahrgang im Frühling und den Rotweinen im Herbst. Für die Mitglieder spannender, für Sie mehr Arbeit pro Sendung.
• Der Club ohne Pflichtsendung. Mitglieder zahlen einen Jahresbeitrag oder gar nichts und kaufen zu Vorzugspreisen, wann sie wollen. Der Club ist hier vor allem eine Preisliste und ein Verteiler für Einladungen.

Legen Sie vor dem Start fest: Wie oft wird geliefert, wie viele Flaschen, zu welchem Preis, Versand oder Abholung, wie wird bezahlt und wie kündigt ein Mitglied? Schreiben Sie diese Bedingungen auf, bevor das erste Mitglied unterschreibt.

Die Mitglieder in Vinosoft

Jedes Mitglied ist ein normaler Kunde in Vinosoft. Weisen Sie allen Mitgliedern dieselbe Benutzergruppe zu, zum Beispiel «Weinclub». Daran hängen drei Dinge:

• Mitgliederpreise. Ein Artikel kann pro Benutzergruppe einen eigenen Preis haben. Erfassen Sie für ein Mitglied eine Rechnung oder einen Auftrag, setzt Vinosoft automatisch den Clubpreis ein. Mengenrabatte lassen sich ebenfalls auf eine Gruppe beschränken.
• Die Liste. Die Kundenliste lässt sich nach Benutzergruppe filtern, und die Statistik Umsatz nach Benutzergruppe zeigt, was der Club Ihnen bringt.
• Preislisten. Eine Preisliste auf Basis der Clubpreise können Sie den Mitgliedern als PDF oder Link schicken.

Für Newsletter führt Vinosoft eigene Empfängergruppen. Sie sind von der Benutzergruppe getrennt: Nehmen Sie neue Mitglieder deshalb an beiden Stellen auf.

Die Sendungen: wiederkehrende Aufträge oder Rechnungen

Für jedes Mitglied legen Sie einmal eine Vorlage an, und Vinosoft erzeugt daraus nach Zeitplan neue Belege. Der Zeitplan kennt einen Tag (täglich, ein Wochentag oder ein Tag im Monat), die Monate (jeden Monat oder nur angekreuzte, etwa März und September) sowie ein Start- und ein optionales Enddatum. Früh am Morgen des Termins liegt der neue Beleg bereit.

Zwei Wege stehen zur Wahl:

1. Wiederkehrende Rechnung. Am Termin entsteht eine offene Rechnung mit eigener Nummer. Daraus erzeugen Sie den Lieferschein. Gut für ein Abo, das Sie verschicken und gleichzeitig verrechnen.
2. Wiederkehrender Auftrag. Am Termin entsteht eine Auftragsbestätigung. Sie markieren die Aufträge — auch mehrere auf einmal — als geliefert, drucken Lieferschein und Rüstschein und fassen sie anschliessend zu einer Sammelrechnung zusammen. Gut, wenn Sie erst rüsten und dann verrechnen.

Jede Vorlage gehört zu genau einem Mitglied. Bei 60 Mitgliedern sind das 60 Vorlagen; einen Lauf «ganzer Club auf einmal» gibt es nicht. Ändert sich die Auswahl von Sendung zu Sendung, passen Sie vor dem Termin die Vorlagen an oder bearbeiten die erzeugten Belege, solange sie noch offen sind. Für das Abo mit fester Sendung ist dieser Weg deshalb ideal, für den Club mit wechselnder Auswahl ist er Handarbeit.

Ein Termin, der verpasst wurde, wird nicht nachträglich erzeugt; mit Generate erstellen Sie den nächsten Beleg sofort von Hand. Ein rot markiertes Datum in der Liste der Vorlagen zeigt, wo das nötig ist. Die Einzelheiten stehen im Hilfeartikel Wiederkehrende Rechnungen.

Rechnung und Zahlung

Jede erzeugte Rechnung ist eine normale Vinosoft-Rechnung mit Schweizer QR-Rechnung. Auf Wunsch hängen Sie einen Zahlungslink an, über den das Mitglied online bezahlt. Eingänge gleichen Sie wie gewohnt über den Bankimport ab, und offene Posten laufen in den Mahnlauf.

Verschickt werden die Rechnungen nicht automatisch: Sie prüfen sie und senden sie per E-Mail, auch mehrere in einem Durchgang. Lastschrift (LSV), eBill und das automatische Belasten einer hinterlegten Karte unterstützt Vinosoft nicht. Ein Mitglied zahlt also jede Rechnung selbst. Einen Jahresbeitrag verrechnen Sie als eigene wiederkehrende Rechnung mit einem Artikel «Mitgliederbeitrag», einmal im Jahr.

Kommunikation mit dem Club

Mit einer Empfängergruppe «Weinclub» schicken Sie Ankündigungen der nächsten Sendung, Einladungen zur Mitgliederdegustation und die neue Preisliste als Newsletter, auf Wunsch zeitgesteuert. Ein Newsletter geht an eine ganze Gruppe; Auswahlen nach Kaufverhalten oder Umsatz sind nicht möglich.

Was Vinosoft nicht übernimmt

• Eine Anmeldung zum Club im Webshop oder ein Online-Abo, das sich selbst verlängert
• Automatisches Abbuchen der Clubbeiträge oder Sendungen
• Das automatische Versenden der erzeugten Rechnungen
• Subskription und Vorverkauf eines Jahrgangs (en primeur)

Das Formular für die Anmeldung, die Abo-Bedingungen und die Kündigungen führen Sie selbst; Vinosoft übernimmt ab dem Moment, in dem das Mitglied als Kunde mit seiner Vorlage erfasst ist.

Checkliste für den Start

• Modell, Termine, Preise und Kündigungsfrist schriftlich festgelegt
• Benutzergruppe «Weinclub» angelegt und Clubpreise bei den Artikeln erfasst
• Empfängergruppe «Weinclub» für den Newsletter angelegt
• Für jedes Mitglied eine wiederkehrende Rechnung oder einen wiederkehrenden Auftrag mit dem Zeitplan der Sendungen
• Ablauf am Sendetag festgelegt: Belege prüfen, Lieferscheine drucken, Rechnungen versenden

Wie Weinclub, Kasse und Treueprogramm zusammenspielen, steht in der Übersicht Direktverkauf im Weingut.

Stand Oktober 2026.