# Vinosoft > Cloud business management software for wine producers, wine merchants and cooperatives — sales, purchasing, cellar book, stock, invoicing and the Swiss/EU wine-trade paperwork in one system. Made by SparkDynamic GmbH, Neuhofstrasse 17, 8630 Rüti, Switzerland. The full-text companion to https://vinosoft.ch/llms.txt, which indexes every page on the site. English first, then Swiss German; each page heading links to the page it was taken from. ## Pricing — English Prices per month, excluding VAT. - **Standard**: CHF 79 / month billed yearly, CHF 95 / month billed monthly (EUR 85 / EUR 102). For wine businesses that need essential tools for products, stock, customers and order processing. Includes: Product and stock management; Customer management; Quotations and orders; Reports and statistics. - **Professional**: CHF 99 / month billed yearly, CHF 119 / month billed monthly (EUR 105 / EUR 126). For growing businesses that also need integrated financial management. Includes: Everything in Standard; Financial accounting; Connected commercial workflows. - **Enterprise**: CHF 119 / month billed yearly, CHF 143 / month billed monthly (EUR 129 / EUR 155). For businesses managing operations, accounting and online sales in one platform. Includes: Everything in Professional; Integrated webshop; Connected online orders and stock. Add-ons and services: - POS App: CHF 29 / month — for Apple iOS - mPOP Device: CHF 499 — by Star Micronics - Cookie Consent Manager: CHF 9.90 / month — Cookie banners are mandatory for every online store. Get compliant now - Cloud Print Add On: CHF 7.50 / month — Print documents from anywhere via the internet - Task Management: CHF 5 / month — Manage tasks simply and efficiently - Winemaker Add-on: CHF 39 / month — Winery inventory management - Additional User: CHF 9 / month — Licensing is per Named User Full price list: https://vinosoft.ch/en/pricing #### ALL PACKAGES INCLUDE THE FOLLOWING SERVICES: - 3 Users are included (additional users costs CHF 9.00 / months) - Annual subscription incl. minor and major updates - Daily Backup - 256-bit SSL encryption - At least 99% network availability The adjustment shall be made annually in advance. Notice: On the next subscription period but at least 30 days in advance. #### Frequently asked questions **What does Vinosoft cost?** Vinosoft is a subscription in three editions. Billed yearly, **Standard** costs CHF 79, **Professional** CHF 99 and **Enterprise** CHF 119 per month. Billed monthly, the same editions cost CHF 95, CHF 119 and CHF 143. Prices are also available in euros, and add-ons such as the POS app or the winemaker add-on are charged on top. **How many users are included?** Every edition includes three users. Each additional named user costs CHF 9 per month. **What is the contract term, and how do I cancel?** The subscription is billed in advance — yearly, or monthly at 20% more. A cancellation takes effect at the end of the current subscription period and must reach us at least 30 days before the next one begins. **Can I try Vinosoft before I buy?** Yes. You can [register yourself](https://hello.vinosoft.ch/register) in a few minutes, with no credit card, and try every core function. If you would rather see Vinosoft with your own processes, [request a personal demo](https://vinosoft.ch/en/contact). **Are the prices shown with or without VAT?** All prices exclude VAT. In the Professional and Enterprise editions Vinosoft also produces your Swiss VAT return — figures 200 to 510, under the effective or the net tax rate method. See [the Swiss VAT report](https://vinosoft.ch/en/help/finance/tax-report). **Where is my data hosted?** Vinosoft runs on Microsoft Azure in an EU data centre, with its own MS SQL database for each customer rather than a shared one. Data is backed up daily to two separate Microsoft data centres, every connection uses 256-bit SSL encryption, and network availability is at least 99%. **How do I move my data from my current system?** Articles, customers and suppliers import from Excel: export them from your old system, tidy the columns and load them in. Number ranges, VAT rates and document layouts are then set up once in the configuration. See [creating and managing articles](https://vinosoft.ch/en/help/articles/articles). **Does Vinosoft produce the SWK declaration with Form A and B?** Yes. The SWK report builds the year-end inventory for the Schweizer Weinhandelskontrolle with Formular A and Formular B, plus the year’s wine sales, from the stock and sales you already record — as PDF or Excel. It is part of the statistics in every edition, for accounts set up under Swiss law. See [the SWK wine trade control report](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/swk). **Is there cellar-book accounting (Kellerbuchhaltung) for winemakers?** Yes. The winemaker add-on adds cellar-book accounting for wine producers to your edition, for CHF 39 per month. **Are updates and support included?** Updates are. Every subscription includes all minor and major updates, and bugs you report are fixed at no charge. Support by telephone is billed at CHF 120 per hour. ## Features — English ### [General](https://vinosoft.ch/en/features-general) Vinosoft is cloud business software for wine companies — articles, addresses, sales documents, accounting and reporting in one system, rented by the month and kept up to date for you. #### Software that already knows what a bottle is A general-purpose ERP treats wine as any other article: one code, one price, one shelf. The work then falls to you — tracking vintages in a spreadsheet beside the system, retyping figures for the wine trade control, rebuilding the same report every quarter. Vinosoft starts from the wine business instead. Articles carry their vintage, producer and storage location. Stock moves when a delivery note is issued, not when someone remembers to post it. The Swiss wine trade control declaration with forms A and B, the EAV spirits summary and the VAT return come out of the same data you already entered to invoice a customer. #### What every edition includes - A cloud solution: completely web-based, with nothing to install and nothing to maintain - Hosting on the Microsoft Azure platform, with your own MS SQL database rather than a shared one - Optimised for tablet as well as desktop, so the same system works in the office and in the cellar - Daily backup, in two separate Microsoft data centres - 256-bit SSL encryption on every connection - At least 99% network availability - An annual subscription that includes every minor and major update - Fixes for the bugs you report, at no extra charge #### Three editions, and the modules you add to them The **Standard Edition** covers the daily cycle: dashboard, articles and stock, addresses, quotes, order processing, delivery and packing notes, receivables and payables, newsletters, statistics and configuration. The **Professional Edition** adds financial accounting, so the books close in the same system that raised the invoices. The **Enterprise Edition** adds the web shop. Three users are included in every edition; further named users are charged per user per month. Beyond that you add only what you use — the POS app for the counter, the winemaker add-on for cellar-book work, task management, cloud printing or the cookie consent manager. See [Pricing](https://vinosoft.ch/en/pricing) for the current figures; all prices exclude VAT and are billed annually in advance. Bugs you report are fixed as part of the subscription. Personal support by telephone, from people who know the wine trade rather than a general help desk, is billed by the hour — see the FAQ on [Pricing](https://vinosoft.ch/en/pricing). #### Moving your data across Articles, customers and suppliers all import from Excel, which is how most migrations start: export from the old system, tidy the columns, load them in. Master data, number ranges, VAT rates and document layouts are then configured once and reused everywhere. #### Read the documentation - [General configuration](https://vinosoft.ch/en/help/configuration/general) — company master data, article defaults, mail and printers - [Settings](https://vinosoft.ch/en/help/configuration/settings) — VAT rates, currencies, countries, payment terms and layout defaults - [Read the dashboard and its widgets](https://vinosoft.ch/en/help/dashboard/overview) — the first screen your team sees each morning ### [Dashboard](https://vinosoft.ch/en/features-dashboard) The dashboard is the screen your team lands on every morning: turnover, open receivables, the tasks in flight and one-click access to the documents each person actually works with. #### The question a dashboard has to answer Most systems answer *what happened last year*. The question in a wine business on a Tuesday morning is smaller and more urgent: what is unpaid, what has to ship this week, and where is the customer record I need right now. Anything that takes four clicks to find gets replaced by a spreadsheet within a month. So the dashboard is built out of widgets, and each user arranges their own. The person in the cellar keeps stock and deliveries in view; the person doing the invoicing keeps receivables and the dunning list. Nothing is hidden behind a report you have to run first. #### What you can put on it - **Rapid access** to the documents and records you open most, so a new quote is one click from the front page - **Turnover** for the running period, with the comparison against the year before - **Open receivables** — what is invoiced, what is overdue, and how much of it is money you should be chasing today - **Tasks**, if you use the task add-on, with what is assigned to you and what is due - **Events and appointments**, including appointments arranged through Doodle - **Address lookup via Search.ch**, which takes a Swiss address straight into the address module instead of you typing it #### Arranged per user, not per company Widgets are added, removed and dragged into place by the person using them, and the arrangement is saved for that user. There is no administrator to ask, and a colleague's layout is never disturbed by yours. A new employee starts from the default set and shapes it as they learn which numbers they check daily. #### Where the numbers come from Nothing on the dashboard is entered twice. Turnover is the invoices you raised, receivables are the ones nobody has paid, stock figures are the postings your delivery notes made. Click a figure and you are in the document behind it — the invoice, the customer, the article — rather than in a report that merely agrees with it. #### On the tablet, in the cellar The dashboard is laid out for a tablet as well as a desktop, which matters because the questions it answers are asked away from the desk — during a stock check, at a customer's table, on the way to a delivery. It is the same session, the same figures and the same rights as on the office machine, without an app to install. #### Read the documentation - [Read the dashboard and its widgets](https://vinosoft.ch/en/help/dashboard/overview) — what each widget shows and how to read it - [Add, remove, and rearrange widgets](https://vinosoft.ch/en/help/dashboard/customize) — making the screen your own - [Managing tasks](https://vinosoft.ch/en/help/tasks/tasks) — the task board behind the tasks widget - [Open invoices](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/open-invoices) — the full list behind the receivables figure ### [Article & Stock Management](https://vinosoft.ch/en/features-article-stock-management) Your catalogue and your stock in one place: every wine with its vintage, producer and prices, every bottle accounted for across as many storage locations as you keep. #### Stock that moves when the paperwork does The reason stock figures go wrong is rarely counting. It is that the counting happens in one system and the selling in another, so every delivery note is a posting somebody still has to make. In Vinosoft the document *is* the posting: issue a delivery note and the stock leaves, book a supplier delivery and it arrives, take a return and it goes back. The figure on screen is the figure in the cellar, without a reconciliation step. #### What the article module holds - Articles with the attributes your trade needs — vintage, producer, region, capacity — and attributes you define yourself - Several storage locations, so cellar, warehouse and shop stock are separate numbers rather than one hopeful total - Stock in and out, including quick booking for a correction you want to make in seconds - Price groups and staggered prices, so a restaurant, a retailer and a private customer each see their own price - Multi-currency pricing for the customers who buy in euros - Categories, manufacturers and packs — a tasting case sold as one item that draws down its component bottles - Import and export through Excel, for the initial load and for bulk price changes afterwards #### Knowing what the cellar is worth Stock is money standing still, so Vinosoft reports on it as such. The stock movement log shows every income and outcome per article with a running balance. Stock value prices your holding on any date, article by article, and exports as a PDF for your accountant. The inventory view is what you count against at stock-take: enter the physical count, correct the difference, and keep the history of who corrected what. #### Feeding the rest of the system Articles are the master data everything else draws on. Quotes and invoices take their line items, prices and VAT from here; the web shop publishes a selected part of the same catalogue with its own images and text; the statistics module reports sold articles, purchased products and margins from the same records. Enter a wine once, and it is correct everywhere it appears. #### Bottles that come back Not every bottle stays sold. Corked wine, breakages and refused deliveries are recorded against the article as product defects, followed from open to resolved, and printed as a report when a producer needs to see the evidence. The stock correction goes through the movement log like any other posting, so the count and the reason for it stay together. #### Read the documentation - [Create and manage articles](https://vinosoft.ch/en/help/articles/articles) — adding a wine, editing it, printing price lists - [Manage storage locations](https://vinosoft.ch/en/help/articles/storages) — setting up cellar, warehouse and shop - [Stock movements](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/articles/stock) — the full log of income and outcome - [Inventory (stock-take)](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/articles/inventory) — counting and correcting - [Stock value](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/articles/stock-value) — valuing your holding on a date ### [Address management](https://vinosoft.ch/en/features-address-management) One address book for the people you sell to and the people you buy from — with the groups, prices and payment terms that then drive every document you send them. #### The record that fills in the rest of the system An address in Vinosoft is not a mailing label. It is where you decide what this customer pays, on what terms, in which currency, and what appears on their paperwork. Set it once and every quote, order confirmation, delivery note and invoice for that customer is already right: their price group, their discount, their standing remarks, their delivery address. That is also what makes bulk work possible later. A price change applies to a group rather than to 400 records. A mailing goes to a filter, not to a list somebody maintained by hand. #### What you can record - Companies and private customers, each with the individual contacts you actually deal with - Suppliers alongside customers in the same book, with their bank details ready for payment files - User groups that decide which price list a customer sees - Payment terms, credit standing, currency and club membership - Special prices and standing article offers for a single customer - Default remarks that print automatically on that customer's documents - Documents and events attached to the record, so the full history sits with the customer - Sales representative assignment, which is what makes turnover-by-seller reporting possible #### Filters, imports and the tidy-up Addresses arrive in bulk and leave in bulk. Customers and suppliers both import from Excel and export back out, whether you are migrating from an old system, preparing a mailing or sending a list to a partner. Filter criteria narrow the book to the segment you want — a region, a group, a buying pattern — and that segment is what you export. The same filters produce the labels. Export the addresses for a shipment or an invitation to Excel and print them, instead of copying names into a word processor and discovering the following week that two of them moved. Duplicates are the other half of tidy data. Two records for the same restaurant split its purchase history and its loyalty points, so Vinosoft merges them into one and keeps the history together. #### Straight into your mailings Groups and addresses flow into the newsletter module without an export: pick the recipient group, and the addresses come from here. Unsubscribes come back to the same record, so the person who opted out stays opted out. #### Read the documentation - [Create a customer](https://vinosoft.ch/en/help/addresses/customers/create-customer) — contact, delivery and billing details - [Add contacts to a customer](https://vinosoft.ch/en/help/addresses/customers/customer-contacts) — the people behind a company - [Set special prices and article offers for a customer](https://vinosoft.ch/en/help/addresses/customers/customer-article-offers) - [Import and export customers](https://vinosoft.ch/en/help/addresses/customers/import-export-customers) — bulk loading and backup - [Merge duplicate customers](https://vinosoft.ch/en/help/addresses/customers/merge-customers) — keeping one history per customer - [Create a supplier](https://vinosoft.ch/en/help/addresses/suppliers/create-supplier) — terms, finance accounts and bank details ### [Quotes](https://vinosoft.ch/en/features-quotes) Write an offer from your own catalogue, send it by email, and turn the one that is accepted into an order confirmation without typing any of it again. #### An offer is the start of a document chain, not a letter The cost of a quote is not writing it. It is what happens after: the customer says yes three weeks later, and someone rebuilds the whole thing as an order, then as a delivery note, then as an invoice — four chances to mistype a vintage or drop a discount. In Vinosoft a quote is the first document in a chain. Accepted, it converts into an order confirmation, which becomes the delivery note and packing slip, which becomes the invoice. Each step carries the lines, prices, discounts and VAT forward, and each document keeps its own number for your records. #### Writing the offer - Lines are picked from your article catalogue, so vintages, article numbers and stock come with them - Prices follow the customer's user group and any special price agreed for them - Discounts apply per line or to the total, whichever way you negotiated it - VAT, currency and payment terms come from the customer record - Standard texts and the customer's default remarks print without being retyped - The finished quote goes out by email as a PDF, or on paper if that is what the customer expects #### Keeping track of what is open Quotes are split into open and closed, and can be filtered by the person who wrote them — useful the moment more than one person sells. The sales pipeline report values what is still open, grouped by customer, so you can see the month ahead rather than guess at it. The quotes statistic lists what you closed or converted over a period, filtered by seller, and exports to Excel with a running total for a sales review. #### From accepted to invoiced Converting is one action. The order confirmation inherits the quote; delivery notes and packing slips are generated from it; several deliveries can be collected into one invoice at month end. Nothing is retyped, and every document in the chain still points back to the offer it started as. #### Wording you do not rewrite The paragraph above the lines, the delivery conditions, the validity of the offer and the closing sentence are standard texts, configured once and printed on every quote. A customer with agreed remarks of their own gets those instead, automatically. What is left to write for each offer is the part that is genuinely specific to it. #### Read the documentation - [Move a sale from quote to invoice](https://vinosoft.ch/en/help/pipeline/transitions) — the full document chain, step by step - [Quotes statistics](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/partnership/quotes) — what you closed, per period and per seller - [Sales pipeline](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/sales-pipeline) — the value of your open offers - [Set special prices and article offers for a customer](https://vinosoft.ch/en/help/addresses/customers/customer-article-offers) — the prices a quote picks up ### [Order processing](https://vinosoft.ch/en/features-order-processing) Every confirmed order in one list — what is open, what is ordered in, what has shipped — and one action to turn it into the delivery note, the packing slip and the invoice. #### Where orders usually go wrong An order confirmation is a promise with a date on it. The trouble starts when that promise lives in an inbox: the delivery date is in an email, the stock reservation is in someone's head, and the invoice is written from memory a fortnight later. Vinosoft keeps the promise in the system. Orders are grouped by state — open, ordered, delivered — so the list tells you what still has to happen rather than what already did. Each order carries its delivery date, its lines and the customer's terms, and the documents that follow are generated from it rather than re-entered beside it. #### What the module does - Order confirmations sent by email or printed for post, from your own document layout - A breakdown by open, ordered and delivered, so nothing sits unnoticed - Recurring orders for the customers who take the same case every month - Delivery dates per order, and per line where a part shipment is agreed - Automatic creation of the delivery note and the packing slip - Conversion into an invoice, or several orders collected into one monthly invoice - Stock reserved and posted out by the delivery, so the cellar figure follows the paperwork #### Buying in what you have sold Purchase orders sit on the other side of the same process. Draft an order to a supplier, send it, and book the goods into stock when they arrive — the receipt is what raises your stock figure, and the supplier's invoice is then recorded against it in the payables module. #### What it looks like at month end Collect a customer's deliveries into one invoice, or invoice each one as it goes. Either way the figures are the ones on the delivery notes, the VAT is the rate on the article, and the payment slip carries the QR-IBAN and reference the bank needs to match the payment when it comes back in. #### The orders that repeat A wine club shipment, a restaurant's standing monthly case, a hotel's quarterly order: these are the same document over and over, and retyping them is where errors and forgotten months come from. A recurring order is set up once with its lines and its interval, and produced on schedule with the customer's current prices — you confirm it rather than write it. #### Read the documentation - [Move a sale from quote to invoice](https://vinosoft.ch/en/help/pipeline/transitions) — how each document converts into the next - [Create a purchase order](https://vinosoft.ch/en/help/purchase-orders/create-purchase-order) — ordering from suppliers and booking goods in - [Order confirmations statistics](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/partnership/order-confirmations) — what was confirmed and invoiced, per period - [Manage storage locations](https://vinosoft.ch/en/help/articles/storages) — where the stock a delivery draws on is held ### [Delivery notes & Packaging slip](https://vinosoft.ch/en/features-delivery-notes-packaging-slip) The delivery note and the packing slip come out of the order at a click — the same lines, the same quantities, the stock posted out as they print. #### Two documents, two jobs The packing slip is for the cellar: what to pick, from which storage location, in what quantity. The delivery note is for the customer: what is in the boxes, on whose authority, at which address. They carry the same lines, so they cannot disagree, but they are printed for different people at different moments. Generating both from the order is what removes the transcription error that otherwise reaches the customer — a wrong vintage on a packing slip is a wrong bottle in a box, and you find out a week later. #### What happens when you issue one - The delivery note is created from the order confirmation, with its lines and quantities - The packing slip is created alongside it for the people doing the picking - Stock leaves the storage location the articles were picked from, at that moment - A signature field on the document records the handover where you deliver in person - Part deliveries keep the rest of the order open rather than closing it early - Several delivery notes can be collected into one collective invoice at the end of the month #### Collecting deliveries into one invoice A restaurant that takes a pallet a week does not want four invoices a month, and you do not want to raise them. Select the delivery notes for a period and convert them into a single collective invoice: every line from every delivery, the customer's terms, one document number, one payment slip. #### The paper trail afterwards Each delivery note stays linked to the order it came from and the invoice it went into, so a query six months later is answered from the document chain rather than from a folder. The stock movements it posted stay in the movement log with the same reference, which is how a stock-take difference gets explained instead of merely corrected. #### Printing where the work happens The people picking an order are rarely at the desk the system is open on. With the cloud print add-on a packing slip is sent to a printer in the cellar or the warehouse over the internet, from wherever the order was released — no local server, no cable, no walking a sheet of paper down a flight of stairs. Returns come back the same way they went out. A faulty or refused bottle is recorded against the article, followed from open to resolved, and printed as a defect report when a producer needs to see it. #### Read the documentation - [Move a sale from quote to invoice](https://vinosoft.ch/en/help/pipeline/transitions) — where delivery notes and packing slips sit in the chain - [Delivery notes](https://vinosoft.ch/en/help/delivery-notes) — the delivery note section of the manual - [Packing slips](https://vinosoft.ch/en/help/packing-slips) — the packing slip section of the manual - [Stock movements](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/articles/stock) — the postings a delivery makes ### [Debtors & Creditors](https://vinosoft.ch/en/features-debtors-creditors) What you are owed and what you owe, in one place: invoices out with the QR payment slip attached, incoming payments matched from the bank file, supplier invoices queued for the next payment run. #### The half of the business that decides whether it survives Wine is sold on terms. Between the delivery and the money there are thirty days, a reminder or two, and — for the customers who forget — a conversation nobody enjoys. Meanwhile your own suppliers are counting the same days on you. Receivables and payables in Vinosoft are the two sides of that ledger, built on the documents you already raised. Nothing is re-entered: the invoice comes from the order, the payment comes from the bank file, and the outstanding figure on the dashboard is the sum of what is genuinely open right now. #### Receivables - Invoices converted from quotes, orders or delivery notes, or written directly - Recurring invoices, collective invoices and part invoices for a deposit - A status breakdown by open, invoiced and paid - Every invoice carries the Swiss QR bill with QR-IBAN and QRR reference — including each instalment of a part payment, with its own slip - Incoming payments read from the bank's file (camt.054, classic V11 or a ZIP), matched to the invoice, marked paid and posted - Part payments, and the write-off of cash discounts, fees and postage - Four-stage dunning: payment reminder, then reminder levels 1 to 3, each with its own wording #### Payables Record a supplier invoice with its amount, date and terms, and it lands on the open list ready to pay. When you pay, select the open invoices and generate an ISO 20022 pain.001 file for your e-banking — IBAN, BIC and addresses are checked before the file is written. The open and paid payables lists tell you what is due this week and what already left. #### Knowing who actually pays The open invoices report lists every unpaid document with its outstanding amount, filtered by customer, currency and date, and exports to Excel. The payment-period analysis is the more useful number over time: how many days each customer really takes to pay, measured from your own paid invoices rather than from their promises. #### Reminders that sound like you Each of the four dunning stages has its own text, and you write it. A first reminder to a twenty-year customer does not have to read like a legal notice, and the third one can. The wording is configured once as standard text and used for every run after that, so nobody has to decide how firm to be at eleven at night. #### Read the documentation - [Record a creditor invoice](https://vinosoft.ch/en/help/creditors/record-creditor-invoice) — entering what you owe - [Open invoices](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/open-invoices) — the outstanding list, filtered and exported - [Payment period analysis](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/payment-period) — average days to pay, per customer - [Invoices in Finance](https://vinosoft.ch/en/help/finance/invoices) — the accounting view, net, tax and gross - [Move a sale from quote to invoice](https://vinosoft.ch/en/help/pipeline/transitions) — where the invoice comes from ### [Financial Accounting](https://vinosoft.ch/en/features-financial-accounting) Keep the books in the system that raised the invoices: journal, chart of accounts, balance sheet, income statement and the Swiss VAT return, from the documents you already posted. #### Included from the Professional Edition Financial accounting is part of the Professional and Enterprise editions. It exists so that the second data entry — the one where somebody retypes a month of invoices into an accounting package — stops happening. Customer invoices post themselves to receivables, supplier invoices to payables, and every posting keeps the reference of the document it came from. #### What you get - A journal of every booking, filterable by period, account range, currency or text, and openable down to the debit and credit lines - Automatic posting of customer invoices, and pre-posting of supplier invoices for you to confirm - Collective bookings, for the entries that repeat - A chart of accounts you maintain yourself, as a tree of groups and accounts with number, type, currency and default tax - Tax codes and rates, each linked to the accounts it books against - Balance sheet and income statement over any period, with gross profit, EBITDA and EBIT subtotals, an optional year-on-year comparison and CSV or PDF export #### Swiss VAT, calculated rather than compiled The VAT return is where accounting in a foreign product hurts most. Vinosoft produces the Swiss return itself: the official figures 200 to 510, under the effective method or the net tax rate method, generated for a filing period in the background and delivered as a PDF you can archive, with the Excel behind it. The tax journal lists every booking that carried a tax code for that period, filtered by quarter, half-year or a range, so a figure on the form can be traced to the documents that produced it — which is the only version of a VAT return worth signing. #### For your accountant The full posting journal exports as CSV with debit and credit account, tax code and document reference, in the shape a fiduciary expects. Balance sheet, income statement and the VAT report all export as PDF, so the year-end pack does not need to be rebuilt by hand. #### Foreign currency, and what it is worth today Customers who buy in euros are booked in euros. Today's rate is fetched and applied with one click, and every document stores the rate it was created with — so a re-print of last year's invoice shows last year's figures rather than being quietly restated by this morning's exchange rate. For clients who require electronic invoicing, invoices and credit notes can be issued as standards-compliant XRechnung 3.0 (EN 16931 / UBL 2.1) XML on request. #### Read the documentation - [The accounting journal](https://vinosoft.ch/en/help/finance/journal) — every booking, filtered and traced - [Accounts and the chart of accounts](https://vinosoft.ch/en/help/finance/account-data) — structuring the ledger - [The balance sheet](https://vinosoft.ch/en/help/finance/balance) and [the profit and loss statement](https://vinosoft.ch/en/help/finance/profit-and-loss) - [The Swiss VAT report](https://vinosoft.ch/en/help/finance/tax-report) — generating, viewing and archiving the return - [Tax codes and rates](https://vinosoft.ch/en/help/finance/taxes) — what each code books against ### [Newsletter](https://vinosoft.ch/en/features-newsletter) Write a newsletter, choose who gets it, and send — to the customer groups already in your address book, with no export, no upload and no second subscriber list to keep in step. #### The list you already have Most wine businesses run their mailings from a copy of their customer list, exported once and slowly diverging from the real one ever since. Somebody unsubscribes in the mailing tool and keeps receiving invoices addressed to a name they asked you to drop; somebody changes address in the CRM and the newsletter still goes to the old one. Vinosoft removes the copy. Recipients are your addresses, groups are your groups, and an unsubscribe is recorded on the customer record itself — so the person who opted out is opted out everywhere, and the list is as current as the last order you entered. #### Building the mailing - Recipient groups you define — a wine club, restaurant customers, a region, subscribers to a single range - A drag-and-drop template editor (BEE) for reusable layouts that match your labels and your website - Merge tags for personalisation, so the salutation is the customer's own - A test send to yourself before the template is saved, because a broken layout is not fixable after the fact - Your own sender address, so replies come back to a mailbox you read #### Sending, and knowing what happened A send goes through the email queue rather than out of a browser tab. Start it, and you can watch it work: how many messages were sent, how many were flagged, how many failed, and the message body as any individual recipient received it. If a large send has to happen while the office is closed, it runs without anyone watching it. The email log covers everything else Vinosoft sends — invoices, order confirmations, quotes, dunning letters — with recipient, subject, date and delivery status, so "we never got it" is a question with an answer. #### Where the addresses come from Subscribers are added by hand, imported from a file, or already present as customers. Group membership is what a send targets, and a customer can sit in several groups at once. See [Address management](https://vinosoft.ch/en/features-address-management) for how those records and groups are maintained. #### Consent that stays where it belongs A subscription is a state on the customer record: subscribed, unsubscribed, and when. Opt-ins collected at the web shop's checkout land on the same record, and an unsubscribe from any mailing applies to all of them. There is no second list to reconcile, and no way to mail somebody who asked you not to because a stale export said otherwise. #### Read the documentation - [Create and send a newsletter](https://vinosoft.ch/en/help/newsletters/newsletters) — composing, addressing and sending - [Manage recipient groups](https://vinosoft.ch/en/help/newsletters/groups) — who receives what - [Manage newsletter recipients](https://vinosoft.ch/en/help/newsletters/recipients) — adding, importing and subscription status - [Design templates with the BEE editor](https://vinosoft.ch/en/help/newsletters/bee-templates) — reusable layouts and merge tags - [Monitor the email queue](https://vinosoft.ch/en/help/newsletters/email-queue) — tracking a send in progress ### [Statistics & Reports](https://vinosoft.ch/en/features-statistics-reports) Standard reports on the data you already entered: turnover by customer, producer, supplier or seller, margins and stock, and the Swiss compliance declarations that would otherwise be a week of spreadsheet work. #### Reports you do not have to build Every business intelligence project starts with the same discovery: the numbers exist, but nobody can get at them without an export. Vinosoft ships the reports instead. Each one is a view over the documents you posted, with the filters you actually use — period, customer, seller, supplier, storage location, category — and an export to Excel or PDF at the end of it. #### Sales and margin - Turnover by customer, by manufacturer, by supplier, by seller, by user group, by storage location and by POS till - Turnover per period as a line chart, with one year compared against another - Sold-articles overview: how many units of each wine went out and for how much - Profit margin and contribution margin, so volume is not mistaken for profit - Sales pipeline: the value of your open quotes, grouped by customer - Payment practices: how long each customer really takes to pay Every figure drills through. Click a customer in the turnover report and the invoices behind the number are listed; users with restricted access see only their own sales, which is what makes a seller report usable in a meeting. #### Stock and purchasing Stock movements, stock value on a date, the inventory count and the purchased-products report cover the other side of the ledger — what you bought, what it is worth, and what is standing still. #### The Swiss declarations Two reports exist because Switzerland requires them, and they are the reason a general-purpose ERP fails a wine business. The **wine trade control** (SWK) declaration produces the detailed inventory with Formular A and Formular B, plus the yearly wine sales report, as PDF or Excel. The **EAV spirits** summary produces the annual figures in litres of pure alcohol, with a drill-down per spirit account. Both are generated from the same articles, deliveries and invoices as everything else. There is no separate register to keep, and no reconciliation between what you sold and what you declared. #### Exports that leave the building Reports are read on screen and then sent to someone: an accountant, a bank, a producer, a partner. Every list exports to Excel with its running total, every report renders as a PDF, and the report screen lets you pick several reports for one period and generate them as a single document to print or send. The partnership reports do the same for quotes and order confirmations closed in a period, per seller, which is the pack a sales review actually needs. #### Read the documentation - [Generating a report](https://vinosoft.ch/en/help/reports/report) — picking reports and periods into one PDF - [Turnover by customer](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/turnover/by-customer) — and the other turnover breakdowns beside it - [Sales pipeline](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/sales-pipeline) — the value of what is still open - [The SWK wine trade control report](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/swk) — Formular A and B - [The EAV spirits report](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/eav) — the annual spirits summary ### [Configuration](https://vinosoft.ch/en/features-configuration) Vinosoft is configured by the people who use it: master data, users and rights, document layouts, VAT rates, number ranges and payment terms — no consultant required, and our support with you if you want it. #### Set up once, correct everywhere Almost everything the system prints comes from configuration. The VAT rate on an invoice, the wording of the third reminder, the reference on the payment slip, the number the next order confirmation gets — all of it is a setting, not a per-document decision. Get them right at the start and the documents are right for years; change one later and every document from that point follows. #### What you configure - Company master data, and user management with the permission each role needs - VAT number and rates, currencies, countries and regional settings - Bank accounts, and the Swiss QR bill and ESR/BESR settings, including the freely designed advertising space above the payment part - Number ranges per document type, so quotes, orders, delivery notes and invoices number the way your bookkeeping expects - Storage locations, and the article attributes you want to keep — you choose them, they are not fixed - Payment terms and delivery terms - Standard texts, including the wording of each of the four dunning stages - Report and document layout: templates, price lists and how each printed document reads - User groups, which decide the price a customer sees - Filter options across the lists you work in daily #### Rights that match your team Users are named, and each one carries permissions. A seller sees their own customers and their own turnover; the person doing the books sees the ledger; a temporary helper in the cellar sees stock and delivery notes and nothing else. That is also what makes the seller statistics honest, since a user with restricted access sees only their own sales. #### When something is deleted by mistake Deleted records go to a recycle bin rather than out of existence. Browse what was removed, by type, and restore it — which is the difference between an accident and an incident. #### Documents that look like your business Printed documents are configured rather than designed each time. Templates decide the layout, standard texts decide the wording, and the payment part of every invoice carries your bank details with the QR-IBAN and reference the bank matches against. The space above the payment part is yours to fill — an offer, an event, a vintage announcement — and it changes for every invoice you send from that point on, without touching a template again. #### Configured by you, or with us Nothing here requires a consultant: the settings screens are written for the person who runs the business, and the documentation walks through each one. If you would rather have the initial setup done alongside someone who has done it before, that is a phone call at an hourly rate rather than a project. #### Read the documentation - [General configuration](https://vinosoft.ch/en/help/configuration/general) — company data, article defaults, mail, printers, API apps - [Settings](https://vinosoft.ch/en/help/configuration/settings) — VAT rates, currencies, countries, delivery and payment terms - [Report configuration](https://vinosoft.ch/en/help/configuration/configuration-reports) — document layouts, price lists, QR bill and ESR - [Standard text](https://vinosoft.ch/en/help/configuration/standard-text) — the default wording on documents and reminders - [Deleted items](https://vinosoft.ch/en/help/configuration/deleted-items) — the recycle bin and how to restore from it ### [Webshop](https://vinosoft.ch/en/features-webshop) An online shop that sells from the catalogue you already keep: your articles, your prices, your stock — and every order lands in Vinosoft as a real order, ready to pick. #### One catalogue, two counters A web shop bolted onto a separate platform means two catalogues, two stock figures and a nightly export that goes wrong at the worst moment. The shop in Vinosoft is the same catalogue seen from outside. Choose which articles appear, give them shop text and images, and the stock they draw on is the stock in your cellar. Sell the last case in the tasting room and the shop knows. Orders arrive as order confirmations in the ordinary order processing, so they are picked, delivered and invoiced through the same workflow as a telephone order — and the stock is updated automatically as they go. #### What the shop gives you - A cloud-based, fully functional shop on the Microsoft Azure platform, included in the Enterprise Edition - Your own domain, or a free vinosoft.shop address - Themes you can preview and customise, with navigation, banners, news, static pages and downloadable files - Collections and categories to sort the range the way your customers browse it - Coupons: a fixed amount or a percentage, with expiry, minimum order value and category conditions - Product ratings and comments, with review invitations sent to customers who bought - Customer accounts, loyalty cards and point balances - Checkout branding, T&C acceptance, privacy policy links and the newsletter opt-in - A developer API with OAuth clients and access tokens for anything you want to connect yourself Cookie banners are mandatory for a Swiss online shop, so the cookie consent manager is available as a small monthly add-on rather than a project of its own. #### Getting paid the Swiss way Customers pay how they expect to. TWINT, cards and the PostFinance Card run through PostFinance Checkout or Payrexx; PayPal covers wallet and express checkout; Saferpay and wallee are available for the shops that need them. Purchase on account with the QR payment slip enclosed, prepayment and cash cost you no transaction fee at all. Whichever route the money takes, the payment is reconciled and posted as a document in your books — there is no step in between. #### Watching it work Checkout sessions show which carts were abandoned and are worth following up. Transactions show what each provider actually captured. Support requests from the shop's contact form come into the same system, so an unanswered customer is visible rather than lost. #### Read the documentation - [Choose which catalog articles appear in your shop](https://vinosoft.ch/en/help/shop/articles) — shop content and images per article - [Choose and customize your shop theme](https://vinosoft.ch/en/help/shop/themes) — storefront look and translations - [Decide which payment methods your shop offers](https://vinosoft.ch/en/help/shop/configuration/shop-payment-types) — and where the credentials go - [Connect a custom domain to your shop](https://vinosoft.ch/en/help/shop/configuration/domains) - [See every checkout session](https://vinosoft.ch/en/help/shop/checkouts) — abandoned carts and follow-up ### [mPOS Add On](https://vinosoft.ch/en/features-mpos-add-on) A till for the tasting room, the farm shop and the market stall: an iPad, a compact receipt printer and a card terminal, selling from the same articles and posting straight into Vinosoft. #### The counter is where the data usually stops Most wine businesses sell across three channels and account for two of them. Orders and web sales are in the system; the bottles sold at the door go into a cash box and a notebook, and the stock figure quietly drifts apart from the cellar all season. The POS add-on closes that gap. Every sale at the counter draws on the same articles and prices as an invoice, posts the stock out as it is rung up, and creates the accounting entries with it. At the end of the day the till agrees with the books because it is the books. #### What you need - An **iPad**, which you provide, with Wi-Fi and Bluetooth - The **mPOP till from Star Micronics** — cash drawer, receipt printer and hand scanner in one unit — supplied by us for a one-off charge - A **payment terminal** for card and TWINT payments: SumUp and Nets are integrated directly, and any other terminal can be used with the amount keyed in by hand The app itself is a monthly add-on to your Vinosoft subscription, licensed alongside your existing users. Current figures are on the [pricing page](https://vinosoft.ch/en/pricing). #### Selling at the counter Scan or tap an article, take cash or card, print or email the receipt. Discounts and returns are handled at the till rather than corrected afterwards. Day-end closing gives you the takings by payment type, and the figures go into the same statistics as the rest of your sales — turnover by POS device tells you how each till performed when you run more than one. Customers are the ones you already have. Assign a sale to a customer record and it joins their history; loyalty cards issued through the shop are read at the counter, so points earned online and points earned at the door are one balance. #### One stock figure across three channels The point of putting the till on the same system is that nothing has to be reconciled afterwards. A bottle sold at the counter, a case shipped against an order and a web-shop order all draw on the same storage location, and the cellar figure reflects all three within the same second. When the stock-take comes round, the difference you are explaining is a real one rather than a bookkeeping artefact. The same is true of the money. Counter takings post to the accounts as they are rung up, so the day-end figure is already in the ledger and the VAT on it is already coded. #### Read the documentation - [Turnover by POS device](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/turnover/by-pos-device) — comparing takings per till - [View loyalty cards and point balances](https://vinosoft.ch/en/help/shop/loyalty) — the loyalty scheme the counter reads - [Create and manage articles](https://vinosoft.ch/en/help/articles/articles) — the catalogue and prices the till sells from - [Stock movements](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/articles/stock) — the postings each counter sale makes ## Help Center — English ### [Dashboard](https://vinosoft.ch/en/help/dashboard) The Dashboard is the first screen you see after logging into Vinosoft. It brings together widgets and key figures so you can quickly check on sales, tasks, and other important information without navigating through the whole system. ### [Read the dashboard and its widgets](https://vinosoft.ch/en/help/dashboard/overview) The dashboard is the first screen you see after logging in. It is made up of **widgets** — small panels that each show one kind of information or a set of quick links, so you can check on your business at a glance. #### Open the dashboard The dashboard opens automatically when you log in. You can return to it any time by clicking the Vinosoft logo or the **Home** entry in the menu. #### What the widgets show Which widgets you see depends on your permissions and the modules your account uses. The most common ones are: - **Rapid access** — one-click links to the tasks you do most often: create a new quote, a new order confirmation, or a new invoice, and jump to order confirmations in progress, delivery notes, or invoices in progress. - **Turnover and open invoices** — key figures for your turnover and the invoices still waiting to be paid. This widget is only shown to users with access to the configuration. - **Tasks** — your open tasks, so you don't lose track of what's due. - **Events** — upcoming events and appointments from your records. - **Transactions** — recent shop transactions. Shown only if you have the Shop module. - **News** — announcements and product news. - **Weather** and **search.ch** — a local weather panel and a quick search.ch lookup for Swiss addresses and phone numbers. - **Doodle** — a quick link panel. The **Turnover and open invoices** and **Transactions** widgets only appear if your account has the matching permission. If you can't see a widget you expect, check with your administrator about your module access. To change which widgets appear and in what order, see [Add, remove, and rearrange widgets](https://vinosoft.ch/en/help/dashboard/customize). ### [Add, remove, and rearrange widgets](https://vinosoft.ch/en/help/dashboard/customize) Your dashboard is yours to arrange. You can add the widgets you find useful, remove the ones you don't, and drag them into the order that suits how you work. #### Add a widget 1. On the dashboard, click **Add widget** (top right). 2. You'll see a list of the widgets that aren't on your dashboard yet. 3. Click **Add** next to the one you want. 4. Use **Back to dashboard** to return. If every available widget is already on your dashboard, the page tells you there are none left to add. #### Remove a widget Each widget has a small **✕** in its corner. Click it and confirm to remove the widget from your dashboard. You can always add it back later from **Add widget**. #### Rearrange widgets Drag a widget by its header and drop it where you want it. Vinosoft saves the new order automatically, so your layout is the same the next time you log in. Put the widgets you check most often — usually **Rapid access** and **Turnover and open invoices** — at the top, so the information you need is the first thing you see. For what each widget shows, see [Sold-articles overview](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/articles/overview). ### [Tasks](https://vinosoft.ch/en/help/tasks) The Tasks area is a **kanban board** for the work your team needs to get done — follow-ups, reminders, and anything else that shouldn't be forgotten. Each task is a card that moves across four columns as it progresses: **Not started**, **In progress**, **Finished**, and **Suspended**. You drag cards between columns to update their status, and click a card to open its full details. #### What you can do here - [**Manage tasks**](https://vinosoft.ch/en/help/tasks/tasks) — create a task, assign it to a colleague, set a priority and due dates, link it to a customer, and track it from start to finish. This is the board itself, under **Tasks → Tasks**. - [**Organize with categories**](https://vinosoft.ch/en/help/tasks/categories) — group related tasks under named categories so the board stays tidy. Categories live under **Tasks → Categories**. Tasks assigned to you also surface on the **Dashboard** in the **My tasks** widget, so you see what's on your plate as soon as you sign in. ### [Managing tasks](https://vinosoft.ch/en/help/tasks/tasks) The Tasks board shows every task as a card in one of four columns — **Not started**, **In progress**, **Finished**, and **Suspended**. You work a task by creating it, filling in its details, and moving it along the board until it's done. Open the board under **Tasks → Tasks**. #### Create a task You can add a task in two ways: - **Quick add on the board** — use the add control at the top of a column, type a name, and confirm. The task appears in that column and is ready to open and flesh out. - **Full details** — click a card to open the details panel, where every field is available (see below). A task needs at least a **name** and an **assignee** before it can be saved. #### Fill in the details Click any card to open its details panel on the right. From here you can set: - **Name** — what needs doing (required). - **Status** — Not started, In progress, Finished, or Suspended. - **Priority** — Low, Normal, or High. - **Assignee** — the colleague responsible for the task (required). Choose from your active users. - **Category** — an optional grouping. See [Task categories](https://vinosoft.ch/en/help/tasks/categories) for how to set these up. - **Customer** — link the task to a customer address. Start typing to search, then pick the match. - **Start date** and **End date** — when work should begin and when it's due. - **Description** — the fuller explanation of the task. - **Comment** — a note added to the task's history when you save (see below). Click **Save** to store your changes. Set the **assignee** and a **priority** as soon as you create a task. Together they make the board easy to scan — everyone can filter to their own work and see what matters most at a glance. #### Move tasks across the board Drag a card from one column to another to change its **status** — for example, from **Not started** to **In progress** when you begin, and to **Finished** when it's done. The board saves the new position automatically. You can also change the status from the **Status** field in the details panel. #### Find the right task Above the columns is a filter bar: - **Search** — type to match tasks by name. - **Assignee** — narrow the board to one person's tasks. #### Track what changed Every time a task is saved, Vinosoft records the change in the task's **history** — who made it, when, and which fields changed. Add a **Comment** when you save to leave a note alongside that entry, so the reason for a change is captured with it. #### Delete a task Open the task and use **Delete** in the details panel to remove it. You'll be asked to confirm first. Deleting a task removes it and its history for good. If a task is on hold rather than cancelled, set its status to **Suspended** instead — it stays on the board and keeps its history. Related: [Task categories](https://vinosoft.ch/en/help/tasks/categories) for organizing tasks into groups. ### [Task categories](https://vinosoft.ch/en/help/tasks/categories) Categories are named labels you use to group related tasks — for example *Deliveries*, *Callbacks*, or *Stock-take*. Assigning each task to a category keeps the board organized and makes it easy to see which kind of work a task belongs to. Manage your categories under **Tasks → Categories**. #### Create a category 1. Go to **Tasks → Categories**. 2. Choose **Create task category**. 3. Enter a **name** for the category. 4. Save. The category is now available when you edit a task. #### Edit or delete a category From the categories list, open a category to **edit** its name, or choose **delete** to remove one you no longer need. A category can't be deleted while tasks are still assigned to it. Reassign those tasks to another category (or clear the category on them) first, then delete it. #### Assign a task to a category Categories aren't set from this screen — you assign one to a task on the board. Open the task, pick a category from the **Category** field, and save. See [Managing tasks](https://vinosoft.ch/en/help/tasks/tasks) for the full task details. Keep your category list short and meaningful. A handful of clear categories is far easier to scan than a long list — you can always add more later as your workflow grows. Related: [Managing tasks](https://vinosoft.ch/en/help/tasks/tasks) for creating and tracking the tasks that use these categories. ### [Shop](https://vinosoft.ch/en/help/shop) The Shop area is where you manage your online store. Here you can control the products shown online, set up coupons and content, configure the checkout process, and choose the theme customers see when they visit your shop. ### [Manage shop articles](https://vinosoft.ch/en/help/shop/articles) Shop articles control which articles from your catalog show up in your online shop, and how they look to customers there. Each shop article links back to a catalog article and adds shop-only settings: publishing, localized descriptions, images, downloads, and more. #### Open the Articles list Go to **Shop → Articles** to see every article that has shop settings. - The search box filters by name as you type. - The **All / Published / Not published** radio buttons filter the list by publishing status. - Each row shows the article's name, description, and manufacturer. #### Add a new shop article 1. On **Shop → Articles**, click **Create new**. 2. Fill in the article's shop details (see below). 3. Click **Save**. Creating a shop article does not create a new catalog article — it links a shop presence to an existing one. Manage the underlying article's stock, pricing, and core data under **Articles**. #### Publish and control availability Open a shop article (**Edit**) to reach its **Info** tab, where you'll find: - **Published** — controls whether the article shows up in the shop at all. - **Available** — controls whether customers can currently order it. - **Name** and **Alias** — the shop-facing name and its URL-friendly slug. - **Flag** — an optional shop article flag (e.g. a badge like "New" or "Sale"), picked from a dropdown. #### Add localized shop content Still on the **Info** tab, use the **Language** dropdown to switch between your configured languages. For each language you can set: - **Name**, **Short description**, and a full **Description** (rich text editor with formatting, links, and images). - **Meta title**, **Meta description**, and **Meta keywords** for the article's shop page. Fill in the description and meta fields for every language your shop supports — customers only see content for the language they're browsing in. If the article has variants, they're listed at the bottom of the Info tab; open a variant from there to jump to its own article record. #### Manage shop images and downloads Open the **Downloads** tab from a shop article to manage its files: - Upload a file, give it a **Name** and **Order**, and choose its **Type** — use the **Logo** type for the article's shop image; other types are offered to customers as downloadable files (e.g. spec sheets or certificates). - Logo-type files are shown as an image preview; other files show a **Download** link. - Use **Delete** on any file to remove it. #### Add an embedded video Open the **Links** tab to paste a YouTube or Vimeo URL. Once saved, the video is embedded and shown on the tab and on the article's shop page. #### Manage custom fields Open the **CustomFields** tab to fill in any custom fields configured for shop articles. Each field can hold one or more text entries — use **Add** to add another entry to a field, or **Delete** to remove one. Custom fields must first be configured for the Shop area before they appear here. Ask your administrator if a field you expect is missing. Related: [Shop](https://vinosoft.ch/en/help/shop). ### [Manage collections](https://vinosoft.ch/en/help/shop/collections) A collection groups articles from your shop — for example "Summer whites" or "Under CHF 20" — so shoppers can browse them together in your storefront. A collection can be **manual** (you pick the articles) or **smart** (Vinosoft picks articles automatically based on rules you set). #### Open the Collections screen Go to **Shop → Collections** to see all your collections, whether each one is published or still a draft, and how many articles it contains. #### Create a collection 1. On the **Collections** screen, click **Create new**. 2. Enter a **Name** for the collection. 3. Set **Published** to make it visible in the storefront, or leave it as **Draft** while you're still working on it. 4. Enter an **Alias** — the URL slug used in the collection's storefront link (e.g. `summer-collection`). Vinosoft slugifies what you type as you go. 5. Choose the **Collection type**: - **Manual** — you add and remove articles yourself. - **Smart** — articles are matched automatically by rules: categories, manufacturers, tags (with an any-of/all-of match mode), and a price range. 7. Choose a **default sort order** for how articles appear in the collection (manual order, best-selling, alphabetical, price, date created, or a custom field), then click **Save**. Start a collection as a **Draft** while you add articles and set up the rules, then switch it to **Published** once it's ready to show shoppers. #### Add articles to a manual collection Once you've saved a manual collection, an **Add article** section appears on its edit page: 1. Search for an article in the dropdown. 2. Click **Add article**. 3. Repeat for each article you want in the collection. Drag rows in the article list up or down to reorder them — this is the order shoppers see when the collection's sort order is set to manual. Use the row action to remove an article from the collection. #### Set up rules for a smart collection For a **Smart** collection, instead of adding articles by hand, set the matching rules: - **Categories** and **Manufacturers** — select one or more to include. - **Tags** — select one or more, and choose whether an article must match **any** or **all** of them. - **Price range** — a minimum and maximum price. Vinosoft keeps the collection's contents up to date automatically as articles change. #### Image, description, and template On the collection's edit page you can also: - Upload an **image** shown as the collection's storefront banner. - Add a **description**, formatted with the rich text editor. - Set a custom storefront **template** if this collection should render differently from your theme's default collection page. Leave the template field empty to use your theme's default collection layout. #### SEO fields Set **Meta title** and **Meta description** to control how the collection page appears in search results. Leave them empty to fall back to your theme's defaults. #### Edit or delete a collection Use the row actions on the **Collections** list to **edit** or **delete** a collection. Deleting a collection removes the grouping only — the articles themselves stay in your shop. Related: [Shop](https://vinosoft.ch/en/help/shop), [Article statistics](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/articles). ### [Manage shop coupons](https://vinosoft.ch/en/help/shop/coupons) A coupon is a discount code your customers enter at checkout in your online shop. You control its value, which products it applies to, how long it's valid, and whether it can be used once or many times. #### Open the Coupons screen Go to **Shop → Coupons** to see all your coupons, their value, currency, active/used status, using date, expiry date, and whether they can be used multiple times. #### Create a coupon 1. On the **Coupons** screen, click **Create new**. 2. Enter a **Code**, or click **Generate** to have Vinosoft create a random one for you. You can't change the code once the coupon is saved. 3. Enter the discount **Value**. 4. Choose the **Type**: - **Value** — a fixed amount taken off the order. Pick the **Currency** the amount is in. - **Percent** — a percentage taken off the order. No currency is needed. 6. Optionally set a **Minimum value** — the order must reach this amount before the coupon can be applied. 7. Optionally select one or more **Article categories** the coupon applies to, then choose how they should match: - **All products should match at least one selected category** — every item in the cart must belong to at least one of the selected categories. - **At least one product should match one selected category** — only one item in the cart needs to belong to a selected category. 9. Set an **Expiry Date** after which the coupon stops working. 10. Tick **Active** to make the coupon usable in the shop. 11. Tick **Can be used multiple times** if the coupon should work for repeated orders instead of only once. 12. Click **Save**. Leave a coupon without categories selected and it applies to the whole order. If you don't tick **Can be used multiple times**, the coupon is single-use — Vinosoft marks it as used and records the using date the first time a customer redeems it, then it stops working even if it hasn't expired. #### Edit or delete a coupon Use the row actions on the **Coupons** list to **edit** or **delete** a coupon. The **Code** can't be changed once a coupon exists — create a new coupon if you need a different code. Turn off **Active** instead of deleting a coupon if you just want to pause it. Related: [Shop](https://vinosoft.ch/en/help/shop). ### [Manage banners](https://vinosoft.ch/en/help/shop/banners) A banner is a promotional image shown in your storefront — for example a seasonal offer or a link to a collection. Each banner has an image, a link target, a position on the page, and a display order. #### Open the Banners screen Go to **Shop → Banners** to see all your banners with their name and link. #### Create a banner 1. On the **Banners** screen, click **Create new**. 2. Enter a **Name** to identify the banner internally. 3. Enter the **Url** the banner should link to, and a **Link title** (used as the link's title/tooltip). 4. Enter a **Text** — a description shown with the banner. 5. Upload an **image** for the banner. 6. Set the **Order** to control the banner's position among other banners in the same spot — lower numbers show first. 7. Choose the **Type** — where the banner appears in your storefront: - **Main page footer** - **Sidebar** - **Main page slider** 9. Check **Published** to make the banner visible in the storefront, or leave it unchecked to keep it hidden. 10. Select which of your shop's **languages** the banner should be shown for. 11. Click **Save**. Uncheck **Published** while you're still preparing a banner's image and text, then check it once it's ready to go live. #### Replace or remove a banner's image On the banner's edit page, the current image is shown if one is set. Upload a new file to replace it, or use the delete link next to the image to remove it. #### Edit or delete a banner Use the row actions on the **Banners** list to **edit** or **delete** a banner. Related: [Shop](https://vinosoft.ch/en/help/shop). ### [Publish news on your shop](https://vinosoft.ch/en/help/shop/news) News lets you post announcements, offers, or stories on your shop — new arrivals, tastings, seasonal offers, or anything you want customers to see when they visit. #### Open the News list Go to **Shop → News** to see all your news posts, with their title and publication status. #### Create a news post 1. On the **News** list, click **Create new**. 2. Enter a **Title** for the post. 3. Enter a **Short text** — a brief teaser shown wherever the post is listed. 4. Enter the **Long text** — the full content of the post, using the rich text editor to format text, add links, and insert images. 5. Upload an image for the post. 6. Check **Is published** to make the post visible on your shop, or leave it unchecked to keep it as a draft. 7. Click **Save**. Leave **Is published** unchecked while you're still drafting a post. Nothing appears on your shop until you check it and save. #### Edit, unpublish, or delete a post Open a post from the list to change its title, text, or image, or to toggle **Is published** on or off. Use **Delete** to remove a post permanently — this can't be undone. Deleting a news post removes it for good, including its image. If you just want to hide it from the shop, uncheck **Is published** instead. Related: [Shop](https://vinosoft.ch/en/help/shop). ### [Manage static pages](https://vinosoft.ch/en/help/shop/static-pages) A static page is a standalone content page in your storefront — for example "About us", "Terms and conditions", or "Shipping information". Use static pages for content that doesn't change often and isn't tied to a specific article or collection. #### Open the Static pages screen Go to **Shop → Static Pages** to see all your pages, their menu title, URL, and whether each one is published. #### Create a static page 1. On the **Static Pages** screen, click **Create new**. 2. Enter a **Title** — the page's heading. 3. Enter a **Menu title** — the label shown when the page is linked in the header or footer menu. 4. Enter the **Url** — the page's address within your shop. 5. Optionally set a **Template** — the name of a specific theme template file this page should render with (e.g. `Home/Page.liquid`). Vinosoft checks the template name as you type and shows whether it exists in your active theme. Leave it empty to use the default page template. 6. Set an **Order** to control where this page appears relative to other static pages. 7. Write the page body in the **Text** field using the rich text editor — you can format text, insert links and images, and insert a variable placeholder (see the hints under the editor). 8. Optionally attach a **PDF** file (for example a terms document) using the upload field. Once saved, the page shows a download link and a **Delete** action for the attachment. 9. Fill in **Meta description** and **Meta keywords** to control how the page appears in search engines. 10. Turn on **Published** to make the page visible in your storefront. 11. Turn on **Show in footer** and/or **Show in header** to add the page's link to those menus. 12. Click **Save**. Leave **Show in footer** and **Show in header** both off to keep a page reachable only by its direct link — useful for pages you link manually from elsewhere, like an email or a banner. #### Edit, delete, or remove an attachment Open a page from the list to edit it. Use **Delete** next to an attached PDF to remove just the file, or use the row action on the **Static Pages** list to delete the whole page. Deleting a static page also removes it from any menu it was shown in. If the page was linked from elsewhere in your shop, that link will break. #### Support page settings Click **Support page settings** on the **Static Pages** screen to configure your shop's contact/support page separately — its title, menu title, contact details (name, email, phone, company), and whether its link shows in the header or footer. Related: [Shop](https://vinosoft.ch/en/help/shop), [Build your shop navigation](https://vinosoft.ch/en/help/shop/navigation). ### [Build your shop navigation](https://vinosoft.ch/en/help/shop/navigation) Navigation menus control the links your customers see in your shop's header, footer, and other menu areas. Each menu is a named, ordered list of items — and each item can link to a page, a collection, an external URL, or a built-in shop destination like the cart or login. #### Open the Navigation screen Go to **Shop → Navigation** to see the list of menus for your shop. Every menu has a **handle** — a short, lowercase identifier (e.g. `header`, `footer`, `mobile`) that your shop's theme uses to know which menu to render in which spot. Some menus are marked as **System** — these are created by the shop theme and can't be deleted, but you can still edit their items. #### Create a menu 1. On the **Navigation** screen, click **Create new**. 2. Enter a **Name** (shown to you in the admin) and a **Handle** (lowercase letters, numbers, and hyphens — this is what the theme references). 3. Click **Create**. You're taken to the new menu's item list, ready for you to start adding items. #### Add a menu item 1. From a menu's page, click **Add item**. 2. Enter the **Title** — the text customers will see in the menu. 3. Choose where the item should sit with **Parent** — leave it blank for a top-level item, or pick an existing item to nest this one underneath it as a sub-menu entry. 4. Choose the **Link type**: - **Page** or **Collection** — link to one of your shop's pages or collections. Enter the target's ID. - **Support page** or **News** — link to a support article or news post. - **Home**, **Shop**, **Subscribe**, **Login**, **Account**, or **Cart** — link to one of the shop's built-in destinations; no target is needed. - **External URL** — link anywhere outside your shop. Enter the full address. 6. Optionally add an **Anchor** to jump to a specific section of the target page. 7. Check **Open in new tab** if the link should open in a separate browser tab. 8. Click **Save**. Export a couple of your existing menu items as a mental template before adding new ones — matching link types (e.g. always **Collection** for category links) keeps your menu structure consistent and easier to maintain. #### Nest, reorder, and edit items Back on a menu's page, its items appear as a tree. **Drag and drop** an item to reorder it or nest it under another item — Vinosoft saves the new order automatically. Use the row actions to **edit** or **delete** an individual item at any time. Sub-menus are typically rendered as flyout or dropdown menus by your shop's theme — check how deep your theme supports nesting before building a very deep menu structure. #### Rename or delete a menu On a menu's page, update its **Name** at any time — the **Handle** stays fixed once created, since the theme depends on it. To remove a menu entirely, use **Delete menu** at the bottom of the page (not available for system menus). Related: [Shop](https://vinosoft.ch/en/help/shop), [Manage static pages](https://vinosoft.ch/en/help/shop/static-pages), [Manage collections](https://vinosoft.ch/en/help/shop/collections). ### [Choose and customize your shop theme](https://vinosoft.ch/en/help/shop/themes) The theme controls how your online shop looks to customers — layout, colors, and text. Vinosoft lets you pick a theme from the theme library, preview it, and then fine-tune it. #### Open the Themes screen Go to **Shop → Themes** to see the themes available for your shop. #### Choose a theme 1. On the **Themes** screen, click to create a new theme. 2. Pick a theme from the library. Some themes offer an asset option (a visual variant) — choose one if available. 3. Click to select the theme. Vinosoft opens the theme editor so you can configure it. #### Activate a theme A shop can have several themes, but only one is active at a time. Open a theme and set it as active to make it the one customers see in your live shop. #### Preview a theme Open a theme and choose **Preview** to see it rendered as customers would, in a new view, before making it active. #### Edit theme files and translations Inside the theme editor you can browse the theme's files, open one, and edit its content directly, as well as edit the localization (translation) files that hold the theme's text strings per language. Theme files use the Liquid templating language and directly control your shop's layout and behavior. An incorrect change can break pages of your live storefront. Preview your changes before activating the theme, and keep a backup or use GitHub sync (if configured) so you can revert a bad edit. #### Manage theme media Open **Media** on a theme to manage the images used by the theme, such as logos or banners. Add files from the asset library or clear a selection to remove them from a section. #### Sync with GitHub (optional) If your theme is connected to a GitHub repository, you can push your changes from the theme editor's settings so the files are version-controlled outside Vinosoft. Related: [Shop](https://vinosoft.ch/en/help/shop), [Manage shop assets](https://vinosoft.ch/en/help/shop/assets). ### [Manage downloadable files](https://vinosoft.ch/en/help/shop/files) The **Files** screen holds documents you want customers to be able to download — for example a price list, a terms-of-sale PDF, or a flyer. Each file gets a name and a stable download link you can paste anywhere in your storefront content. Files is for standalone downloadable documents with a shareable link. For images and other media used *within* your storefront design (banners, collection pictures, and similar), use **Shop → Assets** instead — see [Manage shop assets](https://vinosoft.ch/en/help/shop/assets). #### Open the Files screen Go to **Shop → Files** to see all uploaded files with their upload date, name, link, and file extension. #### Upload a file 1. On the **Files** screen, click **Create new**. 2. Enter a **Name** to identify the file. 3. Click **Select file** and choose the file to upload. 4. Click **Save**. #### Copy or use the download link Once a file is saved, it has a download **Url**. On the **Files** list, use the copy-link action on a row to copy its Url to the clipboard, ready to paste into a news item, a static page, or anywhere else in your storefront. Copy the Url straight from the list instead of retyping it — this avoids typos in the link customers will click. #### Replace or remove a file On a file's edit page, the current Url is shown for reference. Select a new file in the upload control and click **Save** to replace the file's content while keeping the same name and link. Use **Download** on the edit page to check the current file before replacing it. #### Delete a file Use the row action on the **Files** list to **delete** a file. Confirm on the following screen to remove it permanently. Deleting a file breaks any link to it that you've already published in news, static pages, or elsewhere. Update or remove those links first. Related: [Shop](https://vinosoft.ch/en/help/shop), [Manage shop assets](https://vinosoft.ch/en/help/shop/assets). ### [Manage shop assets](https://vinosoft.ch/en/help/shop/assets) The **Assets** screen is your shop's media library. It holds the images and other files you use across your online shop — product banners, page content, and theme media such as logos or background pictures. #### Open the Assets screen Go to **Shop → Assets** to see your file and folder structure. #### Upload a file 1. Navigate to the folder where the file should live, or create a new one first (see below). 2. Click **Upload** in the toolbar. 3. Select the file(s) from your computer. Uploaded images show a thumbnail preview in the file list so you can recognize them at a glance. #### Organize your assets - Click **Create folder** to add a new folder, so you can group assets — for example, by campaign or page. - Right-click a file or folder to **rename** or **delete** it. Deleting a file removes it permanently. If the file is still used in a banner, page, or theme setting, that reference will show a broken image until you replace it. Keep a consistent folder structure (for example, one folder per season or campaign) so you can find assets again months later. #### Use assets in your theme Some theme settings — such as logos, banner images, or other media groups — let you pick files straight from your asset library instead of uploading them separately. 1. Go to **Shop → Theme → Media**. 2. Next to the media slot you want to fill, click **Add files**. 3. In the picker window, select one or more images from your asset library and confirm your selection. 4. Click **Submit** to save. Use **Clear selection** to remove the files assigned to a media slot before choosing new ones. Related: [Shop](https://vinosoft.ch/en/help/shop), [Manage downloadable files](https://vinosoft.ch/en/help/shop/files), [Choose and customize your shop theme](https://vinosoft.ch/en/help/shop/themes). ### [Manage product ratings](https://vinosoft.ch/en/help/shop/ratings) Customers can leave a star rating on a product in your shop. The **Ratings** screen lists these ratings so you can review them, correct a value, or remove one. #### Open the Ratings screen Go to **Shop → Ratings** to see the list of customer ratings. Each row shows the product that was rated, the customer's email address, and the rating value (1–5). #### Edit a rating 1. On the **Ratings** screen, open a row's row actions and choose **Edit**. 2. Adjust the **Rating** value (1–5). 3. Click **Save**. This screen only lets you change the numeric star rating. If a customer also left written review text, look for it on the **Comments** screen instead — that's where written reviews are approved, replied to, and hidden. #### Delete a rating Use the row actions to **delete** a rating you no longer want to keep. This removes the rating entry entirely; it can't be undone. Deleting a rating removes it permanently and immediately affects the product's displayed average — there's no way to restore it afterwards. Related: [Shop](https://vinosoft.ch/en/help/shop), [Manage product comments and review invites](https://vinosoft.ch/en/help/shop/comments). ### [Manage product comments and review invites](https://vinosoft.ch/en/help/shop/comments) Customers can leave a comment and a rating on a shop product. Use the **Comments** screen to review what they've written, approve it for public display, edit it, or reply — and use **Invites** to see which customers have been asked to leave one. #### Open the Comments screen Go to **Shop → Comments** to see every comment submitted on your shop products. Each row shows: - **Text** — the comment itself. - **Customer** — who submitted it. - **Product** — the reviewed product; click its name to open that product's article. - **Rating** — the star rating the customer gave. - **Approved** — a checkbox you can toggle directly in the grid. #### Approve or unapprove a comment Only approved comments are meant to be visible to shoppers. Check or uncheck the box in the **Approved** column for a row to change its status — the change is saved immediately, no need to open the comment. Review new comments before approving them, especially if your shop allows unmoderated submissions — this keeps offensive or spam content off your public product pages. #### Edit a comment and reply Click a row's **edit** action to open the comment. On this screen you can: - Open the reviewed **product** (link to its public shop page) or the **customer** who wrote it. - Adjust the **rating**. - Edit the comment **text**. - Toggle **Approved**. - Write a **reply** to the customer's comment. Click **Save** to apply your changes. #### Delete a comment Use the row's **delete** action to remove a comment you don't want to keep, for example spam or a duplicate submission. #### Send comment invites Use **Invites** to ask past customers to leave a comment on a product they bought. Go to **Shop → Comments** and click **Invites** to open the list. The grid lists each invite with: - **Customer email** - **Order confirmation** — click its number to open the order. - **Products** — the product(s) the invite covers; click a name to open its article. - **Status**, **Sent**, **Sent date**, and **Created date** — track whether an invite has gone out yet. This screen is a tracking list of invites tied to orders — check it to confirm which customers have already been asked, and when. Related: [Shop](https://vinosoft.ch/en/help/shop), [Manage product ratings](https://vinosoft.ch/en/help/shop/ratings). ### [View loyalty cards and point balances](https://vinosoft.ch/en/help/shop/loyalty) If your shop runs a loyalty-points program, Vinosoft tracks every issued card, the customer it's linked to, and the points earned or spent on it. The **Loyalty** screen only appears if the loyalty-points program is enabled for your shop. If you don't see it, ask your administrator. #### Open the loyalty overview Go to **Shop → Loyalty** to see every loyalty card. For each card, the list shows: - **Card number** and **card code** — click the card number to open its details. - **Status** — Issued, Active, or Blocked. - **Balance** — the customer's current point balance. - **Issued at** / **Linked at** — when the card was created and when it was linked to a customer. - A barcode icon to preview the card, and an **Edit** link to the linked customer address (when the card is linked to one). Use the grid's **Excel** export to download the full loyalty overview, including balances, for reporting. #### Open a card's details and history Click a card number in the overview grid, or open it directly, to see: - The card's **number**, **code**, and **status**, with a barcode preview. - The **current balance**. - A **movements** grid listing every points event — date, type (earned, deducted, or manual adjustment), points, an optional note, the running balance after the movement, and a link to the related invoice where applicable. #### Correct a card's balance On a card's details page, you can set a new balance directly: 1. Enter the new balance in the **new balance** field. 2. Click **Set balance**. 3. Confirm the change. Vinosoft records the difference as a manual adjustment movement, so the history always reflects why a balance changed. Setting a balance directly overrides the card's point total. Use it for corrections, not as the normal way to award points. #### Issue new cards From the **Loyalty** overview, click **Issue cards** to generate a batch of new loyalty cards (choose how many and an optional prefix), then export the resulting card numbers and codes as CSV or Excel to print or distribute them. Related: [Shop](https://vinosoft.ch/en/help/shop), [Manage shop users](https://vinosoft.ch/en/help/shop/users). ### [Review shop checkouts](https://vinosoft.ch/en/help/shop/checkouts) The **Checkouts** screen lists every checkout session a customer has started in your online shop — from a cart they never finished to one that completed successfully. Use it to see where customers are getting stuck and follow up before an abandoned cart turns into a lost sale. #### Open the Checkouts screen Go to **Shop → Checkouts** to see the list. #### What the list shows Each row is one checkout session, with: - **Client** — the customer who started the checkout. - **Checkout status** — where the session stands in the checkout flow (for example, still in the cart, in checkout, awaiting payment, or completed). - **Payment status** — the state of the related payment. - **Number** — the order confirmation number. It appears in *italics* for sessions that haven't been finalized yet. - **Total amount** — the checkout's total, including tax. - **Last updated** — when the session was last touched, which is the best signal of how long a cart has been sitting idle. Sort by **Last updated** to find carts that have gone quiet, and reach out to those customers before the session goes cold. #### Follow up on a checkout Click **Edit** on a row to open the full order confirmation record, where you can review the cart contents and continue processing it toward an order. Related: [Shop](https://vinosoft.ch/en/help/shop), [Review shop transactions](https://vinosoft.ch/en/help/shop/transactions). ### [Review shop transactions](https://vinosoft.ch/en/help/shop/transactions) Every payment your online shop processes — successful, pending, or failed — creates a transaction record. Use the **Transactions** screen to check what was charged, which payment provider processed it, and whether anything needs your attention. #### Open the transaction list Go to **Shop → Transactions** to see every payment attempt from your online shop, most recent first. The list shows, for each transaction: - **Date** — when the transaction was created. - **Status** — where the payment currently stands (see below). - **Type** — the payment method or provider used (e.g. PayPal, PostFinance Checkout, Payrexx, SaferPay, Wallee, prepayment, invoice, cash). - **Total** — the charged amount. - **Summary** — a short description of the transaction. - **Client** — the customer the transaction belongs to, linking through to their address record. - **Order no.** and **Invoice no.** — links to the related order confirmation and invoice, when one exists. #### Filter the list Use the filter bar above the grid to narrow down the list: - **Search box** — filters as you type across the transaction's text fields. - **Type** — restricts the list to a single payment type (e.g. only PayPal or only Payrexx transactions). - **Client** — restricts the list to transactions for one customer address. Combine the **Client** filter with a search term when a customer disputes a charge — it's the fastest way to find their exact transaction. #### Open transaction details Click a row to open its details. The details page shows: - **Date**, **Status**, and **Type**. - **Total** — the charged amount, with currency. - **Buyer** — a link to the client's address record, if the transaction is tied to one. - **Failure message** — shown only when the payment failed, with the reason returned by the payment provider. - **Coupon** — a link to the coupon used, if any. - **Order confirmation** — a link to the resulting order, if one was created. - **Payer ID**, **Token**, and **Transaction reference** — technical identifiers returned by the payment provider, shown only when present. Support may ask for these when investigating a payment issue. - **Summary** — the same short description shown in the list. #### What the statuses mean A transaction's status reflects where the payment is in its lifecycle with the provider: - **Successful** — the payment was captured; the order can proceed. - **Pending** — the provider hasn't confirmed the payment yet. Several providers (PayPal, PostFinance, Payrexx, SaferPay, Wallee) report their own pending state while the customer completes payment or the provider finishes processing it. - **Cancelled** — the customer or the provider cancelled the payment before it completed. - **Error** — the payment failed, either on the provider's side or due to a system error on checkout. Check the **Failure message** on the details page for the reason. - **Unprocessed** — the transaction was created but hasn't been sent to the provider yet. Pending and error states usually resolve on their own once the provider sends its final confirmation. If a transaction stays pending for an unusually long time, check the **Failure message** and the payment provider's own dashboard for more detail. Related: [Shop](https://vinosoft.ch/en/help/shop), [Review shop checkouts](https://vinosoft.ch/en/help/shop/checkouts), [Set up payment types](https://vinosoft.ch/en/help/shop/configuration/shop-payment-types). ### [Manage shop users](https://vinosoft.ch/en/help/shop/users) Shop users are the **login accounts your customers use to sign in to your online shop** — not to be confused with CRM staff users, who log in to Vinosoft itself. Each shop user is linked to a customer address, so their orders and details stay tied to the right record. #### Open the Users list Go to **Shop → Users** to see every shop login account. The list shows each account's linked address, email, whether the email is confirmed, its type (**Customer**, **Corporate**, or **Reseller**), and whether it's active. Click a name to jump to the linked address. #### Create a shop user 1. On the **Users** list, click **Create new**. 2. Select the **address** this login belongs to. 3. Enter the customer's **email**, **password**, and **confirm password**. 4. Choose the account **type** — **Customer**, **Corporate**, or **Reseller**. 5. Click **Save**. Set the type to match how the customer buys — for example, use **Reseller** or **Corporate** for accounts that should see trade pricing or terms, if your shop distinguishes between them. #### Edit a shop user Open a user from the list to change their **first name**, **last name**, **type**, or **active** status. The email address itself can't be changed here — it's shown for reference only. Un-checking **Active** blocks the account from signing in without deleting it. #### Reset or change a password Customers don't need their old password to get a new one from your side: 1. Open the user and click **Change password**. 2. Enter the new **password** and **confirm password**. 3. Click **Save**. This immediately sets a new password for the customer's shop login. Make sure you're changing the right account before saving. #### Delete one or more users - To delete a single account, open it and use **Delete**. - To delete several at once, check the boxes next to the accounts in the list and click **Delete selected**, then confirm each one on the next screen. Deleting a shop user removes their shop login. If the account still has references elsewhere (such as open orders), Vinosoft blocks the deletion until those are resolved. Related: [Shop](https://vinosoft.ch/en/help/shop), [View loyalty cards and point balances](https://vinosoft.ch/en/help/shop/loyalty). ### [Handle shop support requests](https://vinosoft.ch/en/help/shop/support) When a customer submits a question through your shop's support page, it lands in a list you can work through, note, and mark as handled. This article covers reviewing requests and configuring the support page itself. #### Open the Support list Go to **Shop → Support** to see every request submitted through your shop. The list shows the date, name, email, phone, company, subject, description, your internal notes, and whether each request has been marked **Processed**. #### Review and note a request 1. On the **Support** list, open a request from the row actions. 2. Read the customer's **Name**, **Email**, **Phone**, **Company**, **Subject**, and **Description** — these come from the shop's support form and can't be edited here. 3. Add anything your team needs to remember in **Notes** (for example, who's handling it or what was agreed by phone). 4. Tick **Processed** once the request has been dealt with. 5. Click **Save**. Use **Notes** as your team's internal log for the request — the customer never sees it. If you need to reply, do it through your usual email or phone channel using the contact details shown on the request. #### Mark or delete requests in bulk From the **Support** list, select the checkboxes on the rows you want to act on, then use the buttons above the grid: - **Processed** — marks all selected requests as processed. - **Delete** — removes all selected requests. This can't be undone. Deleting a support request removes it permanently, including its notes. Make sure you no longer need it before you delete. #### Configure the support page Go to **Shop → Static Pages → Support page settings** to control how the support form appears in your shop. You can set: - **Support link in footer** / **Support link in header** — show or hide the support link in those areas of the shop. - **Title** and **Menu title** — the page heading and the label used in navigation. - **Name**, **Email**, **Phone**, **Company**, **Subject**, **Description** — the field labels shown to customers on the support form. Click **Save** to apply your changes to the live support page. Related: [Shop](https://vinosoft.ch/en/help/shop), [Manage shop users](https://vinosoft.ch/en/help/shop/users). ### [Configuration](https://vinosoft.ch/en/help/shop/configuration) The Configuration tab is where you set up the shop's general behavior and connect it to the outside world. Here you manage widgets and page layout, enable payment providers such as PayPal, PostFinance, PostFinance Checkout, and Payrexx, add social network links, wire up third-party integrations, and manage the domains customers use to reach your shop. You'll also find the developer API for programmatic access, and the checkout branding and compliance settings that control how the checkout looks and what legal notices it shows. Related: [Shop](https://vinosoft.ch/en/help/shop) ### [Set up shop widgets](https://vinosoft.ch/en/help/shop/configuration/widgets) Widgets are the content blocks that make up your shop's storefront layout — slideshows, banners, product lists, category navigation, and more. Each widget sits in one of two columns: the **main page** (the large content area) or the **right side** (the sidebar), and you control which widgets appear, in what order, on the **Widgets** screen. #### Open the Widgets screen Go to **Shop → Configuration → Widgets**. You'll see two columns: the main page column on the left and the right side (sidebar) column on the right, each listing the widgets currently active there. #### Add a widget 1. Click **Add widget** above the column you want to add to — main page or right side. 2. On the widget list, find the type you want (for example Slideshow, Banner, News, Categories, Manufacturers, Bestseller products, New products, Sales products, Last viewed products) and click **Add widget** next to it. 3. You're returned to the **Widgets** screen, and the new widget appears at the end of that column. Only the widget types available for the column you came from are listed — main page and right side don't offer exactly the same set of widgets. Some widget types show live data pulled from elsewhere in Vinosoft — for example the Manufacturers widget shows your active manufacturers, and Banner shows banners you've configured. If there's no real data yet, sample placeholder content is shown so you can still preview the layout. #### Create a custom HTML widget If none of the built-in types fit what you need, add your own content with a custom HTML widget: 1. On the **Add widget** screen, click **Create custom HTML widget**. 2. Enter a **Name** to identify the widget internally. 3. Enter the **Html** content you want displayed. 4. Choose the **Position** — main page or right side. 5. Click **Save**. The widget is added to the chosen column. You can come back to the **Add widget** screen at any time to **Edit** or **Remove** an existing custom HTML widget. Keep custom HTML simple and test it after saving — the content is rendered as-is on your storefront. #### Reorder widgets On the **Widgets** screen, drag a widget panel up or down within its column to change its position. Once you've made changes, click **Save** to apply the new order — it only becomes active on your storefront after saving. #### Remove a widget Click the close icon (**×**) in a widget's title bar on the **Widgets** screen, then confirm. The widget is removed from that column immediately. Related: [Configuration](https://vinosoft.ch/en/help/shop/configuration), [Shop](https://vinosoft.ch/en/help/shop) ### [Configure shop layout](https://vinosoft.ch/en/help/shop/configuration/layout) The **Layout** settings in Shop Configuration control how products and filters are arranged for your shoppers — which filters appear, how products are sorted and displayed by default, and which details show on the product listing. This is separate from full theme editing, which is covered in [Choose and customize your shop theme](https://vinosoft.ch/en/help/shop/themes). #### Open the layout settings Go to **Shop → Configuration → Layout** (part of the shop configuration form). #### Choose a filter type Under the filtering section, pick how product filters work on your shop: - **Custom label filtering** — the older, label-based filter behavior. - **Out-of-box filtering** — filters driven by custom fields, configurable per filter below. Use the **Show product filters** checkbox to turn the filter sidebar on or off entirely. Which filter options appear further down the page depends on the filter type you select here. #### Configure and reorder filters When **Out-of-box filtering** is selected, a grid lists your available filters (categories, color, and any custom-field-based filters you've added). For each filter you can: - **Enable/disable** it with the checkbox in that row. - Mark it **unfolded** so it displays expanded by default instead of collapsed. - Mark it **ordered by name** so its values list alphabetically instead of by a custom order. Drag rows up or down by their handle to change the order filters appear in on the storefront. Add a new custom field first (via the **Add new custom field** link) if you want to filter by a product attribute that isn't already listed. If you use **Custom label filtering** instead, you'll see simpler toggles such as showing the categories filter, filtering by color, and showing all items within the categories filter. #### Set default sorting and view type Below the filters, choose how the product listing behaves by default: - **Sort products by** — the field products are ordered by (e.g. name, price). - **Sort direction** — ascending or descending. - **Shop view type** — how products are displayed (e.g. grid or list). - **Home button path** — where the shop's "home" link points to. #### Control product card details In the product details section, toggle which attributes appear on product cards and detail pages — manufacturer, year, size, alcohol volume, description, additional description, and area — plus which custom fields are used for extra display slots. #### Layout integration code Under **Layout Integration**, you can paste custom **Head** and **Body** code snippets that get injected into your shop's pages — useful for tracking scripts or small customizations that don't require a full theme change. Only paste code here if you understand what it does. Invalid HTML or script errors in these fields can break page rendering for all shoppers. #### Save your changes Click **Save** at the bottom of the form to apply your layout changes to the live shop. Related: [Configuration](https://vinosoft.ch/en/help/shop/configuration), [Choose and customize your shop theme](https://vinosoft.ch/en/help/shop/themes), [Set up shop widgets](https://vinosoft.ch/en/help/shop/configuration/widgets). ### [Set up payment types](https://vinosoft.ch/en/help/shop/configuration/shop-payment-types) Payment types control which payment methods a customer can choose at checkout — invoice, prepayment, cash, or a card/wallet provider such as PayPal or Payrexx. Each payment type is its own entry, with its own name, icon, and visibility, so you can offer exactly the mix of methods you want, in the order you want. #### Open Payment types Go to **Shop → Configuration → Payment types**. The list shows every payment type you've created, with its name, visibility, sort order, and underlying type. #### Add a payment method 1. On the **Payment types** page, click **Create new**. 2. Upload an **icon** for the payment method — it's shown next to the name at checkout. 3. Set the **order** — a number that controls where this method appears relative to the others. 4. Choose the **type** — the underlying payment mechanism (for example Invoice, Prepayment, Cash, PayPal, Payrexx, PostFinance Checkout, SaferPay, or Wallee). 5. Switch the **language** selector and enter the **name** shown to customers in each language. 6. Click **Save**. Pick the type that matches the provider you actually use. Some types (Invoice, Prepayment, Cash) don't need any further setup — others (PayPal, Payrexx, PostFinance Checkout, SaferPay, Wallee) also need their provider credentials configured before customers can pay with them. #### Enable or hide a payment method Use the **visible** checkbox on the payment type to control whether it's currently offered at checkout. Untick it to hide a method temporarily — for example while you're still setting up its provider credentials — without deleting the entry. #### Configure provider credentials Provider-based payment types need account credentials before they'll work. On the **Payment types** page, the second list below the grid shows every supported provider with an **Add** or **Configure** link — **Add** means the provider hasn't been set up yet, **Configure** means it already has saved settings. Each provider has its own dedicated setup article with the exact fields required — see the Related links below for PayPal, PostFinance, PostFinance Checkout, and Payrexx. #### Edit or delete a payment method Use the row actions on the **Payment types** grid to **edit** a method's icon, order, type, or name, or to **delete** it. If a payment type has already been used on orders, Vinosoft blocks the deletion so your order history stays intact — hide it instead by clearing **visible**. Related: [Configuration](https://vinosoft.ch/en/help/shop/configuration), [Set up PayPal for your shop](https://vinosoft.ch/en/help/shop/configuration/paypal), [PostFinance (classic) payment type](https://vinosoft.ch/en/help/shop/configuration/postfinance), [Connect PostFinance Checkout](https://vinosoft.ch/en/help/shop/configuration/postfinance-checkout), [Connect Payrexx](https://vinosoft.ch/en/help/shop/configuration/payrexx), [Review shop transactions](https://vinosoft.ch/en/help/shop/transactions). ### [Set up PayPal for your shop](https://vinosoft.ch/en/help/shop/configuration/paypal) Connecting PayPal lets your customers pay for orders in your shop with their PayPal account. Setup has two parts: enter your PayPal API credentials, then add PayPal as a payment type so it shows up at checkout. #### Enter your PayPal API credentials Go to **Shop → Configuration → Integrations**. In the **PayPal** section, fill in: - **User ID** — your PayPal API username. - **Password** — your PayPal API password. - **Signature** — your PayPal API signature. - **Payment environment** — choose **Test** to try PayPal in PayPal's sandbox, or **Live** to accept real payments. Click **Save** once all three credential fields are filled in. Treat your PayPal User ID, Password, and Signature like any other secret — don't share them or paste them into support tickets. Set **Payment environment** to **Test** and place a few trial orders before switching to **Live**, so you catch configuration problems before real customers pay. #### Enable PayPal as a payment type Entering credentials connects PayPal to your shop, but customers only see it at checkout once it's added as a payment type: 1. Go to **Shop → Configuration → Payment types**. 2. Click **Create new**. 3. Set the **Type** dropdown to **Paypal**, give it a **Name**, set an **Order** to control where it appears among your other payment types, and check **Is visible**. 4. Click **Save**. Customers now see PayPal alongside your other payment types during checkout. #### Turn PayPal off again To temporarily hide PayPal at checkout without deleting the configuration, open the PayPal payment type on the **Payment types** screen and clear **Is visible**, then save. Your PayPal credentials on the Integrations screen stay untouched. Related: [Set up payment types](https://vinosoft.ch/en/help/shop/configuration/shop-payment-types), [Configuration](https://vinosoft.ch/en/help/shop/configuration). ### [PostFinance (classic) payment type](https://vinosoft.ch/en/help/shop/configuration/postfinance) You may see **PostFinance** listed as a payment type in older shop configurations. This is the classic, card-station style PostFinance integration (identified by a merchant ID/PSPID and a SHA signature) — it has been replaced by **PostFinance Checkout** and is kept only so shops that already use it keep working. PostFinance Checkout runs on the **Wallee** platform and appears in Vinosoft under the payment type **Wallee**. If you're setting up PostFinance for the first time, use PostFinance Checkout instead — see [Connect PostFinance Checkout](https://vinosoft.ch/en/help/shop/configuration/postfinance-checkout). #### Why you're seeing "PostFinance" The classic PostFinance payment type relied on a merchant ID (PSPID) and a SHA signing secret to redirect customers to PostFinance's hosted payment page. It's marked as a legacy option in Vinosoft: - Shops that configured it in the past can keep using it — existing orders and checkouts continue to process normally. - It's no longer offered as a selectable payment type for new shop setups. - There's no self-service settings screen to enter or change PostFinance (classic) credentials — these values were configured for you when the integration was first set up. #### What to do instead If you want to accept PostFinance-based payments in your shop today, set up **PostFinance Checkout** (shown as **Wallee** in the payment type settings) under **Shop → Configuration → Payment types → Wallee**. It uses a Space ID, User ID, and User Key instead of a PSPID/SHA pair, and is the actively supported integration going forward. Full steps are in [Connect PostFinance Checkout](https://vinosoft.ch/en/help/shop/configuration/postfinance-checkout). Don't try to re-enter or guess PSPID/SHA values for the classic PostFinance type — there's no supported screen for it, and doing so won't enable new payments. If your shop still relies on it and you're planning changes, always place a test order first to confirm payments and order status still work correctly before changing anything in your payment setup. If you're unsure whether your shop is still using classic PostFinance or has already moved to PostFinance Checkout, check which payment type is enabled and visible under **Shop → Configuration → Payment types**. Related: [Set up payment types](https://vinosoft.ch/en/help/shop/configuration/shop-payment-types), [Connect PostFinance Checkout](https://vinosoft.ch/en/help/shop/configuration/postfinance-checkout), [Configuration](https://vinosoft.ch/en/help/shop/configuration). ### [Connect PostFinance Checkout](https://vinosoft.ch/en/help/shop/configuration/postfinance-checkout) PostFinance Checkout lets customers pay by credit card and other methods directly in your shop's checkout. Connecting it to Vinosoft only takes a few credentials from your PostFinance Checkout account. PostFinance Checkout runs on the **Wallee** payment platform, so this screen appears under the name **Wallee** in Vinosoft. It is the same PostFinance Checkout integration — Wallee is the underlying processor. #### Open the Wallee payment type Go to **Shop → Configuration → Payment types → Wallee**. #### Enter your credentials You'll find these values in your PostFinance Checkout / Wallee merchant account: 1. **Space ID** — the identifier of the space (sub-account) you want to connect. 2. **User ID** — the application user ID created for API access. 3. **User Key** — the API secret (application user key) for that application user. Enter all three values and click **Save**. Space ID, User ID, and User Key are sensitive credentials — treat them like a password and only share them with people who manage your payment setup. Always place a test order after saving new credentials, before relying on the connection for live sales, to confirm payments complete and the order status updates correctly. #### Test vs. live credentials PostFinance Checkout / Wallee accounts can have separate spaces for testing and for live payments. Make sure you enter the credentials for the space that matches what you intend — a live space for real customer payments, or a test space while you're still validating your setup — since Vinosoft uses whichever Space ID, User ID, and User Key you save here. Related: [Set up payment types](https://vinosoft.ch/en/help/shop/configuration/shop-payment-types), [PostFinance (classic) payment type](https://vinosoft.ch/en/help/shop/configuration/postfinance), [Configuration](https://vinosoft.ch/en/help/shop/configuration). ### [Connect Payrexx](https://vinosoft.ch/en/help/shop/configuration/payrexx) Payrexx is a Swiss payment gateway. Connecting it to your shop takes two steps: enter your Payrexx credentials, then add Payrexx as a payment method so customers can select it at checkout. #### Enter your Payrexx credentials 1. Go to **Shop → Configuration → Integrations**. 2. Under **Payrexx settings**, fill in: - **Instance** — the instance name of your Payrexx account (the name you chose when you created your Payrexx account). - **Api secret** — the API secret from your Payrexx dashboard. 4. Click **Save**. Your API secret grants access to process payments through your Payrexx account. Copy it directly from your Payrexx dashboard, never share it, and store it only in this settings field. #### Enable Payrexx as a payment method Entering your credentials connects your shop to Payrexx, but customers won't see it at checkout until you add it as a payment type. 1. Go to **Shop → Configuration → Payment types**. 2. Click **Create new**. 3. Set **Type** to **Payrexx**, give it a **Name** customers will recognize, set the display **Order**, and turn on visibility. 4. Click **Save**. #### Test before going live Payrexx lets you distinguish test and live transactions on its own side (for example, via a dedicated test instance in your Payrexx account). Before announcing Payrexx to customers, place a small test order through your shop's checkout and confirm the payment completes and the order status updates correctly. Always run a real test transaction after connecting Payrexx and before relying on it for live orders — an incorrect instance name or API secret will cause checkout to fail for every customer who selects it. Related: [Set up payment types](https://vinosoft.ch/en/help/shop/configuration/shop-payment-types), [Configuration](https://vinosoft.ch/en/help/shop/configuration). ### [Social network links](https://vinosoft.ch/en/help/shop/configuration/social-network-links) Social network links point shoppers from your storefront to your social media profiles — Facebook, Instagram, Twitter, YouTube, LinkedIn, Pinterest, WhatsApp, and Google+. You maintain the list once in the CRM; the storefront displays whichever icons you add. #### Open the Social network links list Go to **Shop → Configuration → Social network links** to see the networks you've already added. #### Add a social network link 1. On the **Social network links** list, click **Create new**. 2. Paste the **URL** of your profile page (for example, your full Facebook page address). 3. Choose the **Type** — the social network this link belongs to (Facebook, Twitter, Pinterest, Google+, LinkedIn, Instagram, WhatsApp, or YouTube). 4. Click **Save**. The matching icon now appears in your storefront, linking out to the URL you entered. Use the full profile URL, including `https://` — a partial address may not open correctly for shoppers. #### Edit or delete a link Use the row actions on the list to **edit** a link's URL or type, or to **delete** it if you no longer want that network shown. #### Turn social network links on or off in the storefront Adding links here only builds your list — whether they actually display depends on a separate setting. Go to **Shop → Configuration** and enable **Show social network links** to make the icons visible to shoppers; clear it to hide them without deleting your list. You can only add one link per network type. To change where a network points, edit its existing entry instead of creating a duplicate. Related: [Configuration](https://vinosoft.ch/en/help/shop/configuration), [Shop](https://vinosoft.ch/en/help/shop). ### [Set up shop integrations](https://vinosoft.ch/en/help/shop/configuration/integrations) The **Integrations** screen brings together everything that connects your shop to the outside world: payment providers, product feeds for price-comparison sites, and custom scripts you want to run on your shop pages. #### Open the Integrations screen Go to **Shop → Configuration → Integrations**. #### Payment providers Enter the credentials for the payment providers you use: - **PayPal settings** — User ID, Signature, Password, and Payment environment (sandbox or live). - **PostFinance Checkout settings** — Space ID, Application user key, and Application user ID. - **Payrexx settings** — Instance and API secret. Fill in only the providers you actually use, then click **Save**. These fields hold live payment credentials. Only enter values you got directly from PayPal, PostFinance Checkout, or Payrexx, and keep them confidential. #### Product feeds Vinosoft generates read-only feed URLs you can hand to price-comparison and marketplace sites: - **Google Shopping** — shows the last update date and the feed URL. Set an **Item category** to control how your articles are categorized in the feed. - **Vivino Feed** — shows the last update date and the feed URL. - **wine-searcher.com Feed** — shows the feed URL, plus **Delivery time**, **Offer type**, and **Minimum order** settings that are included in the feed. Use the copy-link icon next to each URL to copy it to your clipboard, or the download icon (Google Shopping) to download the feed file directly. Give the feed URL to the marketplace or comparison site once — Vinosoft keeps the feed itself up to date automatically. #### Add a custom integration A custom integration lets you inject a script (for example a tracking pixel or a chat widget) into your shop pages. 1. On the **Integrations** screen, click **Create new**. 2. Enter a **Name** to identify the integration. 3. Paste the script into **Content**. 4. Choose where it should be placed: **Head**, **Top of body**, or **Bottom of body**. 5. Click **Save**. The new integration appears in the list below the feed settings. #### Edit or delete a custom integration Use the row actions next to an integration to **edit** its script or placement, or to **delete** it. Deleting an integration removes the script from your shop pages immediately. Related: [Configuration](https://vinosoft.ch/en/help/shop/configuration), [Set up developer API access](https://vinosoft.ch/en/help/shop/configuration/api). ### [Connect a custom domain to your shop](https://vinosoft.ch/en/help/shop/configuration/domains) Your shop needs at least one address customers can reach it at. You can start with a free **vinosoft.shop** subdomain, and add as many custom domains of your own as you need — all from one screen. #### Open the Domains screen Go to **Shop → Configuration → Domains**. #### Claim your free vinosoft.shop subdomain If you don't have a subdomain yet, the **subdomain section** shows a text field instead of an address. 1. Enter a prefix (letters, numbers, and hyphens, 3–63 characters). 2. Click **Claim**. Your shop is now reachable at `.vinosoft.shop` right away — no DNS setup required. You can only hold one vinosoft.shop subdomain at a time. Click **Release** to give it up; you can then claim a different prefix. Releasing a subdomain frees it up for other shops to claim. Make sure you've pointed customers elsewhere (or added a custom domain) before you release it. #### Add your own custom domain To use a domain you already own: 1. In the **Custom domains** section, click **Add domain**. 2. Enter the domain name (e.g. `shop.example.com`), without `http://` or a trailing slash. 3. Click **Save**. The domain appears in the list with the date it was added. #### Point the domain at your shop with DNS For a custom domain to actually reach your shop, you need to update its DNS records with your domain registrar or DNS provider. The **DNS Configuration** panel on the Domains screen shows the record to use: - **Root domain** (e.g. `example.com`): create an **A** record pointing to the IP address shown in the panel. - **Subdomain** (e.g. `shop.example.com`): create a **CNAME** record pointing to the value shown in the panel. **DNS propagation** DNS changes can take anywhere from a few minutes to 24–48 hours to propagate fully, depending on your provider and existing record TTLs. Your domain won't resolve to the shop until propagation completes. You can add and use multiple custom domains at the same time — there's no need to pick one as primary; each domain you add and correctly point at your shop will serve the same shop. #### Remove a domain Use the delete action in the row's **Actions** column to remove a custom domain you no longer use. To remove your free subdomain instead, use **Release** in the subdomain section. Update your domain's DNS records before removing an old domain from Vinosoft, so customers aren't left with a broken link during the switch. Related: [Configuration](https://vinosoft.ch/en/help/shop/configuration), [Shop](https://vinosoft.ch/en/help/shop). ### [Set up developer API access](https://vinosoft.ch/en/help/shop/configuration/api) If you build or connect an external application to your online shop — a mobile app, an integration, or a custom storefront — it needs credentials to call the Shop API. Vinosoft lets you mint access tokens and register OAuth clients from **Shop → Configuration → API**. #### Access tokens Access tokens are the simplest way to authenticate a script, backend service, or integration against the Shop API. Go to **Shop → Configuration → API** and, under **Access tokens**, click **Create token**. 1. Enter a **Label** describing what the token is for (e.g. "Mobile app integration"). 2. Choose the **Token type**: - **Admin** — full Shop API access, scoped to whichever Shop module permissions you select. - **Storefront** — public read access only, for capabilities like reading products, collections, or content, and writing checkouts. 4. Select the specific **Scopes** the token should be limited to. 5. Click **Create**. The full token value is shown **once**, immediately after creation. Copy it into your application's configuration right away — Vinosoft only stores the token's prefix afterward and cannot show you the full value again. Treat an access token like a password. Anyone with it can call the Shop API with whatever scopes you granted it. Store it in a secrets manager or environment variable, never in source control or a shared document. If a token is ever exposed or you stop using an integration, revoke it immediately from the token list. Each token in the list shows its prefix, label, scopes, creation date, and last-used date, so you can tell tokens apart and spot ones that are no longer in use. To revoke a token, use the **Revoke** action on its row — this immediately stops any application using it from authenticating. #### Customer Account OAuth clients If you're building a customer-facing app that lets shoppers sign in with their Vinosoft shop account, register an **OAuth client** instead of an access token. These are public PKCE clients — no client secret is issued or stored. Under **Customer Account OAuth clients**, click **Register client**: 1. Enter a **Display name** for the application. 2. Enter one or more **Redirect URIs** (one per line) that the OAuth flow is allowed to send shoppers back to. 3. Select the **Scopes** the client can request, such as reading the shopper's own data, reading orders, or writing addresses. 4. Optionally enable **Allow password grant** if your application needs it. 5. Click **Register**. After registration, Vinosoft shows the generated **Client ID** — copy it into your application. Since no secret is issued, keep the client ID paired with your registered redirect URIs and PKCE flow for security. Each registered client shows its name, scopes, redirect URIs, password grant setting, and status. Use the **Disable** action on a client's row to stop it from authenticating shoppers — for example, if an app is retired or you suspect its configuration was compromised. Related: [Configuration](https://vinosoft.ch/en/help/shop/configuration), [Set up shop integrations](https://vinosoft.ch/en/help/shop/configuration/integrations). ### [Checkout branding](https://vinosoft.ch/en/help/shop/configuration/checkout-branding) Checkout branding lets you customize how your checkout **looks** — logo, colours, fonts, and shape. It does not affect prices, taxes, or shipping; those are configured elsewhere. #### Open checkout branding Go to **Shop → Configuration → Checkout branding**. At the top of the form, turn on **Enable checkout branding**. Turn it off at any time to fall back to the default theme — your saved settings are kept, they just stop applying. #### Upload your brand assets Under **Brand assets**: - **Logo** — upload an image to replace the store name text in the checkout header. - **Favicon** — upload the small icon shown in the browser tab during checkout. - **Logo position** — choose where the logo sits in the header. - **Logo max width** — drag the slider (40–400px) to size the logo. Use a logo with a transparent background so it looks right against any checkout background colour. #### Set your colours Under **Colours**, set a hex value (`#RRGGBB`) for each element — primary (buttons), text on primary, accent, background, order summary background, surface (cards), text, muted text, error, success, border/dividers, input border, and focus outline. Use the colour swatch next to each field to pick visually, or type the hex code directly. Leave any colour field blank to inherit that colour from the default theme instead of overriding it. #### Set typography and shape Under **Typography & shape**: - **Body font** and **Heading font** — choose from the available web fonts. - **Corner radius** — the default rounding (0–24px) applied to cards and other elements. - **Uppercase button labels** — capitalize all button text. - **Button radius override** / **Input radius override** — set a different rounding just for buttons or input fields; leave blank to inherit the corner radius above. - **Button style** and **Field style** — pick the visual style for buttons and input fields. #### Set the header, footer, and trust elements Under **Header, footer & trust**: - **Announcement bar text** — a message shown in a bar above the checkout, in the current language. Leave it blank to hide the bar. - **Announcement background** / **Announcement text colour** — the colours for that bar. - **Show footer** — show the store name and policy links in the checkout footer. - **Show trust badges** — show trust and payment badges. #### Preview and save Every change updates the **live preview** on the right immediately, so you can check the result before saving. Once you're happy with it, click **Save**. Related: [Configuration](https://vinosoft.ch/en/help/shop/configuration), [Checkout compliance](https://vinosoft.ch/en/help/shop/configuration/checkout-compliance), [Choose and customize your shop theme](https://vinosoft.ch/en/help/shop/themes). ### [Checkout compliance](https://vinosoft.ch/en/help/shop/configuration/checkout-compliance) Checkout compliance controls the legal-consent gate on your storefront's checkout — the Terms & Conditions acceptance checkbox, the links to your Terms and Privacy Policy pages, and an optional newsletter opt-in checkbox. Requiring explicit consent before a buyer can place an order is often a legal requirement in the EU and Switzerland, particularly for a shop selling age-restricted goods such as wine. Vinosoft doesn't verify a buyer's age or generate legal text for you. Whether you must require Terms acceptance, what your Terms & Conditions and Privacy Policy must say, and how you handle age verification for alcohol sales depend on where you sell and ship. Review these settings — and the content of your Terms, Privacy Policy, and any age-verification notices — with a legal professional before you rely on them. #### Open Checkout compliance Go to **Shop → Configuration → Checkout compliance**. #### Require Terms & Conditions acceptance Tick **Require terms & conditions acceptance** to add an acceptance checkbox next to the pay button on checkout. While it's ticked, a buyer can't complete an order without checking the box — Vinosoft enforces this on both the checkout page and the server, so it can't be bypassed by skipping the client-side check. #### Add your Terms & Conditions and Privacy Policy links Under **Links**, enter the web addresses of your own legal pages: - **Terms & Conditions URL** — shown as a link next to the acceptance checkbox (and in the checkout footer) so buyers can read your terms before agreeing to them. - **Privacy Policy URL** — shown next to the Terms link. The privacy link only appears when you fill in this field. Leave a field blank to show its label as plain text without a link. Vinosoft doesn't host or author this legal content for you — link to pages you maintain elsewhere, such as your [Manage static pages](https://vinosoft.ch/en/help/shop/static-pages). #### Show a newsletter opt-in checkbox Under **Newsletter**, tick **Show newsletter opt-in checkbox** to add an opt-in checkbox to checkout. It's unticked by default, so a buyer must actively choose to subscribe — when they tick it, their email address is added to your Shop-users newsletter group. Because the newsletter checkbox is off by default and requires a deliberate action to tick, it works as an explicit marketing-consent record — useful if your Terms or Privacy Policy reference how you obtain consent for marketing email. #### Save your changes Click **Save** to apply your compliance settings. They take effect on your live checkout immediately — place a test order afterward to confirm the checkbox, links, and any required acceptance behave as you expect. Related: [Configuration](https://vinosoft.ch/en/help/shop/configuration), [Checkout branding](https://vinosoft.ch/en/help/shop/configuration/checkout-branding), [Manage static pages](https://vinosoft.ch/en/help/shop/static-pages) ### [Articles](https://vinosoft.ch/en/help/articles) The Articles area is your product catalogue. Here you manage individual articles along with their categories, manufacturers, packs, and storage locations, giving you a complete view of what you sell and where it is stored. ### [Create and manage articles](https://vinosoft.ch/en/help/articles/articles) An article is a single item in your catalogue — a wine, a spirit, or any product you buy and sell. The **Articles** tab is where you create articles, edit their details, and keep an eye on stock. #### Open the Articles list Go to **Articles**. The list opens on the **Articles** tab, showing your items with columns such as SKU, description, manufacturer, supplier, size, and current stock. Use the controls above the list to narrow it down: - The **search** box filters by name or SKU. - The **status** buttons show **All**, **Active**, or **Inactive** articles. - The **year** dropdown filters by vintage year. #### Create an article 1. On the **Articles** tab, click **Create new**. 2. Fill in the main details — the **SKU**, a **description**, and any additional description. 3. Tick **Active** so the article can be used on documents. Which pricelists an article appears on is set on each pricelist — see [Create a pricelist](https://vinosoft.ch/en/help/articles/pricelists/create-pricelist). 4. If you use the Shop, you can link the article to a shop article and give it a variant name. 5. Click **Save**. After saving, more sections appear on the edit page so you can build up the full record — see below. #### Edit an article and its extra sections Open any article from the list to edit it. Beyond the basic fields, the edit page gives you access to: - **Stock movements** and **storage locations** — see how much you hold and where. - **Article offers** — special prices for particular customers. - **Custom fields** and **file attachments**. - **Packs** the article belongs to, and any **product defects** recorded against it. #### Track stock In the list, the **stock** column shows how many you hold. Click a stock figure to see the breakdown by storage location. If an article is below its minimum stock, the figure is shown in **red** so it stands out. Use **Minimum stocks** above the list to review and set reorder thresholds across your articles. Set a minimum stock level for the articles you reorder regularly. Vinosoft then flags them in red the moment they run low, so you can reorder before you sell out. #### Print, import, and quick-book The buttons above the list let you work in bulk: - **Pricelists** — build pricelists and download, share or email them. See [Pricelists](https://vinosoft.ch/en/help/articles/pricelists). - **Import** and **Export** — load articles from a file or download your catalogue. During import you map the file's columns to Vinosoft's fields and review a preview before it runs. - **Quick book** — record stock quickly for several articles at once. Related tabs: [Task categories](https://vinosoft.ch/en/help/tasks/categories), [Manage manufacturers](https://vinosoft.ch/en/help/articles/manufacturers), [Manage storage locations](https://vinosoft.ch/en/help/articles/storages). ### [Manage article categories](https://vinosoft.ch/en/help/articles/categories) Categories group related articles together — for example by region, colour, or product type. They keep your catalogue tidy and, if you use the Shop, decide how customers browse it. #### Open the Categories tab Go to **Articles → Categories**. The list shows each category with its **name**, its **order** (where it sits among the others), and whether it is **published**. #### Create a category 1. On the **Categories** tab, click **Create new**. 2. Enter the category **name**. 3. Set its **order** to control where it appears in lists, and mark it **published** if it should be visible in the shop. 4. Click **Save**. #### Edit or delete a category Use the actions at the end of each row to **edit** or **delete** a category. Editing lets you rename it, change its order, or change whether it's published. Use the **order** value to put your most important categories first. Lower numbers appear before higher ones. Related: [Article statistics](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/articles). ### [Manage manufacturers](https://vinosoft.ch/en/help/articles/manufacturers) A manufacturer is the producer behind an article — the winery, distillery, or brand. Maintaining a clean manufacturer list lets you link each article to its producer and filter and report by producer later. #### Open the Manufacturers tab Go to **Articles → Manufacturers** to see your list of producers. #### Create a manufacturer 1. On the **Manufacturers** tab, click **Create new**. 2. Enter the manufacturer's details. 3. Click **Save**. You can then pick this manufacturer when creating or editing an article. #### Edit or delete a manufacturer Use the row actions to **edit** or **delete** a manufacturer. #### Import and export manufacturers To add many producers at once, use **Import** and upload a file — Vinosoft walks you through matching the file's columns to its fields. Use **Export** to download your current list, for a backup or to edit outside Vinosoft. Export your manufacturers first and use that file as a template for an import. Its columns already match Vinosoft's fields, which makes mapping much easier. Related: [Article statistics](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/articles). ### [Manage packs](https://vinosoft.ch/en/help/articles/packs) A pack bundles several articles into one item you can sell together — a mixed case, a tasting set, or a gift box. Instead of adding each bottle separately, you sell the pack as a single line. Packs are an optional module. If you don't see the **Packs** tab under **Articles**, the module isn't enabled for your account — ask your administrator. #### Open the Packs tab Go to **Articles → Packs**. The list shows each pack with its **name**, **price**, and **currency**. #### Create a pack 1. On the **Packs** tab, click **Create new**. 2. Give the pack a **name** and set its **price** and **currency**. 3. Add the articles that make up the pack, each with the quantity it contains. 4. Click **Save**. #### Edit or delete a pack Use the row actions to **edit** a pack — change its contents, quantities, or price — or **delete** it. A pack is ideal for seasonal offers like a "6-bottle discovery case". Build it once, then sell it repeatedly without picking each bottle every time. Related: [Article statistics](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/articles). ### [Manage storage locations](https://vinosoft.ch/en/help/articles/storages) A storage location is a place where you keep stock — your cellar, the shop floor, or an external warehouse. Setting up locations lets Vinosoft track how much of each article sits in each place. #### Open the Storages tab Go to **Articles → Storages** to see your storage locations. #### Create a storage location 1. On the **Storages** tab, click **Create new**. 2. Enter the location's **name**. 3. Click **Save**. Stock movements and article stock can then be tracked against this location. On an article's edit page, the storage breakdown shows how much is held in each location. #### Edit or delete a storage location Use the row actions to **edit** or **delete** a location. Some storage locations are built in and used by the system. Those can't be deleted — only the locations you create yourself show a delete action. Related: [Article statistics](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/articles). ### [Track product defects](https://vinosoft.ch/en/help/articles/product-defects) Product defects let you keep track of faulty, damaged, or returned items — a corked bottle, breakage in transit, or a customer complaint. Each defect moves through a simple lifecycle so nothing is forgotten. Product defects are an optional module. If you don't see the **Product defects** tab under **Articles**, the module isn't enabled for your account — ask your administrator. #### Open the Product defects tab Go to **Articles → Product defects**. The list shows each defect with the article SKU, a description, the customer, the quantity, the related invoice, the supplier, and the date it was created. Use the filters above the list to narrow it down by **customer**, **supplier**, **article**, **completion status**, or a **date range**, or search by text. #### Move a defect through its stages A defect starts as **open**. Use the action at the end of its row to move it forward: 1. On an open defect, click the action to switch it **to in-progress** while you deal with it. 2. On an in-progress defect, click the action to mark it **complete** once it's resolved. The status filter lets you focus on just the open or in-progress defects at any time. #### Export a report Click **Export PDF** to generate a report of the defects currently shown, honouring the filters you've set. Use it to review issues with a supplier or for your own records. Filter by **supplier** before exporting, so you have a clean list of defects to discuss with that supplier at your next review. Related: [Article statistics](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/articles). ### [Manage shop products and variants](https://vinosoft.ch/en/help/articles/products) A product is a shop listing that can hold several **variants** — for example the same wine in different vintages or bottle sizes. Products are what customers see and buy in your online shop, while the underlying articles handle stock and pricing. The **Products** tab appears only if your account has access to the Shop. If you don't see it, the Shop module isn't enabled for you — ask your administrator. #### Open the Products tab Go to **Articles → Products**. The list shows each product with its **name** and the number of **variants** it contains. Use the controls above the list to filter by **All**, **Published**, or **Not published** products, or search by name. #### Create a product 1. On the **Products** tab, click **Create new**. 2. Give the product a **name** and fill in its details. 3. Add its variants and pricing. 4. Publish it when it's ready to appear in the shop. #### Edit a product Open any product to edit its details, manage its variants, and adjust pricing. Use the published filter to quickly find products that aren't live yet. Keep a product **not published** while you're still adding variants and prices. Publish it only once everything is correct, so customers never see a half-finished listing. Related: [Article statistics](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/articles). For the full online-shop setup, see the **Shop** area. ### [Pricelists](https://vinosoft.ch/en/help/articles/pricelists) A pricelist is a named selection of your articles with one kind of price — your retail price, a user group's price or your purchase price. You can keep several side by side: one for private customers, one for restaurants, one for a trade fair. Each has its own articles, its own currency and its own PDF layout. Open them from **Articles → Pricelists**. From there you can download a pricelist, share it as a live web page, email it to your customers — once or on a schedule — and even let a customer order straight from it. ### [Create a pricelist](https://vinosoft.ch/en/help/articles/pricelists/create-pricelist) Every pricelist answers three questions: which articles, which price, and how it looks. You set the first two on the pricelist itself and the third on its layout page. #### Create the pricelist 1. Go to **Articles** and click **Pricelists** above the article list. 2. Click **New pricelist**. 3. Fill in the details: - **Title** — a name for you and your team, such as *Restaurants 2026*. It is not printed on the PDF. - **Price** — which price the list shows: **Retail price**, the price of one of your user groups, or **Purchase price**. - **Currency** — all prices are converted into this currency, so a list mixing articles priced in CHF and EUR still adds up. - **Prices type** — **Net** or **Gross**. This applies everywhere the pricelist appears: the PDF, the Excel file and shared links. 5. Click **Save**. **Purchase prices** **Purchase price** only appears for users who are allowed to see purchase prices. A pricelist with purchase prices can be downloaded, but never shared by link. #### Choose the articles Once the pricelist is saved, the section **Articles in this pricelist** appears below the form. 1. Tick the articles that belong on this pricelist. Use **Select all** or **Deselect all** to change many at once, and sort by SKU or description to find them. 2. Click **Save article selection**. **Save the selection** Ticking a box does not save it on its own. Click **Save article selection** before you leave the page, or your changes are lost. An article can be on as many pricelists as you like. #### Design the PDF Click **Layout** in the pricelist's action bar. This opens **Configuration → Reports → Pricelist** with this pricelist already selected at the top. Here you decide: - whether to show the SKU and colour, and whether to leave out articles with a price of 0; - the colours of the header, group headers, categories, manufacturers and notes; - the page margins, page numbers and an optional background image; - how articles are grouped (by country, area, category or a custom field, with an optional second level), where pictures appear and whether they are sorted by SKU or description; - a footer text for each language. Each pricelist has its own layout. A new pricelist starts with a copy of your first pricelist's layout — everything except the background image, which you upload again if you want it. Use the grouping to make long lists readable, for example **Group by** country, then category. #### Download On the pricelist, click **PDF**, **Excel** or **CSV** in the action bar. In the list of pricelists you can also use the PDF and Excel icons at the end of each row. - **PDF** follows the pricelist's layout. - **Excel** and **CSV** have one row per article, with the price as a number and the currency in its own column — ready to import into another system or a spreadsheet. The file is built at the moment you download it, so it always shows your current prices. #### Change or delete a pricelist Click a pricelist's title in the list to open it again. Change the details and click **Save**. To remove it, click **Delete** in the action bar, or the bin icon in the list. Deleting a pricelist also stops its shared links and its scheduled emails. Next: [Share a pricelist by link](https://vinosoft.ch/en/help/articles/pricelists/share-pricelist), [Email a pricelist, once or on a schedule](https://vinosoft.ch/en/help/articles/pricelists/email-pricelist). ### [Share a pricelist by link](https://vinosoft.ch/en/help/articles/pricelists/share-pricelist) A PDF is out of date the moment a price changes. A share link is not: whoever opens it sees the pricelist with the prices of that moment, as a searchable web page. No login is needed. #### Create a link 1. Open the pricelist under **Articles → Pricelists**. 2. Click **Share** in the action bar. 3. Fill in the popup: - **Shared with** — who the link is for, e.g. *Restaurant Sonne*. This is only for your overview. - **Valid for** — **No expiry**, or 7, 30, 90 or 365 days. - **Language** — the language of the page and of its column titles. - **Allow downloading PDF, Excel and CSV** — adds download buttons to the page. 5. Click **Create link**. The link is copied to your clipboard, ready to paste into an email or a chat. If the pricelist shows a user group's prices, Vinosoft asks you to confirm first: anyone who has the link sees that group's prices. Pricelists with purchase prices cannot be shared by link. The **Share** button does not appear on them. #### What your customer sees The page shows the date the prices apply to, whether they are net or gross, and the currency. Articles are grouped the same way as on your PDF, with pictures if your layout shows them, and a search box filters the list as you type. Your pricelist footer appears at the bottom. #### Keep track of your links All links of a pricelist are listed under **Share links** on the pricelist page. For each link you see its status (**Active**, **Expired** or **Revoked**), when it was created and expires, its language, how often it was **Opened** and when it was **Last opened**. - **Copy link** — copy the address again. - **Edit** — change the name, the download option and the self-service settings. The expiry and language stay as they were. - **Revoke** — the link stops working immediately. Create one link per customer. Then **Opened** tells you who is actually looking at your prices, and you can revoke one customer's access without affecting the others. Want the customer to order directly from the page? See [Let a customer order from a pricelist](https://vinosoft.ch/en/help/articles/pricelists/pricelist-self-service). ### [Email a pricelist, once or on a schedule](https://vinosoft.ch/en/help/articles/pricelists/email-pricelist) You can email a pricelist straight from Vinosoft. Each recipient gets an email of their own, so customers never see each other's addresses. #### Send it now 1. Open the pricelist under **Articles → Pricelists**. 2. Click **Send by email**. 3. Fill in the popup: - **Language** — the language of the email and of the attached files. Changing it reloads the default subject and message in that language; the recipients you typed are kept. - **Recipients** — type one or more email addresses. - **Subject** and **Message** — a ready-made text is filled in. Adjust it as you like. - **Attach** — tick **PDF**, **Excel** and/or **CSV**. - **Include a personal link to the live pricelist** — adds a share link for each recipient. It is placed where `{link}` appears in the message. 5. Click **Send by email**. The personal link is a normal share link: it appears under **Share links** on the pricelist with the recipient's address as its name, so you can see whether they opened it. If you email the same person again in the same language, their existing link is reused instead of creating a new one. You need to attach at least one file or include the link. The personal-link option is not offered for pricelists with purchase prices, because those cannot be shared. #### Send it automatically 1. On the pricelist, click **Schedule emails**. 2. Tick **Send automatically**. 3. Choose the **Frequency**: - **Weekly** — pick the **Day of the week**. - **Monthly** — enter the **Day of the month** (1–31). In shorter months, a later day sends on the last day of the month. 5. Fill in the language, recipients, subject, message and attachments as for a one-off email. 6. Click **Save schedule**. Scheduled emails go out in the morning of the chosen day, always with the prices of that day. Below the pricelist's **Save** button you see a summary such as *Sent automatically every Monday to 12 recipient(s)* and when it was last sent. To stop the schedule, open **Schedule emails** again, untick **Send automatically** and save. A monthly schedule on the 1st is an easy way to keep your trade customers up to date without thinking about it. ### [Let a customer order from a pricelist](https://vinosoft.ch/en/help/articles/pricelists/pricelist-self-service) With self service, a share link becomes an order form for one specific customer. They see their own prices, choose articles and quantities, and send you the request. Vinosoft creates a quote or an order confirmation for that customer and lets you know by email — no retyping an order from an email. #### Switch on self service 1. Open the pricelist under **Articles → Pricelists**. 2. Click **Share** to create a new link, or **Edit** next to an existing link under **Share links**. 3. Tick **Allow self service**. 4. Choose the **Customer** the link is for. 5. Tick what the customer may create: **Allow creating a quote**, **Allow creating an order confirmation**, or both. 6. Optional: - **Revoke the link once a document is created** — the link works for exactly one request. - **Notify this email address** — who gets an email when the customer sends a request. 8. Click **Create link** (or **Save**) and send the link to your customer. In the **Share links** list, the **Customer**, **Self service** and **Documents** columns show which links take orders and how many documents each has created. #### What your customer does The page now shows a checkbox and a quantity field on every article, and the customer's own price — including their special prices and quantity discounts — next to your list price. At the bottom, the customer can enter their name, email address and a message (such as a delivery date or their reference). A running total shows what they have selected. They then click **Request a quote** or **Place an order**, whichever you allowed, and see a confirmation with the document number. #### What you get - A new **quote** or **order confirmation** for that customer, with status open, in the pricelist's currency and with the selected articles and quantities. - An email to the notification address with the customer, the lines and the total, and a button to open the document. Check the document, then continue as usual — convert the quote, send the order confirmation, invoice it. **Currency** Documents are always created in the pricelist's currency, even if the customer normally buys in another one. For a customer who pays in EUR, give them a link to a pricelist in EUR. Anyone who has a self-service link can create documents for that customer. Send it only to the customer, set an expiry date, or use **Revoke the link once a document is created** for one-off orders. ### [Addresses](https://vinosoft.ch/en/help/addresses) The Addresses area is your CRM, where you manage all your contacts, including customers, suppliers, and other business partners. Use it to keep contact details, addresses, and related information organized in one place. ### [Customers](https://vinosoft.ch/en/help/addresses/customers) Customers are the people and businesses you sell to. A customer record keeps their addresses, contacts, history, and billing settings in one place, ready to use on quotes, delivery notes, and invoices. This is the main list you land on when you open **Addresses**. ### [Create a customer](https://vinosoft.ch/en/help/addresses/customers/create-customer) A customer (an "address") is any person or business you sell to. Everything you invoice, deliver, or send a quote to starts from a customer record. #### Open the customer list Go to **Addresses**. This opens your list of customers, where you can search, filter by ZIP code, status, user group, seller, or label, and open any customer to edit. #### Add a new customer 1. In **Addresses**, click **Create new**. 2. Choose the address type at the top: **Company** or **Private**. - **Company** shows fields for the company name and department. - **Private** shows a title, first name, and last name, plus a mobile number. 4. Fill in the main details: name, street, PO box, ZIP code, location, and country. 5. Add contact details on the right: phone, fax, email, and website. 6. Optionally assign a **user group** and add **notes**. 7. Click **Save**. #### Add a separate delivery address If goods should ship somewhere other than the billing address, tick **Different delivery address**. A second block of fields appears where you enter the delivery name, street, ZIP, location, and country. #### Billing and other settings Scroll to the **Settings** section to set how this customer is billed and served: - **Terms of payment** and **currency** - **Seller** responsible for the account - **Language** used on their documents and emails - **Tax** and **VAT number** - **Total discount** applied to their orders - **Customer since** date Set the customer's language and currency now — Vinosoft uses them automatically on every quote, delivery note, and invoice you create for this customer later. #### After saving Once the customer is saved, more sections appear on the edit page — **Contacts**, **Documents**, **Events**, **Invoices**, and more — so you can build up a full history for the account. See [Add contacts to a customer](https://vinosoft.ch/en/help/addresses/customers/customer-contacts) and [Track documents and events for a customer](https://vinosoft.ch/en/help/addresses/customers/customer-documents-events). You can also start a document straight from the customer: use **Create order confirmation** at the top of the edit page. ### [Add contacts to a customer](https://vinosoft.ch/en/help/addresses/customers/customer-contacts) A customer record holds the company or main address. **Contacts** are the individual people you deal with there — for example a buyer, an accountant, or a warehouse manager — each with their own phone, email, and role. #### Add a contact 1. Open the customer in **Addresses** and save it at least once (contacts appear only after the customer exists). 2. Find the **Contacts** section on the customer's edit page. 3. Click **Create new**. 4. Enter the contact's details, then click **Save**. The contact now appears in the **Contacts** list on the customer page. #### Edit or remove a contact In the **Contacts** list, use the row actions to edit a contact's details or delete a contact you no longer need. Add a separate contact for each person you actually correspond with. It keeps emails and documents addressed to the right individual instead of a generic company address. Related: [Create a customer](https://vinosoft.ch/en/help/addresses/customers/create-customer). ### [Track documents and events for a customer](https://vinosoft.ch/en/help/addresses/customers/customer-documents-events) Each customer keeps its own history. Use **Documents** to attach files and **Events** to log what happened, so anyone opening the customer sees the full picture. #### Attach a document 1. Open the customer in **Addresses** (the customer must already be saved). 2. Find the **Documents** section. 3. Click **Create new**, upload or describe the document, and **Save**. Use this for contracts, signed order forms, correspondence, or any file that belongs with the account. #### Log an event 1. On the same customer page, find the **Events** section. 2. Click **Create new**. 3. Record what happened — a call, a meeting, or an appointment — and **Save**. Events build a running timeline for the customer, so you can see past contact and upcoming appointments at a glance. Log a quick event after every meaningful phone call. A one-line note today saves a lot of guesswork when a colleague picks up the account next month. #### Related history on the same page Further down the customer page you'll also find read-only sections such as **Invoices** and **Correspondence**, which fill in automatically as you work with the customer. Related: [Create a customer](https://vinosoft.ch/en/help/addresses/customers/create-customer), [Add contacts to a customer](https://vinosoft.ch/en/help/addresses/customers/customer-contacts). ### [Set special prices and article offers for a customer](https://vinosoft.ch/en/help/addresses/customers/customer-article-offers) When one customer should pay a different price from your standard catalogue, you can set it on the customer record instead of changing the article. Vinosoft then applies that price automatically whenever you sell those articles to this customer. #### Article offers The **Article offers** section on the customer's edit page lets you record specific articles you offer this customer, together with their agreed terms. 1. Open the customer in **Addresses** (it must already be saved). 2. Scroll to the **Article offers** section. 3. Click **Create new**, choose the article and the offer details, and **Save**. #### Special prices To manage a customer's own price list, click **Special prices** at the top of the customer's edit page. Here you set the price this customer pays for individual articles, overriding the standard price. Use special prices for long-term agreed rates with a regular customer, and article offers for specific deals you want on record. Both keep the standard catalogue price untouched for everyone else. The Article offers section appears only for company/private customers where you have article permissions. If you don't see it, check with your administrator about your access to the Articles module. Related: [Create a customer](https://vinosoft.ch/en/help/addresses/customers/create-customer). ### [Set default comments for a customer](https://vinosoft.ch/en/help/addresses/customers/default-comments) Default comments are standard texts tied to a customer that appear automatically on the documents you create for them — so you don't retype the same note on every quote or invoice. #### Edit a customer's default comments 1. Open the customer in **Addresses**. 2. At the top of the customer's edit page, click **Edit default comment**. 3. Enter the text that should appear by default on this customer's documents. 4. **Save**. Use default comments for things that are always true for one customer — a standing delivery instruction, a reference number they require, or a preferred greeting — rather than notes that change from order to order. Related: [Create a customer](https://vinosoft.ch/en/help/addresses/customers/create-customer). ### [Merge duplicate customers](https://vinosoft.ch/en/help/addresses/customers/merge-customers) If the same customer was entered twice, you can merge the records so their invoices, contacts, and history all live under one address. #### Merge two customers 1. Open the customer you want to keep in **Addresses**. 2. At the top of the edit page, click **Merge**. 3. Choose the other record — the duplicate — that should be merged into this one. 4. Confirm the merge. Merging combines records and cannot be undone. Make sure you have the right two customers and know which one you are keeping before you confirm. Related: [Create a customer](https://vinosoft.ch/en/help/addresses/customers/create-customer). ### [Import and export customers](https://vinosoft.ch/en/help/addresses/customers/import-export-customers) Instead of adding customers one by one, you can import a whole list from a file, and export your existing customers whenever you need a copy. #### Import customers 1. Go to **Addresses** and click **Import**. 2. Upload your file and map its columns to Vinosoft's fields. 3. Review the preview, then run the import. Vinosoft checks the file as you go and flags possible duplicates so you can decide how to handle them. Export a few existing customers first (see below) and use that file as your template. Its columns already match Vinosoft's fields, which makes mapping the import much easier. #### Export customers 1. In **Addresses**, click **Export** to download your customer list. 2. For more control, open the **Export** dropdown and choose the extended export, where you can edit the column headers before downloading. #### Print master data sheets To print master data sheets for a range of customers, enter a **ZIP from** / **ZIP to** range in the filter bar, then use **Master data** above the list. Importing can create many records at once. Always check the preview and the duplicate warnings before confirming, so you don't add customers you already have. Related: [Create a customer](https://vinosoft.ch/en/help/addresses/customers/create-customer). ### [Suppliers](https://vinosoft.ch/en/help/addresses/suppliers) Suppliers are the companies you buy from. A supplier record keeps their contact details, payment terms, finance accounts, and bank details in one place, ready to use on purchase orders and creditor invoices. Open it from **Addresses → Suppliers**. ### [Create a supplier](https://vinosoft.ch/en/help/addresses/suppliers/create-supplier) A supplier record holds everything you need to order from and pay a company you buy from. #### Add a new supplier 1. Go to **Addresses → Suppliers**. 2. Click **Create new**. 3. Enter the main details: name, company, department, street, PO box, ZIP code, location, and country. 4. Add contact details: phone, fax, email, and website. 5. Optionally set a supplier **level** and **discount**, and add **notes**. 6. Click **Save**. #### Settings In the **Settings** section, set how you deal with this supplier financially: - **Terms of payment** and **currency** - **Language** used on documents - **Income** and **expense finance accounts** - **Tax** applied to their invoices Choosing the expense finance account and tax now means every creditor invoice you book against this supplier is posted correctly without extra steps. #### After saving Once the supplier is saved, you can add **contacts** and store their **bank accounts** — see [Add bank accounts to a supplier](https://vinosoft.ch/en/help/addresses/suppliers/supplier-bank-accounts). To load many suppliers at once, see [Import and export suppliers](https://vinosoft.ch/en/help/addresses/suppliers/import-export-suppliers). ### [Add bank accounts to a supplier](https://vinosoft.ch/en/help/addresses/suppliers/supplier-bank-accounts) Storing a supplier's bank details on their record means payments always go to the right account, without looking them up each time. #### Add a bank account 1. Open the supplier in **Addresses → Suppliers** (the supplier must already be saved). 2. Find the **Bank accounts** section at the bottom of the supplier's edit page. 3. Click **Create new**. 4. Enter the bank details and **Save**. The account now appears in the supplier's **Bank accounts** list, ready to use when you pay them. If a supplier uses different accounts for different currencies, add each one. You can then pick the right account when you record a payment. Related: [Create a supplier](https://vinosoft.ch/en/help/addresses/suppliers/create-supplier). ### [Import and export suppliers](https://vinosoft.ch/en/help/addresses/suppliers/import-export-suppliers) You can load a whole list of suppliers from a file instead of adding them one at a time, and export your existing suppliers whenever you need a copy. #### Import suppliers 1. Go to **Addresses → Suppliers** and click **Import**. 2. Upload your file and map its columns to Vinosoft's fields. 3. Review the preview, then run the import. #### Export suppliers In **Addresses → Suppliers**, click **Export** to download your supplier list. Export your suppliers first and use that file as the template for an import — its columns already line up with Vinosoft's fields. An import can create many records at once. Check the preview before confirming so you don't add suppliers you already have. Related: [Create a supplier](https://vinosoft.ch/en/help/addresses/suppliers/create-supplier). ### [Correspondence](https://vinosoft.ch/en/help/correspondence) The Correspondence area is where you write letters and messages to your contacts and keep a record of what you have sent. A correspondence record is a single piece of written communication addressed to a contact — for example a letter, a notice, or a message you compose and send from Vinosoft. Keeping this correspondence in one place gives you a clear history of who you contacted, about what, and when. Use it to draft a new piece of correspondence, edit it while you are still working on it, and look back at everything you have already sent. #### Status tabs The Correspondence area is split into two tabs so you can separate the correspondence you are still working on from the correspondence that is already finished. Switch between them from the navigation to change which records the list shows. ##### Open The **Open** tab lists correspondence that is still active — records you have started but not yet completed or sent. A new piece of correspondence starts here, and it stays here while you draft, edit, and get it ready to go out. From this tab you typically: - Create a new piece of correspondence for a contact. - Edit a record to adjust its recipient and content. - Keep track of what still needs to be finished or sent. Keep the Open tab as your working list. Anything that still needs writing or sending lives here, so it is the first place to look when you sit down to catch up on correspondence. ##### History The **History** tab lists correspondence that is no longer active — records that have been sent or completed. Use it to look up past communication with a contact, review exactly what was written, or reprint an earlier letter. Sending or completing a piece of correspondence moves it out of the Open tab and into History. This keeps the Open tab focused on records that still need your attention, while History preserves the full communication trail. ### [Sales document pipeline](https://vinosoft.ch/en/help/pipeline) Most sales in Vinosoft move through the same chain of documents: you start with a **quote**, turn it into an **order confirmation** when the customer agrees, raise a **delivery note** when you ship the goods, and finish with an **invoice** you send to be paid. The Sales document pipeline area explains how these stages fit together as one flow, rather than four separate screens. Instead of retyping customer details, addresses, and line items at every step, you convert one document into the next and Vinosoft carries the information forward. Each stage still has its own area in the menu — [Quotes statistics](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/partnership/quotes), [Order confirmations statistics](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/partnership/order-confirmations), [Delivery notes](https://vinosoft.ch/en/help/delivery-notes), and [Invoices in Finance](https://vinosoft.ch/en/help/finance/invoices) — where you manage the documents of that type. Start here to understand the journey, then use [Move a sale from quote to invoice](https://vinosoft.ch/en/help/pipeline/transitions) for the step-by-step of moving a document from one stage to the next. ### [Move a sale from quote to invoice](https://vinosoft.ch/en/help/pipeline/transitions) A sale usually travels through four documents in order: **quote → order confirmation → delivery note → invoice**. You don't retype anything along the way. At each stage you convert the current document into the next one, and Vinosoft copies the customer, addresses, line items, prices, discounts, and delivery details forward for you. This article walks through each transition in turn. You can start at any stage — not every sale begins with a quote — but the conversions always run in the same direction. #### Before you start Each document lives in its own area: **Quotes**, **Order confirmations**, **Delivery notes**, and **Invoices**. A conversion is always launched from the document you are converting *from*, and it opens (or lists) the new document in the next area. The new document keeps a link back to the one it came from, so you can always trace an invoice back to the order confirmation and quote it grew out of. #### Stage 1 → 2: Quote to order confirmation Convert a quote once the customer has accepted it and you're ready to commit to the order. 1. Go to **Quotes** and open the quote you want to convert. 2. Make sure the quote is **finalized** (closed). A draft quote that is still open can't be converted yet. 3. Choose **Convert to order confirmation**. 4. Vinosoft creates a new order confirmation with its own number and opens it. What carries over: the customer and client address, all article lines (in the same order), currency, prices and total discount, delivery costs and shipping method, tax settings, payment terms, comments, and the document language. The original quote is marked as **ordered** so you can see it turned into a sale. If the **Convert to order confirmation** action is missing or greyed out, the quote is most likely still open. Finalize (close) it first, then convert. #### Stage 2 → 3: Order confirmation to delivery note When the goods are ready to ship, turn the order confirmation into a delivery note. 1. Go to **Order confirmations** and open (or select) the confirmation you're shipping. 2. Choose the action to mark it as **supplied** / create the delivery documents. 3. Tick **Create delivery note** — and, if you use them, **Create packing slip** — then confirm. 4. Vinosoft creates the delivery note (and packing slip) and moves the order confirmation to the **Supplied** status. The delivery note carries the same customer, addresses, and article lines as the order confirmation, so it reflects exactly what is being sent. You can create the delivery note and packing slip together in this one step, so the paperwork that travels with the shipment is ready at the same time. #### Stage 3 → 4: Order confirmation to invoice Once the order is confirmed (and usually supplied), raise the invoice so you can bill the customer. 1. In **Order confirmations**, select the confirmation (or several) you want to bill. 2. Choose **Convert to invoice** (also labelled *convert to account*). 3. Review the list of confirmations to be invoiced, then confirm. 4. Vinosoft creates the invoice and moves the order confirmation to the **Invoiced** status. The invoice inherits the customer, addresses, article lines, prices, discounts, and delivery costs from the order confirmation. If a confirmation has already been invoiced, Vinosoft tells you instead of billing it twice. **Collective invoice** If several order confirmations belong to the same customer, you can combine them into one collective invoice rather than sending several separate bills. #### Creating a delivery note straight from an invoice Sometimes you invoice first and need the delivery paperwork afterwards. From an open invoice you can generate a delivery note directly, without going back to the order confirmation. 1. Go to **Invoices** and open the invoice. 2. Choose **Generate delivery note**. 3. Vinosoft creates the delivery note from the invoice's lines and opens the **Delivery notes** area. #### What each transition does — at a glance - **Quote → order confirmation:** commits an accepted quote to a sale; quote becomes *ordered*. - **Order confirmation → delivery note:** produces the shipping paperwork; confirmation becomes *supplied*. - **Order confirmation → invoice:** bills the customer; confirmation becomes *invoiced*. - **Invoice → delivery note:** creates delivery paperwork after invoicing, when you billed first. For managing the documents at each stage, see [Quotes statistics](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/partnership/quotes), [Order confirmations statistics](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/partnership/order-confirmations), [Delivery notes](https://vinosoft.ch/en/help/delivery-notes), and [Invoices in Finance](https://vinosoft.ch/en/help/finance/invoices). ### [Quotes](https://vinosoft.ch/en/help/quotes) A quote is the first document in the sales pipeline. It is the priced offer you send a customer before anything is confirmed. Once the customer accepts, a quote becomes an **order confirmation**, then a **delivery note**, and finally an **invoice**. The Quotes area is where you draft those offers, adjust pricing, and follow each one until it turns into a confirmed order. Use it to create a new quote for a customer, add articles and prices, send the quote as a PDF, and keep track of which offers are still being negotiated and which have been closed. #### Status tabs The Quotes area is split into two tabs so you can separate offers that still need your attention from those that are already settled. Switch between them from the navigation to change which quotes the list shows. ##### Open The **Open** tab lists quotes that are still active, meaning they are newly created or currently being worked on. A brand-new quote starts here, and it stays here while you keep editing it or wait for the customer to respond. From this tab you can: - Create a new quote with **Create new**. - Edit a quote to add articles, prices, and addresses. - Filter the list by **Status**, **Seller**, or **Author**, or search by name. - Select several quotes and delete or close them in bulk. Filter by **Seller** or **Author** to quickly find just the quotes your team member is responsible for, instead of scrolling the whole list. ##### History The **History** tab lists quotes that are no longer active, meaning they have been closed or already converted into an order. Use it to look up past offers, review what was quoted to a customer, or reprint an earlier quote. Sending a quote by email or printing it moves it out of the Open tab and into History. This keeps the Open tab focused on offers that still need action. Once a quote has been closed, you can convert it into an order confirmation to continue the sales pipeline. The new order confirmation is created from the quote's articles, prices, and addresses, so you do not have to re-enter anything. ### [Purchase orders](https://vinosoft.ch/en/help/purchase-orders) A purchase order is the order you place with a supplier to buy stock — the wines and other articles you resell. In Vinosoft you draft the order, add the products and quantities you want, send it to the supplier, and then book the goods into your inventory when they arrive. The **Purchase orders** area keeps every order organised by where it is in that process. #### Open the Purchase orders area Go to **Purchase orders** in the main menu. The area opens on the **Open** tab and shows a list of orders with these columns: - **Number** — the purchase order number Vinosoft assigns. - **Order date** — the date on the order. - **Supplier name** — the supplier you are ordering from (click it to open the order). - **Order number** — the linked order confirmation, if the purchase order came from one. - **Licensee** — shown only if your account has the licence module. Use the search box to filter by name, and the **Create new** button to start a new order. The total value of the listed orders (including tax) is shown in the summary at the bottom. #### The three tabs The area splits your orders into three tabs that follow the order's lifecycle. ##### Open Orders you are still preparing. A new purchase order starts here. On this tab you build the order — add the supplier, the products, quantities and prices — and get it ready to send. Orders on the **Open** tab have not been sent to the supplier yet, so you can still edit or delete them freely. ##### In progress Orders that have been sent to the supplier and are awaiting delivery. A purchase order moves here automatically the first time you **send it by email**, **print** it, or **generate** from it. When it moves to **In progress**, Vinosoft also records the expected incoming stock for the ordered articles, so your inventory reflects what is on its way. ##### History Completed orders. Once you have received the goods and confirmed the quantities with a **purchase order check**, the order is closed and filed under **History**. Orders here are kept for your records; they are shown read-only. #### The lifecycle: Open → In progress → History 1. **Create the order (Open).** Click **Create new**, choose the supplier and settings, then add the products you want to order. The order stays on the **Open** tab while you work on it. 2. **Send it (In progress).** Send the order to the supplier by email, or print it. Vinosoft marks the order as ordered, moves it to **In progress**, and books the expected stock. 3. **Receive the goods (History).** When the delivery arrives, open the order and run the **Purchase order check**. You confirm how much was actually received; Vinosoft books those quantities into your stock and closes the order to **History**. Not every order has to be emailed. If you place the order with your supplier by phone or on their website, just **print** the purchase order (or use **Generate**) — that still moves it to **In progress** and reserves the incoming stock. From an open purchase order you can also **generate a creditor invoice** for the goods, so the bill you will owe the supplier is recorded straight away. Those bills are managed in the [Creditors](https://vinosoft.ch/en/help/creditors) area. #### Related - [Creditors](https://vinosoft.ch/en/help/creditors) — manage the supplier invoices you owe once the goods and bills arrive. ### [Create a purchase order](https://vinosoft.ch/en/help/purchase-orders/create-purchase-order) Create a purchase order when you need to buy stock from a supplier. You draft the order, add the products, send it, and later book the delivery into your inventory. A new order starts on the **Open** tab. #### Start the order 1. Go to **Purchase orders → Open** and click **Create new**. 2. Choose the **Supplier** you are ordering from. 3. Set the **Order date**, and check the **Currency**, **Terms of payment** and **Target storage** — the storage location the goods will be booked into. Add any **Comments** for the supplier. 4. Click **Save**. Vinosoft creates the order and takes you to the products step. #### Add the products On the products step, add each article you want to order with its quantity and purchase price. These are the lines that will appear on the order you send to the supplier. Save when the order is complete. You can leave an order on the **Open** tab and come back to it. Nothing is sent to the supplier and no stock is reserved until you send, print, or generate the order. #### Send the order Open the order and either **send it by email** to the supplier or **print** it. Vinosoft then: - marks the order as ordered and moves it to the **In progress** tab, and - records the expected incoming stock for the ordered articles, so your inventory shows what is on the way. #### Receive the goods When the delivery arrives, open the order and run the **Purchase order check**. Confirm how much of each article you actually received; Vinosoft books those quantities into your stock at the target storage and closes the order to the **History** tab. While preparing an order you can also **generate a creditor invoice** for the goods, so the bill you'll owe the supplier is recorded straight away. See [Creditors](https://vinosoft.ch/en/help/creditors) for how those invoices are managed. #### Related - [Purchase orders](https://vinosoft.ch/en/help/purchase-orders) — how the Open, In progress and History tabs work. - [Creditors](https://vinosoft.ch/en/help/creditors) — record and pay the supplier invoices you owe. ### [Order confirmations](https://vinosoft.ch/en/help/order-confirmations) The **Order confirmations** area is where a confirmed customer order lives before it is delivered and invoiced. It is the **second document in the sales pipeline**: a **quote** becomes an **order confirmation**, which is then turned into a **delivery note** and finally an **invoice**. Use this area to check what the customer ordered, prepare fulfillment, generate delivery notes or packing slips, and follow each order through to invoicing. You can also set up recurring order confirmations that regenerate on a schedule. #### How order confirmations fit the sales pipeline An order confirmation records that the customer has committed to buy. From here you typically: 1. Review the order details, address, and pricing. 2. **Supply** the order — create a delivery note and/or packing slip to fulfill it. 3. Convert it into an **invoice** to bill the customer. **From quote to invoice** If a customer first received a **quote**, you don't retype the order — convert the quote into an order confirmation, and later the order confirmation into an invoice. Vinosoft carries the products, addresses, and pricing across each step. #### Status tabs The area is split into tabs so you can focus on orders at a particular stage. The list only shows orders that match the selected tab. ##### Open Orders that have been confirmed but not yet fulfilled. This is your working queue — orders here are waiting to be supplied (delivery note or packing slip) or invoiced. Start most of your daily work from the **Open** tab. ##### Recurrent Order confirmations set to repeat on a schedule (for example a standing monthly wine order). The **Recurrent** tab lists these templates and their recurrence settings, so you can review, pause, or adjust an order that regenerates automatically. **Standing orders** Use a recurrent order confirmation for customers who order the same items on a regular cycle. Vinosoft creates each new order for you on the schedule you set, instead of you re-entering it every time. ##### In progress Orders that are partway through fulfillment — for example, some items have been supplied but the order is not yet complete. Use the **In progress** tab to see what still needs to be delivered or invoiced. ##### Supplied Orders that have been fully supplied — a delivery note or packing slip has been created for the whole order. These are ready to be invoiced (or already on their way to an invoice). Check the **Supplied** tab to see what has left the warehouse but still needs billing. ##### History Completed order confirmations, kept for reference. Orders that have run their full course — supplied and invoiced — move here so your active tabs stay uncluttered. Use **History** to look up a past order without changing it. ##### Deleted Order confirmations that have been removed. They are kept in the **Deleted** tab rather than erased permanently, so you can find or restore an order that was deleted by mistake. **Deleting an order** Deleting an order confirmation removes it from your active queues. Only delete an order you are sure you no longer need — if you deleted it by accident, look for it in the **Deleted** tab. ### [Orders](https://vinosoft.ch/en/help/orders) The **Orders** area is your central hub for the customer orders that flow into Vinosoft. Every order that comes from your online **web shop** or is rung up at the **point of sale (POS)** lands here, so you can see what has been ordered, how far it has been fulfilled, and whether it has been paid — all in one list. Use the Orders area to review order details, move orders through your sales process, take payments and refunds, ship goods, and keep a running history of everything that happened on each order. **Orders vs Order confirmations** Orders and **Order confirmations** (in the German interface: *Aufträge*) are two separate areas with their own menu entries. **Order confirmations** are part of the classic sales-document pipeline (quote → order confirmation → delivery note → invoice). **Orders** is a separate, order-management module that consolidates orders coming from your web shop and POS and tracks each one across independent order, fulfillment, and payment statuses. If you only see one of these areas, it depends on which modules are enabled for your account. #### The orders list Opening **Orders** shows a list of all your orders. Each row summarizes one order: - **Number** — the order number (click it to open the order). - **Customer** — the linked customer address. - **Order status**, **Fulfillment**, **Payment** — the three independent status badges (see below). - **Channel** — where the order came from (**Web** or **POS**). - **Created** and **Confirmed** dates. - **Total** — the order total including tax, with its currency. Each row also has quick actions to **edit**, **view details**, **delete**, or **copy** the order. #### Order, fulfillment and payment status Every order carries **three independent statuses**, so you always know exactly where it stands: - **Order status** — *Draft*, *Quoted*, *Confirmed*, *Processing*, *Completed*, or *Cancelled*. - **Fulfillment** — *Unfulfilled*, *Partially fulfilled*, or *Fulfilled*. - **Payment** — *Unpaid*, *Partially paid*, or *Paid*. Because these are separate, an order can be *Confirmed* and *Paid* while still *Unfulfilled* — for example, when a customer has paid but the goods have not shipped yet. Refunds are tracked separately once you issue them (*Partially refunded* or *Fully refunded*). #### Channels: web shop and POS The **Channel** badge tells you the source of each order: - **Web** — placed through your online shop. - **POS** — rung up at the point of sale. This lets you manage online and in-store orders side by side in a single list. #### What you can do with an order Open an order to work on it. From an order you can: - Edit the order and its **products**, prices, discounts, coupons, and delivery costs. - Edit the **customer** and the billing/delivery **addresses**. - **Register payments** and **issue refunds**, with a full payment history. - Create **fulfillments** and print **packing slips** as you ship goods. - Review **stock movements** tied to the order. - Send a **quote request** to a supplier for the ordered items. - Add notes to the order **timeline** and keep private or public comments. - View any digital **licenses** attached to the order (if the licensing module is enabled). - **Print** or **download** the order PDF, or **email** it to the customer. - **Change the currency**, **copy** the order, or **share** it with a public link. **Merge duplicate orders** If the same customer ends up with several separate orders, use **Merge Orders** on the list page to combine them into one — handy for consolidating repeat orders before you ship or invoice. #### Finding orders quickly Above the list you can: - Use the **filter tabs** to switch between saved views. **All** is shown by default, and you can create your own saved filters for the views you use most. - Use the **search box** to find an order by name. **Save your own filters** Build a saved filter for the orders you check every day — for example unpaid web orders, or orders still waiting to be fulfilled — and it appears as its own tab for one-click access. ### [Delivery notes](https://vinosoft.ch/en/help/delivery-notes) The **Delivery notes** area lets you create and manage the documents that accompany your shipments to customers. A delivery note lists what physically goes out with an order, so both you and the customer have a record of what was delivered. In the sales-document pipeline, the delivery note is the **third document**: a quote becomes an order confirmation, the order confirmation produces a delivery note when the goods are picked and shipped, and the delivery note is later turned into an invoice. **Quote → Order confirmation → Delivery note → Invoice** You usually don't start from a blank delivery note. A delivery note is generated from an order confirmation once you're ready to ship, so the customer, addresses and line items carry over automatically. You can still create one directly when you need to. #### How the status tabs work The list at the top of the area is split into tabs that group your delivery notes by where they are in the shipping process. A delivery note normally moves left to right — from **Open** to **Printed** to **Supplied**, then into **History** once it's fully processed. Select a tab to see only the delivery notes in that state. ##### Open New delivery notes that are still being prepared. A delivery note lands here when it's created or generated from an order confirmation but the goods haven't been dispatched yet. Use this tab as your work queue: check the addresses and line items, adjust quantities, and get each note ready to print and ship. ##### Printed Delivery notes you have printed. Printing a note moves it here, which acts as a signal that the paperwork is done and the shipment is packed and ready to hand over. Keep this tab as the list of notes waiting to physically leave the shop. Printing is what advances a delivery note from **Open** to **Printed**. If a note seems stuck in **Open**, check whether it was actually printed rather than only previewed. ##### Supplied Delivery notes for goods that have been handed over or shipped to the customer. Marking a note as **Supplied** confirms the delivery is complete. This is usually the point at which the delivery note is ready to be converted into an invoice. ##### History The archive of completed delivery notes. Once a note has run its course — delivered and, where relevant, invoiced — it moves to **History** so your active tabs stay focused on current work. Use this tab to look up past shipments for a customer. ##### Deleted Delivery notes you have removed. Deleting a note takes it out of the active tabs but keeps it here rather than erasing it, so you have a record and can review what was removed. Deleting a delivery note removes it from your working lists. Only delete notes that were created in error — for shipments that genuinely went out, move the note through **Supplied** and **History** instead so your records stay complete. ### [Packing slips](https://vinosoft.ch/en/help/packing-slips) The **Packing Slips** area lets you create picking and packing lists that help you prepare orders for shipment. A packing slip guides your warehouse staff through gathering the right items from the right storage locations and packing them for a specific order. It can show the source storage, storage place, total packages, total quantity and total weight, and it can carry a signature when the goods are handed over. You reach it from the main menu under **Packing slips**. #### Packing slip vs. delivery note These two documents sit next to each other in the sales pipeline, and it's easy to mix them up: - A **packing slip** is an internal, warehouse-facing document. It's the picking and packing list that tells your staff which items to collect, from which storage, and how to pack them. - A **delivery note** is the customer-facing document that travels with the goods and confirms what was actually delivered. In Vinosoft the two are linked: a packing slip records the delivery note it belongs to, so you can prepare the goods in the warehouse and keep the shipping document connected to the same order. Delivery notes themselves live in the separate **Delivery notes** area. Use packing slips for the physical work of picking and packing in the warehouse, and delivery notes for the paperwork that goes to the customer with the shipment. #### Status tabs The packing slip list is split into tabs so you can focus on the ones at each stage of preparation. Selecting a tab filters the list to packing slips in that state. ##### Open The **Open** tab shows packing slips that have been created but not yet printed. These are your active picking and packing jobs — the ones warehouse staff still need to work through. Start here to see what's waiting to be prepared. ##### Printed The **Printed** tab shows packing slips that have already been printed. Printing a packing slip moves it out of **Open** and into **Printed**, so this tab acts as your record of the lists that have been handed to the warehouse or completed. If a packing slip you expect to see is missing from **Open**, check the **Printed** tab — it may already have been printed. ### [Invoices](https://vinosoft.ch/en/help/invoices) The Invoices area lets you create and manage invoices for your customers. Use it to bill for orders, track outstanding payments, and keep your accounts receivable up to date. An invoice is the final document in the sales-document pipeline. A typical sale moves from a **quote**, to an **order confirmation**, to a **delivery note**, and finally to an **invoice** that requests payment. You can start an invoice from an earlier document in the chain or create one directly. #### Status tabs The invoice list is split into tabs so you can focus on invoices at a particular stage. Selecting a tab filters the list to the invoices in that state. ##### Open The **Open** tab shows invoices that have been issued but not yet fully paid. These are your outstanding receivables — the amounts customers still owe you. Use this tab to keep an eye on what is due and to follow up on late payments. Start your day in the Open tab to see at a glance which invoices are still awaiting payment. ##### Recurrent The **Recurrent** tab lists invoices that repeat on a schedule, such as monthly or yearly billing for subscriptions or ongoing services. Instead of creating the same invoice by hand each period, a recurrent invoice serves as a template that generates new invoices automatically on its cycle. ##### In-progress The **In-progress** tab holds invoices that are still being prepared and have not yet been finalized or sent to the customer. Use it as your working area for drafts you are still editing. ##### Paid The **Paid** tab shows invoices that have been settled in full. Moving an invoice here confirms the payment has been received and the receivable is closed. Use this tab to review your billing history and completed transactions. ##### Deleted The **Deleted** tab collects invoices you have removed from the active lists. Keeping them in a separate tab means they no longer clutter your working views while remaining available for reference. Deleting an invoice removes it from your active lists. Only delete an invoice you are sure you no longer need, and check your local bookkeeping rules before removing a document that has already been sent to a customer. ### [Let a customer pay an invoice online](https://vinosoft.ch/en/help/invoices/payment-links) A **payment link** is a web address for one invoice. Your customer opens it, sees the invoice exactly as the PDF prints it, and pays the open amount by card or with their usual online payment method — no login, no account, nothing to install. You create the link from the invoice, send it however suits you, and Vinosoft tells you when the money arrives. #### Before you start At least one payment method must be switched on for payment links. Go to **Configuration → General → Payment methods**, open a provider's **Configure** page, and tick **Available on payment links**. See [Payment methods](https://vinosoft.ch/en/help/configuration/payment-methods) for the whole setup. Until something is ticked there, the **Payment link** action does not appear on your invoices at all — there would be nothing for a customer to pay with. #### Create the link 1. Open the invoice. It must have the status **In progress** — an issued bill that isn't paid yet, the same state that allows **Register payment**. 2. Click **Payment link** in the action bar above the invoice. 1. The popup tells you what your customer will be able to pay — the invoice's open amount, in its currency. Click **Create payment link**. The link is only created when you click that button — opening the popup never mints one. Clicking it again on an invoice that already has a live link changes nothing, so there is no way to accidentally issue two. If money has already come in through an earlier link and nobody has booked it, the popup lists it at the bottom under **Payment received, not booked yet** — and the open amount above it is quoted net of that payment, so a second link never charges for the same money twice. The amount shown when you create the link is not the amount that gets charged. Vinosoft recalculates the open amount at the moment your customer pays, so a partial payment or a credit note in between is taken into account. If the invoice has been settled by then, the link says so instead of charging zero. #### Send it to your customer Once the link exists, the popup shows everything you need. - **Payment link** — the address itself, with a **Copy** button. Paste it into a letter, a chat message or an email of your own. - **The QR code** — for a printed reminder or a document your customer scans with their phone. - **The status line** — *not opened yet* or *opened 3 times*, and *expires 12.10.2026* or *no expiry*. - **Offered** — the methods your customer will be able to choose from, so you can see at a glance that the link will work. - **Email to customer** — the address is pre-filled from the invoice's contact and you can change it. Click **Send** and Vinosoft mails a short "pay it here" message with the open amount and a button. The popup confirms **Payment link sent to …**. - **Revoke link** — see below. If you would rather have the link inside the invoice email itself, put the placeholder `{paymentUrl}` into the default text for the invoice email. It resolves to the live link when there is one, and to nothing when there isn't — so the same text works for invoices you don't want paid online. Anyone holding the link can pay that invoice — the address is the authorization, there is no password. That is what makes it work for your customer, and it is why you should send it to the customer rather than post it anywhere public. If a link reaches the wrong person, revoke it. #### What your customer sees The link opens a plain page with no Vinosoft login and none of your internal information — no comments, no margins, no other documents of that customer. They get the invoice header with its date and due date, a **Download PDF** button, the addresses, the line items and totals laid out the way your PDF prints them, and then: - **Amount due** — the open amount, recalculated now. - One **Pay now —** ***method*** button per method you enabled. Choosing a method sends them to that provider's own secure payment page. Card details are never typed into Vinosoft. The line table is built from the same report model as the PDF, so the column headings and total labels are the ones your report layout prints — your customer reads the invoice in the wording they would have received on paper. Afterwards they land back on a short result page: **Thank you. Your payment has been received.**, with the amount that was taken — or a note that the payment is still being processed or was not completed, with a button back to the invoice so they can try again. If **Email the payer a receipt** is on in your payment-link settings, they also get a confirmation email. #### Book the payment When a payment comes through, Vinosoft records it but does **not** touch your invoice — no payment is booked automatically and the invoice status doesn't change. Nothing unattended moves money in your books. Instead, the invoice's right-hand rail shows a card. - **Payment received, not booked yet** — the amount, the method and the date, with a **Register payment** link. Click it and the usual register-payment popup opens, pre-filled from the payment. Save it and the money is booked exactly like any other payment — and the card disappears. - **Payment link active** — the link is live and nothing has been paid yet, with the same *opened … · expires …* line as the popup. - **Previous link:** ***status*** — a muted line when the last link was revoked, expired or already paid. - **The last payment attempt did not go through** — a failed or cancelled attempt. Useful when a customer insists they paid and the link still looks unpaid. At the same time an email goes to the addresses in **Notify these addresses** (or to the invoice's seller when that is empty), telling you the invoice number, the amount, the method and that the payment still needs booking. Register the payment while the card is in front of you. The card is the only place that says "a provider has this money and your books don't know about it yet" — once you book it, the loop is closed. #### Revoke, expire, re-issue **Revoke link** in the popup kills the address immediately. Anyone opening it from then on gets *This payment link is no longer valid.* — nothing tells them the invoice exists. Use it when a link went to the wrong person, or when you have cancelled the invoice. A link also stops working on its own once it passes the lifetime set in **Configuration → General → Payment methods → Payment links**, and once the invoice has been paid in full. In every one of those cases you can simply create a new link from the popup, which then also tells you what became of the last one — *Previous link: Revoked*, *Expired* or *Paid*. Revoking is not undoable, but it costs nothing: the new link is a fresh address for the same invoice. Revoking a link never affects a payment that already went through. Money your customer has paid stays recorded and still waits for you on the rail card. ### [Creditors](https://vinosoft.ch/en/help/creditors) A creditor is a supplier you owe money to, and the **Creditors** area is where you record and manage their invoices — the bills you have to pay. Record each incoming supplier invoice with its amount and due date, register payments as you make them, and let Vinosoft keep your accounts payable organised and up to date. #### Open the Creditors area Go to **Creditors** in the main menu. The area opens on the **Open** tab and lists the supplier invoices with these columns: - **Number** — the creditor number Vinosoft assigns. - **Date** — the invoice date. - **Supplier name** — the supplier you owe (click it to open the invoice). - **Supplier number** — the supplier's own reference or document number for the bill. - **Currency** and **Gross amount** — the amount due and its currency. - **Due date** — when payment is due (the invoice date plus the supplier's terms of payment). - **Comments** — any note you added. Use the search box and the date range to filter the list. **Create new** records a new invoice, and the summary at the bottom totals the listed amounts in your default currency. #### The three tabs The area splits your supplier invoices into three tabs that follow each bill's lifecycle. ##### Open Invoices you owe that are not yet paid. A new creditor invoice starts here. From this tab you can **edit**, **delete**, or **close** an invoice, and select invoices to pay together. Each row shows the **Due date** so you can see what is coming up. ##### In progress Invoices that have been partly paid but still have a balance outstanding. When you register a payment that doesn't cover the full amount, the invoice moves here. On this tab an extra **Paid / Unpaid** column shows how much has been paid and how much is still due. ##### Closed Invoices that are fully settled. Once an invoice is paid in full — or you close it manually — it moves here with its **Close date**. Closed invoices are kept for your records and can no longer be edited. #### The lifecycle: Open → In progress → Closed 1. **Record the invoice (Open).** Click **Create new** and enter the supplier, amount, date, currency and terms of payment. The invoice appears on the **Open** tab. 2. **Pay it, in full or in part.** Select one or more open invoices and use **Generate XML / Register payment** to record the payment. Vinosoft produces a bank payment file (ISO 20022) and records the amount. - Pay only part of the amount and the invoice moves to **In progress** with the balance still shown. - Pay it off completely and it moves straight to **Closed**. 4. **Close (Closed).** When nothing is outstanding the invoice is closed automatically. You can also close an open or in-progress invoice manually with the **Close** action and choose the finance account it is booked against. Tick the checkbox next to several open invoices and register them together — Vinosoft generates a single bank payment file for the whole batch. Only invoices that have the bank details needed for payment can be selected. A creditor invoice can only be deleted while it is still **Open** and not linked to another document. Once it has a payment or is closed, delete is no longer available — use the payment and close steps instead of removing it. #### Related - [Purchase orders](https://vinosoft.ch/en/help/purchase-orders) — the stock orders you place with suppliers; an open purchase order can generate a creditor invoice for the goods. ### [Record a creditor invoice](https://vinosoft.ch/en/help/creditors/record-creditor-invoice) When a supplier sends you an invoice, record it as a creditor so Vinosoft tracks what you owe and when it is due. A new invoice lands on the **Open** tab, ready to be paid. #### Create the invoice 1. Go to **Creditors → Open** and click **Create new**. 2. Choose the **Supplier** (address). Selecting a supplier fills in their usual **Terms of payment**, **Currency**, finance accounts, tax code and bank account automatically — check these and adjust if this invoice differs. 3. Enter the **Document number** — the supplier's own invoice or reference number. Leave it blank and Vinosoft uses the creditor number instead. 4. Set the **Date** of the invoice. The due date is worked out from this date plus the terms of payment. 5. Enter the amount. Type either the **Net amount** or the **Gross amount** — with a tax code selected, Vinosoft fills in the other one for you. 6. Check the **Tax code**, and pick the finance accounts and bank account if they weren't set from the supplier. 7. Optionally fill in the **Reference number** (ESR/ISR) if you pay by Swiss payment slip, and add any **Comments**. 8. Click **Save**. Enter the **Net amount** or the **Gross amount** and let Vinosoft calculate the other from the tax code — you don't have to work out the VAT by hand. If the finance settings for the supplier are incomplete, Vinosoft can't book the invoice and shows an error. Make sure the supplier has finance accounts and a tax code set up before recording their invoices. The invoice now appears on the **Open** tab. To pay it, select it and use **Generate XML / Register payment** — see [Creditors](https://vinosoft.ch/en/help/creditors) for how the open, in-progress and closed tabs work. ### [Licenses](https://vinosoft.ch/en/help/licenses) The Licenses area shows you the status of your Vinosoft license and your maintenance agreement. It is where you confirm that your software is properly licensed and that your support and maintenance are current. Use it to check validity, see what your plan includes, and stay ahead of renewals. #### Tabs The Licenses area is split into two tabs, one for your license and one for your maintenance agreement. Switch between them from the navigation. ##### License The **License** tab shows the details of your Vinosoft license — the record that confirms your right to use the software. This is where you look to see which license you hold and whether it is currently valid. ##### Maintenance The **Maintenance** tab shows the status of your maintenance agreement — the arrangement that keeps your software updated and supported. Use it to check whether your maintenance is active and to see the period it covers. Your license and your maintenance agreement are related but separate. The License tab covers your right to use Vinosoft, while the Maintenance tab covers ongoing updates and support. Both are worth checking before a renewal falls due. If anything on these tabs looks out of date or you have a question about a renewal, contact your Vinosoft representative — the Licenses area shows the current status, but changes to your license or maintenance are handled by your provider. ### [Finance](https://vinosoft.ch/en/help/finance) The Finance area gives you access to your accounting journal, profit and loss statement, balance sheet, and tax overviews. Use it to keep an eye on the overall financial health of your business. ### [The accounting journal](https://vinosoft.ch/en/help/finance/journal) The journal is the running list of every booking in your accounting. Each line records a movement of money between two accounts — a debit (Soll) and a credit (Haben) — with a date, an amount, a currency and an optional tax code. #### Open the journal Go to **Finance → Journal** to see all bookings. By default the list shows the current booking year (business period). Each row shows the booking number, date, credit account, debit account, text, reference, tax and amount with its currency. #### Filter the list Use the filter row at the top to narrow down what you see: - **Search** — type in the search box to match on the booking's reference, number or text. - **Period** — pick a **date from** and **date to** to limit the list to a range. If you pick a from-date later than the to-date, Vinosoft corrects the range for you. - **Currency** — restrict the list to bookings in one currency. - **Account range** — enter an **account from** and **account to** number to show only bookings that touch accounts in that range. Both fields autocomplete against your chart of accounts. The filters combine, and the URL updates as you filter, so you can bookmark or share a filtered view. #### Open a single booking Click a row to open its details. A booking can be a single line or a **collective booking** made up of several linked lines grouped by date and currency. The details show each line's debit and credit account, amount and text. If the booking came from an invoice or creditor payment, the details link back to that document. #### Add a manual booking 1. On the **Journal** screen, click **Create finance operation**. 2. Set the **date** and an optional **reference**. 3. Add one or more lines. For each line choose a **debit account**, a **credit account**, an **amount** and **currency**, an optional **tax**, and a **text**. 4. Save the booking. A booking must balance: the total of the debit and credit sides has to net to zero (Saldo = 0), or Vinosoft won't save it. Debit and credit accounts on the same line can't be the same. When you add a tax code to a line with both a debit and credit account, Vinosoft automatically creates the matching VAT counter-booking for you. #### Export and account sheets - **Export to CSV** downloads the currently filtered journal as a CSV file. - **Account sheet** and **Account sheet compact** produce a per-account PDF ledger (Kontoblatt) for the accounts in your current filter, including the opening balance carried forward (Saldovortrag). Enter the same number in **account from** and **account to** to focus the journal on a single account, then download its **Account sheet** to get a clean ledger for just that account. Related: [Finance](https://vinosoft.ch/en/help/finance). See also [Accounts and the chart of accounts](https://vinosoft.ch/en/help/finance/account-data) for the accounts these bookings use, and [Tax codes and rates](https://vinosoft.ch/en/help/finance/taxes) for the tax codes. ### [The profit and loss statement](https://vinosoft.ch/en/help/finance/profit-and-loss) The profit and loss statement (Erfolgsrechnung) shows what your business earned against what it spent over a chosen period, and whether the result is a profit or a loss. #### Open the profit and loss Go to **Finance → Profit & loss**. It opens on the current booking year and lists your revenue and expense account groups with their amounts in your default currency. Vinosoft adds the standard subtotals along the way — **gross profit**, **EBITDA** (earnings before interest, taxes, depreciation and amortization) and **EBIT** (earnings before interest and tax) — and a final **income statement** line showing the profit or loss. #### Change the period and filters - **Period** — set a **date from** and **date to** to run the statement over any range. - **Account group** — narrow the statement to a single account group. - **Compare with previous year** — turn this on to show the same period one year earlier next to the current figures, plus the percentage change. Only accounts with movement in the period are listed, so the statement stays readable. #### Export - **Export to CSV** downloads the statement as a CSV file. - **Download PDF** produces a formatted PDF headed with your company name and address. Amounts booked in a foreign-currency account are shown in that currency with the default-currency equivalent in brackets. Everything totals in your default currency. Related: [Finance](https://vinosoft.ch/en/help/finance). See also [The balance sheet](https://vinosoft.ch/en/help/finance/balance) for the balance sheet and [The accounting journal](https://vinosoft.ch/en/help/finance/journal) for the underlying bookings. ### [The balance sheet](https://vinosoft.ch/en/help/finance/balance) The balance sheet (Bilanz) is a snapshot of what your business owns and owes at the end of a period. Assets appear in the 1-series account groups and liabilities in the 2-series. #### Open the balance sheet Go to **Finance → Balance**. It opens on the current booking year and lists your asset and liability groups with their balances in your default currency. Vinosoft adds the **liabilities before profit** subtotal, then the period **profit** (or **loss**), so that total assets equal total liabilities. #### Change the period and filters - **Period** — set a **date from** and **date to** to value the balance at any point in time. - **Account group** — narrow the sheet to a single account group. - **Compare with previous year** — turn this on to place the previous year's balance next to the current one, with the percentage change. Only accounts with a balance in the period are shown. #### Export - **Export to CSV** downloads the balance as a CSV file. - **Download PDF** produces a formatted PDF headed with your company name and address. The profit or loss shown on the balance sheet is derived from your revenue and expense accounts for the same period — it mirrors the result on the [The profit and loss statement](https://vinosoft.ch/en/help/finance/profit-and-loss) statement. Related: [Finance](https://vinosoft.ch/en/help/finance). See also [The profit and loss statement](https://vinosoft.ch/en/help/finance/profit-and-loss) and [Accounts and the chart of accounts](https://vinosoft.ch/en/help/finance/account-data). ### [Accounts and the chart of accounts](https://vinosoft.ch/en/help/finance/account-data) The Accounts screen holds your chart of accounts (Kontenplan) — the master list of every account your bookings post to, organised into a tree of account groups. #### Open the chart of accounts Go to **Finance → Accounts**. The accounts and groups appear as an expandable tree: click a group to reveal its sub-groups and accounts. You can download the whole chart as a **PDF**. #### Create an account or a group 1. On the **Accounts** screen, choose to add an **account** or an **account group** (a group can sit under a parent group). 2. Enter the account **Number** and **Name**. 3. For an account, set the **Parent** group (an account must belong to a group), the **Type**, the **Currency**, and optionally a **Default tax** used when this account is booked. 4. Save. The **Display as minus on Profit and Loss** option flips the sign of a revenue (3-series) account on the profit and loss statement — use it for accounts such as reductions in revenue. Mark an account **Deactivated** to hide it from selection without deleting it. #### Edit or delete Open a group or account from the tree to edit its details. Account numbers must be unique, and a group can't be its own parent. Deleting an account group also soft-deletes the accounts inside it. **System accounts** can't be deleted, and Vinosoft blocks deletion of any account or group that is still referenced by bookings — deactivate it instead. Related: [Finance](https://vinosoft.ch/en/help/finance). See also [The accounting journal](https://vinosoft.ch/en/help/finance/journal) for the bookings that use these accounts and [Tax codes and rates](https://vinosoft.ch/en/help/finance/taxes) for assigning a default tax. ### [Tax codes and rates](https://vinosoft.ch/en/help/finance/taxes) Tax codes define the VAT rates your bookings and invoices apply. Each code carries a rate and the accounting details finance needs to post the tax and report it correctly. #### Open the tax codes Go to **Finance → Taxes** to see all your tax codes with their **name**, **rate**, **net rate**, **quota** and **digit** (the VAT-form position the code reports to). #### Create or edit a tax code 1. On the **Taxes** screen, click **Create** (or open an existing code to edit it). 2. Enter the **Name** and **Rate**. Set the **Net rate**, **Quota** and **Digit** as needed for reporting. 3. Choose the tax **Type** and the **VAT billing type**. 4. Select the **finance accounts** this tax books against, and mark exactly one of them as the **default** account. 5. Save. When any accounts are selected, exactly one must be the default — Vinosoft won't save a tax code with none or more than one default account. A booking that uses a tax whose default account isn't configured will be rejected in the journal. #### Hide or delete a tax code Turn on **Hidden** to keep a tax code out of everyday selection lists without deleting it. You can delete a code from the list, but Vinosoft blocks deletion if the code is still referenced by bookings or invoices. Related: [Finance](https://vinosoft.ch/en/help/finance). See also [The tax report](https://vinosoft.ch/en/help/finance/tax-report) and [The tax journal](https://vinosoft.ch/en/help/finance/tax-journal) for how these codes feed VAT reporting, and [Accounts and the chart of accounts](https://vinosoft.ch/en/help/finance/account-data) for the accounts you link them to. ### [The tax report](https://vinosoft.ch/en/help/finance/tax-report) The tax report is your Swiss VAT return (Steuerabrechnung) for a filing period. It totals your bookings into the numbered positions of the official VAT form and works out whether you owe VAT or have a credit. #### Open the tax report Go to **Finance → Tax report**. The screen shows the period filter, a **generate** button, and a history grid of reports you've already produced. The filing period is a quarter or a half-year, depending on your VAT billing type. #### Generate a report 1. Choose the **filing period** you want to report. 2. Click **generate**. Vinosoft builds the report in the background — the row appears in the history grid with a status while it works, so you don't have to wait on the page. 3. When the status turns to completed, open the report to **view** it in the browser or **download** the PDF. Generation runs as a background job, so a large period may take a moment. The history grid updates on its own; you can leave the screen and come back to it. #### View, archive and manage reports - **View** opens the finished VAT form on screen from the saved report data. - **Download final PDF** saves the report as a PDF. - From the view, you can **finalize** (archive) a completed report so it's kept as a filed record. - The history grid also lets you correct a report's date or delete a report you no longer need. Generate the report only once your bookings for the period are complete. If you book more transactions into that period afterwards, generate a fresh report so the VAT figures match your journal. Related: [Finance](https://vinosoft.ch/en/help/finance). See also [The tax journal](https://vinosoft.ch/en/help/finance/tax-journal) for the underlying tax bookings and [Tax codes and rates](https://vinosoft.ch/en/help/finance/taxes) for the codes that drive the form. ### [Invoices in Finance](https://vinosoft.ch/en/help/finance/invoices) The Finance invoices screen is the accounting view of your invoices. Instead of managing an invoice's lifecycle, it summarises the money and VAT behind your invoiced turnover so you can reconcile and export it. #### Open the invoices view Go to **Finance → Invoices**. The list shows your invoices with the client name and address, invoice number, invoiced date, payment date, status, tax name, and the **net**, **tax** and **gross** amounts. Only invoices that are paid or in progress and carry a tax are included. #### Filter by period Use the period filter to choose **all** invoices, a single **year**, or a custom **date range**. The list groups the figures by invoice and tax code so each tax rate is visible separately. #### Export to Excel Export the list to Excel to get a spreadsheet of the invoices plus a totals block at the bottom that sums the **net**, **tax** and **gross** amounts **per tax code** — handy for cross-checking a VAT period. This is the finance-side, VAT-oriented view of invoices. To create, edit, send or change the status of an invoice, use the main **Invoices** area — this screen is for reviewing and exporting the accounting figures. Related: [Finance](https://vinosoft.ch/en/help/finance). See also [The tax report](https://vinosoft.ch/en/help/finance/tax-report) and [The tax journal](https://vinosoft.ch/en/help/finance/tax-journal) for VAT reporting. ### [The tax journal](https://vinosoft.ch/en/help/finance/tax-journal) The tax journal (MwSt Journal) lists the bookings behind your VAT figures — every finance operation that carries a tax code — so you can check exactly which entries make up a position on the tax report. #### Open the tax journal Go to **Finance → Tax journal**. Each row shows the booking number, date, amount, tax amount, currency, the source and target accounts, the reference and text, the tax code and its VAT **digit** (the form position it reports to). #### Filter the entries - **Period** — choose a **quarter**, a **half-year**, or a **quarter range** (from one quarter to another). The available periods follow your VAT billing type. - **Digit** — enter a VAT digit to show only the bookings that report to that position of the tax form. #### Export Use the export action to produce a tax journal document. Like the tax report, the export is prepared as a background job and delivered when it's ready, so you can keep working. When a figure on the [The tax report](https://vinosoft.ch/en/help/finance/tax-report) looks off, open the tax journal for the same period and filter by that position's **digit** to see the individual bookings behind it. Related: [Finance](https://vinosoft.ch/en/help/finance). See also [The tax report](https://vinosoft.ch/en/help/finance/tax-report), [Tax codes and rates](https://vinosoft.ch/en/help/finance/taxes) and [The accounting journal](https://vinosoft.ch/en/help/finance/journal). ### [Newsletters](https://vinosoft.ch/en/help/newsletters) The Newsletters area lets you create and send email campaigns to your customers and manage the recipient groups they go to. Use it to keep your customers informed about news, promotions, and offers. ### [Create and send a newsletter](https://vinosoft.ch/en/help/newsletters/newsletters) A newsletter is an email campaign you send to a group of recipients. You write it once, pick the group it should reach, and Vinosoft delivers a personalised copy to every subscriber in that group. #### Open the Newsletters list Go to **Newsletters → Newsletters** to see every newsletter you've created, with its reference, created date, and sent date. Use the search box at the top to find one by name. #### Create a newsletter 1. On the **Newsletters** list, click **Create new**. 2. Fill in the newsletter details: - **Regard** — an internal reference or name so you can find the newsletter again later. - **Header** — the subject line and heading your recipients see. - **Text** — the body of the email. Use the built-in editor to format text, add links, and insert images. 4. Optionally tick **Published** and add a **Header image** and one or more pictures. 5. Click **Save**, or **Save and close** to return to the list. **Personalise every email** In the body you can drop in merge variables that Vinosoft replaces per recipient: `@FirstName`, `@LastName`, `@Email`, `@Title`, and `@AddressName`. If your plan includes the shop, `@UnsubscribeLink` adds a working unsubscribe link. If your plan includes the extended newsletters module, new newsletters open in the BEE drag-and-drop editor instead of the basic text editor. See [Design templates with the BEE editor](https://vinosoft.ch/en/help/newsletters/bee-templates) for how that editor works. #### Send a newsletter 1. On the **Newsletters** list, choose **Send** on the newsletter you want to deliver. 2. Check the **Subject** (taken from the newsletter's header — it's shown read-only). 3. Pick the **Group** of recipients to send to. See [Manage recipient groups](https://vinosoft.ch/en/help/newsletters/groups) for how to build these. 4. Enter the **Sender email** and the **Reply to email** address. 5. Leave **Force mode** unticked for a normal send. Tick it only if you want to send again to people in the group who already received this newsletter. 6. Click **Send**. Vinosoft then opens the newsletter in the **email queue**, where you start the actual delivery. See [Monitor the email queue](https://vinosoft.ch/en/help/newsletters/email-queue) for the next step. Sending is not scheduled for later — once you start the queue, delivery begins immediately. If the chosen group has no recipients, Vinosoft shows "This group has no recipients" and nothing is sent. #### Copy or delete a newsletter Use the row actions on the **Newsletters** list to **copy** a newsletter (handy as a starting point for the next one) or to **delete** one you no longer need. Related: [Create and send a newsletter](https://vinosoft.ch/en/help/newsletters/newsletters). ### [Manage newsletter recipients](https://vinosoft.ch/en/help/newsletters/recipients) Recipients are the people who receive your newsletters. Each recipient has a name and email address, belongs to one or more groups, and has a subscribe status that controls whether they still get your emails. #### Open the Recipients list Go to **Newsletters → Recipients** to see all your subscribers, with their first name, last name, email, and created date. Use the search box to find someone by name, or the **Group** filter to show only the recipients in one group. #### Add a recipient 1. On the **Recipients** list, click **Create new**. 2. Enter the **First name**, **Last name**, **Email**, and **Title**. 3. Tick the **Groups** the recipient should belong to. 4. Click **Save**, or **Save and close** to return to the list. Each email address can be used only once. If you try to add an address that already exists, Vinosoft shows "A recipient with such email already exists". #### Import recipients from a file Rather than adding subscribers one at a time, you can load a list from a file. 1. On the **Recipients** list, click **Import**. 2. Map the columns in your file to the recipient fields — **First name**, **Last name**, **Email**, **Title**, and **Groups**. 3. Select your file and click **Import**. 4. Vinosoft processes each row and reports which records were inserted or updated. #### Export recipients Click **Export** on the **Recipients** list to download your subscribers as an Excel file. The export respects the current search and group filter, so you can export just one group. #### Subscribe and unsubscribe Open a recipient with **Edit** to manage their status: - **Is subscribed** — untick this to stop sending newsletters to the recipient without deleting them. - When a recipient unsubscribes themselves, Vinosoft records the date and shows "This user was unsubscribed on…". - The edit screen also shows an **Unsubscribe link** you can open to test the self-service unsubscribe page. Prefer unticking **Is subscribed** over deleting a recipient. That keeps their history and stops them receiving future sends, while a deleted recipient could be re-added by a later import. Recipients are targeted by group when you send, so organise them with [Manage recipient groups](https://vinosoft.ch/en/help/newsletters/groups). Related: [Create and send a newsletter](https://vinosoft.ch/en/help/newsletters/newsletters). ### [Manage recipient groups](https://vinosoft.ch/en/help/newsletters/groups) A group is a named list of recipients. When you send a newsletter you choose one group, and Vinosoft delivers the email to every subscribed recipient in it. Groups let you target the right audience instead of always emailing everyone. #### Open the Groups list Go to **Newsletters → Groups** to see all your recipient groups. #### Create a group 1. On the **Groups** list, click **Create new**. 2. Enter a **Name** for the group. 3. Click **Save**. Each group name must be unique. If you reuse a name, Vinosoft shows "Group should have unique name". #### Add recipients to a group You assign recipients to groups from the recipient, not from the group. Open a recipient under **Newsletters → Recipients**, tick the groups they belong to, and save. See [Manage newsletter recipients](https://vinosoft.ch/en/help/newsletters/recipients) for the full flow. You can also assign groups in bulk when you import recipients. #### Review a group's recipients Open a group with **Edit** to change its name and to see the recipients it contains, listed with their last name, first name, email, created date, and unsubscribe date. This is a quick way to confirm who a send will actually reach. #### Delete a group Use the row actions on the **Groups** list to **delete** a group you no longer need. The built-in **Shop users** group can't be deleted — it's maintained automatically for customers who register in your online shop. Deleting a group doesn't delete the recipients in it; they simply lose that group assignment. Once your groups are ready, target a send at one of them from [Create and send a newsletter](https://vinosoft.ch/en/help/newsletters/newsletters). Related: [Create and send a newsletter](https://vinosoft.ch/en/help/newsletters/newsletters). ### [Monitor the email queue](https://vinosoft.ch/en/help/newsletters/email-queue) The email queue is where newsletter sends are actually processed. Every time you send a newsletter, Vinosoft creates a queue entry, works through the recipients one by one, and records the result for each email. #### Open the email queue Go to **Newsletters → Email queue** to see every send, listed by subject, sender email, created date, and a summary of the result. Use the search box to find a specific send. #### Start a send and watch it run After you send a newsletter, Vinosoft opens its queue entry so you can start delivery: 1. Click **Start** to begin processing the recipients. 2. Watch the statistics update as it runs — **Total**, **In progress**, **Successful**, **Warnings**, and **Error** counts. 3. Each recipient row moves from **Not processed** to **Processed** with its own status. After you click **Start**, don't leave the page until the last recipient has been processed. Closing the page mid-run stops the delivery. If a recipient already received this newsletter, Vinosoft flags them with a warning instead of sending again. Use **Send anyway** on that row if you really do want to resend to them. #### Review a completed send Open a queue entry with its **details** action to see the send's subject, sender email, and CC address, plus a list of every email with its **recipient email** and **status**. Click the icon on a row to open the **body** — the exact message that recipient was sent. The queue is the delivery side of a campaign — compose and send from [Create and send a newsletter](https://vinosoft.ch/en/help/newsletters/newsletters), and design the look of your emails with [Design templates with the BEE editor](https://vinosoft.ch/en/help/newsletters/bee-templates). Related: [Create and send a newsletter](https://vinosoft.ch/en/help/newsletters/newsletters). ### [Design templates with the BEE editor](https://vinosoft.ch/en/help/newsletters/bee-templates) The BEE editor is a drag-and-drop email designer built into Vinosoft. Instead of writing HTML, you drag blocks — text, images, buttons, dividers — onto a canvas and style them visually. You can save a design as a reusable template and start future newsletters from it. #### Open the templates list Go to **Newsletters → Templates** to see your saved templates. Each template has a name and a preview image. The BEE editor is part of the extended newsletters module. If you don't see the Templates area or the drag-and-drop editor, your plan may use the basic text editor instead — see [Create and send a newsletter](https://vinosoft.ch/en/help/newsletters/newsletters) for that flow. #### Create a template 1. On the **Templates** list, click **Create new**. 2. Give the template a **Name**, and optionally upload a **Preview** image so it's easy to recognise in the list. 3. Click **Save** to open the design in the BEE editor. #### Design in the BEE editor Inside the editor you build the email by dragging content blocks onto the canvas and editing them in place. Your work is saved automatically every few seconds while you design. - **Merge tags** — insert personalisation that Vinosoft fills in per recipient: First Name, Last Name, Email, Title, and Address Name. If your plan includes the shop, an Unsubscribe link tag is also available. - **Save** — stores the design. Saving from a template returns you to the templates list; saving from a newsletter returns you to that newsletter. - **Save as template** — turns the current design into a reusable template. **Test before you send** Use the editor's send option to email a test copy to yourself. Vinosoft asks for an email address, sends that exact design to it, and confirms with "Test email sent!" — so you can check how it looks in a real inbox before sending to your list. #### Reuse a template When you create a newsletter with the extended module, you can start from one of your saved templates instead of a blank canvas. Edit an existing template any time with **Edit** on the **Templates** list, then **Open editor**. The BEE editor needs to be connected to the BEE service before it can load. If the canvas shows a configuration error instead of the editor, an administrator needs to set the BeeFree endpoint and credentials in the application settings. Design here, then compose and send from [Create and send a newsletter](https://vinosoft.ch/en/help/newsletters/newsletters) and track delivery in the [Monitor the email queue](https://vinosoft.ch/en/help/newsletters/email-queue). Related: [Create and send a newsletter](https://vinosoft.ch/en/help/newsletters/newsletters). ### [Partners](https://vinosoft.ch/en/help/partners) The Partners area is where you manage your participation in the Vinosoft partner program. It brings your partner-related information together in one place so you can keep track of your partnership. **Availability** The Partners area is only available to accounts enrolled in the Vinosoft partner program. If your account is not part of the program, this area may not appear in your navigation. If you think it should be available and it is not, contact your Vinosoft representative. #### What you can do here Use the Partners area to review your partner participation and the information tied to it. Because the partner program and what it includes can differ from one account to another, the exact details you see here depend on your enrollment. For a partner-focused view of your sales activity, the Statistics area includes a **Partnership** section with partner reporting. See the Statistics help for more on those views. ### [Reports](https://vinosoft.ch/en/help/reports) The Reports area is where you turn the data in Vinosoft into finished PDF documents about your business. You pick the report you want, set the period and any filters it needs, and Vinosoft builds a formatted PDF you can view on screen, download, or print. Reports pull together information that already lives in your other areas — sales, articles, stock, and finance — and present it in a printable layout. Use them when you need a document to file, hand to your accountant, or keep as a record, rather than a live on-screen view. #### What you can do here - **Generate a report** — choose a report, set its period and filters, and produce the PDF. See [Generating a report](https://vinosoft.ch/en/help/reports/report) for the full walkthrough. - **View, download, or print** the finished PDF once it's ready. If you want to change how a report looks — logo, layout, or wording — that's handled separately under **Configuration → Reports**, not here. This area is for producing the documents. #### Related areas If you're after financial statements or the Swiss VAT return, those live in their own area — see [Finance](https://vinosoft.ch/en/help/finance) and [The tax report](https://vinosoft.ch/en/help/finance/tax-report). For on-screen sales and stock analytics rather than printable documents, see [Statistics](https://vinosoft.ch/en/help/statistics). ### [Generating a report](https://vinosoft.ch/en/help/reports/report) The Reports page turns your sales and payment data into a printable PDF. You choose a period, tick the reports you want, and Vinosoft builds a single PDF containing each selected report. This article walks through the whole flow, from picking a report to viewing the finished file. #### Open the Reports page Go to the **Reports** area. The page shows a period filter at the top, a set of report checkboxes, and an **Apply** button that produces the PDF. #### Set the period Tell Vinosoft which time span to report on. You have two ways to do it: - **By year** — pick a year from the **Year** dropdown to report on a whole calendar year. - **By date range** — set **Date from** and **Date to** to report on an exact span, such as a single month or quarter. Use one or the other. If you leave the year on its default and set a date range, the reports are calculated for that range. #### Choose the reports Tick the reports you want to include. You can select several at once — each ticked option becomes a section in the same PDF. The available reports are: - **Payments from customers** — payments received from your customers in the period. - **Earnings** — turnover and profit, grouped by tax rate. - **Outstanding balance** — a summary of open (unpaid) invoices. - **Outstanding balance (detailed)** — the same open invoices listed one by one. - **Payments to suppliers** — amounts paid out to suppliers in the period. - **Overview VAT** — a VAT overview of debtors and creditors. The **Apply** button stays disabled until you have set a year or date range, or ticked at least one report. Once you make a selection, it becomes active. #### Generate and open the PDF 1. Set your **period** (year or date range). 2. Tick one or more **reports**. 3. Click **Apply**. Vinosoft builds the PDF and delivers it as a download named `Report_.pdf`. Open it in your PDF viewer to **view** it on screen, **print** it, or **save** it wherever you keep your records. Every report you ticked appears in that one file. Need the same set of reports every month? Keep your selection consistent and just change the date range each time — the PDF layout stays the same, so the documents are easy to compare and file side by side. The figures reflect your data at the moment you generate the report. If you add or correct invoices or payments for the period afterwards, generate the report again so the PDF matches your records. #### Other report and export options Depending on your account, the Reports page may show extra blocks below the main report options — for example a supplier data export (CSV / XLSX) or a partner-specific report. These are enabled per tenant, so you will only see them if they apply to your account. If a block you expect is missing, it is not enabled for you. Related: [Reports](https://vinosoft.ch/en/help/reports). For the official Swiss VAT return as a PDF, see [The tax report](https://vinosoft.ch/en/help/finance/tax-report); for on-screen sales and stock analytics, see [Statistics](https://vinosoft.ch/en/help/statistics). ### [Statistics](https://vinosoft.ch/en/help/statistics) The Statistics area gives you analytics on sales, stock, and turnover so you can understand trends and make informed decisions. Use it to spot patterns and track performance over time. ### [Article statistics](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/articles) The **Articles** tab of [Statistics](https://vinosoft.ch/en/help/statistics) collects every article-level analysis in one place. Each function answers a different question about your products, from "what did I sell?" to "what is my stock worth today?". The tab has five functions: - [**Sold-articles overview**](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/articles/overview) — how many units of each article you sold and for how much, with rich filters by period, customer, seller, supplier, storage location and category. - [**Stock movements**](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/articles/stock) — the full log of stock movements (income and outcome) for your articles. - [**Stock value**](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/articles/stock-value) — the value of your stock on a chosen date, with a PDF export. - [**Inventory (stock-take)**](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/articles/inventory) — the current physical stock per article and storage, where you also add or correct stock and edit the correction history. - [**Purchased products**](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/articles/purchased-products) — the quantities and value of products you purchased. ### [Sold-articles overview](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/articles/overview) The **Overview** is the sold-articles report: one row per article showing how much of it left your shop over the period you choose and what that came to in money. Use it to find your best sellers, slow movers, and turnover per producer or supplier. #### Open the overview Go to **Statistics → Articles → Overview**. The grid lists your sold articles with these columns: - **SKU** — the article number. - **Description** — the article name. - **Manufacturer** — the producer. - **Supplier** — where you buy the article. - **Size** and **Year** — the bottle size and vintage, when set. - **Count** — the number of units sold in the period. - **Value** — the total sales amount for those units. #### Filter the report Use the filter panel to narrow the report. The **period** works in one of four modes: - **All** — no date limit; every sale is counted. - **Year** — pick a single business year. - **Period** — enter a **date from** and **date to**. - **Date** — a single day. You can further restrict the report by: - **Customer** — sales to one client address. - **Seller** — sales made by one salesperson. - **Supplier** — articles from one supplier. - **Storage location** — sales from one storage location. - **Article categories** — one or more categories (multi-select). The filters combine, so you can, for example, see one seller's turnover of a single producer's wines for last year. #### Total and export - The **total** below the grid sums the **Value** column for the current filter, so you always see the turnover of exactly what is displayed. - **Export to Excel** downloads the filtered report as `articles.xlsx`. Filter by **Supplier** and a full **Year**, then export to Excel to get a clean per-producer sales report you can share or archive. Related: [Article statistics](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/articles), [Statistics](https://vinosoft.ch/en/help/statistics). For what you *bought* rather than sold, see [Purchased products](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/articles/purchased-products). ### [Stock movements](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/articles/stock) The **Stock** function is the movement log: every change to an article's stock, in date order, with the running balance after each change. Each sale, delivery, correction or transfer that touches stock shows up here. #### Open the stock log Go to **Statistics → Articles → Stock**. Each row shows: - **Date** — when the movement happened. - **Type** — the direction: **income** (stock in) or **outcome** (stock out). - **Text** — the movement's note or reference. - **Change** — how many units moved. - **Balance total** — the article's total stock after this movement. - **Balance (storage)** — the stock at the movement's storage after it. - **Storage** — the storage location involved. - **SKU** and **Lot number** — which article the movement belongs to. #### Filter the movements - **Article** — limit to a single article. - **Direction** — show only **income** or only **outcome** movements. - **Manufacturer** — movements for one producer's articles. - **Storage** — movements at one storage location. - **Custom field options** — narrow to articles carrying selected custom-field values (multi-select). - **Period** — All, a single **Year**, a **Period** (date from / date to) or a single **Date**. #### Delete a movement You can delete a movement you entered by hand — for example a stock correction booked in error. Open the movement and confirm the deletion. Only **manual** movements can be deleted. Movements created automatically by a sale, delivery or other document are locked, and Vinosoft won't remove them from here — reverse the underlying document instead. A movement that is still referenced elsewhere also can't be deleted. Related: [Inventory (stock-take)](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/articles/inventory) (add or correct stock), [Stock value](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/articles/stock-value) (what that stock is worth), [Statistics](https://vinosoft.ch/en/help/statistics). ### [Stock value](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/articles/stock-value) **Stock value** tells you what your inventory is worth. It multiplies each article's quantity by its purchase price to give a total per article and a grand total — as of the date you choose. This is the figure you need for a year-end inventory valuation. #### Open the report Go to **Statistics → Articles → Stock value**. The grid shows, per article: - **Article** — the article name. - **Manufacturer** — the producer. - **Amount** — the quantity in stock on the chosen date. - **Purchase price** — the unit purchase price. - **Total** — amount × purchase price. - **Currency** — the currency of the values. #### Choose the valuation date Set the **date** to value your stock as it stood on that day — Vinosoft reconstructs the quantities from the stock movements up to that date. Leave it on today for the current value. You can also narrow the report to a single **article**. #### Export the valuation as a PDF The PDF export runs in the background so a large valuation doesn't hold up the screen: 1. Click **Export** (PDF). Vinosoft starts the report and returns a process reference. 2. It **prepares the file** in the background. The screen polls the status for you. 3. When the file is ready, it **downloads** automatically as a PDF titled *Inventory value* with the report date. The PDF lists each article's manufacturer, amount, purchase price and total, and prints the summed **amount** and **total** at the bottom, with page numbers. Run the report with the **date** set to 31 December to get a clean year-end stock valuation PDF for your accountant. Related: [Inventory (stock-take)](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/articles/inventory) (the physical stock behind these values), [Stock movements](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/articles/stock) (the movements that build them up), [Statistics](https://vinosoft.ch/en/help/statistics). ### [Inventory (stock-take)](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/articles/inventory) **Inventory** is your stock-take screen. It shows the current physical stock per article and storage, lets you enter counted quantities to add or correct stock, and keeps a history of every correction you make. #### Open the inventory Go to **Statistics → Articles → Inventory**. Each row shows one article at one storage: - **SKU** and **Description** — the article. - **Manufacturer**, **Year**, **Size**, **Lot number** — shown when your articles use them. - **Storage** and **Storage place** — where the stock sits. - **Stock** — the current recorded quantity. - **Reserved** — quantity already committed to orders. - **Result stock** — the quantity after a correction you enter (see below). #### Filter the list - **Date** — the date the count/correction is booked under. - **Article** — limit to a single article. - **Description** — match on the article description. - **Storage** — limit to one storage location. #### Add or correct stock During a stock-take you enter what you actually counted and Vinosoft books the difference: 1. Filter the list down to the articles you're counting. 2. For each line, type the **amount** to book. A **positive** amount adds stock (an income movement); a **negative** amount removes it (an outcome movement). 3. Optionally give the line its own **description**; otherwise the shared **text** for the whole correction is used. 4. Set the **date** for the correction and a **text** describing it (for example "Annual stock-take 2026"). 5. Save. Vinosoft creates a stock movement per line, groups them together, and shows the new **result stock** for each article. Any line it couldn't book is listed with the reason. The amount you type is the **change** to book, not the new total — enter what you're adding or removing, not the counted figure. Lines with an amount of **0** are skipped. Use a barcode scanner while counting to reconcile hundreds of bottles fast, then book the differences in one saved correction so they all share the same date and history entry. #### Export the count - **Export** downloads the current count as a **CSV** file. - **Export to Excel** downloads it as an Excel workbook. #### Correction history Every correction you save is kept. Open the **History** to review past stock-takes. Each row shows: - **Date** — when the correction was booked. - **SKU** and **Description** — the article. - **Quantity** — how much was booked. - **Direction** — **In** (added) or **Out** (removed). - **Storage** — the storage location. ##### Edit a history entry Open a history entry to correct a mistake in a past stock-take. You can adjust each movement's **date**, **quantity** and **text**, then save to write the changes back. Editing history rewrites past stock movements and therefore changes the balances and the [Stock value](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/articles/stock-value) that depend on them. Only edit to fix a genuine mistake, and keep the **text** clear so the reason stays traceable. Related: [Stock movements](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/articles/stock) (the movement log these corrections create), [Stock value](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/articles/stock-value) (the value of the counted stock), [Statistics](https://vinosoft.ch/en/help/statistics). ### [Purchased products](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/articles/purchased-products) **Purchased products** is the buying-side report: one row per product showing how many units you bought and what they cost over the period you choose. It's the mirror image of the sold-articles [Sold-articles overview](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/articles/overview). #### Open the report Go to **Statistics → Articles → Purchased products**. The grid shows: - **SKU** — the article number. - **Description** — the product name. - **Manufacturer** — the producer. - **Quantity** — the number of units purchased in the period. - **Value** — the total purchase value for those units. #### Filter the report - **Article** — limit the report to a single product. - **Period** — All, a single **Year**, a **Period** (date from / date to) or a single **Date**. Compare a product's **Quantity** here against its **Count** in the sold-articles [Sold-articles overview](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/articles/overview) for the same year to see how fast it turns over. Related: [Sold-articles overview](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/articles/overview) (what you sold), [Stock value](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/articles/stock-value) (what your stock is worth), [Statistics](https://vinosoft.ch/en/help/statistics). ### [Open invoices](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/open-invoices) The Open invoices report lists every invoice that still has an outstanding balance, together with the amount that is still owed. Use it to keep an eye on your receivables, chase overdue customers and reconcile what is still open at a chosen date. #### Open the report Go to **Statistics → Open invoices**. Before the list appears, Vinosoft loads your currency list. Pick a currency (or leave the picker on **All currencies**) and click **Apply** to load the invoices. If no currencies are configured for your account, the report shows a message instead of a grid. Configure at least one currency to use this report. #### What each row shows Every row is one open invoice. The columns are: - **Number** — the invoice number. - **Client name**, **Street**, **ZIP** and **Location** — the customer and their address. - **Status date** — the date the invoice was issued. - **Due date** — when payment is due (blank if the invoice has no due date). - **Currency** — the invoice currency. - **Amount without tax** and **Amount with tax** — the amount that is **still unpaid**, net and gross. These are the outstanding balances, not the original invoice totals, so partial payments are already deducted. - **Invoice state** — the current status of the invoice. #### Filter the list Use the filter row at the top, then click **Apply** to load your selection: - **Date filter** — choose how the period is defined: - **All** — every open invoice, regardless of date. - **Year** — limit to a business year you pick. - **Period** — enter a **date from** and **date to** range. - **Date** — take a snapshot: show what was still open **as of** a single chosen date. - **Customer** — restrict the list to one customer. The picker is searchable, so you can type to find them. - **Currency** — show invoices in one currency, or keep **All currencies**. Use the **Date** snapshot to answer questions like "what was still open on 31 December?" — it reconstructs the outstanding balances as they stood on that day, ignoring payments made afterwards. #### Sort and page Click a column header to sort. The **Number**, **Client name**, **Status date** and **Due date** columns sort on the server, so sorting stays correct across every page of results. The grid is paged, and the filters carry across pages. #### Export to Excel Click the export button above the grid to download the current list as an Excel file (named `open-invoices`). The export honours your active filters, so it contains exactly the invoices you have on screen. Related: [Statistics](https://vinosoft.ch/en/help/statistics). ### [Payment period analysis](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/payment-period) The Payment period statistic shows how long your customers take to pay. For each customer it works out the **average number of days** between the invoice and the date the money actually arrived, so you can see who settles quickly and who runs late. #### Open the analysis Go to **Statistics → Payment period**. Vinosoft looks at your **paid** invoices that have a recorded payment date, groups them by customer, and shows one row per customer with their average days to pay. #### What the columns mean - **Customer** — the customer address the invoices belong to. Only customers who have at least one matching paid invoice appear in the list. - **Days** — the average number of days between the invoice and its payment, across all of that customer's paid invoices in the selected period. The count starts from the invoice date (falling back to the order date, then the creation date if no invoice date is set) and ends on the payment date. #### Filter the list Use the filter row at the top, then click **Apply** to reload the grid: - **Year** — pick a booking year to limit the analysis to invoices paid within that year. It defaults to the current year. - **Customer** — restrict the analysis to a single customer. The picker is searchable — start typing a name to find one. Leave it empty to include every customer. Filter to a single customer to check their payment behaviour before extending credit or agreeing new terms. #### Sort, arrange and export - Click a column header to **sort** — for example, sort by **Days** descending to bring your slowest payers to the top. - Use the **Columns** button in the toolbar to show or hide columns; you can also drag headers to reorder them and drag their edges to resize. Your layout is remembered on this device. - The **Excel** and **PDF** buttons export the full filtered list, not just the page you're viewing. The figure is an average, so a single very old or very fast invoice can pull a customer's number in either direction. Narrow the year filter to focus on recent behaviour. Related: [Statistics](https://vinosoft.ch/en/help/statistics). ### [Turnover](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/turnover) The **Turnover** tab shows how much you have sold, sliced by different dimensions. Each view answers a different question — who bought the most, which seller sold the most, which manufacturer or supplier drove the sales, and how turnover develops over time. #### The turnover views Open **Statistics → Turnover** and pick a view from the tab menu: - [Turnover by customer](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/turnover/by-customer) — turnover (and profit) per customer. - [Turnover by seller](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/turnover/by-seller) — turnover (and profit) per seller. - [Turnover by manufacturer](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/turnover/by-manufacturer) — turnover per manufacturer (producer). - [Turnover by supplier](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/turnover/by-supplier) — turnover per supplier. - [Turnover by user group](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/turnover/by-user-group) — net turnover, profit and count per customer user group. - [Turnover by storage location](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/turnover/by-storage-location) — turnover per storage location. - [Turnover by POS device](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/turnover/by-pos-device) — turnover per point-of-sale device. - [Turnover per period](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/turnover/turnover-per-period) — monthly turnover, with a year-over-year comparison. #### Controls shared by every view Most turnover views work the same way, so the mechanics below apply throughout — the only difference is what each row is grouped by. ##### Grid or chart Use the **view toggle** at the top left to switch between: - **Grid** — a sortable, pageable table. - **Chart** — a bar chart of the same figures (a line chart in the Per period view). ##### Date filter Next to the toggle, choose the period the figures cover: - **All** — every booking, regardless of date. - **Year** — a single business year, picked from the year dropdown. - **Period** — a free **from / to** date range. ##### The grid - Sort any column by clicking its header. - Page through results and change the page size (20, 50 or 100 rows). - Drag column headers to reorder them, drag their edges to resize, and use the **Columns** button to show or hide columns. Your layout is remembered on this device. ##### Export The grid toolbar has two export buttons that always export the **full filtered result**, not just the page on screen: - **Excel** — downloads an `.xlsx` file. - **PDF** — downloads a landscape PDF of the visible columns. Set the date filter and any dropdown filter first, then export — the Excel and PDF files contain exactly the rows you see, across every page. Related: [Statistics](https://vinosoft.ch/en/help/statistics). ### [Turnover by customer](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/turnover/by-customer) **Statistics → Turnover → By customer** groups your turnover by the customer it came from, so you can see who your best customers are and how much profit each one brings. #### The grid Each row is one customer. The columns are: - **Customer** — the customer name. - **Amount** — total turnover from that customer, in your default currency. - **Count** — how many documents (invoices) make up that turnover. Sort by **Amount** to put your biggest customers at the top. #### Filter the view Above the grid you have the shared [Turnover](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/turnover) controls (grid/chart toggle and the All / Year / Period date filter), plus one extra filter here: - **Customer** — a searchable dropdown to narrow the figures to a single customer. #### Chart view Switch to **Chart** to see the same figures as a bar chart. The By customer view draws two charts: a **turnover** bar chart and, below it, a **profit** bar chart, both ranked by value. Combine the **Year** date filter with sorting by **Amount** to find your top customers for a single business year, then export the list to Excel. Related: [Turnover](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/turnover). See also [Turnover by seller](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/turnover/by-seller) and [Turnover by user group](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/turnover/by-user-group). ### [Turnover by manufacturer](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/turnover/by-manufacturer) **Statistics → Turnover → By manufacturer** groups your turnover by the manufacturer (producer) of the articles that were sold — useful for seeing which wineries or brands generate the most revenue. #### The grid Each row is one manufacturer. The columns are: - **Manufacturer** — the producer name. - **Amount** — total turnover from that producer's articles, in your default currency. - **Count** — how many documents contributed to it. Sort by **Amount** to rank your producers by revenue. #### Filter and chart Use the shared [Turnover](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/turnover) controls above the grid: the grid/chart toggle and the All / Year / Period date filter. Switch to **Chart** for a bar chart of turnover per manufacturer, ranked by value. Related: [Turnover](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/turnover). See also [Turnover by supplier](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/turnover/by-supplier). ### [Turnover by seller](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/turnover/by-seller) **Statistics → Turnover → By seller** groups your turnover by the seller (salesperson) credited with the sale — handy for tracking staff performance. #### The grid Each row is one seller. The columns are: - **Seller** — the salesperson's name. - **Amount** — total turnover credited to that seller, in your default currency. - **Count** — how many documents make up the total. Sort by **Amount** to rank your sellers. #### Filter and chart Use the shared [Turnover](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/turnover) controls above the grid: the grid/chart toggle and the All / Year / Period date filter. In **Chart** view the By seller page draws two bar charts — **turnover** and, below it, **profit** — both ranked by value. If your account has limited statistics access, this view shows only **your own** sales rather than every seller's. Related: [Turnover](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/turnover). See also [Turnover by customer](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/turnover/by-customer) and [Turnover by user group](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/turnover/by-user-group). ### [Turnover per period](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/turnover/turnover-per-period) **Statistics → Turnover → Per period** shows how your turnover develops over the months of a year, and lets you compare one business year against another. #### Chart view This view opens on the **chart** by default. It draws a **monthly turnover comparison** as a line chart: one line for **turnover** and one for **profit** across the twelve months of the selected year. When you pick a **comparable year** (see below), the chart adds a second turnover and profit line for that year, so you can see the two years side by side. #### Filters - **Date filter** — choose **All**, a single **Year**, or a **Period** range, as in the other turnover views. - **Comparable year** — when the **Year** filter is active, a dropdown appears to pick a second year to overlay for comparison. #### Grid view Switch to **Grid** to list the individual documents that make up the period, rather than a monthly summary. The columns are: - **Date** — the document date. - **Number** — the document number. - **Client name** — the customer. - **Sum** — the document amount. - **Currency** — its currency. Use the chart to spot your strongest and weakest months, then switch to the grid and export to Excel to get the underlying documents. Related: [Turnover](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/turnover). See also [Turnover by customer](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/turnover/by-customer). ### [Turnover by supplier](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/turnover/by-supplier) **Statistics → Turnover → By supplier** groups your turnover by the supplier that the sold articles were sourced from — useful for seeing which suppliers your revenue depends on. #### The grid Each row is one supplier. The columns are: - **Supplier** — the supplier name. - **Amount** — total turnover from articles sourced from that supplier, in your default currency. - **Count** — how many documents contributed to it. Sort by **Amount** to rank your suppliers by the revenue they drive. #### Filter and chart Above the grid you have the shared [Turnover](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/turnover) controls (grid/chart toggle and the All / Year / Period date filter) plus one extra filter: - **Supplier** — a searchable dropdown to narrow the figures to a single supplier. Switch to **Chart** for a bar chart of turnover per supplier, ranked by value. Related: [Turnover](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/turnover). See also [Turnover by manufacturer](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/turnover/by-manufacturer). ### [Turnover by user group](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/turnover/by-user-group) **Statistics → Turnover → By user group** groups your turnover by the user group your customers belong to — a way to compare customer segments (for example wholesale vs. retail). #### The grid This view differs from the other turnover grids: it shows **net turnover** and **profit** side by side. Each row is one user group, with the columns: - **User group** — the group name. - **Sales** — net turnover for the group, in your default currency. - **Profit** — profit for the group. - **Count** — how many documents make up the figures. #### Drill into a group's invoices Click any row to open a popup listing the **individual invoices** behind that user group for the current date filter, so you can see exactly which documents make up its turnover. #### Filter and chart Use the shared [Turnover](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/turnover) controls above the grid: the grid/chart toggle and the All / Year / Period date filter. In **Chart** view this page draws a **turnover** bar chart and, below it, a **profit** bar chart per user group. Related: [Turnover](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/turnover). See also [Turnover by customer](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/turnover/by-customer). ### [Turnover by storage location](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/turnover/by-storage-location) **Statistics → Turnover → By storage location** groups your turnover by the storage location the sold articles came from — useful when you sell from more than one warehouse or shop. #### The grid Each row is one storage location. The columns are: - **Storage** — the storage location name. - **Amount** — total turnover from that location, in your default currency. - **Count** — how many documents contributed to it. Sort by **Amount** to rank your locations. #### Filter and chart Above the grid you have the shared [Turnover](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/turnover) controls (grid/chart toggle and the All / Year / Period date filter) plus one extra filter: - **Storage** — a searchable dropdown to narrow the figures to a single storage location. Switch to **Chart** for a bar chart of turnover per location, ranked by value. Related: [Turnover](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/turnover). See also [Turnover by POS device](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/turnover/by-pos-device). ### [Turnover by POS device](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/turnover/by-pos-device) **Statistics → Turnover → By POS device** groups your turnover by the point-of-sale device (till / register) that rang up the sale — so you can compare how much each till takes. This view is only available when the **POS (point-of-sale) module** is enabled for your account. #### The grid Each row is one POS device. The columns are: - **POS device** — the device name. - **Amount** — total turnover taken on that device, in your default currency. - **Count** — how many documents make up the total. Sort by **Amount** to rank your tills. #### Filter and chart Use the shared [Turnover](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/turnover) controls above the grid: the grid/chart toggle and the All / Year / Period date filter. Switch to **Chart** for a bar chart of turnover per device, ranked by value. Related: [Turnover](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/turnover). See also [Turnover by storage location](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/turnover/by-storage-location). ### [The email log](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/email-log) The email log is a read-only record of every email Vinosoft sent on your behalf — invoice emails, order confirmations, quotes, dunning notices, delivery notes, correspondence, product-review invitations and newsletters. Use it to confirm a message went out and to check whether it was delivered. #### Open the email log Go to **Statistics → Email log**. The list opens with the most recent emails at the top. Each row shows: - **Date** — when Vinosoft created and sent the email. - **Receiver** — the recipient's email address. - **Subject** — the subject line of the message. - **Status** — the last known delivery status of the email. #### Understand the status The **Status** column tells you where the email is in its delivery lifecycle: - **Pending** — the email is queued and hasn't been sent yet. - **Sent** — the email was handed off for delivery successfully. - **Error** — sending failed. Vinosoft also tracks how many delivery attempts failed for that message. - **None** — no status has been recorded yet. If a customer says they never received a document, find the message by recipient and check its status here first. An **Error** status tells you the send failed, so you know to resend rather than assume it was received. #### Filter by period Use the buttons above the list to narrow it down by date: - **All** — show every logged email (the default). - **Year** — pick a single year from the dropdown. - **Period** — choose a **from** and **to** date to limit the list to a range. After changing the filter, click **Apply** to reload the list. #### Sort, search and export The list is a full grid: click a column header to sort, and use the column menus to filter or search within the loaded results. To keep a copy, use the grid's export option to download the current email log as a file. The email log is a record only — you can't resend or edit an email from here. Resend a document from the invoice, order or quote it belongs to. Related: [Statistics](https://vinosoft.ch/en/help/statistics). ### [The EAV spirits report](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/eav) The EAV report is the annual spirits summary — the *Jahreszusammenstellung der gebrannten Wasser* — that reports your movements of distilled spirits in **litres of 100% pure alcohol**. For each spirit account it shows the total input (including opening stock), the total output, and the resulting inventory for the business year. **Region-specific report** EAV stands for the Swiss Federal Alcohol Administration (Eidgenössische Alkoholverwaltung). This report is a regional obligation for businesses that trade in distilled spirits and may not appear in the Statistics menu for every tenant. If you don't see it, it isn't enabled for your account. #### Open the report Go to **Statistics → EAV**. Pick the **business year** at the top of the screen — the summary is recalculated for the year you choose. By default the most recent year is selected. #### Read the summary The summary lists one row per **spirit account** (Spirituosenkonti / Sorten). Each row shows: - **Total input (Gesamteingang)** — all incoming quantity for the year, including the opening stock carried in, expressed in litres of pure alcohol (Liter 100%). - **Total output (Gesamtausgang)** — everything that left stock during the year, in litres of pure alcohol. - **Inventory (Inventar)** — the remaining balance as of the end of the business year. Vinosoft computes these figures from your articles: only articles that have an **EAV code**, an **alcohol volume** and a **bottle size** set are included. For each article it takes the stock movements for the year, multiplies quantity by bottle size and alcohol percentage, and rolls the result up to the spirit account. If a spirit account or a bottle looks like it's missing from the report, open the article and check that its **EAV code**, **alcohol volume** and **size** are all filled in. Articles missing any of the three are left out of the calculation. #### Drill into a single spirit account Click a spirit account name in the summary to open its details. The detail view shows the account's **total input**, **total output** and **balance (Saldo)** in litres of pure alcohol, followed by a dated line-by-line list of every stock movement for the year. Each movement lists the number of bottles, the bottle size, the litres, the alcohol percentage and the resulting litres of pure alcohol, split into an input and an output side. #### Export as PDF Both the summary and the per-account detail can be exported for filing: - **Report** produces the full annual summary as a PDF, formatted as the official yearly compilation with a confirmation statement and a signature line at the bottom. - **Report details** produces a PDF for a single spirit account with its movement list. The export uses the business year you selected and names the file after the EAV report and the year (the detail export also includes the spirit-account name). Related: [Statistics](https://vinosoft.ch/en/help/statistics). ### [The tax summary](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/tax) The tax summary gives you a VAT-focused view of your turnover: it takes the bookings for a period and groups them by tax rate, so you can see how much turnover each rate produced and how much VAT it generates. It's the statistics counterpart to the full Swiss VAT return — the place to sanity-check your VAT figures before you file. **Region-specific view** This view builds on Swiss VAT (Mehrwertsteuer) rules and the numbered positions of the official VAT form. It may not appear in the Statistics menu for every tenant. If you don't see it, it isn't enabled for your account. #### Open the tax summary Go to **Statistics → Tax**. Choose the **period** you want to look at — a quarter or a half-year, depending on your VAT billing type. The summary recalculates for the period you pick. #### Read the summary The summary groups your turnover by **VAT rate** (tax code / Ziffer). For each rate it shows the **turnover** booked at that rate and the **tax** that turnover generates. The totals roll up into the same numbered positions as the official VAT form, so the figures line up with what you'll file. How the tax is worked out depends on your **VAT billing type**: - **Effective billing** — the VAT is calculated per rate from the actual turnover booked at that rate. - **Saldo (flat-rate) billing** — the VAT is calculated using your agreed saldo tax rate. If a rate's turnover looks wrong, check the bookings behind it in the [The accounting journal](https://vinosoft.ch/en/help/finance/journal) and confirm the tax code on each line. The summary only reflects what's already booked, so a missing or mis-coded booking shows up here as a gap. #### From summary to filing The tax summary is for reviewing the numbers. To produce the official VAT return as a PDF — generate it for a filing period, watch it build, then view, download and archive it — use the [The tax report](https://vinosoft.ch/en/help/finance/tax-report). Both draw on the same bookings and tax codes, so the summary and the filed report agree. Treat the summary as a live view of your current bookings. If you add or correct bookings for the period afterwards, the figures change — regenerate the [The tax report](https://vinosoft.ch/en/help/finance/tax-report) so your filed return matches. Related: [Statistics](https://vinosoft.ch/en/help/statistics). See also [The tax report](https://vinosoft.ch/en/help/finance/tax-report) for the official VAT return and [Tax codes and rates](https://vinosoft.ch/en/help/finance/taxes) for the tax codes that drive both. ### [Sales pipeline](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/sales-pipeline) The sales pipeline shows the money still sitting in your open quotes — every offer that has **not yet become an order**. It groups those quotes by customer so you can see who has the most potential business waiting to be closed. For each customer the report adds up the net amount (without tax) of their open quotes, converting every quote into your default currency using the exchange rate stored on the quote. Quotes with the status *Ordered* are excluded, because those have already turned into sales. #### Open the report Go to **Statistics → Sales pipeline**. The report opens on the full list of customers with open quotes, sorted by value from highest to lowest. #### Chart or list Use the view toggle at the top left to switch between two ways of seeing the same data: - **Chart** — a bar chart of your **top 25 customers** by open-quote value, tallest bar first. Customer names run along the bottom axis. - **List** — the full, sortable grid of *every* customer with open quotes (no 25-row cap). Click a column header to sort, and page through the results. The list has three columns: - **Stage** — the customer (the client address the quotes belong to). - **Amount** — the total value of that customer's open quotes, in your default currency. - **Count** — how many open quotes make up that amount. #### Filter the report Three filters narrow down what you see, in both the chart and the list: - **Period** — choose **All**, **Year**, or **Period**. *All* counts every open quote regardless of date. *Year* limits it to a single business year you pick from the dropdown. *Period* lets you set a **from** and **to** date. The dates apply to when each quote was created. - **Customer** — pick a single customer from the searchable dropdown to focus the report on just them. Start typing to filter the list. When a customer is selected, the report shows only their open quotes. The filters combine, and the URL updates as you change them, so you can bookmark or share a filtered view. Switch to the **chart** view with the period set to **All** for a quick picture of which customers have the largest deals still open — a fast way to decide where to spend your follow-up effort. #### Export Use the export button above the list to download the current pipeline (as filtered) to a spreadsheet file, so you can share it or work through it offline. The amount is the quote total **without tax**, always shown in your default currency. Foreign-currency quotes are converted with the exchange rate saved on each quote, so the pipeline totals stay comparable. Related: [Statistics](https://vinosoft.ch/en/help/statistics). ### [The SWK wine trade control report](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/swk) The SWK report produces the official **Schweizer Weinhandelskontrolle** (Swiss wine trade control) declaration from your stock and sales data. It builds the year-end inventory of your wine stock, classifies it onto the regulatory **Formular A** and **Formular B**, and lists the wine you sold during the year — everything the control body expects, ready to print or export. **This report is Swiss-specific** SWK stands for **Schweizer Weinhandelskontrolle**, the Swiss wine trade control body in Dübendorf. The report follows Swiss regulatory forms and is only available to accounts set up under Swiss law, so the **SWK** tab may not appear on every Vinosoft account. #### Open the report Go to **Statistics → SWK**. The screen has two sub-tabs: - **SWK** — the year-end inventory declaration (detailed inventory plus Formular A and Formular B). - **Sold** — the wine sales report for the year. Both views share a **year** picker at the top. Pick the reporting year (Vinosoft defaults to the most recent one), and the on-screen preview reloads for that year. #### The inventory declaration (SWK tab) The **SWK** sub-tab shows your wine stock as of **31 December** of the selected year, ready for the control body. The preview is made up of three parts: - **Detailinventar** — a detailed inventory of your wine stock, grouped by SWK class and article, with the open litres and the total litres per line. - **Formular A** — *Zusammenstellung der Weinbestände*: the same stock rolled up onto the official form, split by class (AOC, Landwein, Wein/Tafelwein, foreign wines, alcohol-free grape juice) and by colour (white, red, rosé, sparkling, other). Values are rounded to **whole litres**. - **Formular B** — *Erklärung betreffend die Umsatzzahlen*: the turnover declaration stating how many litres of wine you sold during the year. To get the document, pick the year and click **Download PDF**. Vinosoft renders the detailed inventory together with Formular A and Formular B into a single PDF addressed to the Schweizer Weinhandelskontrolle in Dübendorf. #### Export to Excel Besides the PDF, Vinosoft can produce the official forms as **Excel** files: an *Inventar* workbook for Formular A and an *Umsatz* workbook for Formular B, delivered together as a single ZIP archive. Use the Excel version when you want to hand the control body the pre-filled spreadsheets rather than a printout. Where the Excel export appears can depend on your Vinosoft version. If you don't see an Excel option next to **Download PDF**, ask your administrator — the underlying report data is the same as the PDF. #### The Sold report (Sold tab) The **Sold** sub-tab produces *Weinverkäufe per 31. Dezember* — the wines you sold during the selected year. It lists each article grouped by SWK class, with the quantity sold and the total litres, ending in an overall total (*Gesamttotal*). Pick the year and click **Download PDF** to save it. Regulatory figures on Formular A and Formular B are reported in **whole litres**, so small rounding differences between the detailed inventory and the summary forms are expected. Related: [Statistics](https://vinosoft.ch/en/help/statistics). ### [Partnership](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/partnership) The **Partnership** area collects the reporting Vinosoft keeps for the partner program: the report view, the order confirmations that were turned into invoices, and the quotes you closed or converted to orders. Each view lets you filter by period and seller and download the figures. **Partner-program feature** Partnership is only available to tenants enrolled in the partner program. If your account isn't part of it, this area won't appear in your Statistics menu — that's expected, not a fault. Related: [Statistics](https://vinosoft.ch/en/help/statistics). ### [The partnership report](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/partnership/swo-report) The **Report** view is the summary side of the Partnership area. It gathers the partner-program figures for a reporting period so you — and the partner — can see how much business ran through the program. **Partner-program feature** This report is part of the partner program and only appears for enrolled tenants. If your account isn't in the program, the Partnership area (and this view) won't be shown. #### Open the report Go to **Statistics → Partnership → Report**. The view shows your partnership figures for the current period; use the date controls at the top to change the reporting range. #### What the report covers The report draws on the same underlying data as the [Order confirmations statistics](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/partnership/order-confirmations) and [Quotes statistics](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/partnership/quotes) views — the order confirmations that became invoices and the quotes that were closed or turned into orders — and summarises them for the reporting period, typically grouped by month and by the seller who processed each document. #### Download the report The report can be downloaded as an Excel workbook for the chosen date range, so you can archive it or share it with your partner contact. Pick a full month or quarter as the date range before downloading, so the periods in the workbook line up cleanly with how the partner program reports. Related: [Partnership](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/partnership). See also [Order confirmations statistics](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/partnership/order-confirmations) and [Quotes statistics](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/partnership/quotes) for the documents behind these figures. ### [Order confirmations statistics](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/partnership/order-confirmations) The **Order Confirmations** view lists the order confirmations that have been turned into an invoice — the ones that count towards the partner program. Each row is one confirmation, sorted by date with the newest first. **Partner-program feature** This view is part of the partner program and only appears for enrolled tenants. #### Open the view Go to **Statistics → Partnership → Order Confirmations**. The grid shows one row per invoiced order confirmation with these columns: - **Date** — when the confirmation was created. - **Number** — the order-confirmation number, formatted with your numbering template. - **Client name** — the customer on the confirmation (person or company). - **Sum** — the confirmation total, in its currency. - **Currency** — the currency of the total. - **Status** — the document status (these are all invoiced confirmations). - **Seller name** — the seller who created the confirmation, or your company name if none is matched. #### Filter the list Use the filter row above the grid: - **Period** — choose a preset period or a **date from / date to** range, or a single year, to limit the list. - **Seller** — restrict the list to one seller. The dropdown is searchable. Click **Apply** to reload the grid with your filters. You can also sort and page the grid by clicking the column headers. #### Export to Excel Use the grid's export to download the current list as an Excel file. Vinosoft adds a **sum formula** under the Sum column so you get a running total, widens the columns to fit, and turns on the auto-filter so the sheet is ready to slice. Filter to a single seller and a single period before exporting to hand a partner a clean, self-totalling sheet of just that seller's invoiced confirmations. Related: [Partnership](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/partnership). See also [Quotes statistics](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/partnership/quotes) for the quote side of the same report and [The partnership report](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/partnership/swo-report) for the period summary. ### [Quotes statistics](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/partnership/quotes) The **Quotes** view lists the quotes that reached a partnership-relevant outcome — those that were **closed** or **turned into an order**. Each row is one quote, sorted by date with the newest first. **Partner-program feature** This view is part of the partner program and only appears for enrolled tenants. #### Open the view Go to **Statistics → Partnership → Quotes**. The grid shows one row per closed or ordered quote with these columns: - **Date** — when the quote was created. - **Number** — the quote number, formatted with your numbering template. - **Client name** — the customer on the quote (person or company). - **Sum** — the quote total, in its currency. - **Currency** — the currency of the total. - **Status** — the quote status (closed or ordered). - **Seller name** — the seller who created the quote, or your company name if none is matched. - **Reference** — the quote's reference text. #### Filter the list Use the filter row above the grid: - **Period** — choose a preset period or a **date from / date to** range, or a single year, to limit the list. - **Seller** — restrict the list to one seller. The dropdown is searchable. Click **Apply** to reload the grid with your filters. You can also sort and page the grid by clicking the column headers. #### Export to Excel Use the grid's export to download the current list as an Excel file, ready to archive or send on. This view only counts quotes that were closed or turned into an order — open quotes you're still chasing show up in the [Sales pipeline](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/sales-pipeline) report instead. Related: [Partnership](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/partnership). See also [Order confirmations statistics](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/partnership/order-confirmations) for the order-confirmation side of the same report and [The partnership report](https://vinosoft.ch/en/help/statistics/partnership/swo-report) for the period summary. ### [Configuration](https://vinosoft.ch/en/help/configuration) The Configuration area is the hub for everything that controls how Vinosoft behaves for your business. It's where you set up your account and company data, the reference lists your documents draw on (VAT rates, currencies, payment terms, shipping methods), your POS devices, and the templates and reports that shape your printed and emailed output. Most of these are one-time or occasional setup tasks. Get them right once and the rest of Vinosoft — sales documents, the shop, statistics — uses them automatically. #### What's inside Configuration is split into a handful of sub-pages: - [**General configuration**](https://vinosoft.ch/en/help/configuration/general) — your account, master data, and the many system-wide switches: master address, article defaults, SMTP for outgoing mail, shop options, custom fields, document templates, printers, ESR, connected apps, and HelpScout. - [**POS app settings**](https://vinosoft.ch/en/help/pos/settings) — the reference lists your documents rely on: VAT info, currencies, terms of payment, countries, shipping methods, delivery times, finance and layout options, and POS device settings. - [**Standard text**](https://vinosoft.ch/en/help/configuration/standard-text) — reusable blocks of text (such as introductions and footers) that you drop into quotes, invoices, and other documents. - [**Deleted items**](https://vinosoft.ch/en/help/configuration/deleted-items) — a recycle bin for records that were removed, so you can review or restore them. - [**User management**](https://vinosoft.ch/en/help/configuration/user-management) — invite the people who work in your account, follow up on invitations, and control access with roles and permissions. - [**Report configuration**](https://vinosoft.ch/en/help/configuration/configuration-reports) — the templates, layouts, price lists, and QR/ESR settings behind your generated reports and documents. If you're setting up a new account, work through [**POS app settings**](https://vinosoft.ch/en/help/pos/settings) first — currencies, VAT, and payment terms feed almost every document you'll create afterwards. Open the area from the main menu, then pick the sub-page you need along the top. ### [General configuration](https://vinosoft.ch/en/help/configuration/general) The **General** page is the biggest of the Configuration sub-pages. It gathers the settings that describe your business and control how Vinosoft behaves day to day — your login profile, company master data, article defaults, outgoing mail, printers, and connected services. Open it from **Configuration → General**. The groups below appear as sub-tabs along the top; which ones you see depends on your permissions and the features enabled for your account. #### Account Your personal profile for this login. Edit your **first name**, **last name**, and **phone number**, pick the **colour scheme** and the **interface language**, then **Apply**. A **Change password** link takes you to your profile to update your password. This is also where the **master address** (below) is edited. #### Master address Your company's main address, used as the sender on documents and correspondence. Fill in **name, department, street, PO box, ZIP, city, country, phone, fax, email** and **web page**, then **Save**. Get this right — it appears on invoices, quotes, and letters. #### Master data Your company's fiscal and numbering setup: - **Company / VAT number** and (where applicable) additional registration numbers. - **VAT charge type** — whether you charge VAT at all — and, if you do, your **VAT billing type** (effective billing on agreed or paid fees, or saldo/flat-rate billing with your agreed rate). - **Bank details** per currency, shown on payment slips. - **Numerators** — the number templates and current counters for your documents (invoices, quotes, and so on). Edit the template and starting number; a live preview shows the next number. - **Settings** toggles such as allowing deletion of in-progress invoices, using the article's tax on documents, saving products without an SKU, and hiding the tax line. Changing a numerator template or its current number affects every document numbered afterwards. Adjust these only when you understand the impact on your sequence. #### Article Defaults and display options for articles: - **Default field values** for new articles (SKU, description, area, manufacturer, supplier, stock amount, size, year, page size). - **Custom price application** — apply custom price rules for the current user or for all users, with price type, price group, and user group. - **Display toggles** for what shows on article lists and documents: description, tax, manufacturer, picture, country, size, supplier, product unit, and whether the packs, product-defect, and sub-article sub-modules are enabled. #### Management Manage the people who use Vinosoft. You **invite** users by email rather than creating logins for them — the invitee sets their own password when they accept. The page holds three lists: the users (with name, email, roles, and last login), the **pending invitations** you can resend, copy or revoke, and the **roles** that control what each user can do. See [User management](https://vinosoft.ch/en/help/configuration/user-management) for the full walkthrough. #### SMTP settings Configure how Vinosoft sends email. Choose a **sending method** — standard **SMTP**, **Mailgun**, **Office 365** (including a guided consent wizard), or the built-in **Vinosoft** mail — and fill in the fields for that method. Use the **test email** box to send yourself a message and confirm the settings work before relying on them. Send a test email after any change to your mail settings. It's the quickest way to catch a wrong host, port, or credential before invoices start bouncing. #### Custom fields Define your own extra fields to capture data Vinosoft doesn't hold out of the box. Create fields, set their type and options (including reusable option groups), and manage them from the list. #### Printers Connect physical printers through **PrintNode**. Enter your **PrintNode API key**, then map each print job to a **computer**, **printer**, and paper **bin**. This drives direct printing of documents and labels. #### Apps Create API applications so external tools can connect to Vinosoft. Each app has a **name**, a set of **scopes** (what it may access), and a **valid-until** date, and issues client credentials on creation. Use this to grant programmatic access without sharing a user login. An app's client secret is shown only once, when the app is created. Copy it somewhere safe — you can't retrieve it later and will have to recreate the app if you lose it. #### HelpScout Connect a **HelpScout** account for in-app support. Enter your HelpScout **App ID** and **App secret**, save, and use **Test connection** to confirm it works. This section only appears when the HelpScout feature is enabled for your account. #### Shop, Templates, and ESR Depending on your account's features and permissions, General configuration may also expose: - **Shop** — general settings for your connected online shop. - **Templates** — document templates used when generating printed and emailed output. - **ESR** — settings for ESR / QR payment slips. The exact layout of these varies by setup. If you don't see one, it isn't enabled for your account. Related: [Configuration](https://vinosoft.ch/en/help/shop/configuration). For the reference lists (currencies, VAT, payment terms) see [POS app settings](https://vinosoft.ch/en/help/pos/settings), and for document report templates and layouts see [Report configuration](https://vinosoft.ch/en/help/configuration/configuration-reports). ### [Settings](https://vinosoft.ch/en/help/configuration/settings) Settings is where you maintain the reference data the rest of Vinosoft draws on. The lists you build here — VAT rates, currencies, countries, delivery times, shipping methods, payment terms — appear in the dropdowns you use every day when you create articles, invoices and orders. A few of the screens are single settings forms rather than lists (Finance, Layout, Report). Open it from **Configuration → Settings**, then pick the sub-section you need from the tabs. Each list works the same way: **Create** adds a new entry, the pencil icon edits one, and the cross icon deletes it. Set these up once and keep them tidy, and the rest of your work stays consistent. Get this reference data right before you start entering articles and invoices. Because everything else selects from these lists, a clean set of VAT rates, currencies and countries saves you from correcting the same mistake in many documents later. #### VAT info VAT info holds the VAT (tax) rates your documents can apply. Each rate is reused across Vinosoft — you pick one when you set a shipping price, define a payment term, or price an article, and the [Tax codes and rates](https://vinosoft.ch/en/help/finance/taxes) screen in Finance uses the same codes to post the tax to the right accounts. These rates are the tax codes shared with Finance, so the fields (rate, net rate, quota, digit, type and the accounts each one books against) are described in full on the [Tax codes and rates](https://vinosoft.ch/en/help/finance/taxes) page. Add or edit a rate there, and it becomes available everywhere VAT is selected. #### Delivery time Delivery time is a simple list of the delivery-time labels you can attach to articles and orders — for example "in stock", "3–5 days" or "on request". Each entry has just a **Name**. Click **Create** to add a label, or the pencil icon to rename one. Deleting a label removes it from the selection lists; entries already using it keep the value they were saved with. #### Currency Currency lists the currencies you trade in. Each entry has a **Name** and a **Code** (the three-letter ISO code such as CHF, EUR or USD). The currencies here feed the currency dropdowns on invoices, price lists and bank accounts. To add one, click **Create**, enter the name and code, and save. Use the pencil icon to edit an existing currency. #### Terms of payment Terms of payment define your payment conditions — how many days a customer or supplier has to pay. Each entry shows its **Type** (Payable or Receivable), **Name**, sort **Order** and **Number of days**, and links to a VAT rate from #Vat Info. Use **Create receivable terms** for the conditions you give customers and **Create payable terms** for the ones your suppliers give you. The same screen also holds your **warning levels** (the dunning stages) — for each level you switch it on, set the **number of days** after which it triggers, and enter any **overdue fine**. Save the warning levels with their own **Save** button. #### Country Country lists the countries you use on addresses, price lists and shipping. Each entry has a **Code**, a **Name**, an **Active** and a **Hidden** flag, and a sort **Order**. Turn **Active** on for countries you actually use; turn **Hidden** on to keep a country out of everyday dropdowns without deleting it. Use the search box to find a country quickly. Click **Create** to add a country, or the pencil icon to edit its flags and order. #### Shipping method Shipping method lists the ways you ship goods (for example pickup, post or courier). Each method has a **Name** and a sort **Order**, and — if you use the shop — a publish setting that controls whether it is offered online. Opening a method lets you set its **shipping prices**, each tied to a VAT rate from #Vat Info. Click **Create** to add a method, then open it to configure its prices. If a logistics carrier integration is available for your account, this screen also lets you switch it on and enter its connection details (base address, user and password). #### Finance Finance is a settings form (not a list) that ties your bookkeeping together. From here you can: - Maintain your **bank finance accounts** (currency, name, IBAN). - Set the **default VAT accounts** — the sales-tax and pre-tax codes used when nothing more specific applies. - Manage **booking periods** — see each period's VAT charge type and billing type, edit it, and close or carry a period forward. - Set the **business period** date range. - Map the **collective accounts** (debtors and creditors), bank accounts and invoice payment types to the finance accounts they post to. For the tax codes these settings reference, see [Tax codes and rates](https://vinosoft.ch/en/help/finance/taxes); for the accounts themselves, see the Finance area's account data. Closing or carrying a booking period forward affects your accounting records. Make sure the period's bookings are complete and correct before you close it. #### Layout Layout controls how your printed and emailed documents look. It is a single settings form covering: - **Logos** — upload the logo used on documents, either one default set or a separate logo per country. - **Address and page options** — where the address block sits (left or right), first-name/last-name order, return address, when to show the country, and page padding. - **Price display** — whether prices print net, gross, or net for companies and gross for private customers, plus the font and number-grouping style. - **Article details** — which fields appear on documents (manufacturer, size, country, area, SKU or lot number, and for wine, year and alcohol volume). - **Per-document toggles** — what to show on delivery notes, packing slips, invoices and order confirmations, plus your delivery-note statuses. Pick the **language** at the top to edit language-specific text such as the newsletter unsubscribe label, then **Save**. The layout options apply to the documents Vinosoft generates. After changing them, print or preview one document to confirm it looks the way you expect before sending it to a customer. #### Report Report lets you customise the wording that appears on your printed documents and reports. The labels are grouped by document type; you edit each one for the **language** you select at the top of the screen, then **Save**. Use this when you want a document heading or field label to read differently from the Vinosoft default — for example to match your own house style. Because the text is per language, switch languages and repeat for each one you print in. #### Area Area lists your sales areas or regions, each with a **Name** and a **Country**. Areas are used to group addresses and price lists so you can organise customers by region. Use the search box to find one, **Create** to add a new area, and the pencil icon to edit it. Related: [Configuration](https://vinosoft.ch/en/help/shop/configuration). See also [Tax codes and rates](https://vinosoft.ch/en/help/finance/taxes) for the VAT rates behind VAT info and Finance, and [General configuration](https://vinosoft.ch/en/help/configuration/general) for the company-wide settings that sit alongside these lists. ### [Standard text](https://vinosoft.ch/en/help/configuration/standard-text) Standard text is where you store the reusable, boilerplate wording that Vinosoft adds to your documents and emails. Instead of retyping the same greeting, terms, or closing on every quote or invoice, you set the text once here and Vinosoft fills it in automatically each time you create that kind of document. Each standard text is tied to a **document type** — such as a quote, an order confirmation, an invoice, or a payment reminder — and to a **language**, so customers in different languages get the right wording. #### Open Standard text Go to **Configuration → Standard text**. At the top of the screen you'll find a **language** selector. Standard texts are kept separately for each language, so pick the language you want to work in first — the list below updates to show the texts for that language. The list shows one row per document type, with its **type**, **designation**, and **header** so you can see at a glance what is set up. #### Edit a standard text Select the pencil (edit) action on the row for the document type you want to change. The edit screen has these fields: - **Designation** — an internal label for the text, to help you identify it in the list. - **Header** — the heading line shown on the document. - **Text** — the main body, edited in a rich-text editor. You can format it (bold, lists, links, images) and insert files from your file storage. For the **invoice** type you can also set a **CC email** and **BCC email**, so a copy of each invoice email is sent to those addresses automatically. Make your changes and select **Save**. The text is stored for the selected language and used the next time you create a document of that type. Some document types support placeholders (variables) that Vinosoft replaces with real values — for example the customer name or document number — when the document is produced. The editor screen lists the placeholders available for that type, so you can build a single template that personalises itself for every customer. #### Where standard texts are used The wording you enter here flows onto the matching documents throughout Vinosoft: - **Quotes** and **order confirmations** — the header and body text on the printed or emailed document. - **Invoices** — the invoice wording, plus the optional CC/BCC recipients on the invoice email. - **Payment reminders** — the escalating text for the first, second, and third reminders in a dunning run. Because the text is stored per language, always check each language variant your business uses so no customer receives an empty or wrong-language document. Standard text sets the default wording for new documents. Changing it here does not rewrite documents you have already created — it only affects documents produced from now on. Related: [Configuration](https://vinosoft.ch/en/help/shop/configuration). ### [Deleted items](https://vinosoft.ch/en/help/configuration/deleted-items) Deleted items is the recycle bin for Vinosoft. When you delete a record in most areas of the system, it isn't erased straight away — it's moved here, where you can find it again and put it back if you deleted it by mistake. #### Open Deleted items Go to **Configuration → Deleted items**. At the top of the screen there is an **entity type** selector that chooses which kind of deleted record you're looking at. Deleted items covers a wide range of records, including: - **Addresses** — customer, supplier, and licensee addresses. - **Articles** and related data — articles, article categories, manufacturers, and packs. - **Sales documents** — quotes, order confirmations, delivery notes, invoices, creditors, and purchase orders. - **Shop records** — shop articles, coupons, banners, shop users, news, static pages, and payment types. - **Newsletters** — newsletters, recipients, and groups. - **Settings** — currencies, countries, delivery times, shipping methods, terms of payment, bank finance accounts, and more. Pick a type from the selector and the list refreshes to show the deleted records of that type. #### Read the list For each deleted record the list shows a **description** and additional description to identify it, along with the **date it was deleted**. Use these to confirm you've found the right item before restoring it. #### Restore a record Find the record in the list and select the **restore** action on its row. Vinosoft puts the record back into its original area, and it reappears in the normal lists there. The list here refreshes so the restored item drops out of the recycle bin. If you can't find a deleted record, check that you've selected the correct entity type at the top — the list only shows one type at a time. Deleted items is for recovering records you removed by accident. It does not permanently erase items from this screen; deletion and retention follow your account's rules. If you need a record gone for good, or you can't find something you expected, contact support. Related: [Configuration](https://vinosoft.ch/en/help/shop/configuration). ### [Report configuration](https://vinosoft.ch/en/help/configuration/configuration-reports) Report configuration is where you control how your printed and emailed documents look and read: the logos and margins, which fields appear, the wording on each document type, how your price lists are laid out, and the Swiss payment-slip settings. It's the design side of your paperwork. Don't confuse it with the separate top-level [Reports](https://vinosoft.ch/en/help/reports) area — that's where you *generate* finished PDF reports. This screen sets up how those documents and your everyday quotes, invoices, and delivery notes are formatted. To open it, go to **Configuration → Reports**. The settings are split across the tabs described below. #### Layout The **Layout** tab controls the overall look of your documents. Here you can: - Upload the **logos** used on your paper and printed documents, optionally a different logo per country. - Choose whether the **recipient address** sits left or right, starts with first or last name, and when to show the country. - Set page **margins** (padding top, bottom, left, right) and the document **font**. - Choose the **price display** rule (net for companies / gross for private customers, net for all, gross for all, and so on) and the digit-grouping format. - Toggle which article details appear (manufacturer, bottle size, country, SKU or lot number, and — for wine tenants — alcohol volume and vintage year). - Set per-document options for **delivery notes**, **packing slips**, **invoices**, and **order confirmations** — such as showing prices, totals, weights, signatures, or a due date. Because much of the wording is language-specific, use the **language** selector at the top to edit each language your business uses. #### Templates The **Templates** tab lists your **report templates** — the base templates that drive how a given document **type** is produced, optionally per **country**. Use **Create new** to add a template, and the edit and delete actions on each row to manage existing ones. Templates let you tailor the document build for a specific document type and country combination. #### Reports The **Reports** tab is where you localise the **wording** that appears on your reports and documents. It lists the individual text labels, grouped by document type, with a field for each one, and a **language** selector so you can translate every label into the languages you sell in. Edit the labels and select **Save**. #### Pricelist The **Pricelist** tab controls how a pricelist's PDF is designed. Each pricelist has its own layout: choose the pricelist in the selector at the top, or click **Layout** on the pricelist itself (see [Create a pricelist](https://vinosoft.ch/en/help/articles/pricelists/create-pricelist)). For that pricelist you set: - Toggles for **SKU**, excluding zero prices, colour, an extra description column, and page numbers. - **Colours** for the header, group headers, categories, manufacturers, and notes. - Page **margins** (top, bottom, left, right). - **Grouping** — group the list by country, area, category, or a custom field, with an optional second grouping level. - How **pictures** are shown (separate column, in the description, or hidden) and whether to order by SKU or description. - A localised **footer** and an optional background/cover image, with a language selector for the wording. #### QR settings The **QR settings** tab configures the Swiss **QR-bill** that Vinosoft prints on your invoices. Here you: - Turn the QR-bill on or off. - Enter your **QR-bill ID**, your **IBAN**, and a separate **EUR IBAN** if you invoice in euros. - Upload an attachment image if needed. You can also generate a **test PDF**: pick an existing invoice, check the amount, currency, and reference that fill in from it, and produce a sample QR-bill to confirm your details are correct before sending real invoices. The creditor address printed on the QR-bill comes from your master address under **Configuration → General**. If it looks wrong on the test PDF, correct it there. **Swiss feature** QR settings relate to the Swiss QR-bill standard and appear only when the feature is enabled for your account. If you don't see the tab, it isn't enabled for you. #### ESR settings ESR settings relate to the older Swiss **ESR** (orange) payment slip — the reference-number payment slip used before the QR-bill. Where available, this is where the participant and reference details for ESR slips are configured. For most accounts the QR-bill has replaced the ESR slip, so this may not appear as a separate tab. If you still rely on ESR payment slips and need to set them up, contact support to confirm what's available for your account. Related: [Configuration](https://vinosoft.ch/en/help/shop/configuration). To produce finished PDF reports rather than configure them, see the separate [Reports](https://vinosoft.ch/en/help/reports) area. ### [User management](https://vinosoft.ch/en/help/configuration/user-management) Everything about the people who use your Vinosoft account lives on one page: **Configuration → General → Management**. From here you: - **Invite a user** — send someone an email invitation instead of creating a login for them. See [Invite a user](https://vinosoft.ch/en/help/configuration/user-management/invite-a-user). - **Follow up on invitations** — resend, copy the link, or withdraw an invitation that hasn't been accepted yet. See [Track pending invitations](https://vinosoft.ch/en/help/configuration/user-management/pending-invitations). - **Edit or remove a user** — change a user's details, roles, and language, or take away their access. See [Edit or remove a user](https://vinosoft.ch/en/help/configuration/user-management/edit-or-remove-a-user). - **Control what people can do** — build roles out of allow and deny permissions and assign them. See [Roles and permissions](https://vinosoft.ch/en/help/configuration/user-management/roles-and-permissions). If you're the person who *received* an invitation, go to [Accept an invitation](https://vinosoft.ch/en/help/configuration/user-management/accept-an-invitation) instead. #### Invitations replaced "create user" Vinosoft no longer lets an administrator create a user and type a password on their behalf. You send an **invitation** and the person sets their own password when they accept it. This matters because a Vinosoft login is not tied to a single account — the same person can work in several accounts with one login. Anyone who could set that password could also sign in as that person everywhere else. With invitations, the password only ever exists between the user and Vinosoft. You keep full control of everything else. The invitation carries the name, phone number, language, roles, and group you choose, so the user lands in exactly the setup you prepared for them. ### [Invite a user](https://vinosoft.ch/en/help/configuration/user-management/invite-a-user) To give someone access to your Vinosoft account, you send them an invitation. You choose their name, language, roles, and group; they choose their own password. There is no longer a "create user" form where you type a password for someone else. #### Send the invitation 1. Go to **Configuration → General → Management**. 2. Click **Invite user** above the users list. 3. Fill in the invitee's details: - **Email** — this is their login identity, so make sure it's right. It can't be changed afterwards. - **First name**, **Last name**, **Contraction** (their initials), **Subverkaufer** and **Subverkaufer 2**, **Phone number**. - **Language** — the invitation email is sent in this language, and it becomes their interface language. - **Roles** — pick one or more roles to control what they can do. See [Roles and permissions](https://vinosoft.ch/en/help/configuration/user-management/roles-and-permissions). - **Group (Legacy)** — the older, coarse access level: **Default user** or **Admin**. 5. Click **Invite user**. Vinosoft emails the person a link and shows the confirmation **The invitation has been sent.** The invitation now appears in the **Pending invitations** list below the users grid. The invitee doesn't become a user yet. The name, roles and group you entered are stored with the invitation and only applied when they accept it — so they don't appear in the users list until they're really in. #### The link is valid for 14 days Every invitation expires 14 days after it's sent. After that the link stops working and the person sees a message telling them to ask you for a new one. You can send a fresh link at any time from the pending invitations list — see [Track pending invitations](https://vinosoft.ch/en/help/configuration/user-management/pending-invitations). #### If the email doesn't go out If Vinosoft can't send the mail, you'll see **The invitation was created, but the email could not be sent. Copy the link from the pending invitations list.** The invitation itself is fine — use **Copy link** on its row and pass the link on yourself. Treat the invitation link like a password. Anyone who opens it can claim that access. Send it over a channel you trust, and revoke the invitation if the link goes astray. #### Messages you might see - **This email address already has access to this account.** — the person is already a user (or the account owner). Edit them in the users list instead. - **An invitation for this email address is already pending. Resend it instead.** — there is a live invitation for that address; use **Resend** on its row. - **You are not allowed to create more users** — your subscription has no free seat left. See below. #### User seats Your subscription sets how many users your account may have. A seat is taken by: - each user in the list, including the **Owner** row, and - each pending invitation that hasn't expired yet. So an invitation reserves a seat as soon as you send it. If you're at the limit, either revoke an invitation nobody is going to accept, remove a user who has left, or add licences to your subscription. An expired invitation doesn't hold a seat. If you're one seat short and an old invitation shows **Expired**, that isn't what's blocking you. ### [Track pending invitations](https://vinosoft.ch/en/help/configuration/user-management/pending-invitations) The **Pending invitations** list sits between the users grid and the roles grid on **Configuration → General → Management**. It shows everyone you have invited who hasn't joined yet. Each row shows the **Email**, **Name**, **Roles**, when it was **Sent**, when it **Expires**, and its **Status**. #### What the statuses mean - **Pending** — sent, still inside its 14-day window, and waiting for the person to accept. - **Expired** — sent more than 14 days ago. The link no longer works. Use **Resend** to issue a new one. Once someone accepts, their invitation leaves this list and they appear in the users grid above it. #### Resend an invitation Click **Resend** on the row. Vinosoft issues a **new** link, emails it again, and restarts the 14-day clock. You'll see **The invitation has been sent again.** Resending replaces the link. The one sent earlier stops working immediately — so if the person finds the old email first, ask them to use the newest one. #### Copy the link Click **Copy link** on the row. Vinosoft puts the invitation link on your clipboard and also shows it in a small box, so you can copy it manually if your browser blocks clipboard access. Pass it on however you like — chat, a phone call, a message. This is what to reach for when email delivery is unreliable, or when someone tells you the invitation never arrived. **Copy link** also issues a fresh link, exactly like **Resend** does, so the previously emailed link stops working. This is because Vinosoft never stores the link it sent — only a fingerprint of it — so there is nothing to look up and show you. #### Revoke an invitation Click **Revoke** on the row and confirm. The link dies immediately and the seat it was holding is released. You'll see **The invitation has been revoked.** Revoke an invitation when it was sent to the wrong address, when the person isn't joining after all, or when you think the link may have been seen by someone else. Revoking is safe for people who already work in other Vinosoft accounts. It only removes the pending invitation for *this* account and never touches an existing login or access anywhere else. #### Nobody received anything Work through this in order: 1. Check the address on the row for a typo. If it's wrong, **Revoke** the invitation and send a new one to the correct address — the address can't be edited. 2. Ask the person to check their spam or junk folder. 3. Use **Copy link** and send the link to them directly. ### [Accept an invitation](https://vinosoft.ch/en/help/configuration/user-management/accept-an-invitation) If someone has invited you to a Vinosoft account, you'll get an email titled **You have been invited to …** with an **Accept invitation** button. Opening that link is what creates your access — nobody can do it for you. #### If this is your first Vinosoft account 1. Click **Accept invitation** in the email. 2. Check the account name and the email address shown on the page. 3. Choose a **Password** and repeat it in **Confirm password**. 4. Click **Accept invitation**. You're signed in straight away, with the name, language and roles the administrator prepared for you. Your password is set here and only here. The person who invited you never chooses it and never sees it — even an administrator can only send you a reset email. #### If you already use Vinosoft The same login can work in several Vinosoft accounts. If the invitation went to an address you already sign in with, the page asks you to **sign in with your existing password** instead of choosing a new one. Enter the password you already use and click **Accept invitation**. Your password isn't changed — it's only used to prove it's really you. Afterwards you can switch between the accounts you have access to. #### The link is valid for 14 days After that you'll see **Invitation no longer valid**. The same page appears if the invitation was withdrawn or has already been used. - **Expired or withdrawn** — ask the person who invited you to send a new invitation. - **Already accepted** — you're already set up; just sign in normally. Your invitation link is personal, like a password. Don't forward the email — anyone who opens the link can take the access meant for you. #### Something went wrong - **The email address or password is incorrect.** — you already have a Vinosoft login and the password didn't match. Use **Forgot password** on the sign-in page, then open the invitation link again. - **You already have access to this account. Please sign in.** — nothing to do; sign in as usual. - **This account has no free user seats left.** — the account filled its last seat while your invitation was open. Ask your administrator to free one up or add licences. ### [Edit or remove a user](https://vinosoft.ch/en/help/configuration/user-management/edit-or-remove-a-user) The users grid on **Configuration → General → Management** lists everyone with access to the account, with their **Full name**, **Email**, **Roles** and **Last login**. #### The Owner row The person who registered the account appears at the top with an **Owner** badge instead of the edit and delete icons. The owner always has full access and can't be edited or removed from this page — that's deliberate, so an account can never be left without an administrator. #### Edit a user 1. Click the edit icon on the user's row. 2. Change what you need: **First name**, **Last name**, **Contraction**, the **Subverkaufer** fields, **Phone number**, **Language**, **Roles**, and **Group (Legacy)**. 3. Untick **Active** to suspend the user without removing them. (The checkbox only appears here — someone who accepts an invitation always starts active.) 4. Click **Save**. The **Email** field is shown but can't be edited. It's the user's login identity, and the same login may be used in other Vinosoft accounts — changing it here would break their sign-in. If someone's address really changes, invite them under the new address and remove the old user. #### Send a password reset You can't set or view another person's password. What you can do is send them the standard reset email: 1. Open the user with the edit icon. 2. Scroll to **Send password reset email**. 3. Click the button. You'll see **A password reset email has been sent to this user.** The reset link goes only to that user's inbox, so the new password stays between them and Vinosoft. This is the right answer to "I'm locked out". You don't need to revoke anything or send a new invitation for someone who has already joined. #### Remove a user Click the delete icon on the user's row. Their access to this account is removed and the seat is freed for someone else. Removing a user doesn't delete the work they did — their documents and history stay. Customers that were assigned to them as a seller are simply left without one, so reassign those afterwards. If the person also works in other Vinosoft accounts, removing them here only ends their access to *this* account. Their login and their access elsewhere are untouched. ### [Roles and permissions](https://vinosoft.ch/en/help/configuration/user-management/roles-and-permissions) Roles decide what each user can do. You build a role once — a set of **Allow** permissions and, if needed, some **Deny** exceptions — and then assign it to as many people as you like. The **Roles** grid sits at the bottom of **Configuration → General → Management**. #### Create a role 1. Go to **Configuration → General → Management**. 2. Click **Create role** at the top of the page. 3. Give the role a **Name** that says what the person does — *Cashier*, *Warehouse*, *Accounting*. 4. Under **Allow Permissions**, search for a permission and pick it. Repeat for everything the role should be able to do. 5. Under **Deny Permissions**, add anything this role must *never* do, even if another of its permissions would cover it. 6. Save the role. Only permissions for the modules in your active subscription can be picked. If something you expect isn't in the list, that module isn't part of your plan. #### Allow and deny - **Allow** grants. A user with no matching allow permission can't reach the screen or action at all. - **Deny** takes precedence. If a permission is denied anywhere, it stays blocked no matter how many roles allow it. Use deny sparingly — for carving one exception out of a broad grant, such as a role that may work with invoices but must never delete them. Start narrow. Give a role exactly what someone needs for their daily work and add permissions when they hit a wall. That's far easier to reason about than granting everything and denying pieces back. #### Assign roles Roles are assigned in the same **Roles** field in two places: - On the **Invite user** form, so the person already has the right access the moment they accept. See [Invite a user](https://vinosoft.ch/en/help/configuration/user-management/invite-a-user). - On an existing user, by opening them from the users grid. See [Edit or remove a user](https://vinosoft.ch/en/help/configuration/user-management/edit-or-remove-a-user). A user can hold several roles; their permissions add up, minus anything denied. Changing a role affects everyone who holds it, immediately. Before you edit a widely used role, check the users grid to see who has it. #### Edit or delete a role Use the edit and delete icons on the role's row in the **Roles** grid. Deleting a role removes it from every user who had it, so make sure they still have another role covering the work they do. A role that was chosen on an invitation but deleted before the person accepted is simply skipped — they'll join without it. Check the roles of anyone who accepts after you've reorganised your roles. #### The Group field Alongside roles, each user still has a **Group (Legacy)** — **Default user** or **Admin**. This is the older, coarser access setting that predates roles and is kept for compatibility. Set it to match the person's broad level of access, and use roles for the detail. ### [Payment methods](https://vinosoft.ch/en/help/configuration/payment-methods) **Configuration → General → Payment methods** is the single place where you set up how you get paid. It lists every method a customer can choose — in your online shop, or on an invoice payment link — and holds each method's credentials, its channels and its storefront appearance on one page. #### What changed Setting up a payment provider used to mean visiting up to three screens, none of them the one you would guess: - **Shop → Integrations** held the PayPal, Payrexx and PostFinance Checkout credentials. - **Shop → Payment types** held the Saferpay and Wallee credentials in a strip at the top, and the label, icon, sort order and visibility of every method in a grid below it. - Because both pages sat inside the **Shop** module, an account on a plan without the shop could not configure a payment provider at all. The grid was also a free-form list: an **Add** button let you create a second and a third row for the same method, with no indication which one your checkout would actually use. Now there is one page, outside the Shop area: - **The list is fixed.** It is the same set of methods for every account, so there is no **Add** and no **Delete** — and no way to end up with three PayPal rows. Turning a method off is simply unticking both channels, which is reversible and never affects an order that already used it. - **Credentials and appearance are on the same form.** Everything that makes one method work is on that method's own **Configure** page. - **You no longer need the shop** to take money. The page opens on any plan; the **Shop** column and the storefront sections are simply hidden when you don't have the module. The old addresses still work — **Shop → Payment types** now redirects here, and **Shop → Integrations** keeps its feed, WineSearcher and Google Merchant settings and links across to this page. If your account had duplicate rows for a method, nothing was deleted. The page edits the first row of each method and the extra ones become unreachable, so your historical orders keep pointing at exactly the row they were paid with. #### Reading the list ColumnWhat it tells you **Method** The payment method's name. **Status** Whether the method is ready to use. **Shop** ✓ when the method is offered in your online shop. **CRM** ✓ when the method may be offered on an invoice payment link. The **Status** column is honest about four cases: - **No configuration needed** — the method has no credentials at all (Invoice, Prepayment, Cash, TwintManual). Tick a channel and it works. - **Configured** — credentials are stored and the method is ready. - **Not configured** — no credentials yet. Enabling a channel will not help until you enter them. - **Enabled but not configured** — shown in red. The method is switched on for a channel but has no credentials, so customers are being offered a method that cannot take their money. This is the screen that tells you; fix it by entering the credentials or by unticking the channel. A dash in the **CRM** column means the method can never be offered on a payment link — a link cannot settle itself with "pay by invoice". #### Configure one method Click **Configure** on the method's row. Which sections you see depends on the method and on whether you have the Shop module. ##### Credentials The provider's own fields, exactly as your provider issues them: - **PayPal** — API username, API password, API signature, and the environment. - **Payrexx** — instance name and API secret. - **PostFinanceCheckout** — space ID, application user ID and application user key. - **SaferPay** — customer ID, JSON API username, JSON API password, terminal ID and the environment. Create the JSON API user under **Settings → JSON API** in the Worldline Backoffice; your ordinary Backoffice login will not work here. The section links straight to the test and live Backoffice. - **Wallee** — space ID, application user ID and application user key. Methods with nothing to configure (Invoice, Prepayment, Cash, TwintManual) have no Credentials section. These are live credentials that let someone take card payments in your name. Treat them like banking details — don't email them, and give the Configuration area only to people who need it. ##### Google Pay Providers that can take Google Pay inside the checkout page show a **Google Pay** section: a **Google merchant ID** from the Google Pay & Wallet Console and the **merchant name** shown in the Google Pay sheet. There is no separate switch — Google Pay appears in your checkout as soon as the provider supports it and these fields are filled in. The merchant ID is only needed for live payments. Providers that offer Google Pay on their own payment page instead say so in this section. ##### Channels Two checkboxes decide where the method may be offered: - **Available in the shop** — your storefront checkout may offer it. - **Available on payment links** — an invoice payment link may offer it. See [Let a customer pay an invoice online](https://vinosoft.ch/en/help/invoices/payment-links). **Available on payment links** is off for every method until you tick it, even for providers you have used in your shop for years. Credentials you entered for your storefront do not silently become a way to take money on invoices — switching the CRM channel on is always a deliberate act. ##### Storefront appearance Only with the Shop module. Set the **sort order** that positions the method in your checkout, and its **name** per language — pick a language in the **Language** dropdown and type the name your customers see in that language. Where the method has an icon, it is shown between the sort order and the language picker. ##### Documents on checkout Only with the Shop module. Tick which documents Vinosoft creates automatically when an order is paid with this method: **order confirmation**, **delivery note**, **invoice**. A method used for advance payment typically generates only an order confirmation; a method that takes the money immediately can safely generate all three. Click **Save**. Vinosoft stores the method and takes you back to the list, where the **Status** and channel columns already show your change. #### Payment links Below the method list, the **Payment links** block controls how invoice payment links behave for the whole account. Which methods a link may offer is the **CRM** column above — this block is only about the links themselves. - **Offer payment links on invoices** — the overall switch. Leave it on; with nothing ticked in the CRM column there is nothing to offer anyway, so switching it off is mainly a way to withdraw the feature from your team. - **New links are valid for (days)** — how long a newly created link works. Leave it empty (or set it to 0) for links that never expire. Existing links keep the expiry date they were given. - **Notify these addresses** — the addresses notified whenever a customer pays through a link. One per line; a pasted comma- or semicolon-separated list is accepted too. Leave it empty and the notification goes to the invoice's seller, or failing that to the address your Vinosoft mail is sent from. - **Email the payer a receipt** — sends the customer a short confirmation after a successful payment. It is a confirmation, not a receipt for accounting purposes, and it goes to the invoice's own contact address. Click **Save**. These settings apply to every invoice in your account. The quickest way to get your first payment link working: configure one provider, open its **Configure** page, tick **Available on payment links**, then open any in-progress invoice — the **Payment link** action appears in its action bar. Then follow [Let a customer pay an invoice online](https://vinosoft.ch/en/help/invoices/payment-links). ### [Point of Sale (iPad app)](https://vinosoft.ch/en/help/pos) The Vinosoft POS app turns an iPad into a till for your wine shop. It loads its products, prices, taxes and device settings from your Vinosoft CRM. Every sale you ring up goes back to the CRM as a receipt, where it appears in **Orders**. The app has five main tabs: **Dashboard**, **Checkout**, **Products**, **Profile** and **Settings**. A sixth tab, **Receipts**, is behind the arrow at the end of the tab bar. #### Where to start 1. [Get started with the POS app](https://vinosoft.ch/en/help/pos/getting-started): sign in and let the iPad load its settings and articles. 2. [Open and close a shift](https://vinosoft.ch/en/help/pos/shifts): open a shift with your opening float before you sell. 3. [Ring up a sale](https://vinosoft.ch/en/help/pos/checkout) and [Take a payment](https://vinosoft.ch/en/help/pos/take-payment): ring up sales and take cash, card or TWINT. 4. [Receipts and refunds](https://vinosoft.ch/en/help/pos/receipts-and-refunds): find past sales, reprint receipts and refund items. 5. Close the shift at the end of the day and print the Z report ([Open and close a shift](https://vinosoft.ch/en/help/pos/shifts)). The iPad must first be registered as a POS device in the CRM under **Configuration → POS Devices**. Many settings come from there and can't be changed on the iPad, such as the client address sales are booked to and the shift mode. ### [Get started with the POS app](https://vinosoft.ch/en/help/pos/getting-started) The POS app gets everything it needs from your Vinosoft CRM. You sign in once with your CRM account, and the app loads the device settings and the articles you sell. #### Before you begin - You need a Vinosoft user account (email and password) with access to the POS. - In the CRM, register the iPad as a POS device under **Configuration → POS Devices** and give it a client address. Sales are booked to that address. Without it, the first sync stops with a message telling you to configure it. #### Sign in 1. Open the Vinosoft POS app. 2. Enter your email address and password. 3. Tap **Log In**. #### Device setup After you sign in, the **Device Setup** screen loads two things from the CRM: - **Settings**: payment options, shift mode, receipt logo and other device settings. - **Articles**: the products, categories and prices you sell. Each row shows **Syncing…** and then **Synced**. Settings load first. Once they're done you can tap **Continue**, and the articles keep loading in the background. If something was missing during the first setup, go to **Settings → Setup Assistant** later. It syncs settings and articles again and fills in anything that's missing. #### Staying signed in - Under **Settings → Security Settings**, you can turn on **Enable Touch ID Unlock** to unlock the app with your fingerprint instead of your password. - The app logs you out automatically after 15 minutes of inactivity. - To sign out yourself, tap **Log Out** on the dashboard or on the **Profile** tab. If the app says **Please sign in again** because the CRM no longer recognises this iPad (for example, after a system update), sign in again. Sales already stored on the iPad are kept. Next: [Open and close a shift](https://vinosoft.ch/en/help/pos/shifts) ### [The POS dashboard](https://vinosoft.ch/en/help/pos/dashboard) The **Dashboard** is the first tab in the POS app. It shows how the till is doing right now and whether everything has synced with the CRM. #### Tiles - **Shift**: whether a shift is open. With no open shift, it shows **No shift is open** and an **Open Shift** button. With an open shift, it shows how long the shift has been running and a **Close Shift** button. See [Open and close a shift](https://vinosoft.ch/en/help/pos/shifts). - **Total Sales Today** / **Sales This Shift**: the number of sales. While a shift is open, the tile counts the shift instead of the day. - **Revenue Today** / **Revenue This Shift**: the total amount taken. - **Cash Payments** and **Card Payments**: how much was paid by each method, and its share of the total. - **Account**: the signed-in user, with a **Log Out** button. #### Sync The **Sync** section shows one tile each for **Articles**, **Categories**, **Receipts**, **Stock** and **Settings**. Each tile shows its status (**Synced** or **Not synced yet**) and the time of the last sync. Tap **Sync Now** on a tile to sync that item straight away. For more, see [Sync the till with the CRM](https://vinosoft.ch/en/help/pos/sync). #### Cash register The drawer icon in the top-right corner opens the **Cash Register** screen. From there, you can open or close the shift and print an X report (see [Open and close a shift](https://vinosoft.ch/en/help/pos/shifts)). ### [Open and close a shift](https://vinosoft.ch/en/help/pos/shifts) A shift groups a till's sales into one business day and makes the cash side countable. You start a shift with an opening float. At the end of the day, you count the drawer and close the shift, and the app prints a **Z report**. #### Shift modes The shift mode is set in the CRM, in this device's settings under **Configuration → POS Devices**. You can see the current mode in the app under **Settings → Shifts → Mode**. - **Automatic**: the server opens and closes shifts. You don't need to do anything at the till. - **Manual**: the cashier opens and closes the shift. Checkout is blocked while no shift is open. - **Disabled**: this till doesn't use shifts. Sales are recorded normally, but they aren't grouped into a business day. Tap **Settings → Shifts → Check Now** to fetch the latest shift status from the server. #### Open a shift 1. Count the cash in the drawer. 2. On the **Dashboard**, tap **Open Shift**. 3. Enter the counted amount as the **Opening float** on the keypad. **C** clears the entry, and the ⌫ key deletes the last digit. 4. Tap **Open Shift**. The dashboard now shows the shift's running time, plus **Sales This Shift** and **Revenue This Shift**. #### Print an X report during the day An X report is a reading: you can print it as often as you like, and it doesn't close anything. Open the **Cash Register** screen from the drawer icon on the dashboard and tap **Print X Report**. You need a configured receipt printer (see [POS app settings](https://vinosoft.ch/en/help/pos/settings)). #### Close the shift Sync your receipts before you close (**Profile → Sync Receipts**). Receipts that are still on the iPad haven't reached the CRM yet, so the shift's totals would be short by what they contain. 1. If you use a Worldline card terminal, cut the terminal's day first with **Cut Terminal Day**. The Z report can then compare what the acquirer settled with what this till recorded. 2. On the **Dashboard**, tap **Close Shift**. 3. Count the cash in the drawer and enter the total under **Counted cash**. 4. Check the **Drawer** section: **Opening float**, **Cash sales**, **Expected in drawer** and the **Variance** between the expected and counted amounts. 5. Optionally, add **Notes**. 6. Tap **Close Shift and Print Z**. If nobody counted the cash, leave the count empty and confirm **Close Anyway**. The Z report then shows the drawer as **not counted** instead of a variance of zero. ##### If the shift won't close cleanly If the iPad still holds receipts that haven't reached the CRM, the app shows **The Shift Will Not Close Cleanly**. Tap **Retry Sync and Try Again**. Use **Force Close** only as a last resort. The shift is then marked as force-closed, and the unresolved differences are printed on the Z report. #### The Z report After closing, the **Z Report** shows the whole business day: - **Business date**, **Status** and **Reconciliation**. - **Sales**: the number of sales and refunds, **Gross**, **Net**, **Tax** and **Sales without invoice**. - **By Payment Method** and **By Tax Rate**. - **Cash**: opening float, cash sales, expected and counted cash, and variance. Tap **Print Z Report Again** if you need another copy. Tap **Start a New Shift** to begin the next day. If a shift is closed in the CRM while the iPad is still selling, nothing is lost. Sales rung up afterwards are still accepted and added to the day as late arrivals. Related: [The POS dashboard](https://vinosoft.ch/en/help/pos/dashboard), [Take a payment](https://vinosoft.ch/en/help/pos/take-payment), [Sync the till with the CRM](https://vinosoft.ch/en/help/pos/sync) ### [Ring up a sale](https://vinosoft.ch/en/help/pos/checkout) You ring up sales on the **Checkout** tab. On the left are your categories and products. On the right is the cart with the running total and the payment buttons. If the till uses the **Manual** shift mode, you need to open a shift before you can take a payment. See [Open and close a shift](https://vinosoft.ch/en/help/pos/shifts). #### Add products to the cart - **Tap a product tile** to add one unit. Tap a **category tile** to show only that category's products. - **Search**: type a name into **Search products**. - **Scan**: tap the barcode icon in the top-left corner to scan with the iPad camera. A connected barcode scanner (for example, the scanner of a STAR mPOP) works too. A scanned product goes straight into the cart. - **Filter**: if filters are enabled in [POS app settings](https://vinosoft.ch/en/help/pos/settings), you can narrow the products by year, size, alcohol or country. #### Change the cart Each cart line shows the product, the unit price and the line total. - **Quantity**: tap **−** or **+**, or tap the quantity itself to type a number. - **Line discount** (tag icon): give a discount on this line, as an amount or as a percentage. - **Edit price** (pencil icon): set a new price for this line. Change either the net or the gross price, and the other is recalculated from the tax rate. Tap **Reset to Original Price** to undo it. - **Remove** (trash icon): take the line out of the cart. - **Clear Cart**: empty the whole cart. #### Discount on the whole cart Next to **Cart Discount**, tap **Add**. Choose the currency (fixed amount) or **%**, enter the value on the keypad and tap **Apply Discount**. To take it off again, open it and tap **Remove Discount**. ##### Coupons If coupons are enabled for the till (**Settings → Coupons Enabled**), the discount screen has a **Coupon** tab. Enter the code under **Enter Coupon Code** and tap **Apply Coupon**. ##### Loyalty points If loyalty is enabled (**Settings → Loyalty Enabled**), scan the customer's loyalty card. The app shows the **Current Balance**. Enter the **Points to Redeem** or tap **Redeem Maximum**, then tap **Redeem**. The points are taken off the cart total. #### Park a cart with Multi-Cart With **Multi-Cart** switched on (see [POS app settings](https://vinosoft.ch/en/help/pos/settings)), you can put a cart on hold and serve the next customer. Tap **+** to start a new cart, and use the **‹** and **›** buttons to switch between the open carts. #### Take the payment When the cart is complete, tap **Pay with Cash**, **Pay with Card** or **Pay with TWINT QR**. See [Take a payment](https://vinosoft.ch/en/help/pos/take-payment). ### [Take a payment](https://vinosoft.ch/en/help/pos/take-payment) When the cart is ready, choose a payment method at the bottom of the cart. Which buttons appear depends on the payment methods enabled under **Settings → Checkout Settings** (see [POS app settings](https://vinosoft.ch/en/help/pos/settings)). #### Cash 1. Tap **Pay with Cash**. If a cash drawer is connected, it opens automatically. 2. **Amount Received** starts at the exact total. If the customer hands over more, tap a quick amount (for example **EUR 50**) or type the amount on the keypad. **Exact** sets it back to the total. 3. **Change Due** shows how much to give back. 4. To finish without a printed receipt, switch on **Skip Receipt**. 5. Tap **Complete Sale**. Tap the drawer icon in the top-right corner of the Cash Payment screen to open the cash drawer again. #### Card Tap **Pay with Card**. What happens next depends on the **Card Reader** chosen in [POS app settings](https://vinosoft.ch/en/help/pos/settings): - **SumUp Solo** or **Worldline**: the amount is sent to the terminal. Follow the prompts on the screen (for example **Present card on terminal** or **Enter PIN on terminal**). The sale completes as soon as the terminal approves the payment. - **External Terminal (CCV)**: the terminal isn't connected to the iPad. Enter the amount on the card terminal and wait for it to approve the payment. Optionally, type the receipt or transaction number from the terminal slip into **Terminal reference**, which helps match the sale in the CRM. Then tap **Confirm payment**. If **Pay with Card** is greyed out, no card reader is selected, or the reader isn't connected or signed in. Set it up under **Settings**. If the connection drops during a card payment, check the transaction on the terminal itself before you try again. Otherwise, you might charge the customer twice. #### TWINT QR With **TWINT QR (manual)** switched on in the checkout settings, tap the TWINT QR button. Ask the customer to scan the QR code and pay. Make sure the payment has arrived, then tap **Confirm payment**. #### After the payment The sale is saved on the iPad, the receipt is printed (unless you skipped it), and the sale is sent to the CRM with the next receipt sync. If printing fails, the sale is still saved, and you can reprint the receipt from the **Receipts** tab (see [Receipts and refunds](https://vinosoft.ch/en/help/pos/receipts-and-refunds)). ### [Receipts and refunds](https://vinosoft.ch/en/help/pos/receipts-and-refunds) Every sale rung up on the iPad is kept on the **Receipts** tab. To get there, tap the arrow at the end of the tab bar and then **Receipts**. #### Find a receipt Use the filter at the top to narrow the list: **All**, **Today**, **This Week**, **This Month** or **Custom** (your own date range). Each row shows the date, time, receipt number and total. The icons underneath show the payment method and whether the receipt has synced. #### Receipt details Tap a receipt to open it. You'll see: - The date, the **receipt number**, the total and the cashier. - **Items**: quantity, product, unit price and the tax for each line. - **Totals**: subtotal, total tax per tax rate, and the total. - **Payment Details**: the method, and for card payments, details such as the transaction ID and card type. - **Status**: the **Sync Status** (whether the receipt has reached the CRM) and the **Invoice** status, for example **Awaiting invoice** or **Issued**. At the bottom of the receipt: - **Retry Sync** sends a receipt that failed to sync to the CRM again. - **Reprint Receipt** prints the receipt again, for example after a printer problem. - **Refund Items** starts a refund. #### Refund items 1. Open the receipt and tap **Refund Items**. 2. Under **Items**, tick the items the customer is returning. If a line has more than one unit, set the **Return qty**. 3. Under **Refund Method**, choose **Cash** or **Card**. 4. Check the **Refund Total** and tap **Confirm Refund**. You can refund a receipt in several steps. Items that were already returned are shown as such, and you can't return more than was sold. ##### Card refunds Card refunds depend on how the sale was paid and on your card reader. If they aren't possible for an order, the app tells you to refund to cash. - With **SumUp**, the refund goes back to the card that paid for the order. - With a **Worldline** terminal, choose either **Reverse Payment** or **Card Credit**. **Reverse Payment** cancels the original payment with no card needed, but only for the whole payment. **Card Credit** credits the card the customer presents and also works for partial refunds. - With an **External Terminal**, issue the credit on the card terminal first, then confirm it in the app to record it. If the terminal doesn't confirm a card refund, check the terminal before you do anything else. Don't refund again until you know whether the first refund went through. ##### When a refund isn't available - The receipt hasn't reached the CRM yet. Sync it first (see [Sync the till with the CRM](https://vinosoft.ch/en/help/pos/sync)). - The sale was made on another till. Refund it on the till that made the sale. - The sale was paid with TWINT. TWINT refunds are only available two hours after the sale. ### [Look up products and assign barcodes](https://vinosoft.ch/en/help/pos/products) The **Products** tab lists every product the till has loaded from the CRM, with its name, SKU and price. Use it to look up a product or to give products the barcodes you want to scan at checkout. Products, prices and taxes are managed in the CRM. The POS app shows them but doesn't change them, apart from barcodes. To see changes made in the CRM, sync the products (see [Sync the till with the CRM](https://vinosoft.ch/en/help/pos/sync)). #### Search for a product Tap the search field in the top-right corner and type a name, manufacturer, SKU or barcode. The list filters as you type. #### Product details Tap a product to see its details: **Name**, **SKU**, **Current Barcode**, **Price** and **Price (incl. tax)**. #### Assign a barcode 1. Open the product. 2. Under **Barcode**, tap **Add Barcode** (or **Update Barcode** if it already has one). 3. Scan the barcode on the bottle, or type it in. The barcode is saved in the CRM, so it works on every till after the next product sync. To take a barcode off a product, tap **Remove Barcode**. A barcode can belong to only one product. If the barcode is already assigned to another product, the app rejects it. #### Assign barcodes in bulk To label many products at once, tap the barcode button next to the search field (**Batch Scan**). The app goes through the products that don't have a barcode yet, one at a time. Scan each bottle to assign its barcode, or skip it. When every product has a barcode, the app shows **All Products Have Barcodes**. ### [Sync the till with the CRM](https://vinosoft.ch/en/help/pos/sync) The POS app works with a local copy of your data, so the till keeps selling even when the internet connection drops. Syncing connects that copy with the CRM in two directions: - **From the CRM to the iPad**: products (articles and categories), device settings and stock. - **From the iPad to the CRM**: receipts, meaning the sales and refunds rung up on the till. #### Check the sync status and sync by hand Open the **Profile** tab. Under **Sync Status**, you can see when **Products**, **Receipts** and **Settings** were last synced. Under **Sync Actions**, you can start a sync yourself: - **Sync Products**: loads new and changed products and prices from the CRM. - **Sync Receipts**: sends sales that are still on the iPad to the CRM. This is only available when there are receipts waiting. - **Sync Settings**: loads the device settings again, for example after you've changed something under **Configuration → POS Devices** in the CRM. After a sync, a short summary appears, for example *Variants synced: 111 new, 150 updated, 0 removed*. You can also sync from the **Sync** tiles on the [The POS dashboard](https://vinosoft.ch/en/help/pos/dashboard) by tapping **Sync Now**. #### Automatic sync Under **Settings → Auto Sync**, choose how often the app syncs by itself, separately for **Products**, **Receipts** and **Stock**. The options are **Never**, **Every 5 minutes**, **Every 30 minutes**, **Every hour** and **Every day**. With **Never**, the app only syncs when you start it by hand. Stock only syncs when **Show Stock** is switched on in the checkout settings, and the quantities shown are for the **Storage Location** chosen in [POS app settings](https://vinosoft.ch/en/help/pos/settings). #### When a receipt doesn't sync A receipt that couldn't be sent stays on the iPad, so no sale is lost. Open it on the **Receipts** tab to see the error, then tap **Retry Sync** (see [Receipts and refunds](https://vinosoft.ch/en/help/pos/receipts-and-refunds)). Often the cause is missing setup in the CRM, such as a tax that isn't configured for a product or a finance account missing on the client address. Fix it in the CRM, then retry. Sync your receipts before you close a shift. Otherwise, the shift's totals in the CRM are missing the sales still on the iPad (see [Open and close a shift](https://vinosoft.ch/en/help/pos/shifts)). ### [POS app settings](https://vinosoft.ch/en/help/pos/settings) The **Settings** tab holds everything you can configure on the iPad itself. Some settings, such as the shift mode and the client address sales are booked to, come from the CRM (**Configuration → POS Devices**) and are only shown here. #### General - **Language**: the app language. **System Default** follows the iPad's language setting. - **Setup Assistant**: syncs settings and articles again and fills in anything missing (see [Get started with the POS app](https://vinosoft.ch/en/help/pos/getting-started)). - **Storage Location**: the storage this till sells from. Stock quantities are shown for this storage. - **Shifts**: shows the shift mode and the current shift. See [Open and close a shift](https://vinosoft.ch/en/help/pos/shifts). - **Price Display Mode**: **Gross** shows prices including tax, **Net** shows prices excluding tax. - **Number Format**: how numbers appear in the app and on printed receipts. - **Coupons Enabled** and **Loyalty Enabled**: allow coupons and loyalty card redemption at checkout (see [Ring up a sale](https://vinosoft.ch/en/help/pos/checkout)). - **Auto Sync**: how often products, receipts and stock sync by themselves (see [Sync the till with the CRM](https://vinosoft.ch/en/help/pos/sync)). #### Checkout settings Tap **Checkout Settings** to choose what the Checkout tab offers. - **Payment Methods**: switch **Cash**, **Card** and **TWINT QR (manual)** on or off. At least one must be enabled. - **Multi-Cart**: lets you hold a cart and start a new one (see [Ring up a sale](https://vinosoft.ch/en/help/pos/checkout)). - **Filters**: adds dropdown filters to checkout to filter products by year, size, alcohol or country. - **Product Card**: chooses what each product tile shows: image, year, size, alcohol, country and stock. With **Show Stock**, tiles are colour-coded: green means in stock, orange means low and red means out of stock. #### Hardware Under **Hardware Profile**, choose the devices this iPad uses: - **Printer**: **STAR mPOP** (printer with cash drawer, barcode scanner and customer display) or **Network Printer**. For a network printer, enter its IP address and port (usually 9100), choose the paper width (58 mm or 80 mm) and use **Test Print** to check the connection. - **Card Reader**: - **SumUp Solo**: tap **Log in to SumUp** and sign in with your SumUp account. **Change Terminal** pairs a different reader. **Forget Terminal & Log Out** removes the pairing. - **Worldline**: connect a Link2500 terminal on the same Wi-Fi, either by its **Terminal ID** (printed on the device label) or by **Direct IP** (default port 7784). Then tap **Connect to Terminal**. - **External Terminal (CCV)**: a terminal that isn't connected to the iPad. You charge the card on the terminal and confirm the payment in the app (see [Take a payment](https://vinosoft.ch/en/help/pos/take-payment)). The **Receipt Image** is the logo from the CRM that's printed at the top of each receipt. Switch on **Fit to paper width** to scale a small logo up. For a Worldline terminal, **Terminal Logs** keeps the terminal's activity for 100 days. If support asks for the logs, export them from there. #### Customer display Under **Customer Display**, set the messages shown on a STAR SCD222U customer display. The **Welcome Message** appears while the till is waiting for the next customer. The **Thank You Message** appears after a sale. Each line holds up to 20 characters. #### Security Under **Security Settings**, switch on **Enable Touch ID Unlock** to unlock the app with a fingerprint. For security, the app always logs out after 15 minutes of inactivity. ## Preise — Deutsch (Swiss German) Preise pro Monat, exkl. MwSt. - **Standard**: CHF 79 / Monat bei jährlicher Abrechnung, CHF 95 / Monat bei monatlicher Abrechnung (EUR 85 / EUR 102). Für Weinunternehmen, die grundlegende Werkzeuge für Produkte, Lager, Kunden und Auftragsabwicklung benötigen. Enthalten: Produkt- und Lagerverwaltung; Kundenverwaltung; Offerten und Bestellungen; Berichte und Statistiken. - **Professional**: CHF 99 / Monat bei jährlicher Abrechnung, CHF 119 / Monat bei monatlicher Abrechnung (EUR 105 / EUR 126). Für wachsende Unternehmen, die zusätzlich eine integrierte Finanzverwaltung benötigen. Enthalten: Alles aus Standard; Finanzbuchhaltung; Vernetzte Geschäftsabläufe. - **Enterprise**: CHF 119 / Monat bei jährlicher Abrechnung, CHF 143 / Monat bei monatlicher Abrechnung (EUR 129 / EUR 155). Für Unternehmen, die Betrieb, Buchhaltung und Online-Verkauf in einer Plattform verwalten. Enthalten: Alles aus Professional; Integrierter Webshop; Vernetzte Online-Bestellungen und Bestände. Zusatzleistungen: - POS App: CHF 29 / Monat — für Apple iOS - mPOP Kasse: CHF 499 — von Star Micronics - Cookie Consent Manager: CHF 9.90 / Monat — Cookie-Banner sind für jeden Online-Shop Pflicht. Jetzt rechtssicher umsetzen. - Cloud-Druck: CHF 7.50 / Monat — Drucken Sie Dokumente von jedem Ort über das Internet - Aufgabenverwaltung: CHF 5 / Monat — Verwalten Sie Aufgaben einfach und übersichtlich - Winzermodul: CHF 39 / Monat — Kellerbuchhaltung für Winzer - Zusätzlicher Benutzer: CHF 9 / Monat — Lizenzierung ist pro Named User Vollständige Preisliste: https://vinosoft.ch/de/pricing #### ALLE PAKETE ENTHALTEN FOLGENDE LEISTUNGEN: - 3 Benutzer inklusive (weitere Benutzer CHF 9.00 / Monat) - Jährliche Subscription inkl. Minor und Major Updates. - Tägliches Backup - 256-bit SSL-Verschlüsselung - Netzwerk-Verfügbarkeit mind. 99 % Die Verrechnung erfolgt jährlich im Voraus. Kündigungsfrist: Auf die nächste Subscriptionlaufzeit jedoch mindestens 30 Tage im Voraus. #### Häufige Fragen **Was kostet Vinosoft?** Vinosoft ist ein Abonnement in drei Editionen. Bei jährlicher Abrechnung kostet **Standard** CHF 79, **Professional** CHF 99 und **Enterprise** CHF 119 pro Monat. Bei monatlicher Abrechnung kosten dieselben Editionen CHF 95, CHF 119 und CHF 143. Alle Preise gibt es auch in Euro; Zusatzleistungen wie die POS-App oder das Winzermodul kommen dazu. **Wie viele Benutzer sind enthalten?** Jede Edition enthält drei Benutzer. Jeder weitere Named User kostet CHF 9 pro Monat. **Wie lange läuft der Vertrag, und wie kündige ich?** Die Subscription wird im Voraus verrechnet – jährlich oder monatlich mit 20 % Aufpreis. Eine Kündigung gilt auf das Ende der laufenden Subscriptionlaufzeit und muss mindestens 30 Tage vor Beginn der nächsten bei uns eintreffen. **Kann ich Vinosoft vor dem Kauf testen?** Ja. Sie können sich in wenigen Minuten [selbst registrieren](https://hello.vinosoft.ch/register), ohne Kreditkarte, und alle Kernfunktionen testen. Wenn Sie Vinosoft lieber mit Ihren eigenen Abläufen sehen möchten, [fordern Sie eine persönliche Demo an](https://vinosoft.ch/de/contact). **Verstehen sich die Preise inklusive oder exklusive MwSt.?** Alle Preise verstehen sich exklusive MwSt. In den Editionen Professional und Enterprise erstellt Vinosoft zudem Ihre Schweizer MwSt-Abrechnung – die Ziffern 200 bis 510, nach der effektiven Methode oder der Saldosteuersatzmethode. Siehe [die MwSt-Abrechnung in der Hilfe](https://vinosoft.ch/de/help/finance/tax-report). **Wo werden meine Daten gehostet?** Vinosoft läuft auf Microsoft Azure in einem Rechenzentrum in der EU, mit einer eigenen MS-SQL-Datenbank pro Kunde statt einer geteilten. Die Daten werden täglich in zwei getrennten Microsoft-Rechenzentren gesichert, jede Verbindung ist mit 256-Bit-SSL verschlüsselt, und die Netzwerkverfügbarkeit liegt bei mindestens 99 %. **Wie übernehme ich meine Daten aus dem bisherigen System?** Artikel, Kunden und Lieferanten lassen sich aus Excel importieren: aus dem Altsystem exportieren, Spalten bereinigen, einlesen. Nummernkreise, MwSt-Sätze und Dokumentlayouts richten Sie danach einmal in der Konfiguration ein. Siehe [Artikel erfassen und verwalten](https://vinosoft.ch/de/help/articles/articles). **Erstellt Vinosoft die SWK-Meldung mit Formular A und B?** Ja. Der SWK-Bericht erstellt aus den Beständen und Verkäufen, die Sie ohnehin erfassen, das Jahresend-Inventar für die Schweizer Weinhandelskontrolle mit Formular A und Formular B sowie die Weinverkäufe des Jahres – als PDF oder Excel. Er gehört zu den Statistiken jeder Edition und steht Konten nach Schweizer Recht zur Verfügung. Siehe [den SWK-Bericht in der Hilfe](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/swk). **Gibt es eine Kellerbuchhaltung für Winzer?** Ja. Das Winzermodul ergänzt Ihre Edition für CHF 39 pro Monat um die Kellerbuchhaltung für Winzer. **Sind Updates und Support inbegriffen?** Updates ja. Jedes Abonnement enthält alle Minor- und Major-Updates, und gemeldete Fehler beheben wir kostenlos. Telefonischer Support wird mit CHF 120 pro Stunde verrechnet. ## Funktionen — Deutsch (Swiss German) ### [Allgemein](https://vinosoft.ch/de/features-general) Vinosoft ist die Business Software für Weinbetriebe — Artikel, Adressen, Verkaufsbelege, Buchhaltung und Auswertungen in einem System, im Abonnement und laufend aktuell gehalten. #### Software, die weiss, was eine Flasche ist Eine allgemeine Warenwirtschaft behandelt Wein wie jeden anderen Artikel: eine Nummer, ein Preis, ein Regal. Die Arbeit bleibt bei Ihnen — Jahrgänge in einer Excel-Tabelle neben dem System, Zahlen für die Weinhandelskontrolle von Hand zusammengetragen, jedes Quartal derselbe Bericht neu gebaut. Vinosoft denkt vom Weingeschäft her. Artikel führen Jahrgang, Produzent und Lagerort. Der Bestand bewegt sich, wenn der Lieferschein erstellt wird, und nicht, wenn jemand daran denkt, ihn zu verbuchen. Die Weinhandelskontrolle mit Formular A und B, die EAV-Jahreszusammenstellung und die MWST-Abrechnung entstehen aus denselben Daten, die Sie ohnehin für die Rechnung erfasst haben. #### In jeder Edition enthalten - Cloud-Lösung: komplett webbasiert, keine Installation, keine Wartung - Betrieb auf der Microsoft-Azure-Plattform, mit eigener MS-SQL-Datenbank statt einer geteilten - Für Tablet und Desktop optimiert — dasselbe System im Büro und im Keller - Tägliches Backup in zwei getrennten Rechenzentren von Microsoft - 256-bit-SSL-Verschlüsselung auf jeder Verbindung - Netzwerk-Verfügbarkeit von mindestens 99 % - Jährliche Subscription inklusive aller Minor- und Major-Updates - Behebung gemeldeter Fehler, ohne Zusatzkosten #### Drei Editionen und die Module dazu Die **Standard Edition** deckt den Alltag ab: Dashboard, Artikel und Lager, Adressen, Angebote, Auftragsbearbeitung, Liefer- und Rüstscheine, Debitoren und Kreditoren, Newsletter, Statistiken und Konfiguration. Die **Professional Edition** ergänzt die Finanzbuchhaltung, damit die Bücher dort geführt werden, wo die Rechnungen entstehen. Die **Enterprise Edition** bringt zusätzlich den Webshop. Drei Benutzer sind in jeder Edition enthalten, weitere werden pro Named User und Monat verrechnet. Darüber hinaus ergänzen Sie nur, was Sie einsetzen: die POS-App für den Verkauf am Tresen, das Winzermodul für die Kellerbuchhaltung, die Aufgabenverwaltung, den Cloud-Druck oder den Cookie Consent Manager. Die aktuellen Zahlen finden Sie auf der Seite [Preise](https://vinosoft.ch/de/pricing); alle Preise verstehen sich exklusive MwSt. und werden jährlich im Voraus verrechnet. Gemeldete Fehler werden im Rahmen der Subscription behoben. Persönlicher Support per Telefon, von Leuten, die den Weinhandel kennen, statt von einem allgemeinen Helpdesk, wird nach Aufwand verrechnet — siehe die FAQ unter [Preise](https://vinosoft.ch/de/pricing). #### Ihre Daten kommen mit Artikel, Kunden und Lieferanten lassen sich aus Excel importieren — so beginnt fast jede Umstellung: aus dem alten System exportieren, Spalten sauber machen, einlesen. Stammdaten, Nummernkreise, Steuersätze und Belegvorlagen werden danach einmal konfiguriert und überall wiederverwendet. #### Überall verfügbar, ohne Installation Vinosoft läuft im Browser: im Büro, im Keller, beim Kunden, am Marktstand. Es gibt nichts zu installieren und nichts zu aktualisieren, keine Version, die auf einem Rechner zurückbleibt, und keinen Server, den jemand am Wochenende neu starten muss. Neue Mitarbeitende erhalten einen Zugang, keine Software. #### In der Dokumentation weiterlesen - [Allgemeine Konfiguration](https://vinosoft.ch/de/help/configuration/general) — Firmenstammdaten, Artikelvorgaben, Mail und Drucker - [Einstellungen](https://vinosoft.ch/de/help/configuration/settings) — Steuersätze, Währungen, Länder, Zahlungskonditionen und Layoutvorgaben - [Dashboard und Widgets verstehen](https://vinosoft.ch/de/help/dashboard/overview) — der erste Bildschirm am Morgen ### [Dashboard](https://vinosoft.ch/de/features-dashboard) Das Dashboard ist der Bildschirm, auf dem Ihr Team jeden Morgen landet: Umsatz, offene Debitoren, laufende Aufgaben und ein Klick zu den Belegen, mit denen jede Person tatsächlich arbeitet. #### Die Frage, die ein Dashboard beantworten muss Die meisten Systeme beantworten, *was letztes Jahr war*. Die Frage an einem Dienstagmorgen im Weinbetrieb ist kleiner und dringender: Was ist unbezahlt, was muss diese Woche raus, und wo finde ich jetzt gerade den Kunden, den ich am Telefon habe. Alles, was vier Klicks braucht, wird innerhalb eines Monats durch eine Excel-Tabelle ersetzt. Deshalb besteht das Dashboard aus Widgets, und jede Person richtet sich ihre eigenen ein. Wer im Keller arbeitet, behält Bestand und Lieferungen im Blick; wer fakturiert, die Debitoren und die Mahnliste. Nichts steckt hinter einer Auswertung, die man zuerst starten muss. #### Was Sie darauf legen können - **Schnellzugriff** auf die Belege und Datensätze, die Sie am häufigsten öffnen — ein neues Angebot ist einen Klick entfernt - **Umsatz** der laufenden Periode, mit dem Vergleich zum Vorjahr - **Offene Debitoren** — was fakturiert, was überfällig ist und wem Sie heute nachtelefonieren sollten - **Aufgaben** aus der Aufgabenverwaltung, mit dem, was Ihnen zugewiesen ist und was fällig wird - **Termine und Ereignisse**, inklusive Terminvereinbarung über Doodle - **Adresssuche über Search.ch**, die eine Schweizer Adresse direkt ins Adressmodul übernimmt, statt sie abzutippen #### Pro Benutzer eingerichtet, nicht pro Firma Widgets werden von der Person hinzugefügt, entfernt und verschoben, die damit arbeitet, und die Anordnung wird für diesen Benutzer gespeichert. Es braucht keine Administratorin, und das Layout einer Kollegin bleibt unberührt. Neue Mitarbeitende starten mit der Standardauswahl und passen sie an, sobald sie wissen, welche Zahlen sie täglich prüfen. #### Woher die Zahlen kommen Nichts auf dem Dashboard wird ein zweites Mal erfasst. Der Umsatz sind Ihre Rechnungen, die offenen Posten sind die unbezahlten davon, die Bestandszahlen die Buchungen Ihrer Lieferscheine. Ein Klick auf eine Zahl führt in den Beleg dahinter — die Rechnung, den Kunden, den Artikel — und nicht in eine Auswertung, die damit bloss übereinstimmt. #### Auf dem Tablet, im Keller Das Dashboard ist auch für das Tablet ausgelegt, und das ist kein Detail: Die Fragen, die es beantwortet, stellen sich abseits des Schreibtischs — bei der Bestandskontrolle, am Tisch der Kundin, auf dem Weg zur Auslieferung. Dieselbe Sitzung, dieselben Zahlen, dieselben Rechte wie am Bürorechner, ohne App-Installation. #### Für jede Rolle ein anderer Morgen Dieselbe Startseite sieht bei drei Personen unterschiedlich aus, und das ist der Punkt. Die Geschäftsleitung schaut auf Umsatz und Vorjahresvergleich, die Buchhaltung auf offene Posten und Mahnstufen, der Verkauf auf die eigene Pipeline. Niemand muss sich durch fremde Zahlen scrollen, um an die eigenen zu kommen. #### In der Dokumentation weiterlesen - [Dashboard und Widgets verstehen](https://vinosoft.ch/de/help/dashboard/overview) — was jedes Widget zeigt - [Widgets hinzufügen, entfernen und anordnen](https://vinosoft.ch/de/help/dashboard/customize) — den Bildschirm einrichten - [Aufgaben verwalten](https://vinosoft.ch/de/help/tasks/tasks) — das Aufgabenboard hinter dem Widget - [Offene Rechnungen](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/open-invoices) — die vollständige Liste hinter der Debitorenzahl ### [Artikel- & Lagerverwaltung](https://vinosoft.ch/de/features-article-stock-management) Sortiment und Bestand an einem Ort: jeder Wein mit Jahrgang, Produzent und Preisen, jede Flasche erfasst — über so viele Lagerorte, wie Sie führen. #### Ein Bestand, der sich mit den Belegen bewegt Bestandszahlen stimmen selten deshalb nicht, weil falsch gezählt wurde. Sie stimmen nicht, weil an einem Ort gezählt und an einem anderen verkauft wird — jeder Lieferschein ist dann eine Buchung, die noch jemand nachtragen muss. In Vinosoft *ist* der Beleg die Buchung: Der Lieferschein bucht aus, die Lieferantenlieferung bucht ein, die Rücknahme bucht zurück. Die Zahl am Bildschirm ist die Zahl im Keller, ohne Abgleich dazwischen. #### Was die Artikelverwaltung führt - Artikel mit den Attributen, die der Weinhandel braucht — Jahrgang, Produzent, Region, Inhalt — und Attribute, die Sie selber definieren - Mehrere Lagerorte, damit Keller, Lager und Ladengeschäft getrennte Zahlen sind statt einer hoffnungsvollen Summe - Ein- und Ausbuchen, inklusive Schnellbuchung für die Korrektur zwischendurch - Preisgruppen und Staffelpreise: Gastronomie, Fachhandel und Privatkundschaft sehen je ihren Preis - Mehrwährungsfähigkeit für die Kundschaft, die in Euro einkauft - Kategorien, Hersteller und Packs — das Degustationspaket als ein Artikel, der die enthaltenen Flaschen ausbucht - Import und Export über Excel, für die Ersterfassung und für spätere Preisrunden #### Wissen, was im Keller liegt Bestand ist gebundenes Geld, und Vinosoft wertet ihn entsprechend aus. Das Bewegungsprotokoll zeigt jede Ein- und Ausbuchung pro Artikel mit laufendem Saldo. Der Lagerwert bewertet Ihren Bestand auf ein beliebiges Datum, Artikel für Artikel, und lässt sich als PDF für die Treuhand exportieren. Die Inventur ist die Ansicht, gegen die Sie zählen: physischen Bestand erfassen, Differenz korrigieren, und die Historie behalten, wer was korrigiert hat. #### Flaschen, die zurückkommen Nicht jede Flasche bleibt verkauft. Korkfehler, Bruch und verweigerte Lieferungen werden als Produktmängel am Artikel erfasst, von offen bis erledigt verfolgt und als Bericht gedruckt, wenn ein Produzent den Nachweis sehen will. Die Bestandskorrektur läuft wie jede andere Buchung über das Bewegungsprotokoll, damit Zahl und Begründung beieinander bleiben. #### Die Grundlage für alles andere Artikel sind die Stammdaten, aus denen sich der Rest bedient. Angebote und Rechnungen holen Positionen, Preise und MwSt. von hier; der Webshop veröffentlicht einen ausgewählten Teil desselben Sortiments mit eigenen Bildern und Texten; die Statistiken werten verkaufte Artikel, Einkäufe und Margen aus denselben Datensätzen aus. Einmal erfasst, ist ein Wein überall richtig. #### Preise, die sich pflegen lassen Eine Preisrunde ist selten eine Änderung, sondern zweihundert. Über den Excel-Export und -Import ändern Sie die betroffenen Artikel in der Tabelle und lesen sie zurück; Preisgruppen und Staffelpreise sorgen dafür, dass Gastronomie und Privatkundschaft dabei nicht einzeln angefasst werden müssen. Preislisten drucken Sie anschliessend direkt aus dem Artikelstamm. #### In der Dokumentation weiterlesen - [Artikel erstellen und verwalten](https://vinosoft.ch/de/help/articles/articles) — erfassen, bearbeiten, Preislisten drucken - [Lagerorte verwalten](https://vinosoft.ch/de/help/articles/storages) — Keller, Lager und Laden einrichten - [Lagerbewegungen](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/articles/stock) — das vollständige Protokoll - [Inventur](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/articles/inventory) — zählen und korrigieren - [Lagerwert](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/articles/stock-value) — Bewertung auf ein Datum ### [Adressverwaltung](https://vinosoft.ch/de/features-address-management) Ein Adressbuch für die, an die Sie verkaufen, und die, bei denen Sie einkaufen — mit den Gruppen, Preisen und Konditionen, die danach jeden Beleg steuern. #### Der Datensatz, der den Rest ausfüllt Eine Adresse ist in Vinosoft kein Etikett. Hier entscheiden Sie, was diese Kundschaft bezahlt, zu welchen Konditionen, in welcher Währung, und was auf ihren Belegen steht. Einmal hinterlegt, stimmen Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung von selbst: Preisgruppe, Rabatt, Standardbemerkungen, Lieferadresse. Genau das macht später die Arbeit in Serie möglich. Eine Preisänderung gilt für eine Gruppe und nicht für 400 Datensätze. Ein Versand geht an einen Filter und nicht an eine Liste, die jemand von Hand nachgeführt hat. #### Was Sie erfassen - Firmen und Privatkunden, je mit den einzelnen Kontaktpersonen, mit denen Sie wirklich zu tun haben - Lieferanten im selben Adressbuch, mit Bankverbindungen für die Zahldatei - Benutzergruppen, die bestimmen, welche Preisliste eine Kundin sieht - Zahlungskonditionen, Bonität, Währung und Clubmitgliedschaft - Spezialpreise und dauerhafte Artikelangebote für einzelne Kunden - Standardbemerkungen, die automatisch auf den Belegen dieses Kunden erscheinen - Dokumente und Termine am Datensatz, damit die Historie beim Kunden bleibt - Zuweisung an Verkäuferinnen und Verkäufer — die Grundlage für die Umsatzauswertung pro Verkäufer #### Filtern, importieren, aufräumen Adressen kommen in Mengen und gehen in Mengen. Kunden und Lieferanten lassen sich aus Excel importieren und wieder exportieren — bei der Migration aus dem Altsystem, für einen Versand oder für eine Liste an einen Partner. Filterkriterien schränken das Adressbuch auf das Segment ein, das Sie brauchen: eine Region, eine Gruppe, ein Kaufverhalten. Dieselben Filter erzeugen die Etiketten. Exportieren Sie die Adressen für einen Versand oder eine Einladung nach Excel und drucken Sie die Labels, statt Namen in ein Schreibprogramm zu kopieren und eine Woche später zu merken, dass zwei davon umgezogen sind. Doppelte Datensätze sind die andere Hälfte sauberer Daten. Zwei Einträge für dasselbe Restaurant teilen Kaufhistorie und Treuepunkte auf zwei Konten auf — Vinosoft führt sie zusammen und behält die Historie an einem Ort. #### Direkt in Ihre Mailings Gruppen und Adressen fliessen ohne Export in das Newsletter-Modul: Empfängergruppe wählen, die Adressen kommen von hier. Abmeldungen laufen auf denselben Datensatz zurück — wer sich abgemeldet hat, bleibt abgemeldet. #### Die Geschichte bleibt beim Kunden An jedem Datensatz lassen sich Dokumente und Termine ablegen: der unterschriebene Vertrag, die Notiz zur Degustation, der Besuch, der im Frühling ansteht. Wer den Kunden das nächste Mal am Telefon hat, sieht die Vorgeschichte, ohne sie bei einer Kollegin erfragen zu müssen — und beim Ausscheiden einer Mitarbeiterin bleibt sie im Betrieb, statt mit dem persönlichen Postfach zu verschwinden. #### In der Dokumentation weiterlesen - [Kunde erstellen](https://vinosoft.ch/de/help/addresses/customers/create-customer) — Kontakt-, Liefer- und Rechnungsangaben - [Kontakte zu einem Kunden hinzufügen](https://vinosoft.ch/de/help/addresses/customers/customer-contacts) - [Spezialpreise und Artikelangebote für einen Kunden](https://vinosoft.ch/de/help/addresses/customers/customer-article-offers) - [Kunden importieren und exportieren](https://vinosoft.ch/de/help/addresses/customers/import-export-customers) - [Doppelte Kunden zusammenfassen](https://vinosoft.ch/de/help/addresses/customers/merge-customers) - [Lieferant erstellen](https://vinosoft.ch/de/help/addresses/suppliers/create-supplier) — Konditionen, Finanzkonten, Bankverbindung ### [Angebote](https://vinosoft.ch/de/features-quotes) Eine Offerte aus dem eigenen Sortiment schreiben, per E-Mail verschicken — und die angenommene in einen Auftrag umwandeln, ohne eine einzige Position neu zu erfassen. #### Ein Angebot ist der Anfang einer Belegkette, kein Brief Teuer ist nicht das Schreiben der Offerte. Teuer ist, was danach kommt: Die Kundschaft sagt drei Wochen später zu, und jemand baut alles noch einmal als Auftrag, dann als Lieferschein, dann als Rechnung — vier Gelegenheiten, einen Jahrgang zu vertippen oder einen Rabatt zu vergessen. In Vinosoft ist das Angebot der erste Beleg einer Kette. Angenommen, wird daraus die Auftragsbestätigung, daraus Liefer- und Rüstschein, daraus die Rechnung. Jeder Schritt übernimmt Positionen, Preise, Rabatte und MwSt., und jeder Beleg behält seine eigene Nummer. #### Die Offerte schreiben - Positionen kommen aus dem Artikelstamm, mit Jahrgang, Artikelnummer und Bestand - Preise folgen der Benutzergruppe der Kundschaft und den für sie hinterlegten Spezialpreisen - Rabatte wirken auf die Position oder auf das Total, je nachdem, wie verhandelt wurde - MwSt., Währung und Zahlungskonditionen stammen aus dem Adressdatensatz - Textbausteine und die Standardbemerkungen des Kunden werden nicht abgetippt - Der fertige Beleg geht als PDF per E-Mail raus — oder auf Papier, wenn die Kundschaft das erwartet #### Den Überblick über das Offene behalten Angebote sind nach offen und geschlossen gegliedert und lassen sich nach Bearbeiterin filtern — spätestens ab der zweiten Person im Verkauf unverzichtbar. Die Sales Pipeline bewertet das, was noch offen ist, gruppiert nach Kunde, und zeigt damit den kommenden Monat statt eines Gefühls. Die Angebots-Statistik listet, was Sie in einer Periode abgeschlossen oder konvertiert haben, nach Verkäufer gefiltert, und exportiert das mit laufendem Total nach Excel. #### Formulierungen, die Sie nicht neu schreiben Der Absatz über den Positionen, die Lieferbedingungen, die Gültigkeit der Offerte und der Schlusssatz sind Textbausteine: einmal konfiguriert, auf jedem Angebot gedruckt. Für Kundschaft mit eigenen Bemerkungen erscheinen automatisch deren Texte. Zu schreiben bleibt der Teil, der wirklich nur für diese Offerte gilt. #### Von angenommen zu fakturiert Das Umwandeln ist eine Aktion. Die Auftragsbestätigung übernimmt das Angebot, Liefer- und Rüstscheine entstehen daraus, mehrere Lieferungen lassen sich am Monatsende zu einer Sammelrechnung zusammenfassen. Nichts wird neu erfasst, und jeder Beleg der Kette zeigt weiterhin auf die Offerte, mit der alles begann. #### Wenn mehrere Personen verkaufen Sobald zwei Leute Offerten schreiben, wird die Zuordnung wichtig. Jedes Angebot trägt seine Bearbeiterin, jede Kundschaft ihren zugewiesenen Verkäufer, und die Listen lassen sich danach filtern. Auswertungen folgen derselben Zuordnung: Umsatz nach Verkäufer, Abschlüsse pro Person, offene Pipeline pro Gebiet — ohne dass jemand nebenher eine eigene Liste führt. #### In der Dokumentation weiterlesen - [Einen Verkauf vom Angebot zur Rechnung führen](https://vinosoft.ch/de/help/pipeline/transitions) — die ganze Belegkette - [Angebots-Statistik](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/partnership/quotes) — Abschlüsse pro Periode und Verkäufer - [Verkaufspipeline](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/sales-pipeline) — der Wert Ihrer offenen Offerten - [Spezialpreise und Artikelangebote für einen Kunden](https://vinosoft.ch/de/help/addresses/customers/customer-article-offers) ### [Auftragsbearbeitung](https://vinosoft.ch/de/features-order-processing) Alle bestätigten Aufträge in einer Liste — was offen ist, was bestellt, was geliefert — und eine Aktion, die daraus Lieferschein, Rüstschein und Rechnung macht. #### Wo Aufträge normalerweise verloren gehen Eine Auftragsbestätigung ist ein Versprechen mit einem Datum. Schwierig wird es, wenn dieses Versprechen im Posteingang lebt: Das Lieferdatum steht in einer E-Mail, die Reservation im Kopf einer Person, und die Rechnung wird zwei Wochen später aus der Erinnerung geschrieben. Vinosoft hält das Versprechen im System. Aufträge sind nach Zustand gegliedert — offen, bestellt, geliefert —, damit die Liste zeigt, was noch passieren muss, und nicht, was schon war. Jeder Auftrag führt sein Lieferdatum, seine Positionen und die Konditionen der Kundschaft mit, und die Folgebelege entstehen daraus statt daneben. #### Was das Modul kann - Auftragsbestätigungen per E-Mail oder gedruckt für den Postversand, im eigenen Beleglayout - Gliederung nach offen, bestellt und geliefert, damit nichts unbemerkt liegen bleibt - Wiederkehrende Aufträge für die Kundschaft, die jeden Monat dieselbe Kiste bezieht - Lieferdaten pro Auftrag, und pro Position, wo eine Teillieferung vereinbart ist - Automatische Erstellung von Lieferschein und Rüstschein - Konvertierung in eine Rechnung — oder mehrere Aufträge in eine Sammelrechnung - Bestand reserviert und mit der Lieferung ausgebucht, damit die Kellerzahl den Belegen folgt #### Die Aufträge, die sich wiederholen Die Weinclub-Sendung, die monatliche Kiste eines Restaurants, die Quartalsbestellung eines Hotels: dreimal derselbe Beleg, und das Abtippen ist die Quelle von Fehlern und vergessenen Monaten. Ein wiederkehrender Auftrag wird einmal mit Positionen und Intervall angelegt und danach termingerecht mit den aktuellen Preisen erzeugt — Sie bestätigen ihn, statt ihn zu schreiben. #### Einkaufen, was Sie verkauft haben Bestellungen stehen auf der anderen Seite desselben Prozesses. Eine Bestellung an den Lieferanten erfassen, versenden und die Ware bei Ankunft einbuchen — der Wareneingang erhöht den Bestand, und die Lieferantenrechnung wird anschliessend in den Kreditoren dagegen erfasst. #### Wie es am Monatsende aussieht Fassen Sie die Lieferungen einer Kundin zu einer Rechnung zusammen oder fakturieren Sie jede einzeln. So oder so sind es die Zahlen der Lieferscheine, die MwSt. ist der Satz am Artikel, und der Einzahlungsschein trägt QR-IBAN und Referenz, mit denen die Bank die Zahlung später zuordnet. #### Was die Kundschaft davon sieht Die Auftragsbestätigung geht als PDF per E-Mail raus oder gedruckt mit der Post — in Ihrem Layout, mit dem vereinbarten Lieferdatum und den Konditionen aus dem Adressdatensatz. Ändert sich die Menge oder das Datum, wird der Beleg im System angepasst und neu versandt, statt in einer E-Mail-Kette ergänzt zu werden, die eine Woche später niemand mehr rekonstruieren kann. #### In der Dokumentation weiterlesen - [Einen Verkauf vom Angebot zur Rechnung führen](https://vinosoft.ch/de/help/pipeline/transitions) — wie ein Beleg in den nächsten übergeht - [Bestellung erstellen](https://vinosoft.ch/de/help/purchase-orders/create-purchase-order) — beim Lieferanten bestellen und einbuchen - [Auftrags-Statistik](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/partnership/order-confirmations) — bestätigt und fakturiert pro Periode - [Lagerorte verwalten](https://vinosoft.ch/de/help/articles/storages) — woher die Ware einer Lieferung kommt ### [Liefer- & Rüstscheine](https://vinosoft.ch/de/features-delivery-notes-packaging-slip) Lieferschein und Rüstschein entstehen per Mausklick aus dem Auftrag — dieselben Positionen, dieselben Mengen, und der Bestand wird beim Erstellen ausgebucht. #### Zwei Belege, zwei Aufgaben Der Rüstschein ist für den Keller: was zu kommissionieren ist, aus welchem Lagerort, in welcher Menge. Der Lieferschein ist für die Kundschaft: was in den Kisten liegt, in wessen Auftrag, an welche Adresse. Beide tragen dieselben Positionen und können sich deshalb nicht widersprechen — gedruckt werden sie für verschiedene Leute in verschiedenen Momenten. Dass beide aus dem Auftrag entstehen, verhindert genau den Übertragungsfehler, der sonst bei der Kundschaft ankommt: Ein falscher Jahrgang auf dem Rüstschein ist eine falsche Flasche in der Kiste, und Sie erfahren es eine Woche später. #### Was beim Erstellen passiert - Der Lieferschein entsteht aus der Auftragsbestätigung, mit Positionen und Mengen - Der Rüstschein entsteht daneben, für die Leute beim Kommissionieren - Der Bestand verlässt den Lagerort, aus dem gerüstet wurde, in diesem Moment - Ein Unterschriftenfeld hält die Übergabe fest, wo Sie selber ausliefern - Teillieferungen lassen den Rest des Auftrags offen, statt ihn zu früh zu schliessen - Mehrere Lieferscheine lassen sich am Monatsende zu einer Sammelrechnung zusammenfassen #### Lieferungen zu einer Rechnung zusammenfassen Ein Restaurant, das wöchentlich eine Palette bezieht, will keine vier Rechnungen im Monat — und Sie wollen sie nicht schreiben. Wählen Sie die Lieferscheine einer Periode aus und konvertieren Sie sie in eine einzige Sammelrechnung: alle Positionen aus allen Lieferungen, die Konditionen der Kundschaft, eine Belegnummer, ein Einzahlungsschein. #### Drucken, wo gearbeitet wird Wer kommissioniert, sitzt selten an dem Rechner, auf dem das System offen ist. Mit dem Cloud-Druck geht der Rüstschein über das Internet an einen Drucker im Keller oder im Lager — ohne lokalen Server, ohne Kabel und ohne den Weg über die Treppe mit einem Blatt Papier in der Hand. Rücknahmen laufen denselben Weg zurück. Eine fehlerhafte oder verweigerte Flasche wird am Artikel als Produktmangel erfasst, von offen bis erledigt verfolgt und als Bericht gedruckt, wenn ein Produzent den Nachweis braucht. #### Die Spur danach Jeder Lieferschein bleibt mit dem Auftrag verknüpft, aus dem er entstand, und mit der Rechnung, in die er einging — eine Rückfrage nach einem halben Jahr beantwortet die Belegkette und nicht ein Ordner. Die Bestandsbuchungen bleiben mit derselben Referenz im Bewegungsprotokoll, und genau so wird eine Inventurdifferenz erklärt statt bloss korrigiert. #### Mehrere Lagerorte, ein Auftrag Wenn Ware aus Keller und Lager kommt, steht das auf dem Rüstschein — pro Position, mit dem Lagerort, aus dem sie gerüstet wird. Ausgebucht wird genau dort, und nicht auf einem Sammelbestand, den nachher niemand mehr aufteilen kann. #### In der Dokumentation weiterlesen - [Einen Verkauf vom Angebot zur Rechnung führen](https://vinosoft.ch/de/help/pipeline/transitions) — die Stellung der Belege in der Kette - [Lieferscheine](https://vinosoft.ch/de/help/delivery-notes) — der Abschnitt im Handbuch - [Rüstscheine](https://vinosoft.ch/de/help/packing-slips) — der Abschnitt im Handbuch - [Lagerbewegungen](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/articles/stock) — die Buchungen einer Lieferung ### [Debitoren & Kreditoren](https://vinosoft.ch/de/features-debtors-creditors) Was Ihnen zusteht und was Sie schulden, an einem Ort: Rechnungen mit QR-Einzahlungsschein raus, Zahlungseingänge aus der Bankdatei abgeglichen, Lieferantenrechnungen bereit für den nächsten Zahllauf. #### Die Hälfte des Geschäfts, an der es sich entscheidet Wein wird auf Rechnung verkauft. Zwischen der Lieferung und dem Geld liegen dreissig Tage, ein bis zwei Mahnungen und — bei den Vergesslichen — ein Gespräch, das niemand gerne führt. Gleichzeitig zählen Ihre eigenen Lieferanten dieselben Tage bei Ihnen. Debitoren und Kreditoren sind in Vinosoft die zwei Seiten dieses Kontos, gebaut auf den Belegen, die Sie ohnehin erstellt haben. Nichts wird neu erfasst: Die Rechnung kommt aus dem Auftrag, die Zahlung aus der Bankdatei, und die offene Summe auf dem Dashboard ist die Summe dessen, was jetzt gerade wirklich offen ist. #### Debitoren - Rechnungen aus Angeboten, Aufträgen oder Lieferscheinen konvertiert oder direkt erfasst - Wiederkehrende Rechnungen, Sammelrechnungen und Akonto-Rechnungen - Gliederung nach offen, fakturiert und bezahlt - Jede Rechnung trägt die Schweizer QR-Rechnung mit QR-IBAN und QRR-Referenz — auch jede Rate einer Teilzahlung, mit eigenem Schein - Zahlungseingänge aus der Bankdatei (camt.054, klassische V11-Dateien oder ZIP), der Rechnung zugeordnet, als bezahlt markiert und verbucht - Teilzahlungen sowie das Ausbuchen von Skonti, Spesen und Porti - Mahnwesen in vier Stufen: Zahlungserinnerung und Mahnstufen 1 bis 3, je mit eigenem Text #### Kreditoren Erfassen Sie eine Lieferantenrechnung mit Betrag, Datum und Konditionen, und sie steht auf der Liste der offenen Posten bereit. Beim Zahlen wählen Sie die offenen Rechnungen aus und erzeugen eine ISO-20022-Zahldatei (pain.001) für Ihr E-Banking — IBAN, BIC und Adressen werden vorher geprüft. Die Listen der offenen und bezahlten Kreditoren zeigen, was diese Woche fällig ist und was bereits weg ist. #### Mahnungen, die nach Ihnen klingen Jede der vier Mahnstufen hat ihren eigenen Text, und Sie schreiben ihn. Eine erste Erinnerung an eine zwanzigjährige Kundenbeziehung muss nicht klingen wie eine Betreibungsandrohung — die dritte darf es. Der Wortlaut wird einmal als Textbaustein hinterlegt und danach in jedem Lauf verwendet. #### Wer wirklich zahlt Die Auswertung der offenen Rechnungen listet jeden unbezahlten Beleg mit Restbetrag, gefiltert nach Kunde, Währung und Datum, und exportiert nach Excel. Die Zahlungsdauer-Analyse ist die auf Dauer nützlichere Zahl: wie viele Tage eine Kundin tatsächlich braucht — gemessen an Ihren bezahlten Rechnungen, nicht an ihren Zusagen. #### Der Zahlungseingang, der sich selber zuordnet Der praktische Gewinn liegt im Abgleich. Sie laden die Zahlungsdatei aus dem E-Banking, und Vinosoft erkennt anhand der QRR-Referenz, welche Rechnung bezahlt wurde, markiert sie und verbucht sie. Was nicht zugeordnet werden kann, bleibt sichtbar liegen, statt in einer Sammelbuchung zu verschwinden. #### In der Dokumentation weiterlesen - [Kreditorenrechnung erfassen](https://vinosoft.ch/de/help/creditors/record-creditor-invoice) — erfassen, was Sie schulden - [Offene Rechnungen](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/open-invoices) — die Liste der offenen Posten - [Zahlungsdauer-Analyse](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/payment-period) — durchschnittliche Zahlungsfrist pro Kunde - [Rechnungen in den Finanzen](https://vinosoft.ch/de/help/finance/invoices) — netto, Steuer und brutto pro Beleg - [Einen Verkauf vom Angebot zur Rechnung führen](https://vinosoft.ch/de/help/pipeline/transitions) — woher die Rechnung kommt ### [Finanzbuchhaltung](https://vinosoft.ch/de/features-financial-accounting) Führen Sie die Bücher in dem System, das die Rechnungen erstellt hat: Journal, Kontenplan, Bilanz, Erfolgsrechnung und die Schweizer MWST-Abrechnung — aus den Belegen, die bereits verbucht sind. #### Ab der Professional Edition enthalten Die Finanzbuchhaltung ist Teil der Professional und der Enterprise Edition. Es gibt sie, damit die zweite Erfassung aufhört — jene, bei der jemand einen Monat Rechnungen in ein Buchhaltungsprogramm abtippt. Debitorenrechnungen verbuchen sich selbst, Kreditorenrechnungen werden vorerfasst, und jede Buchung behält die Referenz des Belegs, aus dem sie stammt. #### Was Sie erhalten - Ein Buchungsjournal über alle Buchungen, filterbar nach Periode, Kontobereich, Währung oder Text, bis hinunter zu Soll- und Habenzeilen - Automatisches Verbuchen der Debitoren und Vorerfassen der Kreditoren - Sammelbuchungen für alles, was sich wiederholt - Einen Kontenplan, den Sie selber pflegen: Kontogruppen und Konten mit Nummer, Typ, Währung und Standardsteuer - Steuercodes und -sätze, je verknüpft mit den Konten, gegen die sie buchen - Bilanz und Erfolgsrechnung über jede Periode, mit Bruttogewinn, EBITDA und EBIT, optionalem Vorjahresvergleich und Export als CSV oder PDF #### Die MWST wird berechnet, nicht zusammengetragen Die Mehrwertsteuerabrechnung ist der Punkt, an dem ausländische Software am meisten weh tut. Vinosoft erstellt die Schweizer Abrechnung selber: die offiziellen Ziffern 200 bis 510, nach effektiver Methode oder Saldosteuersatz, im Hintergrund für eine Abrechnungsperiode erzeugt und als archivierbares PDF geliefert — mit dem Excel dahinter. Das MwSt-Journal listet jede Buchung mit Steuercode für diese Periode, gefiltert nach Quartal, Halbjahr oder Quartalsbereich. So lässt sich eine Ziffer auf dem Formular bis zu den Belegen zurückverfolgen, die sie erzeugt haben — die einzige Art von Abrechnung, die man unterschreiben sollte. #### Fremdwährung, und was sie heute wert ist Kundschaft, die in Euro kauft, wird in Euro gebucht. Der Tageskurs wird per Klick abgerufen und übernommen, und jeder Beleg speichert den Kurs, mit dem er erstellt wurde. Ein Nachdruck der letztjährigen Rechnung zeigt deshalb die Zahlen von damals und wird nicht stillschweigend mit dem heutigen Kurs neu bewertet. Für Kundschaft, die elektronische Rechnungsstellung verlangt, lassen sich Rechnungen und Gutschriften auf Anfrage als normkonforme XRechnung 3.0 (EN 16931 / UBL 2.1) im XML-Format ausgeben. #### Für die Treuhand Das vollständige Buchungsjournal exportiert als CSV mit Soll- und Habenkonto, Steuercode und Belegreferenz — in der Form, die eine Treuhänderin erwartet. Bilanz, Erfolgsrechnung und MWST-Abrechnung gibt es als PDF, damit der Jahresabschluss nicht von Hand nachgebaut werden muss. #### Abschluss ohne Datenumzug Der Jahresabschluss ist an dem Punkt entspannt, an dem nichts mehr transportiert werden muss. Belege, Buchungen, Steuercodes und Auswertungen liegen in einem System, die Treuhand erhält Journal und Abschlüsse als Datei, und Rückfragen lassen sich am Beleg beantworten statt über drei Exporte hinweg. #### In der Dokumentation weiterlesen - [Das Buchhaltungsjournal](https://vinosoft.ch/de/help/finance/journal) — jede Buchung, gefiltert und nachvollziehbar - [Konten und der Kontenplan](https://vinosoft.ch/de/help/finance/account-data) — das Hauptbuch strukturieren - [Die Bilanz](https://vinosoft.ch/de/help/finance/balance) und [die Erfolgsrechnung](https://vinosoft.ch/de/help/finance/profit-and-loss) - [Die MwSt-Abrechnung](https://vinosoft.ch/de/help/finance/tax-report) — erzeugen, prüfen und archivieren - [Steuercodes und Sätze](https://vinosoft.ch/de/help/finance/taxes) — wogegen jeder Code bucht ### [Newsletter](https://vinosoft.ch/de/features-newsletter) Newsletter schreiben, Empfänger wählen, versenden — an die Kundengruppen, die ohnehin in Ihrem Adressbuch stehen. Ohne Export, ohne Upload und ohne zweite Abonnentenliste, die nachgeführt werden muss. #### Die Liste, die Sie schon haben Die meisten Weinbetriebe versenden aus einer Kopie ihrer Kundenliste, einmal exportiert und seither langsam auseinanderdriftend. Jemand meldet sich im Versandtool ab und bekommt weiterhin Rechnungen mit einer Anrede, die er ändern liess; jemand zieht um, und der Newsletter geht an die alte Adresse. Vinosoft schafft die Kopie ab. Empfänger sind Ihre Adressen, Gruppen sind Ihre Gruppen, und eine Abmeldung wird am Kundendatensatz selber vermerkt — wer sich abgemeldet hat, ist überall abgemeldet, und die Liste ist so aktuell wie Ihr letzter erfasster Auftrag. #### Den Versand aufbauen - Empfängergruppen, die Sie definieren — Weinclub, Gastronomie, eine Region, Interessenten für eine einzelne Linie - Ein Drag-and-drop-Editor (BEE) für wiederverwendbare Vorlagen im Stil Ihrer Etiketten und Ihrer Website - Platzhalter für die Personalisierung, damit die Anrede die der Kundin ist - Ein Testversand an sich selbst, bevor die Vorlage gespeichert wird — ein zerschossenes Layout lässt sich nachher nicht mehr reparieren - Ihre eigene Absenderadresse, damit Antworten in einem Postfach landen, das gelesen wird #### Versenden und wissen, was passiert ist Ein Versand läuft über die E-Mail-Warteschlange und nicht über einen offenen Browser-Tab. Starten Sie ihn, und Sie können zusehen: wie viele Nachrichten versandt wurden, wie viele mit einer Warnung, wie viele fehlgeschlagen sind — und den Nachrichtentext so, wie ihn eine einzelne Empfängerin erhalten hat. Ein grosser Versand läuft auch dann weiter, wenn das Büro zu ist. Das E-Mail-Protokoll deckt alles ab, was Vinosoft sonst noch verschickt — Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Angebote, Mahnungen — mit Empfänger, Betreff, Datum und Zustellstatus. «Wir haben nie etwas erhalten» ist damit eine Frage mit einer Antwort. #### Einwilligung bleibt, wo sie hingehört Ein Abonnement ist ein Zustand am Kundendatensatz: angemeldet, abgemeldet, und seit wann. Anmeldungen aus dem Checkout des Webshops landen auf demselben Datensatz, und eine Abmeldung gilt für alle Versände. Es gibt keine zweite Liste zum Abgleichen und keinen Weg, jemanden anzuschreiben, der das nicht wollte, weil ein alter Export etwas anderes behauptet. Woher die Adressen kommen, steht auf der Seite [Adressverwaltung](https://vinosoft.ch/de/features-address-management): erfasst, importiert oder längst als Kundschaft vorhanden — massgebend ist die Gruppenzugehörigkeit. #### Was Sie damit erreichen Ein neuer Jahrgang, eine Einladung zur Degustation, der Hinweis auf die letzten Kisten einer Lage: Die Anlässe sind bekannt, es fehlt meistens nur der einfache Weg. Weil Gruppen, Vorlagen und Absenderadresse einmal eingerichtet sind, ist ein Versand danach eine Sache von Minuten statt eines Nachmittags. #### In der Dokumentation weiterlesen - [Newsletter erstellen und versenden](https://vinosoft.ch/de/help/newsletters/newsletters) — verfassen, adressieren, versenden - [Empfängergruppen verwalten](https://vinosoft.ch/de/help/newsletters/groups) — wer was erhält - [Newsletter-Empfänger verwalten](https://vinosoft.ch/de/help/newsletters/recipients) — erfassen, importieren, Status - [Vorlagen mit dem BEE-Editor gestalten](https://vinosoft.ch/de/help/newsletters/bee-templates) — Layouts und Platzhalter - [E-Mail-Warteschlange überwachen](https://vinosoft.ch/de/help/newsletters/email-queue) — einen laufenden Versand verfolgen ### [Statistiken & Reports](https://vinosoft.ch/de/features-statistics-reports) Standardauswertungen auf den Daten, die Sie ohnehin erfasst haben: Umsatz nach Kunde, Hersteller, Lieferant oder Verkäufer, Margen und Lager — und die Schweizer Meldungen, die sonst eine Woche Excel bedeuten. #### Auswertungen, die Sie nicht selber bauen Jedes Business-Intelligence-Projekt beginnt mit derselben Erkenntnis: Die Zahlen sind vorhanden, aber ohne Export kommt niemand an sie heran. Vinosoft liefert die Auswertungen mit. Jede ist eine Sicht auf die verbuchten Belege, mit den Filtern, die man wirklich braucht — Periode, Kunde, Verkäufer, Lieferant, Lagerort, Kategorie — und einem Export nach Excel oder PDF am Ende. #### Umsatz und Marge - Umsatz nach Kunde, Hersteller, Lieferant, Verkäufer, Benutzergruppe, Lagerort und POS-Gerät - Umsatz pro Periode als Liniendiagramm, mit Vergleich zweier Jahre - Übersicht verkaufter Artikel: wie viele Einheiten jedes Weins rausgingen und zu welchem Wert - Gewinn- und Deckungsbeitragsrechnung, damit Menge nicht mit Ertrag verwechselt wird - Sales Pipeline: der Wert Ihrer offenen Angebote, nach Kunde gruppiert - Zahlungsmoral: wie lange eine Kundin tatsächlich bis zur Zahlung braucht Jede Zahl lässt sich aufbrechen. Ein Klick auf einen Kunden in der Umsatzauswertung listet die Rechnungen dahinter; Benutzer mit eingeschränkten Rechten sehen nur ihre eigenen Verkäufe — erst das macht eine Verkäuferauswertung in einer Sitzung brauchbar. #### Lager und Einkauf Lagerbewegungen, Lagerwert auf ein Datum, Inventur und die Auswertung der eingekauften Produkte decken die andere Seite ab: was Sie eingekauft haben, was es wert ist und was stillsteht. #### Die Schweizer Meldungen Zwei Auswertungen gibt es, weil die Schweiz sie verlangt — und sie sind der Grund, warum eine allgemeine Warenwirtschaft im Weinhandel scheitert. Die **Weinhandelskontrolle** (SWK) erzeugt das detaillierte Inventar mit Formular A und Formular B sowie den jährlichen Weinverkaufsbericht, als PDF oder Excel. Die **EAV-Jahreszusammenstellung der gebrannten Wasser** liefert die Jahreszahlen in Litern reinen Alkohols, mit Detailansicht pro Spirituosenkonto. Beide entstehen aus denselben Artikeln, Lieferungen und Rechnungen wie alles andere. Es gibt kein separates Register zu führen und keinen Abgleich zwischen dem, was Sie verkauft, und dem, was Sie gemeldet haben. #### Auswertungen, die das Haus verlassen Berichte werden am Bildschirm gelesen und danach jemandem geschickt: der Treuhand, der Bank, einem Produzenten, einem Partner. Jede Liste exportiert mit laufendem Total nach Excel, jeder Bericht rendert als PDF, und die Report-Ansicht fasst mehrere Auswertungen einer Periode zu einem einzigen Dokument zusammen. Die Partnerschafts-Reports tun dasselbe für abgeschlossene Angebote und Aufträge pro Verkäufer — die Unterlage, die eine Verkaufssitzung wirklich braucht. #### Zahlen, die im Alltag ankommen Auswertungen nützen nur, wenn sie jemand ansieht. Die wichtigsten Kennzahlen liegen deshalb als Widgets auf dem Dashboard, und jede Auswertung lässt sich mit gesetzten Filtern erneut aufrufen — dieselbe Sicht, neue Periode. So wird aus der Quartalsauswertung eine wöchentliche Gewohnheit. #### In der Dokumentation weiterlesen - [Einen Bericht erstellen](https://vinosoft.ch/de/help/reports/report) — Auswertungen und Perioden zu einem PDF - [Umsatz nach Kunde](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/turnover/by-customer) — und die übrigen Umsatzsichten daneben - [Verkaufspipeline](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/sales-pipeline) — der Wert des Offenen - [Der SWK-Weinhandelskontrolle-Bericht](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/swk) — Formular A und B - [Der EAV-Spirituosenbericht](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/eav) — die Jahreszusammenstellung ### [Konfiguration](https://vinosoft.ch/de/features-configuration) Vinosoft wird von denen konfiguriert, die damit arbeiten: Stammdaten, Benutzer und Rechte, Beleglayouts, Steuersätze, Nummernkreise und Konditionen — ohne Beraterin, und mit unserem Support an Ihrer Seite, wenn Sie ihn wollen. #### Einmal einrichten, überall richtig Fast alles, was das System druckt, kommt aus der Konfiguration. Der Steuersatz auf der Rechnung, der Wortlaut der dritten Mahnung, die Referenz auf dem Einzahlungsschein, die Nummer, die die nächste Auftragsbestätigung erhält — alles davon ist eine Einstellung und keine Entscheidung pro Beleg. Stimmen sie am Anfang, stimmen die Belege über Jahre; ändern Sie eine später, folgen ihr alle Belege ab diesem Zeitpunkt. #### Was Sie konfigurieren - Firmenstammdaten sowie Benutzerverwaltung mit den Rechten, die jede Rolle braucht - MwSt.-Nummer und Steuersätze, Währungen, Länder und Ländereinstellungen - Bankverbindungen sowie QR-Rechnung und ESR/BESR, inklusive der frei gestaltbaren Werbefläche oberhalb des Zahlteils - Nummernkreise pro Belegart, damit Angebote, Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen so nummerieren, wie es Ihre Buchhaltung erwartet - Lagerorte sowie die Artikelattribute, die Sie führen wollen — Sie wählen sie, sie sind nicht vorgegeben - Zahlungs- und Lieferkonditionen - Textbausteine, inklusive des Wortlauts aller vier Mahnstufen - Report- und Beleglayout: Vorlagen, Preislisten und die Sprache jedes gedruckten Dokuments - Benutzergruppen, die den Preis bestimmen, den eine Kundin sieht - Filtermöglichkeiten in den Listen, in denen Sie täglich arbeiten #### Belege, die nach Ihrem Betrieb aussehen Gedruckte Belege werden konfiguriert und nicht jedes Mal neu gestaltet. Vorlagen bestimmen das Layout, Textbausteine den Wortlaut, und der Zahlteil jeder Rechnung trägt Ihre Bankverbindung mit QR-IBAN und Referenz. Die Fläche oberhalb des Zahlteils gehört Ihnen — ein Angebot, ein Anlass, die Ankündigung eines Jahrgangs — und sie ändert für jede weitere Rechnung, ohne dass eine Vorlage angefasst wird. #### Rechte, die zu Ihrem Team passen Benutzer sind namentlich lizenziert und tragen je ihre Berechtigungen. Der Verkäufer sieht seine Kundschaft und seinen Umsatz, die Buchhalterin das Hauptbuch, die Aushilfe im Keller den Bestand und die Lieferscheine und sonst nichts. Genau das macht die Verkäuferstatistik ehrlich, denn wer eingeschränkte Rechte hat, sieht nur die eigenen Verkäufe. #### Wenn versehentlich gelöscht wurde Gelöschte Datensätze landen im Papierkorb und nicht im Nichts. Sie können sie nach Typ durchsuchen und wiederherstellen — der Unterschied zwischen einem Missgeschick und einem Vorfall. #### Von Ihnen eingerichtet – oder gemeinsam mit uns Es braucht dafür keine Beraterin: Die Einstellungsmasken sind für die Person geschrieben, die den Betrieb führt, und die Dokumentation geht jede davon durch. Wenn Sie die Ersteinrichtung lieber mit jemandem machen, der sie schon oft gemacht hat, ist das ein Telefonat zum Stundensatz und kein Projekt. #### In der Dokumentation weiterlesen - [Allgemeine Konfiguration](https://vinosoft.ch/de/help/configuration/general) — Firmendaten, Artikelvorgaben, Mail, Drucker, API-Apps - [Einstellungen](https://vinosoft.ch/de/help/configuration/settings) — Steuersätze, Währungen, Länder, Liefer- und Zahlungskonditionen - [Berichtskonfiguration](https://vinosoft.ch/de/help/configuration/configuration-reports) — Beleglayout, Preislisten, QR-Rechnung und ESR - [Standardtext](https://vinosoft.ch/de/help/configuration/standard-text) — Standardwortlaut auf Belegen und Mahnungen - [Gelöschte Elemente](https://vinosoft.ch/de/help/configuration/deleted-items) — der Papierkorb und die Wiederherstellung ### [Webshop](https://vinosoft.ch/de/features-webshop) Ein Onlineshop, der aus dem Sortiment verkauft, das Sie ohnehin führen: Ihre Artikel, Ihre Preise, Ihr Bestand — und jede Bestellung landet in Vinosoft als echter Auftrag, bereit zum Rüsten. #### Ein Sortiment, zwei Ladentische Ein Webshop auf einer separaten Plattform bedeutet zwei Sortimente, zwei Bestandszahlen und einen nächtlichen Export, der im ungünstigsten Moment scheitert. Der Shop in Vinosoft ist dasselbe Sortiment, von aussen gesehen. Sie wählen aus, welche Artikel erscheinen, geben ihnen Shoptexte und Bilder — und der Bestand, aus dem sie verkauft werden, ist der Bestand in Ihrem Keller. Verkaufen Sie die letzte Kiste in der Degustation, weiss es der Shop. Bestellungen kommen als Aufträge in die normale Auftragsbearbeitung: gerüstet, geliefert und fakturiert wie eine telefonische Bestellung — und der Lagerbestand wird dabei automatisch nachgeführt. #### Was der Shop mitbringt - Ein cloudbasierter, vollfunktionsfähiger Shop auf der Microsoft-Azure-Plattform, enthalten in der Enterprise Edition - Ihre eigene Domain oder eine kostenlose Adresse unter vinosoft.shop - Themes zum Vorschauen und Anpassen, mit Navigation, Bannern, News, statischen Seiten und Downloads - Kollektionen und Kategorien, damit sich das Sortiment so sortiert, wie Ihre Kundschaft sucht - Gutscheine: Betrag oder Prozent, mit Ablaufdatum, Mindestbestellwert und Kategoriebedingungen - Bewertungen und Kommentare, samt Bewertungseinladungen an Kundschaft, die gekauft hat - Kundenkonten, Treuekarten und Punktestände - Checkout-Branding, AGB-Bestätigung, Datenschutzlink und Newsletter-Anmeldung - Eine Entwickler-API mit OAuth-Clients und Access Tokens für alles, was Sie selber anbinden wollen Cookie-Banner sind für einen Schweizer Onlineshop Pflicht, deshalb gibt es den Cookie Consent Manager als kleines monatliches Add-on statt als eigenes Projekt. #### Bezahlen auf Schweizer Art Ihre Kundschaft zahlt so, wie sie es gewohnt ist. TWINT, Karten und die PostFinance Card laufen über PostFinance Checkout oder Payrexx; PayPal deckt Wallet und Express-Kauf ab; Saferpay und wallee stehen für die Shops bereit, die sie brauchen. Kauf auf Rechnung mit beigelegtem QR-Einzahlungsschein, Vorauskasse und Barzahlung kosten überhaupt keine Transaktionsgebühr. Welchen Weg das Geld auch nimmt: Die Zahlung wird abgeglichen und als Beleg in Ihrer Buchhaltung verbucht — ohne Zwischenschritt. #### Zusehen, wie es läuft Die Checkout-Übersicht zeigt, welche Warenkörbe abgebrochen wurden und sich nachzufassen lohnen. Die Transaktionsliste zeigt, was jeder Anbieter tatsächlich eingezogen hat. Support-Anfragen aus dem Kontaktformular des Shops laufen ins selbe System, damit eine unbeantwortete Kundin sichtbar ist und nicht untergeht. #### Vom Klick bis in den Keller Eine Bestellung im Shop wird zum Auftrag, der Auftrag zum Liefer- und Rüstschein, der Rüstschein zur Arbeitsanweisung im Keller — und am Ende steht die Rechnung mit demselben Beleglauf wie bei jedem anderen Verkauf. Der Bestand wird dabei laufend nachgeführt, sodass der Shop nichts anbietet, was im Keller nicht mehr steht. #### In der Dokumentation weiterlesen - [Shop-Artikel verwalten](https://vinosoft.ch/de/help/shop/articles) — Auswahl, Shoptexte und Bilder pro Artikel - [Shop-Theme auswählen und anpassen](https://vinosoft.ch/de/help/shop/themes) — Storefront und Übersetzungen - [Zahlungsarten einrichten](https://vinosoft.ch/de/help/shop/configuration/shop-payment-types) — und wohin die Zugangsdaten gehören - [Eigene Domain mit Ihrem Shop verbinden](https://vinosoft.ch/de/help/shop/configuration/domains) - [Shop-Checkouts überprüfen](https://vinosoft.ch/de/help/shop/checkouts) — abgebrochene Warenkörbe und Nachfassen ### [mPOS App](https://vinosoft.ch/de/features-mpos-add-on) Eine Kasse für die Degustation, den Hofladen und den Marktstand: ein iPad, ein kompakter Belegdrucker und ein Zahlterminal — verkauft wird aus denselben Artikeln, gebucht wird direkt in Vinosoft. #### Am Tresen hört die Erfassung sonst auf Die meisten Weinbetriebe verkaufen über drei Kanäle und verbuchen zwei davon. Aufträge und Webshop sind im System; die Flaschen, die an der Tür weggehen, landen in einer Kasse und in einem Notizbuch — und der Bestand entfernt sich über die Saison still und leise vom Keller. Das POS-Zusatzmodul schliesst diese Lücke. Jeder Verkauf am Tresen greift auf dieselben Artikel und Preise zu wie eine Rechnung, bucht den Bestand beim Kassieren aus und erzeugt die Buchungen dazu. Am Abend stimmt die Kasse mit den Büchern überein, weil sie die Bücher ist. #### Was Sie dafür brauchen - Ein **iPad**, das Sie bereitstellen, mit WLAN und Bluetooth - Die **mPOP-Kasse von Star Micronics** — Kassenlade, Belegdrucker und Handscanner in einem Gerät — von uns geliefert, gegen eine einmalige Gebühr - Ein **Zahlterminal** für Karten- und TWINT-Zahlungen: SumUp und Nets sind direkt integriert, jedes andere Gerät lässt sich einsetzen, indem der Betrag von Hand eingegeben wird Die App selbst ist ein monatliches Add-on zu Ihrer Subscription und wird neben Ihren bestehenden Benutzern lizenziert. Die aktuellen Zahlen stehen auf der Seite [Preise](https://vinosoft.ch/de/pricing). #### Verkaufen am Tresen Artikel scannen oder antippen, bar oder mit Karte kassieren, Beleg drucken oder per E-Mail schicken. Rabatte und Retouren werden an der Kasse erledigt und nicht nachträglich korrigiert. Der Tagesabschluss zeigt die Einnahmen nach Zahlungsart, und die Zahlen fliessen in dieselben Statistiken wie der übrige Verkauf — der Umsatz nach POS-Gerät zeigt, wie sich jede Kasse geschlagen hat, wenn Sie mehrere führen. Die Kundschaft ist die, die Sie schon haben. Ordnen Sie einen Verkauf einem Kundendatensatz zu, und er gehört zu deren Historie; Treuekarten aus dem Shop werden am Tresen gelesen, sodass online und an der Tür gesammelte Punkte ein einziger Saldo sind. #### Ein Bestand über drei Kanäle Der Sinn einer Kasse im selben System ist, dass nachher nichts abgeglichen werden muss. Die Flasche am Tresen, die Kiste aus einem Auftrag und die Webshop-Bestellung greifen auf denselben Lagerort zu, und die Kellerzahl bildet alle drei in derselben Sekunde ab. Kommt die Inventur, erklären Sie eine echte Differenz und keinen Buchhaltungseffekt. Für das Geld gilt dasselbe: Die Einnahmen am Tresen werden beim Kassieren verbucht, stehen damit bereits im Hauptbuch, und die MwSt. darauf ist bereits codiert. #### Am Markt und im Hofladen Der Einsatz ist bewusst leicht: iPad einpacken, Kasse und Terminal dazu, und der Marktstand verkauft aus demselben Sortiment wie der Laden. Belege gehen gedruckt oder per E-Mail an die Kundschaft, und was am Samstag verkauft wurde, ist am Montag im System — ohne Nacherfassung. #### In der Dokumentation weiterlesen - [Umsatz nach POS-Gerät](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/turnover/by-pos-device) — Einnahmen pro Kasse vergleichen - [Treuekarten und Punktestände ansehen](https://vinosoft.ch/de/help/shop/loyalty) — das Treueprogramm am Tresen - [Artikel erstellen und verwalten](https://vinosoft.ch/de/help/articles/articles) — Sortiment und Preise hinter der Kasse - [Lagerbewegungen](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/articles/stock) — die Buchungen jedes Verkaufs ## Help Center — Deutsch (Swiss German) ### [Dashboard](https://vinosoft.ch/de/help/dashboard) Das Dashboard ist der erste Bildschirm, den Sie nach der Anmeldung bei Vinosoft sehen. Es fasst Widgets und Kennzahlen zusammen, damit Sie schnell Verkäufe, Aufgaben und andere wichtige Informationen prüfen können, ohne durch das gesamte System zu navigieren. ### [Dashboard und Widgets verstehen](https://vinosoft.ch/de/help/dashboard/overview) Das Dashboard ist der erste Bildschirm, den Sie nach der Anmeldung sehen. Es besteht aus **Widgets** – kleinen Panels, die je eine Art von Informationen oder eine Sammlung von Schnelllinks zeigen, damit Sie Ihr Geschäft auf einen Blick prüfen können. #### Dashboard öffnen Das Dashboard öffnet sich automatisch nach der Anmeldung. Sie können jederzeit dorthin zurückkehren, indem Sie auf das Vinosoft-Logo oder den Eintrag **Home** im Menü klicken. #### Was die Widgets zeigen Welche Widgets Sie sehen, hängt von Ihren Berechtigungen und den Modulen Ihres Kontos ab. Die häufigsten sind: - **Schnellzugriff** – Links mit einem Klick zu den häufigsten Aufgaben: neue Offerte, neue Auftragsbestätigung oder neue Rechnung erstellen sowie zu Auftragsbestätigungen in Bearbeitung, Lieferscheinen oder Rechnungen in Bearbeitung springen. - **Umsatz und offene Rechnungen** – Kennzahlen zu Ihrem Umsatz und den noch offenen Rechnungen. Dieses Widget wird nur Benutzern mit Zugriff auf die Konfiguration angezeigt. - **Aufgaben** – Ihre offenen Aufgaben, damit Sie den Überblick behalten. - **Termine** – anstehende Termine und Ereignisse aus Ihren Datensätzen. - **Transaktionen** – aktuelle Shop-Transaktionen. Nur mit dem Shop-Modul sichtbar. - **News** – Ankündigungen und Produktneuigkeiten. - **Wetter** und **search.ch** – ein lokales Wetter-Panel und eine schnelle search.ch-Suche für Schweizer Adressen und Telefonnummern. - **Doodle** – ein Panel mit Schnelllinks. Die Widgets **Umsatz und offene Rechnungen** sowie **Transaktionen** erscheinen nur, wenn Ihr Konto die passende Berechtigung hat. Wenn ein erwartetes Widget fehlt, klären Sie Ihren Modulzugriff mit Ihrem Administrator. Wie Sie festlegen, welche Widgets erscheinen und in welcher Reihenfolge, erfahren Sie unter [Widgets hinzufügen, entfernen und anordnen](https://vinosoft.ch/de/help/dashboard/customize). ### [Widgets hinzufügen, entfernen und anordnen](https://vinosoft.ch/de/help/dashboard/customize) Ihr Dashboard gehört Ihnen. Sie können nützliche Widgets hinzufügen, unnötige entfernen und sie in die Reihenfolge ziehen, die zu Ihrer Arbeitsweise passt. #### Widget hinzufügen 1. Klicken Sie auf dem Dashboard oben rechts auf **Widget hinzufügen**. 2. Sie sehen eine Liste der Widgets, die noch nicht auf Ihrem Dashboard sind. 3. Klicken Sie beim gewünschten Widget auf **Hinzufügen**. 4. Kehren Sie mit **Zurück zum Dashboard** zurück. Sind bereits alle verfügbaren Widgets auf Ihrem Dashboard, meldet die Seite, dass keine mehr hinzugefügt werden können. #### Widget entfernen Jedes Widget hat ein kleines **✕** in der Ecke. Klicken Sie darauf und bestätigen Sie, um das Widget vom Dashboard zu entfernen. Sie können es später jederzeit über **Widget hinzufügen** wieder einfügen. #### Widgets anordnen Ziehen Sie ein Widget an seiner Kopfzeile und legen Sie es an der gewünschten Stelle ab. Vinosoft speichert die neue Reihenfolge automatisch, sodass Ihr Layout bei der nächsten Anmeldung gleich bleibt. Platzieren Sie die am häufigsten genutzten Widgets – meist **Schnellzugriff** und **Umsatz und offene Rechnungen** – zuoberst, damit Sie die wichtigen Informationen zuerst sehen. Was die einzelnen Widgets anzeigen, erfahren Sie unter [Übersicht verkaufter Artikel](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/articles/overview). ### [Aufgaben](https://vinosoft.ch/de/help/tasks) Der Bereich Aufgaben ist ein **Kanban-Board** für die Arbeit, die Ihr Team erledigen muss – Wiedervorlagen, Erinnerungen und alles andere, was nicht vergessen werden darf. Jede Aufgabe ist eine Karte, die während ihrer Bearbeitung durch vier Spalten wandert: **Nicht begonnen**, **In Bearbeitung**, **Abgeschlossen** und **Zurückgestellt**. Sie ziehen Karten zwischen den Spalten, um den Status zu ändern, und klicken auf eine Karte, um alle Details zu öffnen. #### Was Sie hier tun können - [**Aufgaben verwalten**](https://vinosoft.ch/de/help/tasks/tasks) — eine Aufgabe erstellen, einer Kollegin oder einem Kollegen zuweisen, Priorität und Termine festlegen, mit einem Kunden verknüpfen und von Anfang bis Ende verfolgen. Das ist das Board selbst, unter **Aufgaben → Aufgaben**. - [**Mit Kategorien organisieren**](https://vinosoft.ch/de/help/tasks/categories) — verwandte Aufgaben unter benannten Kategorien gruppieren, damit das Board übersichtlich bleibt. Kategorien finden Sie unter **Aufgaben → Kategorien**. Ihnen zugewiesene Aufgaben erscheinen zusätzlich im **Dashboard** im Widget **Meine Aufgaben**, damit Sie schon beim Anmelden sehen, was ansteht. ### [Aufgaben verwalten](https://vinosoft.ch/de/help/tasks/tasks) Das Aufgaben-Board zeigt jede Aufgabe als Karte in einer von vier Spalten – **Nicht begonnen**, **In Bearbeitung**, **Abgeschlossen** und **Zurückgestellt**. Sie bearbeiten eine Aufgabe, indem Sie sie erstellen, ihre Details ausfüllen und sie über das Board verschieben, bis sie erledigt ist. Öffnen Sie das Board unter **Aufgaben → Aufgaben**. #### Eine Aufgabe erstellen Sie können eine Aufgabe auf zwei Wegen anlegen: - **Schnell hinzufügen auf dem Board** — nutzen Sie das Hinzufügen-Element oben in einer Spalte, geben Sie einen Namen ein und bestätigen Sie. Die Aufgabe erscheint in dieser Spalte und kann geöffnet und ergänzt werden. - **Vollständige Details** — klicken Sie auf eine Karte, um das Detailfenster zu öffnen, in dem alle Felder verfügbar sind (siehe unten). Eine Aufgabe benötigt mindestens einen **Namen** und eine **zuständige Person**, bevor sie gespeichert werden kann. #### Die Details ausfüllen Klicken Sie auf eine beliebige Karte, um rechts das Detailfenster zu öffnen. Hier können Sie festlegen: - **Name** — was zu tun ist (erforderlich). - **Status** — Nicht begonnen, In Bearbeitung, Abgeschlossen oder Zurückgestellt. - **Priorität** — Niedrig, Normal oder Hoch. - **Zuständig** — die für die Aufgabe verantwortliche Person (erforderlich). Wählen Sie aus Ihren aktiven Benutzern. - **Kategorie** — eine optionale Gruppierung. Siehe [Aufgabenkategorien](https://vinosoft.ch/de/help/tasks/categories) dazu, wie Sie diese anlegen. - **Kunde** — verknüpfen Sie die Aufgabe mit einer Kundenadresse. Tippen Sie zum Suchen und wählen Sie den Treffer. - **Startdatum** und **Enddatum** — wann die Arbeit beginnen soll und wann sie fällig ist. - **Beschreibung** — die ausführlichere Erläuterung der Aufgabe. - **Kommentar** — eine Notiz, die beim Speichern zum Verlauf der Aufgabe hinzugefügt wird (siehe unten). Klicken Sie auf **Speichern**, um Ihre Änderungen zu sichern. Legen Sie die **zuständige Person** und eine **Priorität** direkt beim Erstellen einer Aufgabe fest. Zusammen machen sie das Board übersichtlich – jede Person kann nach ihren eigenen Aufgaben filtern und sieht auf einen Blick, was am wichtigsten ist. #### Aufgaben über das Board verschieben Ziehen Sie eine Karte von einer Spalte in eine andere, um ihren **Status** zu ändern – zum Beispiel von **Nicht begonnen** zu **In Bearbeitung**, wenn Sie beginnen, und zu **Abgeschlossen**, wenn sie erledigt ist. Das Board speichert die neue Position automatisch. Sie können den Status auch über das Feld **Status** im Detailfenster ändern. #### Die richtige Aufgabe finden Über den Spalten befindet sich eine Filterleiste: - **Suche** — tippen Sie, um Aufgaben nach Namen zu finden. - **Zuständig** — schränken Sie das Board auf die Aufgaben einer Person ein. #### Verfolgen, was sich geändert hat Jedes Mal, wenn eine Aufgabe gespeichert wird, hält Vinosoft die Änderung im **Verlauf** der Aufgabe fest – wer sie vorgenommen hat, wann und welche Felder sich geändert haben. Fügen Sie beim Speichern einen **Kommentar** hinzu, um eine Notiz neben diesem Eintrag zu hinterlassen, damit der Grund für eine Änderung mit erfasst wird. #### Eine Aufgabe löschen Öffnen Sie die Aufgabe und verwenden Sie **Löschen** im Detailfenster, um sie zu entfernen. Sie werden zuvor um Bestätigung gebeten. Beim Löschen wird eine Aufgabe samt Verlauf endgültig entfernt. Wenn eine Aufgabe pausiert und nicht abgebrochen ist, setzen Sie ihren Status stattdessen auf **Zurückgestellt** – sie bleibt auf dem Board und behält ihren Verlauf. Verwandt: [Aufgabenkategorien](https://vinosoft.ch/de/help/tasks/categories) zum Organisieren von Aufgaben in Gruppen. ### [Aufgabenkategorien](https://vinosoft.ch/de/help/tasks/categories) Kategorien sind benannte Bezeichnungen, mit denen Sie verwandte Aufgaben gruppieren – zum Beispiel *Lieferungen*, *Rückrufe* oder *Inventur*. Wenn Sie jede Aufgabe einer Kategorie zuordnen, bleibt das Board organisiert und Sie erkennen leicht, zu welcher Art von Arbeit eine Aufgabe gehört. Verwalten Sie Ihre Kategorien unter **Aufgaben → Kategorien**. #### Eine Kategorie erstellen 1. Gehen Sie zu **Aufgaben → Kategorien**. 2. Wählen Sie **Aufgabenkategorie erstellen**. 3. Geben Sie einen **Namen** für die Kategorie ein. 4. Speichern Sie. Die Kategorie steht nun zur Verfügung, wenn Sie eine Aufgabe bearbeiten. #### Eine Kategorie bearbeiten oder löschen Öffnen Sie in der Kategorienliste eine Kategorie, um ihren Namen zu **bearbeiten**, oder wählen Sie **löschen**, um eine nicht mehr benötigte Kategorie zu entfernen. Eine Kategorie kann nicht gelöscht werden, solange ihr noch Aufgaben zugeordnet sind. Ordnen Sie diese Aufgaben zuerst einer anderen Kategorie zu (oder entfernen Sie die Kategorie bei ihnen) und löschen Sie sie dann. #### Eine Aufgabe einer Kategorie zuordnen Kategorien werden nicht in diesem Bereich zugewiesen – Sie ordnen eine Kategorie einer Aufgabe auf dem Board zu. Öffnen Sie die Aufgabe, wählen Sie im Feld **Kategorie** eine Kategorie aus und speichern Sie. Siehe [Aufgaben verwalten](https://vinosoft.ch/de/help/tasks/tasks) für alle Aufgabendetails. Halten Sie Ihre Kategorienliste kurz und aussagekräftig. Eine Handvoll klarer Kategorien lässt sich weit leichter überblicken als eine lange Liste – Sie können jederzeit weitere hinzufügen, wenn Ihr Arbeitsablauf wächst. Verwandt: [Aufgaben verwalten](https://vinosoft.ch/de/help/tasks/tasks) zum Erstellen und Verfolgen der Aufgaben, die diese Kategorien nutzen. ### [Shop](https://vinosoft.ch/de/help/shop) Im Bereich Shop verwalten Sie Ihren Onlineshop. Hier steuern Sie die online angezeigten Produkte, richten Gutscheine und Inhalte ein, konfigurieren den Checkout-Prozess und wählen das Theme, das Ihre Kunden beim Besuch Ihres Shops sehen. ### [Shop-Artikel verwalten](https://vinosoft.ch/de/help/shop/articles) Shop-Artikel bestimmen, welche Artikel aus Ihrem Katalog in Ihrem Onlineshop erscheinen und wie sie dort für Kunden aussehen. Jeder Shop-Artikel ist mit einem Katalogartikel verknüpft und ergänzt ihn um shop-spezifische Einstellungen: Veröffentlichung, lokalisierte Beschreibungen, Bilder, Downloads und mehr. #### Artikelliste öffnen Gehen Sie zu **Shop → Artikel**, um alle Artikel mit Shop-Einstellungen zu sehen. - Das Suchfeld filtert beim Tippen nach Name. - Die Optionsfelder **Alle / Veröffentlicht / Nicht veröffentlicht** filtern die Liste nach Veröffentlichungsstatus. - Jede Zeile zeigt Name, Beschreibung und Hersteller des Artikels. #### Neuen Shop-Artikel anlegen 1. Klicken Sie unter **Shop → Artikel** auf **Neu erstellen**. 2. Erfassen Sie die Shop-Angaben des Artikels (siehe unten). 3. Klicken Sie auf **Speichern**. Das Anlegen eines Shop-Artikels erstellt keinen neuen Katalogartikel – es verknüpft einen bestehenden Artikel mit einem Shop-Auftritt. Bestand, Preise und Stammdaten des zugrunde liegenden Artikels verwalten Sie unter **Artikel**. #### Veröffentlichung und Verfügbarkeit steuern Öffnen Sie einen Shop-Artikel (**Bearbeiten**), um zum Tab **Info** zu gelangen. Dort finden Sie: - **Veröffentlicht** – bestimmt, ob der Artikel überhaupt im Shop erscheint. - **Verfügbar** – bestimmt, ob Kunden ihn aktuell bestellen können. - **Name** und **Alias** – der im Shop angezeigte Name und sein URL-freundlicher Slug. - **Flag** – ein optionales Shop-Artikel-Flag (z. B. ein Hinweis wie "Neu" oder "Sale"), auswählbar über ein Dropdown. #### Lokalisierte Shop-Inhalte erfassen Weiterhin im Tab **Info** wechseln Sie über das Dropdown **Sprache** zwischen Ihren konfigurierten Sprachen. Für jede Sprache können Sie erfassen: - **Name**, **Kurzbeschreibung** und eine vollständige **Beschreibung** (Rich-Text-Editor mit Formatierung, Links und Bildern). - **Meta-Titel**, **Meta-Beschreibung** und **Meta-Keywords** für die Shop-Seite des Artikels. Füllen Sie Beschreibung und Meta-Felder für jede von Ihrem Shop unterstützte Sprache aus – Kunden sehen nur die Inhalte in der Sprache, in der sie gerade browsen. Hat der Artikel Varianten, werden sie am Ende des Tabs Info aufgelistet; öffnen Sie eine Variante direkt von dort, um zu ihrem eigenen Artikeldatensatz zu springen. #### Shop-Bilder und Downloads verwalten Öffnen Sie den Tab **Downloads** eines Shop-Artikels, um dessen Dateien zu verwalten: - Laden Sie eine Datei hoch, vergeben Sie **Name** und **Reihenfolge** und wählen Sie den **Typ** – nutzen Sie den Typ **Logo** für das Shop-Bild des Artikels; andere Typen werden Kunden als herunterladbare Dateien angeboten (z. B. Datenblätter oder Zertifikate). - Dateien vom Typ Logo werden als Bildvorschau angezeigt, andere Dateien mit einem **Download**-Link. - Verwenden Sie **Löschen** bei einer Datei, um sie zu entfernen. #### Video einbetten Öffnen Sie den Tab **Links**, um eine YouTube- oder Vimeo-URL einzufügen. Nach dem Speichern wird das Video im Tab und auf der Shop-Seite des Artikels eingebettet. #### Benutzerdefinierte Felder verwalten Öffnen Sie den Tab **CustomFields**, um alle für Shop-Artikel konfigurierten benutzerdefinierten Felder auszufüllen. Jedes Feld kann einen oder mehrere Texteinträge enthalten – nutzen Sie **Hinzufügen**, um einen weiteren Eintrag zu ergänzen, oder **Löschen**, um einen zu entfernen. Benutzerdefinierte Felder müssen zuerst für den Bereich Shop konfiguriert werden, bevor sie hier erscheinen. Fragen Sie Ihre Administratorin oder Ihren Administrator, falls ein erwartetes Feld fehlt. Verwandt: [Shop](https://vinosoft.ch/de/help/shop). ### [Kollektionen verwalten](https://vinosoft.ch/de/help/shop/collections) Eine Kollektion gruppiert Artikel aus Ihrem Shop – zum Beispiel "Sommerweine" oder "Unter CHF 20" –, damit Kundinnen und Kunden sie gemeinsam in Ihrem Onlineshop durchstöbern können. Eine Kollektion kann **manuell** sein (Sie wählen die Artikel selbst aus) oder **smart** (Vinosoft wählt Artikel automatisch anhand von Regeln aus, die Sie festlegen). #### Kollektionen-Bildschirm öffnen Gehen Sie zu **Shop → Kollektionen**, um alle Ihre Kollektionen zu sehen, ob jede veröffentlicht oder noch ein Entwurf ist und wie viele Artikel sie enthält. #### Eine Kollektion erstellen 1. Klicken Sie auf dem Bildschirm **Kollektionen** auf **Neu erstellen**. 2. Erfassen Sie einen **Namen** für die Kollektion. 3. Setzen Sie **Veröffentlicht**, damit sie im Onlineshop sichtbar wird, oder belassen Sie sie als **Entwurf**, solange Sie noch daran arbeiten. 4. Erfassen Sie einen **Alias** – den URL-Slug, der im Storefront-Link der Kollektion verwendet wird (z. B. `sommer-kollektion`). Vinosoft wandelt Ihre Eingabe laufend in einen gültigen Slug um. 5. Wählen Sie den **Kollektionstyp**: - **Manuell** – Sie fügen Artikel selbst hinzu und entfernen sie selbst. - **Smart** – Artikel werden automatisch anhand von Regeln zugeordnet: Kategorien, Hersteller, Tags (mit Übereinstimmungsmodus "eines von" / "alle von") und ein Preisbereich. 7. Wählen Sie eine **Standard-Sortierung** für die Anzeige der Artikel in der Kollektion (manuelle Reihenfolge, Bestseller, alphabetisch, Preis, Erstellungsdatum oder ein benutzerdefiniertes Feld) und klicken Sie dann auf **Speichern**. Beginnen Sie eine Kollektion als **Entwurf**, während Sie Artikel hinzufügen und die Regeln einrichten, und setzen Sie sie erst auf **Veröffentlicht**, sobald sie bereit ist, den Kundinnen und Kunden gezeigt zu werden. #### Artikel zu einer manuellen Kollektion hinzufügen Sobald Sie eine manuelle Kollektion gespeichert haben, erscheint auf ihrer Bearbeitungsseite ein Bereich **Artikel hinzufügen**: 1. Suchen Sie im Dropdown nach einem Artikel. 2. Klicken Sie auf **Artikel hinzufügen**. 3. Wiederholen Sie dies für jeden Artikel, den Sie in die Kollektion aufnehmen möchten. Ziehen Sie Zeilen in der Artikelliste nach oben oder unten, um sie neu anzuordnen – dies ist die Reihenfolge, die Kundinnen und Kunden sehen, wenn die Sortierung der Kollektion auf manuell gesetzt ist. Verwenden Sie die Zeilenaktion, um einen Artikel aus der Kollektion zu entfernen. #### Regeln für eine Smart-Kollektion einrichten Bei einer **Smart**-Kollektion legen Sie anstelle des manuellen Hinzufügens von Artikeln die Zuordnungsregeln fest: - **Kategorien** und **Hersteller** – wählen Sie eine oder mehrere aus, die einbezogen werden sollen. - **Tags** – wählen Sie eine oder mehrere aus und legen Sie fest, ob ein Artikel **einem** oder **allen** davon entsprechen muss. - **Preisbereich** – ein Minimal- und ein Maximalpreis. Vinosoft hält den Inhalt der Kollektion automatisch auf dem neuesten Stand, sobald sich Artikel ändern. #### Bild, Beschreibung und Vorlage Auf der Bearbeitungsseite der Kollektion können Sie ausserdem: - Ein **Bild** hochladen, das als Banner der Kollektion im Onlineshop angezeigt wird. - Eine **Beschreibung** hinzufügen, formatiert mit dem Rich-Text-Editor. - Eine benutzerdefinierte Storefront-**Vorlage** festlegen, falls diese Kollektion anders dargestellt werden soll als die Standard-Kollektionsseite Ihres Themes. Lassen Sie das Vorlagenfeld leer, um das Standardlayout Ihres Themes für Kollektionen zu verwenden. #### SEO-Felder Legen Sie **Meta-Titel** und **Meta-Beschreibung** fest, um zu steuern, wie die Kollektionsseite in Suchresultaten erscheint. Lassen Sie sie leer, um auf die Standardwerte Ihres Themes zurückzugreifen. #### Eine Kollektion bearbeiten oder löschen Verwenden Sie die Zeilenaktionen in der Liste **Kollektionen**, um eine Kollektion zu **bearbeiten** oder zu **löschen**. Das Löschen einer Kollektion entfernt nur die Gruppierung – die Artikel selbst bleiben in Ihrem Shop erhalten. Verwandt: [Shop](https://vinosoft.ch/de/help/shop), [Artikelstatistiken](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/articles). ### [Shop-Gutscheine verwalten](https://vinosoft.ch/de/help/shop/coupons) Ein Gutschein ist ein Rabattcode, den Ihre Kunden beim Checkout in Ihrem Online-Shop eingeben. Sie bestimmen den Wert, für welche Produkte er gilt, wie lange er gültig ist und ob er einmal oder mehrmals verwendet werden kann. #### Coupons-Bildschirm öffnen Gehen Sie zu **Shop → Coupons**, um alle Ihre Gutscheine mit Wert, Typ, Währung, Status Aktiv/Benutzt, Verwendungsdatum, Verfallsdatum und ob sie mehrmals verwendet werden können zu sehen. #### Gutschein erstellen 1. Klicken Sie im Bildschirm **Coupons** auf **Neu erstellen**. 2. Erfassen Sie einen **Code**, oder klicken Sie auf **Generieren**, damit Vinosoft einen zufälligen Code erstellt. Nach dem Speichern können Sie den Code nicht mehr ändern. 3. Erfassen Sie den Rabatt-**Wert**. 4. Wählen Sie den **Typ**: - **Wert** — ein fester Betrag, der vom Bestellwert abgezogen wird. Wählen Sie dazu die **Währung** des Betrags. - **Prozent** — ein Prozentsatz, der vom Bestellwert abgezogen wird. Hier ist keine Währung nötig. 6. Erfassen Sie optional einen **Mindestwert** — die Bestellung muss diesen Betrag erreichen, damit der Gutschein angewendet werden kann. 7. Wählen Sie optional eine oder mehrere **Artikelkategorien**, für die der Gutschein gilt, und legen Sie fest, wie sie zutreffen sollen: - **Alle Produkte sollten mindestens einer ausgewählten Kategorie dazu gehören** — jeder Artikel im Warenkorb muss zu mindestens einer der ausgewählten Kategorien gehören. - **Mindestens ein Produkt sollte einer ausgewählten Kategorie dazu gehören** — nur ein Artikel im Warenkorb muss zu einer ausgewählten Kategorie gehören. 9. Legen Sie ein **Verfallsdatum** fest, nach dem der Gutschein nicht mehr funktioniert. 10. Aktivieren Sie **Aktiv**, damit der Gutschein im Shop verwendet werden kann. 11. Aktivieren Sie **Kann mehrmals verwendet werden**, wenn der Gutschein für wiederholte Bestellungen statt nur einmal gelten soll. 12. Klicken Sie auf **Speichern**. Wenn Sie keine Kategorien auswählen, gilt der Gutschein für die ganze Bestellung. Aktivieren Sie **Kann mehrmals verwendet werden** nicht, gilt der Gutschein nur einmal — Vinosoft markiert ihn beim ersten Einlösen als benutzt und erfasst das Verwendungsdatum, danach funktioniert er nicht mehr, selbst wenn er noch nicht abgelaufen ist. #### Gutschein bearbeiten oder löschen Verwenden Sie die Zeilenaktionen in der Liste **Coupons**, um einen Gutschein zu **bearbeiten** oder zu **löschen**. Der **Code** kann nach dem Erstellen nicht mehr geändert werden — erstellen Sie einen neuen Gutschein, wenn Sie einen anderen Code benötigen. Deaktivieren Sie **Aktiv**, statt einen Gutschein zu löschen, wenn Sie ihn nur vorübergehend pausieren möchten. Verwandt: [Shop](https://vinosoft.ch/de/help/shop). ### [Banner verwalten](https://vinosoft.ch/de/help/shop/banners) Ein Banner ist ein Werbebild, das in Ihrem Onlineshop angezeigt wird – zum Beispiel für eine saisonale Aktion oder einen Link zu einer Kollektion. Jeder Banner hat ein Bild, ein Verlinkungsziel, eine Position auf der Seite und eine Anzeigereihenfolge. #### Bildschirm Banner öffnen Gehen Sie zu **Shop → Banner**, um alle Ihre Banner mit Name und Url zu sehen. #### Banner erstellen 1. Klicken Sie auf dem Bildschirm **Banner** auf **Neu erstellen**. 2. Erfassen Sie einen **Namen** zur internen Identifikation des Banners. 3. Erfassen Sie die **Url**, zu der der Banner verlinken soll, und einen **Linktitel** (wird als Titel/Tooltip des Links verwendet). 4. Erfassen Sie einen **Text** – eine Beschreibung, die zusammen mit dem Banner angezeigt wird. 5. Laden Sie ein **Bild** für den Banner hoch. 6. Legen Sie die **Reihenfolge** fest, um die Position des Banners unter anderen Bannern am gleichen Ort zu steuern – tiefere Zahlen werden zuerst angezeigt. 7. Wählen Sie den **Typ** – wo der Banner in Ihrem Onlineshop erscheint: - **Footer der Hauptseite** - **Seitenleiste** - **Slider der Hauptseite** 9. Aktivieren Sie **Veröffentlicht**, damit der Banner im Onlineshop sichtbar ist, oder lassen Sie das Feld leer, um ihn verborgen zu halten. 10. Wählen Sie, für welche **Sprachen** Ihres Shops der Banner angezeigt werden soll. 11. Klicken Sie auf **Speichern**. Deaktivieren Sie **Veröffentlicht**, solange Sie Bild und Text eines Banners noch vorbereiten, und aktivieren Sie es erst, wenn er bereit ist, live zu gehen. #### Bild eines Banners ersetzen oder entfernen Auf der Bearbeitungsseite des Banners wird das aktuelle Bild angezeigt, falls eines gesetzt ist. Laden Sie eine neue Datei hoch, um es zu ersetzen, oder nutzen Sie den Löschen-Link neben dem Bild, um es zu entfernen. #### Banner bearbeiten oder löschen Verwenden Sie die Zeilenaktionen auf der Liste **Banner**, um einen Banner zu **bearbeiten** oder zu **löschen**. Verwandt: [Shop](https://vinosoft.ch/de/help/shop). ### [News im Shop veröffentlichen](https://vinosoft.ch/de/help/shop/news) Mit News können Sie Ankündigungen, Angebote oder Geschichten in Ihrem Shop veröffentlichen – neue Weine, Degustationen, saisonale Angebote oder alles, was Ihre Kundschaft beim Besuch Ihres Shops sehen soll. #### News-Liste öffnen Gehen Sie zu **Shop → News**, um alle Ihre News-Beiträge mit Titel und Veröffentlichungsstatus zu sehen. #### News-Beitrag erstellen 1. Klicken Sie in der **News**-Liste auf **Neu erstellen**. 2. Erfassen Sie einen **Titel** für den Beitrag. 3. Erfassen Sie einen **Kurztext** – einen kurzen Teasertext, der überall angezeigt wird, wo der Beitrag gelistet ist. 4. Erfassen Sie den **Volltext** – den vollständigen Inhalt des Beitrags. Nutzen Sie den Rich-Text-Editor, um Text zu formatieren, Links einzufügen und Bilder einzubetten. 5. Laden Sie ein Bild für den Beitrag hoch. 6. Aktivieren Sie **Veröffentlicht**, damit der Beitrag in Ihrem Shop sichtbar wird, oder lassen Sie das Kästchen leer, um ihn als Entwurf zu behalten. 7. Klicken Sie auf **Speichern**. Lassen Sie **Veröffentlicht** deaktiviert, solange Sie einen Beitrag noch entwerfen. Im Shop erscheint nichts, bis Sie das Kästchen aktivieren und speichern. #### Beitrag bearbeiten, verbergen oder löschen Öffnen Sie einen Beitrag aus der Liste, um Titel, Text oder Bild zu ändern oder **Veröffentlicht** ein- oder auszuschalten. Mit **Löschen** entfernen Sie einen Beitrag endgültig – dies kann nicht rückgängig gemacht werden. Das Löschen eines News-Beitrags entfernt ihn dauerhaft, inklusive Bild. Wenn Sie ihn nur im Shop verbergen möchten, deaktivieren Sie stattdessen **Veröffentlicht**. Verwandt: [Shop](https://vinosoft.ch/de/help/shop). ### [Statische Seiten verwalten](https://vinosoft.ch/de/help/shop/static-pages) Eine statische Seite ist eine eigenständige Inhaltsseite in Ihrem Shop – zum Beispiel "Über uns", "Allgemeine Geschäftsbedingungen" oder "Versandinformationen". Nutzen Sie statische Seiten für Inhalte, die sich selten ändern und nicht an einen bestimmten Artikel oder eine Kollektion gebunden sind. #### Bildschirm Statische Seiten öffnen Gehen Sie zu **Shop → Static Pages**, um alle Ihre Seiten mit Menütitel, Url und Veröffentlichungsstatus zu sehen. #### Statische Seite erstellen 1. Klicken Sie auf dem Bildschirm **Static Pages** auf **Neu erstellen**. 2. Erfassen Sie einen **Titel** – die Überschrift der Seite. 3. Erfassen Sie einen **Menütitel** – die Bezeichnung, die angezeigt wird, wenn die Seite im Kopf- oder Fussmenü verlinkt ist. 4. Erfassen Sie die **Url** – die Adresse der Seite innerhalb Ihres Shops. 5. Optional: Setzen Sie eine **Vorlage** – den Namen einer bestimmten Theme-Vorlagendatei, mit der diese Seite dargestellt werden soll (z. B. `Home/Page.liquid`). Vinosoft prüft den Vorlagennamen während der Eingabe und zeigt an, ob er in Ihrem aktiven Theme existiert. Lassen Sie das Feld leer, um die Standardvorlage zu verwenden. 6. Setzen Sie eine **Reihenfolge**, um zu bestimmen, wo diese Seite relativ zu anderen statischen Seiten erscheint. 7. Schreiben Sie den Seiteninhalt im Feld **Text** mit dem Rich-Text-Editor – Sie können Text formatieren, Links und Bilder einfügen sowie einen Variablenplatzhalter einfügen (siehe die Hinweise unter dem Editor). 8. Optional: Hängen Sie eine **PDF**-Datei an (z. B. ein AGB-Dokument) über das Upload-Feld. Nach dem Speichern zeigt die Seite einen Download-Link und eine **Löschen**-Aktion für den Anhang. 9. Füllen Sie **Meta-Beschreibung** und **Meta-Schlüsselwörter** aus, um zu steuern, wie die Seite in Suchmaschinen erscheint. 10. Aktivieren Sie **Veröffentlicht**, damit die Seite in Ihrem Shop sichtbar ist. 11. Aktivieren Sie **Im Fussbereich anzeigen** und/oder **Im Kopfbereich anzeigen**, um den Link der Seite diesen Menüs hinzuzufügen. 12. Klicken Sie auf **Speichern**. Lassen Sie **Im Fussbereich anzeigen** und **Im Kopfbereich anzeigen** beide ausgeschaltet, um eine Seite nur über ihren direkten Link erreichbar zu halten – nützlich für Seiten, die Sie manuell von anderswo aus verlinken, etwa aus einer E-Mail oder einem Banner. #### Bearbeiten, löschen oder Anhang entfernen Öffnen Sie eine Seite aus der Liste, um sie zu bearbeiten. Verwenden Sie **Löschen** neben einem angehängten PDF, um nur die Datei zu entfernen, oder nutzen Sie die Zeilenaktion in der Liste **Static Pages**, um die ganze Seite zu löschen. Das Löschen einer statischen Seite entfernt sie auch aus jedem Menü, in dem sie angezeigt wurde. War die Seite von anderswo in Ihrem Shop verlinkt, wird dieser Link ungültig. #### Support-Seiten-Einstellungen Klicken Sie auf dem Bildschirm **Static Pages** auf **Support page settings**, um die Support-/Kontaktseite Ihres Shops separat zu konfigurieren – Titel, Menütitel, Kontaktangaben (Name, E-Mail, Telefon, Firma) und ob ihr Link im Kopf- oder Fussbereich angezeigt wird. Verwandt: [Shop](https://vinosoft.ch/de/help/shop), [Navigation Ihres Shops aufbauen](https://vinosoft.ch/de/help/shop/navigation). ### [Navigation Ihres Shops aufbauen](https://vinosoft.ch/de/help/shop/navigation) Navigationsmenüs steuern die Links, die Ihre Kundschaft in der Kopfzeile, Fusszeile und weiteren Menübereichen Ihres Shops sieht. Jedes Menü ist eine benannte, geordnete Liste von Einträgen – und jeder Eintrag kann auf eine Seite, eine Kollektion, eine externe URL oder ein eingebautes Shop-Ziel wie Warenkorb oder Login verweisen. #### Bildschirm Navigation öffnen Gehen Sie zu **Shop → Navigation**, um die Liste der Menüs Ihres Shops zu sehen. Jedes Menü hat einen **Handle** – eine kurze, kleingeschriebene Kennung (z. B. `header`, `footer`, `mobile`), anhand derer das Theme Ihres Shops weiss, welches Menü an welcher Stelle angezeigt wird. Manche Menüs sind als **System** gekennzeichnet – diese werden vom Shop-Theme erstellt und können nicht gelöscht werden, ihre Einträge können Sie aber trotzdem bearbeiten. #### Menü erstellen 1. Klicken Sie auf dem Bildschirm **Navigation** auf **Neu erstellen**. 2. Erfassen Sie einen **Namen** (nur für die Administration sichtbar) und einen **Handle** (Kleinbuchstaben, Zahlen und Bindestriche – dies referenziert das Theme). 3. Klicken Sie auf **Erstellen**. Sie gelangen zur Eintragsliste des neuen Menüs und können sofort mit dem Hinzufügen von Einträgen beginnen. #### Menüeintrag hinzufügen 1. Klicken Sie auf der Seite eines Menüs auf **Eintrag hinzufügen**. 2. Erfassen Sie den **Titel** – den Text, den Ihre Kundschaft im Menü sieht. 3. Legen Sie mit **Übergeordnet** fest, wo der Eintrag stehen soll – lassen Sie das Feld leer für einen Eintrag auf oberster Ebene, oder wählen Sie einen bestehenden Eintrag, um diesen als Untermenüeintrag darunter zu verschachteln. 4. Wählen Sie den **Linktyp**: - **Seite** oder **Kollektion** – verlinkt auf eine Seite oder Kollektion Ihres Shops. Erfassen Sie die ID des Ziels. - **Support-Seite** oder **News** – verlinkt auf einen Support-Artikel oder Newsbeitrag. - **Startseite**, **Shop**, **Newsletter abonnieren**, **Login**, **Konto** oder **Warenkorb** – verlinkt auf ein eingebautes Ziel des Shops; kein Ziel nötig. - **Externe URL** – verlinkt irgendwohin ausserhalb Ihres Shops. Erfassen Sie die vollständige Adresse. 6. Fügen Sie optional einen **Anker** hinzu, um zu einem bestimmten Abschnitt der Zielseite zu springen. 7. Aktivieren Sie **In neuem Tab öffnen**, wenn der Link in einem separaten Browser-Tab geöffnet werden soll. 8. Klicken Sie auf **Speichern**. Orientieren Sie sich an ein paar bestehenden Menüeinträgen, bevor Sie neue hinzufügen – ein einheitlicher Linktyp (z. B. immer **Kollektion** für Kategorielinks) hält Ihre Menüstruktur konsistent und leichter wartbar. #### Einträge verschachteln, ordnen und bearbeiten Auf der Seite eines Menüs erscheinen dessen Einträge als Baumstruktur. Ziehen Sie einen Eintrag per **Drag-and-drop**, um ihn neu zu ordnen oder unter einem anderen Eintrag zu verschachteln – Vinosoft speichert die neue Reihenfolge automatisch. Verwenden Sie die Zeilenaktionen, um einen einzelnen Eintrag jederzeit zu **bearbeiten** oder zu **löschen**. Untermenüs werden vom Theme Ihres Shops meist als Flyout- oder Dropdown-Menüs dargestellt – prüfen Sie, wie tief Ihr Theme Verschachtelung unterstützt, bevor Sie eine sehr tiefe Menüstruktur aufbauen. #### Menü umbenennen oder löschen Auf der Seite eines Menüs können Sie den **Namen** jederzeit anpassen – der **Handle** bleibt nach der Erstellung fix, da das Theme darauf angewiesen ist. Um ein Menü vollständig zu entfernen, nutzen Sie **Menü löschen** am Seitenende (bei Systemmenüs nicht verfügbar). Verwandt: [Shop](https://vinosoft.ch/de/help/shop), [Statische Seiten verwalten](https://vinosoft.ch/de/help/shop/static-pages), [Kollektionen verwalten](https://vinosoft.ch/de/help/shop/collections). ### [Shop-Theme auswählen und anpassen](https://vinosoft.ch/de/help/shop/themes) Das Theme bestimmt, wie Ihr Online-Shop für Kundinnen und Kunden aussieht – Layout, Farben und Texte. In Vinosoft wählen Sie ein Theme aus der Theme-Bibliothek, sehen es in der Vorschau an und passen es anschliessend im Detail an. #### Bildschirm Themes öffnen Gehen Sie zu **Shop → Themes**, um die für Ihren Shop verfügbaren Themes zu sehen. #### Ein Theme auswählen 1. Klicken Sie auf dem Bildschirm **Themes**, um ein neues Theme zu erstellen. 2. Wählen Sie ein Theme aus der Bibliothek. Manche Themes bieten eine Asset-Option (eine visuelle Variante) – wählen Sie diese, falls vorhanden. 3. Klicken Sie, um das Theme auszuwählen. Vinosoft öffnet den Theme-Editor, damit Sie es konfigurieren können. #### Ein Theme aktivieren Ein Shop kann mehrere Themes haben, aber nur eines ist jeweils aktiv. Öffnen Sie ein Theme und setzen Sie es als aktiv, damit es Ihren Kundinnen und Kunden im Live-Shop angezeigt wird. #### Ein Theme in der Vorschau ansehen Öffnen Sie ein Theme und wählen Sie **Preview**, um es so anzusehen, wie es Kundinnen und Kunden sehen würden – in einer neuen Ansicht, bevor Sie es aktivieren. #### Theme-Dateien und Übersetzungen bearbeiten Im Theme-Editor können Sie die Dateien des Themes durchsuchen, eine öffnen und ihren Inhalt direkt bearbeiten sowie die Lokalisierungsdateien (Übersetzungen) bearbeiten, welche die Texte des Themes pro Sprache enthalten. Theme-Dateien verwenden die Liquid-Template-Sprache und steuern direkt Layout und Verhalten Ihres Shops. Eine fehlerhafte Änderung kann Seiten Ihres Live-Storefronts beschädigen. Sehen Sie sich Ihre Änderungen in der Vorschau an, bevor Sie das Theme aktivieren, und behalten Sie eine Sicherung oder nutzen Sie die GitHub-Synchronisation (falls konfiguriert), um eine fehlerhafte Änderung rückgängig zu machen. #### Theme-Medien verwalten Öffnen Sie **Media** bei einem Theme, um die vom Theme verwendeten Bilder zu verwalten, zum Beispiel Logos oder Banner. Fügen Sie Dateien aus der Asset-Bibliothek hinzu oder leeren Sie eine Auswahl, um sie aus einem Bereich zu entfernen. #### Mit GitHub synchronisieren (optional) Ist Ihr Theme mit einem GitHub-Repository verbunden, können Sie Ihre Änderungen aus den Einstellungen des Theme-Editors pushen, damit die Dateien ausserhalb von Vinosoft versioniert werden. Verwandt: [Shop](https://vinosoft.ch/de/help/shop), [Shop-Assets verwalten](https://vinosoft.ch/de/help/shop/assets). ### [Downloadbare Dateien verwalten](https://vinosoft.ch/de/help/shop/files) Der Bildschirm **Dateien** enthält Dokumente, die Kundinnen und Kunden herunterladen können sollen – zum Beispiel eine Preisliste, ein PDF mit Verkaufsbedingungen oder ein Flyer. Jede Datei erhält einen Namen und einen stabilen Download-Link, den Sie überall in Ihren Shop-Inhalten einfügen können. Dateien ist für eigenständige, herunterladbare Dokumente mit einem teilbaren Link gedacht. Für Bilder und andere Medien, die *innerhalb* Ihres Shop-Designs verwendet werden (Banner, Kollektionsbilder und Ähnliches), nutzen Sie stattdessen **Shop → Assets** – siehe [Shop-Assets verwalten](https://vinosoft.ch/de/help/shop/assets). #### Bildschirm Dateien öffnen Gehen Sie zu **Shop → Dateien**, um alle hochgeladenen Dateien mit Erstellungsdatum, Namen, Link und Dateiendung zu sehen. #### Eine Datei hochladen 1. Klicken Sie auf dem Bildschirm **Dateien** auf **Neu erstellen**. 2. Erfassen Sie einen **Namen** zur Identifikation der Datei. 3. Klicken Sie auf **Datei auswählen** und wählen Sie die hochzuladende Datei. 4. Klicken Sie auf **Speichern**. #### Download-Link kopieren oder verwenden Sobald eine Datei gespeichert ist, erhält sie eine Download-**Url**. Verwenden Sie in der Liste **Dateien** die Aktion zum Kopieren des Links in einer Zeile, um dessen Url in die Zwischenablage zu kopieren – bereit zum Einfügen in einen News-Beitrag, eine statische Seite oder anderswo in Ihrem Onlineshop. Kopieren Sie die Url direkt aus der Liste, anstatt sie erneut einzutippen – so vermeiden Sie Tippfehler im Link, auf den Kundinnen und Kunden klicken. #### Eine Datei ersetzen oder entfernen Auf der Bearbeitungsseite einer Datei wird die aktuelle Url zur Referenz angezeigt. Wählen Sie im Upload-Steuerelement eine neue Datei aus und klicken Sie auf **Speichern**, um den Inhalt der Datei zu ersetzen und dabei denselben Namen und Link zu behalten. Nutzen Sie **Download** auf der Bearbeitungsseite, um die aktuelle Datei vor dem Ersetzen zu prüfen. #### Eine Datei löschen Verwenden Sie die Zeilenaktion in der Liste **Dateien**, um eine Datei zu **löschen**. Bestätigen Sie auf dem folgenden Bildschirm, um sie endgültig zu entfernen. Das Löschen einer Datei zerstört jeden Link darauf, den Sie bereits in News, statischen Seiten oder anderswo veröffentlicht haben. Aktualisieren oder entfernen Sie diese Links zuerst. Verwandt: [Shop](https://vinosoft.ch/de/help/shop), [Shop-Assets verwalten](https://vinosoft.ch/de/help/shop/assets). ### [Shop-Assets verwalten](https://vinosoft.ch/de/help/shop/assets) Der Bildschirm **Assets** ist die Medienbibliothek Ihres Shops. Hier verwalten Sie die Bilder und Mediendateien, die Sie im Onlineshop verwenden – Produktbanner, Seiteninhalte und Theme-Medien wie Logos oder Hintergrundbilder. #### Assets öffnen Gehen Sie zu **Shop → Assets**, um Ihre Ordner- und Dateistruktur zu sehen. #### Datei hochladen 1. Wechseln Sie in den Ordner, in dem die Datei liegen soll, oder erstellen Sie zuerst einen neuen Ordner (siehe unten). 2. Klicken Sie in der Symbolleiste auf **Hochladen**. 3. Wählen Sie die Datei(en) von Ihrem Computer aus. Hochgeladene Bilder zeigen in der Dateiliste eine Vorschau, damit Sie sie auf einen Blick wiedererkennen. #### Assets organisieren - Klicken Sie auf **Ordner erstellen**, um einen neuen Ordner anzulegen und Assets zu gruppieren – zum Beispiel nach Kampagne oder Seite. - Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Datei oder einen Ordner, um sie **umzubenennen** oder zu **löschen**. Das Löschen einer Datei entfernt sie endgültig. Wird die Datei noch in einem Banner, auf einer Seite oder in einer Theme-Einstellung verwendet, erscheint dort anschliessend ein defektes Bild, bis Sie sie ersetzen. Halten Sie eine einheitliche Ordnerstruktur ein (zum Beispiel ein Ordner pro Saison oder Kampagne), damit Sie Assets auch Monate später wiederfinden. #### Assets im Theme verwenden Bei einigen Theme-Einstellungen – etwa Logos, Bannerbilder oder andere Mediengruppen – können Sie Dateien direkt aus Ihrer Asset-Bibliothek auswählen, statt sie separat hochzuladen. 1. Gehen Sie zu **Shop → Theme → Medien**. 2. Klicken Sie neben der Medienstelle, die Sie befüllen möchten, auf **Dateien hinzufügen**. 3. Wählen Sie im Auswahlfenster ein oder mehrere Bilder aus Ihrer Asset-Bibliothek aus und bestätigen Sie die Auswahl. 4. Klicken Sie auf **Speichern**, um die Auswahl zu übernehmen. Mit **Auswahl löschen** entfernen Sie die einer Medienstelle zugewiesenen Dateien, bevor Sie neue auswählen. Verwandt: [Shop](https://vinosoft.ch/de/help/shop), [Downloadbare Dateien verwalten](https://vinosoft.ch/de/help/shop/files), [Shop-Theme auswählen und anpassen](https://vinosoft.ch/de/help/shop/themes). ### [Produktbewertungen verwalten](https://vinosoft.ch/de/help/shop/ratings) Kunden können ein Produkt in Ihrem Shop mit Sternen bewerten. Der Bildschirm **Bewertungen** listet diese Bewertungen auf, damit Sie sie prüfen, einen Wert korrigieren oder eine Bewertung entfernen können. #### Bildschirm Bewertungen öffnen Gehen Sie zu **Shop → Bewertungen**, um die Liste der Kundenbewertungen zu sehen. Jede Zeile zeigt das bewertete Produkt, die E-Mail-Adresse des Kunden und den Bewertungswert (1–5). #### Bewertung bearbeiten 1. Öffnen Sie auf dem Bildschirm **Bewertungen** die Zeilenaktionen einer Zeile und wählen Sie **Bearbeiten**. 2. Passen Sie den Wert **Bewertung** an (1–5). 3. Klicken Sie auf **Speichern**. Auf diesem Bildschirm können Sie nur die numerische Sternebewertung ändern. Wenn ein Kunde zusätzlich einen Bewertungstext hinterlassen hat, finden Sie diesen auf dem Bildschirm **Kommentare** – dort werden geschriebene Rezensionen freigegeben, beantwortet und ausgeblendet. #### Bewertung löschen Verwenden Sie die Zeilenaktionen, um eine nicht mehr gewünschte Bewertung zu **löschen**. Damit wird der Bewertungseintrag vollständig entfernt und kann nicht rückgängig gemacht werden. Das Löschen einer Bewertung entfernt sie endgültig und wirkt sich sofort auf den angezeigten Durchschnitt des Produkts aus – eine Wiederherstellung ist danach nicht möglich. Verwandt: [Shop](https://vinosoft.ch/de/help/shop), [Produktkommentare und Bewertungseinladungen verwalten](https://vinosoft.ch/de/help/shop/comments). ### [Produktkommentare und Bewertungseinladungen verwalten](https://vinosoft.ch/de/help/shop/comments) Kundinnen und Kunden können zu einem Shop-Produkt einen Kommentar und eine Bewertung hinterlassen. Nutzen Sie den Bildschirm **Kommentare**, um zu prüfen, was geschrieben wurde, es für die öffentliche Anzeige freizugeben, zu bearbeiten oder zu beantworten – und **Einladungen**, um zu sehen, welche Kunden bereits um eine Bewertung gebeten wurden. #### Bildschirm Kommentare öffnen Gehen Sie zu **Shop → Kommentare**, um alle zu Ihren Shop-Produkten eingereichten Kommentare zu sehen. Jede Zeile zeigt: - **Text** – den Kommentar selbst. - **Kunde** – wer ihn eingereicht hat. - **Produkt** – das bewertete Produkt; klicken Sie auf den Namen, um dessen Artikel zu öffnen. - **Bewertung** – die vom Kunden vergebenen Sterne. - **Genehmigt** – ein Kontrollkästchen, das Sie direkt im Grid umschalten können. #### Kommentar genehmigen oder zurückziehen Nur genehmigte Kommentare sind für Kundinnen und Kunden im Shop sichtbar. Aktivieren oder deaktivieren Sie das Kästchen in der Spalte **Genehmigt** einer Zeile, um den Status zu ändern – die Änderung wird sofort gespeichert, ohne den Kommentar öffnen zu müssen. Prüfen Sie neue Kommentare, bevor Sie sie genehmigen, besonders wenn Ihr Shop unmoderierte Einreichungen zulässt – so bleiben anstössige Inhalte oder Spam von Ihren öffentlichen Produktseiten fern. #### Kommentar bearbeiten und beantworten Klicken Sie in einer Zeile auf **Bearbeiten**, um den Kommentar zu öffnen. Auf diesem Bildschirm können Sie: - Das bewertete **Produkt** (Link auf die öffentliche Shop-Seite) oder den **Kunden** öffnen, der den Kommentar verfasst hat. - Die **Bewertung** anpassen. - Den **Kommentartext** bearbeiten. - **Genehmigt** umschalten. - Eine **Antwort** auf den Kundenkommentar verfassen. Klicken Sie auf **Speichern**, um Ihre Änderungen zu übernehmen. #### Kommentar löschen Verwenden Sie die Aktion **Löschen** in der Zeile, um einen Kommentar zu entfernen, den Sie nicht behalten möchten, zum Beispiel Spam oder eine doppelte Einreichung. #### Bewertungseinladungen versenden Nutzen Sie **Einladungen**, um frühere Kunden zu bitten, einen Kommentar zu einem gekauften Produkt zu hinterlassen. Gehen Sie zu **Shop → Kommentare** und klicken Sie auf **Einladungen**, um die Liste zu öffnen. Das Grid listet jede Einladung mit: - **Kunden-E-Mail** - **Auftragsbestätigung** – klicken Sie auf die Nummer, um den Auftrag zu öffnen. - **Produkte** – das oder die Produkte, auf die sich die Einladung bezieht; klicken Sie auf einen Namen, um dessen Artikel zu öffnen. - **Status**, **Versendet**, **Versanddatum** und **Erstellungsdatum** – behalten Sie im Blick, ob eine Einladung bereits verschickt wurde. Dieser Bildschirm ist eine Übersicht der mit Aufträgen verknüpften Einladungen – prüfen Sie hier, welche Kundinnen und Kunden bereits um eine Bewertung gebeten wurden und wann. Verwandt: [Shop](https://vinosoft.ch/de/help/shop), [Produktbewertungen verwalten](https://vinosoft.ch/de/help/shop/ratings). ### [Treuekarten und Punktestände ansehen](https://vinosoft.ch/de/help/shop/loyalty) Wenn Ihr Shop ein Treuepunkte-Programm betreibt, erfasst Vinosoft jede ausgestellte Karte, den Kunden, mit dem sie verknüpft ist, sowie die erhaltenen oder eingelösten Punkte. Der Bildschirm **Treue** erscheint nur, wenn das Treuepunkte-Programm für Ihren Shop aktiviert ist. Wenn Sie ihn nicht sehen, wenden Sie sich an Ihren Administrator. #### Treue-Übersicht öffnen Gehen Sie zu **Shop → Treue**, um alle Treuekarten zu sehen. Für jede Karte zeigt die Liste: - **Kartennummer** und **Kartencode** – klicken Sie auf die Kartennummer, um die Details zu öffnen. - **Status** – Ausgestellt, Aktiv oder Gesperrt. - **Punktestand** – der aktuelle Punktestand des Kunden. - **Ausgestellt am** / **Verknüpft am** – wann die Karte erstellt und mit einem Kunden verknüpft wurde. - Ein Barcode-Symbol zur Kartenvorschau sowie einen Link **Bearbeiten** zur verknüpften Kundenadresse (sofern die Karte mit einer solchen verknüpft ist). Nutzen Sie den **Excel**-Export der Tabelle, um die gesamte Treue-Übersicht inklusive Punkteständen für Auswertungen herunterzuladen. #### Details und Historie einer Karte öffnen Klicken Sie in der Übersichtstabelle auf eine Kartennummer oder öffnen Sie die Karte direkt, um Folgendes zu sehen: - **Kartennummer**, **Kartencode** und **Status** der Karte, mit Barcode-Vorschau. - Den **aktuellen Punktestand**. - Eine Tabelle mit allen **Punktebewegungen** – Datum, Art (erhalten, abgezogen oder manuelle Korrektur), Punkte, eine optionale Notiz, den laufenden Punktestand nach der Bewegung sowie einen Link zur zugehörigen Rechnung, sofern vorhanden. #### Punktestand einer Karte korrigieren Auf der Detailseite einer Karte können Sie den Punktestand direkt setzen: 1. Erfassen Sie den neuen Stand im Feld **Neuer Punktestand**. 2. Klicken Sie auf **Punktestand setzen**. 3. Bestätigen Sie die Änderung. Vinosoft erfasst die Differenz als manuelle Korrekturbewegung, damit die Historie jederzeit zeigt, weshalb sich ein Punktestand geändert hat. Das direkte Setzen eines Punktestands überschreibt den gesamten Punktestand der Karte. Nutzen Sie dies für Korrekturen, nicht als üblichen Weg, um Punkte zu vergeben. #### Neue Karten ausstellen Klicken Sie in der Übersicht **Treue** auf **Karten ausstellen**, um einen Stapel neuer Treuekarten zu erzeugen (Anzahl und optionales Präfix wählbar). Exportieren Sie anschliessend die erzeugten Kartennummern und -codes als CSV oder Excel, um sie zu drucken oder zu verteilen. Verwandt: [Shop](https://vinosoft.ch/de/help/shop), [Shop-Benutzer verwalten](https://vinosoft.ch/de/help/shop/users). ### [Shop-Checkouts überprüfen](https://vinosoft.ch/de/help/shop/checkouts) Der Bildschirm **Checkouts** listet jede Checkout-Sitzung auf, die ein Kunde in Ihrem Online-Shop gestartet hat – von einem nie abgeschlossenen Warenkorb bis zu einem erfolgreich abgeschlossenen Checkout. Nutzen Sie ihn, um zu sehen, wo Kunden hängen bleiben, und haken Sie nach, bevor aus einem abgebrochenen Warenkorb ein verlorener Verkauf wird. #### Bildschirm Checkouts öffnen Gehen Sie zu **Shop → Checkouts**, um die Liste zu sehen. #### Was die Liste zeigt Jede Zeile ist eine Checkout-Sitzung mit: - **Kunde** – der Kunde, der den Checkout gestartet hat. - **Checkout-Status** – wo die Sitzung im Checkout-Ablauf steht (zum Beispiel noch im Warenkorb, im Checkout, Zahlung ausstehend oder abgeschlossen). - **Zahlungsstatus** – der Status der zugehörigen Zahlung. - **Nummer** – die Auftragsbestätigungsnummer. Sie erscheint in *Kursivschrift* bei Sitzungen, die noch nicht abgeschlossen wurden. - **Gesamtbetrag** – der Gesamtbetrag des Checkouts inklusive Mehrwertsteuer. - **Zuletzt aktualisiert** – wann die Sitzung zuletzt bearbeitet wurde – das beste Signal dafür, wie lange ein Warenkorb schon ruht. Sortieren Sie nach **Zuletzt aktualisiert**, um Warenkörbe zu finden, die seit Längerem nicht mehr bearbeitet wurden, und kontaktieren Sie diese Kunden, bevor die Sitzung ganz einschläft. #### Bei einem Checkout nachhaken Klicken Sie in einer Zeile auf **Bearbeiten**, um die vollständige Auftragsbestätigung zu öffnen. Dort sehen Sie den Inhalt des Warenkorbs und können ihn weiter zu einem Auftrag verarbeiten. Verwandt: [Shop](https://vinosoft.ch/de/help/shop), [Shop-Transaktionen prüfen](https://vinosoft.ch/de/help/shop/transactions). ### [Shop-Transaktionen prüfen](https://vinosoft.ch/de/help/shop/transactions) Jede Zahlung, die Ihr Online-Shop verarbeitet – erfolgreich, ausstehend oder fehlgeschlagen – erzeugt einen Transaktionseintrag. Nutzen Sie den Bildschirm **Transaktionen**, um zu sehen, was belastet wurde, welcher Zahlungsanbieter die Zahlung verarbeitet hat und ob etwas Ihre Aufmerksamkeit benötigt. #### Transaktionsliste öffnen Gehen Sie zu **Shop → Transaktionen**, um alle Zahlungsversuche Ihres Online-Shops zu sehen, die neuesten zuerst. Die Liste zeigt für jede Transaktion: - **Datum** – wann die Transaktion erstellt wurde. - **Status** – wo die Zahlung aktuell steht (siehe unten). - **Typ** – die verwendete Zahlungsmethode oder den Anbieter (z. B. PayPal, PostFinance Checkout, Payrexx, SaferPay, Wallee, Vorauszahlung, Rechnung, Bar). - **Total** – den belasteten Betrag. - **Zusammenfassung** – eine kurze Beschreibung der Transaktion. - **Kunde** – der Kunde, zu dem die Transaktion gehört, mit Verknüpfung zu dessen Adressdatensatz. - **Bestellnr.** und **Rechnungsnr.** – Verknüpfungen zur zugehörigen Bestellbestätigung und Rechnung, sofern vorhanden. #### Liste filtern Nutzen Sie die Filterleiste über dem Raster, um die Liste einzugrenzen: - **Suchfeld** – filtert während der Eingabe über die Textfelder der Transaktion. - **Typ** – beschränkt die Liste auf eine einzelne Zahlungsart (z. B. nur PayPal- oder nur Payrexx-Transaktionen). - **Kunde** – beschränkt die Liste auf Transaktionen einer einzigen Kundenadresse. Kombinieren Sie den Filter **Kunde** mit einem Suchbegriff, wenn ein Kunde eine Belastung beanstandet – so finden Sie seine genaue Transaktion am schnellsten. #### Transaktionsdetails öffnen Klicken Sie auf eine Zeile, um deren Details zu öffnen. Die Detailseite zeigt: - **Datum**, **Status** und **Typ**. - **Total** – den belasteten Betrag mit Währung. - **Käufer** – eine Verknüpfung zum Adressdatensatz des Kunden, sofern die Transaktion damit verknüpft ist. - **Fehlermeldung** – wird nur angezeigt, wenn die Zahlung fehlgeschlagen ist, mit der vom Zahlungsanbieter zurückgemeldeten Ursache. - **Gutschein** – eine Verknüpfung zum verwendeten Gutschein, sofern vorhanden. - **Bestellbestätigung** – eine Verknüpfung zur entstandenen Bestellung, sofern eine erstellt wurde. - **Zahler-ID**, **Token** und **Transaktionsreferenz** – technische Kennungen des Zahlungsanbieters, nur sichtbar, wenn vorhanden. Der Support fragt diese unter Umständen bei der Abklärung eines Zahlungsproblems ab. - **Zusammenfassung** – dieselbe kurze Beschreibung wie in der Liste. #### Was die Status bedeuten Der Status einer Transaktion zeigt, wo sich die Zahlung im Lebenszyklus beim Anbieter befindet: - **Erfolgreich** – die Zahlung wurde erfasst; die Bestellung kann weiterverarbeitet werden. - **Ausstehend** – der Anbieter hat die Zahlung noch nicht bestätigt. Mehrere Anbieter (PayPal, PostFinance, Payrexx, SaferPay, Wallee) melden dabei einen eigenen ausstehenden Status, während der Kunde die Zahlung abschliesst oder der Anbieter sie fertig verarbeitet. - **Storniert** – der Kunde oder der Anbieter hat die Zahlung abgebrochen, bevor sie abgeschlossen war. - **Fehler** – die Zahlung ist fehlgeschlagen, entweder beim Anbieter oder durch einen Systemfehler beim Checkout. Prüfen Sie die **Fehlermeldung** auf der Detailseite für die Ursache. - **Unverarbeitet** – die Transaktion wurde erstellt, aber noch nicht an den Anbieter übermittelt. Ausstehende und fehlerhafte Status lösen sich meist von selbst auf, sobald der Anbieter seine endgültige Bestätigung sendet. Bleibt eine Transaktion ungewöhnlich lange ausstehend, prüfen Sie die **Fehlermeldung** sowie das eigene Dashboard des Zahlungsanbieters für weitere Details. Verwandt: [Shop](https://vinosoft.ch/de/help/shop), [Shop-Checkouts überprüfen](https://vinosoft.ch/de/help/shop/checkouts), [Zahlungsarten einrichten](https://vinosoft.ch/de/help/shop/configuration/shop-payment-types). ### [Shop-Benutzer verwalten](https://vinosoft.ch/de/help/shop/users) Shop-Benutzer sind die **Login-Konten, mit denen sich Ihre Kundinnen und Kunden in Ihrem Onlineshop anmelden** – nicht zu verwechseln mit den CRM-Mitarbeiterbenutzern, die sich in Vinosoft selbst anmelden. Jeder Shop-Benutzer ist mit einer Kundenadresse verknüpft, damit Bestellungen und Angaben immer beim richtigen Datensatz bleiben. #### Liste der Benutzer öffnen Gehen Sie zu **Shop → Users**, um alle Shop-Login-Konten zu sehen. Die Liste zeigt für jedes Konto die verknüpfte Adresse, die E-Mail-Adresse, ob die E-Mail bestätigt ist, den Kontotyp (**Customer**, **Corporate** oder **Reseller**) sowie den Aktiv-Status. Klicken Sie auf einen Namen, um zur verknüpften Adresse zu springen. #### Shop-Benutzer erstellen 1. Klicken Sie in der Liste **Users** auf **Neu erstellen**. 2. Wählen Sie die **Adresse**, zu der dieser Login gehört. 3. Erfassen Sie **E-Mail**, **Passwort** und **Passwort bestätigen** der Kundin oder des Kunden. 4. Wählen Sie den Konto-**Typ** – **Customer**, **Corporate** oder **Reseller**. 5. Klicken Sie auf **Speichern**. Wählen Sie den Typ passend zum Kaufverhalten der Kundin oder des Kunden – zum Beispiel **Reseller** oder **Corporate** für Konten, die Handelspreise oder besondere Konditionen sehen sollen, sofern Ihr Shop dies unterscheidet. #### Shop-Benutzer bearbeiten Öffnen Sie einen Benutzer aus der Liste, um **Vorname**, **Nachname**, **Typ** oder den **Aktiv**-Status zu ändern. Die E-Mail-Adresse selbst kann hier nicht geändert werden – sie wird nur zur Information angezeigt. Entfernen Sie das Häkchen bei **Aktiv**, um das Konto ohne Löschung von der Anmeldung auszuschliessen. #### Passwort zurücksetzen oder ändern Kundinnen und Kunden brauchen ihr altes Passwort nicht, damit Sie ihnen von Ihrer Seite aus ein neues vergeben können: 1. Öffnen Sie den Benutzer und klicken Sie auf **Change password**. 2. Erfassen Sie das neue **Passwort** und **Passwort bestätigen**. 3. Klicken Sie auf **Speichern**. Damit wird sofort ein neues Passwort für den Shop-Login der Kundin oder des Kunden gesetzt. Stellen Sie vor dem Speichern sicher, dass Sie das richtige Konto bearbeiten. #### Einen oder mehrere Benutzer löschen - Um ein einzelnes Konto zu löschen, öffnen Sie es und nutzen **Löschen**. - Um mehrere gleichzeitig zu löschen, aktivieren Sie die Kontrollkästchen bei den gewünschten Konten in der Liste, klicken Sie auf **Delete selected** und bestätigen Sie anschliessend jedes einzeln auf der nächsten Seite. Beim Löschen eines Shop-Benutzers wird dessen Shop-Login entfernt. Bestehen noch Verknüpfungen an anderer Stelle (zum Beispiel offene Bestellungen), blockiert Vinosoft die Löschung, bis diese aufgelöst sind. Verwandt: [Shop](https://vinosoft.ch/de/help/shop), [Treuekarten und Punktestände ansehen](https://vinosoft.ch/de/help/shop/loyalty). ### [Support-Anfragen im Shop bearbeiten](https://vinosoft.ch/de/help/shop/support) Wenn ein Kunde über die Support-Seite Ihres Shops eine Frage einreicht, landet sie in einer Liste, die Sie durchgehen, kommentieren und als erledigt markieren können. Dieser Artikel behandelt die Bearbeitung der Anfragen sowie die Konfiguration der Support-Seite selbst. #### Support-Liste öffnen Gehen Sie zu **Shop → Support**, um alle über Ihren Shop eingereichten Anfragen zu sehen. Die Liste zeigt Datum, Name, E-Mail, Telefon, Firma, Betreff, Beschreibung, Ihre internen Notizen und ob eine Anfrage als **Bearbeitet** markiert ist. #### Eine Anfrage prüfen und kommentieren 1. Öffnen Sie in der **Support**-Liste eine Anfrage über die Zeilenaktionen. 2. Lesen Sie **Name**, **E-Mail**, **Telefon**, **Firma**, **Betreff** und **Beschreibung** des Kunden – diese stammen aus dem Support-Formular des Shops und können hier nicht bearbeitet werden. 3. Fügen Sie unter **Notizen** alles hinzu, was Ihr Team zur Anfrage festhalten soll (z. B. wer sich darum kümmert oder was telefonisch vereinbart wurde). 4. Setzen Sie ein Häkchen bei **Bearbeitet**, sobald die Anfrage erledigt ist. 5. Klicken Sie auf **Speichern**. Nutzen Sie **Notizen** als internes Protokoll Ihres Teams zur Anfrage – der Kunde sieht diese nie. Für eine Antwort an den Kunden nutzen Sie Ihren üblichen E-Mail- oder Telefonkanal mit den auf der Anfrage angezeigten Kontaktdaten. #### Anfragen im Batch markieren oder löschen Wählen Sie in der **Support**-Liste die Kontrollkästchen der gewünschten Zeilen aus und nutzen Sie dann die Schaltflächen über dem Raster: - **Bearbeitet** – markiert alle ausgewählten Anfragen als bearbeitet. - **Löschen** – entfernt alle ausgewählten Anfragen. Dies kann nicht rückgängig gemacht werden. Das Löschen einer Support-Anfrage entfernt sie dauerhaft, inklusive ihrer Notizen. Stellen Sie sicher, dass Sie sie nicht mehr benötigen, bevor Sie löschen. #### Support-Seite konfigurieren Gehen Sie zu **Shop → Statische Seiten → Support-Seiten-Einstellungen**, um zu steuern, wie das Support-Formular in Ihrem Shop erscheint. Sie können Folgendes festlegen: - **Support-Link im Footer** / **Support-Link im Header** – blenden Sie den Support-Link in diesen Bereichen des Shops ein oder aus. - **Titel** und **Menütitel** – die Seitenüberschrift und die in der Navigation verwendete Bezeichnung. - **Name**, **E-Mail**, **Telefon**, **Firma**, **Betreff**, **Beschreibung** – die Feldbezeichnungen, die Kunden im Support-Formular sehen. Klicken Sie auf **Speichern**, um Ihre Änderungen auf der Live-Support-Seite zu übernehmen. Verwandt: [Shop](https://vinosoft.ch/de/help/shop), [Shop-Benutzer verwalten](https://vinosoft.ch/de/help/shop/users). ### [Konfiguration](https://vinosoft.ch/de/help/shop/configuration) Im Tab Konfiguration legen Sie das grundlegende Verhalten Ihres Shops fest und verbinden ihn mit der Aussenwelt. Hier verwalten Sie Widgets und Seitenlayout, aktivieren Zahlungsanbieter wie PayPal, PostFinance, PostFinance Checkout und Payrexx, hinterlegen Social-Media-Links, richten Drittanbieter-Integrationen ein und verwalten die Domains, über die Kunden Ihren Shop erreichen. Ausserdem finden Sie hier die Developer API für den programmatischen Zugriff sowie die Einstellungen für Checkout-Branding und Compliance, die bestimmen, wie der Checkout aussieht und welche rechtlichen Hinweise angezeigt werden. Related: [Shop](https://vinosoft.ch/de/help/shop) ### [Shop-Widgets einrichten](https://vinosoft.ch/de/help/shop/configuration/widgets) Widgets sind die Inhaltsblöcke, aus denen das Layout Ihres Schaufensters besteht – Slideshows, Banner, Produktlisten, Kategorie-Navigation und mehr. Jedes Widget sitzt in einer von zwei Spalten: der **Hauptseite** (der grosse Inhaltsbereich) oder der **rechten Seite** (der Seitenleiste). Auf dem Bildschirm **Widgets** legen Sie fest, welche Widgets in welcher Reihenfolge erscheinen. #### Den Bildschirm Widgets öffnen Gehen Sie zu **Shop → Konfiguration → Widgets**. Sie sehen zwei Spalten: links die Spalte Hauptseite und rechts die Spalte rechte Seite (Seitenleiste), die jeweils die dort aktiven Widgets auflisten. #### Ein Widget hinzufügen 1. Klicken Sie über der gewünschten Spalte – Hauptseite oder rechte Seite – auf **Widget hinzufügen**. 2. Suchen Sie in der Widget-Liste den gewünschten Typ (zum Beispiel Slideshow, Banner, News, Kategorien, Hersteller, Bestseller-Produkte, Neue Produkte, Aktionsprodukte, Zuletzt angesehene Produkte) und klicken Sie daneben auf **Widget hinzufügen**. 3. Sie kehren zum Bildschirm **Widgets** zurück, und das neue Widget erscheint am Ende dieser Spalte. Es werden nur die Widget-Typen aufgelistet, die für die Spalte verfügbar sind, aus der Sie kamen – Hauptseite und rechte Seite bieten nicht genau dieselbe Auswahl an Widgets. Einige Widget-Typen zeigen Live-Daten aus anderen Bereichen von Vinosoft – zum Beispiel zeigt das Widget Hersteller Ihre aktiven Hersteller, und Banner zeigt die von Ihnen konfigurierten Banner. Sind noch keine echten Daten vorhanden, wird Beispiel-Inhalt als Platzhalter angezeigt, damit Sie das Layout trotzdem in der Vorschau sehen. #### Ein eigenes HTML-Widget erstellen Passt keiner der eingebauten Typen zu Ihrem Bedarf, fügen Sie mit einem eigenen HTML-Widget Ihren eigenen Inhalt hinzu: 1. Klicken Sie auf dem Bildschirm **Widget hinzufügen** auf **Eigenes HTML-Widget erstellen**. 2. Geben Sie einen **Namen** ein, um das Widget intern zu kennzeichnen. 3. Erfassen Sie den **HTML**-Inhalt, der angezeigt werden soll. 4. Wählen Sie die **Position** – Hauptseite oder rechte Seite. 5. Klicken Sie auf **Speichern**. Das Widget wird der gewählten Spalte hinzugefügt. Sie können jederzeit zum Bildschirm **Widget hinzufügen** zurückkehren, um ein bestehendes eigenes HTML-Widget zu **bearbeiten** oder zu **entfernen**. Halten Sie eigenes HTML einfach und testen Sie es nach dem Speichern – der Inhalt wird unverändert auf Ihrem Schaufenster dargestellt. #### Widgets neu anordnen Ziehen Sie auf dem Bildschirm **Widgets** ein Widget-Feld innerhalb seiner Spalte nach oben oder unten, um seine Position zu ändern. Klicken Sie nach Ihren Änderungen auf **Speichern**, um die neue Reihenfolge zu übernehmen – sie wird erst nach dem Speichern auf Ihrem Schaufenster aktiv. #### Ein Widget entfernen Klicken Sie auf dem Bildschirm **Widgets** auf das Schliessen-Symbol (**×**) in der Titelleiste eines Widgets und bestätigen Sie. Das Widget wird sofort aus dieser Spalte entfernt. Related: [Konfiguration](https://vinosoft.ch/de/help/shop/configuration), [Shop](https://vinosoft.ch/de/help/shop) ### [Shop-Layout konfigurieren](https://vinosoft.ch/de/help/shop/configuration/layout) Die **Layout**-Einstellungen in der Shop-Konfiguration steuern, wie Produkte und Filter für Ihre Kunden angeordnet sind – welche Filter erscheinen, wie Produkte standardmässig sortiert und angezeigt werden und welche Details in der Produktliste erscheinen. Dies ist getrennt von der vollständigen Theme-Bearbeitung, die in [Shop-Theme auswählen und anpassen](https://vinosoft.ch/de/help/shop/themes) behandelt wird. #### Layout-Einstellungen öffnen Gehen Sie zu **Shop → Konfiguration → Layout** (Teil des Shop-Konfigurationsformulars). #### Filtertyp wählen Wählen Sie im Bereich Filterung, wie Produktfilter in Ihrem Shop funktionieren: - **Benutzerdefinierte Filterung** – das ältere, beschriftungsbasierte Filterverhalten. - **Out-of-Box-Filterung** – Filter auf Basis von benutzerdefinierten Feldern, unten pro Filter konfigurierbar. Mit der Checkbox **Produktfilter anzeigen** schalten Sie die Filter-Seitenleiste ganz ein oder aus. Welche weiteren Filteroptionen weiter unten auf der Seite erscheinen, hängt vom hier gewählten Filtertyp ab. #### Filter konfigurieren und neu anordnen Wenn **Out-of-Box-Filterung** ausgewählt ist, listet ein Raster Ihre verfügbaren Filter auf (Kategorien, Farbe und alle auf benutzerdefinierten Feldern basierenden Filter, die Sie hinzugefügt haben). Für jeden Filter können Sie: - ihn mit der Checkbox in dieser Zeile **aktivieren/deaktivieren**. - als **ausgeklappt** markieren, damit er standardmässig erweitert statt eingeklappt angezeigt wird. - als **nach Name sortiert** markieren, damit seine Werte alphabetisch statt in einer benutzerdefinierten Reihenfolge aufgelistet werden. Ziehen Sie Zeilen an ihrem Griff nach oben oder unten, um die Reihenfolge zu ändern, in der Filter im Shop erscheinen. Fügen Sie zuerst ein neues benutzerdefiniertes Feld hinzu (über den Link **Neues benutzerdefiniertes Feld hinzufügen**), wenn Sie nach einem Produktattribut filtern möchten, das noch nicht aufgeführt ist. Wenn Sie stattdessen die **Benutzerdefinierte Filterung** verwenden, sehen Sie einfachere Schalter, etwa zum Anzeigen des Kategorienfilters, zum Filtern nach Farbe und zum Anzeigen aller Einträge im Kategorienfilter. #### Standardsortierung und Ansichtstyp festlegen Unterhalb der Filter legen Sie fest, wie sich die Produktliste standardmässig verhält: - **Produkte sortieren nach** – das Feld, nach dem Produkte geordnet werden (z. B. Name, Preis). - **Sortierrichtung** – aufsteigend oder absteigend. - **Shop-Ansichtstyp** – wie Produkte dargestellt werden (z. B. Raster oder Liste). - **Home-Button-Pfad** – wohin der "Home"-Link des Shops führt. #### Produktkarten-Details steuern Im Bereich Produktdetails schalten Sie um, welche Attribute auf Produktkarten und Detailseiten erscheinen – Hersteller, Jahrgang, Grösse, Alkoholgehalt, Beschreibung, zusätzliche Beschreibung und Fläche – sowie welche benutzerdefinierten Felder für zusätzliche Anzeigeplätze verwendet werden. #### Layout-Integrationscode Unter **Layout-Integration** können Sie benutzerdefinierten **Head**- und **Body**-Code einfügen, der in die Seiten Ihres Shops eingebunden wird – nützlich für Tracking-Skripte oder kleine Anpassungen, die keine vollständige Theme-Änderung erfordern. Fügen Sie hier nur Code ein, wenn Sie verstehen, was er bewirkt. Ungültiges HTML oder Skriptfehler in diesen Feldern können die Seitendarstellung für alle Kunden beeinträchtigen. #### Änderungen speichern Klicken Sie unten im Formular auf **Speichern**, um Ihre Layout-Änderungen im Live-Shop zu übernehmen. Verwandt: [Konfiguration](https://vinosoft.ch/de/help/shop/configuration), [Shop-Theme auswählen und anpassen](https://vinosoft.ch/de/help/shop/themes), [Shop-Widgets einrichten](https://vinosoft.ch/de/help/shop/configuration/widgets). ### [Zahlungsarten einrichten](https://vinosoft.ch/de/help/shop/configuration/shop-payment-types) Zahlungsarten bestimmen, welche Zahlungsmethode eine Kundin an der Kasse wählen kann – Rechnung, Vorauskasse, Bar oder ein Karten-/Wallet-Anbieter wie PayPal oder Payrexx. Jede Zahlungsart ist ein eigener Eintrag mit eigenem Namen, Symbol und eigener Sichtbarkeit, sodass Sie genau die gewünschte Auswahl an Methoden in der gewünschten Reihenfolge anbieten können. #### Zahlungsarten öffnen Gehen Sie zu **Shop → Konfiguration → Zahlungsarten**. Die Liste zeigt jede von Ihnen erstellte Zahlungsart mit ihrem Namen, ihrer Sichtbarkeit, ihrer Sortierreihenfolge und dem zugrunde liegenden Typ. #### Eine Zahlungsmethode hinzufügen 1. Klicken Sie auf der Seite **Zahlungsarten** auf **Neu erstellen**. 2. Laden Sie ein **Symbol** für die Zahlungsmethode hoch – es wird an der Kasse neben dem Namen angezeigt. 3. Legen Sie die **Reihenfolge** fest – eine Zahl, die bestimmt, wo diese Methode gegenüber den anderen erscheint. 4. Wählen Sie den **Typ** – den zugrunde liegenden Zahlungsmechanismus (zum Beispiel Rechnung, Vorauskasse, Bar, PayPal, Payrexx, PostFinance Checkout, SaferPay oder Wallee). 5. Wechseln Sie den **Sprach**-Wähler und erfassen Sie den **Namen**, der den Kundinnen in jeder Sprache angezeigt wird. 6. Klicken Sie auf **Speichern**. Wählen Sie den Typ, der zum tatsächlich genutzten Anbieter passt. Einige Typen (Rechnung, Vorauskasse, Bar) benötigen keine weitere Einrichtung – andere (PayPal, Payrexx, PostFinance Checkout, SaferPay, Wallee) benötigen zusätzlich die konfigurierten Anbieter-Zugangsdaten, bevor Kundinnen damit bezahlen können. #### Eine Zahlungsmethode aktivieren oder ausblenden Verwenden Sie das Kontrollkästchen **sichtbar** der Zahlungsart, um zu steuern, ob sie derzeit an der Kasse angeboten wird. Entfernen Sie das Häkchen, um eine Methode vorübergehend auszublenden – zum Beispiel während Sie ihre Anbieter-Zugangsdaten noch einrichten – ohne den Eintrag zu löschen. #### Anbieter-Zugangsdaten konfigurieren Anbieterbasierte Zahlungsarten benötigen Konto-Zugangsdaten, bevor sie funktionieren. Auf der Seite **Zahlungsarten** zeigt die zweite Liste unterhalb des Rasters jeden unterstützten Anbieter mit einem Link **Hinzufügen** oder **Konfigurieren** – **Hinzufügen** bedeutet, dass der Anbieter noch nicht eingerichtet wurde, **Konfigurieren** bedeutet, dass bereits Einstellungen gespeichert sind. Jeder Anbieter hat seinen eigenen Einrichtungsartikel mit den genau erforderlichen Feldern – siehe die Related-Links unten für PayPal, PostFinance, PostFinance Checkout und Payrexx. #### Eine Zahlungsmethode bearbeiten oder löschen Verwenden Sie die Zeilenaktionen im Raster **Zahlungsarten**, um Symbol, Reihenfolge, Typ oder Namen einer Methode zu **bearbeiten** oder sie zu **löschen**. Wurde eine Zahlungsart bereits bei Bestellungen verwendet, verhindert Vinosoft das Löschen, damit Ihr Bestellverlauf erhalten bleibt – blenden Sie sie stattdessen aus, indem Sie **sichtbar** deaktivieren. Related: [Konfiguration](https://vinosoft.ch/de/help/shop/configuration), [PayPal für Ihren Shop einrichten](https://vinosoft.ch/de/help/shop/configuration/paypal), [Zahlungsart PostFinance (klassisch)](https://vinosoft.ch/de/help/shop/configuration/postfinance), [PostFinance Checkout verbinden](https://vinosoft.ch/de/help/shop/configuration/postfinance-checkout), [Payrexx verbinden](https://vinosoft.ch/de/help/shop/configuration/payrexx), [Shop-Transaktionen prüfen](https://vinosoft.ch/de/help/shop/transactions). ### [PayPal für Ihren Shop einrichten](https://vinosoft.ch/de/help/shop/configuration/paypal) Mit PayPal können Ihre Kundinnen und Kunden Bestellungen in Ihrem Shop mit ihrem PayPal-Konto bezahlen. Die Einrichtung besteht aus zwei Schritten: Erfassen Sie zuerst Ihre PayPal-API-Zugangsdaten, und fügen Sie danach PayPal als Zahlungsart hinzu, damit sie an der Kasse erscheint. #### PayPal-API-Zugangsdaten erfassen Gehen Sie zu **Shop → Konfiguration → Integrationen**. Erfassen Sie im Abschnitt **PayPal** folgende Angaben: - **User ID** – Ihr PayPal-API-Benutzername. - **Password** – Ihr PayPal-API-Passwort. - **Signature** – Ihre PayPal-API-Signatur. - **Payment environment** – wählen Sie **Test**, um PayPal zuerst in der Sandbox von PayPal auszuprobieren, oder **Live**, um echte Zahlungen entgegenzunehmen. Klicken Sie auf **Speichern**, sobald alle drei Zugangsdaten-Felder ausgefüllt sind. Behandeln Sie Ihre PayPal-Angaben zu User ID, Password und Signature wie jedes andere Geheimnis – geben Sie sie nicht weiter und fügen Sie sie nicht in Support-Anfragen ein. Setzen Sie **Payment environment** zuerst auf **Test** und platzieren Sie einige Testbestellungen, bevor Sie auf **Live** umstellen, damit Sie Konfigurationsprobleme erkennen, bevor echte Kundinnen und Kunden bezahlen. #### PayPal als Zahlungsart aktivieren Das Erfassen der Zugangsdaten verbindet PayPal mit Ihrem Shop – Kundinnen und Kunden sehen die Zahlungsart an der Kasse aber erst, wenn sie zusätzlich als Zahlungsart hinzugefügt wurde: 1. Gehen Sie zu **Shop → Konfiguration → Zahlungsarten**. 2. Klicken Sie auf **Neu erstellen**. 3. Setzen Sie das Dropdown **Type** auf **Paypal**, vergeben Sie einen **Namen**, legen Sie mit **Order** die Reihenfolge unter Ihren übrigen Zahlungsarten fest und aktivieren Sie **Is visible**. 4. Klicken Sie auf **Speichern**. Kundinnen und Kunden sehen PayPal nun zusammen mit Ihren übrigen Zahlungsarten an der Kasse. #### PayPal wieder deaktivieren Um PayPal an der Kasse vorübergehend auszublenden, ohne die Konfiguration zu löschen, öffnen Sie die PayPal-Zahlungsart im Bildschirm **Zahlungsarten**, deaktivieren Sie **Is visible** und speichern Sie. Ihre PayPal-Zugangsdaten im Integrationen-Bildschirm bleiben dabei unverändert. Verwandt: [Zahlungsarten einrichten](https://vinosoft.ch/de/help/shop/configuration/shop-payment-types), [Konfiguration](https://vinosoft.ch/de/help/shop/configuration). ### [Zahlungsart PostFinance (klassisch)](https://vinosoft.ch/de/help/shop/configuration/postfinance) Möglicherweise siehst du in älteren Shop-Konfigurationen die Zahlungsart **PostFinance**. Dabei handelt es sich um die klassische PostFinance-Integration (erkennbar an Merchant-ID/PSPID und SHA-Signatur) — sie wurde durch **PostFinance Checkout** abgelöst und wird nur noch beibehalten, damit Shops, die sie bereits nutzen, weiterhin funktionieren. PostFinance Checkout läuft auf der Plattform **Wallee** und erscheint in Vinosoft unter der Zahlungsart **Wallee**. Wenn du PostFinance neu einrichtest, verwende stattdessen PostFinance Checkout — siehe [PostFinance Checkout verbinden](https://vinosoft.ch/de/help/shop/configuration/postfinance-checkout). #### Weshalb du "PostFinance" siehst Die klassische Zahlungsart PostFinance verwendete eine Merchant-ID (PSPID) und ein SHA-Signatur-Secret, um Kundinnen und Kunden auf die gehostete Zahlungsseite von PostFinance weiterzuleiten. In Vinosoft ist sie als Legacy-Option markiert: - Shops, die sie in der Vergangenheit eingerichtet haben, können sie weiterhin nutzen — bestehende Bestellungen und Checkouts werden normal weiterverarbeitet. - Sie wird für neue Shop-Einrichtungen nicht mehr als wählbare Zahlungsart angeboten. - Es gibt keine Selbstbedienungs-Einstellungsseite, um PostFinance-(klassisch)-Zugangsdaten einzutragen oder zu ändern — diese Werte wurden bei der ursprünglichen Einrichtung der Integration für dich konfiguriert. #### Was du stattdessen tun solltest Wenn du heute PostFinance-basierte Zahlungen in deinem Shop akzeptieren möchtest, richte **PostFinance Checkout** ein (angezeigt als **Wallee** in den Zahlungsart-Einstellungen) unter **Shop → Konfiguration → Zahlungsarten → Wallee**. Diese Integration verwendet eine Space ID, User ID und User Key anstelle eines PSPID/SHA-Paars und ist die aktiv unterstützte Lösung für die Zukunft. Die vollständige Anleitung findest du unter [PostFinance Checkout verbinden](https://vinosoft.ch/de/help/shop/configuration/postfinance-checkout). Versuche nicht, PSPID/SHA-Werte für die klassische Zahlungsart PostFinance neu einzutragen oder zu erraten — dafür gibt es keine unterstützte Ansicht, und es aktiviert keine neuen Zahlungen. Falls dein Shop weiterhin darauf angewiesen ist und du Änderungen planst, führe immer zuerst eine Testbestellung durch, um sicherzustellen, dass Zahlungen und Bestellstatus weiterhin korrekt funktionieren, bevor du etwas an deiner Zahlungskonfiguration änderst. Falls du nicht sicher bist, ob dein Shop noch die klassische PostFinance-Zahlungsart verwendet oder bereits auf PostFinance Checkout umgestellt hat, prüfe unter **Shop → Konfiguration → Zahlungsarten**, welche Zahlungsart aktiviert und sichtbar ist. Related: [Zahlungsarten einrichten](https://vinosoft.ch/de/help/shop/configuration/shop-payment-types), [PostFinance Checkout verbinden](https://vinosoft.ch/de/help/shop/configuration/postfinance-checkout), [Konfiguration](https://vinosoft.ch/de/help/shop/configuration). ### [PostFinance Checkout verbinden](https://vinosoft.ch/de/help/shop/configuration/postfinance-checkout) Mit PostFinance Checkout können Kundinnen und Kunden direkt im Checkout deines Shops mit Kreditkarte und weiteren Zahlungsarten bezahlen. Die Verbindung mit Vinosoft benötigt nur wenige Zugangsdaten aus deinem PostFinance-Checkout-Konto. PostFinance Checkout läuft auf der Zahlungsplattform **Wallee**, deshalb erscheint diese Seite in Vinosoft unter dem Namen **Wallee**. Es handelt sich um dieselbe PostFinance-Checkout-Integration — Wallee ist der zugrunde liegende Zahlungsabwickler. #### Die Zahlungsart Wallee öffnen Gehe zu **Shop → Konfiguration → Zahlungsarten → Wallee**. #### Zugangsdaten eintragen Diese Werte findest du in deinem PostFinance-Checkout- bzw. Wallee-Konto: 1. **Space ID** — die Kennung des Space (Unterkontos), das du verbinden möchtest. 2. **User ID** — die für den API-Zugriff erstellte Application-User-ID. 3. **User Key** — der API-Schlüssel (Application User Key) für diesen Application User. Trage alle drei Werte ein und klicke auf **Speichern**. Space ID, User ID und User Key sind sensible Zugangsdaten — behandle sie wie ein Passwort und gib sie nur Personen weiter, die deine Zahlungskonfiguration verwalten. Führe nach dem Speichern neuer Zugangsdaten immer eine Testbestellung durch, bevor du dich für den Live-Betrieb auf die Verbindung verlässt, um zu prüfen, dass Zahlungen abgeschlossen werden und der Bestellstatus korrekt aktualisiert wird. #### Test- und Live-Zugangsdaten PostFinance-Checkout- bzw. Wallee-Konten können separate Spaces für Tests und für Live-Zahlungen haben. Achte darauf, die Zugangsdaten des Spaces einzutragen, der deiner Absicht entspricht — einen Live-Space für echte Kundenzahlungen oder einen Test-Space, solange du deine Einrichtung noch prüfst — denn Vinosoft verwendet genau die Space ID, User ID und User Key, die du hier speicherst. Related: [Zahlungsarten einrichten](https://vinosoft.ch/de/help/shop/configuration/shop-payment-types), [Zahlungsart PostFinance (klassisch)](https://vinosoft.ch/de/help/shop/configuration/postfinance), [Konfiguration](https://vinosoft.ch/de/help/shop/configuration). ### [Payrexx verbinden](https://vinosoft.ch/de/help/shop/configuration/payrexx) Payrexx ist ein Schweizer Zahlungsanbieter. Die Anbindung an Ihren Shop erfolgt in zwei Schritten: Erfassen Sie Ihre Payrexx-Zugangsdaten und fügen Sie Payrexx anschliessend als Zahlungsart hinzu, damit Kundinnen und Kunden sie im Checkout auswählen können. #### Payrexx-Zugangsdaten erfassen 1. Gehen Sie zu **Shop → Konfiguration → Integrationen**. 2. Erfassen Sie unter **Payrexx settings** folgende Angaben: - **Instance** – der Instanzname Ihres Payrexx-Kontos (der Name, den Sie beim Erstellen Ihres Payrexx-Kontos gewählt haben). - **Api secret** – das API-Secret aus Ihrem Payrexx-Dashboard. 4. Klicken Sie auf **Speichern**. Ihr API-Secret gewährt Zugriff auf die Zahlungsabwicklung über Ihr Payrexx-Konto. Kopieren Sie es direkt aus Ihrem Payrexx-Dashboard, geben Sie es nie weiter und speichern Sie es nur in diesem Einstellungsfeld. #### Payrexx als Zahlungsart aktivieren Das Erfassen der Zugangsdaten verbindet Ihren Shop mit Payrexx – im Checkout sehen Kundinnen und Kunden Payrexx aber erst, wenn Sie es als Zahlungsart hinzufügen. 1. Gehen Sie zu **Shop → Konfiguration → Payment types**. 2. Klicken Sie auf **Neu erstellen**. 3. Setzen Sie **Type** auf **Payrexx**, vergeben Sie einen **Name**, den Kundinnen und Kunden wiedererkennen, legen Sie die Anzeigereihenfolge **Order** fest und aktivieren Sie die Sichtbarkeit. 4. Klicken Sie auf **Speichern**. #### Vor dem Livegang testen Payrexx unterscheidet Test- und Live-Transaktionen auf seiner eigenen Seite (zum Beispiel über eine eigene Test-Instanz in Ihrem Payrexx-Konto). Führen Sie eine kleine Testbestellung über den Checkout Ihres Shops durch, bevor Sie Payrexx Ihren Kundinnen und Kunden ankündigen, und prüfen Sie, ob die Zahlung abgeschlossen wird und der Bestellstatus korrekt aktualisiert wird. Führen Sie nach dem Verbinden von Payrexx und vor dem produktiven Einsatz immer eine echte Testtransaktion durch – ein falscher Instanzname oder ein falsches API-Secret führt dazu, dass der Checkout für alle Kundinnen und Kunden fehlschlägt, die diese Zahlungsart wählen. Verwandt: [Zahlungsarten einrichten](https://vinosoft.ch/de/help/shop/configuration/shop-payment-types), [Konfiguration](https://vinosoft.ch/de/help/shop/configuration). ### [Social-Media-Links](https://vinosoft.ch/de/help/shop/configuration/social-network-links) Social-Media-Links führen Kundinnen und Kunden von Ihrem Shop zu Ihren Social-Media-Profilen – Facebook, Instagram, Twitter, YouTube, LinkedIn, Pinterest, WhatsApp und Google+. Sie pflegen die Liste einmal im CRM; der Shop zeigt jeweils die Symbole an, die Sie hinzufügen. #### Liste der Social-Media-Links öffnen Gehen Sie zu **Shop → Konfiguration → Social-Media-Links**, um die bereits erfassten Netzwerke zu sehen. #### Social-Media-Link hinzufügen 1. Klicken Sie in der Liste **Social-Media-Links** auf **Neu erstellen**. 2. Fügen Sie die **URL** Ihrer Profilseite ein (z. B. die vollständige Adresse Ihrer Facebook-Seite). 3. Wählen Sie den **Typ** – das Netzwerk, zu dem dieser Link gehört (Facebook, Twitter, Pinterest, Google+, LinkedIn, Instagram, WhatsApp oder YouTube). 4. Klicken Sie auf **Speichern**. Das passende Symbol erscheint nun in Ihrem Shop und verlinkt auf die eingegebene URL. Verwenden Sie die vollständige Profil-URL inklusive `https://` – eine unvollständige Adresse öffnet sich für Kundinnen und Kunden möglicherweise nicht korrekt. #### Link bearbeiten oder löschen Nutzen Sie die Zeilenaktionen in der Liste, um die URL oder den Typ eines Links zu **bearbeiten** oder ihn zu **löschen**, wenn das Netzwerk nicht mehr angezeigt werden soll. #### Social-Media-Links im Shop ein- oder ausblenden Das Hinzufügen von Links hier baut nur Ihre Liste auf – ob sie tatsächlich angezeigt werden, hängt von einer separaten Einstellung ab. Gehen Sie zu **Shop → Konfiguration** und aktivieren Sie **Social-Media-Links anzeigen**, damit die Symbole für Kundinnen und Kunden sichtbar werden; deaktivieren Sie die Einstellung, um sie auszublenden, ohne Ihre Liste zu löschen. Pro Netzwerktyp können Sie nur einen Link erfassen. Um das Ziel eines Netzwerks zu ändern, bearbeiten Sie den bestehenden Eintrag, statt einen weiteren zu erstellen. Verwandt: [Konfiguration](https://vinosoft.ch/de/help/shop/configuration), [Shop](https://vinosoft.ch/de/help/shop). ### [Shop-Integrationen einrichten](https://vinosoft.ch/de/help/shop/configuration/integrations) Der Bildschirm **Integrationen** bündelt alles, was deinen Shop mit der Aussenwelt verbindet: Zahlungsanbieter, Produkt-Feeds für Preisvergleichsseiten und eigene Skripte, die auf deinen Shop-Seiten laufen sollen. #### Bildschirm Integrationen öffnen Gehe zu **Shop → Konfiguration → Integrationen**. #### Zahlungsanbieter Trage die Zugangsdaten der Zahlungsanbieter ein, die du nutzt: - **PayPal Einstellungen** — Benutzer-ID, Signatur, Passwort und Zahlungsumgebung (Sandbox oder Live). - **Post Finance Checkout Einstellungen** — Space-ID, Application User Key und Application User ID. - **Payrexx Einstellungen** — Instance und API Secret. Fülle nur die Anbieter aus, die du tatsächlich verwendest, und klicke dann auf **Speichern**. Diese Felder enthalten aktive Zahlungs-Zugangsdaten. Trage nur Werte ein, die du direkt von PayPal, Post Finance Checkout oder Payrexx erhalten hast, und behandle sie vertraulich. #### Produkt-Feeds Vinosoft erzeugt schreibgeschützte Feed-URLs, die du an Preisvergleichs- und Marktplatzseiten weitergeben kannst: - **Google Shopping** — zeigt das Datum der letzten Aktualisierung und die Feed-URL. Lege eine **Artikelkategorie** fest, um zu steuern, wie deine Artikel im Feed kategorisiert werden. - **Vivino Feed** — zeigt das Datum der letzten Aktualisierung und die Feed-URL. - **wine-searcher.com Feed** — zeigt die Feed-URL sowie die Einstellungen **Lieferzeit**, **Angebotsart** und **Mindestbestellmenge**, die im Feed enthalten sind. Nutze das Symbol zum Kopieren neben jeder URL, um sie in die Zwischenablage zu kopieren, oder das Download-Symbol (Google Shopping), um die Feed-Datei direkt herunterzuladen. Gib die Feed-URL dem Marktplatz oder der Vergleichsseite einmal weiter — Vinosoft hält den Feed selbst automatisch aktuell. #### Eigene Integration hinzufügen Mit einer eigenen Integration kannst du ein Skript (z. B. ein Tracking-Pixel oder ein Chat-Widget) in deine Shop-Seiten einbinden. 1. Klicke auf dem Bildschirm **Integrationen** auf **Neu erstellen**. 2. Gib einen **Namen** ein, um die Integration zu identifizieren. 3. Füge das Skript in **Inhalt** ein. 4. Wähle, wo es platziert werden soll: **Head**, **Anfang des Body** oder **Ende des Body**. 5. Klicke auf **Speichern**. Die neue Integration erscheint in der Liste unterhalb der Feed-Einstellungen. #### Eigene Integration bearbeiten oder löschen Nutze die Zeilenaktionen neben einer Integration, um ihr Skript oder ihre Platzierung zu **bearbeiten** oder sie zu **löschen**. Beim Löschen einer Integration wird das Skript sofort von deinen Shop-Seiten entfernt. Related: [Konfiguration](https://vinosoft.ch/de/help/shop/configuration), [Entwickler-API-Zugriff einrichten](https://vinosoft.ch/de/help/shop/configuration/api). ### [Eigene Domain mit Ihrem Shop verbinden](https://vinosoft.ch/de/help/shop/configuration/domains) Ihr Shop braucht mindestens eine Adresse, unter der Kundinnen und Kunden ihn erreichen können. Sie können mit einer kostenlosen **vinosoft.shop**-Subdomain starten und beliebig viele eigene Domains hinzufügen – alles auf einem Bildschirm. #### Bildschirm Domains öffnen Gehen Sie zu **Shop → Konfiguration → Domains**. #### Kostenlose vinosoft.shop-Subdomain beanspruchen Wenn Sie noch keine Subdomain haben, zeigt der **Subdomain-Bereich** ein Textfeld anstelle einer Adresse. 1. Erfassen Sie ein Präfix (Buchstaben, Zahlen und Bindestriche, 3–63 Zeichen). 2. Klicken Sie auf **Beanspruchen**. Ihr Shop ist jetzt sofort unter `.vinosoft.shop` erreichbar – keine DNS-Einrichtung nötig. Sie können jeweils nur eine vinosoft.shop-Subdomain gleichzeitig halten. Klicken Sie auf **Freigeben**, um sie aufzugeben; danach können Sie ein anderes Präfix beanspruchen. Wenn Sie eine Subdomain freigeben, wird sie für andere Shops verfügbar. Stellen Sie sicher, dass Sie Kundinnen und Kunden bereits an eine andere Adresse verwiesen haben (oder eine eigene Domain hinzugefügt haben), bevor Sie die Subdomain freigeben. #### Eigene Domain hinzufügen So verwenden Sie eine Domain, die Ihnen bereits gehört: 1. Klicken Sie im Bereich **Eigene Domains** auf **Domain hinzufügen**. 2. Erfassen Sie den Domainnamen (z. B. `shop.beispiel.ch`), ohne `http://` und ohne abschliessenden Schrägstrich. 3. Klicken Sie auf **Speichern**. Die Domain erscheint in der Liste mit dem Datum, an dem sie hinzugefügt wurde. #### Domain per DNS auf Ihren Shop verweisen Damit eine eigene Domain Ihren Shop tatsächlich erreicht, müssen Sie deren DNS-Einträge bei Ihrem Domain-Registrar oder DNS-Anbieter anpassen. Der Bereich **DNS-Konfiguration** auf dem Bildschirm Domains zeigt den zu verwendenden Eintrag: - **Root-Domain** (z. B. `beispiel.ch`): Erstellen Sie einen **A**-Eintrag, der auf die im Bereich angezeigte IP-Adresse zeigt. - **Subdomain** (z. B. `shop.beispiel.ch`): Erstellen Sie einen **CNAME**-Eintrag, der auf den im Bereich angezeigten Wert zeigt. **DNS-Ausbreitung** DNS-Änderungen können je nach Anbieter und bestehenden TTL-Werten der Einträge wenige Minuten bis 24–48 Stunden benötigen, bis sie vollständig wirksam sind. Ihre Domain löst erst dann auf den Shop auf, wenn die Ausbreitung abgeschlossen ist. Sie können mehrere eigene Domains gleichzeitig hinzufügen und nutzen – es muss keine als primär festgelegt werden; jede korrekt konfigurierte Domain führt zum selben Shop. #### Domain entfernen Verwenden Sie die Löschaktion in der Spalte **Aktionen** der Zeile, um eine eigene Domain zu entfernen, die Sie nicht mehr benötigen. Um stattdessen Ihre kostenlose Subdomain zu entfernen, verwenden Sie **Freigeben** im Subdomain-Bereich. Passen Sie die DNS-Einträge Ihrer Domain an, bevor Sie eine alte Domain aus Vinosoft entfernen, damit Kundinnen und Kunden beim Wechsel nicht auf einen defekten Link stossen. Verwandt: [Konfiguration](https://vinosoft.ch/de/help/shop/configuration), [Shop](https://vinosoft.ch/de/help/shop). ### [Entwickler-API-Zugriff einrichten](https://vinosoft.ch/de/help/shop/configuration/api) Wenn Sie eine externe Anwendung entwickeln oder mit Ihrem Online-Shop verbinden möchten – eine mobile App, eine Integration oder eine eigene Storefront – benötigt diese Zugangsdaten für die Shop-API. In Vinosoft erstellen Sie Zugriffstoken und registrieren OAuth-Clients unter **Shop → Konfiguration → API**. #### Zugriffstoken Zugriffstoken sind der einfachste Weg, ein Skript, einen Backend-Dienst oder eine Integration gegenüber der Shop-API zu authentifizieren. Gehen Sie zu **Shop → Konfiguration → API** und klicken Sie unter **Zugriffstoken** auf **Token erstellen**. 1. Erfassen Sie eine **Bezeichnung**, die beschreibt, wofür das Token verwendet wird (z. B. "Mobile-App-Integration"). 2. Wählen Sie den **Token-Typ**: - **Admin** – voller Zugriff auf die Shop-API, eingeschränkt auf die von Ihnen ausgewählten Shop-Modulberechtigungen. - **Storefront** – nur öffentlicher Lesezugriff, für Fähigkeiten wie das Lesen von Artikeln, Kollektionen oder Inhalten sowie das Schreiben von Checkouts. 4. Wählen Sie die konkreten **Berechtigungen (Scopes)**, auf die das Token beschränkt sein soll. 5. Klicken Sie auf **Erstellen**. Der vollständige Token-Wert wird **einmalig** direkt nach der Erstellung angezeigt. Kopieren Sie ihn sofort in die Konfiguration Ihrer Anwendung – Vinosoft speichert danach nur noch das Präfix des Tokens und kann Ihnen den vollständigen Wert nicht mehr erneut anzeigen. Behandeln Sie ein Zugriffstoken wie ein Passwort. Jeder, der es besitzt, kann die Shop-API mit den zugewiesenen Berechtigungen aufrufen. Bewahren Sie es in einem Secrets-Manager oder einer Umgebungsvariable auf, niemals in der Versionsverwaltung oder einem geteilten Dokument. Wird ein Token bekannt oder nutzen Sie eine Integration nicht mehr, widerrufen Sie es sofort in der Token-Liste. Jedes Token in der Liste zeigt Präfix, Bezeichnung, Berechtigungen, Erstellungsdatum und letztes Nutzungsdatum, damit Sie Token auseinanderhalten und nicht mehr genutzte Token erkennen können. Um ein Token zu widerrufen, nutzen Sie die Aktion **Widerrufen** in der jeweiligen Zeile – dies stoppt sofort jede Anwendung, die das Token zur Authentifizierung verwendet. #### Kundenkonto-OAuth-Clients Wenn Sie eine kundenseitige App entwickeln, mit der sich Kundinnen und Kunden mit ihrem Vinosoft-Shop-Konto anmelden können, registrieren Sie statt eines Zugriffstokens einen **OAuth-Client**. Dabei handelt es sich um öffentliche PKCE-Clients – es wird kein Client-Secret ausgestellt oder gespeichert. Klicken Sie unter **Kundenkonto-OAuth-Clients** auf **Client registrieren**: 1. Erfassen Sie einen **Anzeigenamen** für die Anwendung. 2. Erfassen Sie eine oder mehrere **Redirect-URIs** (eine pro Zeile), an die der OAuth-Ablauf Kundinnen und Kunden zurückleiten darf. 3. Wählen Sie die **Berechtigungen (Scopes)**, die der Client anfordern darf, etwa das Lesen der eigenen Kundendaten, das Lesen von Bestellungen oder das Schreiben von Adressen. 4. Aktivieren Sie optional **Password-Grant erlauben**, falls Ihre Anwendung dies benötigt. 5. Klicken Sie auf **Registrieren**. Nach der Registrierung zeigt Vinosoft die generierte **Client-ID** an – kopieren Sie diese in Ihre Anwendung. Da kein Secret ausgestellt wird, achten Sie darauf, die Client-ID zusammen mit Ihren registrierten Redirect-URIs und dem PKCE-Ablauf abzusichern. Jeder registrierte Client zeigt Name, Berechtigungen, Redirect-URIs, Password-Grant-Einstellung und Status. Nutzen Sie die Aktion **Deaktivieren** in der Zeile eines Clients, um zu verhindern, dass er Kundinnen und Kunden weiterhin authentifiziert – zum Beispiel, wenn eine App ausser Betrieb genommen wird oder Sie vermuten, dass ihre Konfiguration kompromittiert wurde. Verwandt: [Konfiguration](https://vinosoft.ch/de/help/shop/configuration), [Shop-Integrationen einrichten](https://vinosoft.ch/de/help/shop/configuration/integrations). ### [Checkout-Branding](https://vinosoft.ch/de/help/shop/configuration/checkout-branding) Mit dem Checkout-Branding passen Sie an, wie Ihr Checkout **aussieht** – Logo, Farben, Schriften und Formen. Preise, Steuern oder Versand werden dadurch nicht beeinflusst; diese werden an anderer Stelle konfiguriert. #### Checkout-Branding öffnen Gehen Sie zu **Shop → Konfiguration → Checkout-Branding**. Aktivieren Sie oben im Formular **Checkout-Branding aktivieren**. Schalten Sie es jederzeit wieder aus, um zum Standard-Theme zurückzukehren – Ihre gespeicherten Einstellungen bleiben erhalten, sie werden nur nicht mehr angewendet. #### Markenelemente hochladen Unter **Markenelemente**: - **Logo** – laden Sie ein Bild hoch, das im Checkout-Header anstelle des Store-Namens angezeigt wird. - **Favicon** – laden Sie das kleine Symbol hoch, das während des Checkouts im Browser-Tab erscheint. - **Logo-Position** – legen Sie fest, wo das Logo im Header steht. - **Logo max. Breite** – ziehen Sie den Regler (40–400px), um die Logogrösse festzulegen. Verwenden Sie ein Logo mit transparentem Hintergrund, damit es bei jeder Checkout-Hintergrundfarbe gut aussieht. #### Farben festlegen Legen Sie unter **Farben** für jedes Element einen Hex-Wert (`#RRGGBB`) fest – Primärfarbe (Buttons), Text auf Primärfarbe, Akzent, Hintergrund, Hintergrund der Bestellübersicht, Fläche (Karten), Text, gedämpfter Text, Fehler, Erfolg, Rahmen/Trennlinien, Rahmen der Eingabefelder und Fokusrahmen. Nutzen Sie das Farbfeld neben jedem Eintrag, um die Farbe visuell auszuwählen, oder geben Sie den Hex-Code direkt ein. Lassen Sie ein Farbfeld leer, damit diese Farbe vom Standard-Theme übernommen wird, statt sie zu überschreiben. #### Schrift und Form festlegen Unter **Schrift & Form**: - **Schrift (Text)** und **Schrift (Überschriften)** – wählen Sie aus den verfügbaren Web-Schriften. - **Eckenradius** – die Standard-Rundung (0–24px) für Karten und andere Elemente. - **Button-Text in Grossbuchstaben** – schreibt den gesamten Button-Text in Grossbuchstaben. - **Radius-Override Buttons** / **Radius-Override Eingabefelder** – legen Sie eine abweichende Rundung nur für Buttons oder Eingabefelder fest; leer lassen, um den Eckenradius oben zu übernehmen. - **Button-Stil** und **Feld-Stil** – wählen Sie das visuelle Erscheinungsbild für Buttons und Eingabefelder. #### Header, Footer und Vertrauenselemente festlegen Unter **Header, Footer & Vertrauen**: - **Ankündigungstext** – eine Meldung, die in einer Leiste über dem Checkout angezeigt wird, in der aktuellen Sprache. Leer lassen, um die Leiste auszublenden. - **Hintergrundfarbe** / **Textfarbe der Ankündigung** – die Farben für diese Leiste. - **Footer anzeigen** – zeigt den Store-Namen und Links zu Richtlinien im Checkout-Footer an. - **Vertrauenssiegel anzeigen** – zeigt Vertrauens- und Zahlungssiegel an. #### Vorschau und Speichern Jede Änderung aktualisiert sofort die **Live-Vorschau** rechts, sodass Sie das Ergebnis vor dem Speichern prüfen können. Sobald Sie zufrieden sind, klicken Sie auf **Speichern**. Verwandt: [Konfiguration](https://vinosoft.ch/de/help/shop/configuration), [Checkout-Compliance](https://vinosoft.ch/de/help/shop/configuration/checkout-compliance), [Shop-Theme auswählen und anpassen](https://vinosoft.ch/de/help/shop/themes). ### [Checkout-Compliance](https://vinosoft.ch/de/help/shop/configuration/checkout-compliance) Checkout-Compliance steuert die rechtliche Einwilligungsstufe im Checkout deines Shops – die Checkbox zur Annahme der Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB), die Links zu deinen AGB- und Datenschutzseiten sowie eine optionale Newsletter-Opt-in-Checkbox. Eine ausdrückliche Einwilligung vor Abschluss einer Bestellung zu verlangen, ist in der EU und der Schweiz oft rechtlich vorgeschrieben – besonders für einen Shop, der altersbeschränkte Waren wie Wein verkauft. Vinosoft prüft das Alter von Käuferinnen und Käufern nicht und erstellt auch keine rechtlichen Texte für dich. Ob du die AGB-Annahme verlangen musst, was deine AGB und Datenschutzerklärung enthalten müssen und wie du die Altersverifikation für Alkoholverkäufe handhabst, hängt davon ab, wohin und woher du verkaufst. Lass diese Einstellungen – und den Inhalt deiner AGB, Datenschutzerklärung und allfälliger Altersverifikationshinweise – von einer Fachperson für Recht prüfen, bevor du dich darauf verlässt. #### Checkout-Compliance öffnen Gehe zu **Shop → Konfiguration → Checkout-Compliance**. #### AGB-Annahme verlangen Aktiviere **AGB-Annahme verlangen**, um im Checkout neben dem Zahlen-Button eine Annahme-Checkbox einzublenden. Solange diese Einstellung aktiv ist, kann eine Bestellung nicht abgeschlossen werden, ohne dass die Checkbox angekreuzt wurde – Vinosoft prüft dies sowohl auf der Checkout-Seite als auch serverseitig, sodass die Prüfung nicht durch Umgehen der Client-seitigen Kontrolle ausgehebelt werden kann. #### AGB- und Datenschutz-Links hinterlegen Trage unter **Links** die Webadressen deiner eigenen rechtlichen Seiten ein: - **AGB-URL** – wird als Link neben der Annahme-Checkbox (und im Footer des Checkouts) angezeigt, damit Käuferinnen und Käufer deine AGB lesen können, bevor sie ihnen zustimmen. - **Datenschutz-URL** – wird neben dem AGB-Link angezeigt. Der Datenschutz-Link erscheint nur, wenn dieses Feld ausgefüllt ist. Lässt du ein Feld leer, wird die dazugehörige Bezeichnung als reiner Text ohne Link angezeigt. Vinosoft hostet oder verfasst diese rechtlichen Inhalte nicht für dich – verlinke auf Seiten, die du anderswo pflegst, etwa deine [Statische Seiten verwalten](https://vinosoft.ch/de/help/shop/static-pages). #### Newsletter-Opt-in-Checkbox anzeigen Aktiviere unter **Newsletter** die Option **Newsletter-Opt-in-Checkbox anzeigen**, um im Checkout eine Opt-in-Checkbox einzublenden. Sie ist standardmässig nicht angekreuzt, sodass sich Käuferinnen und Käufer aktiv dafür entscheiden müssen – kreuzen sie die Checkbox an, wird ihre E-Mail-Adresse deiner Shop-Newsletter-Gruppe hinzugefügt. Da die Newsletter-Checkbox standardmässig deaktiviert ist und eine bewusste Aktion erfordert, dient sie als ausdrücklicher Nachweis der Marketing-Einwilligung – nützlich, wenn deine AGB oder Datenschutzerklärung beschreiben, wie du die Einwilligung für Marketing-E-Mails einholst. #### Änderungen speichern Klicke auf **Speichern**, um deine Compliance-Einstellungen zu übernehmen. Sie wirken sich sofort auf deinen Live-Checkout aus – führe danach eine Testbestellung durch, um zu prüfen, dass Checkbox, Links und eine allfällig verlangte Annahme wie erwartet funktionieren. Verwandt: [Konfiguration](https://vinosoft.ch/de/help/shop/configuration), [Checkout-Branding](https://vinosoft.ch/de/help/shop/configuration/checkout-branding), [Statische Seiten verwalten](https://vinosoft.ch/de/help/shop/static-pages) ### [Artikel](https://vinosoft.ch/de/help/articles) Der Bereich Artikel ist Ihr Produktkatalog. Hier verwalten Sie einzelne Artikel zusammen mit ihren Kategorien, Herstellern, Gebinden und Lagerorten und erhalten so einen vollständigen Überblick darüber, was Sie verkaufen und wo es gelagert wird. ### [Artikel erstellen und verwalten](https://vinosoft.ch/de/help/articles/articles) Ein Artikel ist ein einzelner Eintrag in Ihrem Katalog – ein Wein, eine Spirituose oder jedes Produkt, das Sie ein- und verkaufen. Im Tab **Artikel** erstellen Sie Artikel, bearbeiten deren Details und behalten den Bestand im Auge. #### Artikelliste öffnen Gehen Sie zu **Artikel**. Die Liste öffnet sich im Tab **Artikel** und zeigt Ihre Positionen mit Spalten wie SKU, Bezeichnung, Hersteller, Lieferant, Grösse und aktuellem Bestand. Über den Steuerelementen oberhalb der Liste grenzen Sie sie ein: - Das **Suchfeld** filtert nach Name oder SKU. - Die **Status**-Schaltflächen zeigen **Alle**, **Aktive** oder **Inaktive** Artikel. - Das Dropdown **Jahr** filtert nach Jahrgang. #### Artikel erstellen 1. Klicken Sie im Tab **Artikel** auf **Neu erstellen**. 2. Erfassen Sie die Hauptangaben – die **SKU**, eine **Bezeichnung** und eine allfällige Zusatzbezeichnung. 3. Aktivieren Sie **Aktiv**, damit der Artikel auf Dokumenten verwendet werden kann. Auf welchen Preislisten ein Artikel steht, legen Sie in der jeweiligen Preisliste fest – siehe [Preisliste erstellen](https://vinosoft.ch/de/help/articles/pricelists/create-pricelist). 4. Wenn Sie den Shop nutzen, können Sie den Artikel mit einem Shop-Artikel verknüpfen und ihm einen Variantennamen geben. 5. Klicken Sie auf **Speichern**. Nach dem Speichern erscheinen weitere Abschnitte auf der Bearbeitungsseite, mit denen Sie den vollständigen Datensatz aufbauen – siehe unten. #### Artikel und Zusatzabschnitte bearbeiten Öffnen Sie einen Artikel aus der Liste zum Bearbeiten. Neben den Grundfeldern bietet die Bearbeitungsseite Zugriff auf: - **Lagerbewegungen** und **Lagerorte** – wie viel Sie halten und wo. - **Artikelangebote** – Sonderpreise für bestimmte Kunden. - **Benutzerdefinierte Felder** und **Dateianhänge**. - **Packs**, zu denen der Artikel gehört, sowie erfasste **Produktmängel**. #### Lagerbestand verfolgen In der Liste zeigt die Spalte **Bestand**, wie viel Sie halten. Klicken Sie auf einen Bestandswert, um die Aufteilung nach Lagerort zu sehen. Liegt ein Artikel unter seinem Mindestbestand, wird der Wert **rot** dargestellt, damit er auffällt. Über **Mindestbestände** oberhalb der Liste prüfen und setzen Sie Nachbestellschwellen für Ihre Artikel. Legen Sie für regelmässig nachbestellte Artikel einen Mindestbestand fest. Vinosoft markiert sie dann rot, sobald sie zur Neige gehen, damit Sie nachbestellen können, bevor sie ausverkauft sind. #### Drucken, importieren und Schnellbuchung Mit den Schaltflächen oberhalb der Liste arbeiten Sie in grösseren Mengen: - **Preislisten** – Preislisten erstellen und herunterladen, teilen oder per E-Mail senden. Siehe [Preislisten](https://vinosoft.ch/de/help/articles/pricelists). - **Import** und **Export** – Artikel aus einer Datei laden oder Ihren Katalog herunterladen. Beim Import ordnen Sie die Spalten der Datei den Feldern von Vinosoft zu und prüfen eine Vorschau, bevor er ausgeführt wird. - **Schnellbuchung** – Bestand für mehrere Artikel auf einmal rasch erfassen. Verwandte Tabs: [Aufgabenkategorien](https://vinosoft.ch/de/help/tasks/categories), [Hersteller verwalten](https://vinosoft.ch/de/help/articles/manufacturers), [Lagerorte verwalten](https://vinosoft.ch/de/help/articles/storages). ### [Artikelkategorien verwalten](https://vinosoft.ch/de/help/articles/categories) Kategorien fassen zusammengehörende Artikel zusammen – zum Beispiel nach Region, Farbe oder Produkttyp. Sie halten Ihren Katalog übersichtlich und bestimmen, sofern Sie den Shop nutzen, wie Kunden darin stöbern. #### Tab Kategorien öffnen Gehen Sie zu **Artikel → Kategorien**. Die Liste zeigt jede Kategorie mit ihrem **Namen**, ihrer **Reihenfolge** (Position unter den anderen) und ob sie **veröffentlicht** ist. #### Kategorie erstellen 1. Klicken Sie im Tab **Kategorien** auf **Neu erstellen**. 2. Geben Sie den **Namen** der Kategorie ein. 3. Legen Sie die **Reihenfolge** fest, um die Position in Listen zu steuern, und markieren Sie sie als **veröffentlicht**, wenn sie im Shop sichtbar sein soll. 4. Klicken Sie auf **Speichern**. #### Kategorie bearbeiten oder löschen Verwenden Sie die Aktionen am Ende jeder Zeile, um eine Kategorie zu **bearbeiten** oder zu **löschen**. Beim Bearbeiten können Sie sie umbenennen, ihre Reihenfolge ändern oder die Veröffentlichung anpassen. Nutzen Sie den Wert **Reihenfolge**, um Ihre wichtigsten Kategorien nach vorne zu stellen. Kleinere Zahlen erscheinen vor grösseren. Verwandt: [Artikelstatistiken](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/articles). ### [Hersteller verwalten](https://vinosoft.ch/de/help/articles/manufacturers) Ein Hersteller ist der Produzent hinter einem Artikel – das Weingut, die Brennerei oder die Marke. Eine saubere Herstellerliste erlaubt es Ihnen, jeden Artikel seinem Produzenten zuzuordnen und später nach Produzent zu filtern und auszuwerten. #### Tab Hersteller öffnen Gehen Sie zu **Artikel → Hersteller**, um Ihre Produzentenliste zu sehen. #### Hersteller erstellen 1. Klicken Sie im Tab **Hersteller** auf **Neu erstellen**. 2. Erfassen Sie die Angaben zum Hersteller. 3. Klicken Sie auf **Speichern**. Anschliessend können Sie diesen Hersteller beim Erstellen oder Bearbeiten eines Artikels auswählen. #### Hersteller bearbeiten oder löschen Verwenden Sie die Zeilenaktionen, um einen Hersteller zu **bearbeiten** oder zu **löschen**. #### Hersteller importieren und exportieren Um viele Produzenten auf einmal zu erfassen, nutzen Sie **Import** und laden eine Datei hoch – Vinosoft führt Sie durch die Zuordnung der Spalten zu seinen Feldern. Mit **Export** laden Sie Ihre aktuelle Liste herunter, für eine Sicherung oder zur Bearbeitung ausserhalb von Vinosoft. Exportieren Sie Ihre Hersteller zuerst und nutzen Sie diese Datei als Vorlage für einen Import. Ihre Spalten passen bereits zu den Feldern von Vinosoft, was die Zuordnung deutlich erleichtert. Verwandt: [Artikelstatistiken](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/articles). ### [Packs verwalten](https://vinosoft.ch/de/help/articles/packs) Ein Pack bündelt mehrere Artikel zu einer Position, die Sie gemeinsam verkaufen – eine gemischte Kiste, ein Degustationsset oder eine Geschenkbox. Statt jede Flasche einzeln zu erfassen, verkaufen Sie das Pack als eine Zeile. Packs sind ein optionales Modul. Wenn der Tab **Packs** unter **Artikel** fehlt, ist das Modul für Ihr Konto nicht aktiviert – fragen Sie Ihren Administrator. #### Tab Packs öffnen Gehen Sie zu **Artikel → Packs**. Die Liste zeigt jedes Pack mit **Name**, **Preis** und **Währung**. #### Pack erstellen 1. Klicken Sie im Tab **Packs** auf **Neu erstellen**. 2. Geben Sie dem Pack einen **Namen** und legen Sie **Preis** und **Währung** fest. 3. Fügen Sie die Artikel hinzu, aus denen das Pack besteht, jeweils mit der enthaltenen Menge. 4. Klicken Sie auf **Speichern**. #### Pack bearbeiten oder löschen Verwenden Sie die Zeilenaktionen, um ein Pack zu **bearbeiten** – Inhalt, Mengen oder Preis ändern – oder zu **löschen**. Ein Pack eignet sich ideal für saisonale Angebote wie eine «6er-Entdeckerkiste». Bauen Sie es einmal auf und verkaufen Sie es wiederholt, ohne jede Flasche einzeln zu erfassen. Verwandt: [Artikelstatistiken](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/articles). ### [Lagerorte verwalten](https://vinosoft.ch/de/help/articles/storages) Ein Lagerort ist ein Ort, an dem Sie Bestand halten – Ihr Keller, die Ladenfläche oder ein externes Lager. Mit eingerichteten Lagerorten verfolgt Vinosoft, wie viel von jedem Artikel an welchem Ort liegt. #### Tab Lagerorte öffnen Gehen Sie zu **Artikel → Lagerorte**, um Ihre Lagerorte zu sehen. #### Lagerort erstellen 1. Klicken Sie im Tab **Lagerorte** auf **Neu erstellen**. 2. Geben Sie den **Namen** des Ortes ein. 3. Klicken Sie auf **Speichern**. Lagerbewegungen und Artikelbestand lassen sich dann diesem Ort zuordnen. Auf der Bearbeitungsseite eines Artikels zeigt die Lageraufteilung, wie viel an jedem Ort gehalten wird. #### Lagerort bearbeiten oder löschen Verwenden Sie die Zeilenaktionen, um einen Ort zu **bearbeiten** oder zu **löschen**. Einige Lagerorte sind fest eingebaut und werden vom System genutzt. Diese können nicht gelöscht werden – nur bei selbst erstellten Orten erscheint eine Löschaktion. Verwandt: [Artikelstatistiken](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/articles). ### [Produktmängel verfolgen](https://vinosoft.ch/de/help/articles/product-defects) Mit Produktmängeln behalten Sie fehlerhafte, beschädigte oder zurückgegebene Positionen im Blick – eine korkige Flasche, Bruch beim Transport oder eine Kundenreklamation. Jeder Mangel durchläuft einen einfachen Ablauf, damit nichts vergessen geht. Produktmängel sind ein optionales Modul. Wenn der Tab **Produktmängel** unter **Artikel** fehlt, ist das Modul für Ihr Konto nicht aktiviert – fragen Sie Ihren Administrator. #### Tab Produktmängel öffnen Gehen Sie zu **Artikel → Produktmängel**. Die Liste zeigt jeden Mangel mit Artikel-SKU, Bezeichnung, Kunde, Menge, zugehöriger Rechnung, Lieferant und Erstellungsdatum. Über die Filter oberhalb der Liste grenzen Sie nach **Kunde**, **Lieferant**, **Artikel**, **Erledigungsstatus** oder einem **Datumsbereich** ein oder suchen per Text. #### Einen Mangel durch seine Stufen führen Ein Mangel beginnt als **offen**. Verwenden Sie die Aktion am Ende der Zeile, um ihn weiterzuführen: 1. Klicken Sie bei einem offenen Mangel auf die Aktion, um ihn **in Bearbeitung** zu setzen, während Sie sich darum kümmern. 2. Klicken Sie bei einem Mangel in Bearbeitung auf die Aktion, um ihn als **erledigt** zu markieren, sobald er behoben ist. Über den Statusfilter können Sie sich jederzeit auf die offenen oder die in Bearbeitung befindlichen Mängel konzentrieren. #### Bericht exportieren Klicken Sie auf **Export PDF**, um einen Bericht der aktuell angezeigten Mängel zu erzeugen – unter Berücksichtigung der gesetzten Filter. Nutzen Sie ihn, um Probleme mit einem Lieferanten zu besprechen oder für Ihre eigenen Unterlagen. Filtern Sie vor dem Export nach **Lieferant**, damit Sie eine saubere Mängelliste für das nächste Gespräch mit diesem Lieferanten haben. Verwandt: [Artikelstatistiken](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/articles). ### [Shop-Produkte und Varianten verwalten](https://vinosoft.ch/de/help/articles/products) Ein Produkt ist ein Shop-Eintrag, der mehrere **Varianten** enthalten kann – zum Beispiel denselben Wein in verschiedenen Jahrgängen oder Flaschengrössen. Produkte sind das, was Kunden in Ihrem Onlineshop sehen und kaufen, während die zugrunde liegenden Artikel Bestand und Preise abbilden. Der Tab **Produkte** erscheint nur, wenn Ihr Konto Zugriff auf den Shop hat. Fehlt er, ist das Shop-Modul für Sie nicht aktiviert – fragen Sie Ihren Administrator. #### Tab Produkte öffnen Gehen Sie zu **Artikel → Produkte**. Die Liste zeigt jedes Produkt mit seinem **Namen** und der Anzahl enthaltener **Varianten**. Über den Steuerelementen oberhalb der Liste filtern Sie nach **Alle**, **Veröffentlicht** oder **Nicht veröffentlicht** oder suchen nach Namen. #### Produkt erstellen 1. Klicken Sie im Tab **Produkte** auf **Neu erstellen**. 2. Geben Sie dem Produkt einen **Namen** und erfassen Sie die Details. 3. Fügen Sie Varianten und Preise hinzu. 4. Veröffentlichen Sie es, sobald es im Shop erscheinen soll. #### Produkt bearbeiten Öffnen Sie ein Produkt, um seine Details zu bearbeiten, Varianten zu verwalten und Preise anzupassen. Mit dem Veröffentlichungsfilter finden Sie rasch Produkte, die noch nicht live sind. Lassen Sie ein Produkt **nicht veröffentlicht**, solange Sie noch Varianten und Preise erfassen. Veröffentlichen Sie es erst, wenn alles stimmt, damit Kunden nie einen halbfertigen Eintrag sehen. Verwandt: [Artikelstatistiken](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/articles). Zur vollständigen Einrichtung des Onlineshops siehe den Bereich **Shop**. ### [Preislisten](https://vinosoft.ch/de/help/articles/pricelists) Eine Preisliste ist eine benannte Auswahl Ihrer Artikel mit einer bestimmten Preisart – Ihrem Verkaufspreis, dem Preis einer Benutzergruppe oder Ihrem Einkaufspreis. Sie können mehrere nebeneinander führen: eine für Privatkunden, eine für die Gastronomie, eine für eine Messe. Jede hat ihre eigenen Artikel, ihre eigene Währung und ihr eigenes PDF-Layout. Sie finden sie unter **Artikel → Preislisten**. Von dort laden Sie eine Preisliste herunter, teilen sie als Live-Webseite, senden sie Ihren Kunden per E-Mail – einmalig oder nach Zeitplan – und lassen einen Kunden sogar direkt daraus bestellen. ### [Preisliste erstellen](https://vinosoft.ch/de/help/articles/pricelists/create-pricelist) Jede Preisliste beantwortet drei Fragen: welche Artikel, welcher Preis und wie sie aussieht. Die ersten beiden legen Sie in der Preisliste selbst fest, die dritte auf ihrer Layout-Seite. #### Preisliste anlegen 1. Öffnen Sie **Artikel** und klicken Sie über der Artikelliste auf **Preislisten**. 2. Klicken Sie auf **Neue Preisliste**. 3. Füllen Sie die Angaben aus: - **Titel** – ein Name für Sie und Ihr Team, etwa *Gastronomie 2026*. Er wird nicht auf das PDF gedruckt. - **Preis** – welcher Preis in der Liste steht: der Verkaufspreis (**EVP**), der Preis einer Ihrer Benutzergruppen oder der **Einkaufspreis**. - **Währung** – alle Preise werden in diese Währung umgerechnet. So geht auch eine Liste mit Artikeln in CHF und EUR auf. - **Preistyp** – **Netto** oder **Brutto**. Das gilt überall, wo die Preisliste erscheint: im PDF, in der Excel-Datei und bei geteilten Links. 5. Klicken Sie auf **Speichern**. **Einkaufspreise** Der **Einkaufspreis** steht nur Benutzern zur Auswahl, die Einkaufspreise sehen dürfen. Eine Preisliste mit Einkaufspreisen können Sie herunterladen, aber nie per Link teilen. #### Artikel auswählen Sobald die Preisliste gespeichert ist, erscheint unter dem Formular der Bereich **Artikel in dieser Preisliste**. 1. Setzen Sie ein Häkchen bei den Artikeln, die auf diese Preisliste gehören. Mit **Alle auswählen** und **Alle abwählen** ändern Sie viele auf einmal; sortieren Sie nach Artikelnummer oder Beschreibung, um sie zu finden. 2. Klicken Sie auf **Artikelauswahl speichern**. **Auswahl speichern** Ein Häkchen allein wird nicht gespeichert. Klicken Sie auf **Artikelauswahl speichern**, bevor Sie die Seite verlassen, sonst gehen Ihre Änderungen verloren. Ein Artikel kann auf beliebig vielen Preislisten stehen. #### PDF gestalten Klicken Sie in der Aktionsleiste der Preisliste auf **Layout**. Damit öffnet sich **Konfiguration → Vorlagen → Preisliste**, oben ist diese Preisliste bereits ausgewählt. Hier legen Sie fest: - ob SKU und Farbe angezeigt werden und ob Artikel mit Preis 0 wegfallen; - die Farben für Header, Gruppenkopfzeilen, Kategorien, Hersteller und Hinweise; - die Seitenränder, Seitenzahlen und ein optionales Hintergrundbild; - wie die Artikel gruppiert werden (nach Land, Gebiet, Kategorie oder einem benutzerdefinierten Feld, optional mit einer zweiten Ebene), wo Bilder erscheinen und ob nach SKU oder Beschreibung sortiert wird; - eine Fusszeile für jede Sprache. Jede Preisliste hat ihr eigenes Layout. Eine neue Preisliste startet mit einer Kopie des Layouts Ihrer ersten Preisliste – mit allem ausser dem Hintergrundbild, das Sie bei Bedarf neu hochladen. Mit der Gruppierung werden lange Listen übersichtlich, zum Beispiel **Gruppieren nach** Land und danach Kategorie. #### Herunterladen Klicken Sie in der Preisliste in der Aktionsleiste auf **PDF**, **Excel** oder **CSV**. In der Liste der Preislisten finden Sie ausserdem am Ende jeder Zeile die Symbole für PDF und Excel. - Das **PDF** folgt dem Layout der Preisliste. - **Excel** und **CSV** enthalten eine Zeile pro Artikel, den Preis als Zahl und die Währung in einer eigenen Spalte – bereit für den Import in ein anderes System oder eine Tabellenkalkulation. Die Datei wird im Moment des Herunterladens erstellt und zeigt deshalb immer Ihre aktuellen Preise. #### Preisliste ändern oder löschen Klicken Sie in der Liste auf den Titel einer Preisliste, um sie wieder zu öffnen. Ändern Sie die Angaben und klicken Sie auf **Speichern**. Zum Entfernen klicken Sie in der Aktionsleiste auf **Löschen** oder in der Liste auf das Papierkorb-Symbol. Wenn Sie eine Preisliste löschen, funktionieren auch ihre Freigabe-Links und geplanten E-Mails nicht mehr. Weiter: [Preisliste per Link teilen](https://vinosoft.ch/de/help/articles/pricelists/share-pricelist), [Preisliste per E-Mail senden – einmalig oder nach Zeitplan](https://vinosoft.ch/de/help/articles/pricelists/email-pricelist). ### [Preisliste per Link teilen](https://vinosoft.ch/de/help/articles/pricelists/share-pricelist) Ein PDF ist veraltet, sobald sich ein Preis ändert. Ein Freigabe-Link nicht: Wer ihn öffnet, sieht die Preisliste mit den Preisen dieses Moments als durchsuchbare Webseite. Eine Anmeldung ist nicht nötig. #### Link erstellen 1. Öffnen Sie die Preisliste unter **Artikel → Preislisten**. 2. Klicken Sie in der Aktionsleiste auf **Teilen**. 3. Füllen Sie das Fenster aus: - **Freigegeben für** – für wen der Link ist, z. B. *Restaurant Sonne*. Das dient nur Ihrer Übersicht. - **Gültig für** – **Unbegrenzt** oder 7, 30, 90 bzw. 365 Tage. - **Sprache** – die Sprache der Seite und ihrer Spaltentitel. - **Herunterladen als PDF, Excel und CSV erlauben** – fügt der Seite Download-Schaltflächen hinzu. 5. Klicken Sie auf **Link erstellen**. Der Link wird in Ihre Zwischenablage kopiert und kann direkt in eine E-Mail oder einen Chat eingefügt werden. Zeigt die Preisliste die Preise einer Benutzergruppe, fragt Vinosoft zuerst nach: Wer den Link hat, sieht die Preise dieser Gruppe. Preislisten mit Einkaufspreisen können nicht per Link geteilt werden. Die Schaltfläche **Teilen** erscheint bei ihnen nicht. #### Was Ihr Kunde sieht Die Seite zeigt, für welches Datum die Preise gelten, ob sie netto oder brutto sind, und die Währung. Die Artikel sind gleich gruppiert wie in Ihrem PDF, mit Bildern, wenn Ihr Layout sie zeigt, und ein Suchfeld filtert die Liste während der Eingabe. Ihre Fusszeile der Preisliste steht am Schluss. #### Links im Blick behalten Alle Links einer Preisliste stehen auf der Seite der Preisliste unter **Freigabe-Links**. Zu jedem Link sehen Sie den Status (**Aktiv**, **Abgelaufen** oder **Widerrufen**), wann er erstellt wurde und abläuft, seine Sprache, wie oft er **Geöffnet** wurde und wann **Zuletzt geöffnet**. - **Link kopieren** – die Adresse erneut kopieren. - **Bearbeiten** – Namen, Download-Option und Self-Service-Einstellungen ändern. Ablauf und Sprache bleiben, wie sie sind. - **Widerrufen** – der Link funktioniert sofort nicht mehr. Erstellen Sie pro Kunde einen eigenen Link. Dann zeigt **Geöffnet**, wer sich Ihre Preise tatsächlich ansieht, und Sie können einem Kunden den Zugang entziehen, ohne die anderen zu betreffen. Soll der Kunde direkt auf der Seite bestellen können? Siehe [Kunden aus einer Preisliste bestellen lassen](https://vinosoft.ch/de/help/articles/pricelists/pricelist-self-service). ### [Preisliste per E-Mail senden – einmalig oder nach Zeitplan](https://vinosoft.ch/de/help/articles/pricelists/email-pricelist) Sie können eine Preisliste direkt aus Vinosoft per E-Mail senden. Jeder Empfänger erhält eine eigene E-Mail, Ihre Kunden sehen also die Adressen der anderen nie. #### Jetzt senden 1. Öffnen Sie die Preisliste unter **Artikel → Preislisten**. 2. Klicken Sie auf **Per E-Mail senden**. 3. Füllen Sie das Fenster aus: - **Sprache** – die Sprache der E-Mail und der angehängten Dateien. Wenn Sie sie ändern, werden Betreff und Nachricht in dieser Sprache neu geladen; die eingegebenen Empfänger bleiben erhalten. - **Empfänger** – eine oder mehrere E-Mail-Adressen. - **Betreff** und **Nachricht** – ein Vorschlag ist bereits ausgefüllt. Passen Sie ihn nach Belieben an. - **Anhängen** – wählen Sie **PDF**, **Excel** und/oder **CSV**. - **Persönlichen Link zur aktuellen Preisliste einfügen** – fügt für jeden Empfänger einen eigenen Freigabe-Link ein. Er steht dort, wo `{link}` in der Nachricht steht. 5. Klicken Sie auf **E-Mail Versand**. Der persönliche Link ist ein normaler Freigabe-Link: Er erscheint in der Preisliste unter **Freigabe-Links** mit der Adresse des Empfängers als Namen, so sehen Sie, ob er geöffnet wurde. Senden Sie derselben Person erneut in derselben Sprache, wird ihr bestehender Link wiederverwendet statt ein neuer erstellt. Hängen Sie mindestens eine Datei an oder fügen Sie den Link ein. Bei Preislisten mit Einkaufspreisen gibt es die Link-Option nicht, weil diese nicht geteilt werden können. #### Automatisch senden 1. Klicken Sie in der Preisliste auf **E-Mails planen**. 2. Aktivieren Sie **Automatisch senden**. 3. Wählen Sie die **Häufigkeit**: - **Wöchentlich** – wählen Sie den **Wochentag**. - **Monatlich** – geben Sie den **Tag des Monats** ein (1–31). In kürzeren Monaten wird ein späterer Tag am letzten Tag des Monats gesendet. 5. Füllen Sie Sprache, Empfänger, Betreff, Nachricht und Anhänge wie bei einer einmaligen E-Mail aus. 6. Klicken Sie auf **Zeitplan speichern**. Geplante E-Mails gehen am Morgen des gewählten Tages hinaus, immer mit den Preisen dieses Tages. Unter der Schaltfläche **Speichern** der Preisliste sehen Sie eine Zusammenfassung wie *Wird jeden Montag automatisch an 12 Empfänger gesendet* und wann zuletzt gesendet wurde. Um den Zeitplan zu beenden, öffnen Sie **E-Mails planen** erneut, deaktivieren **Automatisch senden** und speichern. Ein monatlicher Versand am 1. hält Ihre Wiederverkäufer ohne Aufwand auf dem Laufenden. ### [Kunden aus einer Preisliste bestellen lassen](https://vinosoft.ch/de/help/articles/pricelists/pricelist-self-service) Mit Self-Service wird ein Freigabe-Link zum Bestellformular für einen bestimmten Kunden. Er sieht seine eigenen Preise, wählt Artikel und Mengen und sendet Ihnen die Anfrage. Vinosoft erstellt für diesen Kunden ein Angebot oder eine Auftragsbestätigung und informiert Sie per E-Mail – kein Abtippen einer Bestellung aus einer E-Mail mehr. #### Self-Service einschalten 1. Öffnen Sie die Preisliste unter **Artikel → Preislisten**. 2. Klicken Sie auf **Teilen**, um einen neuen Link zu erstellen, oder unter **Freigabe-Links** neben einem bestehenden Link auf **Bearbeiten**. 3. Aktivieren Sie **Self-Service erlauben**. 4. Wählen Sie den **Kunden**, für den der Link bestimmt ist. 5. Legen Sie fest, was der Kunde erstellen darf: **Erstellen eines Angebots erlauben**, **Erstellen einer Auftragsbestätigung erlauben** oder beides. 6. Optional: - **Link nach dem Erstellen eines Dokuments sperren** – der Link funktioniert für genau eine Anfrage. - **Diese E-Mail-Adresse benachrichtigen** – wer eine E-Mail erhält, wenn der Kunde eine Anfrage sendet. 8. Klicken Sie auf **Link erstellen** (bzw. **Speichern**) und senden Sie den Link Ihrem Kunden. In der Liste **Freigabe-Links** zeigen die Spalten **Kunde**, **Self-Service** und **Dokumente**, welche Links Bestellungen annehmen und wie viele Dokumente jeder erstellt hat. #### Was Ihr Kunde tut Die Seite zeigt nun bei jedem Artikel ein Kästchen und ein Mengenfeld sowie den Preis des Kunden – inklusive seiner Spezialpreise und Mengenrabatte – neben Ihrem Listenpreis. Unten gibt der Kunde seinen Namen, seine E-Mail-Adresse und eine Mitteilung ein (etwa ein Lieferdatum oder seine Referenz). Ein laufendes Total zeigt, was er ausgewählt hat. Dann klickt er auf **Angebot anfragen** oder **Bestellung aufgeben** – je nachdem, was Sie erlaubt haben – und sieht eine Bestätigung mit der Dokumentnummer. #### Was Sie erhalten - Ein neues **Angebot** oder eine neue **Auftragsbestätigung** für diesen Kunden, mit Status offen, in der Währung der Preisliste und mit den gewählten Artikeln und Mengen. - Eine E-Mail an die Benachrichtigungsadresse mit Kunde, Positionen und Total sowie einer Schaltfläche, die das Dokument öffnet. Prüfen Sie das Dokument und fahren Sie wie gewohnt fort – Angebot umwandeln, Auftragsbestätigung senden, verrechnen. **Währung** Dokumente werden immer in der Währung der Preisliste erstellt, auch wenn der Kunde sonst in einer anderen Währung einkauft. Einem Kunden, der in EUR bezahlt, geben Sie deshalb einen Link zu einer Preisliste in EUR. Wer einen Self-Service-Link hat, kann für diesen Kunden Dokumente erstellen. Senden Sie ihn nur an den Kunden, setzen Sie ein Ablaufdatum oder verwenden Sie für einmalige Bestellungen **Link nach dem Erstellen eines Dokuments sperren**. ### [Adressen](https://vinosoft.ch/de/help/addresses) Der Bereich Adressen ist Ihr CRM, in dem Sie alle Ihre Kontakte verwalten, einschliesslich Kunden, Lieferanten und weiterer Geschäftspartner. Nutzen Sie ihn, um Kontaktdaten, Adressen und zugehörige Informationen zentral organisiert zu halten. ### [Kunden](https://vinosoft.ch/de/help/addresses/customers) Kunden sind die Personen und Firmen, an die Sie verkaufen. Ein Kundendatensatz hält Adressen, Kontakte, Historie und Rechnungseinstellungen an einem Ort bereit – einsatzbereit für Offerten, Lieferscheine und Rechnungen. Dies ist die Hauptliste, auf der Sie landen, wenn Sie **Adressen** öffnen. ### [Kunde erstellen](https://vinosoft.ch/de/help/addresses/customers/create-customer) Ein Kunde (eine «Adresse») ist jede Person oder Firma, an die Sie verkaufen. Jede Rechnung, Lieferung oder Offerte beginnt bei einem Kundendatensatz. #### Kundenliste öffnen Gehen Sie zu **Adressen**. Damit öffnen Sie Ihre Kundenliste, in der Sie suchen, nach PLZ, Status, Benutzergruppe, Verkäufer oder Label filtern und jeden Kunden zum Bearbeiten öffnen können. #### Neuen Kunden erfassen 1. Klicken Sie in **Adressen** auf **Neu erstellen**. 2. Wählen Sie oben den Adresstyp: **Firma** oder **Privat**. - **Firma** zeigt Felder für Firmenname und Abteilung. - **Privat** zeigt Anrede, Vorname und Nachname sowie eine Mobilnummer. 4. Erfassen Sie die Hauptangaben: Name, Strasse, Postfach, PLZ, Ort und Land. 5. Ergänzen Sie rechts die Kontaktdaten: Telefon, Fax, E-Mail und Webseite. 6. Weisen Sie optional eine **Benutzergruppe** zu und fügen Sie **Bemerkungen** hinzu. 7. Klicken Sie auf **Speichern**. #### Abweichende Lieferadresse hinzufügen Wenn die Ware an einen anderen Ort als die Rechnungsadresse geliefert werden soll, aktivieren Sie **Abweichende Lieferadresse**. Es erscheint ein zweiter Block, in dem Sie Name, Strasse, PLZ, Ort und Land der Lieferung erfassen. #### Rechnungs- und weitere Einstellungen Scrollen Sie zum Abschnitt **Einstellungen**, um festzulegen, wie dieser Kunde verrechnet und betreut wird: - **Zahlungskonditionen** und **Währung** - Zuständiger **Verkäufer** - **Sprache** für Dokumente und E-Mails - **Steuer** und **UID-/MwSt.-Nummer** - **Gesamtrabatt** für seine Bestellungen - Datum **Kunde seit** Legen Sie Sprache und Währung des Kunden jetzt fest – Vinosoft verwendet sie später automatisch auf jeder Offerte, jedem Lieferschein und jeder Rechnung für diesen Kunden. #### Nach dem Speichern Sobald der Kunde gespeichert ist, erscheinen auf der Bearbeitungsseite weitere Abschnitte – **Kontakte**, **Dokumente**, **Termine**, **Rechnungen** und mehr –, sodass Sie eine vollständige Historie zum Konto aufbauen können. Siehe [Kontakte zu einem Kunden hinzufügen](https://vinosoft.ch/de/help/addresses/customers/customer-contacts) und [Dokumente und Termine zu einem Kunden erfassen](https://vinosoft.ch/de/help/addresses/customers/customer-documents-events). Sie können ein Dokument auch direkt vom Kunden aus starten: Verwenden Sie oben auf der Bearbeitungsseite **Auftragsbestätigung erstellen**. ### [Kontakte zu einem Kunden hinzufügen](https://vinosoft.ch/de/help/addresses/customers/customer-contacts) Ein Kundendatensatz enthält die Firma bzw. die Hauptadresse. **Kontakte** sind die einzelnen Ansprechpersonen dort – zum Beispiel ein Einkäufer, eine Buchhalterin oder ein Lagerleiter – jeweils mit eigenem Telefon, E-Mail und Funktion. #### Kontakt hinzufügen 1. Öffnen Sie den Kunden in **Adressen** und speichern Sie ihn mindestens einmal (Kontakte erscheinen erst, wenn der Kunde existiert). 2. Suchen Sie auf der Bearbeitungsseite des Kunden den Abschnitt **Kontakte**. 3. Klicken Sie auf **Neu erstellen**. 4. Erfassen Sie die Angaben des Kontakts und klicken Sie auf **Speichern**. Der Kontakt erscheint nun in der Liste **Kontakte** auf der Kundenseite. #### Kontakt bearbeiten oder entfernen Verwenden Sie in der Liste **Kontakte** die Zeilenaktionen, um die Angaben eines Kontakts zu bearbeiten oder einen nicht mehr benötigten Kontakt zu löschen. Erfassen Sie für jede Person, mit der Sie tatsächlich korrespondieren, einen eigenen Kontakt. So gehen E-Mails und Dokumente an die richtige Person statt an eine allgemeine Firmenadresse. Verwandt: [Kunde erstellen](https://vinosoft.ch/de/help/addresses/customers/create-customer). ### [Dokumente und Termine zu einem Kunden erfassen](https://vinosoft.ch/de/help/addresses/customers/customer-documents-events) Jeder Kunde führt seine eigene Historie. Verwenden Sie **Dokumente**, um Dateien anzuhängen, und **Termine**, um festzuhalten, was passiert ist – so sieht jede Person, die den Kunden öffnet, das ganze Bild. #### Dokument anhängen 1. Öffnen Sie den Kunden in **Adressen** (der Kunde muss bereits gespeichert sein). 2. Suchen Sie den Abschnitt **Dokumente**. 3. Klicken Sie auf **Neu erstellen**, laden Sie das Dokument hoch oder beschreiben Sie es, und **Speichern** Sie. Verwenden Sie dies für Verträge, unterschriebene Bestellformulare, Korrespondenz oder jede Datei, die zum Konto gehört. #### Termin protokollieren 1. Suchen Sie auf derselben Kundenseite den Abschnitt **Termine**. 2. Klicken Sie auf **Neu erstellen**. 3. Halten Sie fest, was passiert ist – ein Anruf, eine Besprechung oder ein Termin – und **Speichern** Sie. Termine bilden eine fortlaufende Chronik zum Kunden, sodass Sie vergangene Kontakte und anstehende Termine auf einen Blick sehen. Erfassen Sie nach jedem wichtigen Telefonat einen kurzen Termin. Eine einzeilige Notiz heute erspart viel Rätselraten, wenn nächsten Monat eine Kollegin das Konto übernimmt. #### Weitere Historie auf derselben Seite Weiter unten auf der Kundenseite finden Sie zudem schreibgeschützte Abschnitte wie **Rechnungen** und **Korrespondenz**, die sich automatisch füllen, während Sie mit dem Kunden arbeiten. Verwandt: [Kunde erstellen](https://vinosoft.ch/de/help/addresses/customers/create-customer), [Kontakte zu einem Kunden hinzufügen](https://vinosoft.ch/de/help/addresses/customers/customer-contacts). ### [Spezialpreise und Artikelangebote für einen Kunden festlegen](https://vinosoft.ch/de/help/addresses/customers/customer-article-offers) Wenn ein Kunde einen anderen Preis als in Ihrem Standardkatalog bezahlen soll, legen Sie diesen am Kundendatensatz fest, statt den Artikel zu ändern. Vinosoft wendet diesen Preis dann automatisch an, sobald Sie diese Artikel an diesen Kunden verkaufen. #### Artikelangebote Im Abschnitt **Artikelangebote** auf der Bearbeitungsseite des Kunden erfassen Sie bestimmte Artikel, die Sie diesem Kunden anbieten, samt den vereinbarten Konditionen. 1. Öffnen Sie den Kunden in **Adressen** (er muss bereits gespeichert sein). 2. Scrollen Sie zum Abschnitt **Artikelangebote**. 3. Klicken Sie auf **Neu erstellen**, wählen Sie den Artikel und die Angebotsdetails, und **Speichern** Sie. #### Spezialpreise Um die eigene Preisliste eines Kunden zu verwalten, klicken Sie oben auf der Bearbeitungsseite des Kunden auf **Spezialpreise**. Hier legen Sie den Preis fest, den dieser Kunde für einzelne Artikel bezahlt, und überschreiben damit den Standardpreis. Nutzen Sie Spezialpreise für langfristig vereinbarte Konditionen mit einem Stammkunden und Artikelangebote für konkrete Deals, die Sie festhalten möchten. Beides lässt den Standardkatalogpreis für alle anderen unangetastet. Der Abschnitt Artikelangebote erscheint nur bei Firmen-/Privatkunden, für die Sie Artikelberechtigungen haben. Falls Sie ihn nicht sehen, klären Sie Ihren Zugriff auf das Modul Artikel mit Ihrem Administrator. Verwandt: [Kunde erstellen](https://vinosoft.ch/de/help/addresses/customers/create-customer). ### [Standard-Bemerkungen für einen Kunden festlegen](https://vinosoft.ch/de/help/addresses/customers/default-comments) Standard-Bemerkungen sind an einen Kunden gebundene Standardtexte, die automatisch auf den für ihn erstellten Dokumenten erscheinen – so tippen Sie nicht auf jeder Offerte oder Rechnung dieselbe Notiz erneut. #### Standard-Bemerkungen eines Kunden bearbeiten 1. Öffnen Sie den Kunden in **Adressen**. 2. Klicken Sie oben auf der Bearbeitungsseite des Kunden auf **Standard Bemerkungen bearbeiten**. 3. Erfassen Sie den Text, der standardmässig auf den Dokumenten dieses Kunden erscheinen soll. 4. **Speichern** Sie. Verwenden Sie Standard-Bemerkungen für Dinge, die bei einem Kunden immer gelten – eine feste Lieferanweisung, eine geforderte Referenznummer oder eine bevorzugte Anrede – und nicht für Notizen, die sich von Auftrag zu Auftrag ändern. Verwandt: [Kunde erstellen](https://vinosoft.ch/de/help/addresses/customers/create-customer). ### [Doppelte Kunden zusammenfassen](https://vinosoft.ch/de/help/addresses/customers/merge-customers) Wurde derselbe Kunde zweimal erfasst, können Sie die Datensätze zusammenfassen, sodass Rechnungen, Kontakte und Historie unter einer Adresse liegen. #### Zwei Kunden zusammenfassen 1. Öffnen Sie in **Adressen** den Kunden, den Sie behalten möchten. 2. Klicken Sie oben auf der Bearbeitungsseite auf **Zusammenfassen**. 3. Wählen Sie den anderen Datensatz – das Duplikat –, der in diesen einfliessen soll. 4. Bestätigen Sie das Zusammenfassen. Das Zusammenfassen führt Datensätze zusammen und kann nicht rückgängig gemacht werden. Stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen beiden Kunden gewählt haben und wissen, welchen Sie behalten, bevor Sie bestätigen. Verwandt: [Kunde erstellen](https://vinosoft.ch/de/help/addresses/customers/create-customer). ### [Kunden importieren und exportieren](https://vinosoft.ch/de/help/addresses/customers/import-export-customers) Statt Kunden einzeln zu erfassen, können Sie eine ganze Liste aus einer Datei importieren und Ihre bestehenden Kunden jederzeit exportieren, wenn Sie eine Kopie benötigen. #### Kunden importieren 1. Gehen Sie zu **Adressen** und klicken Sie auf **Import**. 2. Laden Sie Ihre Datei hoch und ordnen Sie deren Spalten den Feldern von Vinosoft zu. 3. Prüfen Sie die Vorschau und führen Sie den Import aus. Vinosoft prüft die Datei laufend und markiert mögliche Duplikate, damit Sie entscheiden können, wie Sie damit umgehen. Exportieren Sie zuerst einige bestehende Kunden (siehe unten) und verwenden Sie diese Datei als Vorlage. Ihre Spalten passen bereits zu den Feldern von Vinosoft, was die Zuordnung beim Import stark erleichtert. #### Kunden exportieren 1. Klicken Sie in **Adressen** auf **Export**, um Ihre Kundenliste herunterzuladen. 2. Für mehr Kontrolle öffnen Sie das Dropdown **Export** und wählen den erweiterten Export, bei dem Sie die Spaltenüberschriften vor dem Herunterladen bearbeiten können. #### Stammdatenblätter drucken Um Stammdatenblätter für einen Bereich von Kunden zu drucken, geben Sie in der Filterleiste einen Bereich **PLZ von** / **PLZ bis** ein und verwenden Sie dann **Stammdaten** oberhalb der Liste. Beim Import können viele Datensätze auf einmal entstehen. Prüfen Sie stets die Vorschau und die Duplikatswarnungen, bevor Sie bestätigen, damit Sie keine bereits vorhandenen Kunden hinzufügen. Verwandt: [Kunde erstellen](https://vinosoft.ch/de/help/addresses/customers/create-customer). ### [Lieferanten](https://vinosoft.ch/de/help/addresses/suppliers) Lieferanten sind die Firmen, bei denen Sie einkaufen. Ein Lieferantendatensatz hält Kontaktdaten, Zahlungskonditionen, Finanzkonten und Bankverbindung an einem Ort bereit – einsatzbereit für Bestellungen und Kreditorenrechnungen. Öffnen Sie ihn über **Adressen → Lieferanten**. ### [Lieferant erstellen](https://vinosoft.ch/de/help/addresses/suppliers/create-supplier) Ein Lieferantendatensatz enthält alles, was Sie zum Bestellen und Bezahlen einer Firma benötigen, bei der Sie einkaufen. #### Neuen Lieferanten erfassen 1. Gehen Sie zu **Adressen → Lieferanten**. 2. Klicken Sie auf **Neu erstellen**. 3. Erfassen Sie die Hauptangaben: Name, Firma, Abteilung, Strasse, Postfach, PLZ, Ort und Land. 4. Ergänzen Sie die Kontaktdaten: Telefon, Fax, E-Mail und Webseite. 5. Legen Sie optional eine Lieferanten-**Stufe** und einen **Rabatt** fest und fügen Sie **Bemerkungen** hinzu. 6. Klicken Sie auf **Speichern**. #### Einstellungen Legen Sie im Abschnitt **Einstellungen** fest, wie Sie mit diesem Lieferanten finanziell umgehen: - **Zahlungskonditionen** und **Währung** - **Sprache** für Dokumente - **Ertrags-** und **Aufwandkonto** - **Steuer** für seine Rechnungen Wenn Sie Aufwandkonto und Steuer jetzt wählen, wird jede Kreditorenrechnung, die Sie auf diesen Lieferanten buchen, ohne Zusatzschritte korrekt verbucht. #### Nach dem Speichern Sobald der Lieferant gespeichert ist, können Sie **Kontakte** hinzufügen und seine **Bankverbindung** hinterlegen – siehe [Bankverbindung zu einem Lieferanten hinzufügen](https://vinosoft.ch/de/help/addresses/suppliers/supplier-bank-accounts). Um viele Lieferanten auf einmal zu laden, siehe [Lieferanten importieren und exportieren](https://vinosoft.ch/de/help/addresses/suppliers/import-export-suppliers). ### [Bankverbindung zu einem Lieferanten hinzufügen](https://vinosoft.ch/de/help/addresses/suppliers/supplier-bank-accounts) Wenn Sie die Bankangaben eines Lieferanten am Datensatz hinterlegen, gehen Zahlungen immer auf das richtige Konto – ohne jedes Mal nachzuschlagen. #### Bankverbindung hinzufügen 1. Öffnen Sie den Lieferanten in **Adressen → Lieferanten** (der Lieferant muss bereits gespeichert sein). 2. Suchen Sie unten auf der Bearbeitungsseite des Lieferanten den Abschnitt **Bankverbindung**. 3. Klicken Sie auf **Neu erstellen**. 4. Erfassen Sie die Bankangaben und **Speichern** Sie. Das Konto erscheint nun in der Liste **Bankverbindung** des Lieferanten und ist bei der Bezahlung einsatzbereit. Nutzt ein Lieferant für verschiedene Währungen unterschiedliche Konten, erfassen Sie jedes einzeln. So wählen Sie beim Erfassen einer Zahlung das richtige Konto. Verwandt: [Lieferant erstellen](https://vinosoft.ch/de/help/addresses/suppliers/create-supplier). ### [Lieferanten importieren und exportieren](https://vinosoft.ch/de/help/addresses/suppliers/import-export-suppliers) Sie können eine ganze Lieferantenliste aus einer Datei laden, statt sie einzeln zu erfassen, und Ihre bestehenden Lieferanten jederzeit exportieren, wenn Sie eine Kopie benötigen. #### Lieferanten importieren 1. Gehen Sie zu **Adressen → Lieferanten** und klicken Sie auf **Import**. 2. Laden Sie Ihre Datei hoch und ordnen Sie deren Spalten den Feldern von Vinosoft zu. 3. Prüfen Sie die Vorschau und führen Sie den Import aus. #### Lieferanten exportieren Klicken Sie in **Adressen → Lieferanten** auf **Export**, um Ihre Lieferantenliste herunterzuladen. Exportieren Sie zuerst Ihre Lieferanten und verwenden Sie diese Datei als Vorlage für einen Import – ihre Spalten passen bereits zu den Feldern von Vinosoft. Ein Import kann viele Datensätze auf einmal erzeugen. Prüfen Sie die Vorschau vor dem Bestätigen, damit Sie keine bereits vorhandenen Lieferanten hinzufügen. Verwandt: [Lieferant erstellen](https://vinosoft.ch/de/help/addresses/suppliers/create-supplier). ### [Korrespondenz](https://vinosoft.ch/de/help/correspondence) Im Bereich Korrespondenz schreiben Sie Briefe und Nachrichten an Ihre Kontakte und behalten fest, was Sie versendet haben. Ein Korrespondenzeintrag ist eine einzelne schriftliche Mitteilung an einen Kontakt — zum Beispiel ein Brief, eine Mitteilung oder eine Nachricht, die Sie in Vinosoft verfassen und versenden. Wenn Sie diese Korrespondenz an einem Ort sammeln, erhalten Sie einen klaren Verlauf darüber, wen Sie wann und worüber kontaktiert haben. Nutzen Sie ihn, um eine neue Korrespondenz zu verfassen, sie während der Bearbeitung anzupassen und alles nachzuschlagen, was Sie bereits versendet haben. #### Status-Tabs Der Bereich Korrespondenz ist in zwei Tabs unterteilt, damit Sie die Korrespondenz, an der Sie noch arbeiten, von der bereits abgeschlossenen trennen können. Wechseln Sie über die Navigation zwischen den Tabs, um zu ändern, welche Einträge die Liste anzeigt. ##### Offen Der Tab **Offen** listet Korrespondenz auf, die noch aktiv ist — Einträge, die Sie begonnen, aber noch nicht abgeschlossen oder versendet haben. Eine neue Korrespondenz beginnt hier und bleibt hier, solange Sie sie verfassen, bearbeiten und für den Versand vorbereiten. In diesem Tab können Sie in der Regel: - Eine neue Korrespondenz für einen Kontakt erstellen. - Einen Eintrag bearbeiten, um Empfänger und Inhalt anzupassen. - Nachverfolgen, was noch fertiggestellt oder versendet werden muss. Nutzen Sie den Tab Offen als Ihre Arbeitsliste. Alles, was noch geschrieben oder versendet werden muss, befindet sich hier — also der erste Ort, an dem Sie nachsehen, wenn Sie Ihre Korrespondenz aufarbeiten. ##### Verlauf Der Tab **Verlauf** listet Korrespondenz auf, die nicht mehr aktiv ist — Einträge, die versendet oder abgeschlossen wurden. Nutzen Sie ihn, um vergangene Kommunikation mit einem Kontakt nachzuschlagen, den genauen Wortlaut zu prüfen oder einen früheren Brief erneut zu drucken. Wenn Sie eine Korrespondenz versenden oder abschliessen, wird sie aus dem Tab Offen in den Verlauf verschoben. So bleibt der Tab Offen auf Einträge konzentriert, die noch Ihre Aufmerksamkeit brauchen, während der Verlauf die gesamte Kommunikationsspur bewahrt. ### [Verkaufsdokument-Pipeline](https://vinosoft.ch/de/help/pipeline) Die meisten Verkäufe durchlaufen in Vinosoft dieselbe Dokumentenkette: Sie beginnen mit einem **Angebot**, wandeln es in eine **Auftragsbestätigung** um, sobald die Kundin oder der Kunde zusagt, erstellen einen **Lieferschein**, wenn Sie die Ware versenden, und schliessen mit einer **Rechnung** ab, die Sie zur Zahlung versenden. Der Bereich Verkaufsdokument-Pipeline erklärt, wie diese Stufen als ein einziger Ablauf zusammenspielen und nicht als vier getrennte Bildschirme. Statt Kundendaten, Adressen und Positionen bei jedem Schritt neu einzugeben, wandeln Sie ein Dokument in das nächste um, und Vinosoft überträgt die Informationen automatisch. Jede Stufe hat weiterhin ihren eigenen Bereich im Menü — [Angebots-Statistik](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/partnership/quotes), [Auftrags-Statistik](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/partnership/order-confirmations), [Lieferscheine](https://vinosoft.ch/de/help/delivery-notes) und [Rechnungen in den Finanzen](https://vinosoft.ch/de/help/finance/invoices) —, in dem Sie die Dokumente dieses Typs verwalten. Beginnen Sie hier, um den Ablauf zu verstehen, und nutzen Sie dann [Einen Verkauf vom Angebot zur Rechnung führen](https://vinosoft.ch/de/help/pipeline/transitions) für die Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie ein Dokument von einer Stufe zur nächsten bewegen. ### [Einen Verkauf vom Angebot zur Rechnung führen](https://vinosoft.ch/de/help/pipeline/transitions) Ein Verkauf durchläuft in der Regel vier Dokumente in dieser Reihenfolge: **Angebot → Auftragsbestätigung → Lieferschein → Rechnung**. Dabei geben Sie nichts erneut ein. Auf jeder Stufe wandeln Sie das aktuelle Dokument in das nächste um, und Vinosoft überträgt Kunde, Adressen, Positionen, Preise, Rabatte und Lieferangaben automatisch weiter. Dieser Artikel führt Sie nacheinander durch jeden Übergang. Sie können auf jeder Stufe beginnen — nicht jeder Verkauf startet mit einem Angebot —, aber die Umwandlungen laufen immer in dieselbe Richtung. #### Bevor Sie beginnen Jedes Dokument hat seinen eigenen Bereich: **Angebote**, **Auftragsbestätigungen**, **Lieferscheine** und **Rechnungen**. Eine Umwandlung wird immer aus dem Dokument gestartet, das Sie umwandeln, und öffnet (oder listet) das neue Dokument im nächsten Bereich. Das neue Dokument behält eine Verknüpfung zu seinem Ursprung, sodass Sie eine Rechnung jederzeit bis zur Auftragsbestätigung und zum Angebot zurückverfolgen können, aus denen sie entstanden ist. #### Stufe 1 → 2: Vom Angebot zur Auftragsbestätigung Wandeln Sie ein Angebot um, sobald die Kundin oder der Kunde zugesagt hat und Sie den Auftrag verbindlich anlegen möchten. 1. Öffnen Sie unter **Angebote** das Angebot, das Sie umwandeln möchten. 2. Stellen Sie sicher, dass das Angebot **abgeschlossen** (finalisiert) ist. Ein noch offener Entwurf kann noch nicht umgewandelt werden. 3. Wählen Sie **In Auftragsbestätigung umwandeln**. 4. Vinosoft erstellt eine neue Auftragsbestätigung mit eigener Nummer und öffnet sie. Was übernommen wird: Kunde und Kundenadresse, alle Artikelpositionen (in gleicher Reihenfolge), Währung, Preise und Gesamtrabatt, Lieferkosten und Versandart, Steuereinstellungen, Zahlungsbedingungen, Kommentare und die Dokumentsprache. Das ursprüngliche Angebot wird als **bestellt** markiert, damit Sie sehen, dass daraus ein Verkauf geworden ist. Fehlt die Aktion **In Auftragsbestätigung umwandeln** oder ist sie ausgegraut, ist das Angebot höchstwahrscheinlich noch offen. Schliessen (finalisieren) Sie es zuerst und wandeln Sie es dann um. #### Stufe 2 → 3: Von der Auftragsbestätigung zum Lieferschein Wenn die Ware versandbereit ist, wandeln Sie die Auftragsbestätigung in einen Lieferschein um. 1. Öffnen (oder markieren) Sie unter **Auftragsbestätigungen** die Bestätigung, die Sie versenden. 2. Wählen Sie die Aktion, um sie als **geliefert** zu markieren bzw. die Lieferdokumente zu erstellen. 3. Aktivieren Sie **Lieferschein erstellen** — und, falls Sie ihn nutzen, **Packzettel erstellen** — und bestätigen Sie. 4. Vinosoft erstellt den Lieferschein (und Packzettel) und setzt die Auftragsbestätigung auf den Status **Geliefert**. Der Lieferschein übernimmt denselben Kunden, dieselben Adressen und Artikelpositionen wie die Auftragsbestätigung und gibt so genau wieder, was versendet wird. Sie können Lieferschein und Packzettel in diesem einen Schritt zusammen erstellen, sodass die Papiere, die mit der Sendung mitgehen, gleichzeitig bereit sind. #### Stufe 3 → 4: Von der Auftragsbestätigung zur Rechnung Sobald der Auftrag bestätigt (und meist geliefert) ist, erstellen Sie die Rechnung, um der Kundschaft zu fakturieren. 1. Markieren Sie unter **Auftragsbestätigungen** die Bestätigung (oder mehrere), die Sie fakturieren möchten. 2. Wählen Sie **In Rechnung umwandeln** (auch *in Konto umwandeln* genannt). 3. Prüfen Sie die Liste der zu fakturierenden Bestätigungen und bestätigen Sie. 4. Vinosoft erstellt die Rechnung und setzt die Auftragsbestätigung auf den Status **Fakturiert**. Die Rechnung übernimmt Kunde, Adressen, Artikelpositionen, Preise, Rabatte und Lieferkosten aus der Auftragsbestätigung. Wurde eine Bestätigung bereits fakturiert, weist Vinosoft Sie darauf hin, statt sie doppelt zu berechnen. **Sammelrechnung** Gehören mehrere Auftragsbestätigungen zur selben Kundschaft, können Sie sie zu einer Sammelrechnung zusammenfassen, statt mehrere einzelne Rechnungen zu versenden. #### Einen Lieferschein direkt aus einer Rechnung erstellen Manchmal fakturieren Sie zuerst und benötigen die Lieferpapiere erst danach. Aus einer geöffneten Rechnung können Sie direkt einen Lieferschein erzeugen, ohne zur Auftragsbestätigung zurückzukehren. 1. Öffnen Sie unter **Rechnungen** die Rechnung. 2. Wählen Sie **Lieferschein erstellen**. 3. Vinosoft erstellt den Lieferschein aus den Positionen der Rechnung und öffnet den Bereich **Lieferscheine**. #### Was jeder Übergang bewirkt — auf einen Blick - **Angebot → Auftragsbestätigung:** verbindliche Übernahme eines zugesagten Angebots; Angebot wird *bestellt*. - **Auftragsbestätigung → Lieferschein:** erzeugt die Lieferpapiere; Bestätigung wird *geliefert*. - **Auftragsbestätigung → Rechnung:** fakturiert die Kundschaft; Bestätigung wird *fakturiert*. - **Rechnung → Lieferschein:** erstellt Lieferpapiere nach der Fakturierung, wenn Sie zuerst berechnet haben. Zur Verwaltung der Dokumente auf jeder Stufe siehe [Angebots-Statistik](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/partnership/quotes), [Auftrags-Statistik](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/partnership/order-confirmations), [Lieferscheine](https://vinosoft.ch/de/help/delivery-notes) und [Rechnungen in den Finanzen](https://vinosoft.ch/de/help/finance/invoices). ### [Angebote](https://vinosoft.ch/de/help/quotes) Ein Angebot ist das erste Dokument im Verkaufsprozess. Es ist die preisliche Offerte, die Sie einem Kunden senden, bevor etwas bestätigt ist. Sobald der Kunde annimmt, wird aus einem Angebot ein **Auftrag**, danach ein **Lieferschein** und schliesslich eine **Rechnung**. Im Bereich Angebote entwerfen Sie diese Offerten, passen Preise an und verfolgen jede einzelne, bis daraus ein bestätigter Auftrag wird. Nutzen Sie ihn, um ein neues Angebot für einen Kunden zu erstellen, Artikel und Preise hinzuzufügen, das Angebot als PDF zu versenden und den Überblick zu behalten, welche Offerten noch verhandelt werden und welche abgeschlossen sind. #### Status-Tabs Der Bereich Angebote ist in zwei Tabs unterteilt, damit Sie Offerten, die noch Ihre Aufmerksamkeit brauchen, von bereits erledigten trennen können. Wechseln Sie über die Navigation zwischen den Tabs, um zu bestimmen, welche Angebote die Liste anzeigt. ##### Offen Der Tab **Offen** listet Angebote auf, die noch aktiv sind, also neu erstellt wurden oder gerade bearbeitet werden. Ein neues Angebot beginnt hier und bleibt hier, solange Sie es weiter bearbeiten oder auf die Antwort des Kunden warten. In diesem Tab können Sie: - Über **Neu erstellen** ein neues Angebot anlegen. - Ein Angebot bearbeiten, um Artikel, Preise und Adressen hinzuzufügen. - Die Liste nach **Status**, **Verkäufer** oder **Autor** filtern oder nach Name suchen. - Mehrere Angebote auswählen und gesammelt löschen oder abschliessen. Filtern Sie nach **Verkäufer** oder **Autor**, um schnell nur die Angebote zu finden, für die Ihr Teammitglied zuständig ist, statt die gesamte Liste zu durchsuchen. ##### Verlauf Der Tab **Verlauf** listet Angebote auf, die nicht mehr aktiv sind, also abgeschlossen oder bereits in einen Auftrag umgewandelt wurden. Nutzen Sie ihn, um frühere Offerten nachzuschlagen, zu prüfen, was einem Kunden angeboten wurde, oder ein älteres Angebot erneut zu drucken. Wenn Sie ein Angebot per E-Mail versenden oder drucken, wird es aus dem Tab Offen in den Verlauf verschoben. So bleibt der Tab Offen auf Offerten konzentriert, die noch eine Aktion erfordern. Sobald ein Angebot abgeschlossen ist, können Sie es in einen Auftrag umwandeln, um den Verkaufsprozess fortzusetzen. Der neue Auftrag wird aus den Artikeln, Preisen und Adressen des Angebots erstellt, sodass Sie nichts neu erfassen müssen. ### [Bestellungen](https://vinosoft.ch/de/help/purchase-orders) Eine Bestellung ist der Auftrag, den Sie bei einem Lieferanten aufgeben, um Ware einzukaufen – die Weine und weiteren Artikel, die Sie weiterverkaufen. In Vinosoft entwerfen Sie die Bestellung, erfassen die gewünschten Produkte und Mengen, senden sie an den Lieferanten und buchen die Ware bei Erhalt ins Lager. Der Bereich **Bestellungen** hält jede Bestellung danach geordnet, an welcher Stelle dieses Ablaufs sie sich befindet. #### Den Bereich Bestellungen öffnen Öffnen Sie **Bestellungen** im Hauptmenü. Der Bereich startet auf dem Tab **Offen** und zeigt eine Liste der Bestellungen mit diesen Spalten: - **Nummer** – die von Vinosoft vergebene Bestellnummer. - **Bestelldatum** – das Datum der Bestellung. - **Lieferant** – der Lieferant, bei dem Sie bestellen (anklicken, um die Bestellung zu öffnen). - **Auftragsnummer** – die verknüpfte Auftragsbestätigung, falls die Bestellung daraus entstanden ist. - **Lizenznehmer** – nur sichtbar, wenn Ihr Konto über das Lizenzmodul verfügt. Über das Suchfeld filtern Sie nach Namen, mit **Neu erstellen** starten Sie eine neue Bestellung. Der Gesamtwert der aufgelisteten Bestellungen (inkl. Steuer) wird in der Zusammenfassung am unteren Rand angezeigt. #### Die drei Tabs Der Bereich teilt Ihre Bestellungen in drei Tabs auf, die dem Lebenszyklus der Bestellung folgen. ##### Offen Bestellungen, die Sie noch vorbereiten. Eine neue Bestellung beginnt hier. Auf diesem Tab bauen Sie die Bestellung auf – Lieferant, Produkte, Mengen und Preise – und machen sie versandbereit. Bestellungen auf dem Tab **Offen** wurden noch nicht an den Lieferanten gesendet, Sie können sie also frei bearbeiten oder löschen. ##### In Bearbeitung Bestellungen, die an den Lieferanten gesendet wurden und auf Lieferung warten. Eine Bestellung wechselt automatisch hierher, sobald Sie sie zum ersten Mal **per E-Mail versenden**, **drucken** oder daraus **generieren**. Beim Wechsel zu **In Bearbeitung** erfasst Vinosoft zudem den erwarteten Wareneingang der bestellten Artikel, damit Ihr Lager widerspiegelt, was unterwegs ist. ##### Verlauf Abgeschlossene Bestellungen. Sobald Sie die Ware erhalten und die Mengen mit einer **Bestellprüfung** bestätigt haben, wird die Bestellung abgeschlossen und unter **Verlauf** abgelegt. Bestellungen hier werden für Ihre Unterlagen aufbewahrt und schreibgeschützt angezeigt. #### Der Ablauf: Offen → In Bearbeitung → Verlauf 1. **Bestellung erstellen (Offen).** Klicken Sie auf **Neu erstellen**, wählen Sie Lieferant und Einstellungen und erfassen Sie die gewünschten Produkte. Die Bestellung bleibt auf dem Tab **Offen**, solange Sie daran arbeiten. 2. **Versenden (In Bearbeitung).** Senden Sie die Bestellung per E-Mail an den Lieferanten oder drucken Sie sie. Vinosoft markiert die Bestellung als bestellt, verschiebt sie nach **In Bearbeitung** und bucht den erwarteten Lagereingang. 3. **Ware erhalten (Verlauf).** Wenn die Lieferung eintrifft, öffnen Sie die Bestellung und führen die **Bestellprüfung** durch. Sie bestätigen die tatsächlich erhaltene Menge; Vinosoft bucht diese Mengen in Ihr Lager und schliesst die Bestellung in den **Verlauf** ab. Nicht jede Bestellung muss per E-Mail gesendet werden. Wenn Sie beim Lieferanten telefonisch oder über dessen Website bestellen, **drucken** Sie die Bestellung einfach (oder nutzen **Generieren**) – auch das verschiebt sie nach **In Bearbeitung** und reserviert den Wareneingang. Aus einer offenen Bestellung können Sie auch eine **Kreditorenrechnung generieren**, damit die Rechnung, die Sie dem Lieferanten schulden werden, sofort erfasst ist. Diese Rechnungen verwalten Sie im Bereich [Kreditoren](https://vinosoft.ch/de/help/creditors). #### Verwandt - [Kreditoren](https://vinosoft.ch/de/help/creditors) – verwalten Sie die Lieferantenrechnungen, die Sie schulden, sobald Ware und Rechnung eintreffen. ### [Bestellung erstellen](https://vinosoft.ch/de/help/purchase-orders/create-purchase-order) Erstellen Sie eine Bestellung, wenn Sie Ware bei einem Lieferanten einkaufen möchten. Sie entwerfen die Bestellung, erfassen die Produkte, versenden sie und buchen die Lieferung später ins Lager. Eine neue Bestellung beginnt auf dem Tab **Offen**. #### Bestellung beginnen 1. Öffnen Sie **Bestellungen → Offen** und klicken Sie auf **Neu erstellen**. 2. Wählen Sie den **Lieferant**, bei dem Sie bestellen. 3. Setzen Sie das **Bestelldatum** und prüfen Sie **Währung**, **Zahlungsbedingungen** und **Ziellager** – den Lagerort, in den die Ware gebucht wird. Erfassen Sie allfällige **Bemerkungen** für den Lieferanten. 4. Klicken Sie auf **Speichern**. Vinosoft legt die Bestellung an und führt Sie zum Schritt Produkte. #### Produkte erfassen Erfassen Sie im Schritt Produkte jeden Artikel, den Sie bestellen möchten, mit Menge und Einkaufspreis. Das sind die Positionen, die auf der an den Lieferanten gesendeten Bestellung erscheinen. Speichern Sie, sobald die Bestellung vollständig ist. Sie können eine Bestellung auf dem Tab **Offen** belassen und später fortsetzen. Nichts wird an den Lieferanten gesendet und kein Lagerbestand reserviert, bis Sie die Bestellung versenden, drucken oder generieren. #### Bestellung versenden Öffnen Sie die Bestellung und **senden Sie sie per E-Mail** an den Lieferanten oder **drucken** Sie sie. Vinosoft: - markiert die Bestellung als bestellt und verschiebt sie auf den Tab **In Bearbeitung** und - erfasst den erwarteten Wareneingang der bestellten Artikel, damit Ihr Lager anzeigt, was unterwegs ist. #### Ware erhalten Wenn die Lieferung eintrifft, öffnen Sie die Bestellung und führen die **Bestellprüfung** durch. Bestätigen Sie, wie viel Sie von jedem Artikel tatsächlich erhalten haben; Vinosoft bucht diese Mengen ins Ziellager und schliesst die Bestellung in den Tab **Verlauf** ab. Während der Vorbereitung einer Bestellung können Sie auch eine **Kreditorenrechnung generieren**, damit die Rechnung, die Sie dem Lieferanten schulden werden, sofort erfasst ist. Wie diese Rechnungen verwaltet werden, lesen Sie unter [Kreditoren](https://vinosoft.ch/de/help/creditors). #### Verwandt - [Bestellungen](https://vinosoft.ch/de/help/purchase-orders) – wie die Tabs Offen, In Bearbeitung und Verlauf funktionieren. - [Kreditoren](https://vinosoft.ch/de/help/creditors) – erfassen und bezahlen Sie die Lieferantenrechnungen, die Sie schulden. ### [Aufträge](https://vinosoft.ch/de/help/order-confirmations) Im Bereich **Aufträge** liegt eine bestätigte Kundenbestellung, bevor sie geliefert und in Rechnung gestellt wird. Es ist das **zweite Dokument im Verkaufsprozess**: Aus einem **Angebot** wird ein **Auftrag**, daraus entsteht ein **Lieferschein** und schliesslich eine **Rechnung**. Nutzen Sie diesen Bereich, um zu prüfen, was der Kunde bestellt hat, die Ausführung vorzubereiten, Lieferscheine oder Packzettel zu erzeugen und jeden Auftrag bis zur Rechnungsstellung zu verfolgen. Sie können ausserdem wiederkehrende Aufträge einrichten, die nach einem Zeitplan neu erzeugt werden. #### Wie Aufträge in den Verkaufsprozess passen Ein Auftrag hält fest, dass sich der Kunde zum Kauf verpflichtet hat. Von hier aus gehen Sie üblicherweise so vor: 1. Bestelldetails, Adresse und Preise prüfen. 2. Den Auftrag **liefern** — einen Lieferschein und/oder Packzettel zur Ausführung erstellen. 3. Den Auftrag in eine **Rechnung** umwandeln, um den Kunden zu fakturieren. **Vom Angebot zur Rechnung** Hat der Kunde zuvor ein **Angebot** erhalten, tippen Sie die Bestellung nicht neu ab — wandeln Sie das Angebot in einen Auftrag um und später den Auftrag in eine Rechnung. Vinosoft überträgt Produkte, Adressen und Preise über jeden Schritt hinweg. #### Status-Tabs Der Bereich ist in Tabs unterteilt, damit Sie sich auf Aufträge in einer bestimmten Phase konzentrieren können. Die Liste zeigt nur Aufträge, die zum gewählten Tab passen. ##### Offen Aufträge, die bestätigt, aber noch nicht ausgeführt wurden. Das ist Ihre Arbeitswarteschlange — diese Aufträge warten darauf, geliefert (Lieferschein oder Packzettel) oder fakturiert zu werden. Beginnen Sie den Grossteil Ihrer täglichen Arbeit im Tab **Offen**. ##### Wiederkehrende Aufträge, die nach einem Zeitplan wiederholt werden (zum Beispiel eine feste monatliche Weinbestellung). Der Tab **Wiederkehrende** listet diese Vorlagen und ihre Wiederholungseinstellungen, sodass Sie einen automatisch neu erzeugten Auftrag prüfen, pausieren oder anpassen können. **Daueraufträge** Nutzen Sie einen wiederkehrenden Auftrag für Kunden, die regelmässig dieselben Artikel bestellen. Vinosoft erstellt jede neue Bestellung nach dem von Ihnen festgelegten Zeitplan, statt dass Sie sie jedes Mal neu erfassen. ##### In Bearbeitung Aufträge, die sich mitten in der Ausführung befinden — zum Beispiel sind einige Positionen geliefert, der Auftrag ist aber noch nicht abgeschlossen. Über den Tab **In Bearbeitung** sehen Sie, was noch geliefert oder fakturiert werden muss. ##### Geliefert Aufträge, die vollständig geliefert wurden — für den ganzen Auftrag wurde ein Lieferschein oder Packzettel erstellt. Diese sind bereit zur Fakturierung (oder bereits auf dem Weg zu einer Rechnung). Im Tab **Geliefert** sehen Sie, was das Lager verlassen hat, aber noch fakturiert werden muss. ##### History Abgeschlossene Aufträge, die zur Nachverfolgung aufbewahrt werden. Aufträge, die den gesamten Ablauf durchlaufen haben — geliefert und fakturiert — wandern hierher, damit Ihre aktiven Tabs übersichtlich bleiben. Nutzen Sie **History**, um eine vergangene Bestellung nachzuschlagen, ohne sie zu ändern. ##### Gelöscht Aufträge, die entfernt wurden. Sie bleiben im Tab **Gelöscht** erhalten, statt endgültig gelöscht zu werden, sodass Sie einen versehentlich gelöschten Auftrag wiederfinden oder wiederherstellen können. **Auftrag löschen** Das Löschen eines Auftrags entfernt ihn aus Ihren aktiven Warteschlangen. Löschen Sie nur einen Auftrag, den Sie sicher nicht mehr benötigen — haben Sie ihn versehentlich gelöscht, suchen Sie ihn im Tab **Gelöscht**. ### [Orders](https://vinosoft.ch/de/help/orders) Der Bereich **Orders** ist Ihre zentrale Stelle für die Kundenbestellungen, die in Vinosoft eingehen. Jede Bestellung aus Ihrem Online-**Web-Shop** oder aus dem **Kassensystem (POS)** landet hier – so sehen Sie auf einen Blick, was bestellt wurde, wie weit es ausgeführt ist und ob es bezahlt wurde, alles in einer Liste. Nutzen Sie den Bereich Orders, um Bestelldetails zu prüfen, Bestellungen durch Ihren Verkaufsprozess zu bewegen, Zahlungen und Rückerstattungen zu erfassen, Ware zu versenden und den gesamten Verlauf jeder Bestellung nachzuvollziehen. **Orders und Aufträge** Orders und **Aufträge** (im englischen Interface: *Order confirmations*) sind zwei getrennte Bereiche mit eigenen Menüeinträgen. **Aufträge** gehören zur klassischen Beleg-Pipeline (Offerte → Auftrag → Lieferschein → Rechnung). **Orders** ist ein eigenständiges Bestellmanagement-Modul, das Bestellungen aus Web-Shop und POS zusammenführt und jede Bestellung über unabhängige Bestell-, Ausführungs- und Zahlungsstatus verfolgt. Falls Sie nur einen dieser Bereiche sehen, hängt das davon ab, welche Module für Ihr Konto aktiviert sind. #### Die Bestellliste Wenn Sie **Orders** öffnen, sehen Sie eine Liste aller Bestellungen. Jede Zeile fasst eine Bestellung zusammen: - **Nummer** – die Bestellnummer (zum Öffnen anklicken). - **Kunde** – die verknüpfte Kundenadresse. - **Bestellstatus**, **Ausführung**, **Zahlung** – die drei unabhängigen Status-Badges (siehe unten). - **Kanal** – woher die Bestellung stammt (**Web** oder **POS**). - **Erstellt**- und **Bestätigt**-Datum. - **Total** – der Bestellbetrag inklusive Steuer, mit Währung. Jede Zeile bietet zudem Schnellaktionen zum **Bearbeiten**, **Anzeigen der Details**, **Löschen** oder **Kopieren** der Bestellung. #### Bestell-, Ausführungs- und Zahlungsstatus Jede Bestellung trägt **drei unabhängige Status**, sodass Sie immer genau wissen, wo sie steht: - **Bestellstatus** – *Entwurf*, *Offeriert*, *Bestätigt*, *In Bearbeitung*, *Abgeschlossen* oder *Storniert*. - **Ausführung** – *Nicht ausgeführt*, *Teilweise ausgeführt* oder *Ausgeführt*. - **Zahlung** – *Unbezahlt*, *Teilweise bezahlt* oder *Bezahlt*. Da diese getrennt sind, kann eine Bestellung *Bestätigt* und *Bezahlt* sein und gleichzeitig noch *Nicht ausgeführt* – zum Beispiel, wenn ein Kunde bereits bezahlt hat, die Ware aber noch nicht versendet wurde. Rückerstattungen werden separat erfasst, sobald Sie sie auslösen (*Teilweise erstattet* oder *Vollständig erstattet*). #### Kanäle: Web-Shop und POS Das **Kanal**-Badge zeigt die Quelle jeder Bestellung an: - **Web** – über Ihren Online-Shop aufgegeben. - **POS** – an der Kasse erfasst. So verwalten Sie Online- und Ladenbestellungen nebeneinander in einer einzigen Liste. #### Was Sie mit einer Bestellung tun können Öffnen Sie eine Bestellung, um sie zu bearbeiten. Aus einer Bestellung heraus können Sie: - Die Bestellung und ihre **Produkte**, Preise, Rabatte, Gutscheine und Lieferkosten bearbeiten. - Den **Kunden** sowie die Rechnungs- und Lieferadressen **anpassen**. - **Zahlungen erfassen** und **Rückerstattungen auslösen**, mit vollständigem Zahlungsverlauf. - **Ausführungen** anlegen und **Lieferscheine** drucken, während Sie Ware versenden. - Zur Bestellung gehörende **Lagerbewegungen** einsehen. - Eine **Offertanfrage** an einen Lieferanten für die bestellten Artikel senden. - Notizen zum **Verlauf** der Bestellung hinzufügen und private oder öffentliche Kommentare führen. - An die Bestellung angehängte digitale **Lizenzen** ansehen (sofern das Lizenzmodul aktiviert ist). - Das Bestell-PDF **drucken**, **herunterladen** oder dem Kunden **per E-Mail** senden. - Die **Währung ändern**, die Bestellung **kopieren** oder über einen öffentlichen Link **teilen**. **Doppelte Bestellungen zusammenführen** Wenn beim selben Kunden mehrere separate Bestellungen entstehen, führen Sie sie mit **Merge Orders** auf der Listenseite zu einer zusammen – praktisch, um wiederkehrende Bestellungen vor Versand oder Rechnungsstellung zu bündeln. #### Bestellungen schnell finden Über der Liste können Sie: - Mit den **Filter-Tabs** zwischen gespeicherten Ansichten wechseln. **Alle** ist standardmässig ausgewählt, und Sie können eigene gespeicherte Filter für Ihre häufigsten Ansichten anlegen. - Über das **Suchfeld** eine Bestellung nach Name finden. **Eigene Filter speichern** Legen Sie einen gespeicherten Filter für die Bestellungen an, die Sie täglich prüfen – etwa unbezahlte Web-Bestellungen oder noch nicht ausgeführte Bestellungen – und er erscheint als eigener Tab für den Zugriff mit einem Klick. ### [Lieferscheine](https://vinosoft.ch/de/help/delivery-notes) Im Bereich **Lieferscheine** erstellen und verwalten Sie die Dokumente, die Ihre Lieferungen an Kunden begleiten. Ein Lieferschein listet auf, was physisch mit einer Bestellung ausgeliefert wird, damit Sie und der Kunde einen Nachweis über die gelieferten Positionen haben. In der Abfolge der Verkaufsdokumente ist der Lieferschein das **dritte Dokument**: Aus einer Offerte wird ein Auftrag, aus dem Auftrag entsteht beim Kommissionieren und Versenden ein Lieferschein, und der Lieferschein wird später in eine Rechnung umgewandelt. **Offerte → Auftrag → Lieferschein → Rechnung** In der Regel beginnen Sie nicht mit einem leeren Lieferschein. Ein Lieferschein wird aus einem Auftrag erzeugt, sobald Sie versandbereit sind, sodass Kunde, Adressen und Positionen automatisch übernommen werden. Sie können bei Bedarf aber auch direkt einen neuen Lieferschein anlegen. #### So funktionieren die Status-Tabs Die Liste am oberen Rand des Bereichs ist in Tabs unterteilt, die Ihre Lieferscheine danach gruppieren, wo sie im Versandprozess stehen. Ein Lieferschein wandert normalerweise von links nach rechts – von **Offen** über **Gedruckt** zu **Geliefert** und anschliessend in **History**, sobald er vollständig abgearbeitet ist. Wählen Sie einen Tab, um nur die Lieferscheine in diesem Status zu sehen. ##### Offen Neue Lieferscheine, die noch in Vorbereitung sind. Ein Lieferschein landet hier, wenn er erstellt oder aus einem Auftrag erzeugt wurde, die Ware aber noch nicht versendet ist. Nutzen Sie diesen Tab als Arbeitsliste: Prüfen Sie Adressen und Positionen, passen Sie Mengen an und machen Sie jeden Lieferschein zum Drucken und Versenden bereit. ##### Gedruckt Lieferscheine, die Sie gedruckt haben. Durch das Drucken wandert ein Lieferschein hierher – ein Zeichen dafür, dass die Unterlagen fertig sind und die Sendung gepackt und übergabebereit ist. Behalten Sie in diesem Tab die Lieferscheine im Blick, die den Betrieb noch verlassen müssen. Das Drucken bringt einen Lieferschein von **Offen** zu **Gedruckt**. Wenn ein Lieferschein in **Offen** hängen zu bleiben scheint, prüfen Sie, ob er tatsächlich gedruckt und nicht nur in der Vorschau angezeigt wurde. ##### Geliefert Lieferscheine für Ware, die dem Kunden übergeben oder zugestellt wurde. Wenn Sie einen Lieferschein als **Geliefert** markieren, bestätigen Sie, dass die Lieferung abgeschlossen ist. In der Regel ist dies der Zeitpunkt, an dem der Lieferschein in eine Rechnung umgewandelt werden kann. ##### History Das Archiv der abgeschlossenen Lieferscheine. Sobald ein Lieferschein erledigt ist – geliefert und, wo zutreffend, verrechnet –, wandert er in **History**, damit Ihre aktiven Tabs auf die laufende Arbeit fokussiert bleiben. In diesem Tab schlagen Sie vergangene Lieferungen eines Kunden nach. ##### Gelöscht Lieferscheine, die Sie entfernt haben. Beim Löschen wird ein Lieferschein aus den aktiven Tabs genommen, aber hier aufbewahrt statt endgültig gelöscht, sodass Sie einen Nachweis haben und nachvollziehen können, was entfernt wurde. Beim Löschen wird ein Lieferschein aus Ihren Arbeitslisten entfernt. Löschen Sie nur versehentlich erstellte Lieferscheine – bei tatsächlich ausgelieferten Sendungen führen Sie den Lieferschein stattdessen über **Geliefert** und **History**, damit Ihre Aufzeichnungen vollständig bleiben. ### [Rüstscheine](https://vinosoft.ch/de/help/packing-slips) Im Bereich **Rüstscheine** erstellen Sie Kommissionier- und Packlisten, die Ihnen helfen, Bestellungen für den Versand vorzubereiten. Ein Rüstschein führt Ihre Lagermitarbeitenden dabei, die richtigen Artikel aus den richtigen Lagerorten zusammenzustellen und für eine bestimmte Bestellung zu verpacken. Er kann das Ursprungslager, den Lagerplatz, die Anzahl Verpackungen, die Gesamtmenge und das Gesamtgewicht anzeigen und bei der Übergabe der Ware eine Unterschrift tragen. Sie erreichen ihn im Hauptmenü unter **Rüstscheine**. #### Rüstschein vs. Lieferschein Diese beiden Dokumente liegen im Verkaufsprozess dicht beieinander und werden leicht verwechselt: - Ein **Rüstschein** ist ein internes Dokument für das Lager. Er ist die Kommissionier- und Packliste, die Ihren Mitarbeitenden sagt, welche Artikel sie aus welchem Lager zusammenstellen und wie sie diese verpacken. - Ein **Lieferschein** ist das kundenseitige Dokument, das die Ware begleitet und bestätigt, was tatsächlich geliefert wurde. In Vinosoft sind beide verknüpft: Ein Rüstschein hält den zugehörigen Lieferschein fest, sodass Sie die Ware im Lager vorbereiten und das Versanddokument mit derselben Bestellung verbunden halten können. Die Lieferscheine selbst befinden sich im eigenen Bereich **Lieferscheine**. Verwenden Sie Rüstscheine für die physische Arbeit des Kommissionierens und Verpackens im Lager und Lieferscheine für die Papiere, die mit der Sendung an den Kunden gehen. #### Status-Tabs Die Rüstschein-Liste ist in Tabs unterteilt, damit Sie sich auf die jeweilige Phase der Vorbereitung konzentrieren können. Beim Auswählen eines Tabs wird die Liste auf Rüstscheine in diesem Status gefiltert. ##### Offen Der Tab **Offen** zeigt Rüstscheine, die erstellt, aber noch nicht gedruckt wurden. Das sind Ihre aktiven Kommissionier- und Packaufträge – jene, die Ihre Lagermitarbeitenden noch abarbeiten müssen. Beginnen Sie hier, um zu sehen, was noch vorzubereiten ist. ##### Gedruckt Der Tab **Gedruckt** zeigt Rüstscheine, die bereits gedruckt wurden. Beim Drucken wechselt ein Rüstschein von **Offen** zu **Gedruckt**, sodass dieser Tab Ihr Verzeichnis der Listen ist, die an das Lager übergeben oder abgeschlossen wurden. Fehlt ein erwarteter Rüstschein im Tab **Offen**, prüfen Sie den Tab **Gedruckt** – möglicherweise wurde er bereits gedruckt. ### [Debitoren](https://vinosoft.ch/de/help/invoices) Im Bereich Debitoren erstellen und verwalten Sie Rechnungen für Ihre Kunden. Nutzen Sie ihn, um Bestellungen zu fakturieren, offene Zahlungen zu verfolgen und Ihre Debitorenbuchhaltung aktuell zu halten. Die Rechnung ist das letzte Dokument im Verkaufsprozess. Ein typischer Verkauf durchläuft eine **Offerte**, dann eine **Auftragsbestätigung**, einen **Lieferschein** und schliesslich eine **Rechnung**, die zur Zahlung auffordert. Sie können eine Rechnung aus einem früheren Dokument der Kette erstellen oder direkt eine neue anlegen. #### Status-Tabs Die Rechnungsliste ist in Tabs unterteilt, damit Sie sich auf Rechnungen in einem bestimmten Zustand konzentrieren können. Ein Tab filtert die Liste auf die Rechnungen in diesem Zustand. ##### Offen Der Tab **Offen** zeigt Rechnungen, die ausgestellt, aber noch nicht vollständig bezahlt wurden. Das sind Ihre offenen Forderungen – die Beträge, die Kunden Ihnen noch schulden. Nutzen Sie diesen Tab, um Fälligkeiten im Blick zu behalten und säumigen Zahlungen nachzugehen. Beginnen Sie Ihren Tag im Tab Offen, um auf einen Blick zu sehen, welche Rechnungen noch auf Zahlung warten. ##### Wiederkehrend Der Tab **Wiederkehrend** listet Rechnungen, die sich nach einem Zeitplan wiederholen, etwa die monatliche oder jährliche Fakturierung von Abonnements oder laufenden Leistungen. Statt dieselbe Rechnung jede Periode von Hand zu erstellen, dient eine wiederkehrende Rechnung als Vorlage, die neue Rechnungen automatisch in ihrem Zyklus erzeugt. ##### In Bearbeitung Der Tab **In Bearbeitung** enthält Rechnungen, die noch vorbereitet werden und noch nicht abgeschlossen oder an den Kunden versendet wurden. Nutzen Sie ihn als Arbeitsbereich für Entwürfe, die Sie noch bearbeiten. ##### Bezahlt Der Tab **Bezahlt** zeigt Rechnungen, die vollständig beglichen wurden. Wird eine Rechnung hierher verschoben, bestätigt dies den Zahlungseingang und die Forderung ist abgeschlossen. Nutzen Sie diesen Tab, um Ihre Rechnungshistorie und abgeschlossene Vorgänge zu überprüfen. ##### Gelöscht Der Tab **Gelöscht** sammelt Rechnungen, die Sie aus den aktiven Listen entfernt haben. Da sie in einem eigenen Tab liegen, überladen sie Ihre Arbeitsansichten nicht mehr, bleiben aber zur Einsicht verfügbar. Beim Löschen wird eine Rechnung aus Ihren aktiven Listen entfernt. Löschen Sie nur Rechnungen, die Sie sicher nicht mehr benötigen, und prüfen Sie Ihre lokalen Buchhaltungsvorschriften, bevor Sie ein bereits an einen Kunden versendetes Dokument entfernen. ### [Eine Rechnung online bezahlen lassen](https://vinosoft.ch/de/help/invoices/payment-links) Ein **Zahlungslink** ist eine Webadresse für genau eine Rechnung. Ihr Kunde öffnet sie, sieht die Rechnung so, wie sie das PDF druckt, und bezahlt den offenen Betrag mit Karte oder seiner gewohnten Online-Zahlungsart — ohne Login, ohne Konto, ohne Installation. Den Link erstellen Sie auf der Rechnung, versenden ihn, wie es Ihnen passt, und Vinosoft meldet Ihnen den Geldeingang. #### Voraussetzung Mindestens eine Zahlungsart muss für Zahlungslinks freigegeben sein. Öffnen Sie **Konfiguration → Allgemein → Zahlungsarten**, rufen Sie bei einem Anbieter **Konfigurieren** auf und wählen Sie **Für Zahlungslinks verfügbar** an. Die vollständige Einrichtung steht in [Zahlungsarten](https://vinosoft.ch/de/help/configuration/payment-methods). Solange dort nichts angewählt ist, erscheint die Aktion **Zahlungslink** auf Ihren Rechnungen gar nicht — es gäbe nichts, womit der Kunde bezahlen könnte. #### Den Link erstellen 1. Öffnen Sie die Rechnung. Sie muss den Status **In Bearbeitung** haben — eine gestellte, noch nicht bezahlte Rechnung, also derselbe Status, der auch **Zahlung erfassen** erlaubt. 2. Klicken Sie in der Aktionsleiste über der Rechnung auf **Zahlungslink**. 1. Das Fenster nennt Ihnen, was Ihr Kunde bezahlen kann — den offenen Betrag der Rechnung in ihrer Währung. Klicken Sie auf **Zahlungslink erstellen**. Der Link entsteht erst mit diesem Klick — das Öffnen des Fensters erzeugt nie einen. Ein weiterer Klick auf einer Rechnung, die schon einen aktiven Link hat, ändert nichts; zwei Links versehentlich auszustellen ist also nicht möglich. Ist über einen früheren Link bereits Geld eingegangen und noch nicht verbucht, listet das Fenster es unten unter **Zahlung eingegangen, noch nicht verbucht** — und der offene Betrag darüber ist abzüglich dieser Zahlung ausgewiesen. Ein zweiter Link zieht dasselbe Geld also nie doppelt ein. Der beim Erstellen angezeigte Betrag ist nicht der Betrag, der eingezogen wird. Vinosoft berechnet den offenen Betrag im Moment der Zahlung neu, sodass eine Teilzahlung oder eine Gutschrift dazwischen berücksichtigt wird. Ist die Rechnung bis dahin beglichen, sagt der Link das — statt null einzuziehen. #### Den Link dem Kunden senden Sobald der Link besteht, zeigt das Fenster alles, was Sie brauchen. - **Zahlungslink** — die Adresse selbst, mit der Schaltfläche **Kopieren**. Fügen Sie sie in einen Brief, eine Nachricht oder eine eigene E-Mail ein. - **Der QR-Code** — für eine gedruckte Mahnung oder einen Beleg, den Ihr Kunde mit dem Telefon scannt. - **Die Statuszeile** — *noch nicht geöffnet* oder *3-mal geöffnet*, und *läuft am 12.10.2026 ab* oder *kein Ablaufdatum*. - **Angeboten** — die Zahlungsarten, unter denen Ihr Kunde wählen kann. So sehen Sie auf einen Blick, dass der Link funktionieren wird. - **An Kunden senden** — die Adresse ist aus dem Kontakt der Rechnung vorbelegt und änderbar. Ein Klick auf **Senden** und Vinosoft verschickt eine kurze Nachricht mit dem offenen Betrag und einer Schaltfläche. Das Fenster bestätigt **Zahlungslink an … gesendet.** - **Link widerrufen** — siehe unten. Wenn Sie den Link lieber in der Rechnungs-E-Mail selbst hätten: Setzen Sie den Platzhalter `{paymentUrl}` in den Standardtext der Rechnungs-E-Mail. Er löst sich zum aktiven Link auf, wenn es einen gibt, und zu nichts, wenn nicht — derselbe Text passt also auch für Rechnungen, die Sie nicht online bezahlen lassen wollen. Wer den Link hat, kann diese Rechnung bezahlen — die Adresse selbst ist die Berechtigung, es gibt kein Passwort. Genau das macht sie für Ihren Kunden bequem, und genau darum senden Sie sie dem Kunden und veröffentlichen sie nirgends. Gelangt ein Link an die falsche Person, widerrufen Sie ihn. #### Was Ihr Kunde sieht Der Link öffnet eine schlichte Seite ohne Vinosoft-Login und ohne Ihre internen Angaben — keine Kommentare, keine Margen, keine anderen Belege dieses Kunden. Er sieht den Rechnungskopf mit Datum und Fälligkeitsdatum, eine Schaltfläche **PDF herunterladen**, die Adressen, die Positionen und Summen im Layout Ihres PDF — und darunter: - **Fälliger Betrag** — der offene Betrag, jetzt neu berechnet. - Je freigegebene Zahlungsart eine Schaltfläche **Jetzt bezahlen —** ***Zahlungsart***. Mit der Wahl einer Zahlungsart gelangt er auf die sichere Zahlungsseite des Anbieters. Kartendaten werden nie in Vinosoft eingegeben. Die Positionstabelle entsteht aus demselben Berichtsmodell wie das PDF. Spaltenüberschriften und Summenbezeichnungen sind also die Ihres Berichtslayouts — Ihr Kunde liest die Rechnung im gleichen Wortlaut, den er auf Papier erhalten hätte. Danach landet er auf einer kurzen Ergebnisseite: **Vielen Dank. Ihre Zahlung ist eingegangen.** mit dem eingezogenen Betrag — oder dem Hinweis, dass die Zahlung noch verarbeitet wird oder nicht abgeschlossen wurde, mit einer Schaltfläche zurück zur Rechnung für einen neuen Versuch. Ist in Ihren Zahlungslink-Einstellungen **Dem Zahler eine Quittung senden** eingeschaltet, erhält er zusätzlich eine Bestätigung per E-Mail. #### Die Zahlung verbuchen Geht eine Zahlung ein, erfasst Vinosoft sie, rührt aber die Rechnung **nicht** an: Es wird keine Zahlung automatisch verbucht und der Rechnungsstatus ändert sich nicht. Kein unbeaufsichtigter Vorgang bewegt Geld in Ihrer Buchhaltung. Stattdessen erscheint in der rechten Spalte der Rechnung eine Karte. - **Zahlung eingegangen, noch nicht verbucht** — Betrag, Zahlungsart und Datum, mit dem Link **Zahlung erfassen**. Ein Klick öffnet das gewohnte Fenster zur Zahlungserfassung, vorbelegt aus der Zahlung. Speichern Sie, und das Geld ist wie jede andere Zahlung verbucht — die Karte verschwindet. - **Zahlungslink aktiv** — der Link ist aktiv und es wurde noch nichts bezahlt, mit derselben Zeile *geöffnet … · läuft am … ab* wie im Fenster. - **Vorheriger Link:** ***Status*** — eine graue Zeile, wenn der letzte Link widerrufen, abgelaufen oder bereits bezahlt war. - **Der letzte Zahlungsversuch ist fehlgeschlagen.** — ein abgebrochener oder abgelehnter Versuch. Hilfreich, wenn ein Kunde sagt, er habe bezahlt, und der Link weiter unbezahlt aussieht. Gleichzeitig geht eine E-Mail an die Adressen unter **Diese Adressen benachrichtigen** (oder an den Verkäufer der Rechnung, wenn das Feld leer ist) — mit Rechnungsnummer, Betrag, Zahlungsart und dem Hinweis, dass die Zahlung noch verbucht werden muss. Verbuchen Sie die Zahlung gleich, solange die Karte vor Ihnen ist. Nur diese Karte sagt Ihnen: «Ein Anbieter hat dieses Geld, Ihre Buchhaltung weiss noch nichts davon.» Mit dem Verbuchen ist der Kreis geschlossen. #### Widerrufen, ablaufen, neu ausstellen **Link widerrufen** im Fenster macht die Adresse sofort unbrauchbar. Wer sie danach öffnet, liest *Dieser Zahlungslink ist nicht mehr gültig.* — und erfährt nichts darüber, dass die Rechnung existiert. Nutzen Sie es, wenn ein Link an die falsche Person ging oder Sie die Rechnung storniert haben. Ein Link wird auch von selbst unbrauchbar, sobald die unter **Konfiguration → Allgemein → Zahlungsarten → Zahlungslinks** eingestellte Gültigkeitsdauer abgelaufen ist, und sobald die Rechnung vollständig bezahlt ist. In all diesen Fällen erstellen Sie im Fenster einfach einen neuen Link; es nennt Ihnen dann auch, was aus dem letzten wurde — *Vorheriger Link: Widerrufen*, *Abgelaufen* oder *Bezahlt*. Ein Widerruf ist nicht umkehrbar, kostet aber nichts: Der neue Link ist eine frische Adresse zur gleichen Rechnung. Ein Widerruf berührt eine bereits ausgeführte Zahlung nie. Geld, das Ihr Kunde bezahlt hat, bleibt erfasst und wartet weiterhin auf der Karte in der Rechnungsspalte auf Sie. ### [Kreditoren](https://vinosoft.ch/de/help/creditors) Ein Kreditor ist ein Lieferant, dem Sie Geld schulden, und im Bereich **Kreditoren** erfassen und verwalten Sie dessen Rechnungen – die Beträge, die Sie bezahlen müssen. Erfassen Sie jede Eingangsrechnung mit Betrag und Fälligkeit, registrieren Sie Zahlungen bei deren Ausführung und lassen Sie Vinosoft Ihre Kreditorenbuchhaltung geordnet und aktuell halten. #### Den Bereich Kreditoren öffnen Öffnen Sie **Kreditoren** im Hauptmenü. Der Bereich startet auf dem Tab **Offen** und listet die Lieferantenrechnungen mit diesen Spalten: - **Nummer** – die von Vinosoft vergebene Kreditorennummer. - **Datum** – das Rechnungsdatum. - **Adresse** – der Lieferant, dem Sie schulden (anklicken, um die Rechnung zu öffnen). - **Beleg-Nr.** – die eigene Referenz- oder Belegnummer des Lieferanten zur Rechnung. - **Währung** und **Bruttobetrag** – der fällige Betrag und seine Währung. - **Fälligkeitsdatum** – wann die Zahlung fällig ist (Rechnungsdatum zuzüglich der Zahlungsbedingungen des Lieferanten). - **Bemerkungen** – eine von Ihnen erfasste Notiz. Filtern Sie die Liste über das Suchfeld und den Datumsbereich. Mit **Neu erstellen** erfassen Sie eine neue Rechnung; die Zusammenfassung am unteren Rand summiert die aufgelisteten Beträge in Ihrer Standardwährung. #### Die drei Tabs Der Bereich teilt Ihre Lieferantenrechnungen in drei Tabs auf, die dem Lebenszyklus jeder Rechnung folgen. ##### Offen Rechnungen, die Sie schulden und die noch nicht bezahlt sind. Eine neue Kreditorenrechnung beginnt hier. Von diesem Tab aus können Sie eine Rechnung **bearbeiten**, **löschen** oder **abschliessen** sowie mehrere Rechnungen zur gemeinsamen Zahlung auswählen. Jede Zeile zeigt das **Fälligkeitsdatum**, damit Sie sehen, was ansteht. ##### In Bearbeitung Rechnungen, die teilweise bezahlt sind, aber noch einen offenen Restbetrag haben. Wenn Sie eine Zahlung registrieren, die den Gesamtbetrag nicht deckt, wechselt die Rechnung hierher. Auf diesem Tab zeigt eine zusätzliche Spalte **Bezahlt / Unbezahlt**, wie viel bezahlt wurde und wie viel noch offen ist. ##### Abgeschlossen Vollständig beglichene Rechnungen. Sobald eine Rechnung vollständig bezahlt ist – oder Sie sie manuell abschliessen – wechselt sie mit ihrem **Bezahldatum** hierher. Abgeschlossene Rechnungen werden für Ihre Unterlagen aufbewahrt und können nicht mehr bearbeitet werden. #### Der Ablauf: Offen → In Bearbeitung → Abgeschlossen 1. **Rechnung erfassen (Offen).** Klicken Sie auf **Neu erstellen** und erfassen Sie Lieferant, Betrag, Datum, Währung und Zahlungsbedingungen. Die Rechnung erscheint auf dem Tab **Offen**. 2. **Bezahlen, ganz oder teilweise.** Wählen Sie eine oder mehrere offene Rechnungen aus und nutzen Sie **XML Datei generieren / Zahlung registrieren**, um die Zahlung zu erfassen. Vinosoft erzeugt eine Bank-Zahlungsdatei (ISO 20022) und erfasst den Betrag. - Bezahlen Sie nur einen Teil, wechselt die Rechnung nach **In Bearbeitung**, der Restbetrag bleibt sichtbar. - Begleichen Sie sie vollständig, wechselt sie direkt nach **Abgeschlossen**. 4. **Abschliessen (Abgeschlossen).** Wenn nichts mehr offen ist, wird die Rechnung automatisch abgeschlossen. Sie können eine offene oder in Bearbeitung befindliche Rechnung auch manuell mit der Aktion **Schliessen** abschliessen und das Finanzkonto wählen, gegen das sie gebucht wird. Setzen Sie das Häkchen neben mehreren offenen Rechnungen und registrieren Sie diese gemeinsam – Vinosoft erzeugt eine einzige Bank-Zahlungsdatei für den ganzen Stapel. Auswählbar sind nur Rechnungen, die über die für die Zahlung nötigen Bankangaben verfügen. Eine Kreditorenrechnung kann nur gelöscht werden, solange sie noch **Offen** und mit keinem anderen Beleg verknüpft ist. Sobald eine Zahlung erfasst oder die Rechnung abgeschlossen ist, steht Löschen nicht mehr zur Verfügung – nutzen Sie stattdessen die Schritte Zahlung und Abschliessen. #### Verwandt - [Bestellungen](https://vinosoft.ch/de/help/purchase-orders) – die Warenbestellungen bei Lieferanten; aus einer offenen Bestellung lässt sich eine Kreditorenrechnung für die Ware generieren. ### [Kreditorenrechnung erfassen](https://vinosoft.ch/de/help/creditors/record-creditor-invoice) Wenn Ihnen ein Lieferant eine Rechnung schickt, erfassen Sie diese als Kreditor, damit Vinosoft verfolgt, was Sie schulden und wann es fällig ist. Eine neue Rechnung landet auf dem Tab **Offen** und ist zahlungsbereit. #### Rechnung erstellen 1. Öffnen Sie **Kreditoren → Offen** und klicken Sie auf **Neu erstellen**. 2. Wählen Sie den **Lieferant** (Adresse). Bei der Auswahl übernimmt Vinosoft automatisch dessen übliche **Zahlungsbedingungen**, **Währung**, Finanzkonten, Steuercode und Bankkonto – prüfen Sie diese und passen Sie sie an, falls diese Rechnung abweicht. 3. Erfassen Sie die **Beleg-Nr.** – die Rechnungs- oder Referenznummer des Lieferanten. Lassen Sie das Feld leer, verwendet Vinosoft stattdessen die Kreditorennummer. 4. Setzen Sie das **Datum** der Rechnung. Das Fälligkeitsdatum ergibt sich aus diesem Datum zuzüglich der Zahlungsbedingungen. 5. Erfassen Sie den Betrag. Geben Sie entweder den **Nettobetrag** oder den **Bruttobetrag** ein – bei gewähltem Steuercode füllt Vinosoft den jeweils anderen Wert für Sie aus. 6. Prüfen Sie den **Steuercode** und wählen Sie die Finanzkonten und das Bankkonto, falls diese nicht vom Lieferanten übernommen wurden. 7. Erfassen Sie optional die **Referenz-Nr.** (ESR/ISR), wenn Sie per Einzahlungsschein bezahlen, und fügen Sie **Bemerkungen** hinzu. 8. Klicken Sie auf **Speichern**. Erfassen Sie den **Nettobetrag** oder den **Bruttobetrag** und lassen Sie Vinosoft den anderen anhand des Steuercodes berechnen – Sie müssen die MwSt. nicht von Hand ausrechnen. Sind die Kontoeinstellungen für den Lieferanten unvollständig, kann Vinosoft die Rechnung nicht verbuchen und zeigt eine Fehlermeldung. Stellen Sie sicher, dass beim Lieferanten Finanzkonten und ein Steuercode hinterlegt sind, bevor Sie dessen Rechnungen erfassen. Die Rechnung erscheint nun auf dem Tab **Offen**. Um sie zu bezahlen, wählen Sie sie aus und nutzen **XML Datei generieren / Zahlung registrieren** – wie die Tabs Offen, In Bearbeitung und Abgeschlossen funktionieren, lesen Sie unter [Kreditoren](https://vinosoft.ch/de/help/creditors). ### [Lizenzen](https://vinosoft.ch/de/help/licenses) Im Bereich Lizenzen sehen Sie den Status Ihrer Vinosoft-Lizenz und Ihres Wartungsvertrags. Hier stellen Sie sicher, dass Ihre Software ordnungsgemäss lizenziert ist und dass Support und Wartung aktuell sind. Nutzen Sie ihn, um die Gültigkeit zu prüfen, den Leistungsumfang Ihres Plans zu sehen und Verlängerungen im Blick zu behalten. #### Tabs Der Bereich Lizenzen ist in zwei Tabs unterteilt — einen für Ihre Lizenz und einen für Ihren Wartungsvertrag. Wechseln Sie über die Navigation zwischen ihnen. ##### Lizenz Der Tab **Lizenz** zeigt die Details Ihrer Vinosoft-Lizenz — den Datensatz, der Ihr Recht zur Nutzung der Software bestätigt. Hier sehen Sie, welche Lizenz Sie besitzen und ob sie derzeit gültig ist. ##### Wartung Der Tab **Wartung** zeigt den Status Ihres Wartungsvertrags — der Vereinbarung, die Ihre Software aktuell und unterstützt hält. Nutzen Sie ihn, um zu prüfen, ob Ihre Wartung aktiv ist, und den abgedeckten Zeitraum einzusehen. Ihre Lizenz und Ihr Wartungsvertrag sind verwandt, aber getrennt. Der Tab Lizenz betrifft Ihr Recht zur Nutzung von Vinosoft, während der Tab Wartung laufende Updates und Support abdeckt. Beide sollten Sie vor einer anstehenden Verlängerung prüfen. Wenn Angaben auf diesen Tabs veraltet erscheinen oder Sie Fragen zu einer Verlängerung haben, wenden Sie sich an Ihren Vinosoft-Ansprechpartner — der Bereich Lizenzen zeigt den aktuellen Status, Änderungen an Lizenz oder Wartung werden jedoch von Ihrem Anbieter vorgenommen. ### [Finanzen](https://vinosoft.ch/de/help/finance) Im Bereich Finanzen greifen Sie auf Ihr Buchhaltungsjournal, Ihre Erfolgsrechnung, Ihre Bilanz und Steuerübersichten zu. Nutzen Sie ihn, um die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens im Blick zu behalten. ### [Das Buchhaltungsjournal](https://vinosoft.ch/de/help/finance/journal) Das Journal ist die laufende Liste aller Buchungen Ihrer Buchhaltung. Jede Zeile erfasst eine Geldbewegung zwischen zwei Konten — Soll und Haben — mit Datum, Betrag, Währung und optionalem Steuercode. #### Journal öffnen Gehen Sie zu **Finanzen → Journal**, um alle Buchungen zu sehen. Standardmässig zeigt die Liste das aktuelle Buchungsjahr (Geschäftsperiode). Jede Zeile zeigt Buchungsnummer, Datum, Haben-Konto, Soll-Konto, Text, Referenz, Steuer und Betrag mit Währung. #### Liste filtern Nutzen Sie die Filterzeile oben, um die Anzeige einzugrenzen: - **Suche** — tippen Sie ins Suchfeld, um nach Referenz, Nummer oder Text der Buchung zu suchen. - **Periode** — wählen Sie ein **Datum von** und **Datum bis**, um die Liste auf einen Zeitraum zu beschränken. Liegt das Von-Datum nach dem Bis-Datum, korrigiert Vinosoft den Bereich automatisch. - **Währung** — beschränkt die Liste auf Buchungen in einer Währung. - **Kontenbereich** — geben Sie ein **Konto von** und **Konto bis** ein, um nur Buchungen auf Konten in diesem Bereich anzuzeigen. Beide Felder vervollständigen sich anhand Ihres Kontenplans. Die Filter wirken zusammen und die URL wird beim Filtern aktualisiert, sodass Sie eine gefilterte Ansicht speichern oder teilen können. #### Eine einzelne Buchung öffnen Klicken Sie auf eine Zeile, um die Details zu öffnen. Eine Buchung kann eine einzelne Zeile sein oder eine **Sammelbuchung** aus mehreren verknüpften Zeilen, gruppiert nach Datum und Währung. Die Details zeigen für jede Zeile Soll- und Haben-Konto, Betrag und Text. Stammt die Buchung aus einer Rechnung oder Kreditorenzahlung, verweisen die Details auf dieses Dokument. #### Manuelle Buchung erfassen 1. Klicken Sie im **Journal** auf **Finanzoperation erstellen**. 2. Setzen Sie das **Datum** und eine optionale **Referenz**. 3. Fügen Sie eine oder mehrere Zeilen hinzu. Wählen Sie je Zeile ein **Soll-Konto**, ein **Haben-Konto**, einen **Betrag** mit **Währung**, eine optionale **Steuer** und einen **Text**. 4. Speichern Sie die Buchung. Eine Buchung muss ausgeglichen sein: Soll und Haben müssen sich auf null saldieren (Saldo = 0), sonst speichert Vinosoft sie nicht. Soll- und Haben-Konto derselben Zeile dürfen nicht identisch sein. Wenn Sie einer Zeile mit Soll- und Haben-Konto einen Steuercode zuweisen, erstellt Vinosoft die passende MwSt-Gegenbuchung automatisch. #### Export und Kontoblätter - **Als CSV exportieren** lädt das aktuell gefilterte Journal als CSV-Datei herunter. - **Kontoblatt** und **Kontoblatt kompakt** erzeugen ein PDF-Kontoblatt je Konto für die Konten Ihres aktuellen Filters, inklusive Saldovortrag. Geben Sie in **Konto von** und **Konto bis** dieselbe Nummer ein, um das Journal auf ein einzelnes Konto zu fokussieren, und laden Sie dann dessen **Kontoblatt** für ein sauberes Konto herunter. Related: [Finanzen](https://vinosoft.ch/de/help/finance). Siehe auch [Konten und der Kontenplan](https://vinosoft.ch/de/help/finance/account-data) für die verwendeten Konten und [Steuercodes und Sätze](https://vinosoft.ch/de/help/finance/taxes) für die Steuercodes. ### [Die Erfolgsrechnung](https://vinosoft.ch/de/help/finance/profit-and-loss) Die Erfolgsrechnung zeigt, was Ihr Unternehmen in einer gewählten Periode erwirtschaftet und was es ausgegeben hat — und ob das Ergebnis ein Gewinn oder ein Verlust ist. #### Erfolgsrechnung öffnen Gehen Sie zu **Finanzen → Erfolgsrechnung**. Sie öffnet sich für das aktuelle Buchungsjahr und listet Ihre Ertrags- und Aufwandsgruppen mit ihren Beträgen in Ihrer Standardwährung. Vinosoft ergänzt die üblichen Zwischensummen — **Bruttogewinn**, **EBITDA** (Ergebnis vor Zinsen, Steuern und Abschreibungen) und **EBIT** (Ergebnis vor Zinsen und Steuern) — sowie eine abschliessende **Erfolgsrechnungs-Zeile** mit Gewinn oder Verlust. #### Periode und Filter ändern - **Periode** — setzen Sie ein **Datum von** und **Datum bis**, um die Rechnung über jeden Zeitraum zu erstellen. - **Kontengruppe** — schränkt die Rechnung auf eine einzelne Kontengruppe ein. - **Mit Vorjahr vergleichen** — aktivieren Sie dies, um dieselbe Periode ein Jahr früher neben den aktuellen Zahlen anzuzeigen, samt prozentualer Veränderung. Nur Konten mit Bewegung in der Periode werden aufgeführt, damit die Rechnung übersichtlich bleibt. #### Export - **Als CSV exportieren** lädt die Rechnung als CSV-Datei herunter. - **PDF herunterladen** erzeugt ein formatiertes PDF mit Firmenname und Adresse im Kopf. Beträge auf einem Fremdwährungskonto werden in dieser Währung mit dem Standardwährungs-Gegenwert in Klammern angezeigt. Alle Summen laufen in Ihrer Standardwährung zusammen. Related: [Finanzen](https://vinosoft.ch/de/help/finance). Siehe auch [Die Bilanz](https://vinosoft.ch/de/help/finance/balance) für die Bilanz und [Das Buchhaltungsjournal](https://vinosoft.ch/de/help/finance/journal) für die zugrunde liegenden Buchungen. ### [Die Bilanz](https://vinosoft.ch/de/help/finance/balance) Die Bilanz ist eine Momentaufnahme dessen, was Ihr Unternehmen zum Ende einer Periode besitzt und schuldet. Aktiven erscheinen in den Kontengruppen der 1er-Reihe, Passiven in der 2er-Reihe. #### Bilanz öffnen Gehen Sie zu **Finanzen → Bilanz**. Sie öffnet sich für das aktuelle Buchungsjahr und listet Ihre Aktiv- und Passivgruppen mit ihren Salden in Ihrer Standardwährung. Vinosoft ergänzt die Zwischensumme **Passiven vor Gewinn**, danach den Perioden-**Gewinn** (oder **Verlust**), sodass die Summe der Aktiven der Summe der Passiven entspricht. #### Periode und Filter ändern - **Periode** — setzen Sie ein **Datum von** und **Datum bis**, um die Bilanz zu einem beliebigen Zeitpunkt zu bewerten. - **Kontengruppe** — schränkt die Bilanz auf eine einzelne Kontengruppe ein. - **Mit Vorjahr vergleichen** — aktivieren Sie dies, um die Vorjahresbilanz neben die aktuelle zu stellen, samt prozentualer Veränderung. Nur Konten mit einem Saldo in der Periode werden angezeigt. #### Export - **Als CSV exportieren** lädt die Bilanz als CSV-Datei herunter. - **PDF herunterladen** erzeugt ein formatiertes PDF mit Firmenname und Adresse im Kopf. Der in der Bilanz ausgewiesene Gewinn oder Verlust wird aus Ihren Ertrags- und Aufwandskonten derselben Periode abgeleitet — er entspricht dem Ergebnis der [Die Erfolgsrechnung](https://vinosoft.ch/de/help/finance/profit-and-loss) (Erfolgsrechnung). Related: [Finanzen](https://vinosoft.ch/de/help/finance). Siehe auch [Die Erfolgsrechnung](https://vinosoft.ch/de/help/finance/profit-and-loss) und [Konten und der Kontenplan](https://vinosoft.ch/de/help/finance/account-data). ### [Konten und der Kontenplan](https://vinosoft.ch/de/help/finance/account-data) Der Bereich Konten enthält Ihren Kontenplan — die Stammliste aller Konten, auf die Ihre Buchungen laufen, gegliedert in einen Baum aus Kontengruppen. #### Kontenplan öffnen Gehen Sie zu **Finanzen → Konten**. Konten und Gruppen erscheinen als aufklappbarer Baum: Klicken Sie eine Gruppe an, um ihre Untergruppen und Konten anzuzeigen. Sie können den gesamten Kontenplan als **PDF** herunterladen. #### Konto oder Gruppe erstellen 1. Wählen Sie im Bereich **Konten**, ob Sie ein **Konto** oder eine **Kontengruppe** hinzufügen (eine Gruppe kann unter einer übergeordneten Gruppe liegen). 2. Geben Sie **Nummer** und **Name** des Kontos ein. 3. Für ein Konto setzen Sie die übergeordnete **Gruppe** (ein Konto muss zu einer Gruppe gehören), den **Typ**, die **Währung** und optional eine **Standardsteuer**, die beim Buchen dieses Kontos verwendet wird. 4. Speichern Sie. Die Option **In der Erfolgsrechnung als Minus anzeigen** kehrt das Vorzeichen eines Ertragskontos (3er-Reihe) in der Erfolgsrechnung um — nutzen Sie sie z. B. für Erlösminderungen. Markieren Sie ein Konto als **Deaktiviert**, um es aus der Auswahl auszublenden, ohne es zu löschen. #### Bearbeiten oder löschen Öffnen Sie eine Gruppe oder ein Konto aus dem Baum, um die Details zu bearbeiten. Kontonummern müssen eindeutig sein, und eine Gruppe kann nicht ihre eigene übergeordnete Gruppe sein. Beim Löschen einer Kontengruppe werden auch die enthaltenen Konten (soft-)gelöscht. **Systemkonten** lassen sich nicht löschen, und Vinosoft verhindert das Löschen jedes Kontos oder jeder Gruppe, die noch von Buchungen referenziert wird — deaktivieren Sie sie stattdessen. Related: [Finanzen](https://vinosoft.ch/de/help/finance). Siehe auch [Das Buchhaltungsjournal](https://vinosoft.ch/de/help/finance/journal) für die Buchungen, die diese Konten nutzen, und [Steuercodes und Sätze](https://vinosoft.ch/de/help/finance/taxes) für die Zuweisung einer Standardsteuer. ### [Steuercodes und Sätze](https://vinosoft.ch/de/help/finance/taxes) Steuercodes legen die MwSt-Sätze fest, die Ihre Buchungen und Rechnungen anwenden. Jeder Code trägt einen Satz und die buchhalterischen Angaben, die die Finanzen brauchen, um die Steuer korrekt zu buchen und zu deklarieren. #### Steuercodes öffnen Gehen Sie zu **Finanzen → Steuercode**, um alle Steuercodes mit **Name**, **Satz**, **Nettosatz**, **Quote** und **Ziffer** (die MwSt-Formularposition, in die der Code einfliesst) zu sehen. #### Steuercode erstellen oder bearbeiten 1. Klicken Sie im Bereich **Steuercode** auf **Erstellen** (oder öffnen Sie einen bestehenden Code zum Bearbeiten). 2. Geben Sie **Name** und **Satz** ein. Setzen Sie **Nettosatz**, **Quote** und **Ziffer** je nach Deklarationsbedarf. 3. Wählen Sie den Steuer-**Typ** und den **MwSt-Abrechnungstyp**. 4. Wählen Sie die **Finanzkonten**, auf die diese Steuer bucht, und markieren Sie genau eines davon als **Standardkonto**. 5. Speichern Sie. Sind Konten ausgewählt, muss genau eines das Standardkonto sein — Vinosoft speichert einen Steuercode nicht mit keinem oder mehr als einem Standardkonto. Eine Buchung mit einer Steuer, deren Standardkonto nicht konfiguriert ist, wird im Journal abgewiesen. #### Steuercode ausblenden oder löschen Aktivieren Sie **Versteckt**, um einen Steuercode aus den alltäglichen Auswahllisten herauszuhalten, ohne ihn zu löschen. Sie können einen Code aus der Liste löschen, doch Vinosoft verhindert das Löschen, wenn der Code noch von Buchungen oder Rechnungen referenziert wird. Related: [Finanzen](https://vinosoft.ch/de/help/finance). Siehe auch [Die MwSt-Abrechnung](https://vinosoft.ch/de/help/finance/tax-report) und [Das MwSt-Journal](https://vinosoft.ch/de/help/finance/tax-journal) dazu, wie diese Codes in die MwSt-Deklaration einfliessen, und [Konten und der Kontenplan](https://vinosoft.ch/de/help/finance/account-data) für die verknüpften Konten. ### [Die MwSt-Abrechnung](https://vinosoft.ch/de/help/finance/tax-report) Die MwSt-Abrechnung ist Ihre Schweizer Mehrwertsteuer-Abrechnung (Steuerabrechnung) für eine Abrechnungsperiode. Sie summiert Ihre Buchungen in die nummerierten Ziffern des offiziellen MwSt-Formulars und ermittelt, ob Sie MwSt schulden oder ein Guthaben haben. #### MwSt-Abrechnung öffnen Gehen Sie zu **Finanzen → MwSt Abrechnung**. Der Bildschirm zeigt den Periodenfilter, eine Schaltfläche zum **Erzeugen** und eine Verlaufsliste bereits erstellter Abrechnungen. Die Abrechnungsperiode ist je nach MwSt-Abrechnungstyp ein Quartal oder ein Halbjahr. #### Abrechnung erzeugen 1. Wählen Sie die **Abrechnungsperiode**, die Sie deklarieren möchten. 2. Klicken Sie auf **Erzeugen**. Vinosoft erstellt die Abrechnung im Hintergrund — die Zeile erscheint mit einem Status in der Verlaufsliste, während gearbeitet wird, sodass Sie nicht auf der Seite warten müssen. 3. Sobald der Status auf «abgeschlossen» wechselt, öffnen Sie die Abrechnung, um sie im Browser **anzusehen** oder das **PDF herunterzuladen**. Die Erzeugung läuft als Hintergrundauftrag, daher kann eine grosse Periode einen Moment dauern. Die Verlaufsliste aktualisiert sich selbst; Sie können den Bildschirm verlassen und später zurückkehren. #### Ansehen, archivieren und verwalten - **Ansehen** öffnet das fertige MwSt-Formular am Bildschirm aus den gespeicherten Abrechnungsdaten. - **Finales PDF herunterladen** speichert die Abrechnung als PDF. - Aus der Ansicht können Sie eine abgeschlossene Abrechnung **abschliessen** (archivieren), damit sie als eingereichter Beleg erhalten bleibt. - Über die Verlaufsliste können Sie zudem das Datum einer Abrechnung korrigieren oder eine nicht mehr benötigte Abrechnung löschen. Erzeugen Sie die Abrechnung erst, wenn Ihre Buchungen für die Periode vollständig sind. Buchen Sie danach weitere Vorgänge in diese Periode, erzeugen Sie eine neue Abrechnung, damit die MwSt-Zahlen zu Ihrem Journal passen. Related: [Finanzen](https://vinosoft.ch/de/help/finance). Siehe auch [Das MwSt-Journal](https://vinosoft.ch/de/help/finance/tax-journal) für die zugrunde liegenden Steuerbuchungen und [Steuercodes und Sätze](https://vinosoft.ch/de/help/finance/taxes) für die Codes, die das Formular speisen. ### [Rechnungen in den Finanzen](https://vinosoft.ch/de/help/finance/invoices) Der Finanz-Bereich Rechnungen ist die buchhalterische Sicht auf Ihre Rechnungen. Statt den Lebenszyklus einer Rechnung zu verwalten, fasst er Beträge und MwSt Ihres fakturierten Umsatzes zusammen, damit Sie abstimmen und exportieren können. #### Rechnungsansicht öffnen Gehen Sie zu **Finanzen → Umsatzvoranmeldung**. Die Liste zeigt Ihre Rechnungen mit Kundenname und Adresse, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Zahlungsdatum, Status, Steuername sowie die Beträge **Netto**, **Steuer** und **Brutto**. Enthalten sind nur bezahlte oder in Bearbeitung befindliche Rechnungen mit einer Steuer. #### Nach Periode filtern Nutzen Sie den Periodenfilter, um **alle** Rechnungen, ein einzelnes **Jahr** oder einen eigenen **Datumsbereich** zu wählen. Die Liste gruppiert die Zahlen nach Rechnung und Steuercode, sodass jeder Steuersatz separat sichtbar ist. #### Excel-Export Exportieren Sie die Liste nach Excel, um eine Tabelle der Rechnungen samt einem Summenblock am Ende zu erhalten, der die Beträge **Netto**, **Steuer** und **Brutto** **je Steuercode** summiert — praktisch zur Kontrolle einer MwSt-Periode. Dies ist die finanzseitige, MwSt-orientierte Sicht auf Rechnungen. Zum Erstellen, Bearbeiten, Versenden oder Ändern des Status einer Rechnung nutzen Sie den Hauptbereich **Rechnungen** — dieser Bereich dient dem Prüfen und Exportieren der buchhalterischen Zahlen. Related: [Finanzen](https://vinosoft.ch/de/help/finance). Siehe auch [Die MwSt-Abrechnung](https://vinosoft.ch/de/help/finance/tax-report) und [Das MwSt-Journal](https://vinosoft.ch/de/help/finance/tax-journal) für die MwSt-Deklaration. ### [Das MwSt-Journal](https://vinosoft.ch/de/help/finance/tax-journal) Das MwSt-Journal listet die Buchungen hinter Ihren MwSt-Zahlen — jede Finanzoperation mit einem Steuercode — sodass Sie genau prüfen können, welche Einträge eine Position der MwSt-Abrechnung ausmachen. #### MwSt-Journal öffnen Gehen Sie zu **Finanzen → MwSt Journal**. Jede Zeile zeigt Buchungsnummer, Datum, Betrag, Steuerbetrag, Währung, Soll- und Haben-Konto, Referenz und Text, den Steuercode und dessen MwSt-**Ziffer** (die Formularposition, in die er einfliesst). #### Einträge filtern - **Periode** — wählen Sie ein **Quartal**, ein **Halbjahr** oder einen **Quartalsbereich** (von einem Quartal bis zu einem anderen). Die verfügbaren Perioden richten sich nach Ihrem MwSt-Abrechnungstyp. - **Ziffer** — geben Sie eine MwSt-Ziffer ein, um nur die Buchungen anzuzeigen, die in diese Position des MwSt-Formulars einfliessen. #### Export Nutzen Sie die Export-Aktion, um ein MwSt-Journal-Dokument zu erzeugen. Wie bei der MwSt-Abrechnung wird der Export als Hintergrundauftrag vorbereitet und geliefert, sobald er bereit ist, sodass Sie weiterarbeiten können. Wirkt eine Zahl in der [Die MwSt-Abrechnung](https://vinosoft.ch/de/help/finance/tax-report) (MwSt-Abrechnung) unstimmig, öffnen Sie das MwSt-Journal für dieselbe Periode und filtern Sie nach der **Ziffer** dieser Position, um die einzelnen Buchungen dahinter zu sehen. Related: [Finanzen](https://vinosoft.ch/de/help/finance). Siehe auch [Die MwSt-Abrechnung](https://vinosoft.ch/de/help/finance/tax-report), [Steuercodes und Sätze](https://vinosoft.ch/de/help/finance/taxes) und [Das Buchhaltungsjournal](https://vinosoft.ch/de/help/finance/journal). ### [Newsletter](https://vinosoft.ch/de/help/newsletters) Im Bereich Newsletter erstellen und versenden Sie E-Mail-Kampagnen an Ihre Kunden und verwalten die zugehörigen Empfängergruppen. Nutzen Sie ihn, um Ihre Kunden über Neuigkeiten, Aktionen und Angebote zu informieren. ### [Newsletter erstellen und versenden](https://vinosoft.ch/de/help/newsletters/newsletters) Ein Newsletter ist eine E-Mail-Kampagne, die Sie an eine Empfängergruppe senden. Sie verfassen ihn einmal, wählen die Zielgruppe und Vinosoft stellt jedem Abonnenten dieser Gruppe eine personalisierte Kopie zu. #### Newsletter-Liste öffnen Gehen Sie zu **Newsletter → Newsletter**, um alle erstellten Newsletter mit Nummer, Erstelldatum und Versanddatum zu sehen. Über das Suchfeld oben finden Sie einen Newsletter anhand seines Namens. #### Newsletter erstellen 1. Klicken Sie in der **Newsletter**-Liste auf **Neu erstellen**. 2. Füllen Sie die Newsletter-Angaben aus: - **Nummer** — eine interne Referenz oder Bezeichnung, damit Sie den Newsletter später wiederfinden. - **Betreff** — die Betreffzeile und Überschrift, die Ihre Empfänger sehen. - **Text** — der Inhalt der E-Mail. Formatieren Sie Text, fügen Sie Links und Bilder mit dem integrierten Editor ein. 4. Aktivieren Sie optional **Veröffentlicht** und fügen Sie ein **Headerbild** sowie ein oder mehrere Bilder hinzu. 5. Klicken Sie auf **Speichern** oder **Speichern und schliessen**, um zur Liste zurückzukehren. **Jede E-Mail personalisieren** Im Text können Sie Platzhalter einfügen, die Vinosoft je Empfänger ersetzt: `@FirstName`, `@LastName`, `@Email`, `@Title` und `@AddressName`. Wenn Ihr Plan den Shop enthält, fügt `@UnsubscribeLink` einen funktionierenden Abmeldelink ein. Wenn Ihr Plan das erweiterte Newsletter-Modul umfasst, öffnen sich neue Newsletter im BEE-Drag-and-Drop-Editor statt im einfachen Texteditor. Wie dieser Editor funktioniert, lesen Sie unter [Vorlagen mit dem BEE-Editor gestalten](https://vinosoft.ch/de/help/newsletters/bee-templates). #### Newsletter versenden 1. Wählen Sie in der **Newsletter**-Liste beim gewünschten Newsletter **Senden**. 2. Prüfen Sie den **Betreff** (wird aus der Überschrift des Newsletters übernommen und schreibgeschützt angezeigt). 3. Wählen Sie die **Gruppe** der Empfänger. Wie Sie Gruppen aufbauen, lesen Sie unter [Empfängergruppen verwalten](https://vinosoft.ch/de/help/newsletters/groups). 4. Geben Sie die **Absender E-Mail** und die **Antwortadresse** ein. 5. Lassen Sie **Erneut senden** deaktiviert für einen normalen Versand. Aktivieren Sie es nur, wenn Sie erneut an Personen der Gruppe senden möchten, die diesen Newsletter bereits erhalten haben. 6. Klicken Sie auf **Senden**. Vinosoft öffnet den Newsletter dann in der **E-Mail-Warteschlange**, wo Sie den eigentlichen Versand starten. Der nächste Schritt ist unter [E-Mail-Warteschlange überwachen](https://vinosoft.ch/de/help/newsletters/email-queue) beschrieben. Der Versand lässt sich nicht auf später planen — sobald Sie die Warteschlange starten, beginnt die Zustellung sofort. Enthält die gewählte Gruppe keine Empfänger, zeigt Vinosoft «In der Gruppe sind keine Empfängeradressen vorhanden» und es wird nichts versendet. #### Newsletter kopieren oder löschen Verwenden Sie die Zeilenaktionen in der **Newsletter**-Liste, um einen Newsletter zu **kopieren** (praktisch als Ausgangspunkt für den nächsten) oder einen nicht mehr benötigten zu **löschen**. Related: [Newsletter erstellen und versenden](https://vinosoft.ch/de/help/newsletters/newsletters). ### [Newsletter-Empfänger verwalten](https://vinosoft.ch/de/help/newsletters/recipients) Empfänger sind die Personen, die Ihre Newsletter erhalten. Jeder Empfänger hat einen Namen und eine E-Mail-Adresse, gehört zu einer oder mehreren Gruppen und besitzt einen Abonnementstatus, der festlegt, ob er Ihre E-Mails weiterhin erhält. #### Empfängerliste öffnen Gehen Sie zu **Newsletter → Empfänger**, um alle Abonnenten mit Vorname, Nachname, E-Mail und Erstelldatum zu sehen. Über das Suchfeld finden Sie eine Person anhand des Namens, über den Filter **Gruppe** zeigen Sie nur die Empfänger einer Gruppe an. #### Empfänger hinzufügen 1. Klicken Sie in der **Empfänger**-Liste auf **Neu erstellen**. 2. Geben Sie **Vorname**, **Nachname**, **E-Mail** und **Titel** ein. 3. Aktivieren Sie die **Gruppen**, zu denen der Empfänger gehören soll. 4. Klicken Sie auf **Speichern** oder **Speichern und schliessen**, um zur Liste zurückzukehren. Jede E-Mail-Adresse kann nur einmal verwendet werden. Beim Versuch, eine bereits vorhandene Adresse hinzuzufügen, zeigt Vinosoft «Ein Empfänger mit einer solchen E-Mail existiert bereits». #### Empfänger aus einer Datei importieren Statt Abonnenten einzeln zu erfassen, können Sie eine Liste aus einer Datei laden. 1. Klicken Sie in der **Empfänger**-Liste auf **Importieren**. 2. Ordnen Sie die Spalten Ihrer Datei den Empfängerfeldern zu — **Vorname**, **Nachname**, **E-Mail**, **Titel** und **Gruppen**. 3. Wählen Sie Ihre Datei und klicken Sie auf **Importieren**. 4. Vinosoft verarbeitet jede Zeile und meldet, welche Einträge eingefügt oder aktualisiert wurden. #### Empfänger exportieren Klicken Sie in der **Empfänger**-Liste auf **Exportieren**, um Ihre Abonnenten als Excel-Datei herunterzuladen. Der Export berücksichtigt die aktuelle Suche und den Gruppenfilter, sodass Sie auch nur eine Gruppe exportieren können. #### An- und Abmelden Öffnen Sie einen Empfänger mit **Bearbeiten**, um seinen Status zu verwalten: - **Ist abonniert** — deaktivieren Sie dies, um dem Empfänger keine Newsletter mehr zu senden, ohne ihn zu löschen. - Meldet sich ein Empfänger selbst ab, hält Vinosoft das Datum fest und zeigt «Dieser Benutzer hat sich abgemeldet am …». - Die Bearbeitungsansicht zeigt zudem einen **Abmeldelink**, den Sie öffnen können, um die Abmeldeseite zu testen. Deaktivieren Sie lieber **Ist abonniert**, statt einen Empfänger zu löschen. So bleibt seine Historie erhalten und er erhält keine künftigen Versände, während ein gelöschter Empfänger durch einen späteren Import erneut hinzugefügt werden könnte. Beim Versand werden Empfänger nach Gruppe angesprochen — organisieren Sie sie daher mit [Empfängergruppen verwalten](https://vinosoft.ch/de/help/newsletters/groups). Related: [Newsletter erstellen und versenden](https://vinosoft.ch/de/help/newsletters/newsletters). ### [Empfängergruppen verwalten](https://vinosoft.ch/de/help/newsletters/groups) Eine Gruppe ist eine benannte Liste von Empfängern. Beim Versand eines Newsletters wählen Sie eine Gruppe, und Vinosoft stellt die E-Mail an jeden abonnierten Empfänger darin zu. Mit Gruppen sprechen Sie gezielt die richtige Zielgruppe an, statt immer alle anzuschreiben. #### Gruppenliste öffnen Gehen Sie zu **Newsletter → Gruppen**, um alle Ihre Empfängergruppen zu sehen. #### Gruppe erstellen 1. Klicken Sie in der **Gruppen**-Liste auf **Neu erstellen**. 2. Geben Sie eine **Bezeichnung** für die Gruppe ein. 3. Klicken Sie auf **Speichern**. Jede Gruppenbezeichnung muss eindeutig sein. Verwenden Sie eine Bezeichnung erneut, zeigt Vinosoft «Gruppe muss einen eigenständigen Namen haben». #### Empfänger zu einer Gruppe hinzufügen Sie ordnen Empfänger den Gruppen über den Empfänger zu, nicht über die Gruppe. Öffnen Sie einen Empfänger unter **Newsletter → Empfänger**, aktivieren Sie die zugehörigen Gruppen und speichern Sie. Den gesamten Ablauf finden Sie unter [Newsletter-Empfänger verwalten](https://vinosoft.ch/de/help/newsletters/recipients). Beim Import von Empfängern können Sie Gruppen auch in einem Schritt zuweisen. #### Empfänger einer Gruppe prüfen Öffnen Sie eine Gruppe mit **Bearbeiten**, um ihre Bezeichnung zu ändern und die enthaltenen Empfänger mit Nachname, Vorname, E-Mail, Erstelldatum und Abmeldedatum zu sehen. So prüfen Sie schnell, wen ein Versand tatsächlich erreicht. #### Gruppe löschen Verwenden Sie die Zeilenaktionen in der **Gruppen**-Liste, um eine nicht mehr benötigte Gruppe zu **löschen**. Die integrierte Gruppe **Shop users** kann nicht gelöscht werden — sie wird automatisch für Kunden gepflegt, die sich in Ihrem Onlineshop registrieren. Beim Löschen einer Gruppe werden die enthaltenen Empfänger nicht gelöscht; sie verlieren lediglich diese Gruppenzuordnung. Sobald Ihre Gruppen bereitstehen, richten Sie einen Versand aus [Newsletter erstellen und versenden](https://vinosoft.ch/de/help/newsletters/newsletters) gezielt an eine davon. Related: [Newsletter erstellen und versenden](https://vinosoft.ch/de/help/newsletters/newsletters). ### [E-Mail-Warteschlange überwachen](https://vinosoft.ch/de/help/newsletters/email-queue) In der E-Mail-Warteschlange wird der Newsletter-Versand tatsächlich abgearbeitet. Bei jedem Versand erstellt Vinosoft einen Warteschlangeneintrag, arbeitet die Empfänger nacheinander ab und hält für jede E-Mail das Ergebnis fest. #### E-Mail-Warteschlange öffnen Gehen Sie zu **Newsletter → E-Mail-Warteschlange**, um jeden Versand mit Betreff, Absender E-Mail, Erstelldatum und einer Ergebniszusammenfassung zu sehen. Über das Suchfeld finden Sie einen bestimmten Versand. #### Versand starten und verfolgen Nachdem Sie einen Newsletter gesendet haben, öffnet Vinosoft dessen Warteschlangeneintrag, damit Sie die Zustellung starten: 1. Klicken Sie auf **Start**, um die Verarbeitung der Empfänger zu beginnen. 2. Verfolgen Sie, wie sich die Statistik aktualisiert — die Werte **Total**, **In Bearbeitung**, **Erfolgreich**, **Warnungen** und **Fehler**. 3. Jede Empfängerzeile wechselt von **nicht versandt** zu **Versandt** mit ihrem eigenen Status. Nachdem Sie auf **Start** geklickt haben, verlassen Sie die Seite nicht, bis der letzte Empfänger verarbeitet wurde. Schliessen Sie die Seite währenddessen, wird der Versand abgebrochen. Hat ein Empfänger diesen Newsletter bereits erhalten, kennzeichnet Vinosoft ihn mit einer Warnung, statt erneut zu senden. Verwenden Sie **Trotzdem senden** in dieser Zeile, wenn Sie wirklich erneut an ihn senden möchten. #### Abgeschlossenen Versand prüfen Öffnen Sie einen Warteschlangeneintrag über die **Details**-Aktion, um Betreff, Absender E-Mail und CC-Adresse des Versands sowie eine Liste aller E-Mails mit **E-Mail-Empfänger** und **Status** zu sehen. Über das Symbol in einer Zeile öffnen Sie den **Inhalt** — genau die Nachricht, die dieser Empfänger erhalten hat. Die Warteschlange ist die Zustellseite einer Kampagne — verfassen und versenden Sie aus [Newsletter erstellen und versenden](https://vinosoft.ch/de/help/newsletters/newsletters) und gestalten Sie das Aussehen Ihrer E-Mails mit [Vorlagen mit dem BEE-Editor gestalten](https://vinosoft.ch/de/help/newsletters/bee-templates). Related: [Newsletter erstellen und versenden](https://vinosoft.ch/de/help/newsletters/newsletters). ### [Vorlagen mit dem BEE-Editor gestalten](https://vinosoft.ch/de/help/newsletters/bee-templates) Der BEE-Editor ist ein in Vinosoft integrierter Drag-and-Drop-E-Mail-Designer. Statt HTML zu schreiben, ziehen Sie Blöcke — Text, Bilder, Schaltflächen, Trennlinien — auf eine Arbeitsfläche und gestalten sie visuell. Ein Entwurf lässt sich als wiederverwendbare Vorlage speichern, aus der Sie künftige Newsletter beginnen. #### Vorlagenliste öffnen Gehen Sie zu **Newsletter → Vorlagen**, um Ihre gespeicherten Vorlagen zu sehen. Jede Vorlage hat eine Bezeichnung und ein Vorschaubild. Der BEE-Editor ist Teil des erweiterten Newsletter-Moduls. Sehen Sie den Bereich Vorlagen oder den Drag-and-Drop-Editor nicht, nutzt Ihr Plan möglicherweise den einfachen Texteditor — dieser Ablauf ist unter [Newsletter erstellen und versenden](https://vinosoft.ch/de/help/newsletters/newsletters) beschrieben. #### Vorlage erstellen 1. Klicken Sie in der **Vorlagen**-Liste auf **Neu erstellen**. 2. Geben Sie der Vorlage eine **Bezeichnung** und laden Sie optional ein **Vorschaubild** hoch, damit sie in der Liste leicht erkennbar ist. 3. Klicken Sie auf **Speichern**, um den Entwurf im BEE-Editor zu öffnen. #### Im BEE-Editor gestalten Im Editor bauen Sie die E-Mail auf, indem Sie Inhaltsblöcke auf die Arbeitsfläche ziehen und direkt dort bearbeiten. Ihre Arbeit wird während des Gestaltens alle paar Sekunden automatisch gespeichert. - **Platzhalter** — fügen Sie Personalisierung ein, die Vinosoft je Empfänger einsetzt: Vorname, Nachname, E-Mail, Titel und Adressname. Wenn Ihr Plan den Shop enthält, ist zusätzlich ein Abmeldelink-Platzhalter verfügbar. - **Speichern** — sichert den Entwurf. Beim Speichern aus einer Vorlage gelangen Sie zurück zur Vorlagenliste, beim Speichern aus einem Newsletter zurück zu diesem Newsletter. - **Als Vorlage speichern** — macht den aktuellen Entwurf zu einer wiederverwendbaren Vorlage. **Vor dem Versand testen** Nutzen Sie die Sendefunktion des Editors, um sich eine Testkopie zu schicken. Vinosoft fragt nach einer E-Mail-Adresse, sendet genau diesen Entwurf dorthin und bestätigt mit «Test email sent!» — so prüfen Sie das Aussehen in einem echten Postfach, bevor Sie an Ihre Liste senden. #### Vorlage wiederverwenden Wenn Sie mit dem erweiterten Modul einen Newsletter erstellen, können Sie aus einer gespeicherten Vorlage statt aus einer leeren Fläche beginnen. Bearbeiten Sie eine bestehende Vorlage jederzeit über **Bearbeiten** in der **Vorlagen**-Liste und dann **Editor öffnen**. Der BEE-Editor muss mit dem BEE-Dienst verbunden sein, bevor er laden kann. Zeigt die Arbeitsfläche statt des Editors einen Konfigurationsfehler, muss ein Administrator den BeeFree-Endpunkt und die Zugangsdaten in den Anwendungseinstellungen hinterlegen. Gestalten Sie hier, verfassen und versenden Sie dann aus [Newsletter erstellen und versenden](https://vinosoft.ch/de/help/newsletters/newsletters) und verfolgen Sie die Zustellung in der [E-Mail-Warteschlange überwachen](https://vinosoft.ch/de/help/newsletters/email-queue). Related: [Newsletter erstellen und versenden](https://vinosoft.ch/de/help/newsletters/newsletters). ### [Partner](https://vinosoft.ch/de/help/partners) Im Bereich Partner verwalten Sie Ihre Teilnahme am Vinosoft-Partnerprogramm. Er fasst Ihre partnerbezogenen Informationen an einem Ort zusammen, damit Sie Ihre Partnerschaft im Blick behalten. **Verfügbarkeit** Der Bereich Partner steht nur Konten zur Verfügung, die am Vinosoft-Partnerprogramm teilnehmen. Wenn Ihr Konto nicht Teil des Programms ist, erscheint dieser Bereich möglicherweise nicht in Ihrer Navigation. Sollte er verfügbar sein, aber fehlen, wenden Sie sich an Ihren Vinosoft-Ansprechpartner. #### Was Sie hier tun können Nutzen Sie den Bereich Partner, um Ihre Partnerteilnahme und die damit verbundenen Informationen einzusehen. Da das Partnerprogramm und sein Leistungsumfang von Konto zu Konto unterschiedlich sein können, hängen die genau angezeigten Details von Ihrer Teilnahme ab. Für eine partnerbezogene Sicht auf Ihre Verkaufsaktivitäten enthält der Bereich Statistiken einen Abschnitt **Partnerschaft** mit Partner-Auswertungen. Mehr zu diesen Ansichten finden Sie in der Hilfe zu Statistiken. ### [Reports](https://vinosoft.ch/de/help/reports) Im Bereich Reports machen Sie aus den Daten in Vinosoft fertige PDF-Dokumente zu Ihrem Geschäft. Sie wählen den gewünschten Bericht, legen Zeitraum und benötigte Filter fest, und Vinosoft erstellt ein formatiertes PDF, das Sie am Bildschirm ansehen, herunterladen oder drucken können. Berichte fassen Informationen zusammen, die bereits in Ihren anderen Bereichen vorliegen — Verkauf, Artikel, Lagerbestand und Finanzen — und stellen sie in einem druckfertigen Layout dar. Nutzen Sie sie, wenn Sie ein Dokument zum Ablegen, für Ihre Buchhaltung oder als Nachweis benötigen, statt einer Live-Ansicht am Bildschirm. #### Was Sie hier tun können - **Einen Bericht erstellen** — wählen Sie einen Bericht, legen Sie Zeitraum und Filter fest und erzeugen Sie das PDF. Die vollständige Anleitung finden Sie unter [Einen Bericht erstellen](https://vinosoft.ch/de/help/reports/report). - **Ansehen, herunterladen oder drucken** des fertigen PDFs, sobald es bereit ist. Wenn Sie das Aussehen eines Berichts ändern möchten — Logo, Layout oder Texte —, geschieht das getrennt davon unter **Configuration → Reports**, nicht hier. Dieser Bereich dient dem Erstellen der Dokumente. #### Verwandte Bereiche Wenn Sie Finanzauswertungen oder die Schweizer MwSt-Abrechnung suchen, finden Sie diese in einem eigenen Bereich — siehe [Finanzen](https://vinosoft.ch/de/help/finance) und [Die MwSt-Abrechnung](https://vinosoft.ch/de/help/finance/tax-report). Für Verkaufs- und Lagerauswertungen am Bildschirm statt druckfertiger Dokumente siehe [Statistiken](https://vinosoft.ch/de/help/statistics). ### [Einen Bericht erstellen](https://vinosoft.ch/de/help/reports/report) Die Reports-Seite macht aus Ihren Verkaufs- und Zahlungsdaten ein druckfertiges PDF. Sie wählen einen Zeitraum, haken die gewünschten Berichte an, und Vinosoft erstellt ein einzelnes PDF mit allen ausgewählten Berichten. Dieser Artikel zeigt den gesamten Ablauf — vom Auswählen eines Berichts bis zum Öffnen der fertigen Datei. #### Die Reports-Seite öffnen Gehen Sie zum Bereich **Reports**. Die Seite zeigt oben einen Zeitraumfilter, darunter eine Reihe von Berichts-Kontrollkästchen und eine Schaltfläche **Anwenden**, die das PDF erzeugt. #### Den Zeitraum festlegen Geben Sie Vinosoft vor, für welchen Zeitraum berichtet werden soll. Dafür gibt es zwei Wege: - **Nach Jahr** — wählen Sie ein Jahr aus der Auswahl **Jahr**, um ein ganzes Kalenderjahr auszuwerten. - **Nach Zeitraum** — setzen Sie **Datum von** und **Datum bis**, um einen genauen Zeitraum auszuwerten, etwa einen einzelnen Monat oder ein Quartal. Verwenden Sie das eine oder das andere. Wenn Sie die Jahresauswahl auf dem Standard belassen und einen Zeitraum setzen, werden die Berichte für diesen Zeitraum berechnet. #### Die Berichte auswählen Haken Sie die Berichte an, die enthalten sein sollen. Sie können mehrere gleichzeitig auswählen — jede angehakte Option wird zu einem Abschnitt im selben PDF. Die verfügbaren Berichte sind: - **Zahlungen von Kunden** — im Zeitraum von Ihren Kunden erhaltene Zahlungen. - **Ertrag** — Umsatz und Gewinn, gruppiert nach Steuersatz. - **Offene-Posten-Liste** — eine Zusammenfassung der offenen (unbezahlten) Rechnungen. - **Offene-Posten-Liste (detailliert)** — dieselben offenen Rechnungen einzeln aufgelistet. - **Zahlungen an Lieferanten** — im Zeitraum an Lieferanten ausgezahlte Beträge. - **MwSt. Übersicht** — eine MwSt-Übersicht über Debitoren und Kreditoren. Die Schaltfläche **Anwenden** bleibt deaktiviert, bis Sie ein Jahr oder einen Zeitraum festgelegt oder mindestens einen Bericht angehakt haben. Sobald Sie eine Auswahl treffen, wird sie aktiv. #### Das PDF erstellen und öffnen 1. Legen Sie Ihren **Zeitraum** fest (Jahr oder Datumsbereich). 2. Haken Sie einen oder mehrere **Berichte** an. 3. Klicken Sie auf **Anwenden**. Vinosoft erstellt das PDF und stellt es als Download mit dem Namen `Report_.pdf` bereit. Öffnen Sie es in Ihrem PDF-Betrachter, um es am Bildschirm **anzusehen**, zu **drucken** oder dort zu **speichern**, wo Sie Ihre Unterlagen aufbewahren. Jeder angehakte Bericht erscheint in dieser einen Datei. Sie brauchen jeden Monat dieselben Berichte? Behalten Sie Ihre Auswahl bei und ändern Sie jedes Mal nur den Zeitraum — das PDF-Layout bleibt gleich, sodass sich die Dokumente leicht vergleichen und nebeneinander ablegen lassen. Die Zahlen geben Ihre Daten zum Zeitpunkt der Erstellung wieder. Wenn Sie danach Rechnungen oder Zahlungen für den Zeitraum hinzufügen oder korrigieren, erstellen Sie den Bericht erneut, damit das PDF mit Ihren Unterlagen übereinstimmt. #### Weitere Berichts- und Exportoptionen Je nach Konto kann die Reports-Seite unterhalb der Hauptoptionen weitere Blöcke anzeigen — zum Beispiel einen Lieferantendaten-Export (CSV / XLSX) oder einen partnerspezifischen Bericht. Diese werden pro Mandant aktiviert, sodass Sie sie nur sehen, wenn sie für Ihr Konto gelten. Fehlt ein Block, den Sie erwarten, ist er für Sie nicht aktiviert. Verwandt: [Reports](https://vinosoft.ch/de/help/reports). Für die offizielle Schweizer MwSt-Abrechnung als PDF siehe [Die MwSt-Abrechnung](https://vinosoft.ch/de/help/finance/tax-report); für Verkaufs- und Lagerauswertungen am Bildschirm siehe [Statistiken](https://vinosoft.ch/de/help/statistics). ### [Statistiken](https://vinosoft.ch/de/help/statistics) Der Bereich Statistiken bietet Ihnen Auswertungen zu Verkauf, Lagerbestand und Umsatz, damit Sie Trends verstehen und fundierte Entscheidungen treffen können. Nutzen Sie ihn, um Muster zu erkennen und die Entwicklung im Zeitverlauf zu verfolgen. ### [Artikelstatistiken](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/articles) Der Tab **Artikel** in den [Statistiken](https://vinosoft.ch/de/help/statistics) fasst alle artikelbezogenen Auswertungen an einem Ort zusammen. Jede Funktion beantwortet eine andere Frage zu Ihren Produkten — von «Was habe ich verkauft?» bis «Was ist mein Lager heute wert?». Der Tab umfasst fünf Funktionen: - [**Übersicht verkaufter Artikel**](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/articles/overview) — wie viele Einheiten jedes Artikels Sie verkauft haben und zu welchem Wert, mit vielfältigen Filtern nach Periode, Kunde, Verkäufer, Lieferant, Lagerort und Kategorie. - [**Lagerbewegungen**](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/articles/stock) — das vollständige Protokoll der Lagerbewegungen (Zugang und Abgang) Ihrer Artikel. - [**Lagerwert**](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/articles/stock-value) — der Wert Ihres Lagers zu einem gewählten Datum, mit PDF-Export. - [**Inventur**](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/articles/inventory) — der aktuelle physische Bestand je Artikel und Lager, wo Sie auch Bestand hinzufügen oder korrigieren und die Korrekturhistorie bearbeiten. - [**Eingekaufte Produkte**](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/articles/purchased-products) — die Mengen und der Wert der von Ihnen eingekauften Produkte. ### [Übersicht verkaufter Artikel](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/articles/overview) Die **Übersicht** ist der Bericht der verkauften Artikel: eine Zeile pro Artikel, die zeigt, wie viel davon in der gewählten Periode Ihr Geschäft verlassen hat und welchen Betrag das ergab. So finden Sie Ihre Verkaufsschlager, Ladenhüter und den Umsatz je Produzent oder Lieferant. #### Übersicht öffnen Gehen Sie zu **Statistiken → Artikel → Übersicht**. Die Tabelle listet Ihre verkauften Artikel mit diesen Spalten: - **SKU** — die Artikelnummer. - **Beschreibung** — der Artikelname. - **Hersteller** — der Produzent. - **Lieferant** — woher Sie den Artikel beziehen. - **Grösse** und **Jahr** — Flaschengrösse und Jahrgang, sofern erfasst. - **Anzahl** — die Anzahl in der Periode verkaufter Einheiten. - **Wert** — der gesamte Verkaufsbetrag dieser Einheiten. #### Bericht filtern Nutzen Sie den Filterbereich, um den Bericht einzugrenzen. Die **Periode** kennt vier Modi: - **Alle** — keine Datumsgrenze; jeder Verkauf zählt. - **Jahr** — ein einzelnes Geschäftsjahr wählen. - **Periode** — ein **Datum von** und **Datum bis** eingeben. - **Datum** — ein einzelner Tag. Zusätzlich können Sie den Bericht einschränken nach: - **Kunde** — Verkäufe an eine Kundenadresse. - **Verkäufer** — Verkäufe eines Verkäufers. - **Lieferant** — Artikel eines Lieferanten. - **Lagerort** — Verkäufe aus einem Lagerort. - **Artikelkategorien** — eine oder mehrere Kategorien (Mehrfachauswahl). Die Filter wirken zusammen, sodass Sie z. B. den Umsatz eines Verkäufers mit den Weinen eines einzelnen Produzenten im letzten Jahr sehen. #### Summe und Export - Die **Summe** unter der Tabelle addiert die Spalte **Wert** für den aktuellen Filter, sodass Sie stets den Umsatz genau des Angezeigten sehen. - **Nach Excel exportieren** lädt den gefilterten Bericht als `articles.xlsx` herunter. Filtern Sie nach **Lieferant** und einem vollen **Jahr** und exportieren Sie dann nach Excel, um einen sauberen Verkaufsbericht je Produzent zum Teilen oder Archivieren zu erhalten. Related: [Artikelstatistiken](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/articles), [Statistiken](https://vinosoft.ch/de/help/statistics). Für das *Eingekaufte* statt Verkaufte siehe [Eingekaufte Produkte](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/articles/purchased-products). ### [Lagerbewegungen](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/articles/stock) Die Funktion **Lagerbestand** ist das Bewegungsprotokoll: jede Änderung am Bestand eines Artikels in Datumsreihenfolge, mit dem laufenden Saldo nach jeder Änderung. Jeder Verkauf, jede Lieferung, Korrektur oder Umlagerung, die den Bestand betrifft, erscheint hier. #### Bewegungsprotokoll öffnen Gehen Sie zu **Statistiken → Artikel → Lagerbestand**. Jede Zeile zeigt: - **Datum** — wann die Bewegung erfolgte. - **Typ** — die Richtung: **Zugang** (Lagereingang) oder **Abgang** (Lagerausgang). - **Text** — Notiz oder Referenz der Bewegung. - **Änderung** — wie viele Einheiten bewegt wurden. - **Saldo gesamt** — der Gesamtbestand des Artikels nach dieser Bewegung. - **Saldo (Lager)** — der Bestand im betroffenen Lager danach. - **Lager** — der beteiligte Lagerort. - **SKU** und **Losnummer** — zu welchem Artikel die Bewegung gehört. #### Bewegungen filtern - **Artikel** — auf einen einzelnen Artikel beschränken. - **Richtung** — nur **Zugänge** oder nur **Abgänge** anzeigen. - **Hersteller** — Bewegungen der Artikel eines Produzenten. - **Lager** — Bewegungen an einem Lagerort. - **Merkmal-Optionen** — auf Artikel mit ausgewählten Merkmalswerten einschränken (Mehrfachauswahl). - **Periode** — Alle, ein einzelnes **Jahr**, eine **Periode** (Datum von / Datum bis) oder ein einzelnes **Datum**. #### Eine Bewegung löschen Sie können eine von Hand erfasste Bewegung löschen — etwa eine irrtümlich gebuchte Bestandskorrektur. Öffnen Sie die Bewegung und bestätigen Sie das Löschen. Nur **manuelle** Bewegungen können gelöscht werden. Bewegungen, die automatisch durch einen Verkauf, eine Lieferung oder ein anderes Dokument entstanden sind, sind gesperrt und werden von Vinosoft hier nicht entfernt — stornieren Sie stattdessen das zugrunde liegende Dokument. Eine Bewegung, die anderswo noch referenziert wird, lässt sich ebenfalls nicht löschen. Related: [Inventur](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/articles/inventory) (Bestand hinzufügen oder korrigieren), [Lagerwert](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/articles/stock-value) (Wert dieses Bestands), [Statistiken](https://vinosoft.ch/de/help/statistics). ### [Lagerwert](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/articles/stock-value) Der **Lagerwert** sagt Ihnen, was Ihr Bestand wert ist. Er multipliziert die Menge jedes Artikels mit seinem Einkaufspreis und ergibt ein Total je Artikel sowie ein Gesamttotal — zum von Ihnen gewählten Datum. Das ist die Zahl, die Sie für eine Bestandsbewertung zum Jahresende benötigen. #### Bericht öffnen Gehen Sie zu **Statistiken → Artikel → Lagerwert**. Die Tabelle zeigt je Artikel: - **Artikel** — der Artikelname. - **Hersteller** — der Produzent. - **Menge** — der Bestand am gewählten Datum. - **Einkaufspreis** — der Einkaufspreis je Einheit. - **Total** — Menge × Einkaufspreis. - **Währung** — die Währung der Werte. #### Bewertungsdatum wählen Setzen Sie das **Datum**, um Ihren Bestand so zu bewerten, wie er an diesem Tag war — Vinosoft rekonstruiert die Mengen aus den Lagerbewegungen bis zu diesem Datum. Belassen Sie es auf heute für den aktuellen Wert. Sie können den Bericht auch auf einen einzelnen **Artikel** einschränken. #### Bewertung als PDF exportieren Der PDF-Export läuft im Hintergrund, damit eine grosse Bewertung die Ansicht nicht blockiert: 1. Klicken Sie auf **Export** (PDF). Vinosoft startet den Bericht und gibt eine Prozessreferenz zurück. 2. Die Datei wird im Hintergrund **erstellt**. Die Ansicht prüft den Status für Sie. 3. Sobald die Datei bereit ist, wird sie automatisch als PDF mit dem Titel *Lagerwert* und dem Berichtsdatum **heruntergeladen**. Das PDF listet je Artikel Hersteller, Menge, Einkaufspreis und Total und druckt unten die summierte **Menge** und das **Total**, mit Seitenzahlen. Führen Sie den Bericht mit dem **Datum** 31. Dezember aus, um ein sauberes PDF der Bestandsbewertung zum Jahresende für Ihre Treuhandstelle zu erhalten. Related: [Inventur](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/articles/inventory) (der physische Bestand hinter diesen Werten), [Lagerbewegungen](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/articles/stock) (die Bewegungen, die ihn aufbauen), [Statistiken](https://vinosoft.ch/de/help/statistics). ### [Inventur](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/articles/inventory) Die **Inventur** ist Ihr Bildschirm für die Bestandsaufnahme. Sie zeigt den aktuellen physischen Bestand je Artikel und Lager, lässt Sie gezählte Mengen erfassen, um Bestand hinzuzufügen oder zu korrigieren, und führt eine Historie über jede vorgenommene Korrektur. #### Inventur öffnen Gehen Sie zu **Statistiken → Artikel → Inventur**. Jede Zeile zeigt einen Artikel an einem Lager: - **SKU** und **Beschreibung** — der Artikel. - **Hersteller**, **Jahr**, **Grösse**, **Losnummer** — angezeigt, wenn Ihre Artikel sie verwenden. - **Lager** und **Lagerplatz** — wo der Bestand liegt. - **Bestand** — die aktuell erfasste Menge. - **Reserviert** — bereits für Bestellungen gebundene Menge. - **Resultbestand** — die Menge nach einer von Ihnen erfassten Korrektur (siehe unten). #### Liste filtern - **Datum** — das Datum, unter dem die Zählung/Korrektur gebucht wird. - **Artikel** — auf einen einzelnen Artikel beschränken. - **Beschreibung** — nach der Artikelbeschreibung suchen. - **Lager** — auf einen Lagerort beschränken. #### Bestand hinzufügen oder korrigieren Bei der Inventur erfassen Sie, was Sie tatsächlich gezählt haben, und Vinosoft bucht die Differenz: 1. Filtern Sie die Liste auf die Artikel, die Sie zählen. 2. Geben Sie je Zeile die zu buchende **Menge** ein. Eine **positive** Menge erhöht den Bestand (Zugang), eine **negative** Menge verringert ihn (Abgang). 3. Geben Sie der Zeile optional eine eigene **Beschreibung**; andernfalls wird der gemeinsame **Text** der ganzen Korrektur verwendet. 4. Setzen Sie das **Datum** der Korrektur und einen **Text**, der sie beschreibt (z. B. «Jahresinventur 2026»). 5. Speichern. Vinosoft erstellt je Zeile eine Lagerbewegung, gruppiert sie zusammen und zeigt den neuen **Resultbestand** je Artikel. Jede nicht buchbare Zeile wird mit dem Grund aufgeführt. Die eingegebene Menge ist die zu buchende **Änderung**, nicht der neue Gesamtbestand — geben Sie ein, was Sie hinzufügen oder entfernen, nicht die gezählte Zahl. Zeilen mit der Menge **0** werden übersprungen. Verwenden Sie beim Zählen einen Barcode-Scanner, um Hunderte von Flaschen schnell abzugleichen, und buchen Sie die Differenzen in einer gespeicherten Korrektur, damit sie alle dasselbe Datum und denselben Historieneintrag teilen. #### Zählung exportieren - **Export** lädt die aktuelle Zählung als **CSV**-Datei herunter. - **Nach Excel exportieren** lädt sie als Excel-Arbeitsmappe herunter. #### Korrekturhistorie Jede gespeicherte Korrektur bleibt erhalten. Öffnen Sie die **Historie**, um frühere Inventuren zu prüfen. Jede Zeile zeigt: - **Datum** — wann die Korrektur gebucht wurde. - **SKU** und **Beschreibung** — der Artikel. - **Menge** — wie viel gebucht wurde. - **Richtung** — **Zugang** (hinzugefügt) oder **Abgang** (entfernt). - **Lager** — der Lagerort. ##### Einen Historieneintrag bearbeiten Öffnen Sie einen Historieneintrag, um einen Fehler einer früheren Inventur zu korrigieren. Sie können **Datum**, **Menge** und **Text** jeder Bewegung anpassen und speichern, um die Änderungen zurückzuschreiben. Das Bearbeiten der Historie überschreibt vergangene Lagerbewegungen und ändert damit die davon abhängigen Salden und den [Lagerwert](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/articles/stock-value). Bearbeiten Sie nur, um einen echten Fehler zu beheben, und halten Sie den **Text** klar, damit der Grund nachvollziehbar bleibt. Related: [Lagerbewegungen](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/articles/stock) (das Bewegungsprotokoll, das diese Korrekturen erzeugen), [Lagerwert](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/articles/stock-value) (der Wert des gezählten Bestands), [Statistiken](https://vinosoft.ch/de/help/statistics). ### [Eingekaufte Produkte](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/articles/purchased-products) **Eingekaufte Produkte** ist der Bericht auf der Einkaufsseite: eine Zeile pro Produkt, die zeigt, wie viele Einheiten Sie in der gewählten Periode eingekauft haben und was sie kosteten. Es ist das Spiegelbild der [Übersicht verkaufter Artikel](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/articles/overview) der verkauften Artikel. #### Bericht öffnen Gehen Sie zu **Statistiken → Artikel → Eingekaufte Produkte**. Die Tabelle zeigt: - **SKU** — die Artikelnummer. - **Beschreibung** — der Produktname. - **Hersteller** — der Produzent. - **Menge** — die Anzahl in der Periode eingekaufter Einheiten. - **Wert** — der gesamte Einkaufswert dieser Einheiten. #### Bericht filtern - **Artikel** — den Bericht auf ein einzelnes Produkt beschränken. - **Periode** — Alle, ein einzelnes **Jahr**, eine **Periode** (Datum von / Datum bis) oder ein einzelnes **Datum**. Vergleichen Sie die **Menge** eines Produkts hier mit dessen **Anzahl** in der [Übersicht verkaufter Artikel](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/articles/overview) der verkauften Artikel für dasselbe Jahr, um zu sehen, wie schnell es sich dreht. Related: [Übersicht verkaufter Artikel](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/articles/overview) (was Sie verkauft haben), [Lagerwert](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/articles/stock-value) (was Ihr Lager wert ist), [Statistiken](https://vinosoft.ch/de/help/statistics). ### [Offene Rechnungen](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/open-invoices) Der Bericht Offene Rechnungen listet jede Rechnung mit einem offenen Betrag zusammen mit dem noch geschuldeten Betrag auf. Nutzen Sie ihn, um Ihre Forderungen im Blick zu behalten, überfällige Kunden zu mahnen und abzugleichen, was zu einem gewählten Datum noch offen ist. #### Bericht öffnen Gehen Sie zu **Statistik → Offene Rechnungen**. Bevor die Liste erscheint, lädt Vinosoft Ihre Währungsliste. Wählen Sie eine Währung (oder belassen Sie die Auswahl auf **Alle Währungen**) und klicken Sie auf **Anwenden**, um die Rechnungen zu laden. Sind für Ihr Konto keine Währungen konfiguriert, zeigt der Bericht statt eines Rasters eine Meldung. Konfigurieren Sie mindestens eine Währung, um diesen Bericht zu nutzen. #### Was jede Zeile zeigt Jede Zeile ist eine offene Rechnung. Die Spalten sind: - **Nummer** — die Rechnungsnummer. - **Kundenname**, **Strasse**, **PLZ** und **Ort** — der Kunde und seine Adresse. - **Statusdatum** — das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wurde. - **Fälligkeitsdatum** — wann die Zahlung fällig ist (leer, wenn die Rechnung kein Fälligkeitsdatum hat). - **Währung** — die Rechnungswährung. - **Betrag ohne Steuer** und **Betrag mit Steuer** — der noch **offene** Betrag, netto und brutto. Dies sind die ausstehenden Beträge, nicht die ursprünglichen Rechnungssummen, sodass Teilzahlungen bereits abgezogen sind. - **Rechnungsstatus** — der aktuelle Status der Rechnung. #### Liste filtern Nutzen Sie die Filterzeile oben und klicken Sie dann auf **Anwenden**, um Ihre Auswahl zu laden: - **Datumsfilter** — wählen Sie, wie die Periode definiert wird: - **Alle** — jede offene Rechnung, unabhängig vom Datum. - **Jahr** — auf ein gewähltes Geschäftsjahr beschränken. - **Periode** — geben Sie einen Bereich **Datum von** und **Datum bis** ein. - **Datum** — eine Momentaufnahme: zeigen Sie, was **per** einem einzelnen gewählten Datum noch offen war. - **Kunde** — die Liste auf einen Kunden beschränken. Die Auswahl ist durchsuchbar, sodass Sie tippen können, um ihn zu finden. - **Währung** — Rechnungen in einer Währung anzeigen oder **Alle Währungen** belassen. Nutzen Sie die Momentaufnahme **Datum**, um Fragen zu beantworten wie "Was war am 31. Dezember noch offen?" — sie rekonstruiert die offenen Beträge, wie sie an jenem Tag standen, und ignoriert später geleistete Zahlungen. #### Sortieren und blättern Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift, um zu sortieren. Die Spalten **Nummer**, **Kundenname**, **Statusdatum** und **Fälligkeitsdatum** werden auf dem Server sortiert, sodass die Sortierung über alle Ergebnisseiten hinweg korrekt bleibt. Das Raster ist seitenweise aufgeteilt, und die Filter gelten über die Seiten hinweg. #### Nach Excel exportieren Klicken Sie auf die Export-Schaltfläche über dem Raster, um die aktuelle Liste als Excel-Datei (Name `open-invoices`) herunterzuladen. Der Export berücksichtigt Ihre aktiven Filter und enthält somit genau die Rechnungen, die Sie auf dem Bildschirm sehen. Related: [Statistiken](https://vinosoft.ch/de/help/statistics). ### [Umsatz](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/turnover) Der Reiter **Umsatz** zeigt, wie viel Sie verkauft haben, aufgeschlüsselt nach verschiedenen Dimensionen. Jede Ansicht beantwortet eine andere Frage — wer am meisten gekauft hat, welcher Verkäufer am meisten verkauft hat, welcher Hersteller oder Lieferant den Umsatz getrieben hat und wie sich der Umsatz über die Zeit entwickelt. #### Die Umsatzansichten Öffnen Sie **Statistik → Umsatz** und wählen Sie eine Ansicht im Reitermenü: - [Umsatz nach Kunde](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/turnover/by-customer) — Umsatz (und Gewinn) pro Kunde. - [Umsatz nach Verkäufer](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/turnover/by-seller) — Umsatz (und Gewinn) pro Verkäufer. - [Umsatz nach Hersteller](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/turnover/by-manufacturer) — Umsatz pro Hersteller (Produzent). - [Umsatz nach Lieferant](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/turnover/by-supplier) — Umsatz pro Lieferant. - [Umsatz nach Benutzergruppe](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/turnover/by-user-group) — Nettoumsatz, Gewinn und Anzahl pro Kunden-Benutzergruppe. - [Umsatz nach Lagerort](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/turnover/by-storage-location) — Umsatz pro Lagerort. - [Umsatz nach POS-Gerät](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/turnover/by-pos-device) — Umsatz pro Point-of-Sale-Gerät. - [Umsatz pro Periode](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/turnover/turnover-per-period) — monatlicher Umsatz mit Jahresvergleich. #### Elemente, die alle Ansichten gemeinsam haben Die meisten Umsatzansichten funktionieren gleich, daher gelten die folgenden Mechanismen überall — der einzige Unterschied ist, wonach die Zeilen gruppiert werden. ##### Tabelle oder Diagramm Nutzen Sie den **Ansichtsumschalter** oben links, um zu wechseln zwischen: - **Tabelle** — eine sortierbare, seitenweise blätterbare Tabelle. - **Diagramm** — ein Balkendiagramm derselben Zahlen (ein Liniendiagramm in der Ansicht Pro Periode). ##### Datumsfilter Neben dem Umschalter wählen Sie den Zeitraum, den die Zahlen abdecken: - **Alle** — jede Buchung, unabhängig vom Datum. - **Jahr** — ein einzelnes Geschäftsjahr, gewählt im Jahr-Dropdown. - **Periode** — ein frei wählbarer Bereich **von / bis**. ##### Die Tabelle - Sortieren Sie jede Spalte per Klick auf die Kopfzeile. - Blättern Sie durch die Ergebnisse und ändern Sie die Seitengrösse (20, 50 oder 100 Zeilen). - Ziehen Sie Spaltenköpfe zum Umordnen, ziehen Sie deren Ränder zum Anpassen der Breite und nutzen Sie die Schaltfläche **Spalten**, um Spalten ein- oder auszublenden. Ihr Layout wird auf diesem Gerät gespeichert. ##### Export Die Werkzeugleiste der Tabelle hat zwei Export-Schaltflächen, die stets das **gesamte gefilterte Ergebnis** exportieren, nicht nur die angezeigte Seite: - **Excel** — lädt eine `.xlsx`-Datei herunter. - **PDF** — lädt ein Querformat-PDF der sichtbaren Spalten herunter. Setzen Sie zuerst den Datumsfilter und einen etwaigen Dropdown-Filter, dann exportieren Sie — die Excel- und PDF-Dateien enthalten genau die Zeilen, die Sie sehen, über alle Seiten hinweg. Related: [Statistiken](https://vinosoft.ch/de/help/statistics). ### [Umsatz nach Kunde](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/turnover/by-customer) **Statistik → Umsatz → Nach Kunde** gruppiert Ihren Umsatz nach dem Kunden, von dem er stammt, sodass Sie sehen, wer Ihre besten Kunden sind und wie viel Gewinn jeder bringt. #### Die Tabelle Jede Zeile ist ein Kunde. Die Spalten sind: - **Kunde** — der Kundenname. - **Betrag** — Gesamtumsatz dieses Kunden in Ihrer Standardwährung. - **Anzahl** — wie viele Dokumente (Rechnungen) diesen Umsatz ausmachen. Sortieren Sie nach **Betrag**, um Ihre grössten Kunden nach oben zu bringen. #### Ansicht filtern Über der Tabelle finden Sie die gemeinsamen [Umsatz](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/turnover)-Elemente (Umschalter Tabelle/Diagramm und den Datumsfilter Alle / Jahr / Periode) sowie hier einen zusätzlichen Filter: - **Kunde** — ein durchsuchbares Dropdown, um die Zahlen auf einen einzelnen Kunden einzugrenzen. #### Diagrammansicht Wechseln Sie zu **Diagramm**, um dieselben Zahlen als Balkendiagramm zu sehen. Die Ansicht Nach Kunde zeichnet zwei Diagramme: ein **Umsatz**-Balkendiagramm und darunter ein **Gewinn**-Balkendiagramm, beide nach Wert sortiert. Kombinieren Sie den Datumsfilter **Jahr** mit der Sortierung nach **Betrag**, um Ihre Topkunden eines einzelnen Geschäftsjahres zu finden, und exportieren Sie die Liste dann nach Excel. Related: [Umsatz](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/turnover). Siehe auch [Umsatz nach Verkäufer](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/turnover/by-seller) und [Umsatz nach Benutzergruppe](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/turnover/by-user-group). ### [Umsatz nach Hersteller](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/turnover/by-manufacturer) **Statistik → Umsatz → Nach Hersteller** gruppiert Ihren Umsatz nach dem Hersteller (Produzent) der verkauften Artikel — nützlich, um zu sehen, welche Weingüter oder Marken den meisten Erlös erzielen. #### Die Tabelle Jede Zeile ist ein Hersteller. Die Spalten sind: - **Hersteller** — der Produzentenname. - **Betrag** — Gesamtumsatz mit den Artikeln dieses Produzenten in Ihrer Standardwährung. - **Anzahl** — wie viele Dokumente dazu beigetragen haben. Sortieren Sie nach **Betrag**, um Ihre Produzenten nach Erlös zu ordnen. #### Filter und Diagramm Nutzen Sie die gemeinsamen [Umsatz](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/turnover)-Elemente über der Tabelle: den Umschalter Tabelle/Diagramm und den Datumsfilter Alle / Jahr / Periode. Wechseln Sie zu **Diagramm** für ein Balkendiagramm des Umsatzes pro Hersteller, nach Wert sortiert. Related: [Umsatz](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/turnover). Siehe auch [Umsatz nach Lieferant](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/turnover/by-supplier). ### [Umsatz nach Verkäufer](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/turnover/by-seller) **Statistik → Umsatz → Nach Verkäufer** gruppiert Ihren Umsatz nach dem Verkäufer, dem der Verkauf gutgeschrieben wurde — praktisch, um die Mitarbeiterleistung zu verfolgen. #### Die Tabelle Jede Zeile ist ein Verkäufer. Die Spalten sind: - **Verkäufer** — der Name des Verkäufers. - **Betrag** — Gesamtumsatz, der diesem Verkäufer gutgeschrieben wurde, in Ihrer Standardwährung. - **Anzahl** — wie viele Dokumente die Summe ausmachen. Sortieren Sie nach **Betrag**, um Ihre Verkäufer zu ordnen. #### Filter und Diagramm Nutzen Sie die gemeinsamen [Umsatz](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/turnover)-Elemente über der Tabelle: den Umschalter Tabelle/Diagramm und den Datumsfilter Alle / Jahr / Periode. In der **Diagramm**-Ansicht zeichnet die Seite Nach Verkäufer zwei Balkendiagramme — **Umsatz** und darunter **Gewinn** — beide nach Wert sortiert. Hat Ihr Konto eingeschränkten Statistikzugriff, zeigt diese Ansicht nur **Ihre eigenen** Verkäufe statt die jedes Verkäufers. Related: [Umsatz](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/turnover). Siehe auch [Umsatz nach Kunde](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/turnover/by-customer) und [Umsatz nach Benutzergruppe](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/turnover/by-user-group). ### [Umsatz pro Periode](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/turnover/turnover-per-period) **Statistik → Umsatz → Pro Periode** zeigt, wie sich Ihr Umsatz über die Monate eines Jahres entwickelt, und erlaubt den Vergleich eines Geschäftsjahres mit einem anderen. #### Diagrammansicht Diese Ansicht öffnet standardmässig mit dem **Diagramm**. Sie zeichnet einen **monatlichen Umsatzvergleich** als Liniendiagramm: eine Linie für **Umsatz** und eine für **Gewinn** über die zwölf Monate des gewählten Jahres. Wenn Sie ein **Vergleichsjahr** wählen (siehe unten), fügt das Diagramm eine zweite Umsatz- und Gewinnlinie für dieses Jahr hinzu, sodass Sie die beiden Jahre nebeneinander sehen. #### Filter - **Datumsfilter** — wählen Sie **Alle**, ein einzelnes **Jahr** oder einen **Perioden**-Bereich, wie in den anderen Umsatzansichten. - **Vergleichsjahr** — ist der Filter **Jahr** aktiv, erscheint ein Dropdown, um ein zweites Jahr zum Vergleich zu überlagern. #### Tabellenansicht Wechseln Sie zu **Tabelle**, um die einzelnen Dokumente aufzulisten, die die Periode ausmachen, statt einer Monatsübersicht. Die Spalten sind: - **Datum** — das Dokumentdatum. - **Nummer** — die Dokumentnummer. - **Kundenname** — der Kunde. - **Summe** — der Dokumentbetrag. - **Währung** — die Währung. Nutzen Sie das Diagramm, um Ihre stärksten und schwächsten Monate zu erkennen, wechseln Sie dann zur Tabelle und exportieren Sie nach Excel, um die zugrunde liegenden Dokumente zu erhalten. Related: [Umsatz](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/turnover). Siehe auch [Umsatz nach Kunde](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/turnover/by-customer). ### [Umsatz nach Lieferant](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/turnover/by-supplier) **Statistik → Umsatz → Nach Lieferant** gruppiert Ihren Umsatz nach dem Lieferanten, von dem die verkauften Artikel bezogen wurden — nützlich, um zu sehen, von welchen Lieferanten Ihr Erlös abhängt. #### Die Tabelle Jede Zeile ist ein Lieferant. Die Spalten sind: - **Lieferant** — der Lieferantenname. - **Betrag** — Gesamtumsatz mit Artikeln dieses Lieferanten in Ihrer Standardwährung. - **Anzahl** — wie viele Dokumente dazu beigetragen haben. Sortieren Sie nach **Betrag**, um Ihre Lieferanten nach dem erzeugten Erlös zu ordnen. #### Filter und Diagramm Über der Tabelle finden Sie die gemeinsamen [Umsatz](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/turnover)-Elemente (Umschalter Tabelle/Diagramm und den Datumsfilter Alle / Jahr / Periode) sowie einen zusätzlichen Filter: - **Lieferant** — ein durchsuchbares Dropdown, um die Zahlen auf einen einzelnen Lieferanten einzugrenzen. Wechseln Sie zu **Diagramm** für ein Balkendiagramm des Umsatzes pro Lieferant, nach Wert sortiert. Related: [Umsatz](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/turnover). Siehe auch [Umsatz nach Hersteller](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/turnover/by-manufacturer). ### [Umsatz nach Benutzergruppe](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/turnover/by-user-group) **Statistik → Umsatz → Nach Benutzergruppe** gruppiert Ihren Umsatz nach der Benutzergruppe, zu der Ihre Kunden gehören — eine Möglichkeit, Kundensegmente zu vergleichen (zum Beispiel Grosshandel vs. Detailhandel). #### Die Tabelle Diese Ansicht unterscheidet sich von den anderen Umsatztabellen: Sie zeigt **Nettoumsatz** und **Gewinn** nebeneinander. Jede Zeile ist eine Benutzergruppe mit den Spalten: - **Benutzergruppe** — der Gruppenname. - **Umsatz** — Nettoumsatz der Gruppe in Ihrer Standardwährung. - **Gewinn** — Gewinn der Gruppe. - **Anzahl** — wie viele Dokumente die Zahlen ausmachen. #### In die Rechnungen einer Gruppe eintauchen Klicken Sie auf eine Zeile, um ein Popup zu öffnen, das die **einzelnen Rechnungen** hinter dieser Benutzergruppe für den aktuellen Datumsfilter auflistet, sodass Sie genau sehen, welche Dokumente ihren Umsatz ausmachen. #### Filter und Diagramm Nutzen Sie die gemeinsamen [Umsatz](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/turnover)-Elemente über der Tabelle: den Umschalter Tabelle/Diagramm und den Datumsfilter Alle / Jahr / Periode. In der **Diagramm**-Ansicht zeichnet diese Seite ein **Umsatz**-Balkendiagramm und darunter ein **Gewinn**-Balkendiagramm pro Benutzergruppe. Related: [Umsatz](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/turnover). Siehe auch [Umsatz nach Kunde](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/turnover/by-customer). ### [Umsatz nach Lagerort](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/turnover/by-storage-location) **Statistik → Umsatz → Nach Lagerort** gruppiert Ihren Umsatz nach dem Lagerort, aus dem die verkauften Artikel stammen — nützlich, wenn Sie aus mehr als einem Lager oder Geschäft verkaufen. #### Die Tabelle Jede Zeile ist ein Lagerort. Die Spalten sind: - **Lager** — der Name des Lagerorts. - **Betrag** — Gesamtumsatz dieses Orts in Ihrer Standardwährung. - **Anzahl** — wie viele Dokumente dazu beigetragen haben. Sortieren Sie nach **Betrag**, um Ihre Orte zu ordnen. #### Filter und Diagramm Über der Tabelle finden Sie die gemeinsamen [Umsatz](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/turnover)-Elemente (Umschalter Tabelle/Diagramm und den Datumsfilter Alle / Jahr / Periode) sowie einen zusätzlichen Filter: - **Lager** — ein durchsuchbares Dropdown, um die Zahlen auf einen einzelnen Lagerort einzugrenzen. Wechseln Sie zu **Diagramm** für ein Balkendiagramm des Umsatzes pro Lagerort, nach Wert sortiert. Related: [Umsatz](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/turnover). Siehe auch [Umsatz nach POS-Gerät](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/turnover/by-pos-device). ### [Umsatz nach POS-Gerät](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/turnover/by-pos-device) **Statistik → Umsatz → Nach POS-Gerät** gruppiert Ihren Umsatz nach dem Point-of-Sale-Gerät (Kasse), das den Verkauf gebucht hat — sodass Sie vergleichen können, wie viel jede Kasse einnimmt. Diese Ansicht ist nur verfügbar, wenn das **POS-Modul (Point-of-Sale)** für Ihr Konto aktiviert ist. #### Die Tabelle Jede Zeile ist ein POS-Gerät. Die Spalten sind: - **POS-Gerät** — der Gerätename. - **Betrag** — Gesamtumsatz auf diesem Gerät in Ihrer Standardwährung. - **Anzahl** — wie viele Dokumente die Summe ausmachen. Sortieren Sie nach **Betrag**, um Ihre Kassen zu ordnen. #### Filter und Diagramm Nutzen Sie die gemeinsamen [Umsatz](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/turnover)-Elemente über der Tabelle: den Umschalter Tabelle/Diagramm und den Datumsfilter Alle / Jahr / Periode. Wechseln Sie zu **Diagramm** für ein Balkendiagramm des Umsatzes pro Gerät, nach Wert sortiert. Related: [Umsatz](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/turnover). Siehe auch [Umsatz nach Lagerort](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/turnover/by-storage-location). ### [Zahlungsdauer-Analyse](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/payment-period) Die Zahlungsdauer-Statistik zeigt, wie lange Ihre Kunden bis zur Zahlung brauchen. Für jeden Kunden ermittelt Vinosoft die **durchschnittliche Anzahl Tage** zwischen Rechnung und tatsächlichem Zahlungseingang, damit Sie sehen, wer schnell zahlt und wer säumig ist. #### Analyse öffnen Gehen Sie zu **Statistik → Zahlungsdauer**. Vinosoft betrachtet Ihre **bezahlten** Rechnungen mit erfasstem Zahlungsdatum, gruppiert sie nach Kunde und zeigt pro Kunde eine Zeile mit der durchschnittlichen Zahlungsdauer. #### Was die Spalten bedeuten - **Kunde** — die Kundenadresse, zu der die Rechnungen gehören. In der Liste erscheinen nur Kunden mit mindestens einer passenden bezahlten Rechnung. - **Tage** — die durchschnittliche Anzahl Tage zwischen Rechnung und Zahlung über alle bezahlten Rechnungen dieses Kunden im gewählten Zeitraum. Gezählt wird ab dem Rechnungsdatum (ersatzweise Bestelldatum, dann Erstelldatum, falls kein Rechnungsdatum gesetzt ist) bis zum Zahlungsdatum. #### Liste filtern Nutzen Sie die Filterzeile oben und klicken Sie anschliessend auf **Anwenden**, um das Raster neu zu laden: - **Jahr** — wählen Sie ein Buchungsjahr, um die Analyse auf die in diesem Jahr bezahlten Rechnungen zu beschränken. Voreingestellt ist das laufende Jahr. - **Kunde** — beschränkt die Analyse auf einen einzelnen Kunden. Die Auswahl ist durchsuchbar — tippen Sie einen Namen ein, um ihn zu finden. Lassen Sie das Feld leer, um alle Kunden einzubeziehen. Filtern Sie auf einen einzelnen Kunden, um dessen Zahlungsverhalten zu prüfen, bevor Sie ein Kreditlimit gewähren oder neue Konditionen vereinbaren. #### Sortieren, anordnen und exportieren - Klicken Sie auf einen Spaltenkopf, um zu **sortieren** — sortieren Sie zum Beispiel **Tage** absteigend, um Ihre langsamsten Zahler nach oben zu holen. - Über die Schaltfläche **Spalten** in der Symbolleiste blenden Sie Spalten ein oder aus; Sie können Spaltenköpfe auch verschieben, um sie umzuordnen, und an den Rändern ziehen, um die Breite zu ändern. Ihre Anordnung wird auf diesem Gerät gemerkt. - Die Schaltflächen **Excel** und **PDF** exportieren die vollständige gefilterte Liste, nicht nur die angezeigte Seite. Der Wert ist ein Durchschnitt, daher kann eine einzelne sehr alte oder sehr schnelle Rechnung die Zahl eines Kunden in beide Richtungen verschieben. Grenzen Sie den Jahresfilter ein, um das aktuelle Verhalten zu betrachten. Related: [Statistiken](https://vinosoft.ch/de/help/statistics). ### [Das E-Mail-Protokoll](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/email-log) Das E-Mail-Protokoll ist eine schreibgeschützte Aufzeichnung jeder E-Mail, die Vinosoft in Ihrem Namen versendet hat — Rechnungs-E-Mails, Auftragsbestätigungen, Offerten, Mahnungen, Lieferscheine, Korrespondenz, Einladungen zu Produktbewertungen und Newsletter. Nutzen Sie es, um zu bestätigen, dass eine Nachricht versendet wurde, und um zu prüfen, ob sie zugestellt wurde. #### E-Mail-Protokoll öffnen Gehen Sie zu **Statistik → E-Mail-Protokoll**. Die Liste öffnet sich mit den neuesten E-Mails zuoberst. Jede Zeile zeigt: - **Datum** — wann Vinosoft die E-Mail erstellt und versendet hat. - **Empfänger** — die E-Mail-Adresse des Empfängers. - **Betreff** — die Betreffzeile der Nachricht. - **Status** — der letzte bekannte Zustellstatus der E-Mail. #### Den Status verstehen Die Spalte **Status** zeigt Ihnen, wo sich die E-Mail in ihrem Zustell-Lebenszyklus befindet: - **Ausstehend** — die E-Mail ist in der Warteschlange und wurde noch nicht versendet. - **Gesendet** — die E-Mail wurde erfolgreich zur Zustellung übergeben. - **Fehler** — der Versand ist fehlgeschlagen. Vinosoft erfasst zudem, wie viele Zustellversuche für diese Nachricht fehlgeschlagen sind. - **Keiner** — es wurde noch kein Status erfasst. Wenn ein Kunde sagt, er habe ein Dokument nie erhalten, suchen Sie die Nachricht nach Empfänger und prüfen Sie zuerst hier den Status. Ein Status **Fehler** zeigt, dass der Versand fehlgeschlagen ist — Sie wissen also, dass Sie erneut senden sollten, statt anzunehmen, die Nachricht sei angekommen. #### Nach Periode filtern Nutzen Sie die Schaltflächen über der Liste, um sie nach Datum einzugrenzen: - **Alle** — zeigt jede protokollierte E-Mail (Standard). - **Jahr** — wählen Sie ein einzelnes Jahr aus dem Dropdown. - **Periode** — wählen Sie ein **Von**- und ein **Bis**-Datum, um die Liste auf einen Zeitraum zu beschränken. Klicken Sie nach dem Ändern des Filters auf **Anwenden**, um die Liste neu zu laden. #### Sortieren, suchen und exportieren Die Liste ist ein vollständiges Raster: Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift zum Sortieren und nutzen Sie die Spaltenmenüs, um innerhalb der geladenen Ergebnisse zu filtern oder zu suchen. Um eine Kopie zu behalten, verwenden Sie die Export-Option des Rasters, um das aktuelle E-Mail-Protokoll als Datei herunterzuladen. Das E-Mail-Protokoll ist nur eine Aufzeichnung — Sie können eine E-Mail von hier aus weder erneut senden noch bearbeiten. Senden Sie ein Dokument über die zugehörige Rechnung, den Auftrag oder die Offerte erneut. Related: [Statistiken](https://vinosoft.ch/de/help/statistics). ### [Der EAV-Spirituosenbericht](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/eav) Der EAV-Bericht ist die jährliche Spirituosen-Zusammenstellung — die *Jahreszusammenstellung der gebrannten Wasser* — die Ihre Bewegungen gebrannter Wasser in **Litern zu 100% reinem Alkohol** ausweist. Je Spirituosenkonto zeigt er den Gesamteingang (inklusive Anfangsvorrat), den Gesamtausgang und das daraus resultierende Inventar für das Geschäftsjahr. **Regionenspezifischer Bericht** EAV steht für die Eidgenössische Alkoholverwaltung. Dieser Bericht ist eine regionale Pflicht für Betriebe, die mit gebrannten Wassern handeln, und erscheint möglicherweise nicht im Statistik-Menü jedes Mandanten. Sehen Sie ihn nicht, ist er für Ihr Konto nicht aktiviert. #### Bericht öffnen Gehen Sie zu **Statistik → EAV**. Wählen Sie oben das **Geschäftsjahr** — die Zusammenstellung wird für das gewählte Jahr neu berechnet. Standardmässig ist das aktuellste Jahr ausgewählt. #### Die Zusammenstellung lesen Die Zusammenstellung listet je **Spirituosenkonto** (Sorten) eine Zeile. Jede Zeile zeigt: - **Gesamteingang** — die gesamte eingegangene Menge des Jahres, inklusive des Anfangsvorrats, in Litern reinen Alkohols (Liter 100%). - **Gesamtausgang** — alles, was während des Jahres den Bestand verlassen hat, in Litern reinen Alkohols. - **Inventar** — der verbleibende Bestand per Ende des Geschäftsjahres. Vinosoft berechnet diese Werte aus Ihren Artikeln: Berücksichtigt werden nur Artikel, bei denen ein **EAV-Code**, ein **Alkoholgehalt** und eine **Flaschengrösse** hinterlegt sind. Für jeden Artikel werden die Lagerbewegungen des Jahres herangezogen, Menge mit Flaschengrösse und Alkoholprozent multipliziert und auf das Spirituosenkonto aufsummiert. Fehlt ein Spirituosenkonto oder eine Flasche im Bericht, öffnen Sie den Artikel und prüfen Sie, ob **EAV-Code**, **Alkoholgehalt** und **Grösse** alle ausgefüllt sind. Artikel, denen eines der drei Felder fehlt, bleiben in der Berechnung unberücksichtigt. #### Ein einzelnes Spirituosenkonto öffnen Klicken Sie in der Zusammenstellung auf einen Kontonamen, um die Details zu öffnen. Die Detailansicht zeigt Total Eingang, Total Ausgang und Saldo des Kontos in Litern reinen Alkohols, gefolgt von einer datierten Aufstellung jeder einzelnen Lagerbewegung des Jahres. Jede Bewegung nennt Anzahl Flaschen, Flaschengrösse, Liter, Vol.-% und die resultierenden Liter reinen Alkohols, aufgeteilt in eine Eingangs- und eine Ausgangsseite. #### Als PDF exportieren Sowohl die Zusammenstellung als auch die kontospezifischen Details lassen sich zur Ablage exportieren: - **Bericht** erzeugt die vollständige Jahreszusammenstellung als PDF, formatiert als offizielle Jahreszusammenstellung mit Bestätigungstext und Unterschriftszeile am Ende. - **Berichtsdetails** erzeugt ein PDF für ein einzelnes Spirituosenkonto samt Bewegungsliste. Der Export verwendet das gewählte Geschäftsjahr und benennt die Datei nach EAV-Bericht und Jahr (der Detailexport enthält zusätzlich den Namen des Spirituosenkontos). Related: [Statistiken](https://vinosoft.ch/de/help/statistics). ### [Die Steuerübersicht](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/tax) Die Steuerübersicht gibt Ihnen eine MwSt-orientierte Sicht auf Ihren Umsatz: Sie nimmt die Buchungen einer Periode und gruppiert sie nach Steuersatz, sodass Sie sehen, wie viel Umsatz jeder Satz erzeugt hat und wie viel MwSt daraus anfällt. Sie ist das Statistik-Gegenstück zur vollständigen Schweizer MwSt-Abrechnung – der Ort, um Ihre MwSt-Zahlen vor dem Einreichen zu prüfen. **Regionsspezifische Ansicht** Diese Ansicht baut auf den Schweizer MwSt-Regeln und den nummerierten Ziffern des offiziellen MwSt-Formulars auf. Sie erscheint möglicherweise nicht im Statistik-Menü jedes Mandanten. Wird sie nicht angezeigt, ist sie für Ihr Konto nicht aktiviert. #### Steuerübersicht öffnen Gehen Sie zu **Statistik → Steuer**. Wählen Sie die **Periode**, die Sie betrachten möchten – ein Quartal oder ein Halbjahr, je nach Ihrer MwSt-Abrechnungsart. Die Übersicht wird für die gewählte Periode neu berechnet. #### Die Übersicht lesen Die Übersicht gruppiert Ihren Umsatz nach **MwSt-Satz** (Steuercode / Ziffer). Für jeden Satz zeigt sie den bei diesem Satz gebuchten **Umsatz** und die daraus entstehende **Steuer**. Die Summen fliessen in dieselben nummerierten Ziffern wie das offizielle MwSt-Formular, sodass die Zahlen mit dem übereinstimmen, was Sie einreichen. Wie die Steuer berechnet wird, hängt von Ihrer **MwSt-Abrechnungsart** ab: - **Effektive Abrechnung** – die MwSt wird je Satz aus dem tatsächlich bei diesem Satz gebuchten Umsatz berechnet. - **Saldo-Abrechnung (Pauschale)** – die MwSt wird mit Ihrem vereinbarten Saldosteuersatz berechnet. Wirkt der Umsatz eines Satzes falsch, prüfen Sie die dahinterliegenden Buchungen im [Das Buchhaltungsjournal](https://vinosoft.ch/de/help/finance/journal) und kontrollieren Sie den Steuercode jeder Zeile. Die Übersicht spiegelt nur, was bereits gebucht ist – eine fehlende oder falsch codierte Buchung zeigt sich hier als Lücke. #### Von der Übersicht zur Einreichung Die Steuerübersicht dient dem Prüfen der Zahlen. Um die offizielle MwSt-Abrechnung als PDF zu erstellen – für eine Abrechnungsperiode generieren, im Hintergrund erzeugen lassen und dann ansehen, herunterladen und archivieren – nutzen Sie die [Die MwSt-Abrechnung](https://vinosoft.ch/de/help/finance/tax-report). Beide greifen auf dieselben Buchungen und Steuercodes zu, sodass Übersicht und eingereichte Abrechnung übereinstimmen. Betrachten Sie die Übersicht als Live-Ansicht Ihrer aktuellen Buchungen. Wenn Sie danach Buchungen für die Periode hinzufügen oder korrigieren, ändern sich die Zahlen – erstellen Sie die [Die MwSt-Abrechnung](https://vinosoft.ch/de/help/finance/tax-report) neu, damit Ihre eingereichte Abrechnung stimmt. Related: [Statistiken](https://vinosoft.ch/de/help/statistics). Siehe auch [Die MwSt-Abrechnung](https://vinosoft.ch/de/help/finance/tax-report) für die offizielle MwSt-Abrechnung und [Steuercodes und Sätze](https://vinosoft.ch/de/help/finance/taxes) für die Steuercodes, die beide speisen. ### [Der SWK-Weinhandelskontrolle-Bericht](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/swk) Der SWK-Bericht erstellt aus Ihren Bestands- und Verkaufsdaten die offizielle Meldung an die **Schweizer Weinhandelskontrolle**. Er bildet das Jahresend-Inventar Ihrer Weinbestände, ordnet es den amtlichen Formularen **Formular A** und **Formular B** zu und listet die im Jahr verkauften Weine auf — alles, was die Kontrollstelle erwartet, druckfertig oder als Export. **Dieser Bericht ist schweizspezifisch** SWK steht für **Schweizer Weinhandelskontrolle**, die Kontrollstelle in Dübendorf. Der Bericht folgt den Schweizer Meldeformularen und steht nur Konten zur Verfügung, die nach Schweizer Recht eingerichtet sind. Der Reiter **SWK** erscheint deshalb nicht bei jedem Vinosoft-Konto. #### Bericht öffnen Gehen Sie zu **Statistiken → SWK**. Der Bildschirm hat zwei Unterreiter: - **SWK** — die Jahresend-Inventarmeldung (Detailinventar sowie Formular A und Formular B). - **Verkauft** — der Weinverkaufsbericht des Jahres. Beide Ansichten teilen sich oben eine **Jahres**-Auswahl. Wählen Sie das Meldejahr (Vinosoft verwendet standardmässig das jüngste), und die Vorschau auf dem Bildschirm wird für dieses Jahr neu geladen. #### Die Inventarmeldung (Reiter SWK) Der Unterreiter **SWK** zeigt Ihre Weinbestände per **31. Dezember** des gewählten Jahres, bereit für die Kontrollstelle. Die Vorschau besteht aus drei Teilen: - **Detailinventar** — ein detailliertes Inventar Ihrer Weinbestände, gruppiert nach SWK-Klasse und Artikel, mit Liter offen und Total Liter je Zeile. - **Formular A** — *Zusammenstellung der Weinbestände*: dieselben Bestände zusammengefasst auf dem amtlichen Formular, unterteilt nach Klasse (AOC, Landwein, Wein/Tafelwein, ausländische Weine, alkoholfreier Traubensaft) und Farbe (weiss, rot, rosé, Schaumwein, andere). Die Werte sind auf **ganze Liter** gerundet. - **Formular B** — *Erklärung betreffend die Umsatzzahlen*: die Umsatzerklärung, wie viele Liter Wein Sie im Jahr verkauft haben. Um das Dokument zu erhalten, wählen Sie das Jahr und klicken auf **PDF herunterladen**. Vinosoft erstellt das Detailinventar zusammen mit Formular A und Formular B in einem einzigen PDF, adressiert an die Schweizer Weinhandelskontrolle in Dübendorf. #### Export nach Excel Neben dem PDF kann Vinosoft die amtlichen Formulare auch als **Excel**-Dateien erstellen: eine *Inventar*-Arbeitsmappe für Formular A und eine *Umsatz*-Arbeitsmappe für Formular B, zusammen in einem ZIP-Archiv. Nutzen Sie die Excel-Variante, wenn Sie der Kontrollstelle die vorausgefüllten Tabellen statt eines Ausdrucks übergeben möchten. Wo der Excel-Export erscheint, kann von Ihrer Vinosoft-Version abhängen. Sehen Sie neben **PDF herunterladen** keine Excel-Option, fragen Sie Ihre Administration — die zugrunde liegenden Berichtsdaten sind dieselben wie im PDF. #### Der Verkaufsbericht (Reiter Verkauft) Der Unterreiter **Verkauft** erstellt die *Weinverkäufe per 31. Dezember* — die im gewählten Jahr verkauften Weine. Er listet jeden Artikel gruppiert nach SWK-Klasse mit verkaufter Menge und Total Liter und schliesst mit einem Gesamttotal ab. Wählen Sie das Jahr und klicken Sie auf **PDF herunterladen**, um ihn zu speichern. Die amtlichen Zahlen auf Formular A und Formular B werden in **ganzen Litern** gemeldet. Kleine Rundungsdifferenzen zwischen Detailinventar und den Zusammenfassungsformularen sind daher normal. Related: [Statistiken](https://vinosoft.ch/de/help/statistics). ### [Verkaufspipeline](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/sales-pipeline) Die Verkaufspipeline zeigt das Geld, das noch in Ihren offenen Offerten steckt — jedes Angebot, das **noch nicht zu einem Auftrag geworden ist**. Sie gruppiert diese Offerten nach Kunde, sodass Sie sehen, wer das grösste noch abzuschliessende Geschäftspotenzial hat. Für jeden Kunden summiert der Bericht den Nettobetrag (ohne Steuer) seiner offenen Offerten und rechnet jede Offerte über den auf der Offerte gespeicherten Wechselkurs in Ihre Standardwährung um. Offerten mit dem Status *Bestellt* werden ausgeschlossen, da diese bereits zu Verkäufen geworden sind. #### Bericht öffnen Gehen Sie zu **Statistiken → Verkaufspipeline**. Der Bericht öffnet sich mit der vollständigen Liste der Kunden mit offenen Offerten, nach Wert absteigend sortiert. #### Diagramm oder Liste Mit dem Ansichtsumschalter oben links wechseln Sie zwischen zwei Darstellungen derselben Daten: - **Diagramm** — ein Balkendiagramm Ihrer **Top-25-Kunden** nach dem Wert der offenen Offerten, der höchste Balken zuerst. Die Kundennamen stehen entlang der unteren Achse. - **Liste** — die vollständige, sortierbare Tabelle *aller* Kunden mit offenen Offerten (ohne 25-Zeilen-Grenze). Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift zum Sortieren und blättern Sie durch die Ergebnisse. Die Liste hat drei Spalten: - **Stufe** — der Kunde (die Kundenadresse, zu der die Offerten gehören). - **Betrag** — der Gesamtwert der offenen Offerten dieses Kunden, in Ihrer Standardwährung. - **Anzahl** — wie viele offene Offerten diesen Betrag ergeben. #### Bericht filtern Drei Filter grenzen die Anzeige ein, sowohl im Diagramm als auch in der Liste: - **Periode** — wählen Sie **Alle**, **Jahr** oder **Periode**. *Alle* zählt jede offene Offerte unabhängig vom Datum. *Jahr* beschränkt sie auf ein einzelnes Geschäftsjahr, das Sie aus dem Dropdown wählen. *Periode* lässt Sie ein **Von-** und ein **Bis-Datum** setzen. Die Daten beziehen sich auf das Erstelldatum der jeweiligen Offerte. - **Kunde** — wählen Sie einen einzelnen Kunden aus dem durchsuchbaren Dropdown, um den Bericht nur auf ihn zu fokussieren. Beginnen Sie zu tippen, um die Liste zu filtern. Ist ein Kunde ausgewählt, zeigt der Bericht nur dessen offene Offerten. Die Filter wirken zusammen und die URL wird beim Ändern aktualisiert, sodass Sie eine gefilterte Ansicht speichern oder teilen können. Wechseln Sie in die **Diagramm**-Ansicht mit der Periode auf **Alle**, um schnell zu sehen, welche Kunden die grössten noch offenen Geschäfte haben — so entscheiden Sie rasch, wo sich das Nachfassen lohnt. #### Export Über die Export-Schaltfläche oberhalb der Liste laden Sie die aktuelle Pipeline (wie gefiltert) als Tabellendatei herunter, um sie zu teilen oder offline zu bearbeiten. Der Betrag ist der Offerten-Gesamtbetrag **ohne Steuer** und wird stets in Ihrer Standardwährung angezeigt. Fremdwährungs-Offerten werden mit dem auf jeder Offerte gespeicherten Wechselkurs umgerechnet, damit die Pipeline-Summen vergleichbar bleiben. Related: [Statistiken](https://vinosoft.ch/de/help/statistics). ### [Partnerschaft](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/partnership) Der Bereich **Partnerschaft** sammelt die Auswertungen, die Vinosoft für das Partnerprogramm führt: die Report-Ansicht, die Aufträge, die zu Rechnungen wurden, sowie die Angebote, die Sie abgeschlossen oder in einen Auftrag umgewandelt haben. Jede Ansicht lässt sich nach Periode und Verkäufer filtern und herunterladen. **Funktion des Partnerprogramms** Partnerschaft steht nur Mandanten zur Verfügung, die am Partnerprogramm teilnehmen. Ist Ihr Konto nicht Teil davon, erscheint dieser Bereich nicht in Ihrem Statistik-Menü — das ist so vorgesehen und kein Fehler. Related: [Statistiken](https://vinosoft.ch/de/help/statistics). ### [Der Partnerschafts-Report](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/partnership/swo-report) Die Ansicht **Report** ist die Zusammenfassung des Bereichs Partnerschaft. Sie sammelt die Zahlen des Partnerprogramms für eine Berichtsperiode, damit Sie — und der Partner — sehen, wie viel Geschäft über das Programm gelaufen ist. **Funktion des Partnerprogramms** Dieser Report gehört zum Partnerprogramm und erscheint nur bei teilnehmenden Mandanten. Ist Ihr Konto nicht im Programm, werden der Bereich Partnerschaft und diese Ansicht nicht angezeigt. #### Report öffnen Gehen Sie zu **Statistik → Partnerschaft → Report**. Die Ansicht zeigt Ihre Partnerschaftszahlen für die aktuelle Periode; über die Datumssteuerung oben ändern Sie den Berichtszeitraum. #### Was der Report umfasst Der Report stützt sich auf dieselben Daten wie die Ansichten [Auftrags-Statistik](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/partnership/order-confirmations) und [Angebots-Statistik](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/partnership/quotes) — die Aufträge, die zu Rechnungen wurden, und die Angebote, die abgeschlossen oder in Aufträge umgewandelt wurden — und fasst sie für die Berichtsperiode zusammen, in der Regel gruppiert nach Monat und nach dem Verkäufer, der das jeweilige Dokument bearbeitet hat. #### Report herunterladen Der Report lässt sich für den gewählten Datumsbereich als Excel-Mappe herunterladen, sodass Sie ihn archivieren oder mit Ihrer Ansprechperson beim Partner teilen können. Wählen Sie vor dem Herunterladen einen vollen Monat oder ein Quartal als Datumsbereich, damit die Perioden in der Mappe sauber zur Berichterstattung des Partnerprogramms passen. Related: [Partnerschaft](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/partnership). Siehe auch [Auftrags-Statistik](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/partnership/order-confirmations) und [Angebots-Statistik](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/partnership/quotes) für die Dokumente hinter diesen Zahlen. ### [Auftrags-Statistik](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/partnership/order-confirmations) Die Ansicht **Aufträge** listet die Aufträge (Auftragsbestätigungen), die zu einer Rechnung wurden — jene, die zum Partnerprogramm zählen. Jede Zeile ist ein Auftrag, sortiert nach Datum mit dem neuesten zuerst. **Funktion des Partnerprogramms** Diese Ansicht gehört zum Partnerprogramm und erscheint nur bei teilnehmenden Mandanten. #### Ansicht öffnen Gehen Sie zu **Statistik → Partnerschaft → Aufträge**. Das Raster zeigt eine Zeile je fakturiertem Auftrag mit diesen Spalten: - **Datum** — wann der Auftrag erstellt wurde. - **Nummer** — die Auftragsnummer, formatiert mit Ihrer Nummerierungsvorlage. - **Kundenname** — der Kunde auf dem Auftrag (Person oder Firma). - **Summe** — der Auftragswert in seiner Währung. - **Währung** — die Währung der Summe. - **Status** — der Dokumentstatus (es handelt sich durchweg um fakturierte Aufträge). - **Verkäufer** — der Verkäufer, der den Auftrag erstellt hat, oder Ihr Firmenname, falls keiner zugeordnet ist. #### Liste filtern Nutzen Sie die Filterzeile über dem Raster: - **Periode** — wählen Sie eine vordefinierte Periode oder einen Bereich **Datum von / Datum bis** oder ein einzelnes Jahr, um die Liste einzugrenzen. - **Verkäufer** — beschränkt die Liste auf einen Verkäufer. Das Dropdown ist durchsuchbar. Klicken Sie auf **Anwenden**, um das Raster mit Ihren Filtern neu zu laden. Über die Spaltenköpfe können Sie zudem sortieren und blättern. #### Nach Excel exportieren Über den Export des Rasters laden Sie die aktuelle Liste als Excel-Datei herunter. Vinosoft fügt unter der Summenspalte eine **Summenformel** ein, sodass Sie eine Gesamtsumme erhalten, passt die Spaltenbreiten an und aktiviert den Autofilter, sodass das Blatt sofort auswertbar ist. Filtern Sie vor dem Export auf einen einzelnen Verkäufer und eine einzelne Periode, um einem Partner ein sauberes, selbst summierendes Blatt mit genau dessen fakturierten Aufträgen zu übergeben. Related: [Partnerschaft](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/partnership). Siehe auch [Angebots-Statistik](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/partnership/quotes) für die Angebotsseite desselben Reports und [Der Partnerschafts-Report](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/partnership/swo-report) für die Periodenzusammenfassung. ### [Angebots-Statistik](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/partnership/quotes) Die Ansicht **Angebote** listet die Angebote, die ein für die Partnerschaft relevantes Ergebnis erreicht haben — jene, die **abgeschlossen** oder **in einen Auftrag umgewandelt** wurden. Jede Zeile ist ein Angebot, sortiert nach Datum mit dem neuesten zuerst. **Funktion des Partnerprogramms** Diese Ansicht gehört zum Partnerprogramm und erscheint nur bei teilnehmenden Mandanten. #### Ansicht öffnen Gehen Sie zu **Statistik → Partnerschaft → Angebote**. Das Raster zeigt eine Zeile je abgeschlossenem oder bestelltem Angebot mit diesen Spalten: - **Datum** — wann das Angebot erstellt wurde. - **Nummer** — die Angebotsnummer, formatiert mit Ihrer Nummerierungsvorlage. - **Kundenname** — der Kunde auf dem Angebot (Person oder Firma). - **Summe** — der Angebotswert in seiner Währung. - **Währung** — die Währung der Summe. - **Status** — der Angebotsstatus (abgeschlossen oder bestellt). - **Verkäufer** — der Verkäufer, der das Angebot erstellt hat, oder Ihr Firmenname, falls keiner zugeordnet ist. - **Referenz** — der Referenztext des Angebots. #### Liste filtern Nutzen Sie die Filterzeile über dem Raster: - **Periode** — wählen Sie eine vordefinierte Periode oder einen Bereich **Datum von / Datum bis** oder ein einzelnes Jahr, um die Liste einzugrenzen. - **Verkäufer** — beschränkt die Liste auf einen Verkäufer. Das Dropdown ist durchsuchbar. Klicken Sie auf **Anwenden**, um das Raster mit Ihren Filtern neu zu laden. Über die Spaltenköpfe können Sie zudem sortieren und blättern. #### Nach Excel exportieren Über den Export des Rasters laden Sie die aktuelle Liste als Excel-Datei herunter, bereit zum Archivieren oder Weitergeben. Diese Ansicht zählt nur Angebote, die abgeschlossen oder in einen Auftrag umgewandelt wurden — offene Angebote, denen Sie noch nachgehen, erscheinen stattdessen im Report [Verkaufspipeline](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/sales-pipeline). Related: [Partnerschaft](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/partnership). Siehe auch [Auftrags-Statistik](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/partnership/order-confirmations) für die Auftragsseite desselben Reports und [Der Partnerschafts-Report](https://vinosoft.ch/de/help/statistics/partnership/swo-report) für die Periodenzusammenfassung. ### [Konfiguration](https://vinosoft.ch/de/help/configuration) Der Bereich Konfiguration ist die zentrale Stelle für alles, was das Verhalten von Vinosoft für Ihr Geschäft steuert. Hier richten Sie Ihr Konto und Ihre Firmendaten ein, die Referenzlisten, auf die Ihre Dokumente zurückgreifen (MwSt.-Sätze, Währungen, Zahlungsbedingungen, Versandarten), Ihre Kassengeräte sowie die Vorlagen und Berichte, die Ihre gedruckten und per E-Mail versandten Dokumente prägen. Die meisten davon sind einmalige oder gelegentliche Einrichtungsaufgaben. Wenn sie einmal richtig gesetzt sind, verwendet der Rest von Vinosoft — Verkaufsdokumente, der Shop, Statistiken — sie automatisch. #### Was enthalten ist Konfiguration ist in mehrere Unterseiten gegliedert: - [**Allgemeine Konfiguration**](https://vinosoft.ch/de/help/configuration/general) — Ihr Konto, Stammdaten und die vielen systemweiten Einstellungen: Stammadresse, Artikel-Standardwerte, SMTP für den E-Mail-Versand, Shop-Optionen, benutzerdefinierte Felder, Dokumentvorlagen, Drucker, ESR, verbundene Apps und HelpScout. - [**Einstellungen der POS-App**](https://vinosoft.ch/de/help/pos/settings) — die Referenzlisten, auf die Ihre Dokumente zurückgreifen: MwSt.-Angaben, Währungen, Zahlungsbedingungen, Länder, Versandarten, Lieferzeiten, Finanz- und Layout-Optionen sowie Einstellungen für Kassengeräte. - [**Standardtext**](https://vinosoft.ch/de/help/configuration/standard-text) — wiederverwendbare Textbausteine (etwa Einleitungen und Fusszeilen), die Sie in Offerten, Rechnungen und andere Dokumente einfügen. - [**Gelöschte Elemente**](https://vinosoft.ch/de/help/configuration/deleted-items) — ein Papierkorb für entfernte Datensätze, damit Sie diese prüfen oder wiederherstellen können. - [**Benutzerverwaltung**](https://vinosoft.ch/de/help/configuration/user-management) — laden Sie die Personen ein, die in Ihrem Konto arbeiten, verfolgen Sie Einladungen und steuern Sie den Zugriff über Rollen und Berechtigungen. - [**Berichtskonfiguration**](https://vinosoft.ch/de/help/configuration/configuration-reports) — die Vorlagen, Layouts, Preislisten und QR-/ESR-Einstellungen hinter Ihren generierten Berichten und Dokumenten. Wenn Sie ein neues Konto einrichten, arbeiten Sie zuerst [**Einstellungen der POS-App**](https://vinosoft.ch/de/help/pos/settings) durch — Währungen, MwSt. und Zahlungsbedingungen fliessen in nahezu jedes Dokument ein, das Sie danach erstellen. Öffnen Sie den Bereich über das Hauptmenü und wählen Sie dann oben die gewünschte Unterseite. ### [Allgemeine Konfiguration](https://vinosoft.ch/de/help/configuration/general) Die Seite **Allgemein** ist die umfangreichste der Konfigurations-Unterseiten. Sie bündelt die Einstellungen, die Ihr Geschäft beschreiben und das tägliche Verhalten von Vinosoft steuern — Ihr Anmeldeprofil, die Firmenstammdaten, Artikel-Standardwerte, den E-Mail-Versand, Drucker und verbundene Dienste. Öffnen Sie sie über **Konfiguration → Allgemein**. Die untenstehenden Gruppen erscheinen als Unter-Tabs am oberen Rand; welche Sie sehen, hängt von Ihren Berechtigungen und den für Ihr Konto aktivierten Funktionen ab. #### Konto Ihr persönliches Profil für diese Anmeldung. Bearbeiten Sie **Vorname**, **Nachname** und **Telefonnummer**, wählen Sie das **Farbschema** und die **Oberflächensprache** und klicken Sie dann auf **Übernehmen**. Über den Link **Passwort ändern** gelangen Sie zu Ihrem Profil, um das Passwort zu aktualisieren. Hier wird auch die **Stammadresse** (siehe unten) bearbeitet. #### Stammadresse Die Hauptadresse Ihres Unternehmens, die als Absender auf Dokumenten und in der Korrespondenz verwendet wird. Erfassen Sie **Name, Abteilung, Strasse, Postfach, PLZ, Ort, Land, Telefon, Fax, E-Mail** und **Webseite** und klicken Sie auf **Speichern**. Achten Sie auf Richtigkeit — diese Angaben erscheinen auf Rechnungen, Offerten und Briefen. #### Stammdaten Die steuerliche und nummerierungsbezogene Einrichtung Ihres Unternehmens: - **Firmen- / MwSt.-Nummer** und (sofern zutreffend) zusätzliche Registrierungsnummern. - **MwSt.-Abrechnungsart** — ob Sie überhaupt MwSt. verrechnen — und, falls ja, Ihre **MwSt.-Abrechnungsmethode** (effektive Abrechnung nach vereinbarten oder vereinnahmten Entgelten oder Saldo-/Pauschalabrechnung mit Ihrem vereinbarten Satz). - **Bankangaben** pro Währung, die auf Zahlungsscheinen erscheinen. - **Nummernkreise** — die Nummernvorlagen und aktuellen Zähler für Ihre Dokumente (Rechnungen, Offerten usw.). Bearbeiten Sie Vorlage und Startnummer; eine Live-Vorschau zeigt die nächste Nummer. - **Einstellungen** wie das Zulassen des Löschens von Rechnungen in Bearbeitung, die Verwendung der Artikelsteuer auf Dokumenten, das Speichern von Produkten ohne SKU und das Ausblenden der Steuerzeile. Das Ändern einer Nummernvorlage oder ihres aktuellen Werts wirkt sich auf jedes danach nummerierte Dokument aus. Passen Sie diese nur an, wenn Sie die Auswirkung auf Ihre Nummernfolge verstehen. #### Artikel Standardwerte und Anzeigeoptionen für Artikel: - **Standard-Feldwerte** für neue Artikel (SKU, Bezeichnung, Bereich, Hersteller, Lieferant, Lagerbestand, Grösse, Jahrgang, Seitengrösse). - **Anwendung von Sonderpreisen** — Sonderpreisregeln für den aktuellen Benutzer oder für alle Benutzer anwenden, mit Preistyp, Preisgruppe und Benutzergruppe. - **Anzeigeoptionen** dafür, was auf Artikellisten und Dokumenten erscheint: Bezeichnung, Steuer, Hersteller, Bild, Land, Grösse, Lieferant, Produkteinheit sowie ob die Untermodule für Packs, Produktmängel und Unterartikel aktiviert sind. #### Verwaltung Verwalten Sie die Personen, die Vinosoft nutzen. Benutzer werden per E-Mail **eingeladen**, statt dass Sie Logins für sie anlegen — das Passwort legt die eingeladene Person beim Annehmen selbst fest. Die Seite enthält drei Listen: die Benutzer (mit Name, E-Mail, Rollen und letzter Anmeldung), die **ausstehenden Einladungen**, die Sie erneut senden, kopieren oder widerrufen können, und die **Rollen**, die steuern, was jeder Benutzer darf. Ausführlich beschrieben in [Benutzerverwaltung](https://vinosoft.ch/de/help/configuration/user-management). #### SMTP Legen Sie fest, wie Vinosoft E-Mails versendet. Wählen Sie eine **Versandmethode** — Standard-**SMTP**, **Mailgun**, **Office 365** (inklusive geführtem Zustimmungs-Assistenten) oder den integrierten **Vinosoft**-Mailversand — und füllen Sie die Felder für diese Methode aus. Über das Feld **Test-E-Mail** senden Sie sich eine Nachricht, um die Einstellungen zu prüfen, bevor Sie sich darauf verlassen. Senden Sie nach jeder Änderung der Mail-Einstellungen eine Test-E-Mail. So erkennen Sie einen falschen Host, Port oder Zugangsdaten am schnellsten, bevor Rechnungen zurückkommen. #### Benutzerdefinierte Felder Definieren Sie eigene zusätzliche Felder, um Daten zu erfassen, die Vinosoft standardmässig nicht vorsieht. Erstellen Sie Felder, legen Sie Typ und Optionen fest (inklusive wiederverwendbarer Optionsgruppen) und verwalten Sie sie über die Liste. #### Drucker Binden Sie physische Drucker über **PrintNode** ein. Geben Sie Ihren **PrintNode-API-Schlüssel** ein und ordnen Sie dann jeden Druckauftrag einem **Computer**, **Drucker** und Papier-**Fach** zu. Dies steuert den direkten Druck von Dokumenten und Etiketten. #### Apps Erstellen Sie API-Anwendungen, damit externe Tools sich mit Vinosoft verbinden können. Jede App hat einen **Namen**, eine Reihe von **Berechtigungen (Scopes)** und ein **Gültig-bis**-Datum und stellt bei der Erstellung Client-Zugangsdaten aus. Damit gewähren Sie programmatischen Zugriff, ohne eine Benutzeranmeldung zu teilen. Das Client-Secret einer App wird nur einmal angezeigt — bei der Erstellung. Kopieren Sie es an einen sicheren Ort; Sie können es später nicht mehr abrufen und müssten die App bei Verlust neu erstellen. #### HelpScout Verbinden Sie ein **HelpScout**-Konto für Support in der Anwendung. Geben Sie Ihre HelpScout-**App-ID** und Ihr **App-Secret** ein, speichern Sie und prüfen Sie mit **Verbindung testen**, ob alles funktioniert. Dieser Abschnitt erscheint nur, wenn die HelpScout-Funktion für Ihr Konto aktiviert ist. #### Shop, Vorlagen und ESR Je nach den Funktionen und Berechtigungen Ihres Kontos kann die Allgemeine Konfiguration zusätzlich anzeigen: - **Shop** — allgemeine Einstellungen für Ihren verbundenen Online-Shop. - **Vorlagen** — Dokumentvorlagen für die Erzeugung gedruckter und per E-Mail versandter Dokumente. - **ESR** — Einstellungen für ESR-/QR-Zahlungsscheine. Die genaue Darstellung dieser Bereiche variiert je nach Einrichtung. Wenn Sie einen davon nicht sehen, ist er für Ihr Konto nicht aktiviert. Verwandt: [Konfiguration](https://vinosoft.ch/de/help/shop/configuration). Für die Referenzlisten (Währungen, MwSt., Zahlungsbedingungen) siehe [Einstellungen der POS-App](https://vinosoft.ch/de/help/pos/settings) und für Berichtsvorlagen und Layouts von Dokumenten siehe [Berichtskonfiguration](https://vinosoft.ch/de/help/configuration/configuration-reports). ### [Einstellungen](https://vinosoft.ch/de/help/configuration/settings) In den Einstellungen pflegen Sie die Stammdaten, auf die der Rest von Vinosoft zurückgreift. Die Listen, die Sie hier anlegen — MwSt.-Sätze, Währungen, Länder, Lieferzeiten, Versandarten, Zahlungsbedingungen — erscheinen in den Dropdowns, die Sie täglich beim Erstellen von Artikeln, Rechnungen und Bestellungen nutzen. Einige der Bildschirme sind einzelne Einstellungsformulare statt Listen (Finanzen, Layout, Bericht). Öffnen Sie sie über **Konfiguration → Einstellungen** und wählen Sie dann die gewünschte Unterrubrik über die Tabs. Jede Liste funktioniert gleich: **Neu erstellen** legt einen neuen Eintrag an, das Stift-Symbol bearbeitet ihn und das Kreuz-Symbol löscht ihn. Richten Sie diese Daten einmal sauber ein, bleibt Ihre übrige Arbeit einheitlich. Bringen Sie diese Stammdaten in Ordnung, bevor Sie mit dem Erfassen von Artikeln und Rechnungen beginnen. Da alles andere aus diesen Listen auswählt, erspart Ihnen ein sauberer Satz an MwSt.-Sätzen, Währungen und Ländern, denselben Fehler später in vielen Dokumenten korrigieren zu müssen. #### MwSt.-Infos MwSt.-Infos enthält die MwSt.-Sätze (Steuersätze), die Ihre Dokumente anwenden können. Jeder Satz wird in ganz Vinosoft wiederverwendet — Sie wählen einen aus, wenn Sie einen Versandpreis festlegen, eine Zahlungsbedingung definieren oder einen Artikel bepreisen, und der Bereich [Steuercodes und Sätze](https://vinosoft.ch/de/help/finance/taxes) in den Finanzen verwendet dieselben Codes, um die Steuer auf die richtigen Konten zu buchen. Diese Sätze sind die mit den Finanzen geteilten Steuercodes; die Felder (Satz, Nettosatz, Quote, Ziffer, Typ und die Konten, auf die jeder bucht) sind daher vollständig auf der Seite [Steuercodes und Sätze](https://vinosoft.ch/de/help/finance/taxes) beschrieben. Legen Sie dort einen Satz an oder bearbeiten Sie ihn, und er steht überall dort zur Verfügung, wo die MwSt. ausgewählt wird. #### Lieferzeit Lieferzeit ist eine einfache Liste der Lieferzeit-Bezeichnungen, die Sie Artikeln und Bestellungen zuordnen können — zum Beispiel „an Lager", „3–5 Tage" oder „auf Anfrage". Jeder Eintrag hat nur einen **Namen**. Klicken Sie auf **Neu erstellen**, um eine Bezeichnung hinzuzufügen, oder auf das Stift-Symbol, um sie umzubenennen. Beim Löschen wird die Bezeichnung aus den Auswahllisten entfernt; Einträge, die sie bereits verwenden, behalten den gespeicherten Wert. #### Währung Währung listet die Währungen auf, in denen Sie handeln. Jeder Eintrag hat einen **Namen** und einen **Code** (den dreistelligen ISO-Code wie CHF, EUR oder USD). Die Währungen hier speisen die Währungs-Dropdowns auf Rechnungen, Preislisten und Bankkonten. Klicken Sie zum Hinzufügen auf **Neu erstellen**, geben Sie Name und Code ein und speichern Sie. Über das Stift-Symbol bearbeiten Sie eine bestehende Währung. #### Zahlungsbedingungen Zahlungsbedingungen definieren Ihre Zahlungskonditionen — wie viele Tage ein Kunde oder Lieferant zum Bezahlen hat. Jeder Eintrag zeigt seinen **Typ** (zahlbar oder empfangbar), **Namen**, die Sortier-**Reihenfolge** und die **Anzahl Tage** und ist mit einem MwSt.-Satz aus #Mwstinfos verknüpft. Verwenden Sie **Empfangbare Bedingung erstellen** für die Konditionen, die Sie Ihren Kunden gewähren, und **Zahlbare Bedingung erstellen** für jene, die Ihnen Ihre Lieferanten gewähren. Derselbe Bildschirm enthält auch Ihre **Mahnstufen** — für jede Stufe schalten Sie sie ein, legen die **Anzahl Tage** fest, nach denen sie ausgelöst wird, und tragen eine allfällige **Verzugsgebühr** ein. Speichern Sie die Mahnstufen mit deren eigener Schaltfläche **Speichern**. #### Land Land listet die Länder auf, die Sie auf Adressen, Preislisten und beim Versand verwenden. Jeder Eintrag hat einen **Code**, einen **Namen**, ein Kennzeichen **Aktiv** und **Ausgeblendet** sowie eine Sortier-**Reihenfolge**. Schalten Sie **Aktiv** für die Länder ein, die Sie tatsächlich nutzen; schalten Sie **Ausgeblendet** ein, um ein Land aus den täglichen Dropdowns fernzuhalten, ohne es zu löschen. Über das Suchfeld finden Sie ein Land schnell. Klicken Sie auf **Neu erstellen**, um ein Land hinzuzufügen, oder auf das Stift-Symbol, um seine Kennzeichen und die Reihenfolge zu bearbeiten. #### Versandart Versandart listet die Arten auf, wie Sie Waren versenden (z. B. Abholung, Post oder Kurier). Jede Art hat einen **Namen** und eine Sortier-**Reihenfolge** und — falls Sie den Shop nutzen — eine Veröffentlichungseinstellung, die steuert, ob sie online angeboten wird. Beim Öffnen einer Art legen Sie deren **Versandpreise** fest, jeweils verknüpft mit einem MwSt.-Satz aus #Mwstinfos. Klicken Sie auf **Neu erstellen**, um eine Art hinzuzufügen, und öffnen Sie sie dann, um die Preise zu konfigurieren. Ist für Ihr Konto eine Anbindung an einen Logistikdienstleister verfügbar, können Sie diese auf diesem Bildschirm ebenfalls einschalten und die Verbindungsdaten (Basisadresse, Benutzer und Passwort) eingeben. #### Finanzen Finanzen ist ein Einstellungsformular (keine Liste), das Ihre Buchhaltung zusammenführt. Von hier aus können Sie: - Ihre **Bank-Finanzkonten** pflegen (Währung, Name, IBAN). - Die **Standard-MwSt.-Konten** festlegen — die Umsatzsteuer- und Vorsteuer-Codes, die verwendet werden, wenn nichts Spezifischeres zutrifft. - **Buchungsperioden** verwalten — MwSt.-Abrechnungsart und Abrechnungstyp jeder Periode einsehen, bearbeiten sowie eine Periode abschließen oder vortragen. - Den Datumsbereich der **Geschäftsperiode** festlegen. - Die **Sammelkonten** (Debitoren und Kreditoren), Bankkonten und Rechnungs-Zahlungsarten den Finanzkonten zuordnen, auf die sie buchen. Die von diesen Einstellungen referenzierten Steuercodes finden Sie unter [Steuercodes und Sätze](https://vinosoft.ch/de/help/finance/taxes); die Konten selbst im Bereich Finanzen unter den Kontodaten. Das Abschließen oder Vortragen einer Buchungsperiode wirkt sich auf Ihre Buchhaltungsdaten aus. Stellen Sie sicher, dass die Buchungen der Periode vollständig und korrekt sind, bevor Sie sie abschließen. #### Layout Layout steuert das Aussehen Ihrer gedruckten und per E-Mail versendeten Dokumente. Es ist ein einzelnes Einstellungsformular und umfasst: - **Logos** — laden Sie das auf Dokumenten verwendete Logo hoch, entweder als einen Standardsatz oder als separates Logo pro Land. - **Adress- und Seitenoptionen** — wo der Adressblock steht (links oder rechts), Reihenfolge Vorname/Nachname, Absenderadresse, wann das Land angezeigt wird und die Seitenränder. - **Preisanzeige** — ob Preise netto, brutto oder netto für Firmen und brutto für Privatkunden gedruckt werden, sowie Schriftart und Zifferngruppierung. - **Artikeldetails** — welche Felder auf Dokumenten erscheinen (Hersteller, Grösse, Land, Gebiet, SKU oder Losnummer und bei Wein Jahrgang und Alkoholgehalt). - **Umschalter je Dokument** — was auf Lieferscheinen, Packzetteln, Rechnungen und Auftragsbestätigungen angezeigt wird, sowie Ihre Lieferschein-Status. Wählen Sie oben die **Sprache**, um sprachspezifische Texte wie den Abmeldelink-Text des Newsletters zu bearbeiten, und dann **Speichern**. Die Layout-Optionen gelten für die von Vinosoft erzeugten Dokumente. Drucken oder betrachten Sie nach einer Änderung ein Dokument in der Vorschau, um zu prüfen, dass es wie erwartet aussieht, bevor Sie es an einen Kunden senden. #### Bericht Bericht ermöglicht es Ihnen, den Wortlaut anzupassen, der auf Ihren gedruckten Dokumenten und Berichten erscheint. Die Bezeichnungen sind nach Dokumenttyp gruppiert; Sie bearbeiten jede für die oben ausgewählte **Sprache** und klicken dann auf **Speichern**. Nutzen Sie dies, wenn eine Dokumentüberschrift oder Feldbezeichnung anders lauten soll als die Vinosoft-Vorgabe — zum Beispiel, um sie an Ihren eigenen Stil anzupassen. Da der Text sprachabhängig ist, wechseln Sie die Sprache und wiederholen den Vorgang für jede Sprache, in der Sie drucken. #### Gebiet Gebiet listet Ihre Verkaufsgebiete oder Regionen auf, jeweils mit einem **Namen** und einem **Land**. Gebiete dienen dazu, Adressen und Preislisten zu gruppieren, damit Sie Kunden nach Region organisieren können. Über das Suchfeld finden Sie eines, mit **Neu erstellen** legen Sie ein neues Gebiet an und mit dem Stift-Symbol bearbeiten Sie es. Verwandt: [Konfiguration](https://vinosoft.ch/de/help/shop/configuration). Siehe auch [Steuercodes und Sätze](https://vinosoft.ch/de/help/finance/taxes) für die MwSt.-Sätze hinter MwSt.-Infos und den Finanzen sowie [Allgemeine Konfiguration](https://vinosoft.ch/de/help/configuration/general) für die firmenweiten Einstellungen, die neben diesen Listen stehen. ### [Standardtext](https://vinosoft.ch/de/help/configuration/standard-text) Im Standardtext hinterlegen Sie die wiederverwendbaren, vorformulierten Texte, die Vinosoft zu Ihren Dokumenten und E-Mails hinzufügt. Statt bei jeder Offerte oder Rechnung dieselbe Anrede, dieselben Bedingungen oder denselben Schlusstext neu zu tippen, legen Sie den Text hier einmal fest, und Vinosoft fügt ihn bei jedem Dokument dieser Art automatisch ein. Jeder Standardtext ist einem **Dokumenttyp** zugeordnet – etwa einer Offerte, einer Auftragsbestätigung, einer Rechnung oder einer Zahlungserinnerung – sowie einer **Sprache**, damit Kunden in verschiedenen Sprachen den passenden Text erhalten. #### Standardtext öffnen Gehen Sie zu **Konfiguration → Standardtext**. Oben auf dem Bildschirm finden Sie eine **Sprachauswahl**. Standardtexte werden je Sprache getrennt gespeichert, wählen Sie daher zuerst die gewünschte Sprache – die Liste darunter zeigt dann die Texte für diese Sprache an. Die Liste zeigt eine Zeile pro Dokumenttyp mit dessen **Typ**, **Bezeichnung** und **Kopfzeile**, sodass Sie auf einen Blick sehen, was eingerichtet ist. #### Einen Standardtext bearbeiten Wählen Sie das Stift-Symbol (Bearbeiten) in der Zeile des Dokumenttyps, den Sie ändern möchten. Der Bearbeitungsbildschirm enthält folgende Felder: - **Bezeichnung** – ein internes Etikett für den Text, das Ihnen hilft, ihn in der Liste wiederzuerkennen. - **Kopfzeile** – die Überschrift, die auf dem Dokument erscheint. - **Text** – der Haupttext, bearbeitet in einem Rich-Text-Editor. Sie können ihn formatieren (fett, Listen, Links, Bilder) und Dateien aus Ihrem Dateispeicher einfügen. Beim Typ **Rechnung** können Sie zusätzlich eine **CC-E-Mail** und eine **BCC-E-Mail** festlegen, sodass eine Kopie jeder Rechnungs-E-Mail automatisch an diese Adressen gesendet wird. Nehmen Sie Ihre Änderungen vor und wählen Sie **Speichern**. Der Text wird für die gewählte Sprache gespeichert und beim nächsten Erstellen eines Dokuments dieses Typs verwendet. Einige Dokumenttypen unterstützen Platzhalter (Variablen), die Vinosoft beim Erstellen des Dokuments durch die tatsächlichen Werte ersetzt – zum Beispiel den Kundennamen oder die Dokumentnummer. Der Bearbeitungsbildschirm listet die für diesen Typ verfügbaren Platzhalter auf, sodass Sie eine einzige Vorlage erstellen können, die sich für jeden Kunden personalisiert. #### Wo Standardtexte verwendet werden Der hier erfasste Text fliesst in ganz Vinosoft in die passenden Dokumente ein: - **Offerten** und **Auftragsbestätigungen** – der Kopf- und Haupttext auf dem gedruckten oder per E-Mail versendeten Dokument. - **Rechnungen** – der Rechnungstext sowie die optionalen CC/BCC-Empfänger der Rechnungs-E-Mail. - **Zahlungserinnerungen** – der zunehmend deutlichere Text für die erste, zweite und dritte Mahnung eines Mahnlaufs. Da der Text pro Sprache gespeichert wird, prüfen Sie stets jede von Ihrem Betrieb genutzte Sprachvariante, damit kein Kunde ein leeres oder sprachlich falsches Dokument erhält. Der Standardtext legt den Standardwortlaut für neue Dokumente fest. Eine Änderung hier schreibt bereits erstellte Dokumente nicht um – sie wirkt sich nur auf künftig erstellte Dokumente aus. Verwandt: [Konfiguration](https://vinosoft.ch/de/help/shop/configuration). ### [Gelöschte Elemente](https://vinosoft.ch/de/help/configuration/deleted-items) Gelöschte Elemente ist der Papierkorb von Vinosoft. Wenn Sie in den meisten Bereichen des Systems einen Datensatz löschen, wird er nicht sofort entfernt – er wandert hierher, wo Sie ihn wiederfinden und zurückholen können, falls Sie ihn versehentlich gelöscht haben. #### Gelöschte Elemente öffnen Gehen Sie zu **Konfiguration → Gelöschte Elemente**. Oben auf dem Bildschirm gibt es eine **Typauswahl**, mit der Sie festlegen, welche Art gelöschter Datensätze angezeigt wird. Gelöschte Elemente umfasst eine Vielzahl von Datensätzen, darunter: - **Adressen** – Kunden-, Lieferanten- und Lizenznehmeradressen. - **Artikel** und zugehörige Daten – Artikel, Artikelkategorien, Hersteller und Gebinde. - **Verkaufsdokumente** – Offerten, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Kreditoren und Bestellungen. - **Shop-Datensätze** – Shop-Artikel, Gutscheine, Banner, Shop-Benutzer, News, statische Seiten und Zahlungsarten. - **Newsletter** – Newsletter, Empfänger und Gruppen. - **Einstellungen** – Währungen, Länder, Lieferzeiten, Versandarten, Zahlungsbedingungen, Bank-Finanzkonten und mehr. Wählen Sie einen Typ aus der Auswahl, und die Liste aktualisiert sich, um die gelöschten Datensätze dieses Typs anzuzeigen. #### Die Liste lesen Für jeden gelöschten Datensatz zeigt die Liste eine **Beschreibung** und eine zusätzliche Beschreibung zur Identifikation sowie das **Löschdatum**. Damit können Sie sich vergewissern, dass Sie das richtige Element gefunden haben, bevor Sie es wiederherstellen. #### Einen Datensatz wiederherstellen Suchen Sie den Datensatz in der Liste und wählen Sie die Aktion **Wiederherstellen** in seiner Zeile. Vinosoft stellt den Datensatz in seinem ursprünglichen Bereich wieder her, und er erscheint dort wieder in den normalen Listen. Die Liste hier aktualisiert sich, sodass das wiederhergestellte Element aus dem Papierkorb verschwindet. Wenn Sie einen gelöschten Datensatz nicht finden, prüfen Sie, ob Sie oben den richtigen Typ ausgewählt haben – die Liste zeigt immer nur einen Typ auf einmal. Gelöschte Elemente dient dazu, versehentlich entfernte Datensätze zurückzuholen. Es löscht Elemente von diesem Bildschirm nicht endgültig; Löschung und Aufbewahrung richten sich nach den Regeln Ihres Kontos. Wenn ein Datensatz endgültig verschwinden soll oder Sie etwas Erwartetes nicht finden, wenden Sie sich an den Support. Verwandt: [Konfiguration](https://vinosoft.ch/de/help/shop/configuration). ### [Berichtskonfiguration](https://vinosoft.ch/de/help/configuration/configuration-reports) In der Berichtskonfiguration bestimmen Sie, wie Ihre gedruckten und per E-Mail versendeten Dokumente aussehen und lauten: Logos und Ränder, welche Felder erscheinen, der Wortlaut je Dokumenttyp, das Layout Ihrer Preislisten und die Schweizer Zahlungsschein-Einstellungen. Es ist die Gestaltungsseite Ihres Schriftverkehrs. Verwechseln Sie sie nicht mit dem separaten Bereich [Reports](https://vinosoft.ch/de/help/reports) auf oberster Ebene – dort *erzeugen* Sie fertige PDF-Berichte. Dieser Bildschirm legt fest, wie diese Dokumente und Ihre alltäglichen Offerten, Rechnungen und Lieferscheine formatiert werden. Zum Öffnen gehen Sie zu **Konfiguration → Reports**. Die Einstellungen sind auf die unten beschriebenen Tabs verteilt. #### Layout Der Tab **Layout** steuert das Gesamtbild Ihrer Dokumente. Hier können Sie: - Die **Logos** hochladen, die auf Ihren Papier- und Druckdokumenten verwendet werden – optional ein anderes Logo je Land. - Festlegen, ob die **Empfängeradresse** links oder rechts steht, mit Vor- oder Nachnamen beginnt und wann das Land angezeigt wird. - Die Seiten-**Ränder** (Abstand oben, unten, links, rechts) und die Dokument-**Schriftart** einstellen. - Die **Preisanzeige** wählen (netto für Firmen / brutto für Private, netto für alle, brutto für alle usw.) sowie das Format der Zifferngruppierung. - Umschalten, welche Artikelangaben erscheinen (Hersteller, Flaschengrösse, Land, SKU oder Los-Nummer und – bei Wein-Mandanten – Alkoholgehalt und Jahrgang). - Dokumentspezifische Optionen für **Lieferscheine**, **Packzettel**, **Rechnungen** und **Auftragsbestätigungen** setzen – etwa Preise, Summen, Gewichte, Unterschriften oder ein Fälligkeitsdatum anzeigen. Da ein Grossteil des Wortlauts sprachabhängig ist, nutzen Sie die **Sprachauswahl** oben, um jede von Ihrem Betrieb genutzte Sprache zu bearbeiten. #### Vorlagen Der Tab **Vorlagen** listet Ihre **Berichtsvorlagen** – die Basisvorlagen, die bestimmen, wie ein bestimmter Dokument-**Typ** erzeugt wird, optional je **Land**. Über **Neu erstellen** fügen Sie eine Vorlage hinzu, und mit den Bearbeiten- und Löschen-Aktionen in jeder Zeile verwalten Sie bestehende. Vorlagen ermöglichen es, den Dokumentaufbau für eine bestimmte Kombination aus Dokumenttyp und Land anzupassen. #### Reports Im Tab **Reports** lokalisieren Sie den **Wortlaut**, der auf Ihren Berichten und Dokumenten erscheint. Er listet die einzelnen Textbeschriftungen, gruppiert nach Dokumenttyp, mit je einem Feld sowie einer **Sprachauswahl**, sodass Sie jede Beschriftung in die von Ihnen verkauften Sprachen übersetzen können. Bearbeiten Sie die Beschriftungen und wählen Sie **Speichern**. #### Preisliste Der Tab **Preisliste** steuert das Design des PDF einer Preisliste. Jede Preisliste hat ihr eigenes Layout: Wählen Sie die Preisliste oben in der Auswahl oder klicken Sie in der Preisliste selbst auf **Layout** (siehe [Preisliste erstellen](https://vinosoft.ch/de/help/articles/pricelists/create-pricelist)). Für diese Preisliste legen Sie fest: - Schalter für **SKU**, Ausschluss von Null-Preisen, Farbe, eine zusätzliche Beschreibungsspalte und Seitenzahlen. - **Farben** für die Kopfzeile, Gruppenkopfzeilen, Kategorien, Hersteller und Notizen. - Seiten-**Ränder** (oben, unten, links, rechts). - **Gruppierung** – die Liste nach Land, Gebiet, Kategorie oder einem benutzerdefinierten Feld gruppieren, mit optionaler zweiter Gruppierungsebene. - Wie **Bilder** angezeigt werden (eigene Spalte, in der Beschreibung oder ausgeblendet) und ob nach SKU oder Beschreibung sortiert wird. - Eine lokalisierte **Fusszeile** und ein optionales Hintergrund-/Deckblattbild, mit Sprachauswahl für den Wortlaut. #### QR-Einstellungen Der Tab **QR-Einstellungen** konfiguriert die Schweizer **QR-Rechnung**, die Vinosoft auf Ihre Rechnungen druckt. Hier: - Schalten Sie die QR-Rechnung ein oder aus. - Erfassen Sie Ihre **QR-Rechnungs-ID**, Ihre **IBAN** und eine separate **EUR-IBAN**, falls Sie in Euro fakturieren. - Laden Sie bei Bedarf ein Anhangsbild hoch. Sie können auch ein **Test-PDF** erzeugen: Wählen Sie eine bestehende Rechnung, prüfen Sie Betrag, Währung und Referenz, die daraus übernommen werden, und erstellen Sie eine Muster-QR-Rechnung, um Ihre Angaben vor dem Versand echter Rechnungen zu bestätigen. Die auf der QR-Rechnung gedruckte Zahlungsempfänger-Adresse stammt aus Ihrer Stammadresse unter **Konfiguration → Allgemein**. Falls sie im Test-PDF falsch erscheint, korrigieren Sie sie dort. **Schweizer Funktion** Die QR-Einstellungen betreffen den Schweizer QR-Rechnungs-Standard und erscheinen nur, wenn die Funktion für Ihr Konto aktiviert ist. Sehen Sie den Tab nicht, ist sie für Sie nicht aktiviert. #### ESR-Einstellungen Die ESR-Einstellungen betreffen den älteren Schweizer **ESR**-Einzahlungsschein (orange) – den Referenznummer-Einzahlungsschein, der vor der QR-Rechnung verwendet wurde. Wo verfügbar, werden hier die Teilnehmer- und Referenzangaben für ESR-Scheine konfiguriert. Bei den meisten Konten hat die QR-Rechnung den ESR-Schein abgelöst, daher erscheint dies möglicherweise nicht als eigener Tab. Wenn Sie weiterhin auf ESR-Einzahlungsscheine angewiesen sind und diese einrichten müssen, wenden Sie sich an den Support, um zu klären, was für Ihr Konto verfügbar ist. Verwandt: [Konfiguration](https://vinosoft.ch/de/help/shop/configuration). Um fertige PDF-Berichte zu erzeugen statt sie zu konfigurieren, siehe den separaten Bereich [Reports](https://vinosoft.ch/de/help/reports). ### [Benutzerverwaltung](https://vinosoft.ch/de/help/configuration/user-management) Alles rund um die Personen, die Ihr Vinosoft-Konto nutzen, finden Sie auf einer Seite: **Konfiguration → Allgemein → Verwaltung**. Hier können Sie: - **Einen Benutzer einladen** — Sie senden eine E-Mail-Einladung, statt ein Login für die Person anzulegen. Siehe [Benutzer einladen](https://vinosoft.ch/de/help/configuration/user-management/invite-a-user). - **Einladungen nachverfolgen** — erneut senden, Link kopieren oder eine noch nicht angenommene Einladung widerrufen. Siehe [Ausstehende Einladungen verfolgen](https://vinosoft.ch/de/help/configuration/user-management/pending-invitations). - **Benutzer bearbeiten oder entfernen** — Angaben, Rollen und Sprache ändern oder den Zugriff entziehen. Siehe [Benutzer bearbeiten oder entfernen](https://vinosoft.ch/de/help/configuration/user-management/edit-or-remove-a-user). - **Zugriff steuern** — Rollen aus erlaubten und verweigerten Berechtigungen zusammenstellen und zuweisen. Siehe [Rollen und Berechtigungen](https://vinosoft.ch/de/help/configuration/user-management/roles-and-permissions). Wenn Sie selbst eine Einladung *erhalten* haben, lesen Sie [Einladung annehmen](https://vinosoft.ch/de/help/configuration/user-management/accept-an-invitation). #### Einladungen ersetzen «Benutzer erstellen» In Vinosoft kann eine Administratorin oder ein Administrator keinen Benutzer mehr anlegen und stellvertretend ein Passwort vergeben. Sie senden eine **Einladung**, und die Person legt ihr Passwort beim Annehmen selbst fest. Das ist wichtig, weil ein Vinosoft-Login nicht an ein einzelnes Konto gebunden ist — dieselbe Person kann mit einem Login in mehreren Konten arbeiten. Wer dieses Passwort setzen könnte, könnte sich überall als diese Person anmelden. Mit Einladungen bleibt das Passwort ausschliesslich zwischen der Person und Vinosoft. Alles Übrige bleibt in Ihrer Hand. Die Einladung enthält Name, Telefonnummer, Sprache, Rollen und Gruppe, die Sie festlegen — die Person startet also genau in der Einrichtung, die Sie vorbereitet haben. ### [Benutzer einladen](https://vinosoft.ch/de/help/configuration/user-management/invite-a-user) Um jemandem Zugriff auf Ihr Vinosoft-Konto zu geben, senden Sie eine Einladung. Sie legen Name, Sprache, Rollen und Gruppe fest; das Passwort wählt die Person selbst. Ein Formular «Benutzer erstellen», in dem Sie stellvertretend ein Passwort eintippen, gibt es nicht mehr. #### Einladung senden 1. Öffnen Sie **Konfiguration → Allgemein → Verwaltung**. 2. Klicken Sie über der Benutzerliste auf **Benutzer einladen**. 3. Füllen Sie die Angaben aus: - **E-Mail** — das ist die Login-Identität, achten Sie auf die richtige Adresse. Sie lässt sich später nicht ändern. - **Vorname**, **Nachname**, **Kürzel**, **Subverkäufer** und **Subverkäufer 2**, **Telefon Nummer**. - **Sprache** — in dieser Sprache wird die Einladung versendet, und sie wird zur Oberflächensprache der Person. - **Rollen** — eine oder mehrere Rollen bestimmen, was die Person darf. Siehe [Rollen und Berechtigungen](https://vinosoft.ch/de/help/configuration/user-management/roles-and-permissions). - **Gruppe (Legacy)** — die ältere, grobe Zugriffsstufe: **Standard Benutzer** oder **Administrator**. 5. Klicken Sie auf **Benutzer einladen**. Vinosoft sendet der Person einen Link und meldet **Die Einladung wurde gesendet.** Die Einladung erscheint jetzt unter **Ausstehende Einladungen** unterhalb des Benutzerrasters. Die eingeladene Person ist noch kein Benutzer. Name, Rollen und Gruppe werden mit der Einladung gespeichert und erst beim Annehmen angewendet — vorher erscheint sie nicht in der Benutzerliste. #### Der Link ist 14 Tage gültig Jede Einladung läuft 14 Tage nach dem Versand ab. Danach funktioniert der Link nicht mehr, und die Person wird gebeten, bei Ihnen eine neue Einladung anzufordern. Einen frischen Link können Sie jederzeit aus der Liste der ausstehenden Einladungen senden — siehe [Ausstehende Einladungen verfolgen](https://vinosoft.ch/de/help/configuration/user-management/pending-invitations). #### Wenn die E-Mail nicht ankommt Kann Vinosoft die Mail nicht versenden, erscheint **Die Einladung wurde erstellt, aber die E-Mail konnte nicht gesendet werden. Kopieren Sie den Link aus der Liste der ausstehenden Einladungen.** Die Einladung selbst ist in Ordnung — nutzen Sie **Link kopieren** in ihrer Zeile und geben Sie den Link selbst weiter. Behandeln Sie den Einladungslink wie ein Passwort. Wer ihn öffnet, kann sich diesen Zugriff sichern. Versenden Sie ihn über einen vertrauenswürdigen Kanal, und widerrufen Sie die Einladung, wenn der Link in falsche Hände gerät. #### Mögliche Meldungen - **Diese E-Mail-Adresse hat bereits Zugriff auf dieses Konto.** — die Person ist bereits Benutzer (oder Kontoinhaber). Bearbeiten Sie sie stattdessen in der Benutzerliste. - **Für diese E-Mail-Adresse ist bereits eine Einladung offen. Senden Sie diese erneut.** — es existiert eine gültige Einladung; nutzen Sie **Erneut senden** in ihrer Zeile. - **Sie sind nicht berechtigt weitere Benutzer zu erstellen.** — Ihr Abonnement hat keinen freien Platz mehr. Siehe unten. #### Benutzerplätze Ihr Abonnement legt fest, wie viele Benutzer Ihr Konto haben darf. Einen Platz belegen: - jeder Benutzer in der Liste, einschliesslich der Zeile **Inhaber**, und - jede ausstehende Einladung, die noch nicht abgelaufen ist. Eine Einladung reserviert den Platz also bereits beim Versand. Sind Sie am Limit, widerrufen Sie eine Einladung, die niemand annehmen wird, entfernen Sie eine Person, die das Unternehmen verlassen hat, oder erwerben Sie zusätzliche Lizenzen. Eine abgelaufene Einladung belegt keinen Platz. Wenn Ihnen ein Platz fehlt und eine alte Einladung **Abgelaufen** anzeigt, ist nicht sie die Ursache. ### [Ausstehende Einladungen verfolgen](https://vinosoft.ch/de/help/configuration/user-management/pending-invitations) Die Liste **Ausstehende Einladungen** liegt auf **Konfiguration → Allgemein → Verwaltung** zwischen dem Benutzer- und dem Rollenraster. Sie zeigt alle eingeladenen Personen, die noch nicht beigetreten sind. Jede Zeile zeigt **E-Mail**, **Name**, **Rollen**, wann sie **Gesendet** wurde, wann sie **Läuft ab** und ihren **Status**. #### Was die Status bedeuten - **Ausstehend** — versendet, noch innerhalb der 14-Tage-Frist und wartet auf die Annahme. - **Abgelaufen** — vor mehr als 14 Tagen versendet. Der Link funktioniert nicht mehr. Senden Sie mit **Erneut senden** einen neuen. Sobald jemand annimmt, verschwindet die Einladung aus dieser Liste und die Person erscheint im Benutzerraster darüber. #### Einladung erneut senden Klicken Sie in der Zeile auf **Erneut senden**. Vinosoft erzeugt einen **neuen** Link, versendet ihn erneut und startet die 14 Tage neu. Sie sehen **Die Einladung wurde erneut gesendet.** Erneutes Senden ersetzt den Link. Der zuvor versendete Link funktioniert sofort nicht mehr — findet die Person zuerst die alte E-Mail, bitten Sie sie, die neueste zu verwenden. #### Link kopieren Klicken Sie in der Zeile auf **Link kopieren**. Vinosoft legt den Einladungslink in die Zwischenablage und zeigt ihn zusätzlich in einem kleinen Feld an, falls Ihr Browser den Zugriff auf die Zwischenablage blockiert. Geben Sie ihn weiter, wie es Ihnen passt — per Chat, Telefon oder Nachricht. Das ist der richtige Weg, wenn der E-Mail-Versand unzuverlässig ist oder jemand meldet, die Einladung sei nie angekommen. **Link kopieren** erzeugt ebenfalls einen frischen Link, genau wie **Erneut senden** — der zuvor versendete Link wird damit ungültig. Grund: Vinosoft speichert den versendeten Link nie, sondern nur dessen Prüfsumme; es gibt also nichts, was nachgeschlagen und angezeigt werden könnte. #### Einladung widerrufen Klicken Sie in der Zeile auf **Widerrufen** und bestätigen Sie. Der Link wird sofort ungültig, und der belegte Benutzerplatz wird wieder frei. Sie sehen **Die Einladung wurde widerrufen.** Widerrufen Sie eine Einladung, wenn sie an die falsche Adresse ging, die Person doch nicht dazukommt oder der Link möglicherweise in falsche Hände geraten ist. Das Widerrufen ist auch für Personen unbedenklich, die bereits in anderen Vinosoft-Konten arbeiten. Es entfernt nur die ausstehende Einladung für *dieses* Konto und rührt weder ein bestehendes Login noch Zugriffe anderswo an. #### Es ist nichts angekommen Gehen Sie der Reihe nach vor: 1. Prüfen Sie die Adresse in der Zeile auf Tippfehler. Ist sie falsch, **widerrufen** Sie die Einladung und senden Sie eine neue an die korrekte Adresse — die Adresse lässt sich nicht bearbeiten. 2. Bitten Sie die Person, den Spam- oder Junk-Ordner zu prüfen. 3. Nutzen Sie **Link kopieren** und senden Sie den Link direkt. ### [Einladung annehmen](https://vinosoft.ch/de/help/configuration/user-management/accept-an-invitation) Wenn Sie jemand zu einem Vinosoft-Konto eingeladen hat, erhalten Sie eine E-Mail mit dem Betreff **Sie wurden zu … eingeladen** und der Schaltfläche **Einladung annehmen**. Erst das Öffnen dieses Links erstellt Ihren Zugang — niemand kann das für Sie tun. #### Wenn dies Ihr erstes Vinosoft-Konto ist 1. Klicken Sie in der E-Mail auf **Einladung annehmen**. 2. Prüfen Sie den Kontonamen und die auf der Seite angezeigte E-Mail-Adresse. 3. Wählen Sie ein **Passwort** und wiederholen Sie es unter **Passwort bestätigen**. 4. Klicken Sie auf **Einladung annehmen**. Sie werden direkt angemeldet — mit dem Namen, der Sprache und den Rollen, die die Administration für Sie vorbereitet hat. Ihr Passwort wird hier festgelegt und nur hier. Die einladende Person wählt es nie und sieht es nie — selbst die Administration kann Ihnen nur eine E-Mail zum Zurücksetzen senden. #### Wenn Sie Vinosoft bereits nutzen Dasselbe Login kann in mehreren Vinosoft-Konten funktionieren. Ging die Einladung an eine Adresse, mit der Sie sich bereits anmelden, fordert die Seite Sie auf, sich **mit Ihrem bestehenden Passwort anzumelden**, statt ein neues zu wählen. Geben Sie Ihr bisheriges Passwort ein und klicken Sie auf **Einladung annehmen**. Ihr Passwort wird nicht geändert — es dient nur als Nachweis, dass Sie es wirklich sind. Danach können Sie zwischen Ihren Konten wechseln. #### Der Link ist 14 Tage gültig Danach erscheint **Einladung nicht mehr gültig**. Dieselbe Seite sehen Sie, wenn die Einladung widerrufen oder bereits verwendet wurde. - **Abgelaufen oder widerrufen** — bitten Sie die einladende Person um eine neue Einladung. - **Bereits angenommen** — Ihr Zugang besteht schon; melden Sie sich einfach normal an. Ihr Einladungslink ist persönlich, wie ein Passwort. Leiten Sie die E-Mail nicht weiter — wer den Link öffnet, kann sich den für Sie bestimmten Zugriff sichern. #### Wenn etwas nicht klappt - **Die E-Mail-Adresse oder das Passwort ist falsch.** — Sie haben bereits ein Vinosoft-Login, und das Passwort stimmte nicht. Nutzen Sie auf der Anmeldeseite **Passwort vergessen** und öffnen Sie den Einladungslink danach erneut. - **Sie haben bereits Zugriff auf dieses Konto. Bitte melden Sie sich an.** — nichts zu tun; melden Sie sich wie gewohnt an. - **Dieses Konto hat keine freien Benutzerplätze mehr.** — das Konto hat den letzten Platz belegt, während Ihre Einladung offen war. Bitten Sie die Administration, einen Platz frei zu machen oder Lizenzen zu erwerben. ### [Benutzer bearbeiten oder entfernen](https://vinosoft.ch/de/help/configuration/user-management/edit-or-remove-a-user) Das Benutzerraster auf **Konfiguration → Allgemein → Verwaltung** listet alle Personen mit Zugriff auf das Konto — mit **Name**, **E-Mail**, **Rollen** und **Letzte Anmeldung**. #### Die Zeile «Inhaber» Die Person, die das Konto registriert hat, erscheint zuoberst mit dem Abzeichen **Inhaber** statt der Symbole zum Bearbeiten und Löschen. Der Inhaber hat immer vollen Zugriff und kann auf dieser Seite nicht bearbeitet oder entfernt werden — so kann ein Konto nie ohne Administration dastehen. #### Benutzer bearbeiten 1. Klicken Sie in der Zeile auf das Bearbeiten-Symbol. 2. Ändern Sie, was nötig ist: **Vorname**, **Nachname**, **Kürzel**, die **Subverkäufer**-Felder, **Telefon Nummer**, **Sprache**, **Rollen** und **Gruppe (Legacy)**. 3. Entfernen Sie den Haken bei **Aktiv**, um den Benutzer zu sperren, ohne ihn zu entfernen. (Das Kontrollkästchen erscheint nur hier — wer eine Einladung annimmt, startet immer aktiv.) 4. Klicken Sie auf **Speichern**. Das Feld **E-Mail** wird angezeigt, lässt sich aber nicht bearbeiten. Es ist die Login-Identität, und dasselbe Login kann in weiteren Vinosoft-Konten genutzt werden — eine Änderung hier würde die Anmeldung zerstören. Ändert sich die Adresse tatsächlich, laden Sie die Person unter der neuen Adresse ein und entfernen Sie den alten Benutzer. #### Passwort-Zurücksetzung senden Sie können das Passwort einer anderen Person weder festlegen noch einsehen. Möglich ist aber, ihr die übliche Zurücksetzungs-E-Mail zu senden: 1. Öffnen Sie den Benutzer über das Bearbeiten-Symbol. 2. Scrollen Sie zu **E-Mail zum Zurücksetzen des Passworts senden**. 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche. Sie sehen **Eine E-Mail zum Zurücksetzen des Passworts wurde an diesen Benutzer gesendet.** Der Link geht ausschliesslich in den Posteingang dieser Person, das neue Passwort bleibt also zwischen ihr und Vinosoft. Das ist die richtige Antwort auf «Ich komme nicht mehr rein». Für jemanden, der bereits beigetreten ist, müssen Sie nichts widerrufen und keine neue Einladung senden. #### Benutzer entfernen Klicken Sie in der Zeile auf das Löschen-Symbol. Der Zugriff auf dieses Konto wird entzogen und der Benutzerplatz wird für jemand anderen frei. Das Entfernen löscht die geleistete Arbeit nicht — Dokumente und Verlauf bleiben erhalten. Kunden, die dieser Person als Verkäufer zugeordnet waren, stehen danach ohne Verkäufer da; weisen Sie sie neu zu. Arbeitet die Person auch in anderen Vinosoft-Konten, endet mit dem Entfernen nur ihr Zugriff auf *dieses* Konto. Login und Zugriffe anderswo bleiben unberührt. ### [Rollen und Berechtigungen](https://vinosoft.ch/de/help/configuration/user-management/roles-and-permissions) Rollen bestimmen, was jeder Benutzer darf. Sie stellen eine Rolle einmal zusammen — eine Menge **erlaubter** Berechtigungen und bei Bedarf einige **verweigerte** Ausnahmen — und weisen sie danach beliebig vielen Personen zu. Das Raster **Rollen** finden Sie zuunterst auf **Konfiguration → Allgemein → Verwaltung**. #### Rolle erstellen 1. Öffnen Sie **Konfiguration → Allgemein → Verwaltung**. 2. Klicken Sie oben auf der Seite auf **Rolle erstellen**. 3. Geben Sie der Rolle einen **Namen**, der die Tätigkeit beschreibt — *Kasse*, *Lager*, *Buchhaltung*. 4. Suchen Sie unter **Erlaubte Berechtigungen** nach einer Berechtigung und wählen Sie sie aus. Wiederholen Sie das für alles, was die Rolle können soll. 5. Ergänzen Sie unter **Verweigerte Berechtigungen** alles, was diese Rolle *nie* tun darf — auch wenn eine ihrer anderen Berechtigungen es abdecken würde. 6. Speichern Sie die Rolle. Auswählbar sind nur Berechtigungen für Module Ihres aktiven Abonnements. Fehlt etwas, das Sie erwarten, gehört dieses Modul nicht zu Ihrem Plan. #### Erlauben und verweigern - **Erlauben** gewährt. Ohne passende erlaubte Berechtigung erreicht eine Person die Seite oder Aktion gar nicht. - **Verweigern** hat Vorrang. Ist eine Berechtigung irgendwo verweigert, bleibt sie gesperrt — egal wie viele Rollen sie erlauben. Setzen Sie «Verweigern» sparsam ein: für einzelne Ausnahmen aus einer breiten Freigabe, etwa eine Rolle, die mit Rechnungen arbeiten, sie aber nie löschen darf. Fangen Sie eng an. Geben Sie einer Rolle genau das, was für die tägliche Arbeit nötig ist, und ergänzen Sie, wenn jemand ansteht. Das ist deutlich übersichtlicher, als alles zu erlauben und Teile wieder zu verweigern. #### Rollen zuweisen Rollen werden über dasselbe Feld **Rollen** an zwei Stellen zugewiesen: - Im Formular **Benutzer einladen**, damit die Person beim Annehmen sofort die richtigen Rechte hat. Siehe [Benutzer einladen](https://vinosoft.ch/de/help/configuration/user-management/invite-a-user). - Bei einem bestehenden Benutzer, den Sie aus dem Benutzerraster öffnen. Siehe [Benutzer bearbeiten oder entfernen](https://vinosoft.ch/de/help/configuration/user-management/edit-or-remove-a-user). Eine Person kann mehrere Rollen haben; die Berechtigungen addieren sich, abzüglich alles Verweigerten. Eine Änderung an einer Rolle wirkt sofort für alle, die sie haben. Prüfen Sie vor dem Bearbeiten einer viel genutzten Rolle im Benutzerraster, wer sie trägt. #### Rolle bearbeiten oder löschen Nutzen Sie die Symbole zum Bearbeiten und Löschen in der Zeile der Rolle im Raster **Rollen**. Beim Löschen verlieren alle bisherigen Trägerinnen und Träger diese Rolle — stellen Sie sicher, dass eine andere Rolle ihre Arbeit weiterhin abdeckt. Wurde eine Rolle in einer Einladung gewählt, aber vor dem Annehmen gelöscht, wird sie einfach übersprungen — die Person tritt ohne sie bei. Prüfen Sie die Rollen aller Personen, die nach einer Umstellung Ihrer Rollen beitreten. #### Das Feld «Gruppe» Neben den Rollen hat jeder Benutzer weiterhin eine **Gruppe (Legacy)** — **Standard Benutzer** oder **Administrator**. Das ist die ältere, grobe Zugriffseinstellung aus der Zeit vor den Rollen, die aus Kompatibilitätsgründen erhalten bleibt. Setzen Sie sie passend zur groben Zugriffsstufe und regeln Sie die Details über Rollen. ### [Zahlungsarten](https://vinosoft.ch/de/help/configuration/payment-methods) **Konfiguration → Allgemein → Zahlungsarten** ist die eine Stelle, an der Sie einrichten, wie Sie bezahlt werden. Die Seite listet jede Zahlungsart auf, die ein Kunde wählen kann — im Online-Shop oder auf einem Zahlungslink — und hält Zugangsdaten, Kanäle und die Darstellung im Shop pro Zahlungsart zusammen. #### Was sich geändert hat Einen Zahlungsanbieter einzurichten bedeutete früher, bis zu drei Bildschirme aufzusuchen — und keiner davon war der, den man vermutet hätte: - **Shop → Integrationen** enthielt die Zugangsdaten für PayPal, Payrexx und PostFinance Checkout. - **Shop → Bezahlmöglichkeiten** enthielt die Zugangsdaten für Saferpay und Wallee in einem Streifen oben sowie Bezeichnung, Symbol, Sortierung und Sichtbarkeit aller Zahlungsarten in einem Raster darunter. - Weil beide Seiten im **Shop**-Modul lagen, konnte ein Konto in einem Abo ohne Shop überhaupt keinen Zahlungsanbieter konfigurieren. Das Raster war zudem eine freie Liste: Mit **Hinzufügen** liessen sich eine zweite und dritte Zeile für dieselbe Zahlungsart anlegen, ohne dass erkennbar war, welche davon der Checkout tatsächlich verwendet. Jetzt gibt es eine Seite, und zwar ausserhalb des Shop-Bereichs: - **Die Liste ist fix.** Sie enthält für jedes Konto dieselben Zahlungsarten. Es gibt kein **Hinzufügen** und kein **Löschen** — und damit keine drei PayPal-Zeilen. Eine Zahlungsart abschalten heisst einfach, beide Kanäle abzuwählen; das ist umkehrbar und betrifft keine Bestellung, die sie schon verwendet hat. - **Zugangsdaten und Darstellung stehen im gleichen Formular.** Alles, was eine Zahlungsart funktionsfähig macht, steht auf ihrer eigenen Seite **Konfigurieren**. - **Sie brauchen den Shop nicht mehr**, um Geld entgegenzunehmen. Die Seite öffnet sich in jedem Abo; die Spalte **Shop** und die Shop-Abschnitte werden ohne das Modul einfach ausgeblendet. Die alten Adressen funktionieren weiter: **Shop → Bezahlmöglichkeiten** leitet hierher weiter, und **Shop → Integrationen** behält seine Einstellungen für Feeds, WineSearcher und Google Merchant und verweist auf diese Seite. Hatte Ihr Konto mehrere Zeilen für dieselbe Zahlungsart, wurde nichts gelöscht. Die Seite bearbeitet jeweils die erste Zeile, die übrigen sind nur nicht mehr erreichbar. Ihre bisherigen Bestellungen verweisen damit weiterhin genau auf die Zeile, mit der sie bezahlt wurden. #### Die Liste lesen SpalteWas sie aussagt **Zahlungsart** Der Name der Zahlungsart. **Status** Ob die Zahlungsart einsatzbereit ist. **Shop** ✓ wenn die Zahlungsart im Online-Shop angeboten wird. **CRM** ✓ wenn die Zahlungsart auf einem Zahlungslink für Rechnungen angeboten werden darf. Die Spalte **Status** benennt vier Fälle ehrlich: - **Keine Konfiguration nötig** — die Zahlungsart hat überhaupt keine Zugangsdaten (Rechnung, Vorauszahlung, Cash, TwintManual). Einen Kanal anwählen, fertig. - **Konfiguriert** — Zugangsdaten sind gespeichert, die Zahlungsart ist einsatzbereit. - **Nicht konfiguriert** — noch keine Zugangsdaten. Einen Kanal zu aktivieren hilft nicht, solange sie fehlen. - **Aktiviert, aber nicht konfiguriert** — rot dargestellt. Die Zahlungsart ist für einen Kanal eingeschaltet, hat aber keine Zugangsdaten: Ihren Kunden wird eine Zahlungsart angeboten, die ihr Geld nicht entgegennehmen kann. Diese Seite sagt es Ihnen. Beheben Sie es, indem Sie die Zugangsdaten erfassen oder den Kanal abwählen. Ein Strich in der Spalte **CRM** heisst, dass die Zahlungsart nie auf einem Zahlungslink angeboten werden kann — ein Link kann sich nicht selbst mit «Zahlung per Rechnung» begleichen. #### Eine Zahlungsart konfigurieren Klicken Sie in der Zeile auf **Konfigurieren**. Welche Abschnitte erscheinen, hängt von der Zahlungsart ab und davon, ob Sie das Shop-Modul haben. ##### Zugangsdaten Die Felder des Anbieters, genau so, wie er sie ausstellt: - **PayPal** — API-Benutzername, API-Passwort, API-Signatur und die Umgebung. - **Payrexx** — Instanzname und API-Secret. - **PostFinanceCheckout** — Space-ID, Anwendungsbenutzer-ID und Anwendungsbenutzer-Schlüssel. - **SaferPay** — Kunden-ID, JSON-API-Benutzername, JSON-API-Passwort, Terminal-ID und die Umgebung. Den JSON-API-Benutzer erstellen Sie im Worldline Backoffice unter **Einstellungen → JSON API**; Ihr normaler Backoffice-Login funktioniert hier nicht. Der Abschnitt verlinkt direkt auf das Test- und das Live-Backoffice. - **Wallee** — Space-ID, Anwendungsbenutzer-ID und Anwendungsbenutzer-Schlüssel. Zahlungsarten ohne Zugangsdaten (Rechnung, Vorauszahlung, Cash, TwintManual) haben keinen Abschnitt Zugangsdaten. Das sind produktive Zugangsdaten, mit denen jemand in Ihrem Namen Kartenzahlungen einziehen kann. Behandeln Sie sie wie Bankdaten — verschicken Sie sie nicht per E-Mail, und geben Sie den Konfigurationsbereich nur Personen, die ihn brauchen. ##### Google Pay Anbieter, die Google Pay direkt auf der Checkout-Seite abwickeln können, zeigen einen Abschnitt **Google Pay**: eine **Google-Händler-ID** aus der Google Pay & Wallet Console und den **Händlernamen**, der im Google-Pay-Dialog erscheint. Einen separaten Schalter gibt es nicht — Google Pay erscheint im Checkout, sobald der Anbieter es unterstützt und diese Felder ausgefüllt sind. Die Händler-ID wird nur für Live-Zahlungen benötigt. Anbieter, die Google Pay nur auf ihrer eigenen Zahlungsseite anbieten, schreiben das in diesem Abschnitt. ##### Kanäle Zwei Kontrollkästchen entscheiden, wo die Zahlungsart angeboten werden darf: - **Im Shop verfügbar** — Ihr Shop-Checkout darf sie anbieten. - **Für Zahlungslinks verfügbar** — ein Zahlungslink für Rechnungen darf sie anbieten. Siehe [Eine Rechnung online bezahlen lassen](https://vinosoft.ch/de/help/invoices/payment-links). **Für Zahlungslinks verfügbar** ist bei jeder Zahlungsart ausgeschaltet, bis Sie es anwählen — auch bei Anbietern, die Sie im Shop seit Jahren nutzen. Zugangsdaten, die Sie für Ihren Shop erfasst haben, werden nicht stillschweigend zu einem Weg, Rechnungen einzuziehen. Den CRM-Kanal einzuschalten ist immer eine bewusste Entscheidung. ##### Darstellung im Shop Nur mit dem Shop-Modul. Legen Sie die **Sortierung** fest, die die Zahlungsart im Checkout positioniert, sowie ihren **Namen** pro Sprache — wählen Sie unter **Sprache** eine Sprache und erfassen Sie den Namen, den Ihre Kunden in dieser Sprache sehen. Hat die Zahlungsart ein Symbol, erscheint es zwischen der Sortierung und der Sprachauswahl. ##### Belege beim Checkout Nur mit dem Shop-Modul. Wählen Sie an, welche Belege Vinosoft automatisch erzeugt, wenn eine Bestellung mit dieser Zahlungsart bezahlt wird: **Auftragsbestätigung**, **Lieferschein**, **Rechnung**. Eine Zahlungsart für Vorauszahlung erzeugt üblicherweise nur eine Auftragsbestätigung; eine Zahlungsart, die das Geld sofort einzieht, kann bedenkenlos alle drei erzeugen. Klicken Sie auf **Speichern**. Vinosoft speichert die Zahlungsart und führt Sie zurück zur Liste, in der Status- und Kanalspalten Ihre Änderung schon zeigen. #### Zahlungslinks Unter der Liste steuert der Block **Zahlungslinks**, wie Zahlungslinks für Rechnungen im ganzen Konto funktionieren. Welche Zahlungsarten ein Link anbietet, steuert die Spalte **CRM** oben — dieser Block betrifft nur die Links selbst. - **Zahlungslinks auf Rechnungen anbieten** — der übergeordnete Schalter. Lassen Sie ihn eingeschaltet; ist in der CRM-Spalte nichts angewählt, gibt es ohnehin nichts anzubieten. Ausschalten heisst vor allem, die Funktion Ihrem Team zu entziehen. - **Neue Links gültig für (Tage)** — wie lange ein neu erstellter Link funktioniert. Leer lassen (oder 0 eintragen) für Links ohne Ablaufdatum. Bestehende Links behalten ihr Ablaufdatum. - **Diese Adressen benachrichtigen** — die Adressen, die benachrichtigt werden, sobald ein Kunde über einen Link bezahlt. Eine pro Zeile; eine eingefügte Liste mit Komma oder Semikolon wird ebenfalls akzeptiert. Leer lassen, dann geht die Benachrichtigung an den Verkäufer der Rechnung und, wenn auch der fehlt, an die Absenderadresse Ihrer Vinosoft-Mails. - **Dem Zahler eine Quittung senden** — schickt dem Kunden nach erfolgreicher Zahlung eine kurze Bestätigung. Sie ist eine Bestätigung und keine Quittung im buchhalterischen Sinn und geht an die Kontaktadresse der Rechnung. Klicken Sie auf **Speichern**. Diese Einstellungen gelten für alle Rechnungen Ihres Kontos. Der schnellste Weg zum ersten Zahlungslink: einen Anbieter konfigurieren, auf seiner Seite **Konfigurieren** die Option **Für Zahlungslinks verfügbar** anwählen, dann eine Rechnung in Bearbeitung öffnen — die Aktion **Zahlungslink** erscheint in deren Aktionsleiste. Weiter geht es in [Eine Rechnung online bezahlen lassen](https://vinosoft.ch/de/help/invoices/payment-links). ### [Kasse (iPad-App)](https://vinosoft.ch/de/help/pos) Mit der Vinosoft-POS-App wird ein iPad zur Kasse für Ihre Weinhandlung. Produkte, Preise, Steuern und Geräteeinstellungen lädt die App aus Ihrem Vinosoft CRM. Jeder Verkauf geht als Quittung zurück ins CRM und erscheint dort unter **Orders**. Die App hat fünf Hauptreiter: **Dashboard**, **Kasse**, **Produkte**, **Profil** und **Einstellungen**. Ein sechster Reiter, **Quittungen**, liegt hinter dem Pfeil am Ende der Reiterleiste. #### So fangen Sie an 1. [Erste Schritte mit der POS-App](https://vinosoft.ch/de/help/pos/getting-started): Melden Sie sich an und lassen Sie das iPad seine Einstellungen und Artikel laden. 2. [Schicht öffnen und abschliessen](https://vinosoft.ch/de/help/pos/shifts): Öffnen Sie vor dem Verkauf eine Schicht mit Ihrem Anfangsbestand. 3. [Einen Verkauf erfassen](https://vinosoft.ch/de/help/pos/checkout) und [Eine Zahlung annehmen](https://vinosoft.ch/de/help/pos/take-payment): Erfassen Sie Verkäufe und kassieren Sie bar, mit Karte oder mit TWINT. 4. [Quittungen und Erstattungen](https://vinosoft.ch/de/help/pos/receipts-and-refunds): Finden Sie frühere Verkäufe, drucken Sie Belege erneut und erstatten Sie Artikel. 5. Schliessen Sie am Ende des Tages die Schicht ab und drucken Sie den Z-Bericht ([Schicht öffnen und abschliessen](https://vinosoft.ch/de/help/pos/shifts)). Das iPad muss zuerst im CRM unter **Konfiguration → POS Geräte** als Kassengerät erfasst werden. Viele Einstellungen kommen von dort und lassen sich auf dem iPad nicht ändern, zum Beispiel die Kundenadresse, auf die Verkäufe gebucht werden, und der Schichtmodus. ### [Erste Schritte mit der POS-App](https://vinosoft.ch/de/help/pos/getting-started) Die POS-App bezieht alles, was sie braucht, aus Ihrem Vinosoft CRM. Sie melden sich einmal mit Ihrem CRM-Konto an, und die App lädt die Geräteeinstellungen und die Artikel, die Sie verkaufen. #### Bevor Sie beginnen - Sie brauchen ein Vinosoft-Benutzerkonto (E-Mail und Passwort) mit Zugriff auf die Kasse. - Erfassen Sie das iPad im CRM unter **Konfiguration → POS Geräte** als Kassengerät und hinterlegen Sie eine Kundenadresse. Auf diese Adresse werden die Verkäufe gebucht. Fehlt sie, bricht die erste Synchronisierung mit einem entsprechenden Hinweis ab. #### Anmelden 1. Öffnen Sie die Vinosoft-POS-App. 2. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort ein. 3. Tippen Sie auf **Anmelden**. #### Geräte-Einrichtung Nach der Anmeldung lädt der Bildschirm **Geräte-Einrichtung** zwei Dinge aus dem CRM: - **Einstellungen**: Zahlungsarten, Schichtmodus, Beleglogo und weitere Geräteeinstellungen. - **Artikel**: die Produkte, Kategorien und Preise, die Sie verkaufen. Jede Zeile zeigt zuerst **Synchronisierung…** und dann **Synchronisiert**. Die Einstellungen werden zuerst geladen. Sobald sie fertig sind, können Sie auf **Weiter** tippen, und die Artikel laden im Hintergrund weiter. Hat bei der ersten Einrichtung etwas gefehlt, öffnen Sie später **Einstellungen → Einrichtungsassistent**. Er synchronisiert Einstellungen und Artikel erneut und ergänzt, was fehlt. #### Angemeldet bleiben - Unter **Einstellungen → Sicherheitseinstellungen** können Sie **Touch ID Entsperrung aktivieren** einschalten und die App dann mit Ihrem Fingerabdruck statt mit dem Passwort entsperren. - Nach 15 Minuten ohne Aktivität meldet die App Sie automatisch ab. - Zum Abmelden tippen Sie auf dem Dashboard oder im Reiter **Profil** auf **Abmelden**. Meldet die App **Bitte erneut anmelden**, weil das CRM dieses iPad nicht mehr erkennt (zum Beispiel nach einer Systemaktualisierung), melden Sie sich einfach erneut an. Verkäufe, die bereits auf dem iPad gespeichert sind, bleiben erhalten. Weiter: [Schicht öffnen und abschliessen](https://vinosoft.ch/de/help/pos/shifts) ### [Das POS-Dashboard](https://vinosoft.ch/de/help/pos/dashboard) Das **Dashboard** ist der erste Reiter der POS-App. Es zeigt, wie es an der Kasse gerade steht und ob alles mit dem CRM synchronisiert ist. #### Kacheln - **Schicht**: ob eine Schicht offen ist. Ohne offene Schicht steht dort **Keine Schicht geöffnet** mit der Schaltfläche **Schicht öffnen**. Bei offener Schicht sehen Sie, wie lange sie schon läuft, und die Schaltfläche **Schicht abschliessen**. Siehe [Schicht öffnen und abschliessen](https://vinosoft.ch/de/help/pos/shifts). - **Verkäufe heute** / **Verkäufe dieser Schicht**: die Anzahl der Verkäufe. Ist eine Schicht offen, zählt die Kachel die Schicht statt des Tages. - **Umsatz heute** / **Umsatz dieser Schicht**: der eingenommene Gesamtbetrag. - **Barzahlungen** und **Kartenzahlungen**: wie viel mit der jeweiligen Zahlungsart bezahlt wurde und welcher Anteil vom Gesamtbetrag das ist. - **Konto**: der angemeldete Benutzer mit der Schaltfläche **Abmelden**. #### Synchronisierung Der Abschnitt **Synchronisierung** zeigt je eine Kachel für **Artikel**, **Kategorien**, **Quittungen**, **Lager** und **Einstellungen**. Jede Kachel zeigt ihren Status (**Synchronisiert** oder **Noch nicht synchronisiert**) und den Zeitpunkt der letzten Synchronisierung. Tippen Sie auf **Jetzt synchronisieren**, um diesen Bereich sofort zu synchronisieren. Mehr dazu unter [Kasse mit dem CRM synchronisieren](https://vinosoft.ch/de/help/pos/sync). #### Kasse Das Schubladensymbol oben rechts öffnet den Bildschirm **Kasse**. Dort können Sie die Schicht öffnen oder abschliessen und einen X-Bericht drucken (siehe [Schicht öffnen und abschliessen](https://vinosoft.ch/de/help/pos/shifts)). ### [Schicht öffnen und abschliessen](https://vinosoft.ch/de/help/pos/shifts) Eine Schicht fasst die Verkäufe einer Kasse zu einem Geschäftstag zusammen und macht das Bargeld zählbar. Sie beginnen eine Schicht mit einem Anfangsbestand. Am Ende des Tages zählen Sie die Kasse und schliessen die Schicht ab, und die App druckt einen **Z-Bericht**. #### Schichtmodi Der Schichtmodus wird im CRM in den Einstellungen dieses Geräts unter **Konfiguration → POS Geräte** festgelegt. Den aktuellen Modus sehen Sie in der App unter **Einstellungen → Schichten → Modus**. - **Automatisch**: Der Server öffnet und schliesst die Schichten. An der Kasse ist nichts zu tun. - **Manuell**: Die Kassierperson öffnet und schliesst die Schicht. Ohne offene Schicht ist der Verkauf gesperrt. - **Deaktiviert**: Diese Kasse verwendet keine Schichten. Verkäufe werden normal erfasst, aber nicht zu einem Geschäftstag zusammengefasst. Mit **Einstellungen → Schichten → Jetzt prüfen** holen Sie den aktuellen Schichtstatus vom Server. #### Schicht öffnen 1. Zählen Sie das Bargeld in der Kassenlade. 2. Tippen Sie im **Dashboard** auf **Schicht öffnen**. 3. Erfassen Sie den gezählten Betrag als **Anfangsbestand** über das Ziffernfeld. **C** löscht die Eingabe, die Taste ⌫ löscht die letzte Ziffer. 4. Tippen Sie auf **Schicht öffnen**. Das Dashboard zeigt nun die Laufzeit der Schicht sowie **Verkäufe dieser Schicht** und **Umsatz dieser Schicht**. #### X-Bericht während des Tages Ein X-Bericht ist eine Zwischenablesung: Sie können ihn beliebig oft drucken, und er schliesst nichts ab. Öffnen Sie über das Schubladensymbol im Dashboard den Bildschirm **Kasse** und tippen Sie auf **X-Bericht drucken**. Dafür muss ein Bondrucker eingerichtet sein (siehe [Einstellungen der POS-App](https://vinosoft.ch/de/help/pos/settings)). #### Schicht abschliessen Synchronisieren Sie Ihre Quittungen vor dem Abschluss (**Profil → Quittungen synchronisieren**). Belege, die noch auf dem iPad liegen, sind nicht im CRM angekommen, und den Summen der Schicht würde ihr Betrag fehlen. 1. Arbeiten Sie mit einem Worldline-Kartenterminal, führen Sie zuerst mit **Tagesabschluss Terminal** den Tagesabschluss am Terminal durch. Der Z-Bericht kann dann vergleichen, was der Acquirer abgerechnet und was diese Kasse erfasst hat. 2. Tippen Sie im **Dashboard** auf **Schicht abschliessen**. 3. Zählen Sie das Bargeld in der Kasse und erfassen Sie den Gesamtbetrag unter **Gezähltes Bargeld**. 4. Prüfen Sie den Abschnitt **Kasse**: **Anfangsbestand**, **Barverkäufe**, **Soll in der Kasse** und die **Differenz** zwischen erwartetem und gezähltem Betrag. 5. Fügen Sie bei Bedarf **Notizen** hinzu. 6. Tippen Sie auf **Schicht abschliessen und Z drucken**. Hat niemand gezählt, lassen Sie das Feld leer und bestätigen Sie **Trotzdem abschliessen**. Der Z-Bericht weist die Kasse dann als **nicht gezählt** aus statt mit einer Differenz von null. ##### Wenn sich die Schicht nicht sauber abschliessen lässt Liegen auf dem iPad noch Belege, die nicht im CRM angekommen sind, zeigt die App **Die Schicht lässt sich nicht sauber abschliessen**. Tippen Sie auf **Synchronisieren und erneut versuchen**. Nutzen Sie **Erzwungen abschliessen** nur als letzten Ausweg. Die Schicht wird dann als erzwungen abgeschlossen markiert, und die offenen Differenzen werden auf den Z-Bericht gedruckt. #### Der Z-Bericht Nach dem Abschluss zeigt der **Z-Bericht** den ganzen Geschäftstag: - **Geschäftstag**, **Status** und **Abstimmung**. - **Verkäufe**: Anzahl Verkäufe und Rückerstattungen, Brutto, Netto, Steuer und **Verkäufe ohne Rechnung**. - **Nach Zahlungsart** und **Nach Steuersatz**. - **Bargeld**: Anfangsbestand, Barverkäufe, erwartetes und gezähltes Bargeld sowie die Differenz. Mit **Z-Bericht erneut drucken** erhalten Sie eine weitere Kopie. Mit **Neue Schicht beginnen** starten Sie den nächsten Tag. Wird eine Schicht im CRM abgeschlossen, während das iPad noch verkauft, geht nichts verloren. Danach gebuchte Verkäufe werden weiterhin angenommen und dem Tag als Nachzügler hinzugefügt. Verwandt: [Das POS-Dashboard](https://vinosoft.ch/de/help/pos/dashboard), [Eine Zahlung annehmen](https://vinosoft.ch/de/help/pos/take-payment), [Kasse mit dem CRM synchronisieren](https://vinosoft.ch/de/help/pos/sync) ### [Einen Verkauf erfassen](https://vinosoft.ch/de/help/pos/checkout) Verkäufe erfassen Sie im Reiter **Kasse**. Links sehen Sie Ihre Kategorien und Produkte, rechts den Warenkorb mit dem laufenden Total und den Zahlungsschaltflächen. Arbeitet die Kasse im Schichtmodus **Manuell**, müssen Sie zuerst eine Schicht öffnen, bevor Sie eine Zahlung annehmen können. Siehe [Schicht öffnen und abschliessen](https://vinosoft.ch/de/help/pos/shifts). #### Produkte in den Warenkorb legen - **Produktkachel antippen**: legt eine Einheit in den Warenkorb. Tippen Sie auf eine **Kategoriekachel**, um nur die Produkte dieser Kategorie zu sehen. - **Suchen**: Geben Sie einen Namen in **Produkte suchen** ein. - **Scannen**: Tippen Sie oben links auf das Barcode-Symbol, um mit der iPad-Kamera zu scannen. Ein angeschlossener Barcode-Scanner (zum Beispiel der Scanner eines STAR mPOP) funktioniert ebenfalls. Ein gescanntes Produkt landet direkt im Warenkorb. - **Filtern**: Sind in den [Einstellungen der POS-App](https://vinosoft.ch/de/help/pos/settings) Filter aktiviert, können Sie die Produkte nach Jahrgang, Grösse, Alkoholgehalt oder Land eingrenzen. #### Den Warenkorb anpassen Jede Zeile im Warenkorb zeigt das Produkt, den Einzelpreis und das Zeilentotal. - **Menge**: Tippen Sie auf **−** oder **+**, oder tippen Sie auf die Menge selbst, um eine Zahl einzugeben. - **Zeilenrabatt** (Etikett-Symbol): gewährt einen Rabatt auf diese Zeile, als Betrag oder in Prozent. - **Preis bearbeiten** (Stift-Symbol): setzt einen neuen Preis für diese Zeile. Ändern Sie den Netto- oder den Bruttopreis, der andere wird über den Steuersatz neu berechnet. Mit **Auf Originalpreis zurücksetzen** machen Sie die Änderung rückgängig. - **Entfernen** (Papierkorb-Symbol): nimmt die Zeile aus dem Warenkorb. - **Warenkorb leeren**: leert den ganzen Warenkorb. #### Rabatt auf den ganzen Warenkorb Tippen Sie neben **Warenkorb-Rabatt** auf **Hinzufügen**. Wählen Sie die Währung (fester Betrag) oder **%**, geben Sie den Wert über das Ziffernfeld ein und tippen Sie auf **Rabatt anwenden**. Zum Entfernen öffnen Sie den Rabatt erneut und tippen auf **Rabatt entfernen**. ##### Gutscheine Sind Gutscheine für die Kasse aktiviert (**Einstellungen → Gutscheine aktiviert**), hat der Rabattbildschirm einen Reiter **Gutschein**. Geben Sie den Code unter **Gutscheincode eingeben** ein und tippen Sie auf **Gutschein einlösen**. ##### Treuepunkte Ist das Treueprogramm aktiviert (**Einstellungen → Treueprogramm aktiviert**), scannen Sie die Treuekarte der Kundin oder des Kunden. Die App zeigt das **Aktuelle Guthaben**. Geben Sie die **Einzulösenden Punkte** ein oder tippen Sie auf **Maximum einlösen**, dann auf **Einlösen**. Die Punkte werden vom Total abgezogen. #### Warenkorb parken mit Multi-Warenkorb Ist **Multi-Warenkorb** eingeschaltet (siehe [Einstellungen der POS-App](https://vinosoft.ch/de/help/pos/settings)), können Sie einen Warenkorb halten und die nächste Person bedienen. Mit **+** starten Sie einen neuen Warenkorb, mit **‹** und **›** wechseln Sie zwischen den offenen Warenkörben. #### Bezahlen Ist der Warenkorb vollständig, tippen Sie auf **Bar zahlen**, **Mit Karte zahlen** oder **Mit TWINT QR bezahlen**. Siehe [Eine Zahlung annehmen](https://vinosoft.ch/de/help/pos/take-payment). ### [Eine Zahlung annehmen](https://vinosoft.ch/de/help/pos/take-payment) Ist der Warenkorb fertig, wählen Sie unten im Warenkorb eine Zahlungsart. Welche Schaltflächen erscheinen, hängt von den Zahlungsarten ab, die unter **Einstellungen → Kasseneinstellungen** aktiviert sind (siehe [Einstellungen der POS-App](https://vinosoft.ch/de/help/pos/settings)). #### Bar 1. Tippen Sie auf **Bar zahlen**. Ist eine Kassenschublade angeschlossen, öffnet sie sich automatisch. 2. **Erhaltener Betrag** steht zunächst auf dem passenden Betrag. Gibt die Kundin oder der Kunde mehr, tippen Sie auf einen Schnellbetrag (zum Beispiel **EUR 50**) oder geben Sie den Betrag über das Ziffernfeld ein. **Passend** setzt den Betrag wieder auf das Total. 3. **Rückgeld** zeigt, wie viel Sie herausgeben. 4. Soll kein Beleg gedruckt werden, schalten Sie **Beleg überspringen** ein. 5. Tippen Sie auf **Verkauf abschliessen**. Mit dem Schubladensymbol oben rechts im Bildschirm Barzahlung öffnen Sie die Kassenschublade erneut. #### Karte Tippen Sie auf **Mit Karte zahlen**. Was danach geschieht, hängt vom **Kartenlesegerät** ab, das in den [Einstellungen der POS-App](https://vinosoft.ch/de/help/pos/settings) gewählt ist: - **SumUp Solo** oder **Worldline**: Der Betrag wird ans Terminal gesendet. Folgen Sie den Hinweisen auf dem Bildschirm (zum Beispiel **Karte am Terminal vorhalten** oder **PIN am Terminal eingeben**). Der Verkauf wird abgeschlossen, sobald das Terminal die Zahlung freigibt. - **Externes Terminal (CCV)**: Das Terminal ist nicht mit dem iPad verbunden. Geben Sie den Betrag am Kartenterminal ein und warten Sie auf die Freigabe. Tragen Sie bei Bedarf die Beleg- oder Transaktionsnummer vom Terminalbeleg unter **Terminal-Referenz** ein, das erleichtert den Abgleich im CRM. Tippen Sie dann auf **Zahlung bestätigen**. Ist **Mit Karte zahlen** ausgegraut, ist kein Kartenleser gewählt, oder er ist nicht verbunden bzw. nicht angemeldet. Richten Sie ihn unter **Einstellungen** ein. Bricht die Verbindung während einer Kartenzahlung ab, prüfen Sie die Transaktion zuerst am Terminal selbst, bevor Sie es erneut versuchen. Sonst belasten Sie die Karte womöglich doppelt. #### TWINT QR Ist in den Kasseneinstellungen **TWINT QR (manuell)** eingeschaltet, tippen Sie auf die TWINT-QR-Schaltfläche. Bitten Sie die Kundin oder den Kunden, den QR-Code zu scannen und zu bezahlen. Prüfen Sie, dass die Zahlung eingegangen ist, und tippen Sie dann auf **Zahlung bestätigen**. #### Nach der Zahlung Der Verkauf wird auf dem iPad gespeichert, der Beleg gedruckt (ausser Sie haben ihn übersprungen), und der Verkauf geht mit der nächsten Quittungs-Synchronisierung ans CRM. Schlägt der Druck fehl, ist der Verkauf trotzdem gespeichert, und Sie können den Beleg im Reiter **Quittungen** erneut drucken (siehe [Quittungen und Erstattungen](https://vinosoft.ch/de/help/pos/receipts-and-refunds)). ### [Quittungen und Erstattungen](https://vinosoft.ch/de/help/pos/receipts-and-refunds) Jeder Verkauf, der auf dem iPad erfasst wird, bleibt im Reiter **Quittungen** gespeichert. Sie erreichen ihn über den Pfeil am Ende der Reiterleiste und dann **Quittungen**. #### Eine Quittung finden Grenzen Sie die Liste mit dem Filter oben ein: **Alle**, **Heute**, **Diese Woche**, **Dieser Monat** oder **Benutzerdefiniert** (eigener Zeitraum). Jede Zeile zeigt Datum, Uhrzeit, Belegnummer und Total. Die Symbole darunter zeigen die Zahlungsart und ob die Quittung synchronisiert ist. #### Quittungsdetails Tippen Sie auf eine Quittung, um sie zu öffnen. Sie sehen: - Datum, **Belegnummer**, Total und die Kassierperson. - **Artikel**: Menge, Produkt, Einzelpreis und die Steuer pro Zeile. - **Summen**: Zwischensumme, Gesamtsteuer pro Steuersatz und Total. - **Zahlungsdetails**: die Zahlungsart und bei Kartenzahlungen Details wie Transaktions-ID und Kartentyp. - **Status**: der **Synchronisierungsstatus** (ob die Quittung im CRM angekommen ist) und der Status der **Rechnung**, zum Beispiel **Rechnung ausstehend** oder **Ausgestellt**. Unten auf der Quittung finden Sie: - **Sync wiederholen** sendet eine Quittung, deren Synchronisierung fehlgeschlagen ist, erneut ans CRM. - **Beleg erneut drucken** druckt den Beleg nochmals, zum Beispiel nach einem Druckerproblem. - **Artikel erstatten** startet eine Erstattung. #### Artikel erstatten 1. Öffnen Sie die Quittung und tippen Sie auf **Artikel erstatten**. 2. Haken Sie unter **Artikel** die Artikel an, die zurückgegeben werden. Hat eine Zeile mehrere Einheiten, stellen Sie die **Rückgabemenge** ein. 3. Wählen Sie unter **Erstattungsmethode** **Bargeld** oder **Karte**. 4. Prüfen Sie den **Erstattungsbetrag** und tippen Sie auf **Erstattung bestätigen**. Sie können eine Quittung in mehreren Schritten erstatten. Bereits retournierte Artikel werden als solche angezeigt, und Sie können nicht mehr zurücknehmen, als verkauft wurde. ##### Erstattungen auf die Karte Ob eine Erstattung auf die Karte möglich ist, hängt davon ab, wie der Verkauf bezahlt wurde und welchen Kartenleser Sie verwenden. Ist es für eine Bestellung nicht möglich, weist die App Sie an, bar zu erstatten. - Mit **SumUp** geht die Erstattung auf die Karte zurück, mit der die Bestellung bezahlt wurde. - Mit einem **Worldline**-Terminal wählen Sie **Zahlung stornieren** oder **Kartengutschrift**. **Zahlung stornieren** storniert die ursprüngliche Zahlung ohne Karte, aber nur für die ganze Zahlung. **Kartengutschrift** schreibt den Betrag der vorgelegten Karte gut und funktioniert auch für Teilerstattungen. - Mit einem **externen Terminal** führen Sie die Gutschrift zuerst am Kartenterminal aus und bestätigen sie dann in der App, um sie zu erfassen. Bestätigt das Terminal eine Kartenerstattung nicht, prüfen Sie zuerst das Terminal. Erstatten Sie nicht erneut, bevor Sie wissen, ob die erste Erstattung durchgegangen ist. ##### Wenn keine Erstattung möglich ist - Die Quittung ist noch nicht im CRM angekommen. Synchronisieren Sie sie zuerst (siehe [Kasse mit dem CRM synchronisieren](https://vinosoft.ch/de/help/pos/sync)). - Der Verkauf wurde an einer anderen Kasse getätigt. Erstatten Sie ihn an der Kasse, an der er erfasst wurde. - Der Verkauf wurde mit TWINT bezahlt. TWINT-Erstattungen sind erst zwei Stunden nach dem Verkauf möglich. ### [Produkte nachschlagen und Barcodes zuweisen](https://vinosoft.ch/de/help/pos/products) Der Reiter **Produkte** listet alle Produkte, die die Kasse aus dem CRM geladen hat, mit Name, Artikelnummer und Preis. Hier schlagen Sie ein Produkt nach oder geben Produkten die Barcodes, die Sie an der Kasse scannen möchten. Produkte, Preise und Steuern verwalten Sie im CRM. Die POS-App zeigt sie an, ändert sie aber nicht, ausser Barcodes. Um Änderungen aus dem CRM zu sehen, synchronisieren Sie die Produkte (siehe [Kasse mit dem CRM synchronisieren](https://vinosoft.ch/de/help/pos/sync)). #### Ein Produkt suchen Tippen Sie oben rechts in das Suchfeld und geben Sie einen Namen, Hersteller, eine Artikelnummer oder einen Barcode ein. Die Liste filtert während der Eingabe. #### Produktdetails Tippen Sie auf ein Produkt, um die Details zu sehen: **Name**, **Artikelnummer**, **Aktueller Barcode**, **Preis** und der Preis inklusive Steuer. #### Einen Barcode zuweisen 1. Öffnen Sie das Produkt. 2. Tippen Sie unter **Barcode** auf **Barcode hinzufügen** (oder **Barcode aktualisieren**, wenn schon einer hinterlegt ist). 3. Scannen Sie den Barcode auf der Flasche oder geben Sie ihn ein. Der Barcode wird im CRM gespeichert und funktioniert nach der nächsten Produkt-Synchronisierung an jeder Kasse. Um einen Barcode zu entfernen, tippen Sie auf **Barcode entfernen**. Ein Barcode kann nur zu einem Produkt gehören. Ist er bereits einem anderen Produkt zugewiesen, lehnt die App ihn ab. #### Barcodes in grosser Zahl zuweisen Um viele Produkte auf einmal zu erfassen, tippen Sie auf die Barcode-Schaltfläche neben dem Suchfeld (**Stapel-Scan**). Die App geht die Produkte ohne Barcode der Reihe nach durch. Scannen Sie jede Flasche, um ihren Barcode zuzuweisen, oder überspringen Sie sie. Haben alle Produkte einen Barcode, zeigt die App **Alle Produkte haben Barcodes**. ### [Kasse mit dem CRM synchronisieren](https://vinosoft.ch/de/help/pos/sync) Die POS-App arbeitet mit einer lokalen Kopie Ihrer Daten. So kann die Kasse auch weiterverkaufen, wenn die Internetverbindung ausfällt. Die Synchronisierung gleicht diese Kopie in zwei Richtungen mit dem CRM ab: - **Vom CRM aufs iPad**: Produkte (Artikel und Kategorien), Geräteeinstellungen und Lagerbestand. - **Vom iPad ins CRM**: Quittungen, also die an der Kasse erfassten Verkäufe und Erstattungen. #### Status prüfen und manuell synchronisieren Öffnen Sie den Reiter **Profil**. Unter **Synchronisierungsstatus** sehen Sie, wann **Produkte**, **Quittungen** und **Einstellungen** zuletzt synchronisiert wurden. Unter **Synchronisierungsaktionen** starten Sie eine Synchronisierung selbst: - **Produkte synchronisieren**: lädt neue und geänderte Produkte und Preise aus dem CRM. - **Quittungen synchronisieren**: sendet Verkäufe, die noch auf dem iPad liegen, ans CRM. Das ist nur möglich, wenn Quittungen ausstehen. - **Sync-Einstellungen**: lädt die Geräteeinstellungen neu, zum Beispiel nachdem Sie im CRM unter **Konfiguration → POS Geräte** etwas geändert haben. Nach einer Synchronisierung erscheint eine kurze Zusammenfassung, zum Beispiel *Varianten synchronisiert: 111 neu, 150 aktualisiert, 0 entfernt*. Sie können auch über die **Synchronisierungskacheln** im [Das POS-Dashboard](https://vinosoft.ch/de/help/pos/dashboard) mit **Jetzt synchronisieren** synchronisieren. #### Automatische Synchronisierung Unter **Einstellungen → Automatische Synchronisation** legen Sie fest, wie oft die App von selbst synchronisiert, getrennt für **Produkte**, **Quittungen** und **Lager**. Zur Wahl stehen **Nie**, **Alle 5 Minuten**, **Alle 30 Minuten**, **Jede Stunde** und **Jeden Tag**. Mit **Nie** synchronisiert die App nur, wenn Sie es selbst auslösen. Der Lagerbestand wird nur synchronisiert, wenn in den Kasseneinstellungen **Bestand anzeigen** eingeschaltet ist. Die angezeigten Mengen gelten für den **Lagerort**, der in den [Einstellungen der POS-App](https://vinosoft.ch/de/help/pos/settings) gewählt ist. #### Wenn eine Quittung nicht synchronisiert Eine Quittung, die nicht gesendet werden konnte, bleibt auf dem iPad, es geht also kein Verkauf verloren. Öffnen Sie sie im Reiter **Quittungen**, um den Fehler zu sehen, und tippen Sie auf **Sync wiederholen** (siehe [Quittungen und Erstattungen](https://vinosoft.ch/de/help/pos/receipts-and-refunds)). Häufig fehlt eine Einrichtung im CRM, zum Beispiel eine Steuer, die für ein Produkt nicht konfiguriert ist, oder ein Finanzkonto auf der Kundenadresse. Ergänzen Sie sie im CRM und versuchen Sie es erneut. Synchronisieren Sie Ihre Quittungen, bevor Sie eine Schicht abschliessen. Sonst fehlen in den Schichtsummen im CRM die Verkäufe, die noch auf dem iPad liegen (siehe [Schicht öffnen und abschliessen](https://vinosoft.ch/de/help/pos/shifts)). ### [Einstellungen der POS-App](https://vinosoft.ch/de/help/pos/settings) Im Reiter **Einstellungen** finden Sie alles, was Sie direkt auf dem iPad einstellen können. Einige Einstellungen, zum Beispiel der Schichtmodus und die Kundenadresse, auf die Verkäufe gebucht werden, kommen aus dem CRM (**Konfiguration → POS Geräte**) und werden hier nur angezeigt. #### Allgemein - **Sprache**: die Sprache der App. **Systemstandard** folgt der Spracheinstellung des iPads. - **Einrichtungsassistent**: synchronisiert Einstellungen und Artikel erneut und ergänzt, was fehlt (siehe [Erste Schritte mit der POS-App](https://vinosoft.ch/de/help/pos/getting-started)). - **Lagerort**: das Lager, aus dem diese Kasse verkauft. Die Bestandsmengen werden für dieses Lager angezeigt. - **Schichten**: zeigt den Schichtmodus und die aktuelle Schicht. Siehe [Schicht öffnen und abschliessen](https://vinosoft.ch/de/help/pos/shifts). - **Preisanzeigemodus**: **Brutto** zeigt Preise inklusive Steuer, **Netto** Preise exklusive Steuer. - **Zahlenformat**: wie Zahlen in der App und auf gedruckten Quittungen dargestellt werden. - **Gutscheine aktiviert** und **Treueprogramm aktiviert**: erlauben das Einlösen von Gutscheinen und Treuekarten an der Kasse (siehe [Einen Verkauf erfassen](https://vinosoft.ch/de/help/pos/checkout)). - **Automatische Synchronisation**: wie oft Produkte, Quittungen und Lagerbestand von selbst synchronisiert werden (siehe [Kasse mit dem CRM synchronisieren](https://vinosoft.ch/de/help/pos/sync)). #### Kasseneinstellungen Tippen Sie auf **Kasseneinstellungen**, um festzulegen, was der Reiter Kasse anbietet. - **Zahlungsmethoden**: Schalten Sie **Bargeld**, **Karte** und **TWINT QR (manuell)** ein oder aus. Mindestens eine Zahlungsart muss aktiv sein. - **Multi-Warenkorb**: erlaubt es, einen Warenkorb zu halten und einen neuen zu beginnen (siehe [Einen Verkauf erfassen](https://vinosoft.ch/de/help/pos/checkout)). - **Filter**: fügt der Kasse Dropdown-Filter hinzu, um Produkte nach Jahrgang, Grösse, Alkoholgehalt oder Land zu filtern. - **Produktkarte**: legt fest, was jede Produktkachel zeigt: Bild, Jahrgang, Grösse, Alkoholgehalt, Land und Bestand. Mit **Bestand anzeigen** sind die Kacheln farbig markiert: grün heisst vorrätig, orange niedrig und rot nicht vorrätig. #### Hardware Unter **Hardwareprofil** wählen Sie die Geräte, die dieses iPad verwendet: - **Drucker**: **STAR mPOP** (Drucker mit Kassenschublade, Barcode-Scanner und Kundenanzeige) oder **Netzwerkdrucker**. Für einen Netzwerkdrucker geben Sie IP-Adresse und Port ein (meist 9100), wählen die Papierbreite (58 mm oder 80 mm) und prüfen die Verbindung mit **Testdruck**. - **Kartenlesegerät**: - **SumUp Solo**: Tippen Sie auf **Bei SumUp anmelden** und melden Sie sich mit Ihrem SumUp-Konto an. **Terminal wechseln** koppelt ein anderes Lesegerät. **Terminal vergessen & Abmelden** hebt die Kopplung auf. - **Worldline**: Verbinden Sie ein Link2500-Terminal im selben WLAN, entweder über die **Terminal-ID** (auf dem Geräteetikett) oder über **Direkte IP** (Standardport 7784). Tippen Sie dann auf die Schaltfläche zum Verbinden. - **Externes Terminal (CCV)**: ein Terminal, das nicht mit dem iPad verbunden ist. Sie belasten die Karte am Terminal und bestätigen die Zahlung in der App (siehe [Eine Zahlung annehmen](https://vinosoft.ch/de/help/pos/take-payment)). Das **Beleglogo** ist das Logo aus dem CRM, das oben auf jeden Beleg gedruckt wird. Mit **An Papierbreite anpassen** wird ein kleines Logo hochskaliert. Bei einem Worldline-Terminal bewahren die **Terminal-Protokolle** die Aktivität des Terminals 100 Tage lang auf. Fragt der Support danach, exportieren Sie sie dort. #### Kundenanzeige Unter **Kundenanzeige** legen Sie die Meldungen für eine STAR-SCD222U-Kundenanzeige fest. Die **Willkommensnachricht** erscheint, während die Kasse auf die nächste Person wartet. Die **Dankesnachricht** erscheint nach einem Verkauf. Jede Zeile fasst bis zu 20 Zeichen. #### Sicherheit Unter **Sicherheitseinstellungen** schalten Sie **Touch ID Entsperrung aktivieren** ein, um die App per Fingerabdruck zu entsperren. Aus Sicherheitsgründen meldet die App Sie nach 15 Minuten ohne Aktivität immer ab.