Rückverfolgbarkeit im Weinhandel: vom Einkauf bis zur Flasche

Rückverfolgbarkeit heisst: Für jede Flasche, die Ihren Betrieb verlässt, können Sie zeigen, woher der Wein kam, was mit ihm geschehen ist und an wen er ging. Die Schweizer Weinhandelskontrolle (SWK) prüft das an der Sortenkarte, das kantonale Lebensmittelinspektorat am Warenfluss. Dieser Ratgeber zeigt, was beide verlangen und wie Sie die Kette im Alltag geschlossen halten.

Zwei Rechtsgrundlagen, eine Kette

Weinverordnung. Die SWK verlangt lückenlose Aufzeichnungen über alle Produktions-, Verarbeitungs- und Vertriebsstufen. Jederzeit ersichtlich sein müssen:

• die Ein- und Ausgänge
• die Namen der Lieferanten und der im Handel tätigen Käufer
• die Mengen, aufgeteilt nach Jahrgang, Sorte, Sachbezeichnung und Eigentümer
• die Lage, wenn der Wein mit einer Lage verkauft wird
• jede Volumenveränderung durch eine Behandlung, die Art der Verwendung und die Verluste
• die Lagerbestände

Lebensmittelrecht. Art. 83 der Lebensmittel- und Gebrauchsgegenständeverordnung (LGV) verlangt zusätzlich, dass Sie dem Kanton sagen können, von welchem Betrieb Sie eine Ware bezogen und an welchen Betrieb Sie sie geliefert haben — eine Stufe zurück, eine Stufe vor. Die direkte Abgabe an Konsumentinnen und Konsumenten ist davon ausgenommen. Im Ladengeschäft müssen Sie also nicht jeden Privatkunden kennen, bei Gastronomie und Wiederverkäufern schon.

Das Fundament: eine vollständige Weinbezeichnung

Die Kette reisst am häufigsten schon beim Namen. Die SWK verlangt, dass die Weinbezeichnung in der Buchhaltung immer vollständig ist: Sachbezeichnung, kontrollierte Ursprungs- oder Herkunftsbezeichnung, Jahrgang, Rebsorte und Nennfüllmenge, so wie sie auf der Etikette stehen. «Pinot Noir» genügt nicht; «Pinot Noir Graubünden AOC 2023 0.75 l» schon. Für jede solche Bezeichnung gibt es eine eigene Sortenkarte — der neue Jahrgang ist eine neue Karte, die Magnum ebenfalls.

Der Weg des Weins, Station für Station

1. Einkellerung. Wer selbst keltert, führt für jeden Traubenposten eine Sortenkarte auf Basis des kantonalen Kellerblatts: Besitzer, Weinbezeichnung, Sachbezeichnung, Rebsorte, Erntemenge in kg und Datum. Bei einer Assemblage wird jede Traubensorte mit ihrer Menge erfasst. Nach dem Pressen tragen Sie die erhaltenen Liter ein.

2. Behandlung und Verschnitt. Anreicherung, Vinifikationsverluste und Filtration sind Volumenveränderungen und werden gebucht. Ein Verschnitt ist ein Ausgang auf der Karte des abgebenden und ein Eingang auf der Karte des aufnehmenden Weins. Das Verschnittrecht liegt beim ersten Einkellerer; ein Käufer darf nur verschneiden, wenn es ihm schriftlich auf der Rechnung abgetreten wurde. Sobald Sie offene Weine bearbeiten, führen Sie zusätzlich ein Kellerbuch oder Arbeitsrapporte.

3. Lagerung im Tank. Jeder Keller hat ein Lagerfassverzeichnis mit Nummer und Fassungsvermögen jedes Gebindes. Tanks und Fässer sind mit Inhalt und vollständiger Weinbezeichnung beschriftet und haben eine Messvorrichtung.

4. Abfüllung. Die abgefüllten Liter sind ein Ausgang auf der Offenweinkarte, die Anzahl Flaschen ein Eingang auf der Karte der jeweiligen Nennfüllmenge. Den Abfüllverlust buchen Sie separat.

5. Einkauf von Flaschenwein. Jeder Wareneingang braucht eine Kreditorenrechnung. Bei Importen kommen Zollveranlagungsverfügung und der Herkunftsnachweis dazu — aus der EU das elektronische Begleitdokument (e-VD), sonst ein Ursprungszeugnis wie das VI-1. Diese Dokumente legen Sie pro Geschäftsfall zusammen ab.

6. Lager und Verkauf. Abgefüllter Wein lagert nach Sorte und Jahrgang getrennt, Fremdware und Eigenkonsum separat und gekennzeichnet. Jeder Verkauf, jede Schenkung und jeder Bruch ist ein Ausgang mit Datum, Kunde, Belegnummer und Menge. Verkäufe dürfen gesammelt gebucht werden, wenn eine Hilfskontrolle die einzelnen Verkäufe nachweist.

Belege, die zusammenpassen

Die Verbindung zwischen Sortenkarte und Wirklichkeit ist die Belegnummer. Die SWK verlangt fortlaufend nummerierte Belege, deren Nummer auf der Sortenkarte steht, chronologisch und alphabetisch abgelegt und zehn Jahre lang aufbewahrt. Ablagen nach Zahlungsdatum lässt sie nicht gelten: Die Inspektorin sucht nach Rechnungsnummer, Datum oder Kunde.

Was Vinosoft lückenlos führt

Ab der Flasche, in jedem Konto:

• Artikel mit vollständiger Bezeichnung. Jeder Wein ist ein Artikel mit Jahrgang, Grösse, Hersteller, SWK-Code und optional einer Losnummer. Jede Grösse und jeder Jahrgang ist ein eigener Artikel — genau wie die Sortenkarte es verlangt. Siehe Artikel erstellen und verwalten.
• Wareneingang mit Lieferant. Eine Lieferantenbestellung bucht die Flaschen mit Bestellnummer und Lieferantenname in den gewählten Lagerort ein.
• Ausgang mit Kunde. Lieferscheine, Rechnungen, Kassenverkäufe und Webshop-Bestellungen buchen als Verkauf aus, mit Belegnummer und Kunde. Gutschriften buchen Retouren zurück.
• Lagerorte. Keller, Laden und Aussenlager sind getrennte Lagerorte mit eigenem Bestand.
• Die Sortenkarte auf Knopfdruck. Das Bewegungsprotokoll zeigt pro Artikel jede Buchung mit Datum, Text, Menge und laufendem Saldo, gefiltert nach Zeitraum oder Lagerort. Bewegungen aus Belegen lassen sich nicht löschen.

Vom Traubenposten an, mit dem Modul Kellerbuchhaltung:

• Einkellerung. Jeder Traubenposten mit Kellerblatt-Nummer, Kanton, Rebsorte, Herkunft, Erntemenge in kg, Eigentümer, Fass und Mostgewicht, mit eigenem Kilogramm-Konto.
• Pressen. Ein oder mehrere Traubenposten werden zu einem Offenwein; Sie erfassen den gemessenen Ertrag in Litern.
• Verschnitt. Mehrere Ausgangsweine aus ihren Fässern gehen in einen Zielwein — als Ausgang und Eingang auf den jeweiligen Sortenkarten.
• Abfüllung. Liter aus dem Offenwein, Flaschen in den Flaschenartikel desselben Weins, Abfüllverlust separat. Alle Zeilen tragen dieselbe Belegnummer.
• Fässer. Das Lagerfassverzeichnis kennt jedes Gebinde mit Nummer, Typ und Fassungsvermögen. Ein Fass hält entweder Trauben oder Wein, Flaschen gehören in einen Lagerort. QR-Etiketten öffnen das Fass auf dem Handy, mit Inhalt, Füllstand, letzten Bewegungen und Analysen.
• Sortenkarte. Pro Offenwein und pro Flaschengrösse, mit Datum, Grund, Belegnummer, Gegenpartei, Eingang, Ausgang und Saldo. Belege hängen Sie direkt an die Zeile.

Fragt das Lebensmittelinspektorat, an welche Restaurants ein bestimmter Jahrgang ging, filtern Sie das Bewegungsprotokoll auf den Artikel und lesen die Kunden aus den Buchungen.

Wo die Grenzen liegen

Das Modul Kellerbuchhaltung wird pro Konto freigeschaltet; ohne es führen Sie die Offenweinseite auf den Sortenkarten der SWK oder in einem Kellerbuch und buchen den Wein in Vinosoft ein, sobald er abgefüllt ist. Die SWK lässt diese Aufteilung ausdrücklich zu, solange der Übergang sauber ist: Die abgefüllten Flaschen laut Offenweinkarte und der erste Eingang in Vinosoft tragen dieselbe Zahl und dasselbe Datum.

Das Verschnittrecht halten Sie im Verschnitt als Vermerk fest; ob es Ihnen zusteht, prüft Vinosoft nicht. Eine Losnummer führt Vinosoft als Angabe am Artikel, nicht als eigenen Bestand pro Los — müssen Sie mehrere Abfüllungen desselben Jahrgangs getrennt zurückverfolgen, legen Sie pro Abfüllung einen eigenen Flaschenartikel an. Rebparzellen sind kein eigenes Objekt; die Lage ist ein Textfeld am Wein.

Checkliste

• Jede Weinbezeichnung vollständig, jeder Jahrgang und jede Grösse ein eigener Artikel
• Jeder Eingang mit Lieferant und Beleg, jeder Ausgang mit Kunde und Beleg
• Import-Dokumente pro Geschäftsfall zusammen abgelegt
• Fremdware, Eigenkonsum und Verkaufsware getrennt und beschriftet
• Übergang Offenwein → Flasche mit gleicher Menge und gleichem Datum gebucht
• Belege zehn Jahre aufbewahrt, nach Nummer auffindbar

Wie das Ganze in die jährliche Meldung mündet, steht im Ratgeber Inventarmeldung bis 31. Januar; den Überblick gibt die Seite Kellerbuchhaltung.

Quellen: Wegleitungen «Kellerbuchhaltung Produktion und Handel» und «Kellerbuchhaltung Flaschenhandel» der SWK, Art. 83 LGV (SR 817.02), Stand Oktober 2026. Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechtsberatung.